Octopus Microfinance

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1 NOM DU PRODUIT Octopus Microfinance Suite v. 2.6 NOM DU FOURNISSEUR Octopus Microfinance Évaluation 2009* Septembre 2009 Évaluations précédentes Sans objet RÉSUMÉ Impression générale Octopus est une nouvelle solution innovante basée sur un modèle de développement à code source ouvert. Des améliorations et développements sont continuellement effectués par le biais d une plateforme Web collaborative qui permet à l éditeur, aux revendeurs et aux IMF (institutions de microfinance) de se réunir pour contribuer au développement du produit. La solution a été lancée en 2007 et répond aux exigences élémentaires d une IMF de taille petite à moyenne. Elle évolue à un rythme régulier grâce à sa méthodologie de développement. Qualités Solution conviviale avec des affichages de fenêtres hautement ergonomiques (utilisation intuitive, champ pour recherche universelle, tableau de bord fournissant des informations essentielles et des alertes) Acquisition de licence gratuite : l utilisateur est le propriétaire du code source et peut choisir son propre partenaire pour la maintenance. Le produit est continuellement enrichi par le biais des contributions de la communauté. Défauts Fonctionnalités élémentaires couvertes à ce stade Les avantages d un produit en constante évolution peuvent soulever des problèmes pour les IMF concernant l adaptation de leurs normes/processus sur une base continue. Les avantages d un produit en constante évolution peuvent être réduits pour les IMF qui ont un accès limité à l Internet. Expertise nécessaire en IT L installation et la maintenance peuvent requérir des utilisateurs expérimentés en matière de serveurs SQL. * Veuillez considérer le profil des clients dans la section «clients» lors de votre lecture de cette revue car l évaluation se base sur la performance du produit pour ces types de clients. 1

2 CLIENTS Taille (nb de clients) Petite (moins de 5 000) Moyenne (5 000 à ) Moyenne à grande ( à ) avec la version SQL Grande (plus de ) Autre (spécifier) Type d institution Banque commerciale Banque de microfinance Banque locale Sociétés de financement Associations d épargne et de crédit Coopératives et Caisses populaires Organisations à but non lucratif Commentaires des utilisateurs (échantillon d utilisateurs) Voir les enquêtes réalisées auprès d utilisateurs pour obtenir des notations plus détaillées. Installation par région Voir le cahier des charges (RFI) pour les installations par pays. Notation générale (Excellent, Satisfaisant, Moyen ou Non satisfaisant) Satisfaisant Satisfaisant Moyen Moyen Satisfaisant Moyen Nombre de clients (IMF) 12 Europe et Asie centrale 10 Afrique subsaharienne 1 Asie de l Est et Pacifique 0 Asie du Sud 1 Moyen-Orient et Afrique du Nord 0 Nom de l utilisateur African Gate Financial Support (Ghana) Anonyme Anonyme Anonyme AIRDIE (France) Buksh Foundation (Pakistan) Amérique latine et Caraïbes 0 NOTATIONS * non satisfaisant ** partiellement satisfaisant *** assez satisfaisant **** très satisfaisant Fonctionnalités ** La solution répond aux exigences élémentaires d une IMF de taille petite à moyenne. Les modules concernant les informations sur le crédit et les clients ont la couverture la plus étendue. Le module de Comptabilité multi-devises est complet, mais les schémas de configuration manquent de flexibilité. Seuls les comptes courants et les comptes d épargne sont offerts par le module Épargne qui devrait être finalisé d ici la fin de Les Transferts devraient être ajoutés en La de caisse est basique et aucun autre canal de distribution n est disponible à l heure actuelle. La méthodologie de groupe est particulièrement bien déployée. Les écrans affichent les informations détaillées liées à tous les membres du groupe de manière à pouvoir les visualiser «d un seul 2

3 coup d œil». La saisie des lots est disponible pour les remboursements des prêts et l épargne obligatoire, et il est possible de procéder à des reports exceptionnels. L application peut centraliser et présenter les données à des niveaux différents : agence, région, entité finale. Cependant, elle n offre pas encore de multi-entités. Facilité d utilisation **** Conception d un écran d avant-garde se prêtant à une navigation facile et intuitive par le biais de fenêtres. Approche centrée sur le client ; accès à toutes les informations et transactions liées à un client par le biais d onglets dans une même fenêtre. Affichage clair des informations avec des possibilités d affiner le niveau de détail. Un certain nombre de caractéristiques pratiques sont affichées en permanence, dont la recherche universelle et les alertes automatiques sur les évènements (niveau de trésorerie, remboursements du jour, prêts tardifs, etc.). L application est multilingue, disponible et gérée en anglais, français, russe et arabe. Il n y a pas d Aide contextuelle dans le cadre de l application. Les utilisateurs se connectent au site Web pour accéder au manuel actualisé, à wiki, au forum, etc. Rapports de gestion ** La solution est fournie accompagnée d un grand nombre de rapports. Cependant, la plupart étant prédéfinis, l utilisateur ne peut pas établir ses propres critères pour le filtrage et la présentation des données. Les informations peuvent être présentées à divers niveaux de consolidation, et certains rapports englobent une analyse des tendances basée sur des périodes spécifiques. L application s intègre aux Crystal Reports, mais la conception des nouveaux rapports requiert une expertise dans le domaine des technologies de l information (TI) (structure des données SQL et Octopus). Implémentation/ Formation/Support *** L implémentation et le support en matière de formation sont fournis soit par l éditeur, basé en France, ou par un de ses partenaires situés au Sénégal, au Kirghizistan et au Sri Lanka. De nouveaux partenaires sont attendus en Afrique du Nord/au Moyen- Orient, en Afrique subsaharienne et en Asie du Sud. Quelques utilisateurs ont indiqué qu ils avaient installé l application euxmêmes. L application et les nouvelles versions peuvent être téléchargées à partir du site Web d Octopus. Le site Web fournit également des 3

4 outils de méthodologie et de transfert des données pour les utilisateurs finaux. Les utilisateurs qui ont participé à l enquête ont attribué à l implémentation, à la formation et aux services d appui une notation allant de «moyen» à «excellent». Octopus Microfinance Suite est également disponible en mode FSA (fournisseur de services d application) ; les utilisateurs des IMF se connectent à distance au serveur éditeur et gèrent leurs propres données (Octopus en ligne). Capacités techniques *** L application peut être exploitée sur un PC simple, soit de manière autonome ou intégrée à un environnement de réseau avec un serveur central (local [LAN] ou Internet [VPN]). Fourchette des budgets des utilisateurs (Voir les enquêtes réalisées auprès d utilisateurs pour obtenir les budgets détaillés) Les bases de données compatibles englobent Microsoft SQL Express (gratuit mais limité à 11 utilisateurs simultanément) et le serveur SQL. La consolidation dans la base de données centrale se fait par le biais de l intégration de l ensemble de la base de données, non pas de manière graduelle. La consolidation graduelle devrait être disponible d ici la fin de L application inclut les rapports de piste de vérification ; ils se limitent cependant aux intrants provenant des transactions et ne comprennent pas les changements effectués dans les tableaux et la configuration. Les rôles et privilèges des utilisateurs sont rigides et ne peuvent pas être définis sur la base des profils des utilisateurs. COÛTS Les budgets totaux de déploiement des utilisateurs interrogés varient entre 0 USD et USD. Coûts standard Unité Commentaires Licence Sans objet La licence est gratuite car Octopus est une source ouverte. Frais d implémentation Par déploiement, sur la base de la taille du portefeuille Octopus propose une formule de déploiement clé en main qui comprend la formation, l installation et la configuration, de légères adaptations et le transfert des données dans 2 agences au maximum. Les frais sont basés sur la taille du portefeuille : - Greenfield : EUR - Portefeuille < 1 million EUR: EUR - Portefeuille 1-10 millions EUR : EUR - Portefeuille > 10 millions EUR : EUR 4

5 Formation Par individu Administrateur du système : USD par individu Utilisateur final : inclus dans la formule du déploiement Maintenance % de portefeuille brut Trois niveaux d appui en matière d entretien sont offerts : - Appui partagé (0,02 % du portefeuille brut) : correction de bogues et réponses aux appels en un jour - Appui dédié (0,05 % du portefeuille brut) : correction de bogues et réponses aux appels dans les 2 heures, une demande de nouvelle caractéristique par an - Appui pour une amélioration continue (0,25 % du portefeuille brut) : correction des bogues et réponses aux appels dans l heure qui suit, appui sur site et accompagnement chaque fois que cela est nécessaire, demandes de nouvelles caractéristiques illimitées Exemples de tarification (détails dans le RFI) Nb de clients Nb d utilisateurs Nb d agences % urbains/ % ruraux Prix (USD) Exemple 1 : IMF avec des prêts, dépôts et transferts domestiques /50 Sans objet Exemple 2 : IMF avec des prêts de groupes et prêts individuels / Exemple 3 : IMF avec des prêts individuels et dépôts / Commentaires : Pour l exemple 1, le fournisseur préfère donner un prix au cas par cas. 5

6 CANAUX DE DISTRIBUTION FRONT OFFICE Fonctionnalités assurées par Octopus CLIENTS PRODUITS ET SERVICES guichets prêts dépôts Transferts Autres Guichets automatiques Point de Service (POS) Mobile banking Assistant Numérique Personnel (PAD) informations clients informations clients potentiels GRC Relations Clientèle Prêt individuel Groupe solidaire avec prêt individuel Groupe solidaire avec prêt de groupe biens placés en garantie garants Credit scoring Compte d épargne Compte courant Découvert sur compte Dépôt à terme Épargne planifiée Épargne de groupe Inter agences Inter banques Internationaux Transfert par lots Carte de paiement chèques Change Assurances LÉGENDE Fonction non assurée BACK OFFICE RESEAU Fonction assurée à moins de 50% ADMINI- STRATION FINANCE & COMPTABILITE GESTION DES RAPPORTS Un PC seul LAN Fonction assurée entre 50 et 75% Fonction assurée à plus de 75% Fonction assurée par un module additionnel Fonction assurée par un logiciel partenaire Administration RH de la paie parts sociales Finance budgétaire de la trésorerie des actifs Comptabilité du plan comptable Comptabilité client auxiliaire Grand livre général Rapports opérationnels Rapports pour les autorités de régulation Rapports financiers Rapports de management En ligne (WAN) Centralisé Décentralisé avec consolidation par Transfert base de données Avec option hors ligne Transfert incrémental des données 6