Imputations comptables. Guide de l utilisateur. Préparé par. L équipe de PG Solutions AOÛT

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1 Imputations comptables Guide de l utilisateur Préparé par L équipe de PG Solutions AOÛT 2014

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3 Table des matières 1. BUT VU D ENSEMBLE DÉFINITION DES IMPUTATIONS LOT D IMPUTATIONS COMPTABLES Les opérations disponibles sont : ÉCRITURES INTERFONDS LISTE DE CONTRÔLE MISE À JOUR D UN LOT... 9 i

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5 1. BUT Ce module regroupe toutes les opérations nécessaires à la définition, à la génération et au contrôle des imputations comptables. Il vous permet de répartir les transactions effectuées dans un poste comptable «X» dans un ou plusieurs autres postes comptables «Y». 2. VU D ENSEMBLE Voici un aperçu des menus et sous-menus disponibles dans ce module : Lot Définitions Entrée; Historique. Imputations comptables. 1

6 3. DÉFINITION DES IMPUTATIONS Cette option vous permet de définir les imputations comptables à effectuer. La fenêtre se divise en quatre (4) parties : 1. La liste des imputations du lot; 2. La mise à jour de la liste des imputations; 3. La liste des détails d une imputation; 4. La mise à jour des détails d une imputation. 2

7 Vous devez cocher la case Poste comptable ou Équipement. Le bouton Aperçu des niveaux situé dans la fenêtre de définition des imputations vous permet de visualiser l arborescence de toutes les imputations définies. Il vous est donc possible de voir en un coup d œil les postes imputés, les postes affectés et le montant ou le pourcentage distribué. 3

8 4. LOT D IMPUTATIONS COMPTABLES 4.1. Les opérations disponibles sont : Génération d un lot d imputations comptables : Nouveau Choix d une période comportant des transactions non imputées. Note : Une seule période à la fois peut être choisie. Modification si nécessaire des périodes de comptabilisation et de lot. Génération du lot d imputations comptables. Confirmer la modification d un lot, si nécessaire : OK; Supprimer définitivement un lot en cours : Supprimer; Ouvrir un autre lot existant : Lots en cours choix du lot. 4

9 Donc, en cliquant sur la période, le bouton Générer le lot devient disponible. Lors de la génération d un nouveau lot, certaines valeurs sont inscrites par défaut alors que d autres doivent être inscrites par l utilisateur : Année comptable Période Date du lot Description Référence Statut Année courante et accessible par défaut. Période courante et accessible par défaut. Date du jour par défaut. Description du lot (50 caractères maximum). Référence du lot (15 caractères maximum). Statut en cours par défaut. Les choix sont : En cours, Termin et Autorisé. Lorsque le lot est créé, le bouton Transactions vous permet d accéder à la fenêtre des transactions du lot d imputations comptables. Ces transactions, dépendent directement des imputations définies au préalable, mais elles peuvent être modifiées au besoin. 5

10 La fenêtre se divise en quatre (4) parties : La liste des transactions du lot; La mise à jour de la liste des transactions; La liste des détails d une transaction; La mise à jour des détails d une transaction. Vous pouvez ajouter des transactions et/ou son détail manuellement à l aide du bouton Ajouter et en supprimer avec le bouton Supprimer. 6

11 5. ÉCRITURES INTERFONDS Lorsqu une écriture affecte deux (2) fonds différents, vous pouvez consulter l Écriture interfonds définie au préalable dans le journal des écritures générales généré pour balancer le lot. Pour ce faire, appuyez sur le bouton Interfonds, lorsque ce dernier est disponible. 7

12 6. LISTE DE CONTRÔLE Tout comme les fonctions de base aux rapports, les options d impression suivantes sont disponibles : Impression du sommaire seulement; Impression de la liste détaillée et du sommaire; Impression de la liste détaillée et des notes enregistrées dans les différents blocs-notes du lot. Exemple de liste de contrôle : 8

13 7. MISE À JOUR D UN LOT La mise à jour n est possible que pour un lot autorisé. Il vous suffit d appuyer sur le bouton Mise à jour. L accès à la mise à jour et au statut autorisé n est possible que si vous disposez des droits dans votre profil d utilisateur géré par le module Sécurité. Une fois le lot mise à jour, il est possible de le consulter en historique. 9