Roy, M. & Pinsonneault, L.

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1 Optimisation du fonctionnement du guichet d accès en santé mentale pour la clientèle adulte du CIUSSS de l Estrie CHUS: Synthèse des données probantes et recommandations finales Roy, M. & Pinsonneault, L. IUPLSSS CIUSSS de l Estrie - CHUS 2 décembre 2015

2 UETMISSS/ETMI UETMISSS -Unité d évaluation des technologies et des modes d interventions en santé et en services sociaux -Avant Loi 10 UETMISSS du CSSS-IUGS + UETMISSS du CHUS -Depuis Loi 10 structure UETMISSS du CIUSSS de l Estrie CHUS en réorganisation -Évaluation = 1 volet de la MU dans les établissements avec désignation universitaire -UETMISSS produit différents livrables (dont des ETMI) ETMI -Rapport complet (RS + examen contexte recommandations) pour une question complexe -Démarche scientifique structurée en soutien à la prise de décision. -Selon des normes d excellences régies par l INESSS -Pour un usage optimal des ressources, technologies et modes d interventions. -Selon les meilleures pratiques et/ou données probantes (mais aussi le contexte)

3 Par démarche scientifique structurée Besoin et question décisionnelle Examen du contexte et enjeux Définir/valider des questions d évaluations Élaboration et validation du plan d évaluation Recherche documentaire Cadrage du projet (04/2014 à 05/2014) Plan de réalisation (06/2014 à 07/2014) Extraction/évaluation des données Rencontre avec les parties prenantes Synthèse des résultats ETMI-GASMA (08/2014 à 02/2015) Rapport + recommandations préliminaire Présentation du rapport + recommandations préliminaire Révision des recommandations préliminaires Élaboration du rapport final Finalisation (03/2015 à 05/2015)

4 ETMI-GASMA Contexte -GASMA = Guichet d accès en santé mentale pour une clientèle adulte -Selon le PASM ( ), chaque CSSS doit posséder son GASMA Des spécificités du GASMA au CSSS-IUGS -Fort volume de demande -Clientèle lourde et complexe -Intégration sous-optimale des niveaux de soins et de services -Résultat = Longue liste d attente vers les SSSS Dans un soucis d amélioration de son offre de soins et services -La DSA s interroge sur l efficacité de son GASMA -Elle interpelle l UETMISSS du CSSS-IUGS pour s enquérir de modalités organisationnelles lui permettant d optimiser le fonctionnement de cette structure.

5 Cadrage de l ETMI Question décisionnelle -Quelles sont les meilleures modalités organisationnelles d un GASMA applicable au contexte de la ville de Sherbrooke? Question d évaluation (n = 4) Q1) Quels modèles de soins ou de services en SM pour une clientèle adulte ont été démontrés efficaces dans un contexte similaire à celui de la ville de Sherbrooke pour: accessibilité aux soins et services de SM? intégration des différents niveaux de soins et services? satisfaction des usagers? délais d orientation et de prise en charge? Q2) Quels outils d évaluations permettent de bien identifier les troubles de SM et les besoins des usagers dans le cadre de modèles de soins ou de services en SM pour une clientèle adulte dans un contexte similaire à celui de la ville de Sherbrooke?

6 Cadrage de l ETMI Q3) Quelle est la meilleure composition professionnelle d un modèle de soins ou de services en SM pour une clientèle adulte dans un contexte similaire à celui de la ville de Sherbrooke? Q4) Quels modèles de soins ou de services en SM dans un contexte similaire à celui de la ville de Sherbrooke permettent la meilleure collaboration interprofessionnelle? Indicateurs examinés dans l ETMI-GASMA (n = 7) -Accessibilité aux soins et services SM -Intégration des niveaux de soins et services -Satisfaction des usagers -Délais d orientation et de prise en charge -Outils d évaluations -Composition professionnelle -Collaboration interprofessionnelle

7 Méthode d évaluation Synthèse des connaissances

8 Volet #1 (Recension des écrits scientifiques) Revue de la littérature scientifique (Bibliothécaire CSSS-IUGS) Revue de la littérature grise (Agent de recherche) Deux objectifs spécifiques: (1) Portrait exhaustif des modalités organisationnelles permettant de dispenser des soins/services SM (généraux ou spécifiques) dans un contexte similaire à Sherbrooke. (2) Inventorier l information pertinente n ayant pas été publié dans une revue avec comité de pairs.

9 Volet #1 (Recension des écrits scientifiques) 1) Combiner des mots-clés -Pour identifier les écrits traitant d un GASMA (n = 12) -Pour identifier ceux traitant des indicateurs évalués (n = 29) -348 combinaisons possibles (français + anglais = 696) -Dans 6 banques de références bibliographiques (n = 4176 croisements) -Limite temporelle ) Examen des titres et des résumés -Lecture de chaque titre et résumé -Conserve l article si: -français ou anglais -modèle d accès aux soins et/ou services de SM en 1 re ligne -contient une population adulte -contexte similaire à celui de Sherbrooke -abordant un des 7 indicateurs sous évaluation 3) Lecture approfondie des références -Conserve l article si (les 5 mêmes critères d inclusions)

10 Volet #1 (Recension des écrits scientifiques) 4) Évaluer la qualité des articles conservés -4 grilles d évaluations (quantitatif, qualitatif, mixte, revue de littérature). -Aucun article n est écarté en fonction de sa qualité. -Il reste les commentaires, chapitres de livre, éditoriaux et études de cas. 5) Création d une fiche bibliographique -Une fiche bibliographique par article conservé. 6) Synthèse des connaissances -Ventilée en fonction des indicateurs évalués. -En rapportant les scores de qualité des articles retenus.

11 Volet #1 (Recension des écrits scientifiques)

12 Volet #1 (Recension des écrits scientifiques) 1) Combiner des mots-clés -Combinaison des 696 combinaisons de mots-clés sur Google et Google Scholar. 2) Analyse des résultats -Analyse des liens internet des 3 premières pages de résultats. 3) Sélection des références -Tout rapport de recherche, d évaluation, guide de pratique, résultat de consultation, de réunion, de travaux ou de présentations contenant de l information en regard des dimensions examinées. 4) Analyse de sites internet pertinents -MSSS, INESSS, ASSS, DSP, CSSS, GIN, SCIE, INAHTA. 5) Synthèse des connaissances -Ventilée en fonction des indicateurs évalués

13 Volet #1 (Recension des écrits scientifiques) Liens internet provenant de la combinaison des mots-clés (1 re étape de recherche documentaire, n = ) Google (n = ) Google scholar (n = ) 1 re étape d exclusion (n =24 453) -Non spécifique à la santé mentale (n = ) -Pas de la littérature grise (n = 6 416) Examen des liens internet pour identifier les doublons (2 e étape de recherche documentaire, n = ) Éliminer les doublons (n = ) Lecture rapide des titres et du sommaire des documents uniques (3 e étape de recherche documentaire, n = 1 644) Documents retenus pour la revue de la littérature grise (4 e étape de recherche documentaire, n = 40) 3e étape d exclusion (n = 1 604) -Non spécifique à la santé mentale (n = 2) -Population < 18 ans (n =127) -Contexte non-similaire à Sherbrooke (n =174) -Aucune référence (ou référence secondaire) à un mode d organisation soins/services de santé mentale 1 re ligne (n =572) -N aborde pas (ou trop peu) dimension efficacité ou composition (n = 724) -Document âgé > 10 ans (n = 5)

14 Volet #2 (Opinion d experts) 1) Faire les entrevues -2 gestionnaires -4 intervenants -2 médecins -1 proche-aidant -1 professeur d université expert en SM 2) Grille d entrevue -Semi-structurée -Permet d aborder chaque indicateur -Pour (1) identifier des enjeux propres au GASMA du CSSS-IUGS -Pour (2) élaborer sur les résultats des recensions systématiques (litt scientifique + grise) 3) Synthèse des connaissances -Intégration des données expérientielles à la synthèse des connaissances

15 Synthèse des connaissances issues des volets #1 et #2 1) Accessibilité aux soins et services de SM

16 Synthèse des connaissances issues des volets #1 et #2 2) Intégration des niveaux de soins et de services

17 Synthèse des connaissances issues des volets #1 et #2 3) Satisfaction des usagers

18 Synthèse des connaissances issues des volets #1 et #2 4) Délais d orientation et de prise en charge

19 Synthèse des connaissances issues des volets #1 et #2 5) Outils d évaluations

20 Synthèse des connaissances issues des volets #1 et #2 6) Composition professionnelle (équipe SMA)

21 Synthèse des connaissances issues des volets #1 et #2 7) Collaboration interprofessionnelle

22 Volet #3 (Consultation) 1) Recommandations préliminaires et catégorisation selon la qualité de la preuve -Adaptation du 1 er critère de la méthode GRADE comprenant 4 critères

23 24 recommandations préliminaires Volet #3 (Consultation)

24 Volet #3 (Consultation) 2) Présentation des recommandations préliminaires en comité consultatif -Présentation des recommandations préliminaires en comité consultatif. -3 gestionnaires -2 professeurs université spécialistes en SM -1 intervenant GASMA -2 experts en évaluation. Trois objectifs spécifiques (1) Tester l acceptabilité/faisabilité de nos recommandations préliminaires (2) Obtenir des commentaires des parties prenantes (3) S enquérir d éléments essentiels dont il faut tenir compte en vue de produire nos recommandations finales

25 Volet #3 (Consultation) 3) Élaboration des recommandations bonifiées -Pondérer les recommandations préliminaires en recommandation bonifiées. -Selon (1) commentaires/éléments reçus en comité consultatif et (2) une adaptation des autres critères de la méthode GRADE

26 Volet #3 (Consultation) 4) Validation des recommandations bonifiées -Écriture de recommandations bonifiées. -2 e série de consultation (individuelle). -Vérifier si recommandations bonifiées tiennent compte des commentaires du comité. -Après la 2 e série de consultation, les recommandations bonifiées devenaient finales. 24 recommandations préliminaires 3 recommandations finales contenant des recommandations facilitantes

27 Les limites de l évaluation 1) Rareté des écrits portant sur un GASMA -Les données probantes sont à propos de structures de SS en SM en 1 re ligne -Comparable n est pas exactement le même 2) Incapacité d évaluer la qualité des études de cas, chapitres, commentaires -27/91 articles (29.7 %) 3) Entrevues avec parties prenantes -Pas d usager -Pas d organisme communautaire -Pas assez d intervenants de 2 e ligne 4) La nature de certaines recommandations -Certaines recommandations sont macro et peu modifiable

28 Recommandations finales Recommandation #1: Implanter un GASMA unique et intégré couvrant l ensemble du continuum de la SM sur un territoire d attribution La connaissance de la structure engendrée (1.1) Élaborer un plan de communication présentant les activités du GASMA et le diffuser à l ensemble des intervenants du réseau de la santé et des services sociaux. Les ressources humaines à déployer (1.2) Intégrer des MO dans l équipe SMA afin de former un comité d orientation dans le GASMA. (1.3) Former des intervenants volants pour remplacer les absences prolongées au GASMA. (1.4) Augmenter le nombre d intervenants de garde (1.5) Attribuer un soutien administratif au GASMA. Intégration des niveaux de soins et services (1.6) Légitimer le psychiatre répondant au GASMA de référer directement aux soins et services spécialisés de son CSSS. (1.7) Poursuivre l implantation de mécanismes de retour aux référents. (1.8) Clarifier les rôles et la mission des intervenants des divers niveaux de soins et services. (1.9) Harmoniser et diffuser les critères de priorisation. (1.10) Renforcer le pouvoir de référence du GAC. Collaboration interprofesionnelle (1.11) Renforcer les collaborations entre les intervenants SMA et les MO en GMF. (1.12) Renforcer les collaborations avec les PSY.

29 Recommandations finales Recommandation #2: Développer une offre alternative de soins et de services adaptée aux besoins spécifiques des usagers Les caractéristiques de l offre de soins et de services (2.1) Développer une culture permettant aux usagers de choisir les soins et services qui font du sens pour eux. (2.2) Institutionnaliser des mécanismes de co-intervention intra et intersectoriels. (2.3) Développer une offre pouvant parfois clore des épisodes de services directement au guichet. Les populations vulnérables (2.4) Créer des mécanismes facilitant l accès aux soins et services de SM pour les clientèles vulnérables. Le recours à l approche axée sur les forces (2.5) Développer un leadership autour de l approche axée sur les forces en SM Recommandation #3: Tester l efficacité de nouvelles méthodes, initiatives et outils Les initiatives et méthodes novatrices (3.1) Tester l implantation des initiatives et méthodes novatrices (3.2) Créer des groupes de soutien aux proches aidants. Les outils informatiques et cliniques (3.3) Rendre disponible un outil informatique permettant d accéder à l historique de soins et de services de l'usager (3.4) Utiliser un outil de suivi entre l'évaluation de l'usager et l accès aux soins et services (3.5) Utiliser une grille évolutive plutôt que répétitive (3.6) Poursuivre les efforts d uniformisation de la grille d évaluation à l échelle de l Estrie.

30 Des questions

31

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