Activer une comptabilité indépendante 3 Ajouter une entité dans une comptabilité partagée 4

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1 COMPTABILITÉ CONFIGURATION/INITIALISATION ACTIVATION Activer une comptabilité indépendante Ajouter une entité dans une comptabilité partagée CONFIGURATION Définir la date de la session comptable Accéder à l entité responsable 7 Configurer la date de fin d exercice 8 Autoriser les écritures à l exercice précédent 9 Autoriser les écritures postdatées 0 Limiter l accès par un mot de passe Configurer le taux de taxes Personnaliser la charte comptable Associer les postes d honoraires Configurer les postes de TPS-TVQ Créer la liste des fournisseurs 7 Configurer l impression des étiquettes 8 INITIALISATION Fermer les factures 0 Créer la liste des comptes à recevoir Enregistrer les comptes à payer Inscrire les chèques en circulation Comptabiliser les soldes d ouverture 7 Générer le rapport TPS-TVQ 7 Générer le rapport des déductions à la source (DAS) 8 Concilier l initialisation Informatique Nouvelle Technologie J.D. Inc. Révision janvier 0

2 ACTIVATION

3 Activer une comptabilité indépendante Utiliser la procédure suivante si l entité courante utilisera sa propre comptabilité. Sinon, voir la procédure «Ajouter une entité dans une comptabilité existante».. Vérifier d abord si l entité n est pas déjà présente dans la configuration d une comptabilité partagée. Accéder à l entité responsable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration. Cliquer sur le bouton pour continuer. Cliquer sur l onglet Entités. Sélectionner l entité à dissocier et cliquer sur le bouton Effacer pour terminer.. Cliquer sur le bouton. Sélectionner le menu Comptabilité, Ouverture de session. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer à nouveau sur le bouton pour confirmer l initialisation.. Cliquer à nouveau sur le bouton pour continuer. Voir la procédure «Définir la date de la session comptable» pour bien configurer adéquatement la date à utiliser.

4 Ajouter une entité dans une comptabilité partagée. Sélectionner le menu Comptabilité, Ouverture de session. Si la fenêtre la Date de session s affiche à l écran, contactez le soutien technique, car une configuration de comptabilité indépendante a déjà été générée.. Si vous obtenez la fenêtre suivante, cliquer obligatoirement sur le bouton. Sinon, Pro-Cardex initialisera une comptabilité indépendante. Contacter le soutien technique si vous appuyez sur le bouton par erreur.. Accéder à l entité responsable. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration. Cliquer sur l onglet Entités.. Cliquer sur l icône Ajouter.. Sélectionner dans la liste déroulante l'entité à ajouter.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

5 CONFIGURATION

6 Définir la date de la session comptable La date de la session comptable définit la date de l année civile et fiscale. Il est possible de faire des écritures postérieures à la date de la session (voir Autoriser les écritures postdatées).. Si la date de la session est antérieure à l année courante, vous devez modifier la date au er janvier de l année suivante, même si votre année fiscale ne débute pas le er janvier. Fermer la session comptable. Ouvrir une nouvelle session. Répéter cette procédure jusqu à la date d initialisation de la comptabilité. Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture de l'année précédente.. Cliquer sur le bouton pour confirmer à nouveau.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour confirmer le passage à la prochaine année civile.. Fermer la session comptable. Ouvrir une nouvelle session, modifier la date pour la fin du mois courant, si vous désirez modifier la date à chaque mois. Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session. OU Inscrire la date de la dernière journée de l année fiscale pour éviter de modifier celle-ci à chaque mois. Cliquer sur le bouton pour ouvrir la session.

7 Accéder à l entité responsable Certaines configurations peuvent être effectuées uniquement à partir de l entité responsable.. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité. L entité dont l option Configuration est active est considérée comme une entité «Responsable». Entité responsable de la configuration Entité n ayant pas accès à la configuration 7

8 8 Configurer la date de fin d exercice Au démarrage de la comptabilité, Pro-Cardex inscrit par défaut la date de fin d année au décembre de l année courante. Si votre date de fin d exercice financier diffère de celle-ci, vous devez modifier la configuration.. Accéder à l entité responsable. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration. Cliquer sur l onglet Général.. Modifier la date de fin de période.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour continuer.

9 9 Autoriser les écritures à l exercice précédent Cette option vous permettra d'autoriser les écritures au journal général, de fermer des factures, de renverser des écritures, d enregistrer un achat, de produire les rapports TPS-TVQ et DAS et d effectuer un rapprochement pour l exercice précédent.. Accéder à l entité responsable. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration et cliquer sur le bouton pour continuer. Clique sur l onglet Accès.. Cocher la case du champ Autoriser les écritures dans l'exercice précédent.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

10 0 Autoriser les écritures postdatées Cette procédure vous permettra d'enregistrer des chèques, prélèvements, salaires, écriture au journal postérieurs à la date de la session comptable.. Accéder à l entité responsable. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration et cliquer sur le bouton pour continuer. Clique sur l onglet Accès.. Cocher la case du champ Autoriser les écritures ultérieures à la session.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

11 Limiter l accès par un mot de passe. Accéder à l entité responsable et ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Configuration. Cliquer sur l onglet Accès.. Si vous désirez donner un accès limité, vous devez compléter les champs Mot de passe accès limité et Mot de passe accès complet. Il sera possible d accéder uniquement à certaines commandes du menu Comptabilité et Rapport Comptabilité.. Si vous désirez donner aucun accès, vous devez compléter uniquement le champ Mot de passe accès complet. Il sera impossible d accéder aux commandes du menu Comptabilité et Rapport Comptabilité.

12 Configurer le taux de taxes Vous devez vérifier si le taux de taxes de l année courante est présent dans la configuration. Attention de ne pas supprimer les taux déjà présents dans la liste.. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Taux de taxes. Vérifier si le taux de taxes de l année courante est présent. Sinon, cliquer sur l icône Ajouter.. Inscrire la date à partir de laquelle s applique le nouveau taux de taxes.. Indiquer dans le champ TPS le taux approprié.. Indiquer dans le champ TVQ le taux approprié.. Cliquer sur le bouton pour terminer

13 Personnaliser la charte comptable La modification des postes comptables faite à partir d une entité affectera toutes les entités reliées à la même comptabilité. Consulter un exemple de la charte comptable et l état des résultats à partir de l Aide (mot-clé : exemple).. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Charte comptable.. Modifier un poste en double-cliquant sur la ligne à modifier ou ajouter un nouveau poste.. Indiquer le numéro du poste. Ajouter une description.. Sélectionner le type de groupe qui s appliquera au classement et calcul du rapport État des résultats.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

14 . Produit : Cette section peut contenir les honoraires du notaire et les déboursés taxables facturés aux clients. Si vous ne désirez pas inclure les déboursés non taxables dans la section produit, vous devez les ajouter dans la section Charge. 7. Charge : cette section contient les dépenses et peut contenir les déboursés non taxables facturés aux clients si vous ne désirez pas les inclure dans la section des honoraires. 8. Sélectionner le menu Rapport, Comptabilité, État des résultats pour visualiser le résultat des modifications apportées à la charte comptable pour le classement et calcul approprié pour chacun des groupes. 7 8

15 Associer les postes d honoraires Comptabilité - Configuration/Initialisation Cette procédure est nécessaire pour configurer l association des honoraires et déboursés facturés aux clients, afin d être comptabilisés dans les bons postes comptables. Les modifications s appliqueront uniquement à l entité courante. Consulter un exemple de l association des produits à partir de l Aide (mot-clé : exemple).. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Association produit. Le message suivant apparaît si vous accédez à l association de produit pour la première fois et que l entité courante fait partie d une comptabilité partagée. Cliquer sur le bouton pour confirmer l application de la même association que l entité responsable.. Sélectionner dans la liste déroulante le poste comptable qui doit être associé pour chacun des produits. Généralement vous devez utiliser les postes situés entre 000 et 999 pour les honoraires du notaire et les déboursés taxables. Utiliser les postes 000 pour les déboursés non-taxables, si vous désirez les dissocier de la section Produit.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

16 Configurer les postes de TPS-TVQ Afin de mettre en place les fonctionnalités pour l enregistrement de la TPS et TVQ pour la facturation, les dépenses, ainsi que pour la production du rapport de remise TPS-TVQ, vous devez personnaliser la charte comptable et faire l association des postes correspondant dans la configuration de la comptabilité. Consulter un exemple de la charte comptable à partir de l Aide (motclé : exemple).. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Charte comptable. Vérifier les postes afin d avoir la même numérotation et le même type de groupe.. Accéder à l entité responsable. Sélectionner le menu Compatibilité, Configuration, onglet Général et associer les postes de TPS-TVQ correspondant.

17 7 Créer la liste des fournisseurs. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Fournisseurs. Cliquer sur l icône Ajouter.. Compléter les détails nécessaires. Utiliser les touches Ctrl-Entrée pour changer de ligne dans le champ Adresse. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Utiliser l icône Étiquette enveloppe lorsque vous désirez imprimer le nom et adresse du fournisseur directement sur une imprimante d étiquettes (ex : Dymo).. Imprimer la liste des fournisseurs..

18 8 Configurer l impression des étiquettes Pro-Cardex peut imprimer le nom et adresse des employés et fournisseurs sur une imprimante d étiquettes. Vous devez d abord faire l achat et l installation de l imprimante, afin de pouvoir configurer et imprimer les étiquettes. Librairie André, rue Cartier Laval (Québec) HJ N9. Sélectionner le menu Outils, Pilotage, Système, onglet Général.. Sélectionner l imprimante appropriée dans la liste déroulante Imprimante étiquette (ex : Dymo).. Cliquer sur le bouton pour terminer.

19 INITIALISATION 9

20 Fermer les factures Si vous utilisez le module de Facturation, vous devez mettre à jour la liste des comptes à recevoir. Pour ce faire, vous devez vérifier la fermeture et l encaissement des factures. Cette étape doit être effectuée avant de finaliser les soldes d ouverture.. Débuter par la vérification des factures non fermées à l aide du rapport sommaire. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Rapport, Facture, Factures sommaire. Indiquer la période à partir de laquelle vous avez débuté l utilisation du module de Facturation. Cocher obligatoirement l option Inclure des factures non fermées. Sélectionner le tri par date de facture. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Identifier les factures non fermées sous la colonne Fer. Vous devrez fermer chacune des factures. ***ATTENTION Si vous n avez jamais fermé et/ou encaissé vos factures ou si un trop grand nombre de factures sont à fermer, contactez le soutien technique pour faire une demande d intervention à la base de données pour fermer et encaisser toutes les factures. 0

21 . Rechercher et ouvrir la facture non fermée.. Si la date de la facture originale est antérieure à l année précédente, modifier celle-ci. Effectuer l encaissement si nécessaire.. Cocher la case Fermée.. Cliquer sur le bouton pour confirmer la fermeture. 7. Cliquer sur le bouton pour continuer. Cliquer sur le bouton pour terminer. Répéter les mêmes opérations pour toutes les factures à fermer. 7

22 8. Sélectionner le menu Rapport, Comptabilité, Chronologie des clients. Indiquer la date d initialisation. Cliquer sur le bouton pour continuer. 9. Vérifier si la liste des comptes à recevoir est conforme. Effectuer les modifications nécessaires aux factures pou les notes de crédit, les créances irrécouvrables ou l encaissement des factures déjà payées (pour plus de détails, voir documentation Facturation). 0. Un montant affiché en négatif représente un encaissement effectué dans la facture, mais la facture n a pas été fermée. Vous devez fermer la facture à moins s il s agisse d un dépôt (avance) du client et que celle-ci sera fermée lorsque le dossier sera terminé

23 Créer la liste des comptes à recevoir Si vous n utilisez pas le module de Facturation, vous devez créer votre liste de compte à recevoir. Avant d effectuer cette étape, vous devez configurer la charte comptable et procéder à l association des produits (voir la documentation «Comptabilité Configuration»). Pour ce faire, vous devez créer une facture pour chacun des comptes à recevoir, car il est impossible de faire une écriture au compte Clients. Cette étape doit être réalisée avant de finaliser les soldes d ouverture.. Ouvrir une fiche. Créer une facture à la date originale si elle n excède pas l exercice précédent.. Cliquer sur l onglet Détails. Sélectionner un produit représentant le type d honoraires (ex : Prêt-Vente) et inscrire le montant total sans taxe, pour éviter d avoir à faire une écriture au journal pour la régularisation de la TPS-TVQ. OU Utiliser une macro-facture pour une facture détaillée pour les honoraires, déboursés taxables et non taxables. Une écriture au journal sera nécessaire.

24 . Revenir à l onglet Général et fermer obligatoirement la facture pour qu elle fasse partie des comptes à recevoir. Répéter les mêmes opérations pour tous les comptes à recevoir.. Vérifier la liste des comptes à recevoir à partir du menu Rapport, Comptabilité, Chronologie des clients. Inscrire la date appropriée. Cliquer sur le bouton.. Consulter la liste des comptes à recevoir.

25 Enregistrer les comptes à payer Pour vous permettre d obtenir un historique des sommes dues pour chacun des fournisseurs, vous devez enregistrer un achat pour chacun des comptes à payer. Il est impossible de faire une écriture de journal au compte Fournisseurs.. Sélectionner le menu Comptabilité, Achat. Sélectionner le fournisseur.. Sélectionner obligatoirement l option Plus tard dans le champ Payé par.. Ajouter la référence de la facture. Indiquer à la date originale de la facture, si elle n excède pas l exercice précédent.. Inscrire le montant total sans le détail des taxes, pour éviter une écriture de régularisation pour la TPS-TVQ. OU Inscrire le montant avant taxe et faire l ajout des taxes pour plus de détails. Une écriture de régularisation pour la TPS-TVQ sera nécessaire. Sélectionner le poste approprié. Ajouter une description, si nécessaire.. Cliquer sur le bouton pour terminer. Répéter les mêmes opérations pour tous les comptes à payer.. Vérifier la liste des comptes à payer à partir du menu Rapport, Comptabilité, Chronologie des fournisseurs. Inscrire la date d initialisation. Cliquer sur le bouton pour continuer.

26 Inscrire les chèques en circulation La liste des chèques en circulation doit être ajoutée au démarrage de votre comptabilité. Cette étape doit être effectuée avant de finaliser les soldes d ouverture.. Sélectionner le menu Comptabilité, Achat. Sélectionner le fournisseur ou l inscrire comme «Fournisseur occasionnel» (ex : chèque en circulation pour un salarié).. Sélectionner obligatoirement l option Chèque dans le champ Payé par.. Ajouter la référence de la facture. Indiquer à la date originale du chèque, si elle n excède pas l exercice précédent.. Inscrire le montant total sans le détail des taxes, pour éviter une écriture de régularisation pour la TPS-TVQ. OU Inscrire le montant avant taxe et le détail des taxes. Une écriture de régularisation pour la TPS-TVQ sera nécessaire. Sélectionner le poste approprié. Ajouter une description, si nécessaire.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer. Répéter les mêmes opérations pour tous les chèques en circulation. 7. Vérifier la liste des chèques en circulation à partir du menu Rapport, Comptabilité, Rapprochement. Inscrire la date appropriée. Cliquer sur le bouton pour quitter la fenêtre

27 Comptabiliser les soldes d ouverture Lorsque vous débutez une nouvelle comptabilité, vous devez effectuer les écritures de régularisation pour la mise à jour du Bilan. L enregistrement des comptes à recevoir, des comptes à payer et des chèques en circulation doit être effectué avant de procéder à l inscription des soldes d ouverture. Ces écritures sont habituellement fournies par votre comptable.. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Rapport, Bilan. Inscrire la date appropriée. Imprimer le bilan afin de vous aider à effectuer les écritures de variation pour les soldes d ouverture.. Sélectionner le menu Comptabilité, Écriture journal général. Ajouter la Source et la Remarque.. Sélectionner la date à laquelle doit être faite l écriture.. Faire la saisie des données pour l initialisation des soldes d ouverture, habituellement fournies par votre comptable.. Utiliser les icônes suivants pour Ajouter, Insérer ou Effacer une ligne.. Cliquer sur le bouton pour terminer. 7. Consulter à nouveau le bilan pour vérifier le résultat de l enregistrement des soldes d ouverture. 7

28 8 Générer le rapport TPS-TVQ Si le paiement pour la remise de la TPS-TVQ n est pas effectué à la date de l initialisation, vous devrez générer le rapport dans Pro-Cardex et effectuer le paiement ultérieurement. S assurer d abord que les montants affichés au Bilan correspondent aux montants des remises. Effectuer les écritures de corrections, si nécessaire.. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Rapport, Comptabilité, Remise TPS et TVQ. Indiquer la période couverte par votre remise (ex : au --0). Cliquer sur le bouton pour continuer.. Imprimer le rapport des remises.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Sélectionner le fournisseur approprié et cocher obligatoirement l option Payer plus tard, qui vous permettra de générer votre rapport et effectuer le paiement ultérieurement. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour confirmer l écriture au journal et continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

29 9 Générer le rapport des déductions à la source (DAS) Si le paiement pour les déductions à la source (DAS) n est pas effectué à la date de l initialisation, vous devrez générer le rapport dans Pro-Cardex et effectuer le paiement ultérieurement. S assurer d abord que les montants affichés au Bilan correspondent aux montants des remises. Effectuer les écritures de corrections, si nécessaire. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Rapport, Comptabilité, Remise DAS Fédéral ou Provincial. Indiquer la période couverte par votre remise (ex : 0--0 au --0). Cliquer sur le bouton pour continuer.. Imprimer le rapport des remises.. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Sélectionner le fournisseur approprié et cocher obligatoirement l option Payer plus tard, qui vous permettra de générer votre rapport et effectuer le paiement ultérieurement. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Cliquer sur le bouton pour confirmer l écriture au journal et continuer.. Cliquer sur le bouton pour terminer.

30 0 Concilier l initialisation Vous devez inscrire les soldes d ouverture avant d effectuer la conciliation pour finaliser l initialisation de la comptabilité. Cette procédure pour permettra de générer le solde reporté, ainsi que les chèques et dépôts en circulation.. Ouvrir une session comptable. Sélectionner le menu Comptabilité, Rapprochement. Sélectionner la date de l initialisation.. Inscrire le montant du solde de l état de compte. Cliquer sur le bouton pour continuer.. Pointer les écritures au journal identifiées en négatif sous la colonne Chèques. Les chèques non traités représentent les chèques en circulation. Sous la colonne Dépôts, pointer tous les montants représentant l encaissement des factures. Les dépôts non traités représentent les encaissements enregistrés dans Pro-Cardex, mais non traités à la banque, donc dépôt en circulation.. Vérifier que le montant non résolu soit à 0,00$.. Cliquer sur le bouton pour terminer.. Le solde est reporté pour la prochaine conciliation, ainsi que les chèques et dépôts en circulation.

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