Comment gagner du temps sur vos clôtures grâce à la démarche de Fast Close?

Transcription

1 Livre Blanc : Gagner du temps sur vos clôtures grâce Comment gagner du temps sur vos clôtures grâce à la démarche de Fast Close? Comprendre les enjeux et les étapes pour mettre en place une démarche de Fast Close réussie et réduire de moitié ses temps de clôture

2 Comment gagner du temps sur vos clotûres grâce au Fast Close Introduction... 2 Les enjeux du Fast Close étapes pour réussir votre projet... 4 L IT, élément-clé de la réussite... 5 Bien pérenniser sa démarche... 6 Conclusion... 7 Qui sommes-nous?... 8

3 Introduction au Fast Close Les comptes de l entreprise sont un sujet de préoccupation de premier ordre. Le concept de «Fast Close» s intéresse à toutes les étapes visant à clôturer ses comptes. Produire des comptes rapidement et avec un haut degré de fiabilité de l information est l une des priorités des DAF désireux d optimiser leur communication financière. En période de crise économique et de restrictions budgétaires, le Fast Close va permettre de décider des grands axes stratégiques. Rédigé avec l aide de professionnels de la finance et de l audit, ce livre blanc vous permettra de vous familiariser avec la technique de Fast Close et de comprendre les étapes-clés, préalables et nécessaires à la réussite du projet.

4 Les enjeux du Fast Close Le Fast Close ou l art de clôturer les comptes rapidement est un sujet d actualité au sein des services financiers des entreprises. Véritable projet d entreprise, piloté généralement soit par la direction administrative et financière, soit par la Direction Générale, il vise à réduire les délais de clôture tout en s assurant de l amélioration de la qualité de l information comptable et financière. Très répandue dans les sociétés cotées et les ETI soumises à de fortes pressions des investisseurs, la technique de Fast Close se compose d un ensemble d étapes allant de la collecte d information à la restitution des données fiables et utilisables par tous les acteurs de l entreprise. Le Fast Close n est donc plus uniquement réservé aux grandes entreprises. De nombreuses raisons poussent les DAF et les Directeurs comptables de PME à engager un tel projet : répondre à la demande du top management en matière de pilotage financier, respecter les obligations règlementaires, améliorer la communication interne et externe ou encore, libérer du temps sur des tâches opérationnelles au profit de l analyse et de l intelligence économique. La mise en place d un projet de Fast Close nécessite certains aménagements dans l organisation, à commencer par dimensionner la tâche de chaque protagoniste en fonction de ses objectifs. Naturellement, l appui de l IT est essentiel pour mener à bien ce projet.

5 3 étapes-clés pour réussir votre projet La mise en place d un projet de Fast Close doit avant tout s articuler autour d une méthodologie fiable. Celle-ci peut être scindée en trois étape-clés : la création d un référentiel unique, l élaboration d un planning de clôture et l automatisation des processus. Etape 1 : Créer un référentiel unique Lorsqu on parle de «Fast Close», un des objectifs principaux est tout d abord de gagner du temps lors des travaux de clôture. L uniformisation de la méthode de clôture au sein d un service comptable et financier d une société ou d un groupe de sociétés apparait donc comme une étape préliminaire et indispensable dans la recherche de réduction des délais de clôture. Ce référentiel consiste à définir un cadre commun aux équipes chargées des travaux de clôture. Il s agit essentiellement de : Définir un objectif de fréquence et de délais. Attention, cet objectif doit être ambitieux mais réaliste. Il sera par exemple difficile de passer d une clôture annuelle à J+30 à une clôture mensuelle à J+4 en l espace d un an seulement. Utiliser les mêmes outils au sein d un même groupe de sociétés. En effet, il existe trop souvent des disparités d une entité à une autre, pourtant issues d un même groupe, notamment en matière de logiciel comptable, d ERP utilisé et/ou de dossier de travail. Formaliser une approche unique de la méthode de clôture. Ce point permettra d éviter certains écueils lors de la consolidation des informations comptables et financières au sein de sociétés d un même groupe et de garder le cap sur son objectif de réduction des délais.

6 3 étapes pour réussir votre projet Etape 2 : Elaborer le planning Le planning de clôture doit présenter les tâches et sous-tâches et les liens qui existent entre chacune d elles. Il s agit de l outil principal de pilotage de la clôture. Il est le garant de la réussite d un projet de Fast Close. Un planning est destiné à être évolutif, il sera très probablement amené à être modifié. Afin de maitriser au mieux les délais de finalisation des différentes tâches et in fine, la gestion des délais de clôture, il s avère crucial de mettre en place des process de communication au sein des équipes en charge des clôtures. Il conviendra donc d établir, en amont des diverses procédures opérationnelles de clôture, une réunion de préparation à la clôture permettant de s assurer que chacun des acteurs est conscient des enjeux pour lui et les autres intervenants. Par la suite, une réunion régulière de suivi permettra de maintenir le focus sur les enjeux en cours pour les mois à venir. Etape 3 : Définir les travaux de clôture et la méthode Il n y a pas de méthode unique et standardisée en ce qui concerne la préparation des travaux de clôture. Cependant, certaines règles ou «bonnes pratiques» peuvent s appliquer à tous les secteurs d activités et préfigurent à la réussite d un projet de Fast Close. Une des méthodes utilisées par les sociétés ayant déjà mis en place un projet de Fast Close consiste à établir un programme de travail par cycle, comprenant l ensemble des tâches et contrôles à réaliser.

7 L IT, facteur-clé de la réussite La réduction des délais de clôture doit nécessairement s accompagner d une amélioration de la qualité des informations produites (réduction des anomalies, qualité et volume des analyses, etc.). Dans une démarche de Fast Close, les deux volets, délai et qualité, vont de pair. Pour améliorer et accélérer les processus de clôture, il convient donc se pencher sur l efficacité et la fiabilité des logiciels utilisés. L automatisation des tâches de production à faible valeur ajoutée et la simplification des process de révision des comptes sont deux objectifs majeurs à atteindre pour réussir à réduire les délais de clôture. Des solutions IT existent pour simplifier ce travail. Il est donc fortement recommandé de s y pencher afin de ne pas risquer des retards dans le planning de clôture et de préserver ses équipes des travaux répétitifs. Certains ERP ou logiciels comptables embarquent déjà des modules de révision ou de préparation des travaux de clôtures. Dans le cas contraire, des solutions IT spécialisées dans ce domaine peuvent venir directement s intégrer au système déjà en place évitant ainsi le changement d ERP ou de logiciel de production, générateur de coûts.

8 Bien pérenniser sa démarche Un projet de Fast Close réussi lors d une clôture comptable ne signifie pas que celui-ci soit pour autant durable. Un suivi régulier du projet par la mise en place d indicateurs permettra de garantir une réussite sur le long terme. Ces indicateurs sont de différents ordres, en fonction des deux objectifs visés par un projet de Fast Close : Réduction des délais : les indicateurs peuvent par exemple concerner le respect du chemin critique, le temps de publication, le temps de consolidation Augmentation de la qualité : les indicateurs peuvent par exemple concerner le nombre d erreurs détectées, le montant des écarts... Au-delà du suivi de ces deux objectifs inhérents à la mise en place d un projet de Fast Close, d autres indicateurs de suivi aussi bien quantitatifs que qualitatifs sont également intéressants à suivre : Pour les critères quantitatifs, les indicateurs peuvent concerner par exemple l exhaustivité des données remontées, le nombre de remontées lors de la phase de clôture... Pour les critères qualitatifs, ils peuvent concerner le respect des procédures, le nombre de corrections du calendrier durant la phase Un temps d adaptation sera nécessaire avant d être totalement «rodé» aux nouvelles techniques de clôture des comptes. C est la raison pour laquelle, entre le démarrage et l atteinte des objectifs, il sera important d analyser et de comprendre les erreurs, les retards ou les échecs. Il est d ailleurs souvent conseillé de mettre en place un comité de suivi afin de s assurer du maintien de l adéquation entre objectifs et moyens.

9 Le mot de la fin Le Fast Close se positionne comme un projet d entreprise, adaptable et évolutif dont l objectif premier est de réduire les délais de clôture tout en améliorant la qualité de l information produite. Sa mise en place implique de la rigueur, du suivi et la participation active de l IT pour parvenir à réduire les processus de clôture tout en garantissant la production d une information fiable. Les bénéfices sont nombreux, à commencer par une plus grande anticipation et maîtrise de son business. Qui sommes-nous? Spécialiste de l audit et des techniques de Fast Close, Gest On Line accompagne depuis plus de 16 ans les professionnels de la comptabilité, de l audit et de la finance. Classée parmi les 500 premières entreprises de la French Tech, Gest On Line développe des solutions IT toujours plus performantes et innovantes dont Closing Report, solution de Fast Close clé en main pour les entreprises. Son objectif est de faire gagner jusqu à 60% de temps sur les clôtures comptables tout en s intégrant aux ERP ou logiciels comptables déjà existants. Partenaire de Gest On Line, Obviates Consulting est une société de conseil qui accompagne les Directions Administratives et Financières à perfectionner leur démarche Fast Close, à améliorer le pilotage de l information financière et à fiabiliser les arrêtés périodiques.