PROCÉS VERBAL DE LA RÉUNION DE LA DÉLÉGATION UNIQUE DU PERSONNEL EN DATE DU 2 NOVEMBRE 2015

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1 PROCÉS VERBAL DE LA RÉUNION DE LA DÉLÉGATION UNIQUE DU PERSONNEL EN DATE DU 2 NOVEMBRE 2015 Ordre du jour : 1 - Réunion C.E. : 1-1: Approbation du projet de procès-verbal de la dernière réunion du lundi 5 octobre : Les réponses de la Direction aux questions posées et aux suggestions émises au cours de la réunion précédente et questions diverses : * Où en est on du recrutement d'une technicienne préleveuse pour St Pierre d'irube * Remplacement de Audrey Escos pendant son congés maternité 1-3: Information du Président sur la marche de l'entreprise 1-4: Les coursières sont régulièrement retardées par les secrétaires ou préleveurs sans raison valable 1-5: Délai de diffusion des plannings de plus en plus tard et de non diffusion des dernières versions pour les polyvalents (pour les sites de Orthez, Oloron, Pau Mermoz..) 1-6: Problème d astreinte des biologistes entre 12 h et 14h. 1-7: Questions diverses 2 Réunion D.P: 2-1: Les réponses de la Direction aux questions posées et aux suggestions émises au cours de la réunion précédente * Lecture des milieux bactériologiques * Projet de plan de formation 2-2: Accréditation: bilan du passage du Cofrac 2-3: Suite à la clôture du bilan comptable a t'on des chiffres? ( chiffre d'affaire, budgets ce, prime de participation) 2-4: Ou en est-on du recrutement de biologiste? 2-5: Serait-il possible de commander des chaises de bureau pour le site de Mont de Marsan? 2-6: Quand sera formé Joël Lamoliate sur les centaurs et Marjorie Goutieres sur les advia? 2-7: Questions diverses Sont présents :

2 Pour la Direction : Madame DUCO, en sa qualité de Présidente, par délégation du dirigeant. Madame DEFEBVIN Anne Sophie, collaboratrice du Président. Membres élus de la DUP : Membres titulaires : Claire BARTET Valérie DEYTS Patrick HENCHE Marjorie GOUTIERES Absents excusés : La séance est ouverte à 13h40; la Présidente, Madame DUCO, souhaite la bienvenue aux membres de la DUP. 1 RÉUNION CE : 1-1 : APPROBATION DU PROJET DE PROCÉS VERBAL DE LA DERNIÈRE RÉUNION Le projet de procès verbal de la dernière réunion de la DUP du lundi 5 octobre 2015 a été approuvé par le Président et les membres de la délégation. 1-2 : RÉPONSES DE LA DIRECTION AUX QUESTIONS ÉMISES LORS DE LA DERNIERE RÉUNION * Où en est on du recrutement d'une technicienne préleveuse pour St Pierre d'irube: Deux personnes ont été recrutées sur la côte: - DARGENT Marylène polyvalente sur Saint Pierre d'irube - GARBERO Carole est prévue pour le remplacement du congés maternité de Charlotte BERHO * Remplacement de Audrey Escos pendant son congés maternité: Pas de candidatures intéressantes pour l'instant pour le remplacement de congés maternité d'audrey ESCOS. Un mail sera envoyé sur hexalis pour des candidatures en internes sur le poste de chimie immuno et hémato. 1-3 : INFORMATION DU PRÉSIDENT SUR LA MARCHE DE L'ENTREPRISE

3 Pas d'information sur la marche de l'entreprise. 1 4 : RETARD DES COURSIERES SANS RAISON VALABLE Il est signalé qu'il ne faut pas faire attendre les coursières sans raisons valables. Renseigner une mutuelle, signaler des informations cliniques tout les renseignements pouvant être complétés plus tard ou si le prélèvement peut attendre le lendemain ne sont pas des motifs valables. Cependant, les coursières doivent attendre en cas de prélèvements urgents. 1 5 : DELAI DE DIFFUSION DES PLANNINGS La Direction va en discuter avec le Dr Brouca pour trouver des solutions. 1 6 : PROBLEME D'ASTREINTE DES BIOLOGISTES ENTRE 12H ET 14H La Direction va mettre en place une procédure pour les astreintes entre 12h et 14h. 1 7 : QUESTIONS DIVERSES Il a été signalé que des médecins et patients se sont plaints sur le délai trop long du rendu des résultats urgents. Le CE devra se renseigner pour avoir plus d'informations sur le problème et la question sera reposée à la prochaine réunion. Serait-il possible d'avoir une personne supplémentaire sur le site d'orthez ( soit un biologiste, soit un technicien qui soulagera le travail des biologistes) Il est demandé de faire une fiche de poste pour le second biologiste d'orthez (pour les biologistes n'étant pas régulièrement sur le site) afin d'aider au mieux le premier biologiste. Les tubes urgents ne sont plus à mettre en pochette s'ils sont bien identifiés avec les œillets. Par contre il faut mettre en pochette les tubes urgents non centrifugés. 2 RÉUNION DP : 2-1 : RÉPONSES DE LA DIRECTION AUX QUESTIONS ÉMISES LORS DE LA DERNIERE RÉUNION * Lecture des milieux bactériologiques : Il faut voir avec la qualiticienne afin de rechercher des procédures (déjà établies) sur internet. Les biologistes de bactériologies devront les valider et/ou les corriger. Elles seront ensuite mis sur Kalilab. * Projet de plan de formation :

4 Le projet de plan de formation sera à revoir lors de la prochaine réunion. 2 2 : ACCRÉDITATION : BILAN DU PASSAGE DU COFRAC Bilan de la COFRAC : 11 écarts non critiques et plusieurs points forts Écarts non critiques: 1- L'intégration de nouveaux salariés (absence de preuve sur la prise de connaissance des documents) 2- Problème de transport des échantillons congelés destinés au sous traitant. Une étude d'impact a été réalisés pour l'acth, le CH50 et la PTH. 30 échantillons ont été placé à -20 C jusqu'au passage du sous-traitant et 30 échantillons ont été placé à -20 C puis à -8 C pendant 1h30 et enfin à -20 C (comme un transport en glacière en voiture). Les résultats obtenus sont similaires. A voir s'il faut équiper les voitures de glacières allant jusqu'à -25 C avec batterie auxiliaire. Un audit interne sera fait par Biomnis. 3- Pas de cartographie sur les frigo et congélateurs des enceintes pré-post analytique. Achat de frigo et congélateurs COFRAC (non ménager) pour les sites non équipés. Estimation 20 à Les patients ne sont pas informés sur les différentes modalités de réclamation 5- Ne pas mettre l'heure de prélèvement si elle n'est pas renseignées sur le fiche IDE. Un plan d'action avait été mis en place avant l 'audit 6- Les tubes supplémentaires prélevés par les IDE à domicile ne sont pas enregistrés 7- Critère de repasse des échantillons biologiques 8- Pas de double saisie pour les bornes des CQI 9- Feuille de calcul excel sur la vérification de méthode non verrouillé par un mot de passe. 10- Absence d'informations cliniques lors des prélèvements au laboratoire 11- Absence de convention de preuve avec les prescripteurs (vérifier qu'il n'y a pas de modifications sur un compte rendu envoyé par internet via dlx, bioserveur...) Points forts: 1- Locaux 2- Efficacité du personnel dans l'utilisation des outils 3- Management de la qualité ainsi que la maturité 4- Bon relation avec les IDE et maison de retraite 5- Logiciel de centrifugation (alarm clock) 6- Analyse des risques 7- Gestion des non de conformités 8- Prestation de conseil des biologistes Il s'agissait d'un ajout d'accréditation. On été accrédité la ferritine, le fer, l'urée, la créatinine, la glycémie, la TSH. Doit être ajouté au 2 Novembre les GGT et la CRP. L'extension d'accréditation a été déposé. La direction attend une réponse de la COFRAC pour l'audit de l'extension.

5 2 3 : CLOTURE DU BILAN COMPTABLE Pas encore de chiffre du bilan comptable. A voir en Janvier. 2 4 : OU EN EST ON DU RECRUTEMENT DE BIOLOGISTES Le Dr Bruno CHATELIER remplacera le Dr TOPOLNISKI au 1er Décembre. Le Dr Adina CIURSAS arrivera en Janvier 2016 sur le pôle Palois. 2 5 : CHAISES DE BUREAU POUR LE SITE DE MONT DE MARSAN Une demande va être faite auprès de la direction pour l'achat de chaises et tabourets. 2 6: FORMATION DE JOEL LAMOLIATE ET DE MARJORIE GOUTIERES Dès que du temps sera dégagé, Marjorie Goutieres et Joël Lamoliate pourront être formé sur les advia et le centaur. 2 7 : QUESTIONS DIVERSES 19 personnes ont adhéré à la mutuelle d'entreprise. Il a été demandé d'ouvrir un peu plus tard le laboratoire d'orthez, le samedi matin. L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 15h40. Le Secrétaire du Comité d 'Entreprise