Notice de CLOTURE DES COMPTES nd DEGRE

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1 Notice de CLOTURE DES COMPTES nd DEGRE L année scolaire est terminée, un certain nombre de contrôles sont à effectuer afin de préparer la clôture de l exercice comptable Ces éditions doivent tenir compte de l ensemble des écritures au 31/08/2011 (y compris les Opérations Diverses) 1 ) Edition des Documents Comptables pour interve ntion de l UDOGEC Après avoir effectué l ensemble des contrôles, éditer les documents comptables suivants : Grand Livre : Général Balance : Générale Le Journal d inventaire (informatique et/ou manuscrit) Grand Livre : Analytique par comptes généraux Balance : Analytique par comptes généraux Grand-livre comptes auxiliaires ( ) non lettrés Balance comptes auxiliaires ( ) non lettrés. 2 ) Affectation du Résultat au 31 Août 2010 Pièce à préparer : Copie du Procès Verbal de l Assemblée Générale statuant sur les comptes et procédant à l affectation du Résultat La loi 1901 et les règles découlant du Plan Comptable impliquent, outre l approbation du rapport financier et le quitus donnés aux administrateurs, une délibération d affectation du résultat. Celle-ci doit figurer dans le registre d assemblée générale. Un résultat excédentaire vient augmenter le patrimoine de l association, un résultat déficitaire l appauvrit. Dans ces deux cas (hors situation particulière où les fonds associatifs seraient à zéro), le résultat est affecté au compte « Fonds Associatifs SANS droit de reprise». Le résultat peut aussi être affecté au compte « Réserves» dans le cas d un projet à financer. Lors de sa réalisation, il y aura lieu d affecter ce compte « Réserves» aux Fonds Associatifs SANS droit de reprise Exemple de délibération d affectation du Résultat : L Assemblée Générale du adopte le rapport financier présenté par le Conseil d Administration. Elle donne quitus de leur gestion aux Administrateurs et décide d affecter le résultat (préciser : excédentaire ou déficitaire) de.. Euros au compte : Fonds Associatifs SANS droit de reprise ; Extrait certifié sincère, Date et Signature Nom et Fonction du Signataire

2 3 ) Subventions Pièces à adresser : concernant : Les subventions avec droit de reprise «loi Falloux» Les subventions taxe d apprentissage Les subventions du Conseil Général Les subventions du Conseil Régional (Lycées) Copie des conventions signées ou tout autre document permettant de définir le montant de la subvention et le détail des versements reçus et à recevoir. Copie des factures d investissement liées à ces subventions ou du tableau de concordance. 4 ) Provisions pour Risques et Charges Pièces à adresser : Actualisation des risques provisionnés (IDR, Gros Travaux d entretien, Contentieux, ) 5 ) Emprunts et Crédit Bail Pièces à adresser : Copie des nouveaux emprunts Copie des emprunts renégociés Copie des contrats de crédit bail 6 ) Investissements Faire l inventaire de vos immobilisations (à partir de vos bilans au 31/08/2010). rayer les biens qui n existent plus, indiquer les dates de cession de matériels vendus ou mis hors d usage au cours de l exercice Mettre à jour votre dossier permanent Copie des factures d investissement autres que celles liées aux subventions Liste détaillée des investissements effectués en cours d exercice en précisant l affectation sectorielle, les investissements ayant été subventionnés.

3 7 ) Fournisseurs et Familles 1 ère étape : contrôler les Totaux entre la comptabilité générale et la comptabilité auxiliaire (comptes individuels) Vérification arithmétique Total Débit Total Crédit Fournisseurs Grand Livre Général (compte 401) Grand Livre Auxiliaire Familles Grand Livre Général (compte 411) Grand Livre Auxiliaire 2 ème Etape : Contrôler et ajuster chaque compte individuel Ces contrôles et ajustements doivent être suivis régulièrement et rigoureusement tout au long de l année scolaire. éditer ou établir les documents suivants pour les fournisseurs et les familles : une balance des comptes non soldés un grand livre après lettrage des comptes non soldés. la liste des factures non parvenues au 31 août 2011 (avec comptes comptables et affectations sectorielles) la liste des créances familles douteuses indiquant le niveau de risque (Provision à constater). 8 ) Social Contrôler et ajuster tous les comptes 42 et 43 (Un compte 43 par organisme social) Editer ou établir les documents suivants : Livre de paie informatique : o Année civile 2010(*) o Du 1 er septembre au 31 décembre 2010 (*) o Du 1 er janvier au 31 août 2011 Etat Informatique des Charges Sociales o Année civile 2010(*) o Du 1er septembre au 31 décembre 2010(*) o Du 1er janvier au 31 août 2011

4 Provision pour Congés Payés lorsque les congés ne sont pas soldés au 31 août 2011) Le décompte des Parts Patronales Prévoyance des Enseignants du Collège (fournir copie du détail du au , et annuel 2010 (*)) La Provision pour Indemnité de Départ en Retraite des Personnels OGEC ; Copies des déclarations annuelles (*) : URSSAF, ASSEDIC, Caisses de retraite, taxe sur les salaires (copie du tableau récapitulatif (*)), formation continue, médecine du travail. Copies des déclarations mensuelles au 31/08/2011: URSSAF, ASSEDIC, Caisse de retraite cadres et non cadres (*) Ne pas envoyer de copies si un envoi a été fait au 31/03/ ) Comptes de Régularisation Contrôler, régulariser si nécessaire et justifier l ensemble de ces comptes. Etablir la liste des Charges à Payer, Produits à Recevoir, Charges et Produits Comptabilisés d avance. 10 ) Comptes Financiers Justifier l ensemble des comptes de la classe 5. Etablir les Etats de Rapprochement nécessaires, Vérifier que le compte 580 est soldé. Tous les comptes doivent être justifiés y compris les comptes directeurs, cantine, fêtes, voyages et autres activités dépendant de l OGEC. Copie des Extraits bancaires, Copie des Etats de rapprochement, Intérêts courus à payer (pour les comptes bancaires à découvert et les Billets à Ordre), Attestation bancaire pour tous les placements Relevés bancaires relatifs aux mouvements des SICAV et FCP Copie du brouillard de caisse Valorisation des SICAV, FCP au 31/08/2011.

5 11 ) Comptes de Gestion Vérifier les imputations comptables Copie des appels d assurances Copie des factures > 500 pouvant constituer des immobilisations Copie des subventions Etat (bourses, ) Copie des subventions relatives à la restauration Copie des subventions Onilait Copie des subventions relatives aux séjours (classes transplantées, ) Copie des subventions relatives aux activités extrascolaires Copie des justificatifs relatifs aux sommes reçues dans le cadre des aides aux contrats et formations Copies taxes foncières 2010, et 2011 si reçues. 12 ) Comptabilité Analytique Vérifier les imputations analytiques 13 ) Valorisation du Loyer Evaluation et Comptabilisation du loyer Conformément à la réglementation applicable aux établissements d enseignement privé gérés par des Associations Loi 1901, il y a lieu de valoriser un loyer. Cette méthode conduit à simplifier considérablement les comptes de la gestion scolaire et à reporter en gestion propre les délicats problèmes de financement et de renouvellement du patrimoine immobilier. Elle se traduira en comptabilité par l imputation en charges locatives dans la gestion scolaire (en détaillant par section le cas échéant) et en produits dans la gestion propre. Modalités d évaluation : 1 ) Détermination de la surface pondérée hors d œuvre des locaux utilisés, en retenant les coefficients pratiqués en architecture (Arrêté du 22 février 1974 modifié le 18 avril 1975) : Surface habitable (pédagogique, administrative, restauration, internat, sanitaires fermés, salle de sport) 1 Circulation, couloirs, escaliers intérieurs 0.80 Porche couvert et fermé constituant un sas d entrée 0.70 Passage couvert, préau non fermé, loggia, salle ouverte sur 2 faces 0.50 Cour goudronnée 0.10

6 2 ) Détermination du loyer. La valeur annuelle des loyers est limitée à l augmentation annuelle du coût de la construction. Il faut comparer la variation de l indice moyen des 4 derniers trimestres aux 4 trimestres précédents, soit : Il y a donc lieu d augmenter la valeur retenue de l année passée, de 1.13 % soit : Cette méthode est fortement recommandée par les Instances Diocésaines. Tout autre montant retenu devra être justifié en annexe de la pièce comptable à établir

7 14 ) Effectifs et nombre de classes Eléments / Exercices Effectif secondaire Nombre de classe 2nd Nb de repas servis Primaire Nb de repas servis 2nd Effectifs er trimestre 2 ème trimestre 3 ème trimestre Effectifs PRIMAIRES Primaire Commune Primaire Hors Commune Période Commune Maternelles Commune Elémentaires Hors commune Maternelles Hors commune Elémentaires Totaux Nombre de classes Maternelles : _ Nombre de classes Elémentaires : _

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