MANAGER UN PROJET : 6 SAVOIRS-FAIRE EN INTERACTION

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1 MANAGER UN : 6 SAVOIRS-FAIRE EN INTERACTION FORMULER UN VENDRE UN PILOTER UN ORGANISER UN MOBILISER SUR UN COMMUNIQUER SUR UN

2 DE MANAGER A PILOTER UN Souvent on considère que réaliser un projet consiste à gérer un ensemble d'activités et de ressources. En fait, à l'origine de tout projet, il y a une idée. Avant de concrétiser cette idée il est nécessaire de la formuler, de la vendre, d'obtenir des ressources nécesssaires... et cela est d'autant plus vrai dans le cas des projets tutorés où l'objectif pédagogique d'apprendre en autonomie organisée s'ajoute à l'objectif pratique de réalisation. C'est pourquoi nous faisons la distinction entre manager et piloter un projet. Manager un projet, c'est prendre en compte tous les éléments qui vont permettre de matérialiser une idée; Piloter un projet, c'est mener à bien et à temps les actions qui vont produire le résultat du projet. Piloter un projet est une des fonctions du management de projet. Demande Un Un projet, un un service, un un produit à développer, Offre L'idée d'un projet tutoré peut venir soit d'une demande (un client soumet l'idée à l'iut) soit d'une offre (un étudiant créatif a une idée); l'important c'est que la demande et l'offre se rencontrent. Cette rencontre fait partie du management de projet et est une condition nécessaire de la réussite d'un projet.

3 Qualité Coût Délais Philippe Dumas et MANAGER UN Mobiliser Organiser Vendre Formuler Piloter Communiquer

4 OBJECTIF ET PLAN DU COURS Philippe Dumas et L'objectif de ce module est de fournir une démarche globale et pratique de réalisation des six savoirs-faire : - Formuler un projet - Vendre un projet - Mobiliser sur un projet - Organiser un projet - Piloter un projet - Communiquer sur un projet Pour chaque savoir-faire, seront présentés un objectif sous forme imagée, une démarche, une check-list et le résultat pratique à obtenir. Manager un projet, c'est mettre en oeuvre les six savoirs-faire tout au long du projet en arbitrant entre les coûts, la qualité et les délais.

5 Philippe Dumas et MOBILISER SUR UN PILOTER UN FORMULER UN COMMUNIQUER SUR UN VENDRE UN ORGANISER UN

6 FORMULER UN Objectif : Matérialiser une vision Exemple : l'invention de la hutte Un projet est l'image d'une situation, d'un état que l'on pense atteindre; matérialiser une vision c'est dessiner cette image à gros traits. Vision Matérialisation de la vision BLA BLA BLA, Bla bla bla. Bla bla bla bla!!! Ebauche du résultat AVANT APRES Philippe Dumas et

7 FORMULER UN Objectif : Matérialiser une vision Un projet est l'image d'une situation, d'un état que l'on pense atteindre; matérialiser une vision c'est dessiner cette image à gros traits. Projet : aller de A à B A Etat actuel, je fais le point sur ma situation, mes contraintes, mes ressources. Je ressens le besoin d'être en B. A priori, quelle direction générale vais-je emprunter, comment l'atteindre, avec quels moyens de locomotion, quels codes vais-je devoir respecter? B Etat désiré, je dois imaginer à l'avance, les bénéfices que j'en retire, comment le produit devra fonctionner.

8 FORMULER UN FORMULER UN OBJECTIF : Matérialiser une vision Identifier le cadre Cibler le projet RESULTAT: EBAUCHE Si l'idée de départ est une offre de service ou de produit, il faut penser ici à identifier le client final. Cette phase est un exercice de créativité, très ouvert, peu structuré et peu directif. Elle nécessite une certaine maîtrise de la conduite de réunion. Les outils de type analyse de la valeur et remue-méninges peuvent être utilisés. DU DU PRODUIT FINAL FINAL

9 FORMULER UN Check-List Sur le projet Pourquoi doit il être conduit? (A quoi sert il?) Quel est le but recherché? Quels bénéfices va-t-on retirer de tout ça? Quel est le contexte dans lequel il s inscrit? (institution, zone géographique, temps) Qui est le demandeur, le prescripteur? Qui sont les réalisateurs, ceux qui vont faire? Qui est le client final? Quels sont les obstacles possibles à l'aboutissement du projet? Sur les moyens mis en oeuvre Quelles sont, à la louche, les ressources disponibles pour le projet? Quelles sont les contraintes imposées aux réalisateurs? Quel est le délai de réalisation (date de l échéance?) Sur le produit final Quoi, que sera-t-il? Pour qui? Quelles seront a priori ses caractéristiques techniques? Quels sont les bénéfices qu il apportera au client final? Quelle valeur celui-ci peut-il y accorder? Quels sont les enjeux du client final par rapport à ce projet, quels risques va-t-il être amené à prendre. Est-ce que le projet est conforme à la réglementation (copyright, licences, etc...)

10 FORMULER UN RESULTAT A OBTENIR : Ebauche du produit final Description du résultat attendu, de la démarche à suivre, des moyens nécessaires plus précise que la vision de départ LES ACTEURS ONT ALORS LA POSSIBILITE DE COMMENCER A PARLER DU AUTOUR D'EUX

11 VENDRE UN FORMULER UN PILOTER UN ORGANISER UN MOBILISER SUR UN COMMUNIQUER SUR UN

12 VENDRE UN Objectif :Trouver des ressources externes On dispose rarement de toutes les ressources en interne, il faut donc s'adresser à des personnes extérieures au projet pour trouver des partenaires et commencer à valider l'opportunité du projet BLA BLA BLA, Bla bla bla. Bla bla bla bla!!! Ebauche du résultat Trouver des ressources externes AVANT APRES Philippe Dumas et

13 VENDRE UN VENDRE UN OBJECTIF : Trouver des ressources externes Identifier les besoins et les partenaires possibles Construire des argumentaires Décrocher des partenariats Il faut répondre aux questions vendre quoi? à qui? où? comment? Les compétences à développer sont celles d'un vendeur: convaincant, convaincu, persévérant qui doit trouver des prospects, des partenaires et finalement des clients. L'enseignant tuteur, l'organisation cliente sont à convaincre en premier. On utilisera le publipostage, la prospection téléphonique, les techniques de négociation. La création de support papier ( une plaquuette projet ) ou autre, est recommandée. RESULTAT: DES DES PARTENAIRES PARTENAIRES et et des des RESSOURCES RESSOURCES POUR POUR LE LE

14 VENDRE UN IDENTIFIER les BESOINS et les PARTENAIRES POTENTIELS A partir de l'ébauche du résultat Ressources (de quoi ai-je besoin?) Comparer les ressources disponibles et les ressources que semble nécessiter l'ébauche du projet Les classer par ordre de priorité (essentielle / utile / accessoire) Partenaires (auprès de qui trouver ce dont j'ai besoin?) Qui dispose des ressources? (ex : Argent => Banque, information => Chambre professionnelle) Quelle valeur donnent-ils à ces ressources, qu'est ce qui peut les intéresser dans notre projet?

15 VENDRE UN CONSTRUIRE des ARGUMENTAIRES En se basant sur les attentes des partenaires potentiels sélectionnés : Identifier les bénéfices que peut leur apporter le projet Attente : besoin insatisfait de l'interlocuteur Bénéfice : réponse qu'apporte le projet à ce besoin Caractéristique : preuve que le projet peut satisfaire ce besoin Formaliser les argumentaires Formaliser les différents "plans de vente", identifier les objections possibles, formaliser les contre-objections Plaquette de présentation du projet mettant en avant les bénéfices les plus marqués du projet

16 VENDRE UN DECROCHER des PARTENARIATS Prospecter Faire la liste des gens à contacter Faire éventuellement un mailing Téléphoner pour décrocher des rendez-vous Négocier Ecouter et présenter les bénéfices du projet Moissonner les "Oui" Obtenir l'accord et le verrouiller verbalement Signer des contrats Préciser les modalités de l'accord Donner un cadre formel au partenariat Cultiver le partenariat (le partenaire n'est pas une vache à lait!!!)

17 VENDRE UN Check-List Vendre quoi, à qui? Quels sont les bénéfices que peuvent retirer les différents partenaires de mon projet? les a-t-on bien mis en avant dans l'argumentaire, dans les supports d'aide à la vente? Tous les partenaires susceptibles de m'apporter une aide sont-ils identifiés? (liste par catégorie de ces partenaires potentiels avec leur adresse et leur numéro de téléphone ainsi que l'origine de ces informations) A-t-on bien exploité au maximum le réseau de relation de tous les acteurs du projet (notamment les relations personnelles, à qui l'on peut demander de l'aide ou des recommandations) Où et comment? A-t-on bien exploré tous les organismes à vocation publique susceptibles d'apporter un soutien? Chambre de commerce et d'industrie, mairie, conseil départemental, régional, DRIRE, DDE, INPI, Chambre des métiers, Syndicats de professionnels, Associations loi 1901,... A-t-on consulté les Bases de données informatisées sur les entreprises et les articles de presses (CD ROM DIANE de toutes les entreprises de plus de 5 MF de CA, CD ROM du Monde...) A-t-on préparé une base de données informatique des partenaires à prospecter pour conduire et suivre les résultats de cette propspection, pour faire des mailing,...? Prend-on le soin de rappeler les prospects dix jours après l'envoi de la première lettre de prise de contacts? Formalise-t-on rapidement par des CONTRATS ECRITS les accords obtenus oralement lors d'un rendez-vous? Philippe Dumas et

18 VENDRE UN RESULTAT A OBTENIR : Partenaires et Ressources Ensemble des soutiens externes dont va bénéficier la réalisation du projet LES ACTEURS ONT ALORS UNE PARTIE DES MOYENS NECESSAIRES A LA REALISATION DU

19 FORMULER UN VENDRE UN PILOTER UN ORGANISER UN MOBILISER SUR UN COMMUNIQUER SUR UN

20 MOBILISER SUR UN Objectif : Obtenir l'adhésion des acteurs Trouver un consensus sur l'objectif à atteindre et les moyens à engager. Obtention de l'adhésion des acteurs 2 MF délai ; 6 mois 300 jours x homme - - AVANT APRES Philippe Dumas et

21 MOBILISER SUR UN ABOUTIR à un CONSENSUS sur les OBJECTIFS Identifier les préoccupations des acteurs Pour chaque acteur, quels sont les attentes, les objectifs recherchés les motivations, les désirs les freins, les contraintes, les impératifs, les limites Rechercher le consensus en réunion Identifier des critères communs Noter et classer les propositions selon ces critères Faire les choix Formaliser l'accord obtenu Redéfinir les objectifs du projet Formaliser les bénéfices que les acteurs veulent en commun retirer du projet

22 MOBILISER SUR UN S'ENGAGER sur des RESOURCES Passer d'un consensus sur l'objectif à un consensus sur les moyens : Identifier les ressources que chacun peut et veut mettre à la disposition du projet Moyens humains, compétences, savoir-faire Temps disponible pour le projet, périodicité Moyens matériels, financiers S'engager sur les ressources Formaliser le degré d'engagement de chacun à travers les ressources qu'il consacre au projet

23 MOBILISER SUR UN Check-List Sur les motivations des acteurs A-t-on identifié l'intérêt commun à tout le groupe? Chaque acteur a-t-il bien exprimé explicitement ce qui l'intéresse le plus dans le projet, son attente essentielle? (réponse à la question "pourquoi?") Ces motivations ont-elles bien été prises en compte dans la redéfinition des objectifs? Est-ce que chacun a validé le fait que les objectifs répondent à ses attentes? Sur les moyens que les acteurs engagent A-t-on fait la liste exhaustive de ce que chacun peut et veut apporter au projet en terme de disponibilité (temps passé) En termes matériel (lieu de réunion, moyens informatiques, moyens de locomotion, moyens de communication, dépenses de frais non remboursés,...) A-t-on bien rédigé par écrit le contrat d'engagement? Chacun l'a-t-il signé? Philippe Dumas et

24 MOBILISER SUR UN RESULTAT A OBTENIR : Contrat d'objectifs et de moyens "GEL" DE LA CIBLE et des MOYENS A METTRE EN OEUVRE Le Contrat Profil des participants au projet Déclaration d'intentions (Valeurs communes) Objectifs retenus pour le projet Moyens engagés (temps, argent, matériel...) Critères retenus pour juger du résultat (critères de qualités, coût, pénalités de retard) Philippe Dumas et

25 FORMULER UN VENDRE UN PILOTER UN ORGANISER UN MOBILISER SUR UN COMMUNIQUER SUR UN

26 ORGANISER UN Objectif : ORGANISER les ACTEURS et les ACTIONS DELAIS FINS Objectifs Activités MOYENS Produits outils HOMMES Rôles COûTS QUALITE

27 ORGANISER UN 1 Objectif : Organiser les acteurs Répartir les activités entre les acteurs et préciser les responsabilités en termes de qualité, coût, délais. Activités Outils Ressources - - Assemblage

28 ORGANISER UN PRECISER les RESPONSABILITES En général, dans un projet tutoré, à partir de ce moment, l'équipe se STRUCTURE. Il est souhaitable qu'un RESPONSABLE DE émerge ("chef de projet") et que les autres responsablités soient clairement définies. Exemples : Nathalie est responsable de la reprographie. Pierre est gestionnaire du budget. Henri s'occupe des logiciels Noémie prend en charge le planning et le suivi des échéances. elle informe les membres de l'équipe.

29 ORGANISER UN 2 Objectif : Organiser les ACTIONS Appréhender les actions à réaliser en décomposant l'objectif pour obtenir des activités, des produits intermédiaires avec outils et ressources des actions Activités Outils Ressources 2 MF délai ; 6 mois 300 jours x homme AVANT Assemblage APRES Philippe Dumas et

30 EXEMPLES d'activités ORGANISER UN Prévenir les autorités de tutelle. Se procurer les logiciels. Apprendre à utiliser les outils (logiciels, matériels, etc...). Contacter X,Y,Z. Faire une réunion du comité de pilotage. Tenir la comptabilité. Faire le bilan intermédiaire. Tenir le carnet de bord. Préparer la communication externe...

31 Check-List ORGANISER UN POUR QUOI? Sur quels critères pourra-t-on juger de l'atteinte des résultats? A-t-on bien identifié l'ensemble des objectifs, sous objectifs et activités qui vont composer le projet? Quelles solutions de repli prévues et dans quel cas? (intempéries, grêves...) COMMENT? A-t-on fixé une échéance à chaque activité? A-t-on déterminé des dates de bilan provisoire, de rendu de rapport d'avancement? A-t-on évalué pour chaque activité la quantité de travail nécessaire, les outils ou méthodes à utiliser? SUR LES COMPETENCES ET LES SAVOIRS-FAIRE Pour chaque activité, a-t-on bien identifié les compétences nécessaires? les savoirsfaire techniques nécessaires Pour chaque acteur, a-t-on fait la liste des compétences et des expériences? SUR LA MISE EN ADEQUATION La répartition du travail en terme de temps et de responsabilité est-elle équitable, correspond elle aux désirs et aux savoirs-faire des acteurs? Qui est le porteparole de l'équipe de projet vis à vis des autres acteurs?

32 ORGANISER UN RESULTAT à OBTENIR: PLAN D'ACTIONS QUI FAIT QUOI? (quelles activités? quels responsables?) COMMENT? (avec quelles méthodes?) QUAND? (pour quelle date?) AVEC QUOI? (avec quels moyens, outils?)

33 FORMULER UN PILOTER UN VENDRE UN ORGANISER UN MOBILISER SUR UN COMMUNIQUER SUR UN

34 PILOTER UN Objectif : REALISER le CONTRAT Veiller et réagir aux écarts par rapport au plan d'actions jusqu'à la réalisation et la validation du contrat. CONTRAT - - Validation... APRES

35 PILOTER UN PILOTER un projet VEILLER informer des écarts par rapport au plan d'actions. Ces écarts peuvent provenir : des turbulences de l'environnement (grêves, intempéries, etc...) de difficultés mal évaluées au départ. d'une mauvaise dynamique interne à l'équipe de projet. REAGIR aux écarts et prendre les décisions adéquates. Les décisions peuvent aller depuis des ADAPTATIONS MINEURES jusqu'à des REMISES EN CAUSE profondes du projet (reformulation des objectifs et du contrat => repartir au début!)

36 PILOTER UN RESULTAT REALISÉ Qualité Coût Délais Philippe Dumas et

37 FORMULER UN Philippe Dumas et PILOTER UN MOBILISER SUR UN COMMUNIQUER SUR UN VENDRE UN ORGANISER UN

38 COMMUNIQUER SUR UN Objectif : "J'INFORME DONC JE SUIS" Faire connaître aux acteurs internes et externes l'état d'avancement du projet. Cela est nécessaire pour l'existence même du projet. - - PENDANT...

39 COMMUNIQUER SUR UN COMMUNIQUER en cours de projet En interne L'équipe doit se réunir régulièrement et s'informer réciproquement de l'avancement des activités et du respect des plans. Produit Carnet de bord du projet CARNET DE BORD En externe L'équipe doit informer régulièrement l'enseignant tuteur et l'organisation cliente de l'avancement du projet ou des difficultés éventuelles. L'équipe de projet doit être à l'écoute du client et de l'environnement (s'informer). Produit Grille d'évaluation fiche synoptique de synthèse

40 COMMUNIQUER SUR UN COMMUNIQUER en fin de projet PRESCRIPTEURS RESULTATS LE RAPPORT ETUDIANTS RESULTATS RESULTATS CLIENTS

41 FORMULER UN COMMUNIQUER SUR UN PRO JET VEN DRE U N CONDUIRE UN ORGANISERUN MANAGER UN MOBILISER SUR UN RESULTAT FINAL : La SATISFACTION du CLIENT Le résultat d'un projet doit satisfaire : L'entreprise ou l'organisation "cliente" Le prescripteur ou l'enseignant tuteur Les membres de l'équipe projet Dans un projet tutoré, les étudiants auront appris à CREER, VENDRE, S'ORGANISER, PRODUIRE et TRAVAILLER de manière COLLECTIVE et AUTONOME. Philippe Dumas et

42 MERCI... Philippe Dumas Professeur IUT de TOULON et du VAR BP F LA GARDE Cédex Tél Fax ET 24, Quai Saint Antoine F LYON tél fax Une version informatique en couleurs de ce document est disponible sur disquette au format Power Point 4 (participation aux frais de reproduction et d'expédition, 50 F). Veuillez contacter Cédric Berger chez OFICE tél fax Ce cours "Management de projet" est extrait d'un ouvrage plus complet à paraître sous le même titre. Reproduction autorisée AVEC MENTION DE LA SOURCE.