BACK-OFFICE WEBCAMP GUIDE UTILISATEUR

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1 BACK-OFFICE WEBCAMP GUIDE UTILISATEUR Version Auteur(s) Nature de la révision Date 1.0 Laurence GEORGES Version initiale du document 20/09/ Bruno PORTENSEIGNE Ajout de compléments sur le paramétrage 24/09/ Flavien TERRAL Ajout de compléments sur les statistiques 24/09/ Chrystel BERTRAND Relecture (jusqu à «Campings et Droits») 26/07/ Freddy PINTUS Relecture et mise en page 28/09/ Rémy PAPIN Relecture finale 02/10/ Freddy PINTUS Ajout des rôles d Unicamp et de la passerelle 03/10/ Freddy PINTUS Ajout des étapes de création de la nouvelle saison 08/10/ Rémy PAPIN Ajout du mode «Copie» de saison 10/10/ Rémy PAPIN Mise à jour /03/ Laurence GEORGES Gestion des opérateurs prise ou non de l acompte 15/03/ Laurence GEORGES ThelisResa coup de cœur / ResaNet Mise en avant 28/04/ Laurence GEORGES Paramétrage période de vente ajout du mode détaillé par jour. 09/10/ Laurence GEORGES Gestion des trous de planning 26/03/ Laurence GEORGES Tarif ouvert / fermé, conditionné par le laps de temps entre la date de réservation et la date d arrivée. 26/03/ Laurence GEORGES Nouveau logo Thelis 28/08/2012

2 SOMMAIRE 1. Objectif de ce document 3 2. Rappel du fonctionnement général de WebCamp Définition et schéma général Principaux rôles d UniCamp dans le système WebCamp Resanet Powered By WebCamp ou ThelisResa Principal rôle de la Passerelle dans le système 6 3. Paramétrage du Back Office WebCamp Pré-requis Etapes préalables Installation et lancement de la passerelle Accès au Back-Office Webcamp Page d identification Page d accueil Gestion des opérateurs Liste des opérateurs Modification d un opérateur internet Gestion des campings et droits Présentation générale de la navigation depuis l arborescence Niveau 1- Camping Niveau 2 Saison «Unicamp» Niveau 3 - Opérateur Niveau 4 - Séparation des types d hébergement (camping et location) Niveau 5 - Catégorie d hébergement Niveau 6 Tarif Liste des réservations Consultation statistiques de réservation Vue par «Evolution» Vue par répartition Marketing : Coup de cœur (ThelisResa) et Mise en Avant (ResaNet) Introduction ThelisResa Coup de cœur Resanet Mise en avant Récupération des réservations dans UniCamp Cas d une réservation Cas d un paiement direct Principales étapes de création d une nouvelle saison Création de la nouvelle saison dans Unicamp Activation de l Entreprise (Saison) dans la Passerelle WebCamp Paramétrage de la nouvelle saison dans le Back-Office Lexique 29

3 1. OBJECTIF DE CE DOCUMENT Ce document a pour objectif de vous guider dans le paramétrage et l utilisation du BackOffice de WebCamp. De plus, il vous indiquera comment recevoir dans UniCamp des réservations provenant de WebCamp.

4 2. RAPPEL DU FONCTIONNEMENT GENERAL DE WEBCAMP 2.1. Définition et schéma général WebCamp est une plate-forme technologique de distribution multi canal des disponibilités d un camping en temps réel, permettant aux opérateurs Internet sélectionnés par le camping de commercialiser des produits d hébergement en fonction du stock alloué par celui-ci. Voici un schéma qui présente les échanges entre UniCamp, WebCamp et les Opérateurs Internet : INTERNAUTE «TOURISTE» X INTERNAUTE «TOURISTE» Y Opérateur 1 ResaNet Powered by WebCamp Opérateurs 2..n Autres systèmes de réservation Internet A la demande, communication des dispon bilités et transfert des réservations réalisées par les opérateurs Plate-forme WebCamp Gestion centralisée des disponibilités et des réservations Internet Back Office En temps réel, communication des disponibilités dédiées à «Internet» et récupération de l ensemble des réservations Passerelle WebCamp En temps réel, UNICAMP envoie ses disponibilités «Internet» et reçoit les réservations Internet Logiciel de gestion du camping UNICAMP A sa guise, le gestionnaire accepte ou refuse les réservations «Internet» Le gestionnaire paramètre sa «distribution internet» et consulte les statistiques de réservations GESTIONNAIRE CAMPING

5 2.2. Principaux rôles d UniCamp dans le système Back Office WebCamp Guide utilisateur version du 28 août 2012 Le logiciel UniCamp joue un rôle important dans le système puisqu il communique ses disponibilités à WebCamp et qu il reçoit, via WebCamp, des réservations effectuées par des Opérateurs Internet dont notamment ResaNet Powered by WebCamp de Thelis. UniCamp nécessite donc des paramétrages pour interagir avec WebCamp (via la passerelle) et ResaNet Powered by WebCamp WebCamp Unicamp présente dans le menu «Modules» un sous menu WebCamp qui vous permet notamment de recevoir les demandes de réservation ou d information ainsi que de réaliser des paramétrages «basiques» de WebCamp (lors de la mise en place de Webcamp, nous réalisons les paramétrages basiques de fonctionnement du système) Resa.Net Powered By WebCamp ou ThelisResa Dans le menu «Modules», le sous menu WebCamp permet de réaliser le paramétrage relatif aux deux systèmes de réservations en ligne connectés aux disponibilités WebCamp que Thelis propose nativement dans UniCamp. Il s agit de Resa.Net Powered By WebCamp ou bien de ThelisResa. Ce paramétrage concerne : les paramètres de connexion mais aussi l apparence, divers textes, les s de retour, les photos, les conditions générales de vente Lors de la mise en place de WebCamp, nous réalisons les paramétrages de connexion ResaNet ou ThelisResa.

6 2.3. Principal rôle de la Passerelle dans le système Back Office WebCamp Guide utilisateur version du 28 août 2012 L interface passerelle est indispensable. C est elle qui fait le lien entre Unicamp et Webcamp. C est ici que sont activées les entreprises (ou saisons) qui seront configurables dans le Back-Office Webcamp. C est ici aussi qu est réalisé le paramétrage de connexion avec Webcamp (lors de la mise en place de Webcamp, nous réalisons ce paramétrage de connexion à WebCamp). Notes : 1. Si un problème de communication survient au niveau de la Passerelle, elle est équipé d un système de contrôle qui lui permet de rétablir seule la communication. 2. Si un problème de cohérence d information entre UniCamp et WebCamp survient, il est nécessaire de synchroniser la ou les entreprises (saisons) avec WebCamp (clic droit sur l entreprise en question puis «Synchroniser avec WebCamp»).

7 3. PARAMETRAGE DU BACK OFFICE WEBCAMP Back Office WebCamp Guide utilisateur version du 28 août Pré-requis Etapes préalables Pour une meilleure utilisation de cette aide au paramétrage de votre Back-Office Webcamp, vous devez avoir réalisé les étapes préalables suivantes : Paramétrage du module Webcamp dans votre entreprise Unicamp. Paramétrage puis lancement de votre passerelle Webcamp. Synchronisation de votre ou vos Entreprises depuis la passerelle Webcamp Installation et lancement de la passerelle La passerelle Webcamp est un logiciel installé par nos soins lors de la «mise en place de WebCamp». Il s agit d une interface technique de synchronisation entre Unicamp et Webcamp. Rappel : Lorsqu Unicamp fonctionne en multiposte (réseau), la passerelle ne doit être active que sur un seul poste à la fois. Pour plus d information, reportez vous à l aide Unicamp et Webcamp passerelle. Pour des raisons de temps réel, la passerelle doit être, la plupart du temps, active. Cependant, nous vous recommandons de relancer la passerelle une fois par jour Accès au Back-Office Webcamp Le Back-Office Webcamp est une application Internet sécurisée à laquelle vous accédez par un navigateur. Pour la meilleure lisibilité et apparence du Back-Office Webcamp, nous recommandons l usage de Mozilla FireFox version 3 minimum. Tout autre navigateur pourra éventuellement présenter des défauts d aspect.

8 3.2. Page d identification Voici les étapes à suivre pour vous connecter à votre Back-Office Webcamp. ETAPE 1 : Ouvrez votre navigateur Internet. ETAPE 2 : Dans la barre d adresse de votre navigateur, copiez cette url ou cliquez sur le lien : Vous accédez ainsi à la page d identification ci-dessus. ETAPE 3 : Dans la page d identification qui apparaît, vous devez vous connecter en saisissant votre identifiant et votre mot de passe. Votre Identifiant et votre mot de passe vous ont été communiqués par lors de la livraison WebCamp. En cas de perte adressez votre demande à support@thelis.fr

9 3.3. Page d accueil Après avoir saisi votre identifiant et votre mot de passe, vous atteignez la page d accueil du Back-office WebCamp. Le menu du haut de cette page vous permet d accéder aux cinq grandes fonctionnalités du Back-Office qui seront toujours accessibles durant votre navigation : Opérateur Internet Campings et Droits Statistiques Réservations Options (paramétrage du Back-Office)

10 Voici une synthèse de ce que vous permet chacune de ces rubriques : Opérateur Internet Un Opérateur Internet est un partenaire de vente sur Internet (ex: ResaNet). Cette rubrique vous permet de gérer vos Opérateurs Internet. Vous définissez les opérateurs que vous autorisez à accéder à vos disponibilités. Cette étape vous permet aussi de générer les identifiants et mots de passe que vous devez communiquer à chaque opérateur. Vos Opérateurs Internet ayant intégré le standard Webcamp, proposent alors aux internautes des séjours en interrogeant vos disponibilités Unicamp. Campings et Droits C est la partie la plus importante du paramétrage. Elle vous permet de choisir quelles sont les catégories d hébergements que vous proposez à votre (vos) Opérateur(s) et donc à travers eux, à vos clients internautes. Une catégorie d hébergement peut être donnée à un ou plusieurs Opérateurs. Les catégories d hébergements n ont pas besoin d être re-saisies. Elles sont choisies parmi la liste des catégories que vous avez paramétrées dans votre saison Unicamp. Cette rubrique vous permet de définir vos produits (un produit = une catégorie d hébergement + un tarif) ainsi que les périodes de ventes associées. Réservations Cette rubrique vous permet de visualiser la liste les réservations ayant été enregistrées sur Webcamp par vos opérateurs Internet. Statistiques Cette fonctionnalité vous permet d obtenir diverses restitutions statistiques, en nombre de réservation, trafic par opérateur et taux de transformation (taux de transformation = trafic enregistré /nombre de réservations générées). Options Cette fonctionnalité vous permet de paramétrer votre BackOffice : L onglet «Rapport journalier» vous permet d activer (ou non) l envoi d un quotidien. L onglet «Gestion» permet de fixer la manière de gérer les taxes de séjour. L onglet Multi-Site permet de gérer le fait qu un secteur UniCamp correspond à un lieu géographique. Il est généralement réservé aux utilisateurs d UniCamp Centrale.

11 3.4. Gestion des opérateurs Vous devez communiquer à vos opérateurs Internet leur identifiant et leur mot de passe. Ces informations seront nécessaires à vos opérateurs pour interroger vos disponibilités et proposer des séjours aux internautes Liste des opérateurs Barre de navigation dans la liste Titre de la fenêtre Bouton permettant de supprimer l opérateur. Bouton permettant d accéder à la modification de cet opérateur. Bouton pour ajouter un opérateur Signale que l opérateur est actif

12 Modification d un opérateur internet Le bouton générer permet de générer ou modifier le mot de passe. Identifiant à communiquer à votre opérateur. Mot de passe à communiquer à votre opérateur Bouton de validation des modifications. Note : Les informations «identifiant» et «mot de passe» sont à communiquer à votre opérateur afin qu il puisse accéder à vos disponibilités pour ensuite vous transmettre des réservations. La case à cocher hérite des droits de l opérateur permet de signaler que cet opérateur dispose des mêmes produits internet que ceux paramétrés pour ResaNet. En cochant cette case vous n avez pas besoin dans «campings et droits» de décrire de manière le paramétrage de cet opérateur. Il suffit uniquement d effectuer le paramétrage de l opérateur ResaNet. Les deux cases à cocher concernant la prise la prise de l acompte permettent, toutes les deux, de ne pas proposer le paiement de l acompte lors de l enregistrement d une réservation : L option «Forcer l acompte à zéro» aura pour effet si la réservation est acceptée dans UniCamp de produire un séjour avec un montant d acompte à zéro. Avec l option «Ne pas demander d acompte» le séjour, dans UniCamp, respectera au niveau de l acompte le montant calculé avec votre paramétrage.

13 3.5. Gestion des campings et droits Présentation générale de la navigation depuis l arborescence En cliquant sur la fonctionnalité «Campings & Droits», vous visualisez sur la gauche de la page une arborescence qui permet de paramétrer vos souhaits de commercialisation. Ce paramétrage contextuel fonctionne par niveau et permet d affiner votre paramétrage par camping, par saison, par opérateur, par catégorie, par produit (produit est équivalent à un couple Tarif/Catégorie). Voici un exemple complet d arborescence : Niveau 0 : LISTE DE MES CAMPINGS Niveau 1 : MON UNIQUE CAMPING Niveau 2 : MA SAISON 2007 Niveau 3 : MON OPERATEUR INTERNET 1 (exemple : ResaNet) Niveau 4 : CAMPING Niveau 5 : CATEGORIE 1 CAMPING Niveau 6 : TARIF 1 - CATEGORIE 1 CAMPING Niveau 4 : LOCATION Niveau 5 : CATEGORIE 1 LOCATION Niveau 6 : TARIF 1 - CATEGORIE 1 LOCATION Niveau 6 : TARIF 2 - CATEGORIE 1 LOCATION Niveau 5 : CATEGORIE 2 LOCATION Niveau 6 : TARIF 1 - CATEGORIE 2 LOCATION Niveau 3 : MON SYSTEME DE RESERVATION 2 Niveau 2 : MA SAISON 2008 Niveau 3 : MON OPERATEUR INTERNET 1 (exemple : ResaNet) Niveau 4 : CAMPING Niveau 5 : CATEGORIE 1 CAMPING Niveau 6 : TARIF 1 - CATEGORIE 1 CAMPING Niveau 4 : LOCATION Niveau 5 : CATEGORIE 1 LOCATION Niveau 6 : TARIF 1 - CATEGORIE 1 LOCATION Niveau 6 : TARIF 2 - CATEGORIE 1 LOCATION Niveau 5 : CATEGORIE 2 LOCATION Niveau 6 : TARIF 1 - CATEGORIE 2 LOCATION

14 Explications par niveau : Au niveau 1 : Vous trouvez votre (ou vos) camping(s) Back Office WebCamp Guide utilisateur version du 28 août 2012 Au niveau 2 : Vous trouvez la ou les saisons (entreprises) Unicamp. C est à ce niveau que vous devez déclarer la liste des opérateurs actifs sur cette saison (entreprise) dans votre camping. Note : Une saison apparaît après avoir effectué une première synchronisation (via la passerelle Webcamp). Dès lors, dans l onglet «Secteurs» du niveau 1, vous devez activer le ou les secteurs de cette saison afin de proposer à la vente sur Internet des séjours relatifs aux emplacements de ces secteurs. Au niveau 3 : Vous trouvez votre ou vos opérateurs Internet. Cinq onglets vous permettent d effectuer le paramétrage de l opérateur (uniquement sur la saison du camping sélectionné). Au niveau 4 : Il s agit d un niveau permettant simplement de différencier les branches Camping et Location. Il apparaitra dès lors que vous aurez activé une catégorie d hébergement au niveau 3. Au niveau 5 : Vous retrouvez les catégories d hébergement proposées à la vente sur Internet (uniquement pour l opérateur de la saison du camping sélectionné). Pour faire apparaitre ce niveau, il vous faut avoir ajouté une catégorie au niveau 3 (Opérateur). Au niveau 6 : Vous trouvez le (ou les) tarif(s) que vous avez choisi d utiliser pour vendre la catégorie d hébergement (niveau 5). C est ici que vous configurez notamment vos périodes de vente. Arborescen ce de navigation par niveau. Bouton de déploiement du niveau. Déployez/repliez les niveaux de l arborescence à l aide de la petite flèche afin d afficher/masquer son contenu. Note : Lorsque l icône avec un petit soleil suivi du message «En Cours», apparaît c est que votre demande est en cours de traitement : merci donc de patienter jusqu au rafraîchissement de la fenêtre

15 Niveau 1- Camping Attention, si devant l intitulé «Liste de mes campings» de l arborescence vous ne voyez pas une toute petite icône représentant dossier jaune (voir impression écran précédente), c est que vous n avez pas encore saisi de camping et c est la première des actions à mener. (Cliquez sur ajouter et valider le formulaire). L arborescence débute donc par le dossier «Liste des mes campings». A ce niveau vous pouvez gérer votre liste de campings. La fenêtre de modification d un camping présente quatre onglets : Coordonnées, Critères, Secteurs et Trous de planning. L onglet Critères présente lui-même quatre volets. Généralement lors de l ouverture de votre compte WebCamp, votre camping a été créé à partir des informations que vous nous avez communiquées. N hésitez pas à contrôler celles-ci et éventuellement à les mettre à jour (onglet «Coordonnées» en particulier). Dans l onglet Secteurs, vous retrouvez autant de lignes que vous avez de Secteurs dans votre ou vos saisons UniCamp connectées avec WebCamp. Il faut associer le ou les secteurs avec le camping pour que les emplacements de celui-ci soient proposés à la réservation. Ainsi dans notre exemple ci-dessous les Opérateurs Internet pourront proposer dans le camping les Tipaniers les emplacements liés aux secteurs nommés Camping et Location dans l entreprise Unicamp nommé Les Tipaniers 2012 puisque ceux-ci sont actifs. Dans cet onglet la coche verte, ou bien rouge, signale respectivement que le secteur est actif ou ne l est pas. Cette coche est une image cliquable. Dans l onglet Trous de planning, (nouveauté 2012), vous avez la possibilité d activer ou non la gestion des trous de planning et d en fixer les règles de fonctionnement Niveau 2 Saison «Unicamp» Pour ouvrir l arborescence cliquez sur la petite flèche lorsqu elle pointe vers la droite, ou bien doublecliquez sur le nom de votre camping. En faisant ceci, vous atteignez le niveau Saison Unicamp (niveau 2). A ce niveau vous devez paramétrer le (ou les) opérateur(s) qui pourront utiliser les disponibilités de votre Saison Unicamp. Note : Si aucune Saison Unicamp n apparaît à ce niveau c est que vous n avez jamais lancé votre passerelle Unicamp ou que les secteurs de votre saison sont cochés en rouge dans l onglet «Secteur» du niveau 1.

16 Niveau 3 - Opérateur Vous devez y paramétrer les droits de l opérateur. Pour cela vous disposez de quatre onglets de paramétrage (Catégories, Mode de Paiement, Canal d accès et Information Client) et d un onglet Copier. Onglet «Catégories» : En cliquant sur le bouton 'ajouter' vous pouvez choisir parmi les catégories présentes dans votre entreprise Unicamp (celle du niveau 2), celles que vous souhaitez que cet opérateur propose sur internet. Dans notre exemple nous avons donné à l opérateur EasyCamp la catégorie d hébergement : Chalet (loc 3 ch 3*). Fenêtre de Création d un accès sur un produit : voici ce qui apparaît lorsque vous cliquez sur Ajouter dans l onglet «Catégories» : Dans cette fenêtre vous devez choisir ce qui constitue un produit pouvant être proposé par l opérateur. C est à dire une catégorie d hébergement + le tarif qui doit être utilisé pour la vendre. Vous retrouvez dans la fenêtre deux listes, l une contient l ensemble des catégories et l autre l ensemble des tarifs que vous avez paramétrés dans votre Unicamp. Vous devez positionner les sélecteurs pour constituer un produit et ensuite cliquez sur Valider. Immédiatement l arborescence est enrichie de ce nouveau contenu. Note : Si vous avez cliqué sur Ajouter par erreur, utilisez la petite croix en haut à droite pour fermer cette fenêtre.

17 Onglet «Mode de Paiements» : Vous y retrouver les modes de paiement que vous avez déclinés dans Unicamp. Le paramétrage consiste ici à les activer ou non (coche verte ou rouge cliquables). Vous avez également la possibilité de décider si l opérateur doit ou ne doit pas demander le paiement de l acompte. Onglet «Canal d accès» : Les canaux d accès sont utilisés pour permettre aux internautes de répondre à la question Comment nous avez-vous connus?. Le paramétrage consiste donc à retenir (cochez en vert) ceux qui sont pertinents dans le contexte d une réservation internet. Onglet «Information client» : Permet de fixer le caractère facultatif, obligatoire, voire interdit des questions qui sont posées à l internaute dans le formulaire de réservation. Onglet «Copier» : Permet de copier le paramétrage de l opérateur sur lequel vous vous trouvez vers un autre opérateur. Cette opération permet un gain de temps considérable car vous n avez pas à créer un paramétrage depuis «zéro». Note : Cet onglet vous permet aussi de recopier le paramétrage d une saison N vers une saison N+1 (créée dans Unicamp) en ajoutant un an automatiquement aux périodes de la saison précédente. En plus, vous pouvez indiquer un décalage de plus ou moins X jours pour faire coïncider les jours de semaine d une année sur l autre (Exemple : Le samedi 5 juillet 2008 sera l équivalent du samedi 7 juillet 2007, pour un décalage de -2 jours) Niveau 4 - Séparation des types d hébergement (camping et location) Il n y a rien à paramétrer. Ce niveau permet uniquement de visualiser la distinction camping ou location au sein des catégories d hébergement que vous avez ouvert à l opérateur du niveau Niveau 5 - Catégorie d hébergement A ce niveau, vous êtes sur une catégorie d hébergement d une entreprise Unicamp ouverte pour un opérateur donnée dans un camping donné. Lorsque vous êtes à ce niveau vous visualisez dans la fenêtre centrale la liste des tarifs utilisés pour vendre cette catégorie : Nouveauté 2012 : possibilité de signaler qu un tarif est ouvert ou bien fermé x jours avant la date d arrivée. Donc d activer ou d inactiver un tarif en fonction du laps de temps entre la date de réservation et la date d arrivée du séjour.

18 Niveau 6 Tarif On trouve à ce niveau le ou les tarifs qui doivent être utilisés. Il y a quatre onglets de paramétrage par tarif, plus l onglet copier : L onglet «Périodes de vente» : Il vous permet de déterminer quand et comment votre opérateur doit proposer des séjours sur le produit. Définissez donc la ou les périodes durant lesquelles votre camping propose le produit à la vente. Le nombre de période nécessaire dépend de votre propre gestion. Voici un exemple de paramétrage possible : - Avant et après la pleine saison (juillet/août), en autorisant l internaute à louer à la journée. - En pleine saison, en louant au minimum pour une semaine et en ne pouvant arriver et partir que les samedis. - Les colonnes Du et Au permettent d indiquer la première et la dernière date d application du réglage de cette ligne. - La colonne décalage permet d exprimer en positif ou en négatif le décalage que vous voulez apporter à la réelle disponibilité de la catégorie sélectionnée. Si, par exemple, vous indiquez 5 la disponibilité sera diminuée de 5 emplacements. Cela peut vous permettre de conserver quelques emplacements en ne les proposant pas à la vente sur Internet. Si au contraire, par exemple, vous indiquez +3 la disponibilité sera toujours augmentée de 3 emplacements. Attention donc au surbooking dans ce cas. - La colonne Unité permet de sélectionner si dans cette période de vente vous vendez par semaine entière ou au contraire à la nuit. - La colonne durée dispose d une case à cocher permettant de pouvoir travailler en mode «détaillé par jour» ou bien en mode «normal». En mode «normal», les zones Nuit Min et Nuit Max permettent de déterminer la durée minimale maximale que vous demandez (ou autorisez) pour un séjour, quelque soit son jour d arrivée. En mode «détaillé par jour» cela permet de décliner une durée minimale et maximale pour chacun des jours d arrivée possibles. La saisie de ces durées s effectue dans la colonne «jour d arrivée possible». - Les colonnes «Jour d arrivée et jour de départ possible» interdiront les arrivées ou départs sur les jours que vous aurez cochés en rouge. Les périodes de vente n ont pas à reproduire les périodes tarifaires à l identique. L onglet «Détail» : Permet de fixer par produit : - Le nombre de personne minimum et maximum. - Si dans la zone Limite Presque Complet vous laissez le paramétrage par défaut ( à savoir 0) votre opérateur passera sans transition d une signalétique «c est libre» à une signalétique «c est complet» Dans le cas contraire, lorsqu il restera moins que le quota fixé par ce paramètre, l opérateur a la possibilité de présenter aux internautes une signalétique «presque complet» - De choisir la prestation de type Frais de réservation ainsi que celle de type Assurance annulation qui devront être proposée par l opérateur - L opérateur peut modifier le prix : Dans ce cas il n est pas tenu de respecter le prix du produit (fixé par le paramétrage du tarif dans UniCamp) - Animaux autorisés : cochez la case si pour ce produit c est le cas. - La réservation «Bloque le Planning» : (conseillé) Une réservation sera une option qui bloquera le planning tant que vous n'aurez pas accepté ou refusé cette même réservation. Un tel paramétrage permet d éviter le surbooking.

19 - Ne pas demander d acompte : si la coche est grisée et non modifiable, c est qu au niveau de l opérateur (niveau 3) vous avez coché qu il ne doit pas demander d acompte ; et ce paramétrage se répercute de façon non modifiable sur tous les produits. Dans le cas contraire, vous pouvez à ce niveau, par produit, effectuer le paramétrage qui vous convient. L onglet «Supplément» : Il faut choisir parmi les rubriques de suppléments présentées celles que vous souhaitez que votre Opérateur propose sur Internet. Pour cela cochez ou décochez les rubriques. L onglet «Prestations» : Vous y retrouvez les prestations que vous avez associées à ce tarif dans votre entreprise Unicamp. Vous devez cocher en vert celles que vous souhaitez que votre Opérateur propose à la vente sur Internet dans le contexte de ce produit. Il n y a pas de caractère obligatoire pour l internaute. L onglet «Copier» : permet en un clic de copier le paramétrage du produit (couple catégorie/tarif) courant vers un autre produit. Si le produit cible existe déjà, son paramétrage sera écrasé, si le produit cible n existait pas encore, il sera créé.

20 3.6. Liste des réservations La liste des réservations vous permet de : Consulter la liste des réservations. Filtrer par entreprise et/ou par état de la réservation Rechercher par Nom et/ou par N de Dossier Internet En cliquant sur l icône, vous accédez au détail de la réservation sélectionnée. Le bouton permet de revenir à la liste précédente.

21 3.7. Consultation statistiques de réservation Back Office WebCamp Guide utilisateur version du 28 août 2012 Cette fonctionnalité vous permet de suivre l évolution de vos réservations et suivre au plus près l activité de vos opérateurs. Toutes les statistiques peuvent être filtrées pour n'afficher que les résultats concernant un ou tous les campings et un ou tous les opérateurs Internet. Après avoir modifié des paramètres de consultation, seul le clic sur le bouton «Afficher» actualise les statistiques Vue par «Evolution» Le comparatif annuel permet de consulter, pour l ensemble des opérateurs, l évolution du nombre de réservations. L'affichage peut être présenté par mois ou par jour pour un mois donné.

22 Cette vue synthétise les statistiques, pour l'année ou mois sélectionné(e) et l'année ou mois précédent(e), en comparant rapidement la proportion occupée par chacun des opérateurs Vue par répartition Le comparatif par opérateur Internet permet de voir les statistiques sur ces mêmes périodes mais en confrontant les résultats pour chacun des opérateurs.

23 3.8. Marketing : Coup de cœur (ThelisResa) et Mise en Avant (ResaNet) Introduction Les deux systèmes de réservation en ligne proposés par Thelis (à savoir : ThelisResa et ResaNet) tiennent compte du paramétrage «Marketing» effectués dans le Back office WebCamp. Toutefois seuls les comptes disposant de ThelisResa ont accès au paramétrage des coups de cœur. En effet, ce paramétrage n est pas pris en compte dans l application ResaNet. Concernant ResaNet, cette application tient compte du paramétrage dit «Mise en avant» ThelisResa Coup de cœur L accès au menu permettant de paramétrer les coups de cœur s effectue en cliquant sur l icône «coup de cœur» située juste au dessus du dossier «liste des mes campings». Le paramétrage : Un "Coup de Coeur" se paramètre relativement à un produit (couple catégorie/tarif) proposé à la vente sur internet. Il y a de 2 façons de paramétrer le coup de cœur sur un produit : pour une date de début et une date de fin (1 seul séjour) pour une période avec une durée et des jours d arrivée possible Exemple de paramétrage «Période d application» :

24 Paramétrage du descriptif commercial : Ce paramétrage s effectue après avoir paramétré le coup de cœur. Pour ce faire il suffit de cliquer sur le bouton prévu à cet effet et de renseigner dans les langues proposées le descriptif : L effet du coup de cœur se constate sur ThelisResa : un séjour concerné par un coup de cœur sera commercialement mis en avant : A savoir : en l affichant dans un encart prévu à cet effet et donnant un accès rapide à la réservation du séjour. par un icône dans la liste de résultat Resanet Mise en avant Si aucun coup de cœur n est paramétré dans le Back Office, l application ThelisResa proposera au hasard des séjours parmi les produits paramétrés et ils seront présentés dans l encart coup de coeur. Dans UniCamp (modules/webcamp/paramétrage/réservation en ligne/divers) : vous disposez d une fenêtre de paramétrage spécifique à ThelisResa. Dans cette fenêtre on peut, entre autre, activer ou non les coups de cœurs paramétrés dans le Back office. Prérequis : à partir de la version UniCamp SP ( ). Une mise en avant se paramètre relativement à un produit (couple catégorie/tarif proposé à la vente sur «ResaNet Powered By WebCamp». On ne peut pas comme sur ThelisResa affiner la mise en avant en fonction de la période ou pour un séjour en particulier. L accès au paramétrage d une mise s effectue en se positionnant dans l arborescence au niveau 6 (niveau tarif). Le paramétrage : Au niveau 6 (Niveau Tarif) il suffit de cocher la colonne Mise en Avant. Au niveau 5 (niveau catégorie) en double-cliquant sur l icône de la colonne Mise en Avant cela ouvre une interface permettant de saisir le Titre cette Mise en avant. Ce titre apparaitra sur ResaNet dans le descriptif du séjour. L effet de la mise en avant se constate sur ResaNet, par le fait que le produit mis en avant apparaitra en premier dans la liste des séjours proposés. Dans le descriptif du séjour on ajoutera le titre de la mise en avant.

25 4. RECUPERATION DES RESERVATIONS DANS UNICAMP 4.1. Cas d une réservation On distingue quatre zones dans la fenêtre de récupération (sans compter la barre de bouton permettant d agir sur la fenêtre) ; vous devez effectuer les actions permettant de traiter la demande de réservation. En cochant la réservation que vous allez traiter, trois boutons apparaissent ; permettant d accepter (deux modes) ou de refuser la réservation. LISTE DES MESSAGES INFO. CONCERNANT LE SEJOUR La loupe permet de vérifier l existence d un emplacement libre et de savoir si vous êtes en mesure d accepter la réservation. Au préalable, vous aurez pu traiter les informations liées au client, à l emplacement, au paiement Vous pouvez choisir le modèle de courrier ou d que vous souhaitez envoyer Vous pouvez rattacher cette demande à un client existant en modifiant au client si vous acceptez la réservation (ex. : le contrat ) les informations ou en accédant à la fonction dédoublonnage. INFO. CLIENT ET DEDOUBLONNAGE PAIEMENT ASSOCIE A LA RESERVATION Consultation et acceptation des règlements. Après avoir effectué les opérations décrites ci-dessus vous pouvez accepter ou refuser la réservation grâce aux boutons prévus à cet effet dans la barre de bouton. Si vous avez traité plusieurs messages dans la liste vous aurez la possibilité de les valider en masse. Dans ce cas c est Unicamp qui en cas de conflit affectera les séjours dans l ordre d arrivée. Vous voulez refuser la réservation : pensez à envoyer un courrier de refus. Pour refuser il suffit de cliquer dans la barre de bouton sur l icône croix rouge.

26 4.2. Cas d un paiement direct Vos opérateurs peuvent proposer à vos clients de payer tout ou partie du solde d un séjour qu ils ont précédemment réservé au travers de Webcamp. Dans un tel cas voici comment se présente la fenêtre de récupération de ces paiements dans Unicamp. On remarquera que cette fenêtre est assez proche de la précédente.

27 5. PRINCIPALES ETAPES DE CREATION D UNE NOUVELLE SAISON La création d une nouvelle saison impose de suivre une procédure dont les principales étapes sont décrites ci-dessous Création de la nouvelle saison dans Unicamp Même si ce n est pas absolument obligatoire, nous recommandons très fortement de fonctionner par saison dans UNICAMP. De ce fait, pour transmettre des disponibilités à vos Opérateurs Internet, il est logique d avoir créé votre (nouvelle) saison dans Unicamp et d avoir procédé à la mise à jour de tous vos tarifs et dates de cette nouvelle saison Activation de l Entreprise (Saison) dans la Passerelle WebCamp Au niveau de l Interface Passerelle, il est tout d abord nécessaire d ajouter la nouvelle Entreprise (Saison) : Menu «Fichier» puis «Entreprises» puis cliquer sur «Actualiser la liste» puis sélectionnez votre nouvelle saison puis cliquez sur «Ajouter» et enfin cliquez sur Fermer pour sortir de cette fenêtre. Ensuite, toujours au niveau de la Passerelle WebCamp, il faut synchroniser cette entreprise, c'est-àdire l envoyer sur le système WebCamp : Clic droit sur la nouvelle saison, qui est désormais disponible dans la liste principale, puis cliquez sur «Synchroniser» dans le menu contextuel. La Passerelle envoie donc les informations uniquement nécessaires au fonctionnement de WebCamp sur cette nouvelle saison. Cette opération peut prendre plusieurs minutes. Si vous avez également l onglet Multicamp visible, il faut aussi procéder à la synchronisation «Multicamp» de cette nouvelle saison.

28 5.3. Paramétrage de la nouvelle saison dans le Back-Office Back Office WebCamp Guide utilisateur version du 28 août 2012 Dans la section «Campings & Droits» du Back-Office WebCamp, vous devez configurer votre nouvelle saison comme indiqué dans le chapitre 3.5. Niveau 1 : Dans l onglet Secteurs, vous devez associer/activer le ou les secteurs relatifs à votre camping nouvelle saison. Niveau 2 : Vous devez paramétrer le ou les opérateurs qui pourront utiliser les disponibilités de votre Saison Unicamp. Niveaux 3 à 6 : Vous devez paramétrer les accès «produit» de vos Opérateurs Internet puis configurer les produits proposés (catégories, tarifs, périodes de vente, ). Si d une saison à l autre la configuration de vos Opérateurs Internet ne change pas ou peu, nous vous suggérons d utiliser la fonctionnalité «Copier» (cinquième onglet du niveau 3) pour ne pas avoir à tout re-paramétrer. Pour finir, il vous suffit simplement d affiner votre paramétrage (période de vente, ).ou bien d utiliser la fonction de décalage (en jours) si vos périodes de vente changent toutes du même nombre de jours. Exemple de 2008 à 2009 le décalage est de 1 jour (moins un jour) : samedi 5 juillet 2008, samedi 4 juillet La copie permet de gagner beaucoup de temps et il est plus simple de tout vérifier en apportant quelques modifications que de tout refaire.

29 6. LEXIQUE Back-Office Webcamp Entreprises Application Internet de Thelis vous permettant de configurer la mise à disposition de vos séjours pour vos Opérateurs. Le terme Entreprise est équivalent au terme Saison. Les entreprises sont configurées dans Unicamp. Navigateur Logiciel qui permet de naviguer (surfer) sur Internet. Exemple : Microsoft Internet Explorer. Passerelle Opérateur Internet ResaNet Il s agit d un logiciel Thelis, installé au sein du camping, qui fait office d interface technique et qui synchronise les données (disponibilités, réservations, ) entre Unicamp et Webcamp. Dans le cas de Webcamp, il s agit d un système «Internet» tiers qui est capable, selon des droits établis par les campings, d interroger les disponibilités puis de transmettre des demandes de réservation d internaute. On parle aussi de Système de Réservation Internet. Exemple : ResaNet ou ThelisResa sont deux système de réservation en ligne proposé par Thelis. Système de réservation Internet de Thelis. ThelisResa Système de réservation Internet de Thelis (Nouveau design). Saisons Site physique Taux de transformation Trafic Webcamp UniCamp URL Webcamp Web Services Le terme Saison est équivalent au terme Entreprise. Les saisons sont configurées dans Unicamp. Ce terme est parfois employé pour désigner un camping. Il s agit d un indicateur utilisé dans les statistiques du Back-Office Webcamp qui permet de mesurer la performance d un Opérateur Internet. Cet indicateur est le ratio entre le trafic généré par l appel aux Web Services et les réservations effectivement constatées par le système. Il s agit du volume de données échangé lorsqu un système de réservation appelle les web services de Webcamp. Logiciel de gestion de camping de Thelis. Adresse Internet saisie dans un navigateur Internet pour atteindre un site web (Exemple : WebCamp est une plate-forme technologique de distribution multi canal des disponibilités d un camping en temps réel, permettant aux opérateurs Internet sélectionnés par le camping de commercialiser des produits d hébergement en fonction du stock alloué par celui-ci. Un web service permet à plusieurs systèmes de communiquer grâce à des messages XML «standardisés».