LE CAHIER DES CHARGES

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1 LE CAHIER DES CHARGES

2 AVANT - PROPOS EXPRIMER VOTRE BESOIN CLAIREMENT ET RÉALISER UN CAHIER DES CHARGES POUR LA CRÉATION DE VOTRE SITE INTERNET 2

3 QU EST-CE QU UN CAHIER DES CHARGES ET QUEL EST SON INTÉRÊT?

4 AVANT - PROPOS Le cahier des charges est un document contractuel au sujet d un projet web. Il est rédigé par le client à l attention de l agence. Il a pour but de formaliser les besoins et les attentes du client et est une étape obligatoire dans la réalisation d un projet web. Il s agit d un document à la fois juridique et de gestion de projet. En effet, le cahier des charges contient un planning précis à respecter, les modalités de validation, les limites d intervention et de responsabilité des deux parties L intérêt de ce document est de formaliser les besoins et de les expliquer à toutes les parties concernées afin de s assurer que tout le monde est d accord et a bien compris. Le client doit donc définir des objectifs précis et quantifiés. Le cahier des charges permet également de sélectionner le prestataire voulu dans un premier temps, puis de gérer la relation et la gestion du projet avec celui-ci dans un second temps. Un cahier des charges précis et complet participe au bon déroulement du projet web, tout comme les points suivants : un responsable de projet expérimenté côté client l implication de toutes les parties (direction, chefs de projet, développeurs web ) une bonne estimation des charges 4

5 COMMENT EXPRIMER CLAIREMENT VOTRE BESOIN?

6 Étape 1 : Définition du cadre, des objectifs stratégiques et des acteurs impliqués Les objectifs doivent donc être liés à ceux de l entreprise et doivent être réalistes (notamment en termes de budget). Il est également essentiel de définir précisément les acteurs impliqués dans ce projet et leur rôle afin de gagner en efficacité durant la gestion du projet. Veillez bien à nommer des acteurs compétents. Pensez aussi à définir un interlocuteur qui sera l intermédiaire entre vous et l agence choisie. N oubliez pas de bien définir vos cibles afin de réaliser un site web le plus adapté possible à celles-ci, tant en termes de contenu que d ergonomie, d expérience utilisateur. Il convient ensuite de délimiter le périmètre fonctionnel : quelles fonctionnalités souhaitez-vous offrir à vos visiteurs? Extranet pour les clients, Intranet pour les salariés, mise en place d un CRM Analysez vos concurrents et inspirez-vous de leur site web et des fonctionnalités présentes. En effet, cela peut-être d une grande aide lors de la rédaction du cahier des charges. Élaborez un planning détaillé pour chaque étape du projet en prenant en compte la charge de travail nécessaire pour chaque intervenant interne en vous réservant des marges de sécurité afin d éviter des retards. Ne sous-estimez pas le temps que peut nécessiter chaque tâche, notamment la rédaction et la mise à jour du site. Définissez un budget à ne pas dépasser, sans oublier les objectifs et fonctionnalités décidés en amont. En effet, trop souvent, le budget alloué est insuffisant par rapport aux exigences du client, alors déçu du résultat final. Bien définir vos cibles afin de réaliser un site web le plus adapté possible à celles-ci [...] 6

7 Étape 2 : Spécification précise de vos exigences S il s agit de la refonte d un site web déjà existant, il est judicieux de dresser une liste des points faibles et des points forts de celui-ci afin de vous assurer que le nouveau sera réellement meilleur. Vous rédigerez également une liste la plus exhaustive possible des exigences fonctionnelles pour chacune de vos cibles. Pensez à réaliser un sondage auprès de vos différentes cibles ou d en trouver un auprès de sociétés spécialisées afin d être le plus proche possible de la réalité, que ce soit en B2B ou en B2C. Analysez vos concurrents et pondérez l importance de chacun des éléments que vous trouverez sur leurs sites afin de les intégrer dans votre cahier des charges. En effet, il est probable que cette étape vous donnera de l inspiration sur des fonctionnalités auxquelles vous n auriez pas pensé. N oubliez pas de vérifier leur position dans les moteurs de recherche et les mots-clés utilisés afin de vous en inspirer pour votre propre référencement. Une fois vos exigences fonctionnelles déterminées, pensez à les catégoriser et à leur donner un ordre de priorité. En effet, votre budget ne vous permettra peut-être pas de toutes les mettre en œuvre. Enfin, procédez à la définition de l arborescence de votre site web en fonction de l analyse de vos cibles faite auparavant. Lors de cette étape, veillez à ne pas dépasser 3 clics de profondeur. Limitez-vous également à 7 niveaux dans chaque rubrique. Analysez vos concurrents et pondérez l importance de chacun des éléments [...] 7

8 COMMENT RÉDIGER VOTRE CAHIER DES CHARGES?

9 La forme Le cahier des charges étant l outil de référence durant tout le projet pour les deux parties, il doit être facile à lire et contenir un vocabulaire compréhensible (pas excessivement technique ou spécifique à votre domaine d activité). Il doit également être agréable à lire grâce à des textes aérés et des informations hiérarchisées : résumés, sauts de lignes, listes à puces, tableaux, images Le fond Le cahier des charges doit être précis afin d éviter que le prestataire n ait à improviser, ce qui aurait pour conséquence un site web éloigné de vos attentes. Cependant, il ne doit pas être trop précis non plus afin de ne pas être trop restrictif et ne permettre aucune modification. Il s agit donc de trouver le juste milieu. Les types de cahiers des charges Dans le secteur privé, il n existe pas réellement de règles à proprement parler. En revanche, dans le secteur public, la rédaction du cahier des charges est réglementée. Vous trouverez des modèles de cahiers des charges à l adresse suivante : lien Pensez également à consulter la norme AFNOR : lien 9

10 Structure générale du cahier des charges Même s il n existe pas un modèle type de cahier des charges, ils contiennent tous les rubriques suivantes : Présentation du projet Exigences fonctionnelles Exigences non fonctionnelles Contraintes de l appel d offres Spécifications administratives Annexes 1. Présentation du projet Cette rubrique doit présenter : la démarche : l objectif de l appel d offre, les coordonnées du responsable du projet, la date limite de remise des offres (au moins 1 mois après l appel d offres) et le mode d envoi des offres ; les objectifs du projet et les objectifs de la solution recherchée ; les différentes cibles de votre projet ; une présentation de l entreprise et de son secteur d activité pour donner un contexte et expliquer les objectifs ; une présentation de l entreprise et de son processus grâce à un schéma mettant en exergue les processus clés de la société pour expliciter son fonctionnement et son métier ; une présentation de l entreprise et des acteurs fonctionnels du projet avec leur rôle dans le projet, leur fonction au sein de l entreprise ; les différents critères d attribution des offres et leur pourcentage d importance. 10

11 2. Exigences fonctionnelles Il s agit de l une des rubriques les plus importantes. Elle doit être rédigée selon que vous cherchez une solution existante ou une solution sur-mesure. Vous décrirez ici toutes vos exigences fonctionnelles de manière aussi claire et précise que possible. Vous pouvez ajouter des maquettes fonctionnelles pour illustrer certaines fonctionnalités afin de faciliter la tâche des agences. N oubliez pas d organiser cette rubrique par catégories : extranet, intranet, CRM, outil de gestion de contenu (CMS) Voici quelques exemples d exigences fonctionnelles qui doivent être détaillées autant que possible : Site web : Menu de navigation (décrire l arborescence) Choix de langue Page d accueil Fil d ariane Moteur de recherche full-text Formulaire de contact Extranet : Authentification Récupération du mot de passe Gestion des données personnelles Téléchargement de documents Outil de gestion de contenu (CMS) : Gestion du contenu Gestion des menus de navigation Gestion des médias Gestion des données pour le référencement Récupération du contenu existant Statistiques de trafic (Google Analytics ) 11

12 3. Exigences non fonctionnelles Cette rubrique est tout aussi importante que la précédente. Elle se divise en plusieurs sousrubriques : Infographie : il s agit de toutes vos exigences en termes de travail graphique (respect de la charte graphique, UX design, maquettes graphiques à prévoir, logos vectorisés, feuilles CSS ) ; E-marketing : vous préciserez ici vos éventuelles attentes en e-marketing (analyse des mots-clés pour le SEO, génération de la sitemap XML, création de campagnes publicitaires, aide à la rédaction du contenu ) ; Hébergement : soit vous disposez déjà d un bon serveur qui vous convient et vous dressez alors une liste de ses caractéristiques et contraintes techniques, soit vous souhaitez recevoir une proposition et rédigez vos exigences (site accessible 24h/24 et 7j/7, sauvegarde quotidienne des fichiers et de la BDD ) ; Nom de domaine : vous pouvez demander l enregistrement du nom de domaine et son coût, communiquer votre nom de domaine principal si vous en avez plusieurs, demander de créer de nouvelles adresses Documentation et livrables : indiquez ici vos exigences en termes de documentation et de livrable (analyse technique du projet, tutoriel d utilisation du CMS, maquettes fonctionnelles ou wireframes de différentes pages ) ; Formations : vous pouvez demander une formation plus poussée à l utilisation du CMS choisi ; Traductions : pour obtenir un devis précis du prestataire, n oubliez pas de communiquer toute l arborescence du site. Indiquez vos exigences en termes de documentation et livrable [...] 12

13 4. Contraintes de l appel d offres Cette partie contient toutes les contraintes imposées par votre entreprise à la réponse à votre appel d offres par les différentes agences. Renseignements administratifs du fournisseur : présentation, services proposés, présentation de l équipe, chiffre d affaires ; Pérennité de la solution technique : indiquez ici les informations que vous souhaitez connaître sur la solution proposée (nombre total de clients utilisant cette solution, liste des références dans le même domaine, langages de programmation utilisés, système de gestion de BDD utilisé ) ; Maintenance de la solution : durée de la période de garantie, délais et tarifs horaires pour des interventions ) ; Aspects financiers : précisez aux prestataires les informations que vous souhaitez voir apparaître (forfaits pour les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles, coûts avec et sans options, prix HT ) ; Assistance qualité : vous pouvez demander à vos fournisseurs de décrire la méthodologie utilisée ; Planning : fournissez vos principales dates d échéance et demandez aux prestataires de vous joindre un planning prévisionnel. Fournissez vos principales dates d échéance et demandez [...] un planning prévisionnel 13

14 5. Spécifications administratives Cette rubrique comprend les éléments contractuels suivants : les modalités de paiement les pénalités éventuelles en cas de retard les modalités d exécution (livrables attendus) la sous-traitance (respect des informations données) la propriété et le transfert des droits intellectuels les clauses de confidentialité les responsabilités du fournisseur sur la solution livrée l attribution du tribunal de commerce compétent en cas de litige 6. Annexes Cette dernière rubrique regroupe toute l éventuelle documentation technique (schéma de la BDD du système actuel, analyse technique du projet ). SOUMETTEZ-NOUS VOTRE CAHIER DES CHARGES 14