GUIDE DES SORTIES ET VOYAGES (REGLEMENTATION / PRESENTATION / ORGANISATION)

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1 " L Avenir entre nos mains " GUIDE DES SORTIES ET VOYAGES (REGLEMENTATION / PRESENTATION / ORGANISATION) 15 rue du Salita ELNE : : : ce k@ac-montpellier.fr 1

2 REGLEMENTATION * Article L401-1 code de l Education : "le projet d établissement définit les modalités particulières de mise en œuvre des objectifs et des programmes nationaux et précise les activités scolaires et péri scolaires qui y concourent " * Article L551-1 du code de l éducation définit les objectifs des activités péri éducatives sans distinguer voyages et sorties. Communément, une sortie correspond à une activité extérieure inférieure à une journée, un voyage comprend au moins une nuitée. Les voyages et sorties engagent dans tous les cas la responsabilité du chef d établissement. Ils doivent toujours être inscrits dans le budget de l établissement. Une charte des voyages peut-être adoptée par le Conseil d Administration. Elle permet de définir précisément les règles, les droits, les devoirs et les responsabilités de tous. Textes de base Circulaire n du 03 août 2011 relative aux sorties et voyages scolaires au collège et au lycée Circulaire N du 30 septembre 2009 relative aux déplacements à l étranger dans le contexte d épidémie de grippe A/H1/N1 R R421-44/L421-7 R Arrêté du 21 novembre 2005 R Autres textes officiels utiles Organisation de sorties et voyages scolaires RLR ; ; Circulaire n du 14 juin 2001 : les classes à projet artistique et culturel Circulaire n du 1er avril 1988 : classes du patrimoine dans le second degré Circulaire N du 25 septembre 1996 Circulaire N du 16 septembre 1974 relative aux accidents de service et du travail Note du 16 octobre 1996 : voyages scolaires : documents pour les élèves ressortissants d'états tiers à l'union européenne Appariement d établissements Circulaire N du 03 août 2011 Circulaire n du 1er août 1991 (RLR 557-0) Circulaire n du 23 mai 1989 (RLR 557-0) Circulaire n du 8 novembre 1978 : échanges de classes à vocation pédagogique dans les lycées d'enseignement professionnel Circulaire n du 19 octobre 1976 (RLR 557-0) Délivrance des autorisations de sorties et voyages Circulaire n et du 9 juillet 1981 : établissement, par les directeurs d'école ou les chefs d'établissement, de listes tenant lieu après authentification par les préfets d'autorisations collectives de sortie du territoire pour les mineurs qui effectuent en groupe des voyages scolaires à l'étranger 2

3 PRESENTATION Les déplacements des élèves lors des sorties et des voyages scolaires participent à la mission éducative des établissements d enseignement du second degré. Les sorties et voyages scolaires présentent un intérêt pédagogique. Ils sont un outil au service de l égalité des chances, offrent l opportunité de multiplier et de diversifier les contacts directs avec les réalités extérieures et concourent activement à l éducation à l environnement et à la citoyenneté. L évolution des pratiques éducatives, l ouverture des établissements sur le monde et la recherche d expériences différentes et innovantes suscitent un accroissement des voyages collectifs au service des élèves. Si les sorties et les voyages permettent d atteindre un objectif éducatif s inscrivant dans le cadre d une pédagogie rénovée, ils doivent néanmoins répondre à des critères précis dans leur mise ne œuvre. Les sorties et les voyages scolaires s inscrivent obligatoirement dans le cadre d une action éducative. Ils sont organisés officiellement sous l autorité du chef d établissement pendant toute ou partie du temps scolaire. Les élèves y participant doivent former un collectif homogène, une entité pédagogique (la classe ou un niveau). Le projet pédagogique doit avoir des objectifs très précis. Il doit être en phase avec les programmes scolaires et s intégrer à un axe du projet d établissement. La préparation de la sortie ou du voyage doit être effective et il en va de même pour son exploitation pédagogique. Les voyages scolaires participent par ailleurs au renforcement de la communauté éducative, en permettant une meilleure connaissance des élèves et des enseignants entre eux et en développant une pédagogie de projet alliant apprentissages disciplinaires et pratiques innovantes. Les appariements scolaires sont des jumelages officiels homologués au niveau académique, associant deux établissements scolaires dans le but de favoriser les échanges linguistiques entre deux classes de différents pays, chacun apprenant la langue de l autre. Les E.P.L.E doivent, dans le cadre de leur autonomie et en équation avec leur projet d établissement, élaborer et mettre en œuvre un programme annuel des sorties et des voyages scolaires. Les circulaires ont rappelé les principes d organisation et la réglementation s attachant aux déplacements collectifs d élèves. Il est donc nécessaire de clarifier les modalités d organisation de ces déplacements collectifs d élèves. L organisation des voyages ou des sorties ne doit pas compromettre la continuité du service dû aux élèves. Il conviendra de veiller tout particulièrement à la prise en charge des élèves ne participant pas aux voyages ou sorties qu il s agisse des élèves des classes qui se déplacent ou de ceux qui ne sont pas concernés directement par la sortie ou le voyage mais dont certains enseignants pourraient être sollicités pour encadrer le déplacement. Le remplacement des cours sera mis en place. Le coût à la charge des familles ne doit pas être discriminatoire au regard de leurs capacités financières. La volonté de fixer une procédure pour l organisation des voyages ou sorties ne doit pas entraver leur bon déroulement. Fixer des règles, c est permettre à chacun des membres de la collectivité de les appliquer et de les respecter. Ces sorties et voyages collectifs constituent des outils pédagogiques. Ils doivent donc : s inscrire dans le projet d établissement, en conformité avec les programmes officiels et en application des choix qui relèvent de la part d autonomie de l E.P.L.E ; servir des objectifs pédagogiques disciplinaires ou transdisciplinaires ; se situer dans une progression disciplinaire établie. 3

4 1. / Typologie 1.1 Sorties ou voyages? L article L551-1 du code de l Education définit les objectifs des activités péri éducatives sans distinguer voyages et sorties. Communément une sortie correspond à une activité extérieure inférieure à 1 journée, un voyage comprend au moins une nuitée. Les voyages et sorties doivent être retracées dans la comptabilité de l établissement et approuvés en Conseil d Administration Voyages scolaires et échanges Ce sont des déplacements collectifs d élèves hors de l EPLE, accompagnés et organisés sous l autorité du chef d établissement dans le cadre d une action éducative. Ils comprennent au moins une nuitée hors des locaux de l établissement. Ils ne peuvent excéder cinq jours sur le temps scolaire, mais peuvent être organisés hors temps scolaire ou partiellement sur les deux Caractère obligatoire ou facultatif A- Obligatoire gratuité Toute sortie faisant partie intégrante de la mission de service public d un E.P.L.E. Une sortie est obligatoire si : Elle s inscrit dans les programmes officiels d enseignement ou des dispositifs d accompagnement obligatoire ; Elle concerne une classe entière ou un niveau déterminé sur le temps scolaire pendant les horaires prévus dans l emploi du temps des élèves ; Elle est financée sur les ressources budgétaires de l E.P.L.E dans la limite des crédits inscrits au budget pour l année en cours ou par une subvention sans aucune participation financière des familles ; Le chef d établissement doit veiller à ce que le projet soit le plus précis possible, notamment concernant les points suivants : La présentation du projet : destination, date, objet, nom du responsable ; Les classes concernées ; Le nombre de participants et d accompagnateurs ; Les dispositions financières. B- Facultatif participation financière possible des familles Une sortie est facultative si : Elle s inscrit dans le cadre de l action éducative sans s inscrire dans les programmes ; Elle concerne un groupe d élèves, d une ou plusieurs classes ; Les élèves ne participant pas à la sortie ou au voyage sont pris en charge par l établissement (emploi du temps normal ou aménagé) ; Elle est organisée sous l autorité du chef d établissement et se déroule, sans excéder 05 jours, totalement ou en partie sur le temps scolaire. Les sorties facultatives incluent les voyages comprenant une ou plusieurs nuitées. Les sorties et les voyages obéissent à un certain nombre de règles destinées à assurer leur bon déroulement. 2. /Principes et préalables L'initiative est souvent le fait des enseignants. La sortie doit répondre à des critères pédagogiques et/ou éducatifs. L'élaboration du projet doit être aussi précise que possible et faire l'objet d'un document respectant les modalités prévues par la circulaire n du ; le chef d'établissement autorise ou non la sortie ou le voyage. Il conserve l'entière responsabilité de l'opération. La consultation du conseil d'administration, actée par un vote, est obligatoire. En cas de participation financière des familles, le Conseil d administration ayant déjà voté le montant maximum pour une sortie ou un voyage, en précise dans un deuxième temps la contribution réelle et effective de la famille ; 4

5 le financement, obligatoirement inscrit dans le budget de l'établissement, peut être constitué de : participation financière des familles ; dons (FSE, autres associations ) ; subventions diverses ; entreprises privées si l apport n est pas assorti d une obligation publicitaire ; participation de l'e.p.l.e ; Équilibré en termes de recettes et de dépenses, le voyage ou doit prévoir la prise en charge du déplacement des accompagnateurs ; Le remplacement des professeurs accompagnateurs doit être organisé. 3. / Encadrement et modalité Le chef d'établissement évalue le nombre d'accompagnateurs compte tenu de l'importance du groupe, des risques, de la durée du déplacement. Un accompagnateur pour 15 élèves mineurs (minimum 2). Le choix des accompagnateurs se fera sur l ensemble des personnels d enseignement et d éducation et tiendra compte d une perturbation minimum des cours pour les classes ne participant pas au projet. Le remplacement des enseignants sera organisé ; Les personnels de l'éducation nationale sont en mission (ordre de mission). Des parents peuvent être accompagnateurs. Ils sont alors considérés comme des collaborateurs bénévoles du service public, couverts par l'état. Les dépenses afférentes aux accompagnateurs sont prises en charge par l établissement. La contribution des familles ne peut pas servir au financement de ces dépenses. Les modalités de prise en charge financière des accompagnateurs doivent être précisées par le Conseil d administration lors de la délibération relative au financement de la sortie ou du voyage. Composition du groupe d élèves : il est recommandé que la sortie ou le voyage scolaire concerne de préférence une classe entière accompagnée par un ou plusieurs professeurs, ou du moins que le groupe présente une certaine homogénéité. Les élèves qui ne participent pas à une sortie facultative doivent bénéficier de l enseignement normalement dispensé. 4. / Information des parents Sortie obligatoire : le chef d'établissement informe chaque famille par écrit que l'élève sera en sortie pédagogique obligatoire. Une autorisation de sortie doit être signée. Sortie facultative : les parents autorisent ou non leur enfant à participer. Il faut prévoir l'accueil dans l'établissement des élèves ne participant pas. Les élèves ne doivent pas être privés de l enseignement qui leur est normalement dispensés s ils ne participent pas à la sortie. Le chef d établissement informe qu'une aide individuelle peut être accordée sur les fonds sociaux de l'établissement, ainsi que des modalités en cas de désistement ou d'annulation. Le Chef d Etablissement et le professeur responsable informent par le biais d une réunion au collège les familles concernées par le projet. Cette information porte sur : La nature du projet : objectifs éducatifs et pédagogiques précis (programme détaillé et travaux à effectuer par les élèves), destination, hébergement, transport, accompagnateurs La préparation pédagogique du projet est un travail conjoint de l enseignant organisateur et des élèves ; Les formalités préalables : autorisation parentale, autorisation de sortie du territoire à demander à la Préfecture, (autorisation collective demandée par le collège), copie de la carte Européenne d assurance maladie à demander à la CNAM, la carte nationale d identité ou le passeport, l assurance responsabilité civile individuelle ; La participation financière : montant, modalités de versement, aides, subventions, autres moyens ; Les renseignements médicaux : vaccinations, fiche médicale, contre indications (alimentaires, médicales, activités ). 5

6 5. / Budget Chaque projet aura un budget équilibré en recettes et dépenses. Il conviendra de limiter au maximum le montant des cotisations individuelles des élèves en gardant à l esprit le principe de la gratuité de l enseignement. Afin de régulariser et de faciliter la gestion des dépenses pendant le voyage (prise en charge des frais d'entrée sur les sites, dans les musées ), le gestionnaire de l'eple, à la demande de l'ordonnateur, peut mettre en place une régie d'avances de recettes et nommer un des accompagnateurs, parmi les personnels, régisseur d'avances de recettes (arrêté du 21 novembre 2005 modifiant l'arrêté du 11 octobre 1993 habilitant les chefs d'établissements publics locaux d'enseignement à instituer des régies de recettes et des régies d'avances). Le conseil d administration fixe le montant de la participation des familles. Il ne doit pas être compris dans une fourchette. Il ne peut-être modifié que par une délibération du conseil d administration. 6. / Les accompagnateurs Ils doivent posséder au moment du départ : Assurance personnelle ; Autorisation du chef d établissement ; Passeport ou carte nationale d identité pour certifier l identité ; Autorisation rectorale dans le cas d appariements (attention au délai) ; Titre de circulation pour les élèves titulaires d un passeport étranger ; Autorisation de sortie du territoire ; Coordonnées de la compagnie d assurances de chaque élève et/ou compagnie avec garanties du contrat souscrit à titre collectif par le chef d établissement ; Formulaire carte vitale pour voyager dans l Union Européenne ; Numéros de téléphone des services d urgence : hôpital, police ; Coordonnées de l Ambassade de France ou du Consulat dans le pays de destination ; Liste des participants avec téléphone des familles. Un exemplaire à fournir à l Intendance, à l administration, à la vie scolaire. Ces listes auront été contrôlées au moment du départ ; Liste avec noms, coordonnées, des correspondants étrangers dans le cas d appariement ou d hébergement en famille. Cette liste sera gardée en permanence par l encadrement. 7. / Procédure 7.1/ Autorisation L autorisation collective de sortie du territoire doit être demandée à la préfecture au moins un mois avant le départ. Il faut s adresser pour cela au secrétariat du collège. Rappel : les voyages ne s inscrivant pas dans le cadre des appariements ou de certains programmes d action communautaire ne peuvent excéder 5 jours sur le temps scolaire. 7.2/ Organisation du voyage Le transport des accompagnateurs et des élèves, en particulier à l étranger, doit être assuré par un conducteur professionnel. En aucun cas, il n appartient aux enseignants, au regard de leurs obligations statutaires, d utiliser leurs véhicules. Un enseignant en service ne peut conduire son véhicule personnel qu à titre exceptionnel avec l autorisation du chef d établissement et dans l intérêt du service et en dernier recours pour absence de transporteur professionnel et uniquement dans des activités scolaires obligatoires ou certaines activités péri scolaires. 8. / Assurance L assurance est facultative pour les sorties obligatoires. Par contre, elle est obligatoire pour les sorties facultatives ainsi que les voyages et les échanges. 6

7 9. / Bilan Il convient de présenter un bilan pédagogique et financier au conseil d administration si des reliquats financiers existent : S ils sont supérieurs à 8 par famille, ils doivent être reversés ; S ils sont inférieurs à 8, ils peuvent être réaffectés au bout de 3 mois après information des familles pour un éventuel remboursement. Si la famille ne répond pas dans le délai requis, les sommes sont définitivement acquises par l E.P.L.E et le conseil d administration peut valablement décider de leurs affectations (loi finances n du 28/12/2001). 10. /Rôle du chef d établissement et du conseil d administration Le chef d établissement conserve l entière responsabilité de l opération et des engagements exigés. A ce titre, il accorde l autorisation d effectuer le voyage. Le conseil d administration doit être consulté pour tout type de sorties. L élaboration du projet doit être aussi précise que possible. Elle doit partir sur les modalités matérielles (période, lieu, composition du groupe, accompagnateurs, mode de déplacement, itinéraire, déplacement, hébergement, modalités d accueil au retour ), financières (participation des familles, dons ), juridiques et médicales (personnes à joindre ) et pédagogiques (travaux). Le conseil d administration autorise le chef d établissement à organiser les voyages et les sorties scolaires et à conclure les contrats nécessaires à leur réalisation. Il en adopte les principes d organisation et de financement. Cette décision donne lieu à un acte. La délibération du conseil d administration autorisant le financement de la sortie ou du voyage doit être transmise au représentant de l Etat (autorité académique). La délibération est exécutoire 15 jours après sa transmission. L acte doit être accompagné des ordres de mission délivrés par le chef d établissement et d une note de présentation de la sortie. Une charte d organisation des voyages scolaires est votée par le conseil d administration. 7

8 ORGANISATION 1. / Sorties pédagogiques d élèves Si la sortie a une incidence sur l emploi du temps de la classe et celui d autres professeurs, le professeur organisateur consultera les collègues concernés pour obtenir leur accord avant toute démarche officielle. a) Remplir 1 exemplaire de l imprimé demande d autorisation de sortie (Annexe 1), à retirer auprès du secrétariat ou à télécharger sur le site du collège ; b) Remettre cet imprimé au secrétariat pour accord au moins une semaine avant la date prévue pour les sorties d une ½ journée ou d une demi journée ; c) Faire noter la sortie dans le carnet de correspondance et faire signer aux familles l autorisation de sortie facultative (Annexe 2) ou l autorisation de sortie obligatoire (Annexe 3). Toutes les autorisations doivent être signées par les familles pour le jour de la sortie ; d) Remettre au secrétariat la liste des participants, le jour du départ (Annexe 4) ; e) Respecter les consignes aux accompagnateurs (Annexe 5). Vérifier avec l infirmière les élèves présentant des risques d allergies ; f) Remettre la liste des participants au secrétariat au moins 5 semaines avant le départ. Le secrétariat expédiera la demande de sortie à la préfecture (Annexe 6). Après retour de la préfecture, une copie de cette liste sera remise avant le départ au professeur organisateur ; g) L enseignant organisateur fait compléter l ordre de service et le remet au secrétariat pour signature (Annexe 7) ; h) Un récapitulatif des sorties sera renseigné par le secrétariat. Il permettra de faire un bilan qui sera présenté au conseil d administration de juin. 2. / Voyages pédagogiques/échanges Le professeur organisateur d un voyage doit chronologiquement : a) Contacter le chef d établissement pour obtenir l accord de principe pour organiser le voyage (Annexe1) ; b) Informer les professeurs de ce projet ; c) Retirer auprès du secrétariat ou télécharger sur le site du collège le dossier à compléter (Annexe2). Le dossier complété sera présenté au 1 er conseil d administration de l année scolaire (novembre). Le dossier présente les aspects pédagogiques, matériels et financiers du voyage. d) Le conseil d administration donne son avis sur l opportunité des voyages/échanges et vote la participation maximale des familles. Un tableau récapitule l ensemble des projets de voyage (Annexe3) ; e) Réunir les familles pour information suite à la décision du Conseil d Administration ; f) Faire signer la charte des voyages par la famille (Annexe 4) ; f) Faire signer l engagement définitif par la famille (Annexe 5) ; g) Remettre la liste des participants au secrétariat au moins 5 semaines avant le départ. Le secrétariat expédiera la demande de sortie à la préfecture (Annexe 6). Après retour de la préfecture, une copie de cette liste sera remise avant le départ au professeur organisateur ; h) Assurer le suivi des encaissements des élèves (Annexe 7). Les élèves doivent avoir payé leur voyage 15 jours avant le départ ; i) Respecter les consignes aux accompagnateurs (Annexe 8). Vérifier avec l infirmière les élèves présentant des risques d allergies ; j) Compléter l ordre de service pour les accompagnateurs (Annexe 9). Ce document sera remis 1 semaine avant le départ pour signature ; k) L engagement de l entreprise pour le transport (Annexe10). Il sera renseigné par les services de l Intendance ; l) Le bilan pédagogique (Annexe 11) sera renseigné par les professeurs. Il permettra de présenter un bilan au C.A de juin. 8