Prise en main rapide de la version d essai

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1 Prise en main rapide de la version d essai

2 Structure de RevisAudit Premium RevisAudit Premium est constitué par 5 modules: 2 modules pluriannuels (Dossier Permanent et Dossier Contrôle Interne). 3 modules annuels ou situationnels (le Dossier de Contrôle, le Dossier Général et le Dossier de Révision) Dossier Permanent (25 onglets) Dossier de Contrôle interne (Organisation) Dossier de Contrôle : - Approche risques - Plan de mission, - Contrôles spécifiques... Dossier Général Annuel : - Balance - Bilan - SIG - Ratios... Dossier de Révision : feuilles de travail - Des assistants de révision...

3 MENU D OUVERTURE Commencer par créer un dossier en cliquant sur «Créer»

4 Remplissez les différentes informations nécessaires à la création du dossier: nom, adresse, type de dossier, la forme juridique de la structure, à qui le dossier est affecté, le degré d accessibilité. Appuyez ensuite sur OK

5 Naviguer dans votre dossier Vous arrivez désormais dans votre dossier. La première chose à faire est de créer un exercice. Pour cela: 1)Cliquez sur «Changer d exercice» 2)Validez l onglet en cliquant sur le bouton «Valider» (2) (2)

6 Après création de l exercice, un état d avancement de l exercice en cours apparaît. Vous pouvez à présent commencer à travailler.

7 La barre de navigation 1 - Validation/Annulation des feuilles 2 - Ré-intégration dans la base de données des feuilles des DG et DR 3 - Fonctionnalités de la GED 4 - Fonctionnalités liées aux écritures 5 - Fonctionnalités Excel (pour le DG et le DR) 6 - L'arborescence, permettant de naviguer dans les différents modules de l'application

8 Travailler sur les dossiers pluri-annuels

9 Pour rappel, vous retrouvez dans RevisAudit 2 types de dossiers pluri-annuels : - Le dossier permanent : Il contient toutes les informations générales et spécifiques du client et permet de créer et consulter les dossiers annuels. Il est composé de 24 onglets permettant de suivre toutes les rubriques nécessaires à un DP. Certaines informations du DP sont en liaison avec le Dossier de Révision (Crédit-bail, locations, emprunts...) Il permet aussi de consulter l'historique des données de vos clients et intègre un générateur de documents Word et Excel : Rapports, courriers, Tableaux de bord... - Le dossier de contrôle interne : Ce dossier vous permet d'apprécier l'organisation interne du client au travers de 4 outils pour chaque cycle : descriptif de cycle, questionnaires complets par assertion, répartition des tâches, tests de conformité. Les principales fonctions de l'entité contrôlée sont ainsi passées en revue. Dossier Permanent (25 onglets) Dossier de Contrôle interne (Organisation)

10 Le Dossier Permanent Code couleur: Pour les dossiers Pluri-annuels: - Bleu clair = Validée depuis 6 mois - Bleu = Validée depuis 6 mois 1 an - Bleu foncé = Validée depuis 1 3ans - Noir = Validée depuis + de 3 ans Retrouvez ces informations en cliquant sur l onglet «Légende» 10

11 Utiliser la GED (Gestion Électronique des Documents) Vous avez 2 méthodes pour utiliser la GED. 1ere méthode : - Placez-vous sur une ligne d un tableau (ex Tableau des PV CA) puis, via le trombone (2), allez chercher votre document (à partir d un fichier / d un scan / d un lien externe) (2) (2)(3) 2eme méthode : : - Placez-vous dans l arborescence à l endroit où vous souhaitez joindre un document. - Faites un clic droit puis «Joindre un document» (2) - Vous pouvez également ajouter des dossiers et des sous dossiers dans votre arborescence avec «Ajouter un dossier» (3)

12 Utiliser la GED - Rechercher un document dans votre dossier - Cliquez sur «la loupe» (2) (3) (4) - Saisir le(s) mot(s) clé(s) ou un élément relatif au fichier recherché (mot, date, numéro ) - Le logiciel trouve les documents qui contiennent ce ou ces mots clés (2) ainsi que leurs emplacements (3). Vous pouvez alors les consulter directement avec le bouton «Voir le document» (4)

13 Le Dossier de contrôle interne Pour l utiliser, placez-vous dans l arborescence puis cliquez sur le module «Dossier de contrôle interne». Vous êtes alors devant la synthèse du contrôle interne avec les remarques et points faibles que vous avez souhaité faire remonter en synthèse du contrôle interne (2) ainsi que les niveaux de risques par cycle que vous avez apprécié (3) ainsi que la représentation graphique de ces niveaux de risques (4). Quand vos travaux sur ce module seront terminés, vous pourrez alors «générer la note de synthèse du contrôle interne»(5) depuis le modèle livré en standard. (5) (3) (2) (4)

14 Quand vous vous placez sur un cycle (ici Ventes), vous arrivez sur la synthèse du cycle dans laquelle vous retrouvez : - les remarques que vous avez souhaité faire remonter en synthèse du cycle (2) (en cochant la colonne «SG» (3), vous ferez remonter ces remarques en synthèse générale du contrôle interne. - les niveaux de risques par assertion (4) - le niveau de risque global du cycle (5) (5) (3) (4) (2)

15 Vous avez à disposition 4 outils pour chaque cycle vous permettant de réaliser le contrôle interne : un descriptif de cycle, des questionnaires complets par assertion, un tableau de répartition des tâches, les tests de conformité. Ci-dessous le descriptif du cycle Ventes : ce questionnaire est proposé en standard avec des têtes de chapitres (lignes grisées) et des zones de commentaires (2) que vous pouvez bien sûr faire remonter en synthèse du cycle en cochant la case de la colonne «Synthèse» (3). Vous pouvez également modifier ce descriptif (4) ou joindre des documents (5) (5) (4) (2) (3)

16 Ci-dessous le Questionnaire par assertions du cycle Ventes. Sa mise en œuvre est très simple : - répondez aux différentes questions avec la colonne «Réponse» - ajoutez si vous souhaitez des commentaires (2). Vous pouvez faire remonter ces commentaires en synthèse du cycle en cochant la case «Synthèse» (3). - vous pouvez également joindre un document sur la ligne (4) (4) (2) (3)

17 Ci-dessous le tableau de répartition des tâches du cycle Ventes. Ce tableau est directement lié à l organigramme du dossier de contrôle interne - une liste de tâches vous est proposée (2). Vous pouvez la modifier (3) - vous devez ensuite ventilez, «dire qui fait quoi» en cochant les cases concernées (4) - appréciez ensuite le niveau de risque lié à cette séparation des tâches (5) (3) (2) (4) (5)

18 Ci-dessous le tableau des tests de conformité du cycle Ventes. - une liste de contrôles en partie basse vous est proposée. Vous pouvez la modifier (2) - vous retrouvez en partie haute autant de colonnes que vous avez de contrôles (3) - réalisez ensuite vos tests en cochant les cases des contrôles probants (4) - encore une fois, vous pouvez joindre vos pièces justificatives grâce au trombone (5) (5) (3) (4) (2)

19 Travailler sur les dossiers annuels

20 Pour rappel, vous retrouvez dans RevisAudit 3 types de dossiers annuels : - Le dossier de contrôle CAC : permet de réaliser l approche par les risques, de bâtir le plan de mission, de réaliser toute la partie contrôles spécifiques. Ce dossier se crée automatiquement lorsque vous créez un nouvel Exercice (cf diapo «Naviguer dans votre dossier») - Le dossier général : spécifique à une situation, ce dossier vous restitue différents états. Vous pouvez bien sûr le compléter par tous les états que vous souhaitez. - Le dossier de révision : spécifique à une situation, ce dossier vous permettra de réaliser toute la partie contrôle des comptes à travers les différents cycles. Dossier de Contrôle : - Approche risques - Plan de mission, - Contrôles spécifiques... Dossier Général Annuel : - Balance - Bilan - SIG - Ratios... Dossier de Révision : feuilles de travail - Des assistants de révision...

21 Le Dossier de Contrôle CAC Ce module est un dossier annuel. Pour l utiliser, placez-vous dans l arborescence dans la partie «Dossiers Annuels». Placez-vous ensuite sur l exercice en cours (2) puis cliquez sur le module «Dossier de contrôle CAC» (3) (2) (3)

22 Ce module est constitué par différents éléments dont la majorité sont des questionnaires. Ci-dessous le questionnaires «Fraudes». Sa mise en œuvre est très simple : - répondez aux différentes questions avec la colonne «Réponse» - ajoutez si vous souhaitez des commentaires (2). Vous pouvez faire remonter ces commentaires en synthèse en cochant la case «Synthèse» (3). - vous pouvez également joindre un document sur la ligne (4) - validez votre questionnaire une fois terminé (5) (5) (4) (2) (3)

23 Ci-dessous le questionnaires du cycle Général dans la partie «Risques inhérents». Sa mise en œuvre est identique que l exemple précédent (cf Questionnaire Fraudes). Vous avez à déterminer ensuite le niveau de risque sur une échelle de trois (faible, moyen, élevé)

24 En ce qui concerne le plan de mission, celui-ci se construit de la façon suivante : - placez-vous dans l arborescence sur l onglet «Plan de mission» - lancez ensuite le «Calcul de l onglet» (2) - validez ensuite la feuille (3) Attention : Cette partie nécessite que vous ayez importé une balance ou un grand livre N/N-1. Veuillez donc vous rendre à la partie «Importer les écritures ou balance» pour connaître les modalités d importation. (3) (2)

25 - placez-vous ensuite dans l arborescence sur l onglet «Poids des cycles» - lancez ensuite le «Calcul de l onglet» (2) de façon à calculer le poids Bilan et le poids Résultat des cycles de l exercice en cours - validez ensuite la feuille (3) (2) (3)

26 - placez-vous ensuite dans l arborescence sur l onglet «Seuil et Barème» - le seuil de signification se calcule automatiquement (2) en fonction des rubriques choisis (3) et du taux souhaité (4) - validez ensuite la feuille (5) (5) (3) (4) (2)

27 - placez-vous ensuite dans l arborescence sur l onglet «Intervenants» - sélectionnez les initiales des intervenants sur la mission (2) (sont concernées uniquement les personnes ayant créé un profil dans l application) - validez ensuite la feuille (3) (3) (2)

28 - enfin, placez-vous dans l arborescence sur l onglet «Diligences et Temps». - un tableau vous présente la liste des tâches à réaliser (2) avec des temps statistiques qui y sont alloués (3). Vous pouvez modifier cette liste et ces temps alloués. - validez ensuite la feuille (4) - construisez ensuite votre plan de mission en cliquant sur «Plan de Mission» (5) (4) (2) (3) (5)

29 La bibliothèque s ouvre : - placez-vous sur «Bibliothèque Standard» - double-cliquez sur «CAC» (2) - choisissez parmi les 2 modèles de Plan de mission celui que vous souhaitez créer (3) puis cliquez sur «Créer le document sélectionné» (4). (2) (4) (3)

30 - Choisissez l emplacement au sein de votre dossier dans lequel vous souhaitez accrocher votre plan de mission (vous pourrez bien sûr ultérieurement le déplacer). - Vous pouvez également choisir si vous souhaitez des mots clés (2) de manière à rechercher votre document facilement (en utilisant ces mots clés). - Cliquez ensuite sur «Valider» afin de lancer la construction du plan de mission (3) Attention : Ne touchez à rien pendant la construction du plan de mission (2) (3)

31 Le logiciel vous informe lorsque la construction du plan de mission est terminée. Vous pouvez désormais consulter le plan de mission terminé dans l arborescence, à l endroit où vous avez souhaité l accrocher (2). Le document est un document MS Word classique. (2)

32 Importer les écritures ou balance Pour travailler sur la partie «Dossiers annuels» et notamment sur le «Dossier de Général» et le «Dossier de Révision» il faut tout d abord importer un grand livre ou une balance. Veuillez donc avant toute chose, exporter un grand livre ou une balance au format txt, ascii ou Excel (xls) depuis votre logiciel de production comptable, puis enregistrez le sur votre disque dur de manière à l intégrer ensuite dans RevisAudit Premium. Dès lors, vous pouvez cliquer sur «Dossier annuels» dans la colonne de droite puis sur «Importer les écritures d un exercice» (2) (2)

33 RevisAudit Premium vous permet d importer autant de périodes que vous souhaitez. Le fait d importer plusieurs périodes (et notamment des périodes antérieures) vous permettra par la suite de faire des comparatifs (jusqu' à 5 périodes). Dans la fenêtre ci dessous, allez chercher le fichier du grand livre ou de la balance précédemment exporté via votre logiciel comptable en cliquant sur «les trois points».

34 1) Sélectionnez l option «délimité» s il existe des séparateurs ( ) entre les n de comptes et les libellés (comme ci-contre ) sinon sélectionnez «largeur fixe». 2) Vous voyez maintenant une liste correspondante à vos écritures (les 50 premières lignes en visualisation). Si vous rencontrez des difficultés pour importer vos écritures ou votre balance, contactez le support technique au +33 (0) (0,337 TTC / min) de 9h30 à 12h00 et de 14h00 à 18h00.

35 1) Sélectionnez chaque partie (surlignez par exemple toute la zone du 1er n de compte) 2) Cliquez sur la flèche au dessus de l intitulé correspondant (exemple : N cpte). (2) 3) Faire cela pour chaque colonne à remplir dans le tableau du bas. (3) Les colonnes «date» et «Journal» restent vides pour l importation d une balance. (2) (3)

36 Une fois le tableau rempli, Cliquez sur «Étape suivante»(2). (2)

37 Un assistant s ouvre vous proposant de transformer les comptes que vous venez d importer. Si cela n est pas nécessaire, cliquez sur «Étape Suivante» pour passer les différentes options de transformation.

38 Après avoir passé sur les différentes options de transformation, RevisAudit Premium vous propose de sauvegarder la méthode de transformation. Cette option est facultative, elle permet de conserver les éventuels changements apportés au niveau la transformation des comptes pour de futures importation. Si vous n avez rien changé, cliquez sur «Ne pas sauvegarder». Autrement, vous pouvez sauvegarder la méthode de transformation que vous avez appliqué précédemment.

39 1)Enregistrer un type d importation RevisAudit Premium vous propose ensuite d entrer la version du logiciel comptable d où provient la balance ou les écritures. Cela permet d automatiser les futures importations en mémorisant la méthode d importation des écritures ou de la balance. 2) Saisissez le format de la date si nécessaire: cette demande n est pas systématique, elle n a lieu seulement si le format de la date n est pas reconnu. Dans notre exemple, le format est c est à dire : JJMMAA

40 L importation démarre. L importation d une balance est quasiment immédiate. Celle d un grand livre dépend du volume d écritures importées. L importation sera forcément plus rapide si vous importez écritures plutôt que d écritures. Il n y a en revanche aucune limite de volume d importation.

41 Une fois l importation terminée, sélectionnez «Passer à l étape suivante» si vous avez importé une balance (2). Si vous avez importé un grand livre, cliquez sur «Importer le plan comptable». Importez le plan comptable de la même manière que les écritures en ne sélectionnant uniquement le N de compte et le libellé puis enfin cliquez sur «Étape suivante» pour passer sur les différentes étapes que vous avez déjà rencontré précédemment. (2)

42 L importation des écritures (+ plan comptable) ou de la balance étant terminée, vous pouvez cliquer sur «Étape suivante» RevisAudit Premium vous présente alors le fichier que vous venez d importer avec le total débit et le total crédit suivi du résultat comptable. Si les débits et les crédits sont équilibrés et que le résultat est cohérent, l importation a été correctement réalisée et vous pouvez donc passer à «l Étape Suivante» (2) (2)

43 Sur cet écran vous avez le choix entre «Terminer l importation» ou «Importer une période antérieure pour comparatif» (2). Nous vous conseillons d importer au moins une période antérieure de manière à réaliser des comparatifs sur au moins 2 périodes. Vous pouvez importer des balances pour les périodes antérieures plutôt que des grands livres, le temps d importation étant plus rapide. Une fois fait, cliquez sur «Terminer» (3) (2) (3)

44 Créer une situation Avec RevisAudit Premium, vous pouvez créer jusqu'à 12 situations par millésime. Pour chaque situation, il y a création d un Dossier Général (DG) qui vous présentera les différents états de la situation, et création d un Dossier de Révision (DR) vous permettant de réaliser votre révision des comptes de la situation. Des outils de reporting vous permettront de récupérer d une situation à une autre vos travaux antérieurs. Si vous souhaitez créer 12 situations par année (ex: au 31/01, au 28/02 ) vous aurez donc un DG et un DR pour chacune d elles. Après l importation de la balance ou du grand livre, vous pouvez donc maintenant créer une situation. Pour cela, cliquez sur «Créer / Modifier une situation»

45 (2) - Sélectionnez les périodes à comparer (RevisAudit Premium détectera les différents fichiers si vous en avez déjà importé plusieurs) ou importez une période antérieure si vous souhaitez réaliser des comparatifs. - Cliquez ensuite sur «Étape suivante» (2) afin de créer le DG et le DR de la situation choisi. - Sélectionner DG Standard (la version complète de RevisAudit Premium permet de personnaliser le DG) puis allez sur «Étape suivante». - Réaliser la même opération pour ce qui concerne la création du Dossier de Révision puis cliquez sur «Terminer»

46 Le DG est maintenant crée ainsi que le DR. L arborescence côté droit vous permet de naviguer facilement à travers les différents modules et feuilles de travail. Dans le DG vous pouvez par exemple consulter le bilan, le résultat, les SIG de la situation (ici 31/12/2009). ATTENTION : Dans le DG comme dans le DR, à l ouverture d une feuille (ex: Ratios) veuillez patienter le temps que les variables de la feuille se chargent avant d ouvrir une nouvelle feuille (ex: SIG).

47 Le Dossier Général Le DG est un module statique vous présentant différents états propres à une situation. Il peut être complété par autant d états que vous souhaitez en liaison directe avec la balance ou le grand livre que vous avez importé. Fini donc les ressaisies et les risques d erreurs sur Excel. Vous y trouverez un journal d OD, un bilan N/N-1, le résultat N/N-1, les SIG...

48 Le Dossier de Révision Le DR est le module vous permettant de réaliser vos travaux de révision. Il est constitué de 120 feuilles de révision pré-formatées, en liaison avec la balance et le journal d'od. Dans chaque cycle du DR, vous retrouvez : - le programme de travail du cycle (cliquez sur le cycle en question pour le visualiser) - la liste des comptes du cycle (feuille maîtresse) - les feuilles de travail

49 Exercice en cours Le Dossier de contrôle CAC de l exercice en cours (ici 2009) La situation que nous venons de créer au 31/12/2009 avec son DG et son DR Dans le DR, prenons l exemple du cycle «Clients».Vous y trouver : - le programme de travail du cycle (cliquez sur «Clients» - la liste des comptes (la feuille maîtresse qui vous présente les comptes bilan et résultat du cycle, avec un comparatif possible sur 5 périodes) - vos différentes feuilles de travail

50 Dans le cycle Clients, nous avons ouvert la feuille «Détail Clients». Comme vous pouvez le constater, cette feuille vous permettant d analyser les comptes clients possède des lignes bleues signifiant que vous pouvez utiliser un assistant de révision (2) qui vous permettra de réaliser des extractions automatisées dans votre feuille Excel. La grande majorité des feuilles de travail possède des assistants de révision. Ces assistants sont utiles principalement si on a importé un grand livre plutôt qu une balance. (2)

51 (2) Après avoir cliqué sur le bouton «Assistant de la feuille» dans la barre de navigation, une fenêtre s ouvre vous proposant soit de réaliser une nouvelle extraction, soit de compléter l extraction actuelle (reporting). Choisissez «Réaliser une nouvelle extraction» étant donné que vous n avez pas encore travaillé sur cette feuille puis «Étape suivante» (2) L assistant vous propose automatiquement d extraire les comptes de racines 41 et de filtrer les comptes à extraire. Vous pouvez choisir d autres racines à extraire, faire des filtres sur les montants (2), sur le sens (3) Cliquez ensuite «Étape suivante» (4) (2) (3) (4)

52 (2) (5) (3) (4) (6) (7) L assistant vous propose ensuite de sélectionner des filtres sur les écritures. Là encore, vous pouvez filtrer sur les montants, le sens (2), les dates (3), sur le code analytique (4), faire de l échantillonnage (5). RevisAudit Premium vous calculera automatiquement une estimation du nombre de lignes qui vont être extraites (6) par rapport aux différents filtres. Cliquez ensuite sur «Étape suivante» (7). L assistant vous présente ensuite un aperçu avec extraction. Cliquez sur «Terminer» pour extraire ces éléments dans votre feuille Excel.

53 Vos différentes écritures ont été extraites dans le feuille Excel. La méthode d extraction utilisée est également reprise à titre indicatif (2). (2) Utilisez ensuite la zone de conclusion ou les cellules Excel pour placer des commentaires (dans une cellule Excel ou dans la zone de conclusion) et/ou joindre des documents dans les cellules avec le trombone (2). (5) (2) (4) (3) Ces commentaires peuvent ensuite être remontés dans les «Points à revoir» (3) ou en «Synthèse» (4) Quand vous avez terminé vos travaux sur la feuille, cliquez sur «Valider» (5).

54 Fermeture de votre dossier Une fois que vous avez terminé vos travaux sur votre dossier, cliquez sur le bouton «Fermer». Si des feuilles Excel du DG ou DR sont ouvertes, RevisAudit lancera automatiquement leurs fermetures. Par ailleurs, si des documents joints sont ouverts, RevisAudit vous demandera de les refermer avant de procéder à la fermeture générale du dossier.

55 Ce mémo vous explique comment mettre en route rapidement l application et travailler facilement sur la partie «Dossiers annuels». L ensemble des fonctionnalités de RevisAudit Premium ne sont pas toutes détaillées et nous vous laissons donc le soin d en découvrir certaines. Pour toutes questions d ordre général, contactez-nous : - Sur notre standard : +33 (0) Par fax : +33 (0) Par émail : contact@gestonline.com Pour toutes questions d ordre technique, contactez le support technique : - Par téléphone : +33 (0) (0,337 TTC / min) de 9h30 à 12h00 et de 14h00 à 18h00 - Par support@revisaudit.com

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