Livret d utilisation. Système Secureholiday.net 5.0. Réservation en ligne Centrale de disponibilités en ligne

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1 Système Secureholiday.net 5.0 Réservation en ligne Centrale de disponibilités en ligne Livret d utilisation Version française Actualisée le /52

2 SOMMAIRE 1 Connexion à l interface de pilotage 4 2 Gestion des informations sur votre établissement Coordonnées et localisation de votre établissement 2.2 Compléter les descriptifs de l établissement 2.3 Compléter les photos de l établissement 2.4 Compléter les vidéos de l établissement 2.5 Renseigner le module Petite Annonce 2.6 Summer Job 2.7 ANWB Pub 3 Gestion des hébergements Ajouter un hébergement 3.2 Modifier un hébergement 3.3 Créer une grille de tarifs (Périodes et tarifs / Durée Jour d arrivée, jour de départ / Prix spéciaux / Options) - Grilles à la nuitée ou à la semaine - Grille court-séjour et week-end - Grille durée spéciale 3.4 Gérer les disponibilités 3.5 Menu général des hébergements - Ajouter un hébergement - Gérer l affichage des hébergements - Activer des hébergements ou des grilles suspendues 3.6 Illustrer l hébergement 3.7 Compléter les inventaires de l hébergement 4 Gestion de la vente en ligne Choisir et définir vos moyens de paiement 4.2 Paramétrer le paiement du solde 4.3 Suivre les paiements de solde 4.4 Définir vos conditions générales de vente 4.5 Proposer une ou plusieurs assurances annulation 4.6 Moduler l acompte ou les arrhes 4.7 TVA en supplément 4.8 Paramétrer la taxe de séjour 5 Traitement des réservations Accepter une réservation 5.2 Refuser une réservation 5.3 Annuler une réservation (problème avec le règlement de l acompte) 6 Gestion des réservations Réservations en cours 6.2 Réservations fermes en cours 6.3 Soldes en cours 6.4 Gestion des paiements (hors carte bancaire) 6.5 Rapprochement Payline 6.6 Gestion des commissions 6.7 Etat de vos ventes en ligne 7 Pack Inter Booking Service (IBS) Allotement Pack IBS 7.2 Réservation IBS 7.3 Messages d erreur les plus communs 2/52

3 8 Divers Couleur des pages du Pack Individuel 8.2 Page administrable 8.3 Affichage de la date de la dernière mise à jour 8.4 Préparer un ing 8.5 Contre-proposition Groupe 8.6 Adresse s des clients 8.7 Media (vidéo / 360 /...) 9 Offres spéciales classiques Créer une offre du type -x 9.2 Créer une offre du type -x% 9.3 Créer une offre sur les frais de dossier 9.4 Créer une offre du type X nuits achetées = Y nuits payées 9.5 Créer une offre du type Prix barré 10 Offres spéciales de Dernière Minute / Flash / Exclusives Dernière Minute / Flash 10.2 Exclusive 10.3 Vente Privée 11 Statistiques Redirections Générales 11.2 Statistiques de vos ventes 12 Avis Consommateur Web Activer la collecte et/ou la diffusion 12.2 Gérer vos avis consommateur 12.3 Répondre à un avis consommateur 13 Google Analytics Passerelle PMS Les principes de la passerelle 14.2 Suivi intégration des réservations 3/52

4 1 - Connexion à l interface de pilotage Pour faire une modification sur vos pages Internet du système, tout passe par votre interface de pilotage. Pour vous connecter : Connectez-vous sur Entrez votre login et votre password. Depuis cette interface, vous pourrez : - Gérer vos hébergements (descriptif / tarifs / disponibilités) - Gérer vos ventes et réservations - Gérer vos offres spéciales 4/52

5 2 Coordonnées et localisation sur votre établissement Pour les informations relatives à votre établissement, cliquez sur un des sous-menus dans «Menu Etablissement» : 2.1 Modifier les informations de votre établissement Cliquez sur le menu «Coordonnées et localisation» >> LOCALISATION Ce menu vous permet de localiser votre établissement (positionnement GPS). Si vous ne connaissez pas la latitude/longitude, renseignez la région et le département et placez directement votre camping sur la carte. Tous les champs sont obligatoires. Cliquez sur «Sauver» en bas de page. >> COORDONNEES DE L ETABLISSSEMENT Dans ce menu, vous pouvez modifier les coordonnées téléphoniques, postales, mail Les informations suivantes sont obligatoires pour pouvoir sauver : langue d administration de l interface, type d établissement et son classement, nom du propriétaire, de l établissement, téléphone de l établissement, code postal, ville, pays, code insee (uniquement pour les établissements français), site web, monnaie, acompte/arrhes. Cliquez ensuite sur «Sauver» en bas de page. >> FACTURATION Ces champs ne sont pas obligatoires mais importants dans 2 cas : - Si l établissement est géré par une société différente (compléter la raison sociale et l adresse de la société) - Si vous avez souscrit au Pack Touring Club (compléter le n TVA intracommunautaire). Cliquez ensuite sur «Sauver» en bas de page. 2.2 Compléter les descriptifs de l établissement Cliquez sur le menu «Descriptif». Ce menu permet de créer une fiche descriptive de votre établissement. Ce descriptif est actuellement utilisé par certains groupements de campings, et dans le cadre de tous les Packs, sauf le Pack Individuel. 1 er niveau d information : Cliquez sur «Infos textes libres» Cliquez sur les catégories pour écrire un texte par thématique : - Général : Présentation synthétique & Présentation - Services Loisirs & Animations - Atouts basse saison - Région - Conseils itinéraire A chaque page, sauvez en bas de page. 5/52

6 2 ème niveau d information : Cliquez sur «Détails, services» Cliquez ensuite sur les rubriques pour afficher le détail de chacune. Renseignez les champs et cochez (ou décochez) les items qui concernent votre établissement. Sauver en bas de page. En dessous du nom de la rubrique, la dernière date de mise à jour de l inventaire s affiche. Vous pouvez obtenir un résumé en cliquant sur «Afficher» à la droite des rubriques en dessous de «Synthèse». 2.3 Compléter les photos de l établissement Cliquez sur le menu «Photos». Cliquez sur les catégories : - Général : Etablissement Propriétaire Equipe d accueil - Services - Service handicapé - Baignade / Eau : Baignade Plages - Animations / Sports / Activités - Région : Région élargie Région moyenne Région proche Sur chaque catégorie : Pour ajouter une photo qui se trouve dans un fichier de votre ordinateur, cliquez sur «Ajouter une photo» puis sur «Parcourir». Sélectionnez la photo désirée et cliquez sur le bouton «Ouvrir». Puis, cliquez sur «Sauver». La photo est ajoutée à votre thématique. Les photos doivent être au format PNG, JPG/JPEG et d un poids maximum de 2Mo. Pour supprimer une photo, cliquer sur l icône de la photo concernée Compléter les vidéos de l établissement Vous pouvez insérer des vidéos You Tube et Daily Motion. Ces vidéos seront exploitées utltérieurement Renseigner le module Petite Annonce Cliquez sur le menu «Petite Annonce». Ce module est à compléter dans le cadre des Packs E-Trafic et/ou Pay Per Click. 6/52

7 2.6 Summer Job Vous avez la possibilité de publier des offres d emploi sur les portails partenaires de l opération Summer job service. Pour créer une offre, cliquez sur le lien «Summer Job» dans «2. Menu Etablissement». Cliquez sur le bouton «Créer une nouvelle offre d emploi». Complétez les champs pour décrire votre offre. Les champs avec astérisque sont obligatoires. Vous devez rédiger votre offre dans la langue de sa publication (i.e. pour publier une offre en néerlandais, vous devez la rédiger en néerlandais). Champs obligatoires de la rubrique L emploi : - Titre du poste - Description du poste - Période d activité - Fonctions : Sélectionnez le poste et cochez la case «Responsabilité d équipe» si nécessaire. Cliquez sur «Ajouter». Champ obligatoire de la rubrique Le candidat : - Langues comprises et parlées Champs obligatoires de la rubrique Conditions de publication : - Date de début d affichage - Durée d affichage de l offre : L offre d emploi sera visible uniquement pendant la période sélectionnée. Si vous souhaitez renouveler la visibilité de l offre, vous pouvez la modifier (voir ci-dessous). - Langues de diffusion : Cochez la langue selon le portail partenaire (ex. «NL» pour le portail - Votre offre d emploi apparait dans la rubrique «Gestion des offres». Vous pouvez maintenant : - la suspendre, en cliquant sur le bouton «Suspendue» - la modifier, en cliquant sur le symbole - la supprimer, en cliquant sur le symbole ANWB Pub Services Internet sur le portail Contaectez directement la sociétéb 32 Juillet pour ce service au /52

8 3 Gestion des hébergements Pour tout ce qui concerne vos hébergements, depuis votre interface, allez dans «Menu hébergements» et cliquez sur un des menus : - Descriptifs - Tarifs - Disponibilités On arrive alors sur l interface suivante : Pour revenir au Menu principal, cliquez sur «Retour Menu Principal». 8/52

9 3.1 - Ajouter un hébergement Cliquez sur «Nouvel hébergement». Sur la partie centrale de l écran, remplissez une nouvelle fiche : - Entrez le type d hébergement (Emplacements - Locations - Chambres). Si vous créez une nouvelle location, vous devrez renseigner le type de locatif (appartement, bungalow, bungalow toilé, caravane, chalet, gîte, maison, mobil-home, roulotte, tente ou villa). - Entrez le nombre de personnes qui sera affiché à côté du nom de l hébergement. (ex : 4 pers. ou 4/6 pers. si canapé convertible). - Remplissez le nom de l hébergement, dans les 10 langues du système. - Remplissez éventuellement un texte personnalisé pour cet hébergement. - En bas de page, cliquez sur «Sauver». Votre hébergement est créé. Il apparait en haut de liste, soit emplacements, soit locations, soit chambres, à gauche de l écran. L écran pour créer une grille de tarifs s affiche automatiquement, sur la partie droite de l écran Modifier un hébergement Pour modifier le nom ou le texte d un hébergement existant, cliquez sur «Descriptif» de l hébergement concerné. Après avoir fait les modifications, sauvez en bas de page. Vous pouvez également désactiver cet hébergement en décochant la case Actif. Pour modifier le nombre de personnes paramétré dans l hébergement (cellule grisée), veuillez contacter la HotLine de Ctoutvert qui effectuera la modification pour vous Créer une grille de tarifs Création de la grille Cliquez sur «Tarifs» et sur «Nouvelle grille». Grilles à la nuitée ou à la semaine : Choisissez un modèle de grille : à la nuitée / à la semaine / spécial couple à la nuitée / spécial couple à la semaine / spécial senior à la nuitée / spécial senior à la semaine. Indiquez le nombre de personnes inclus, minimum et maximum (ces nombres seront préremplis et non modifiables pour les grilles spécial couple : 2 pers.). Indiquez le montant de l acompte / des arrhes dans une des trois cases proposées, et indiquez le montant des frais de dossier. Indiquez la visibilité de cette grille, dans le cas où l hébergement aurait plusieurs grilles de tarifs : - En doublon (par défaut) : les solutions de toutes les grilles seront affichées. - Dominante : la solution de cette grille sera affichée, les solutions des autres grilles seront écartées. - A concurrence : seule la solution de la grille la plus avantageuse sera affichée. La grille est activée automatiquement. Vous pouvez seulement l activer pendant une période que vous fixez. Nom de la grille : le nom du modèle de grille choisi est affiché par défaut. Vous pouvez modifier le nom de la grille si vous le souhaitez. Texte libre de la grille : vous pouvez rajouter un texte personnalisé pour cette grille. Sauvez en bas de page. Vous obtenez le récapitulatif de la grille créée. Sélectionnez une grille existante pour la modifier. Création et modification des périodes et des tarifs Remplissez les différentes périodes de la grille et entrez les tarifs correspondants. Pour une meilleure lisibilité sur vos pages Internet, nous vous conseillons de supprimer les périodes de la saison passée ; il suffit de cliquer sur cette icône, à gauche de la période. Cliquez sur le bouton «Sauver». Si votre hébergement est associé à des options, indiquez les prix des options pour les nouvelles périodes ou les périodes modifiées. 9/52

10 Importation des périodes d une grille existante Vous avez la possibilité d importer les périodes d une grille existante. Sélectionnez un hébergement dans la liste déroulante. Puis sélectionnez une grille de cet hébergement. On vous propose la liste des périodes et tarifs que vous voulez importer. Vous pouvez décocher des périodes que vous ne voulez pas importer. Décochez la case «Copier aussi les prix» si vous ne voulez pas importer les prix. Puis cliquez sur le bouton : - Ajouter si vous voulez ajouter ces périodes à celles déjà créées. - Remplacer si vous voulez supprimer les périodes créées et les remplacer par celles que vous voulez importer. Paramétrage des Durées / Jour d arrivée / Jour de départ Si vous souhaitez paramétrer une durée maximum, minimum ou fixe ou indiquer un ou plusieurs jours d arrivée et de départ obligatoires, sur certaines périodes, cliquez sur «Durées». Si vous n indiquez rien, la durée et les jours d arrivée et de départ sont libres. Vous avez le choix entre 4 paramétrages de durée : - By : par module de x nuits («By 7» indique que l on peut réserver 1, 2, 3 semaines) - >= : supérieur ou égal à x nuits - <= : inférieur ou égal à x nuits - = : égal à x nuits Vous pouvez également indiquer sur certaines périodes, un ou plusieurs jours d arrivée et de départ imposés. ex : Si vous permettez des séjours d une semaine, de 10 nuits et de 11 nuits, arrivée samedi ou mercredi, vous devez paramétrer : >= 7 et cocher en jour de début et fin mercredi et samedi. En bas de page, cliquez sur «Sauver». Importation des durées / jour d arrivée / jour de départ Vous avez la possibilité d importer les durées et jour d arrivée et de départ d une grille existante. Sélectionnez un hébergement dans la liste déroulante. Puis sélectionnez une grille de cet hébergement. On vous propose la liste des périodes avec l opérateur de durée que vous pouvez importer. Vous pouvez décocher des périodes que vous ne voulez pas importer. Puis cliquez sur le bouton «Remplacer». Paramétrage des prix spéciaux Si vous souhaitez paramétrer des prix différents pour la ou les premières nuits, pour certaines nuits de la semaine ou des frais de dossier particuliers, cliquez sur «Prix spéciaux». Donnez un prix différent à la ou les première(s) nuit(s) Indiquez un prix différent pour la première nuit et/ou les deux premières nuits et/ou les trois premières nuits, jusqu aux six premières nuits maximum. Donnez un prix différent pour une ou des nuits particulières Indiquez un prix différent pour la nuit du dimanche et/ou la nuit du lundi et/ou la nuit du mardi Donnez un montant de frais de dossier particulier Indiquez par période, le montant des frais de dossier, s ils sont différents du montant normal. Sauvez toutes ces informations en bas de page. Options Pour ajouter, modifier ou supprimer des options, sur un hébergement et sur une grille, cliquez sur Menu Hébergements / Tarifs / Sélectionner la grille / Options. Modifier les options Vous pouvez modifier le prix, les quantités maximum ou le mode de tarification des options déjà créées. Vous pouvez également désactiver une option en la décochant. 10/52

11 Ajouter des options Cliquez sur «Ajouter». Cochez la ou les options à rajouter. Vous pouvez vous aider du filtre pour repérer des options contenant certain(s) mot(s) (ex : animal, nettoyage, draps ) Cliquez sur «Valider la sélection» en bas de page. Indiquez pour chaque option : - Le mode de tarification : à la nuitée / à la semaine / au séjour. - La quantité maximum (si proposé) - La quantité incluse, si compris dans le prix de l hébergement - Option obligatoire (si proposé) - Le prix de l option pour chaque période Si une option n'est pas à vendre sur une période, ne remplissez pas de prix. Si vous ne voulez plus ajouter une option sélectionnée, décochez-la. Vous pouvez importer les options ou certaines options d une grille existante. Sélectionnez un hébergement dans la liste déroulante. Puis sélectionnez une grille de cet hébergement. On vous propose la liste des options que vous pouvez importer. Vous pouvez décocher des options que vous ne voulez pas importer. Puis cliquez sur le bouton «Importer». Les prix des options seront renseignés sur les périodes identiques de la grille importée. Sauvez en bas de page. Trier les options Sélectionnez une option et, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez-la vers le haut ou vers le bas. Une fois le tri effectué, sauvez en bas de page. Supprimer une option Décochez la ou les options que vous voulez supprimer et sauvez en bas de page. Synthèse de la grille Visualisez la synthèse de l ensemble des paramétrages de la grille. Grilles court-séjour et week-end: Choisissez le modèle de grille : court-séjour et week-end. Indiquez le nombre de personnes inclus, minimum et maximum. Indiquez le montant de l acompte / des arrhes dans une des trois cases proposées, et indiquez le montant des frais de dossier. Indiquez la visibilité de cette grille, dans le cas où l hébergement aurait plusieurs grilles de tarifs : - En doublon (par défaut) : les solutions de toutes les grilles seront affichées. - Dominante : la solution de cette grille sera affichée, les solutions des autres grilles seront écartées. - A concurrence : seule la solution de la grille la plus avantageuse sera affichée. La grille est activée automatiquement. Vous pouvez seulement l activer pendant une période que vous fixez. Nom de la grille : le nom du modèle de grille choisi est affiché par défaut. Vous pouvez modifier le nom de la grille si vous le souhaitez. Texte libre de la grille : vous pouvez rajouter un texte personnalisé pour cette grille. Sauvez en bas de page. Vous obtenez le récapitulatif de la grille créée. Sélectionnez une grille existante pour la modifier. 11/52

12 Création et modification des périodes et des tarifs Remplissez une première période. Les cases pour indiquer les tarifs de 1 à 6 nuits maximum s afficheront automatiquement en-dessous : Avec nuits Weekend Hors nuits Weekend 1 nuit 2 nuits 3 nuits 4 nuits 5 nuits 6 nuits Si la période renseignée comporte moins de 6 nuits, le système vous proposera le nombre de nuits maximum pour cette période. Si vous ne voulez pas proposer 1 nuit par exemple, ne remplissez pas les cases 1 nuit. Si le tarif est identique en semaine et en week-end, remplissez le même tarif dans les 2 cases. Tout tarif non renseigné ne sera pas proposé à la vente. Par défaut la nuit week-end est celle du samedi. Si la nuit du vendredi et/ou du dimanche sont aussi pour vous des nuits week-end, vous devez changer le paramétrage des nuits week-end. Cela est utile si vous avez indiqué des tarifs différents court-séjour avec nuits week-end et court-séjour hors nuit week-end. Pour cela, allez dans le menu Général, «Définir les nuits week-end» : cochez la ou les nuits que vous considérez comme des nuits week-end. Sauvez en bas de page. Pour une meilleure lisibilité sur vos pages Internet, nous vous conseillons de supprimer les périodes de la saison passée ; il suffit de cliquer sur cette icône, à gauche de la période. Cliquez sur le bouton «Sauver». Si votre grille est associée à des options, indiquez les prix des options pour les nouvelles périodes ou les périodes modifiées. Importation des périodes d une grille existante Vous avez la possibilité d importer les périodes d une grille existante. Sélectionnez un hébergement dans la liste déroulante. Puis sélectionnez une grille de cet hébergement. On vous propose la liste des périodes et tarifs que vous voulez importer. Vous pouvez décocher des périodes que vous ne voulez pas importer. Décochez la case «Copier aussi les prix» si vous ne voulez pas importer les prix. Puis cliquez sur le bouton : - Ajouter si vous voulez ajouter ces périodes à celles déjà créées. - Remplacer si vous voulez supprimer les périodes créées et les remplacer par celles que vous voulez importer. Paramétrage Jour d arrivée / Jour de départ Si vous souhaitez paramétrer un ou plusieurs jours d arrivée et de départ imposés, cochez les jours sur chaque période. En bas de page, cliquez sur «Sauver». Importation des jours d arrivée / jours de départ Vous avez la possibilité d importer les jours d arrivée et de départ d une grille existante courtséjour et week-end. Sélectionnez un hébergement dans la liste déroulante. Puis sélectionnez une grille de cet hébergement. On vous propose la liste des périodes que vous pouvez importer. Vous pouvez décocher des périodes que vous ne voulez pas importer. Puis cliquez sur le bouton «Remplacer». 12/52

13 Paramétrage des frais de dossier spéciaux Si vous souhaitez paramétrer des frais de dossier particuliers sur certaines périodes, cliquez sur «Frais de dossier spéciaux». En bas de page, cliquez sur «Sauver». Options Pour ajouter, modifier ou supprimer des options, sur un hébergement et sur une grille, cliquez sur Menu Hébergements / Tarifs / Sélectionner une grille / Options. Modifier les options Vous pouvez modifier le prix, les quantités maximum ou le mode de tarification des options déjà créées. Vous pouvez également désactiver une option en la décochant. Ajouter des options Cliquez sur «Ajouter». Cochez la ou les options à rajouter. Vous pouvez vous aider du filtre pour repérer des options contenant certain(s) mot(s). Cliquez sur «Valider la sélection» en bas de page. Indiquez pour chaque option : - Le mode de tarification : à la nuitée / à la semaine / au séjour. - La quantité maximum (si proposé) - La quantité incluse, si compris dans le prix de l hébergement - Option obligatoire (si proposé) - Le prix de l option pour chaque période Si une option n'est pas à vendre sur une période, ne remplissez pas de prix. Si vous ne voulez plus ajouter une option sélectionnée, décochez-la. Vous pouvez importer les options ou certaines options d une grille existante. Sélectionnez un hébergement dans la liste déroulante. Puis sélectionnez une grille de cet hébergement. On vous propose la liste des options que vous pouvez importer. Vous pouvez décocher des options que vous ne voulez pas importer. Puis cliquez sur le bouton «Importer». Les prix des options seront renseignés sur les périodes identiques de la grille importée. Sauvez en bas de page. Trier les options Sélectionnez une option et, tout en restant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez la vers le haut ou vers le bas. Une fois le tri effectué, sauvez en bas de page. Supprimer une option Décochez la ou les options que vous voulez supprimer et sauvez en bas de page. Synthèse de la grille Visualisez la synthèse de l ensemble des paramétrages de la grille. IMPORTANT : Par défaut, la nuit week-end est celle du samedi. Si c est différent pour votre établissement, allez dans le menu Général, et cliquez sur «Définir les nuits Weekend» : cochez les nuits Vendredi / Samedi / Dimanche qui sont vos nuits weekend et sauvez en bas de page. 13/52

14 Grilles durée spéciale : Choisissez le modèle de grille : durée spéciale. Indiquez le nombre de personnes inclus, minimum et maximum. Indiquez le montant de l acompte / des arrhes dans une des trois cases proposées, et indiquez le montant des frais de dossier. Indiquez la visibilité de cette grille, dans le cas où l hébergement aurait plusieurs grilles de tarifs : - En doublon (par défaut) : les solutions de toutes les grilles seront affichées. - Dominante : la solution de cette grille sera affichée, les solutions des autres grilles seront écartées. - A concurrence : seule la solution de la grille la plus avantageuse sera affichée. La grille est activée automatiquement. Vous pouvez seulement l activer pendant une période que vous fixez. Nom de la grille : le nom du modèle de grille choisi est affiché par défaut. Vous pouvez modifier le nom de la grille si vous le souhaitez. Texte libre de la grille : vous pouvez rajouter un texte personnalisé pour cette grille. Sauvez en bas de page. Vous obtenez le récapitulatif de la grille créée. Sélectionnez une grille existante pour la modifier. Création et modification des périodes et des tarifs Remplissez les périodes et les tarifs correspondants. Chaque période détermine un séjour. Les périodes peuvent se chevaucher entre elles. La date de début de la période correspond à la première nuit achetable. La date de fin de la période correspond à la dernière nuit achetable. Le prix indiqué sera le prix de base pour ce séjour. Pour une meilleure lisibilité sur vos pages Internet, nous vous conseillons de supprimer les périodes de la saison passée ; il suffit de cliquer sur cette icône, à gauche de la période. Cliquez sur le bouton «Sauver». Importation des périodes d une grille existante Vous avez la possibilité d importer les périodes d une grille existante. Sélectionnez un hébergement dans la liste déroulante. Puis sélectionnez une grille de cet hébergement. On vous propose la liste des périodes et tarifs que vous voulez importer. Vous pouvez décocher des périodes que vous ne voulez pas importer. Décochez la case «Copier aussi les prix» si vous ne voulez pas importer les prix. Puis cliquez sur le bouton : - Ajouter si vous voulez ajouter ces périodes à celles déjà créées. - Remplacer si vous voulez supprimer les périodes créées et les remplacer par celles que vous voulez importer. Paramétrage des frais de dossier spéciaux Si vous souhaitez paramétrer des frais de dossier particuliers sur certaines périodes, cliquez sur «Frais de dossier spéciaux». En bas de page, cliquez sur «Sauver». Options Pour ajouter, modifier ou supprimer des options, sur un hébergement et sur une grille, cliquez sur Menu Hébergements / Gestion Tarifs / Options. Modifier les options Vous pouvez modifier le prix, les quantités maximum ou le mode de tarification des options déjà créées. Vous pouvez également désactiver une option en la décochant. Ajouter des options Cliquez sur «Ajouter». Cochez la ou les options à rajouter. Vous pouvez vous aider du filtre pour repérer des options contenant certain(s) mot(s). Cliquez sur «Valider la sélection» en bas de page. 14/52

15 Indiquez pour chaque option : - Le mode de tarification : à la nuitée / à la semaine / au séjour. - La quantité maximum (si proposé) - La quantité incluse, si compris dans le prix de l hébergement - Option obligatoire (si proposé) - Le prix de l option pour chaque période Si une option n'est pas à vendre sur une période, ne remplissez pas de prix. Si vous ne voulez plus ajouter une option sélectionnée, décochez-la. Vous pouvez importer les options ou certaines options d une grille existante. Sélectionnez un hébergement dans la liste déroulante. Puis sélectionnez une grille de cet hébergement. On vous propose la liste des options que vous pouvez importer. Vous pouvez décocher des options que vous ne voulez pas importer. Puis cliquez sur le bouton «Importer». Les prix des options seront renseignés sur les périodes identiques de la grille importée. Sauvez en bas de page. Trier les options Sélectionnez une option et, tout en restant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez la vers le haut ou vers le bas. Une fois le tri effectué, sauvez en bas de page. Supprimer une option Décochez la ou les options que vous voulez supprimer et sauvez en bas de page. Synthèse de la grille Visualisez la synthèse de l ensemble des paramétrages de la grille. 15/52

16 3.4 Gérer les disponibilités Cliquez sur Menu Hébergements / Disponibilités d un hébergement. Un seul planning est accessible pour un même hébergement. Si un hébergement a plusieurs grilles de tarifs avec des périodes différentes, le planning reprendra toutes les périodes créées. Mode classique (mode par défaut) Cliquez sur le OK vert de la période dont vous souhaitez modifier la disponibilité. - en cliquant une fois, vous obtenez le 1 jaune : ouvert pour une seule vente puis fermé. - en cliquant une deuxième fois, vous obtenez le X rouge : fermé à la vente - en cliquant une troisième fois, vous obtenez à nouveau le OK vert : ouvert à la vente. Renouvelez l opération autant de fois que nécessaire sur cet hébergement. Cliquez sur «Sauver» en bas de page. Mode pinceau Sélectionnez le Mode Pinceau pour changer de mode. Choisissez un symbole en cliquant sur la légende qui vous est proposée en dessous : Ouvert à la vente Ouvert pour une seule vente puis fermé Fermé à la vente Survolez avec la souris les dates du planning afin de les modifier. Sauvez en bas de page. 16/52

17 3.5 - Menu général des hébergements Nouvel hébergement cf page 8 Gestion affichage Affichage des hébergements Pour trier l ordre d affichage des hébergements, dans les listes Emplacements / Locations / Chambres, sélectionnez un hébergement. Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez le vers le haut ou vers le bas. Une fois l ordre d affichage effectué, sauvez en bas de page. Affichage des grilles Trier l ordre d affichage des grilles d un hébergement : Sélectionnez une grille et tout en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez le vers le haut ou vers le bas. Sauvez en bas de page. Nombre de grilles affichées Par défaut 5 grilles maximum par hébergement sont affichées. Vous pouvez choisir d en afficher de 0 à 5. Sauvez en bas de page. Affichage de la disponibilité Indiquez le mois que vous souhaitez afficher pour tous les hébergements. Par défaut c est le mois en cours qui est affiché. Pour les grilles à la nuitée, indiquez le jour de la semaine affiché en premier dans les plannings (par défaut : samedi). Pour les grilles à la semaine, indiquez le jour de la semaine affiché en premier dans les plannings (par défaut : samedi). Menus personnalisés Développer la liste des hébergements dans les menus : Cela permet d afficher la liste complète de vos emplacements et/ou locations et/ou chambres quand l internaute passe la souris sur les menus Nos emplacements / Nos locations / Nos chambres. Cochez la case et sauvez. Créer un menu. Sélectionnez NOUVEAU MENU, dans la liste déroulante et indiquez un nom pour ce menu personnalisé. Pour modifier un menu, sélectionnez-le dans la liste déroulante et modifiez son nom. Sauvez en bas de page. Vous pouvez aussi choisir l ordre d affichage des menus personnalisés, dans trier les menus. Puis cliquez sur «Sauver le tri.». Remplir les menus : classez les hébergements dans les menus que vous avez créés. Vos menus personnalisés sont actifs quand tous les hébergements sont classés. Liste des hébergements suspendus Cochez les hébergements et/ou les grilles que vous voulez réactiver. Valider en bas de page. Définir les nuits week-end Ce menu est utile dans le cadre de création de grilles court-séjour et week-end (pages 10 et 11). Récapitulatif tarifs Obtenez le récapitulatif de vos coordonnées, tarifs saisis, photos hébergements, offres spéciales, taxe de séjour, assurance annulation, conditions de vente 17/52

18 3.6 Illustrer l hébergement Pour ajouter ou modifier les photos d un hébergement, cliquez sur «Descriptifs» du «Menu Hébergements». Attention, vous arrivez par défaut sur votre 1 er hébergement. Pour sélectionner un autre hébergement, cliquez sur «Descriptif» dans la liste des hébergements à gauche de l écran ou utilisez les flèches vertes en hait de la page pour faire défiler les hébergements. Cliquez sur «Photos». Pour ajouter une photo qui se trouve dans un fichier de votre ordinateur, cliquez sur «Ajouter une photo» puis sur «Parcourir». Sélectionnez la photo désirée et cliquez sur le bouton «Ouvrir». Puis, cliquez sur «Sauver». La photo est ajoutée à votre produit. Les photos doivent être au format PNG, JPG/JPEG et d un poids maximum de 2Mo. Pour supprimer une photo, cliquez sur l icône de la photo concernée. Vous pouvez importer les photos d un autre hébergement. Cliquez sur «Importer». Sélectionnez l hébergement et les photos que vous voulez copier. Cliquez sur le bouton «Copier/Coller». Les photos sont sauvegardées. 18/52

19 3.7 Compléter les inventaires de l hébergement Pour remplir ou modifier l inventaire d un hébergement, cliquez sur «Descriptifs» du «Menu Hébergements». Attention, vous arrivez par défaut sur votre 1 er hébergement. Pour sélectionner un autre hébergement, cliquez sur Descriptif dans la liste des hébergements à gauche de l écran ou utilisez les flèches vertes en haut de la page pour faire défiler les hébergements. Cliquez sur «Inventaire». Cliquez ensuite sur les rubriques pour afficher le détail de chacune. Renseignez les champs et cochez (ou décochez) les items qui concernent votre hébergement. Sauver en bas de page. En dessous du nom de la rubrique, la dernière date de mise à jour de l inventaire est indiquée. Vous pouvez obtenir un résumé de l inventaire en cliquant sur «Afficher» à la droite des rubriques, en dessous de «Synthèse». Vous pouvez importer l inventaire (tout ou en partie) d un autre hébergement. Cliquez sur «Importer». Sélectionnez l hébergement et la ou les rubriques que vous voulez copier. Cliquez sur le bouton «Copier/Coller». L inventaire est sauvegardé. 19/52

20 4 Gestion de la vente en ligne Pour gérer vos ventes depuis votre interface, allez dans «Menu vente en ligne» Choisir et définir vos moyens de paiement Cliquez sur «Moyens de paiement en ligne» pour paramétrer les moyens de paiement proposés au moment de la demande de réservation. Le résumé permet de visualiser le ou les moyens de paiement activés. Les moyens de paiement activés apparaissent avec le carré vert. Vous pouvez suspendre vos moyens de paiement jusqu à la date que vous indiquez. Cette fonctionnalité permet de ne pas perdre des demandes de réservation (valables pendant 72 heures avant expiration), si vous vous absentez plus de trois jours. Ainsi les clients seront informés que la réservation en ligne sera proposée à partir de la date que vous indiquez dans suspension. Si vous suspendez tous vos moyens de paiement en ligne, par défaut sera proposé au client la réservation par Courrier et fax. Cela permet à l internaute d imprimer un devis pour lequel on ne lui garantit pas la disponibilité. 1/ Carte de fidélité Carte Castellissime : Seuls les établissements de la chaîne Castels peuvent paramétrer cette carte de fidélité. 2/ Carte bancaire (VAD sur TPE) Cochez la ou les cartes bancaires que vous voulez proposer aux clients : Visa / MasterCard / American Express. Pour accepter ce moyen de paiement, vous devez être équipé d un terminal bancaire (TPE) avec l option Vente à Distance (VAD). Carte bancaire (PAYBOX ou PAYLINE) PAYBOX ou PAYLINE permettent le transfert direct du montant des réservations (acompte et solde si paramétré) faites via Secureholiday.net sur votre compte bancaire. Le N de la carte, la date expiration, le cryptogramme et la solvabilité du client sont vérifiés au moment de la commande. Une interface Paybox ou Payline permet de visualiser et de gérer les transactions. Pour la souscription et l activation de ce service, contactez-nous. 3/ Paiements différés : Virement bancaire national Cliquez sur «Créer» pour créer un nouveau virement bancaire national. Renseignez : Pays, Banque / Etablissement, Agence / Guichet, N de compte, Clé RIB, IBAN, Bic Swift, Ville de la banque. Le texte d information n est pas obligatoire mais vous pouvez indiquer : Lors de votre virement, merci de préciser le nom et le n de la réservation correspondant. Sélectionnez dans le menu déroulant le nombre de jours maxi pour recevoir le virement (3 à 90 jours). Sauvez en bas de page. Possibilité de créer plusieurs virements bancaires nationaux dans des pays différents. Cliquez sur le pays pour modifier un virement bancaire déjà paramétré. 20/52

21 Virement bancaire International Cliquez sur «Créer» pour paramétrer le virement bancaire international. Renseignez : Iban, Bic Swift, Ville de la banque Cochez le ou les pays pour lesquels vous acceptez le virement bancaire. Dans la liste sont proposés tous les pays sauf ceux configurés dans le virement bancaire national. Le texte d information n est pas obligatoire mais vous pouvez indiquer : Lors de votre virement, merci de préciser le nom et le n de la réservation correspondant. Sélectionnez dans le menu déroulant le nombre de jours maxi pour recevoir le virement (3 à 90 jours). Sauvez en bas de page. Cliquez sur modifier pour faire des changements sur le virement bancaire international. Chèque bancaire Cliquez sur «Créer» pour paramétrer le paiement par chèque. Cochez le ou les pays pour lesquels vous acceptez le chèque bancaire. Le texte d information n est pas obligatoire mais vous pouvez indiquer : Merci de libeller votre chèque à l ordre de. Sélectionnez dans le menu déroulant le nombre de jours maxi pour recevoir le chèque (3 à 90 jours). Sauvez en bas de page. Cliquez sur modifier pour faire des changements sur le paiement par chèque. A réception du contrat Cliquez sur «Créer» pour paramétrer le paiement à réception du contrat. Cochez le ou les pays pour lesquels vous acceptez ce moyen de paiement. Le texte d information n est pas obligatoire mais vous pouvez indiquer : Nous vous envoyons dès aujourd hui le contrat à nous retourner avec votre règlement. Sélectionnez dans le menu déroulant le nombre de jours maxi pour recevoir le paiement (3 à 90 jours). Sauvez en bas de page. Mandat postal Cliquez sur «Créer» pour paramétrer le paiement par mandat postal. Cochez le ou les pays pour lesquels vous acceptez le mandat postal. Le texte d information n est pas obligatoire mais vous pouvez indiquer : Lors du mandat, merci de préciser le nom et le n de la réservation correspondant. Sélectionnez dans le menu déroulant le nombre de jours maxi pour recevoir le mandat (3 à 90 jours). Sauvez en bas de page. Cliquez sur modifier pour faire des changements sur le paiement par mandat postal. Chèques Vacances ANCV Valable sur le Pack Individuel. Vous devez être affilié à l ANCV. Ce moyen de paiement permet de payer en partie ou en totalité le montant de l acompte. Le client pourra choisir un autre moyen de paiement pour compléter le paiement de l acompte. Pour activer ce moyen de paiement, cochez la case «Chèques vacances ANCV» et sauvez en bas de page. 4/ Courrier et fax : Ce moyen de paiement ne génère pas de réservations en ligne. Le client devra imprimer le devis et vous le faire parvenir par fax ou par courrier. Il sera activé par défaut en cas de suspension ou désactivation des autres moyens de paiement. Cochez la case «Courrier et fax» pour proposer ce moyen de réservation. Sauvez en bas de page 21/52

22 4.2 - Paramétrer le paiement du solde Cette fonctionnalité permet de faire partir automatiquement un de demande de paiement du solde au client des réservations Secureholiday.net. Pour paramétrer cette fonction : Cliquez sur «Menu Vente en ligne» puis «Solde - Configuration». 1 - Configuration de la demande de solde : Indiquez à combien de jours (par rapport à la date d'arrivée du séjour) le paiement du solde sera demandé par type d hébergement ou sur chaque hébergement. * L de demande pour le paiement du solde partira 10 j. avant la date limite de paiement. * 100% du montant du séjour sera demandé à l'internaute si la date d'achat se situe entre l'échéance du solde et la date d'arrivée. Cliquez sur «Sauver». 2 - Moyens de paiement solde : Paramétrez les moyens de paiement que vous souhaitez proposer pour le paiement du solde. Ils peuvent être identiques ou différents de ceux proposés pour le paiement de l acompte / des arrhes. Cliquez sur «Sauver» Suivre les paiements du solde Cliquez sur «Menu Vente en ligne» puis «Solde - Gestion». Les 4 menus « s en attente», « s envoyés sans réponse», « s envoyés avec réponse» et «Séjours entamés» permettent de suivre le paiement du solde de chaque réservation. « s en attente (avant échéance)» : Réservations dont l de demande de solde n a pas été encore envoyé. Cliquez sur une réservation pour afficher son détail. Vous pouvez dans ce menu : - Modifier l adresse mail du client - Modifier le montant du solde - Forcer l envoi du mail de solde - Ou annuler la demande de solde. « s envoyés (sans réponse)» : Réservations dont l de demande de solde a été envoyé. Le client n a pas encore choisi son moyen de paiement pour régler son solde. Cliquez sur une réservation pour afficher son détail. Vous pouvez dans ce menu : Vous pouvez dans ce menu : - Modifier l adresse mail du client - Réexpédier le mail de demande de solde « s envoyés (avec réponse)» : Réservations dont le client a choisi son moyen de paiement pour régler son solde. Vous en êtes informés par . Solde par CB (VAD) : Vous récupérez les coordonnées de la CB sur votre de solde en cliquant sur Get Payment ou sur votre interface d administration dans le menu «Solde en cours». Si vous n arrivez pas à encaisser le solde car le terminal ne l accepte pas. Retournez sur votre mail de solde ou dans «Menu Vente en ligne», «Solde - Gestion», et « s envoyés (avec réponse)» et cliquez sur DISFUNCTION. Le paiement du solde est annulé. Vous venez d informer le client que n ayant pas pu prélever le solde, vous l invitez à renouveler son paiement. Cette réservation sera à nouveau dans le menu « s envoyés (sans réponse)». 22/52

23 4.4 - Définir vos conditions générales de vente Renseignez les conditions de vente (conditions de réservation, d annulation ) dans la ou les langues que vous avez. Ces CGV sont très importantes et doivent être traduites au minimum en français et en anglais. Sauvez en bas de page Proposer une ou plusieurs assurances annulation Dans le menu «Vente en ligne», cliquez sur «Assurance annulation». Créer / Modifier (en 3 étapes) Sélectionnez une assurance annulation : - soit «Nouvelle assurance» pour en créer une nouvelle, - soit le nom d une assurance existante pour la modifier. 1- Généralités - Donnez un nom à ce modèle d assurance annulation (Important si vous avez plusieurs assurances) - Sélectionnez le nom que vous voulez donner à cette assurance annulation (Assurance / Garantie ou nom de votre choix). - Indiquez sur quel(s) type(s) d hébergement s applique cette assurance - Indiquez sur quel montant doit être calculé l assurance annulation. Cliquez en bas de page sur «Passer à l étape suivante». 2- Méthode de calcul - Sélectionnez et paramétrez le mode de calcul de l assurance annulation : 1/ Montant en pourcentage avec possibilité de rajouter une part fixe ou un montant fixe minimum. 2/ Montant fixe en euros. 3/ Par paquet de nuits : montant en euros par tranche de x nuits. 4/ Pour un nombre de nuit avec un prix par nuit supplémentaire : montant en euros par une tranche de x nuits, puis montant en euros par nuit supplémentaire. 5/ Montant fixe ou en pourcentage en fonction de la durée et/ou du prix : en fonction du nombre de nuits et/ou des fourchettes de prix du séjour (contactez directement la hot line). Cliquez en bas de page sur «Passer à l étape suivante». 3- Conditions générales de vente Renseignez les conditions de vente de cette assurance annulation : soit en utilisant vos conditions de vente générales, soit en indiquant les conditions générales spécifiques par langues. Il n est pas possible d insérer une pièce jointe (format PDF ou autre). Sauvez en bas de page. Désactivation / Règles d assurance Désactiver / Supprimer Cliquez sur le bouton «Désactiver» ou «Supprimer» d une assurance que vous avez créée et confirmez cette action. Gérer les règles d achat Dans le cas où vous avez créé plusieurs assurances annulation. Faites glisser les modèles d assurance dans un groupe à droite. Choisissez la règle à appliquer pour chaque groupe : - Toutes au choix - La principale et les autres au choix 23/52

24 4.6 Moduler l acompte ou les arrhes Cliquez dans Menu des modifications / Vente-Réservation / Modulation de l acompte. Cette fonctionnalité vous permet de créer des règles particulières sur le montant de l acompte à régler lors d une commande. Vous pouvez combiner des règles avec les trois menus proposés. 1/ A x jours de l arrivée : Indiquez : - Sur quel hébergement ou sur quel type d hébergements ou sur tous les hébergements. - La fourchette de jours entre la commande et l arrivée (ex : de 1 à 30 jours de l arrivée). - Le nouveau montant de l acompte (en % ou en ) correspondant à cette règle. Cliquez sur «Ajouter» pour valider cette règle. (Exemple : si vous imposez le paiement de 100% du séjour pour les réservations à moins de 30 jours avant l arrivée, vous pouvez paramétrer 1 30 jours, puis indiquez 100%). 2/ Selon la durée du séjour : Indiquez : - Sur quel hébergement ou sur quel type d hébergements ou sur tous les hébergements. - La fourchette de nuits du séjour (ex : séjour de 1 à 6 nuits). - Le nouveau montant de l acompte (en % ou en ) correspondant à cette règle. Cliquez sur «Ajouter» pour valider cette règle. (Exemple : si vous imposez le paiement de 100% du séjour pour les courts-séjours de 1 à 6 nuits, vous pouvez paramétrer 1 6 jours, puis indiquez 100%). 3/ Selon la période : Indiquez : - Sur quel hébergement ou sur quel type d hébergements ou sur tous les hébergements. - La date de début et de fin de la période (ex : du 1 er juillet au 31 août). - Le nouveau montant de l acompte (en % ou en ) correspondant à cette règle. Cliquez sur «Ajouter» pour valider cette règle. Vous pouvez créer plusieurs règles. Certaines règles peuvent être indiquées comme prioritaires sur les autres en cas de concurrence. Cliquez en haut à droite sur «Synthèse» pour avoir une vision globale de règles créées pour chaque hébergement TVA en supplément Cliquez dans Menu des modifications / TVA en supplément. Par défaut, la TVA est incluse dans le prix. Ce menu permet de présenter et de vendre les produits hors taxe et de fixer le montant de la TVA en pourcentage. 24/52

25 4.8 - Paramétrer une taxe de séjour Cliquez dans le menu «Taxe de séjour». Une fois paramétrée, la taxe de séjour sera donnée à titre indicatif au client. Cette taxe sera encaissée sur place par le camping à l arrivée du client. >> SYNTHESE La synthèse vous permet de visualiser les taxes de séjour en cours ou obsolètes. >> CREER / MODIFIER Sélectionnez une taxe de séjour : - soit «Nouvelle taxe de séjour» pour en créer une nouvelle, - soit le nom d une taxe de séjour existante pour la modifier. 1- Généralités - Donnez un nom à ce modèle de taxe de séjour (Important si vous avez plusieurs taxe de séjour). Sinon, indiquez par défaut : «Taxe de séjour». - Indiquez sur quel(s) type(s) d hébergement s applique cette taxe de séjour. Cliquez en bas de page sur «Passer à l étape suivante». 2- Méthode de calcul - Paramétrez la période d application : soit les mêmes dates d ouverture de l établissement ou soit une période à déterminer (par exemple, taxe de séjour applicable uniquement du 01/07 au 31/08). >> SUPPRIMER Ce menu recense toutes les taxes de séjour actives et obsolètes. Vous pouvez supprimer les taxes de séjour obsolètes en cliquant sur «Supprimer». 25/52

26 5 Traitement des réservations Vous disposez d un délai de 72 heures (3 jours) pour traiter vos demandes de réservations. Audelà, elles expirent et vous ne pourrez plus les accepter ou les refuser. Un mail de relance vous est adressé à 48 heures Accepter une réservation Vous pouvez traiter une réservation depuis vos s ou directement depuis le menu «Réservation en cours» sur l interface Secureholiday. Par mail : Pour chaque réservation en ligne, vous recevez immédiatement un mail qui récapitule toutes les informations concernant la demande de réservation (coordonnées de toutes les personnes, dates, type d hébergement, tarifs, montant de l acompte). Vous vérifiez sur votre planning que les dates et l hébergement en question sont toujours disponibles et si c est le cas vous pouvez cliquer sur le lien YES qui se situe en bas du mail. Une fenêtre Internet s ouvre. Vous devez alors saisir votre login et password puis cliquer sur OK pour vous identifier. Vous obtenez l ensemble des informations concernant la demande de réservation ainsi que le moyen de paiement sélectionné par le client. Dans le cas d un paiement par carte de crédit, vous obtenez les coordonnées bancaires de la carte (16 chiffres), la date d expiration ainsi que le cryptogramme. Vous n aurez plus qu à encaisser le montant de l acompte sur votre terminal bancaire. Un mail est alors automatiquement envoyé au client, dans sa langue, pour lui confirmer que sa demande de réservation a bien été prise en compte et que son acompte va être débité. Par votre interface d administration : Cliquez sur le menu «Réservation en cours» à gauche de l interface. Si un chiffre est indiqué entre parenthèse, vous avez des réservations en cours à traiter. Si ce chiffre est à 0, vous êtes à jour. Vous obtenez les mêmes informations que sur le mail ainsi qu un bouton YES. La procédure est identique à celle du mail. Le système enregistre vos actions : Vous n avez accès qu une seule fois au numéro de carte de crédit du client. Vous ne pouvez pas accepter 2 fois la même demande de réservation. Vous ne pouvez pas accepter une réservation après l avoir refusée Refuser une réservation Par le mail : Pour chaque réservation en ligne, vous recevez immédiatement un mail qui récapitule toutes les informations concernant la demande de réservation (coordonnées de toutes les personnes, dates, type d hébergement, tarifs, montant de l acompte) Après avoir vérifié vos disponibilités, vous pouvez refuser cette demande de réservation, en cliquant sur le lien NO qui se situe en bas du mail. Une fenêtre Internet s ouvre. Entrez votre password et cliquez sur OK pour vous identifier. Vous avez la possibilité de rajouter un commentaire. Vous venez d informer votre client qu après vérification de votre planning, vous ne pouvez pas accepter sa demande de réservation. Cette demande est effacée du système. Par votre interface d administration : Cliquez sur le menu «Réservation en cours» à gauche de l interface. Si un chiffre est indiqué entre parenthèse, vous avez des réservations en cours à traiter. Si ce chiffre est à 0, vous êtes à jour. Vous obtenez les mêmes informations que sur le mail ainsi qu un bouton NO. La procédure est identique à celle du mail. Le système enregistre vos actions. Vous ne pourrez pas refuser 2 fois la même demande de réservation. Vous ne pouvez pas refuser une réservation après l avoir acceptée. 26/52

27 5.3 - Annuler une réservation (problème de règlement de l acompte) Par le mail : Si une fois que vous avez accepté la réservation, vous n arrivez pas à encaisser l acompte car le terminal ne l accepte pas : retournez sur le mail et cliquez sur CREDIT CARD DISFUNCTION ou DISFUNCTION PAYMENT. Le paiement peut-être refusé pour deux raisons : - Soit le client n est pas solvable. - Soit la date d expiration indiquée n est pas correcte. Le numéro de la carte de crédit a été vérifié par le système, il est donc correct. Dans une nouvelle fenêtre, vous devez entrer votre password et cliquer OK. La réservation est annulée, vous venez d informer le client que n ayant pas pu prélever l acompte, la réservation est annulée. Vous l invitez à renouveler sa demande. Cette réservation est effacée du système. Avant de procéder à une annulation, contactez votre client pour vérifier avec lui ses coordonnées bancaires. Par votre interface d administration : Cliquez sur Etat des ventes. Cherchez votre réservation en fonction du mois de vente ou du mois du séjour. Cliquez sur «+ d info» pour obtenir les détails de la réservation qui vous intéresse. En bas de cette fenêtre, cliquez sur CREDIT CARD DISFUNCTION. La procédure est identique à celle du mail. Le système enregistre vos actions. Vous ne pourrez pas cliquer 2 fois sur le lien DISFUNCTION PAYMENT. 27/52

28 6- Gestion des réservations 6.1 Réservations en cours Voir dans 5 Traitement des réservations (page 25) Réservations fermes en cours Voir dans 7 Pack Inter Booking Service (page 31) Solde en cours Allez sur «Solde en cours» pour récupérer les coordonnées de la CB du solde d un séjour, en cliquant sur GET PAYMENT Gestion des paiements (hors carte bancaire) Cette fonctionnalité permet de lister toutes les réservations avec un paiement différé (virement bancaire, chèque bancaire, chèque vacances, mandat postal et à réception du contrat) et de noter les paiements reçus. Vous pouvez afficher les réservations par ces moyens de paiement jusqu à 90 jours. Pour noter les paiements reçus, il vous suffit de lister les réservations «sans votre marqueur» et de cocher la case dans la 1 ère colonne. Vous pouvez relancer un client qui n a pas encore envoyé son règlement, en lui accordant un délai supplémentaire de 2 à 15 jours. Pour cela, cliquez sur le n de la réservation en bleu. Vous pouvez personnaliser la relance en indiquant un commentaire. Vous pouvez annuler une commande pour non-réception du règlement, en cliquant sur DISFUNCTION. 6.5 Rapprochement PayLine Payline permet le paiement en ligne en toute sécurité avec les cartes de crédit (Visa, Mastercard, AMEX...). Le rapprochement Payline explicite à quelle(s) réservation(s) correspond chaque montant sur votre compte bancaire Gestion des commissions avec le Pack Touring Club Dans le cadre des réservations effectuées sur le Pack Touring Club, les réservations sont soumises à une commission de 10%. Le tableau est un récapitulatif des commandes des séjours déjà effectués. Vous avez la possibilité de rectifier le prix de la réservation si le séjour a été annulé, raccourci ou allongé. Vous pouvez également rajouter un commentaire pour justifier le prix rectifié. Puis validez en cliquant sur «OK». Si vous n avez aucune modification à faire sur le prix du séjour, valider directement en cliquant sur «OK» Etat des ventes en ligne Cliquez sur «Etat des ventes» A l aide des menus déroulants, choisissez le mois de la date d achat ou le mois de la date du séjour que vous souhaitez afficher. Vous pouvez alors imprimer cet état des ventes (fichier / imprimer) ou exporter l import sur Excel. 28/52

29 7- Pack Inter Booking Service (IBS) Vous devez souscrire au Pack IBS pour utiliser ces menus. Ce produit fonctionne sur un principe d allotements qui sont ensuite diffusés sur les canaux de distribution que vous sélectionnerez Allotement Pack IBS Tous les menus qui concernent IBS sont disponibles sur l interface via le menu «Allotements IBS» dans le «Menu Hébergements» en haut à gauche. Important : Préalablement à toute création de stock, vous devez créer vos hébergements et les tarifs correspondants dans le système Secureholiday. Créer un stock sur un hébergement Dans le module «IBS Place de marché», vous retrouvez la liste des hébergements rentrés dans SecureHoliday. Si vous n avez pas encore de stock, votre hébergement apparaît grisé. Dans «Hébergements Non-Allotés», choisissez un hébergement, et cliquez sur «Créer». Pour ajouter une période de stock : - Entrez le jour / mois / année de début et de fin de la période (le système fonctionne en nuitées). - Indiquez dans le menu déroulant «Combien» le nombre de stock pour cet hébergement. - Cliquez sur «Ajouter». L allotement est créé. Exemple : Dans ce cas-là : on a 2 allotements de créés pour l emplacement du 9 avril au 2 juillet /52

30 Modifier un stock sur un hébergement Dans le module «IBS Place de marché», puis «Allotements Actifs», vous retrouvez les hébergements sur lesquels des stocks ont été créés. Vous pouvez les modifier en cliquant sur «Modifier / Voir», puis sur sur la période concernée. Pour ajouter des stocks supplémentaires, indiquer le nombre à ajouter dans «Ajouter des lignes», et «Sauver». Pour supprimer une ou plusieurs lignes de stock, cochez une ou plusieurs lignes, et cliquez sur «Supprimer». Quand vous enregistrez vos stocks, le système remet à jour vos offres sur tous les partenaires qui diffusent vos hébergements. Gérer les plannings de stock IBS Les plannings de disponibilité classique (que vous gérez manuellement ou à l aide de la passerelle PMS) et l allotement IBS sont liés. Dès que vous fermez une période dans le menu «Disponibilités», l allotement correspondant est automatiquement fermé. Une alerte automatique vous est adressée par mail. Si une réservation IBS est faite via SecureHoliday, les plannings se fermeront automatiquement (couleur bleue sur le planning). Pour fermer une ligne d allotement IBS : - Cliquez sur «Modifier / Voir» sur l hébergement concerné - Cochez la ligne que vous souhaitez supprimer - Cliquez sur le bouton d action «Supprimer» - «Sauver». Pour fermer une ou plusieurs nuitées de l allotement IBS : - Cliquez sur «Modifier / Voir» sur l hébergement concerné - Cliquez sur les nuitées (en vert) pour les fermer (en rouge). - «Sauver». ATTENTION : Si vous avez créé des offres de dernière minute / offre flash (ventes fermes), ces offres seront aussi diffusées sur les sites partenaires IBS. Vous garantissez donc l allotement pour ces offres ET pour les stocks créés pour IBS. Si vous créez ce type d offre, pensez à les supprimer ou les désactiver si vous êtes complets sur une période. RUBRIQUE - Check Réservation Ferme : Cette fonction vous permet de voir toutes les réservations venant d Inter Booking Service, en attente de Check. 30/52

31 7.2 - Réservations IBS Comment ça marche? Vos allotements sont disponibles sur les sites de nos partenaires qui demandent la prise de responsabilité des ventes par l agence de voyages. Le client règle la totalité de son séjour à IBS ou au partenaire IBS. Le client reçoit un bon d échange qu il vous présentera à l arrivée. Les conditions générales de ventes ne sont pas celles du camping mais celles d IBS ou celles du partenaire IBS. Une fois que la réservation est passée, vous recevrez un mail de confirmation de réservation qui résume la réservation faîte par le client. Vous devez confirmer que vous avez vu cette réservation en cliquant sur le bouton «CHECK» (depuis vos mails ou depuis le menu Réservation ferme en cours ). L agence de voyage prend en charge la relation client et prend en charge la gestion du client jusqu à son arrivée. Elle assure le traitement des éventuelles réclamations. Votre interlocuteur est Inter Booking Service. Vous n avez pas toutes les coordonnées du client (adresse, mail, téléphone). Si aucun changement n intervient dans la réservation du client : Le client se présente dans votre établissement avec un bon d échange qui lui a été envoyé à réception de son solde. Il vous le présente pour justifier de sa réservation et du paiement des prestations réservées. En cas de non présentation de ce bon d échange : Vous devez vérifier la réservation reçue de notre part par mail et dans le menu Etat des ventes de votre interface Secure Holiday, ou vous pouvez vérifier directement auprès de notre équipe. Si des changements interviennent : Modification ou annulation, Inter Booking Service vous informe par mail et par téléphone afin de valider les changements. Les documents remis aux clients font figurer les changements effectués. Pour toute autre question, consultez le menu «FAQ» (Foire aux Questions) disponible dans le Menu Hébergement, puis Allotements IBS. 31/52

32 7.3 Messages d erreur les plus communs Le problème : Vous essayez de créer une période pour gérer vos stocks sur une période déjà passée au moment où vous voulez la créer OU la date de fin de période est inférieure à la date de début. La solution : Changez vos dates pour créer une période correcte. * * * * * * Le problème : Vous essayez de créer une période pour gérer vos stocks et vous voulez l enregistrer mais vous n avez pas attribué de stock sur cette période. La solution : Attribuez au minimum un stock sur cette période puis cliquez sur «Ajouter». * * * * * * Le problème : Vous essayez de créer une nouvelle période sur une période déjà créée qui comporte en partie ou totalité les dates que vous désirez créer. La solution : Modifiez vos dates pour créer une période qui ne comporte aucune date dans une période déjà existante. 32/52

33 8 Menu des modifications Couleurs des pages Cliquez sur «Couleur des pages : modifier». Si vous avez souscrit au Pack Individuel, ces couleurs correspondent aux pages de réservation Secureholiday. Si vous souhaitez les adapter à votre site web, contactez notre équipe Page administrable Vous avez la possibilité de commander avec le Pack Individuel une page news / agenda qui viendra se greffer à vos pages SecureHoliday. Elle vous permettra de mettre en temps réel des informations, des actualités,... le tout géré par vous, depuis votre interface administrateur. Sur cette page administrable, vous pourrez insérer un titre, un texte, une image, un contact, un lien et un téléchargement. Prix : 90 HT/an. Pour commander votre page news / agenda, contactez-nous Affichage de la date de la dernière mise à jour Cliquez sur «Insertion date dernière mise à jour». Puis, cochez «Montrer la date de la dernière mise à jour». Pour valider, cliquer sur OK. L internaute connait ainsi de quand datent les dernières informations mises à jour Préparer un ing La fonctionnalité ing vous permettra de stocker les adresses mail de vos clients et de vos prospects afin de communiquer avec eux sur une promotion, une nouveauté ou un évènement. Pour envoyer un ing à vos clients et vos prospects, cliquez sur «Préparer un E- mailing» : Choisissez les destinataires (clients et/ou prospects), le ou les mois de séjour des clients, leur langue, et le type d hébergements réservé. Vous obtenez alors le nombre de clients et/ou de prospects qui vont recevoir cet ing. Vous pouvez également obtenir la liste détaillée des mails de ces destinataires. Enfin cliquez sur le bouton «Composer». Rédigez votre avec du texte, des photos et une signature. Vous pouvez vous envoyer ce mail pour le tester avant de l envoyer aux destinataires Gestion de la contre-proposition Groupe Dans le cas où votre établissement est complet sur une période, vous pouvez donner à l'internaute la possibilité d'aller voir la disponibilité dans le regroupement de votre choix. Pour la mise en place, merci de contacter notre équipe Adresses s des clients Vous pouvez récupérer les adresses mails de vos clients ayant réservés sur SecureHoliday langue par langue et saison par saison Media (vidéo / 360 /...) Ce menu permet d'insérer un lien pour chaque hébergement vers une vidéo / 360 /.... Il vous suffit de rentrer l adresse Internet de la vidéo sur la ligne correspondant à l hébergement souhaité, ajouter la taille de la fenêtre et de sauver en bas de page. Pour supprimer, il suffit de cliquer sur le bouton «Effacer» sur la ligne de l hébergement. 33/52

34 9 Offres spéciales classiques Pour créer, modifier ou supprimer des offres spéciales, depuis votre interface, cliquez sur «Classiques», dans le menu de gauche. Vous pouvez créer 5 types d offres spéciales : - -x - -x% - Frais de dossier - x = y - Prix barré Cliquez sur le bouton «Créer». Les offres classiques se créées en 6 étapes : Créer une offre spéciale «- X» 1ère étape : Mentions obligatoires 1/ Indiquez le montant de la réduction dans le premier cadre blanc. 2/ Entrez la période sur laquelle la réduction s applique : date de début et date de fin (jour de départ du client). Saisissez à chaque fois deux chiffres par case, pour le jour le mois et l année. 3/ Cochez Active pour activer l offre spéciale. 4/ Par défaut la visibilité est à concurrence c est-à-dire que s il y a plusieurs offres qui peuvent s appliquer au séjour, c est la plus intéressante pour le client qui s appliquera. Dominante : c est cette offre qui s appliquera même si une autre offre plus intéressante pour le client existe. En doublon : cette offre sera proposée en plus du tarif de base. Le client aura le choix pour sa réservation. 5/ Cochez les langues dans lesquelles vous souhaitez diffuser l offre spéciale. Mentions facultatives «La date butoir» qui permet de limiter l offre spéciale dans le temps. «Le stock» qui permet de limiter l offre spéciale en quantité. Puis, cliquer sur le bouton «Valider cette nouvelle période». La période que vous venez de créer s affiche alors en dessous. Si vous avez une ou plusieurs autres périodes qui concernent la même offre spéciale, renouvelez l opération de l étape 1, autant de fois que nécessaire. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 2/6». 34/52

35 2ème étape : (facultative) 1/ Vous pouvez rajouter un libellé et/ou un texte descriptif à votre offre spéciale. Vous pouvez sélectionner un libellé que l on vous propose dans le menu déroulant de Sélectionnez un libellé. Ce libellé est déjà traduit dans les 10 langues du système. 2/ Vous pouvez créer votre propre libellé, en l inscrivant dans les cadres, par langue, de Complétez le par vos soins. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. 3/ Vous pouvez décrire votre offre spéciales, en complétant les cadres, par langues, de Texte descriptif à votre offre. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 3/6». 3ème étape : Mention obligatoire Indiquez les frais de dossier qui s appliquent sur cette offre spéciale. Vous avez le choix entre : - Montant en s il est différent du montant habituel. - «Prix de base» si les frais de dossier sont les mêmes. - «Offerts» s ils sont gratuits pour cette offre spéciale. Mentions facultatives Vous ne devez remplir ces mentions facultatives que si ce sont des conditions spécifiques à votre offre. 1/ Nombre de personnes incluses / minimum et maximum. Si vous remplissez un de ces champs vous devez remplir les trois. Si vous souhaitez créer une offre spécial couple, vous devez remplir le nombre de personnes minimum et maximum avec 2. 2/ Durée minimale du séjour : en nombre de nuits. 3/ Durée maximale du séjour : en nombre de nuits. 4/ La réduction s applique sur semaine 1 / semaine 2 / semaine 3 : si l offre s applique sur tout le séjour, ne rien indiquer dans cette partie. Cette mention n est valable que pour les hébergements à la semaine. 5/ Montant de l acompte : Laisser «Prix de base» si l acompte reste inchangé. Ou indiquez le montant en % Ou indiquez le montant en Ou montant égal à la première nuit 6/ Paiement comptant : le client devra payer la totalité du montant du séjour pour bénéficier de l offre. 7/ Paiement CB uniquement : cette offre s applique uniquement pour les achats en ligne payés par CB. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 4/6». 4ème étape : Indiquez sur quel(s) hébergement(s) s applique l offre spéciale. Pour gagner du temps, vous pouvez cochez directement Tous les hébergements possibles ou Tous les emplacements locations - chambres possibles. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 5/6». 5ème étape : Indiquez sur quel(s) canal(aux) de distribution vous souhaitez diffuser votre offre spéciale : - Pack Individuel : sur votre site Internet. - Pack Trafic : les sites partenaires du Pack E-Trafic. - Pack Pay Per Click : les sites partenaires du Pack Pay Per Click - Pack Groupe : les sites Internet du ou des groupements dont vous faites partie (Fédération HPA, Office de Tourisme, CDT, CRT, chaîne volontaire ). - Pack Touring Club : sur les sites ANWB et ses affiliés. - Pack IBS : sur les sites distributeurs d IBS (France du Nord au Sud, Locasun, CampingAvenue ) Si vous souhaitez diffuser votre offre sur tous les canaux, cliquez directement sur Tous. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur «Récapitulatif avant sauvegarde». 35/52

36 6ème étape : Vérifiez les critères de l offre que vous venez de créer. Cliquez sur «Sauver» pour la valider. Puis, cliquez sur OK. (Ou cliquer sur «Annuler» pour la supprimer. Puis, cliquez sur OK.) Votre offre spéciale sera en ligne dès le lendemain matin, si vous l avez activée dans l étape 1. Pour modifier ou supprimer votre offre spéciale, cliquez sur «Modifier (x)» Créer une offre spéciale «- X %» 1ère étape : Mentions obligatoires 1/ Indiquez le montant de la réduction dans le premier cadre blanc. 2/ Entrez la période sur laquelle la réduction s applique : date de début et date de fin (jour de départ du client). Saisissez à chaque fois deux chiffres par case, pour le jour le mois et l année. 3/ Cochez Active pour activer l offre spéciale. 4/ Par défaut la visibilité est à concurrence c est-à-dire que s il y a plusieurs offres qui peuvent s appliquer au séjour, c est la plus intéressante pour le client qui s appliquera. Dominante : c est cette offre qui s appliquera même si une autre offre plus intéressante pour le client existe. En doublon : cette offre sera proposée en plus du tarif de base. Le client aura le choix pour sa réservation. 5/ Cochez les langues dans lesquelles vous souhaitez diffuser l offre spéciale. Mentions facultatives «La date butoir» qui permet de limiter l offre spéciale dans le temps. «Le stock» qui permet de limiter l offre spéciale en quantité. Puis, cliquer sur le bouton «Valider cette nouvelle période». La période que vous venez de créer s affiche alors en dessous. Si vous avez une ou plusieurs autres périodes qui concernent la même offre spéciale, renouvelez l opération de l étape 1, autant de fois que nécessaire. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 2/6». 2ème étape : (facultative) 1/ Vous pouvez rajouter un libellé et/ou un texte descriptif à votre offre spéciale. Vous pouvez sélectionner un libellé que l on vous propose dans le menu déroulant de Sélectionnez un libellé. Ce libellé est déjà traduit dans les 10 langues du système. 2/ Vous pouvez créer votre propre libellé, en l inscrivant dans les cadres, par langue, de Complétez le par vos soins. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. 3/ Vous pouvez décrire votre offre spéciales, en complétant les cadres, par langues, de Texte descriptif à votre offre. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 3/6». 3ème étape : Mentions obligatoires 1/ Indiquez sur quel montant se calcule votre % de réduction. Vous avez le choix entre : - sur le forfait de base uniquement - sur le forfait + les options de type personne - sur le forfait + les options de type autre que personne - sur le forfait + toutes les options. 2/ Indiquez quels frais de dossier s appliquent sur cette offre spéciale. Vous avez le choix entre : - montant en s il est différent du montant habituel. - «Prix de base» si les frais de dossier sont les mêmes. - «Offerts» s ils sont gratuits pour cette offre spéciale. 36/52

37 Mentions facultatives Vous ne devez remplir ces mentions facultatives que si ce sont des conditions spécifiques à votre offre. 1/ Nombre de personnes incluses / minimum et maximum. Si vous remplissez un de ces champs vous devez remplir les trois. Si vous souhaitez créer une offre spécial couple, vous devez remplir le nombre de personnes minimum et maximum avec 2. 2/ Durée minimale du séjour : en nombre de nuits. 3/ Durée maximale du séjour : en nombre de nuits. 4/ La réduction s applique sur semaine 1 / semaine 2 / semaine 3 : si l offre s applique sur tout le séjour, ne rien indiquer dans cette partie. Cette mention n est valable que pour les hébergements à la semaine. 5/ Montant de l acompte : Laisser «Prix de base» si l acompte reste inchangé. Ou indiquez le montant en % Ou indiquez le montant en Ou montant égal à la première nuit 6/ Paiement comptant : le client devra payer la totalité du montant du séjour pour bénéficier de l offre. 7/ Paiement CB uniquement : cette offre s applique uniquement pour les achats en ligne payés par CB. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 4/6». 4ème étape : Indiquez sur quel(s) hébergement(s) s applique l offre spéciale. Pour gagner du temps, vous pouvez cochez directement Tous les hébergements possibles ou Tous les emplacements locations - chambres possibles. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 5/6». 5ème étape : Indiquez sur quel(s) canal(aux) de distribution vous souhaitez diffuser votre offre spéciale : - Pack Individuel : sur votre site Internet. - Pack Trafic : les sites partenaires du Pack E-Trafic. - Pack Pay Per Click : les sites partenaires du Pack Pay Per Click - Pack Groupe : les sites Internet du ou des groupements dont vous faites partie (Fédération HPA, Office de Tourisme, CDT, CRT, chaîne volontaire ). - Pack Touring Club : sur les sites ANWB et ses affiliés. - Pack IBS : sur les sites distributeurs d IBS (France du Nord au Sud, Locasun, CampingAvenue ) Si vous souhaitez diffuser votre offre sur tous les canaux, cliquez directement sur Tous. Pour passer à la dernière étape, cliquer sur «Récapitulatif avant sauvegarde». 6ème étape : Vérifiez les critères de l offre que vous venez de créer. Cliquez sur «Sauver» pour la valider. Puis, cliquer sur OK. (Ou cliquez sur «Annuler» pour la supprimer. Puis, cliquez sur OK.) Votre offre spéciale sera en ligne dès le lendemain matin, si vous l avez activée dans l étape 1. Pour modifier ou supprimer votre offre spéciale, cliquez sur «Modifier (x)». 37/52

38 9.3 - Créer une offre spéciale «Frais de dossier» 1ère étape : Mentions obligatoires 1/ Indiquez votre offre spéciale sur les frais de réservation dans le premier cadre blanc : - En % de réduction sur les frais appliqués habituellement. - Ou un montant en déduits des frais de dossier classiques. - Ou frais de dossier offerts (0 ). 2/ Entrez la période sur laquelle la réduction s applique : date de début et date de fin (jour de départ du client). Saisissez à chaque fois deux chiffres par case, pour le jour le mois et l année. 3/ Cochez Active pour activer l offre spéciale. 4/ Par défaut la visibilité est à concurrence c est-à-dire que s il y a plusieurs offres qui peuvent s appliquer au séjour, c est la plus intéressante pour le client qui s appliquera. Dominante : c est cette offre qui s appliquera même si une autre offre plus intéressante pour le client existe. En doublon : cette offre sera proposée en plus du tarif de base. Le client aura le choix pour sa réservation. 5/ Cochez les langues dans lesquelles vous souhaitez diffuser l offre spéciale. Mentions facultatives «La date butoir» qui permet de limiter l offre spéciale dans le temps. «Le stock» qui permet de limiter l offre spéciale en quantité. Puis, cliquer sur le bouton «Valider cette nouvelle période». La période que vous venez de créer s affiche alors en dessous. Si vous avez une ou plusieurs autres périodes qui concernent la même offre spéciale, renouvelez l opération de l étape 1, autant de fois que nécessaire. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 2/6». 2ème étape : (facultative) 1/ Vous pouvez rajouter un libellé et/ou un texte descriptif à votre offre spéciale. Vous pouvez sélectionner un libellé que l on vous propose dans le menu déroulant de Sélectionnez un libellé. Ce libellé est déjà traduit dans les 10 langues du système. 2/ Vous pouvez créer votre propre libellé, en l inscrivant dans les cadres, par langue, de Complétez le par vos soins. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. 3/ Vous pouvez décrire votre offre spéciales, en complétant les cadres, par langues, de Texte descriptif à votre offre. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 3/6». 3ème étape : Mentions facultatives Précisez si cette offre sur les frais de dossier a des conditions d application : 1/ Durée minimale du séjour : en nombre de nuits. 2/ Durée maximale du séjour : en nombre de nuits. 3/ Paiement comptant : le client devra payer la totalité du montant du séjour pour bénéficier de l offre. 4/ Paiement CB uniquement : cette offre s applique uniquement pour les achats en ligne payés par CB. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 4/6». 4ème étape : Indiquez sur quel(s) hébergement(s) s applique l offre spéciale. Pour gagner du temps, vous pouvez cochez directement Tous les hébergements possibles ou Tous les emplacements locations - chambres possibles. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 5/6». 38/52

39 5ème étape : Indiquez sur quel(s) canal(aux) de distribution vous souhaitez diffuser votre offre spéciale. - Pack Individuel : sur votre site Internet. - Pack Trafic : les sites partenaires du Pack E-Trafic. - Pack Pay Per Click : les sites partenaires du Pack Pay Per Click - Pack Groupe : les sites Internet du ou des groupements dont vous faites partie (Fédération HPA, Office de Tourisme, CDT, CRT, chaîne volontaire ). - Pack Touring Club : sur les sites ANWB et ses affiliés. - Pack IBS : sur les sites distributeurs d IBS (France du Nord au Sud, Locasun, CampingAvenue ) Si vous souhaitez diffuser votre offre sur tous les canaux, cliquez directement sur Tous. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur «Récapitulatif avant sauvegarde». 6ème étape : Vérifiez les critères l offre que vous venez de créer. Cliquez sur «Sauver» pour la valider. Puis, cliquez sur OK. (Ou cliquez sur «Annuler» pour la supprimer. Puis, cliquez sur OK.) Votre offre spéciale sera en ligne dès le lendemain matin, si vous l avez activée dans l étape 1. Pour modifier ou supprimer votre offre spéciale, cliquez sur «Modifier (x)» Créer une offre spéciale «X = Y» Cette offre ne peut s appliquer que sur des hébergements à la nuit. 1ère étape : Mentions obligatoires 1/ Indiquez la valeur de X et la valeur de Y qui représente des nombre de nuits (X doit être supérieur à Y). 2/ Entrez la période sur laquelle la réduction s applique : date de début et date de fin (jour de départ du client). Saisissez à chaque fois deux chiffres par case, pour le jour le mois et l année. 3/ Cochez Active pour activer l offre spéciale. 4/ Par défaut la visibilité est à concurrence c est-à-dire que s il y a plusieurs offres qui peuvent s appliquer au séjour, c est la plus intéressante pour le client qui s appliquera. Dominante : c est cette offre qui s appliquera même si une autre offre plus intéressante pour le client existe. En doublon : cette offre sera proposée en plus du tarif de base. Le client aura le choix pour sa réservation. 5/ Cochez les langues dans lesquelles vous souhaitez diffuser l offre spéciale. Mentions facultatives «La date butoir» qui permet de limiter l offre spéciale dans le temps. «Le stock» qui permet de limiter l offre spéciale en quantité. Puis, cliquer sur le bouton «Valider cette nouvelle période». La période que vous venez de créer s affiche alors en dessous. Si vous avez une ou plusieurs autres périodes qui concernent la même offre spéciale, renouvelez l opération de l étape 1, autant de fois que nécessaire. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 2/6». 2ème étape : (facultative) 1/ Vous pouvez rajouter un libellé et/ou un texte descriptif à votre offre spéciale. Vous pouvez sélectionner un libellé que l on vous propose dans le menu déroulant de Sélectionnez un libellé. Ce libellé est déjà traduit dans les 10 langues du système. 2/ Vous pouvez créer votre propre libellé, en l inscrivant dans les cadres, par langue, de Complétez le par vos soins. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. 3/ Vous pouvez décrire votre offre spéciales, en complétant les cadres, par langues, de Texte descriptif à votre offre. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 3/6». 39/52

40 3ème étape : Mentions obligatoires 1/ Indiquez sur quel montant se calcule votre offre spéciale. Vous avez le choix entre : - sur le forfait de base uniquement - sur le forfait + les options de type personne - sur le forfait + les options de type autre que personne - sur le forfait + toutes les options. 2/ Indiquez les frais de dossier qui s appliquent sur cette offre spéciale. Vous avez le choix entre : - montant en s il est différent du montant habituel. - «Prix de base» si les frais de dossier sont les mêmes. - «Offerts» s ils sont gratuits pour cette offre spéciale. Mentions facultatives Vous ne devez remplir ces mentions facultatives que si ce sont des conditions spécifiques à votre offre. 1/ Nombre de personnes incluses / minimum et maximum. Si vous remplissez un de ces champs vous devez remplir les trois. Si vous souhaitez créer une offre spécial couple, vous devez remplir le nombre de personnes minimum et maximum avec 2. 2/ Montant de l acompte : - Laisser «Prix de base» si l acompte reste inchangé. - Ou indiquez le montant en % - Ou indiquez le montant en - Ou montant égal à la première nuit 3/ Paiement comptant : le client devra payer la totalité du montant du séjour pour bénéficier de l offre. 4/ Paiement CB uniquement : cette offre s applique uniquement pour les achats en ligne payés par CB. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 4/6». 4ème étape : Indiquez sur quel(s) hébergement(s) s applique l offre spéciale. Pour gagner du temps, vous pouvez cochez directement Tous les hébergements possibles ou Tous les emplacements locations - chambres possibles. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 5/6». 5ème étape : Indiquez sur quel(s) canal(aux) de distribution vous souhaitez diffuser votre offre spéciale : - Pack Individuel : sur votre site Internet. - Pack Trafic : les sites partenaires du Pack E-Trafic. - Pack Pay Per Click : les sites partenaires du Pack Pay Per Click - Pack Groupe : les sites Internet du ou des groupements dont vous faites partie (Fédération HPA, Office de Tourisme, CDT, CRT, chaîne volontaire ). - Pack Touring Club : sur les sites ANWB et ses affiliés. - Pack IBS : sur les sites distributeurs d IBS (France du Nord au Sud, Locasun, CampingAvenue ) Si vous souhaitez diffuser votre offre sur tous les canaux, cliquez directement sur Tous. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur «Récapitulatif avant sauvegarde». 6ème étape : Vérifiez les critères l offre que vous venez de créer. Cliquez sur «Sauver» pour la valider. Puis, cliquez sur OK. (Ou cliquez sur «Annuler» pour la supprimer. Puis, cliquez sur OK.) Votre offre spéciale sera en ligne dès le lendemain matin, si vous l avez activée dans l étape 1. Pour modifier ou supprimer votre offre spéciale, cliquez sur «Modifier (x)». 40/52

41 9.5 - Créer une offre spéciale «Prix barré» 1ère étape : Mentions obligatoires 1/ Indiquez le prix promo dans le premier cadre blanc et indiqué si c est un tarif à la nuit ou à la semaine 2/ Entrez la période sur laquelle la réduction s applique : date de début et date de fin (jour de départ du client). Saisissez à chaque fois deux chiffres par case, pour le jour le mois et l année. 3/ Cochez Active pour activer l offre spéciale. 4/ Par défaut la visibilité est à concurrence c est-à-dire que s il y a plusieurs offres qui peuvent s appliquer au séjour, c est la plus intéressante pour le client qui s appliquera. Dominante : c est cette offre qui s appliquera même si une autre offre plus intéressante pour le client existe. En doublon : cette offre sera proposée en plus du tarif de base. Le client aura le choix pour sa réservation. 5/ Cochez les langues dans lesquelles vous souhaitez diffuser l offre spéciale. Mentions facultatives «La date butoir» qui permet de limiter l offre spéciale dans le temps. «Le stock» qui permet de limiter l offre spéciale en quantité. Puis, cliquer sur le bouton «Valider cette nouvelle période». La période que vous venez de créer s affiche alors en dessous. Si vous avez une ou plusieurs autres périodes qui concernent la même offre spéciale, renouvelez l opération de l étape 1, autant de fois que nécessaire. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 2/6». 2ème étape : (facultative) 1/ Vous pouvez rajouter un libellé et/ou un texte descriptif à votre offre spéciale. Vous pouvez sélectionner un libellé que l on vous propose dans le menu déroulant de Sélectionnez un libellé. Ce libellé est déjà traduit dans les 10 langues du système. 2/ Vous pouvez créer votre propre libellé, en l inscrivant dans les cadres, par langue, de Complétez le par vos soins. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. 3/ Vous pouvez décrire votre offre spéciale, en complétant les cadres, par langues, de Texte descriptif à votre offre. Il n existe pas de traducteur automatique, vous devez vous-même faire les traductions. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 3/6». 3ème étape : Mention obligatoire Indiquez quels frais de dossier s appliquent sur cette offre spéciale. Vous avez le choix entre : - montant en s il est différent du montant habituel. - «Prix de base» si les frais de dossier sont les mêmes. - «Offerts» s ils sont gratuits pour cette offre spéciale. Mentions facultatives Vous ne devez remplir ces mentions facultatives que si ce sont des conditions spécifiques à votre offre. 1/ Nombre de personnes incluses / minimum et maximum. Si vous remplissez un de ces champs vous devez remplir les trois. Si vous souhaitez créer une offre spécial couple, vous devez remplir le nombre de personnes minimum et maximum avec 2. 2/ Durée minimale du séjour : en nombre de nuits. 3/ Durée maximale du séjour : en nombre de nuits. 4/ Montant de l acompte : - Laisser «Prix de base» si l acompte reste inchangé. - Ou indiquez le montant en % - Ou indiquez le montant en - Ou montant égal à la première nuit 5/ Paiement comptant : le client devra payer la totalité du montant du séjour pour bénéficier de l offre. 6/ Paiement CB uniquement : cette offre s applique uniquement pour les achats en ligne payés par CB. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 4/6». 41/52

42 4ème étape : Indiquez sur quel(s) hébergement(s) s applique l offre spéciale. Pour gagner du temps, vous pouvez cochez directement Tous les hébergements possibles ou Tous les emplacements locations - chambres possibles. Pour passer à l étape suivante, cliquez sur «Etape suivante : 5/6». 5ème étape : Indiquez sur quel(s) canal(aux) de distribution vous souhaitez diffuser votre offre spéciale : - Pack Individuel : sur votre site Internet. - Pack Trafic : les sites partenaires du Pack E-Trafic. - Pack Pay Per Click : les sites partenaires du Pack Pay Per Click - Pack Groupe : les sites Internet du ou des groupements dont vous faites partie (Fédération HPA, Office de Tourisme, CDT, CRT, chaîne volontaire ). - Pack Touring Club : sur les sites ANWB et ses affiliés. - Pack IBS : sur les sites distributeurs d IBS (France du Nord au Sud, Locasun, CampingAvenue ) Si vous souhaitez diffuser votre offre sur tous les canaux, cliquez directement sur Tous. Pour passer à la dernière étape, cliquez sur «Récapitulatif avant sauvegarde». 6ème étape : Vérifiez les critères l offre que vous venez de créer. Cliquez sur «Sauver» pour la valider. Puis, cliquez sur OK. (Ou cliquez sur «Annuler» pour la supprimer. Puis, cliquez sur OK.) Votre offre spéciale sera en ligne dès le lendemain matin, si vous l avez activée dans l étape 1. Pour modifier ou supprimer votre offre spéciale, cliquez sur «Modifier (x)». 42/52

43 10 - Offres spéciales : Dernière Minute / Flash / Exclusives / Vente Privée Ce module vous permet de générer des offres de dernière minute et flash (limité dans le temps). Ces offres auront un stock garanti et permettront à vos clients de faire des réservations fermes que vous devrez traiter sous 24 heures (sans possibilité de les refuser). Elles sont mises en avant sur le Pack Individuel ainsi que sur de nombreux portails. Ces offres ne seront plus proposées automatiquement à la fin de leur période de validité Offres Dernière Minute / Dernière Minute Week-end / Flash En fonction de l offre créée, elle sera typée Dernière Minute ou Flash : - Dernière Minute : 3 prochaines semaines - Dernière Minute Week-end : 3 prochains week-ends - Flash : dans trois semaines jusqu à la date de fermeture Sur votre interface Secureholiday, allez dans Offres spéciales / Dernière Minute/Flash Cliquez sur «Créer une offre», à gauche de l écran. Vous devez créer vos offres en 8 étapes : Etape 1 Définir un séjour initial Cochez le ou les type(s) d hébergement Sélectionnez le jour de la semaine de démarrage Sélectionnez la date de démarrage (proposé automatiquement en fonction de vos disponibilités) Sélectionnez la durée de séjour en nombre de nuits (proposé automatiquement en fonction de la date de démarrage) : -Dernière Minute Week-end : 1 à 5 nuits -Dernière Minute : 7 / 10 / 14 ou 21 nuits -Flash : 7 / 10 / 14 ou 21 nuits Sélectionnez le nombre de personnes minimum : 2 ou 4 personnes (capacité minimum des hébergements). Cliquez sur le bouton «Etape suivante» Etape 2 Sélection des séjours Cochez le ou les séjours sur le(s)quel(s) vous voulez créer une offre Cliquez sur le bouton «Etape suivante» Etape 3 Paramètre des offres sélectionnées Indiquez le nouveau prix ou cochez la case «Pas de promotion», pour chaque séjour sélectionné Indiquez le stock», pour chaque séjour sélectionné Indiquez les frais de dossier Indiquez l acompte Indiquez la validité de l offre : - sélectionnez la durée de validité (7 / 15 / 30 ou 50 jours) - ou indiquez la date de validité (date d expiration de l offre à 14h) - ou cochez la date maximum de validité de l offre, calculée automatiquement en fonction du séjour. Cliquez sur le bouton «Etape suivante» Etape 4 Libellés de l offre Sélectionnez un libellé proposé dans la liste déroulante, pour chaque séjour. Vous pouvez aussi donner un texte descriptif à votre offre (texte libre non traduit automatiquement). Cliquez sur le bouton «Etape suivante» 43/52

44 Etape 5 Code promotionnel (prochainement disponible) Passez directement à l étape suivante. Etape 6 Votre engagement Vous devez vous engager à : - Garantir de la réservation ferme : pas de possibilité de refuser la réservation - Garantir la disponibilité liée au stock : pas de surbooking possible - Répondre à la réservation (Yes) sous 24 heures maximum, au lieu de 72 heures. - Ne proposer que le moyen de paiement en ligne par carte bancaire. Cochez la case «Je suis d accord». Cliquez sur le bouton «Etape suivante» Etape 7 Canaux de distribution Cochez le ou les canaux de distribution sur lesquels vous voulez diffuser ces offres. Cliquez sur le bouton «Etape suivante» Etape 8 Résumé avant sauvegarde Récapitulatif de ou des offres Cliquez sur «Sauver» pour valider les offres. 2/ Consulter ou modifier une offre Cliquez sur «Offres en cours» d un des types d offre pour affichez les offres. Vous pouvez : - modifier le stock, le libellé et/ou le descriptif (les changements sont sauvés à la volée) - supprimer l offre en cliquant sur le bouton «Supprimer» - désactiver / activer l offre, en modifiant le menu déroulant de Offre active (Oui / Non). Pour modifier une autre donnée, il faut créer une nouvelle offre. 3/ Présentation des offres Explicatif des différents types d offre. 4/ Les offres du marché Consultez, par séjour et par marché, le nombre et la typologie des offres créées par les autres utilisateurs de Secureholiday. 44/52

45 Offres Exclusives Une offre exclusive est EXCLUSIVE parce qu'elle est votre meilleur prix accessible par le grand public (hors vente privée). Le distributeur utilisera cet argument marketing pour commercialiser votre offre. Le distributeur sera amené à demander des dédommagements si vous ne respectez pas cet impératif. Durée du séjour : 1 semaine ou court-séjour de 1 à 5 nuits. Période du séjour : toutes périodes Hébergement : location ou emplacement Durée de validité de l'offre : 21 jours après la création de l offre Tarif calculé automatiquement pour au moins 4 personnes Stock déterminé (vente ferme) Etape 1 Indiquez sur quel(s) canal(aux) de distribution vous voulez diffuser l offre exclusive. Etape 2 Choisissez entre un séjour semaine ou un court-séjour. - A la semaine : Indiquez le jour d arrivée sur les emplacements et/ou les locations et la période à partir de laquelle vous créez une offre exclusive. - A la nuitée (court-séjour) : Indiquez le jour d arrivée sur les emplacements et/ou les locations et la période à partir de laquelle vous créez une offre exclusive, ainsi que le nombre de nuits. Etape 3 Sélectionnez le ou les semaines sur lesquelles vous voulez proposer cette offre, selon les hébergements. Etape 4 Indiquez le nouveau prix ou la remise pour les semaines sélectionnées. Etape 5 Vous devez indiquer un stock (allotement) qui garantit la disponibilité. Etape 6 Vous pouvez éventuellement modifier les frais de dossier. Etape 7 Indiquez un montant d acompte en % ou en. Le montant de l acompte est à 100% si l offre est à moins de 30 jours de l arrivée. Etape 8 Vous devez vous engager à : - Garantir de la réservation ferme : pas de possibilité de refuser la réservation - Garantir la disponibilité liée à l allotement : pas de surbooking possible - Répondre à la réservation (Yes) sous 24 heures maximum, au lieu de 72 heures. - Ne proposer que le moyen de paiement en ligne par carte bancaire. Cochez «Je suis d accord». Etape 9 Récapitulatif de(s) offre(s) exclusive(s). Cliquez sur «Sauver» pour valider Ventes Privées Ce nouveau module permet de générer des offres exclusives uniquement sur le Pack IBS. Seuls les internautes qui seront inscrits à la vente privée pourront y accéder. Une offre Vente Privée doit être impérativement votre meilleur prix, le rabais ne peut pas être inférieur à 20%. Ces offres auront un allotement garanti et permettront à vos clients de faire des réservations fermes que vous devrez traiter sous 24 heures (sans possibilité de les refuser). Cliquez sur «Créer». Vous devez créer vos offres en 7 étapes (cf : Offres Exclusives). 45/52

46 11- Statistiques 11.1 Redirections Générales Dans ce menu, nous comptabilisons les redirections d internautes vers votre site Internet après qu ils aient effectué une recherche de disponibilités à partir des Packs E-Trafic, Pay Per Click, Groupe et/ou ANWB Statistiques de vos ventes Ce menu permet de visualiser rapidement le nombre de réservations réalisées via Secureholiday.net. Cet outil vous permet filtrer les ventes par dates d achat, par dates de séjour, par Pack, par nationalité client, par offres spéciales Filtres Automatiques Différents profils sont créés par défaut en fonction des Packs que vous avez souscrits et des dates de ventes. Pour visualiser les statistiques de ces profils, cliquez sur le nom d un profil, puis sur «Générer statistiques». Vous pouvez consulter les statistiques par plusieurs entrées : par jour, par mois, par saison, par pack, par moteur par pays client, par hébergement. Importation des tableaux Statistiques sous Excel La fonction «Télécharger détail» permet d obtenir le détail de chaque réservation correspondant aux filtres du profil sous Excel. Ces profils sont fixes, vous ne pouvez ni les modifier, ni les supprimer. Créer un nouveau profil Cliquez sur «Créer un filtre». Vous pouvez créer des profils de requêtes Statistiques Ventes selon vos besoins et en nombre illimité. Ils sont enregistrés et donc réutilisables. Réservations : Filtre sur les types de réservation. Ces champs sont facultatifs. Si vous ne cochez rien, la recherche se fera sur tous les types. Une option correspond aux réservations en cours ou non confirmées. Une réservation correspond aux réservations confirmées. Dernières minutes : Réservations d offres dernières minutes, offres flash, dernières minutes weekend, offres exclusives et ventes privées. Offres classiques : Réservations bénéficiant d une promotion de type X, -X%, Frais de dossiers, X=Y, Prix barré. Offres injectées : Réservations bénéficiant d une promotion générée par un opérateur/opérateur (Alan Rogers, ANWB...). Réservations fermes : Réservations réalisées sur des allotements, pour lesquelles la disponibilité est garantie (Pack IBS et offres Dernière Minute et Flash). Dates : Filtre sur les dates d achat et/ou de séjour. Ces champs sont facultatifs. Canaux : Filtre sur les canaux de distribution, c est à dire les différents Packs ou moteurs sur lesquels votre établissement est ou était référencé. Ces champs sont facultatifs.. Si vous ne cochez rien, la recherche se fera sur tous les canaux. Produits : Filtre sur les types d hébergements, les types de grilles (A la nuitée/a la semaine/...) ou sur un ou plusieurs hébergements en particulier. Ces champs sont facultatifs. Clients : Filtre sur la nationalité des clients ou/et les moyens de paiements. Ces champs sont facultatifs. Sauver : Nommez le nouveau profil et enregistrez-le. Pour générer les statistiques du profil, cliquez sur son nom puis sur «Générer statistiques». Vous pouvez consulter les statistiques par plusieurs entrées : par jour, par mois, par saison, par pack, par moteur par pays client, par hébergement. Importation des tableaux Statistiques sous Excel La fonction «Télécharger détail» permet d obtenir le détail de chaque réservation correspondant aux filtres du profil sous Excel. Vous pouvez modifier et/ou supprimer les profils que vous avez créés. 46/52

47 12 - Avis Consommateur Web Comment activer la collecte des avis conso? Ou Comment activer la diffusion des avis conso? Ctoutvert collecte les avis consommateur auprès de vos clients qui ont réservé un séjour en ligne via Secureholiday.net. Cette collecte est automatique dès lors que vous avez activé la fonction sur votre interface Secureholiday.net. Pour envoyer le questionnaire d avis consommateur à vos clients qui n ont pas réservé par Secureholiday.net, allez dans le menu Web 2.0, cliquez sur «Statut & Stats» et en bas de page, vous trouverez le lien classé par langue. Copiez le lien dans la langue souhaitée et copiez-le dans un mail rédigé par vos soins. Vous trouverez ci-dessous l ensemble des procédures à suivre pour gérer la collecte et la diffusion de vos avis conso. Connectez-vous à avec votre login et password. Dans le menu Web 2.0, cliquez sur «Statut & Stats». Statut L activation de la collecte des avis conso permet d activer un ing automatique envoyé à chaque client 3 jours après la fin de son séjour. L ing est également rétroactif, à destination de vos clients ayant réservé leur séjour en ligne dans les 8 derniers mois via Secureholiday.net. Cochez ou décochez «Pack Individuel» (votre site web) et/ou les sites partenaires. Sauvez. Portails diffusants les avis consommateurs Camping2be.com pour tous les utilisateurs du système Secureholiday.net quel(s) que soi(en)t le/les pack(s) souscrit(s). Camping Qualité pour tous les adhérents Camping Qualité. Camping-direct.eu pour les clients du Pack E-Trafic (15 avis les plus récents). Naturisme.fr pour tous les adhérents au groupement France Espaces Naturistes. Camping-airotel-reservation.com pour tous les adhérents à la chaine Airotel. Flowercampings.com pour tous les adhérents à la chaine Flower. Camping-lorraine.com pour les adhérents de la Fédération Camping Lorraine. Campidor.com pour les adhérents de la Fédération Dordogne. Neo-camping.com pour les campings ayant souscrit le Pack TO/IBS Pack Individuel / Premium : diffusion sur les pages de réservation Secureholiday.net sur le site personnel du camping. Questionnaire avis conso Cliquez sur «Statut & Stats», puis sur «Questionnaire avis conso». Ce menu permet de personnaliser le questionnaire envoyé à vos clients. (Ex : Suspendez Animation si vous n en avez pas, ajoutez Baignade si vous en avez ) Dans le menu déroulant, sélectionnez «Notes Moyenne qualitative» ou «Classification». Désélectionnez les critères de notation que vous ne voulez pas proposer à vos clients. Vos clients pourront alors cocher Sans avis sur les critères déselectionnés. Suspension mailing Si vous ne voulez pas que le questionnaire soit envoyé à un de vos clients, sélectionnez le mois de fin de séjour de ce client et dans la liste proposée, cochez la case «Suspension» correspondante. Vous pouvez également modifier le mail d envoi du questionnaire si le client a indiqué une mauvaise adresse mail dans sa demande de réservation. Statistiques Ce menu vous permet de ventiler la note générale selon la date du séjour ou la langue du client. Vous pouvez également consulter : - la note moyenne par thématique - la quantité des avis reçus, des avis suspendus et des avis supprimés - le taux d acceptation des avis - les notes de l ensemble des utilisateurs avis conso de Secureholiday.net (comparatif). 47/52

48 Enquête de satisfaction Menu en cours de développement Comment gérer vos avis conso? Dans le menu Web 2.0, cliquez sur «Sélection avis». Gestion avis : Dans la liste déroulante, vous avez le choix de consulter : - Les nouveaux avis (Gestion nouveaux avis) - Les avis en ligne - Les avis suspendus - Tous les avis - Pack Individuel - Sélection Premium - Avis supprimés Gestion nouveaux avis Lorsqu un avis est posté, il se classe automatiquement dans l onglet «Gestion nouveaux avis». Dès que vous le consultez, l avis disparait pour se classer dans «Avis en ligne», «Avis suspendus» ou «Avis supprimés» selon votre choix. Les avis postés ne doivent pas être validés par le camping pour être en ligne : ils sont automatiquement en ligne, mais vous avez la possibilité à tout moment, de les gérer (suspension, activation, suppression ). Plusieurs pictogrammes sont utilisés dans ces menus : - : Alerte contenu. Avec cette icône, nous vous signalons les avis dont le contenu est susceptible de contenir des mots injurieux ou vulgaires. Ces avis sont regroupés dans le menu déroulant «Avis suspendus» : vous pouvez ainsi les lire et décider de leur publication. Pour les activer, il suffit d ouvrir l avis et de cliquer sur «Activer». Nota bene : Ces avis sont automatiquement suspendus. Il peut arriver que le dictionnaire de contenu ne soit pas fiable à 100%, il faudra donc penser à réactiver les bons avis. - : Note moyenne inférieure à 5/10 Avec cette icône, nous vous signalons les avis dont la note moyenne est <5. Nota bene : Ces avis sont suspendus pendant 48h puis mis en ligne automatiquement si vous n avez pas agi sur ces avis. Avis en ligne Vous retrouverez tous les avis en ligne. Pour agir sur un avis déjà en ligne, cliquez sur la ligne de l avis que vous souhaitez modifier : Plusieurs choix s offrent à vous : - Suspendre l avis : vous le retrouverez ensuite dans le menu déroulant dans «Avis suspendus» - Supprimer l avis : vous le retrouverez ensuite dans le menu déroulant dans «Avis supprimés» - Répondre : pour envoyer une réponse à votre client 48/52

49 - Pack Individuel : pour activer l avis sur le Pack Individuel ou sur les fiches hébergement du Pack Individuel Premium - Premium : pour activer vos meilleurs avis et les mettre en avant dans le module du Pack Individuel Premium (carroussel qui défile). Avis suspendus Vous retrouvez dans ce menu tous les avis suspendus : suspendus par vous-même ou suspendus automatiquement (Alerte contenu). Vous pouvez réactiver un avis en l ouvrant et en cliquant sur «Activer». Tous les avis Ce menu regroupe l ensemble des avis : qu ils soient en ligne, supprimés ou suspendus. Pack Individuel Ce menu recense les avis visibles sur votre Pack Individuel classique ou Premium. Sélection Premium Ce menu regroupe les avis mis en avant dans le module spécifique sur le Pack Individuel Premium. Avis supprimés Vous retrouvez les avis que vous avez volontairement supprimés. Vous pouvez les réactiver en ouvrant l avis et en cliquant sur «Activer» Réponse avis conso Cette fonctionnalité permet de répondre à un avis consommateur. Cliquez sur la ligne de l avis pour lequel vous souhaitez faire une réponse au consommateur. Cliquez ensuite sur le bouton «Répondre». Rédigez votre réponse dans le cadre blanc et cliquez sur «Réponse privée» ou sur «Réponse publique». Une réponse privée est uniquement envoyée par mail au consommateur. Attention, si le consommateur est anonyme, vous pourrez uniquement faire une réponse publique. Une réponse publique est envoyée par mail au consommateur (s'il n'est pas anonyme) et diffusée sur votre Pack Individuel (ou Pack Individuel Premium) et sur le portail Une réponse ne peut être modifiée ou supprimée. 49/52

50 13 - Google Analytics Dans le cas où vous avez souscrit le mini site Mobile Afin d évaluer le trafic et la navigation sur ces nouveaux sites mobiles, nous avons mis en place un outil d analyse statistique des visites sur votre site mobile. Cet outil d analyse est Google Analytics ; il est complètement gratuit. Si vous possédez déjà un compte Google Analytics : Vous devez simplement nous transmettre l adresse avec laquelle vous avez créé votre compte Google Analytics. Vous aurez ainsi à tout moment un accès à votre compte de statistiques de votre site.mobi. Si vous ne possédez pas de compte Google Analytics : Vous devez simplement vous inscrire en suivant cette adresse et nous envoyer l adresse avec laquelle vous vous êtes enregistré. Important : dans le champ URL, indiquez l url du site général du camping, ne mettez pas l url de votre site mobile. Vous pourrez ainsi ajouter si vous le souhaitez cet outil sur votre site général ou l utiliser exclusivement pour votre site mobile. Vous aurez accès à toutes vos statistiques dans votre interface Google Analytics Passerelle PMS Cette fonctionnalité permet de lier votre logiciel PMS (Unicamp Rivages AICM Enaia - Plein Air Stratech et Inaxel - I-Resa) avec le système SecureHoliday Les principes de la passerelle 1/ Mise à jour automatique des disponibilités. Le planning SecureHoliday est mis à jour automatiquement une fois par jour (à minuit). De plus, une vérification de vos disponibilités en temps réel est lancée : - lorsqu un internaute clique sur Réservation. - avant que le client saisisse son numéro de carte bancaire. 2/ Intégration automatique des réservations dans votre logiciel PMS. Vous devrez toujours traiter votre demande de réservation dans SecureHoliday, dans un délai maximum de 72 heures. Quand une commande est acceptée dans SecureHoliday, elle s enregistre automatiquement dans votre logiciel PMS. Vous n aurez pas besoin de saisir manuellement la fiche du client. Paramétrage et activation de la passerelle PMS Une fois que votre logiciel PMS est paramétré, vous pouvez paramétrer et activer la passerelle PMS dans SecureHoliday. Cliquez sur «Passerelle PMS». Pour une première connexion, vous devez saisir les identifiants passerelle générés par votre logiciel PMS. Etape 1 : Liaison des produits Sélectionnez un produit SecureHoliday, puis sélectionnez le produit PMS correspondant et cliquez sur «Lier», en dessous du tableau. Renouveler l opération jusqu à ce que tous les produits SecureHoliday soient liés. Les produits SecureHoliday passent en rouge avec la mention «Already linked», une fois qu ils sont liés. Les hébergements PMS passent en orange avec la mention «Already linked» à la fin du nom du produit, une fois qu ils sont liés. Nota bene 1 : Les produits SecureHoliday ne peuvent être liés qu une seule fois, alors que les produits PMS peuvent être liés à plusieurs produits. Nota bene 2 : La passerelle peut fonctionner même si tous les produits PMS ne sont pas liés. Dans ce cas-là, vous pouvez gérer manuellement les plannings des produits non-liés. Nota bene 3 : Pour délier des produits, allez en bas de page sur la «Table des liaisons effectives» et cliquez sur le bouton gris < -- > de la liaison que vous voulez supprimer. 50/52

51 Les produits déliés repasseront en vert, dans le premier tableau «Liste des hébergements». Etape 2 : Liaison des options (= suppléments tarifaires) En bas de page, allez dans la Table des liaisons effectives. Cliquez sur le nom de l hébergement SecureHoliday (en bleu) pour afficher les options de cet hébergement dans les deux systèmes. Sélectionnez une option SecureHoliday, puis sélectionnez l option PMS correspondante et cliquez sur «Lier», en dessous du tableau. Les options SecureHoliday et PMS passent en rouge avec la mention «Already linked» et apparaissent dans le liste des options déjà liées. Si vous avez des personnes inclues dans votre forfait de base, sélectionnez l'option à laquelle elles sont rattachées dans votre PMS Nota bene : Les options ne peuvent être liées qu une seule fois. Nota bene 2 : La passerelle peut fonctionner même si toutes les options ne sont pas liées. Une option SecureHoliday non-liée empêchera l intégration automatique de la réservation dans votre logiciel PMS. Nota bene 3 : Pour délier des options, cliquer sur le bouton gris < -- > de la liaison dans la liste des options déjà liées. Etape 3 : Activation de la passerelle PMS Cliquez sur le bouton 1 du Mode PMS 100% / Pré-booking. Les 3 niveaux de la passerelle sont, par défaut, cochés : - Mise à jour automatique de la disponibilité : la mise à jour se fait une fois par jour à minuit. - Vérification de la disponibilité pendant le processus de réservation : dès qu un internaute clique sur le bouton «Réserver», nous réinterrogeons votre PMS pour s assurer de la disponibilité. - Intégration automatique des réservations dans le PMS : une fois qu une réservation est acceptée dans SecureHoliday, elle est envoyée à votre PMS pour être intégrée dans votre logiciel de gestion. 0-Mode classique : Si on réactive le mode classique, les produits restent liés, mais la passerelle ne fonctionne plus. L établissement a de nouveau la main sur les plannings SecureHoliday. Afin d éviter d attendre minuit que vos plannings soient mis à jour automatiquement, vous pouvez forcer leur mise à jour. Pour cela, cliquer sur le bouton «Forcer la mise à jour de votre planning». Puis attendez quelques instants la confirmation que la mise à jour a été effectuée. Etape 4 : Gestion du mode dégradé Lorsque votre PMS bloque une demande de réservation pour un séjour discontinu ou une différence de paramétrage entre SecureHoliday.net et le PMS, vous avez le choix de : - Proposer à l'internaute de poursuivre sa demande de réservation. L établissement devra traiter manuellement cette réservation dans le PMS. - Stopper le processus de réservation et empêcher le client de réserver. Etape 5 : Choisir le mode de paiement Pour intégrer les réservations dans votre PMS, vous devez choisir le moyen de paiement paramétré dans votre PMS : - Carte bancaire - Paiement indirect (paiement autre que carte bancaire) 51/52

52 Etape 6 : Paramétrage des options incluses Certaines options, autre que les personnes, peuvent être incluses dans le forfait de base (exemple : un véhicule). Pour indiquer qu une option est déjà incluse dans le prix de base, allez dans le Menu Hébergements / Tarifs : sélectionner une grille tarifaire / Options : modifier. Sélectionnez un hébergement, puis indiquez la quantité incluse d une ou plusieurs options. Puis sauvegardez en bas de page Suivi intégration des réservations Connectez-vous sur votre interface de pilotage SecureHoliday : et entrez votre Login et Password. Puis cliquez sur «Intégration réservations» Vérification de la disponibilité TRUE : vérification effectuée lors de la réservation ERROR : réservation effectuée en mode dégradé, sans vérification possible auprès du PMS de la disponibilité réelle. Réservations PMS En vert : les intégrations qui ont réussi (avec la référence PMS de la réservation). En rouge : les intégrations qui ont échoué avec un message d erreur. Dans ce cas contactez la HotLine. ATTENTION : En cliquant sur «Disfunction Payment» dans SecureHoliday, la réservation ne s annule pas dans votre logiciel PMS. 52/52

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