Guide de l utilisateur

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1 Guide de l utilisateur Félicitations, Data-Concept vous félicite de votre achat, vous avez acquit un outil remarquable. Fastworks est un logiciel doté de nombreuses et puissantes fonctions, son ergonomie, sa simplicité et sa flexibilité vous séduirons, son paramétrage est à la portée de tout utilisateur. Fastworks est un logiciel de gestion de stock, de facturation, de ventes comptoir et d'accès à l'internet. Conçu pour les indépendants et les entreprises, il répondra à vos besoins quel que soit votre domaine d activité. Fastworks est sans doute le logiciel le plus simple à utiliser, intuitif, vous maîtriserez rapidement ces fonctions essentielles. Vous disposez d un outil complet comprenant des fonctions que vous utiliserez chaque jour. Avec Fastworks vous pouvez : Installer un point de vente comptoir normal ou à écran tactile. Gérer tous vos documents (factures, commande, de livraison, offre de prix, ) Gérer votre stock Fastworks comprend en outre un navigateur Internet multifenêtres pour surfez sans quitter votre application Fastworks permet aussi un accès direct à Windows sans quitter votre application. Fastworks supporte et gère tous les périphériques existants et nécessaires aux points de ventes Tiroir caisse Afficheur client Lecteur de code barre Imprimante de bureau Imprimante ticket Ecran tactile Clavier programmable sur écran tactile Terminal portable d acquisition de données Lecteur de toutes cartes magnétiques ou de proximités Fastworks est le seul logiciel possédant une imbrication poussée des ventes comptoir et des documents Vous trouverez dans ce guide toutes les informations nécessaires afin d exploiter au mieux votre logiciel. Toutes informations complémentaires ou demandes spécifiques pourront être obtenues auprès de votre revendeur ou à l adresse suivante : Data-Concept info@data-concept.be Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 1

2 Table des matières PREMIÈRE UTILISATION DE FASTWORKS...4 PARAMÉTRAGE DE FASTWORKS...5 DOSSIERS... 6 UTILISATION DE FASTWORKS DANS UN RÉSEAU... 7 CHOIX D UN MODÈLE D IMPRESSION... 7 GESTION & DÉFINITION DES UTILISATEURS... 8 LES ARTICLES...9 LA FICHE ARTICLE GESTION DES PRIX PAR ARTICLES ET PAR CLIENT...12 LES FOURNISSEURS...12 LES CLIENTS...13 LA FICHE CLIENT VENTES COMPTOIR...14 ASTUCES D UTILISATION PARAMÉTRAGE ET PERSONNALISATION DES PANNEAUX TACTILES LES DOCUMENTS...20 CRÉER UN NOUVEAU DOCUMENT LA BOÎTE DES DOCUMENTS SUIVIS DES PAIEMENTS CONVERSION DE DOCUMENT PROTÉGER UN DOCUMENT IMPORTER DES ARTICLES À PARTIR D AUTRES DOCUMENTS BACK ORDER / LIVRAISONS DIFFÉRÉES / LIVRAISONS PARTIELLES HISTORIQUE DES VENTES...28 CLÔTURE DE CAISSE GESTION DU STOCK...31 ENTRÉES EN STOCK...32 ASSOCIATION D UNE ENTRÉE EN STOCK À UNE FACTURE D ACHAT VALEUR DU STOCK COMMANDES FOURNISSEURS...34 LISTE DES ARTICLES NÉCESSITANT COMMANDE NOTE DE CRÉDIT ( FACTURE D AVOIR) FOURNISSEUR...35 GESTIONNAIRE DES ACHATS...36 LA FICHE ACHAT GESTION DES PROMOTIONS / SOLDES...38 INVENTAIRE...39 ASSISTANTS...40 FACTURATION GROUPÉE DES BONS DE LIVRAISON Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 2

3 FACTURATION DES VENTES COMPTOIR COMMANDES CLIENTS COLLECTÉES FACTURATION AUTOMATIQUE REPRÉSENTANTS ET RELEVÉ DES COMMISSIONS...43 ANALYSES...44 HISTORIQUE DES VENTES : VOIR PLUS HAUT ANALYSES SUR LES VENTES FACTURÉES A PARTIR DU MENU PRINCIPAL : ANALYSES / ANALYSE SUR LES VENTES FACTURÉES TOTAUX JOURNALIERS CHIFFRE D AFFAIRES & MEILLEURES VENTES CHIFFRE D AFFAIRES PAR CLIENT RÉSULTAT PÉRIODIQUE GESTIONNAIRE D ÉTIQUETTES...48 GESTION DES VIDANGES LORS DE LA VENTE...49 LA BOÎTE DE SÉLECTION DES ARTICLES...50 A PROPOS DES BONS D ACHATS...51 NUMÉRO DE SÉRIE & TRAÇABILITÉ DES ARTICLES...52 ENREGISTREMENT DES NUMÉROS DE SÉRIE À L ACHAT SPÉCIFICATION DES N DE SÉRIE LORS DE LA VENTE FICHIER DES NUMÉROS DE SÉRIE CAS SPÉCIAUX (LISTE DE MONTAGE) LISTE DES PRIX...55 CATALOGUE PHOTOS DES ARTICLES...56 ACCÈS À L'INTERNET...57 MAILING INTERNET LE NAVIGATEUR INTERNET FONCTIONS INTERNET À PARTIR DE LA FICHE CLIENT ET FOURNISSEUR LA BOÎTE À OUTILS...59 BACKUP ET STRATÉGIE DE SÉCURITÉ...60 UTILISATION D UN TERMINAL PORTABLE...61 GESTIONNAIRE DE BASE DE DONNÉES...62 CRÉER UNE TABLE OUVRIR ET EDITER UNE TABLE RECEVOIR LA LISTE DE COMMANDE ET LA CAISSE JOURNALIÈRE PAR LES ACCÈS WINDOWS...64 PERSONNALISATION DES FENÊTRES OUVERTES...64 GÉNÉRATEUR D ÉTATS...65 Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 3

4 Première utilisation de Fastworks Entreprise Lors de la première utilisation, Fastworks affichera une boîte de bienvenue. Celle-ci vous indique que les fichiers nécessaires à l'utilisation de Fastworks sont automatiquement créés, néanmoins vous devrez encore spécifier vos paramètres utilisateur. Pour cela cliquez sur le bouton Paramètres. Après avoir entré vos paramètres utilisateurs, cliquez sur le bouton Quitter. Les informations minimums que vous devez encoder dans la boîte des paramètres sont : Utilisateur : Le nom et les cordonnées de votre entreprise ainsi que les informations sur vos comptes. TVA : Les taux de TVA utilisés. Le reste n'est pas impératif, voir Paramètrage de Fastworks. Après avoir quitté l'assistant, une boîte vous demandera d'entrer vos codes utilisateur. Ces codes vous sont fournis lors de l'achat de votre logiciel, ils représentent votre N de TVA crypté, lorsque vous entrez vos codes, votre N de TVA sera décrypté et intégré dans la boîte des paramètres. (Version commerciale uniquement) Le N de TVA apparaîtra toujours lors de l'impression de vos tickets et factures. Si vous n'entrez pas vos codes utilisateur, ils vous seront demandés à chaque démarrage de Fastworks et les impressions seront désactivées. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 4

5 Paramétrage de Fastworks La boîte des paramètres centralise tous vos paramètres utilisateur Pour ouvrir la boîte des paramètres : Options / Paramètres Utilisateur : Entrez vos coordonnées, ces informations seront reprises sur l entête des tickets et factures Financier : Quatre taux de TVA sont possibles, le premier taux sera généralement celui le plus utilisé, car il est proposé par défaut. Le symbole monétaire, ce sera en pratique EURO ou le symbole. Lors des règlements par carte bancaire vous pourrez effectuer un choix parmi les modes de paiement proposés, ceux-ci sont personnalisables. Activer la Gestion des bons d achat si vous désirez que, lorsqu un client nominé effectue un achat, un pourcentage ou une valeur du montant de cet achat se reporte sur son compte (voir gestion des bons d achat) Options générales : Désactiver les contrôle sur les quantités pour vendre des articles qui ne sont pas en stock. Gérer les numéros de séries : Lors de chaque ventes d article, Fastworks demandera la saisie des numéros de séries afin de compléter la traçabilité des articles. Cochez Gérer les vidanges si vous désirez spécifier les vidanges entrées et sorties lors des ventes (voir gestion des vidanges) Le compte SMPT est celui qui vous a été donné par votre fournisseur d'accès à Internet, il sera utilisé par Fastworks pour envoyer par , des documents et/ou la caisse journalière. Adresse émail d envoie correspond à l adresse qui recevra les s envoyés par Fastworks. Lorsque plusieurs PC utilisent Fastworks en réseau, la Numérotation commune permet d utiliser les mêmes compteurs de factures, tickets de caisse et autres documents. Langue orientale lorsque cette option est activée, la fiche article possèdera un onglet supplémentaire nommé : langue ajoutant la possibilité d introduire la description de l article en chinois, arabe,. Contacter Data-Concept pour informations complémentaires. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 5

6 Préfixe de numérotation ajoute un préfixe à la numérotation automatique des documents. Ceci est utile lorsque la numérotation est commune en réseau, le préfixe pourra alors spécifié le pc qui a produit le document. Fastworks demandera un mot de passe lors de son lancement, uniquement si le premier mot de passe est spécifié dans les paramètres. Le mot de passe spécifié correspond au passe Administrateur, si le passe est vide, la gestion des droits et des mots de passe utilisateurs n est pas prise en compte : (voir Droits utilisateurs) Fastworks s adaptera aux spécificités de votre secteur d utilisation. Fastworks métiers : pour les boutiques textiles choisissez : Textile, pour toute autre activité, choisissez : Ordinaire. Imprimantes : définit les imprimantes qui seront utilisées pour les impressions des documents cités. L afficheur externe client Fastworks gère ce périphérique sur le port série. Choisissez un mode de compatibilité avec votre périphérique et le port COM utilisé. Lecteur de cartes magnétiques : activer la fonction pour que Fastworks accepte le mot de passe via une carte, un badge magnétiques ou une clef Dallas (voir Droits utilisateurs). Dossiers Lors de la première utilisation, un nouveau dossier ayant comme nom, l'année en cours, est automatiquement créé. Un dossier est l'ensemble des éléments désignant votre activité pour une année. Pratiquement, cela représente les fichiers regroupant les ventes et les achats, soit tous les documents créés, le journal des achats, de caisse ainsi que les historiques. Un dossier représente généralement une année de travail, pour cela le nom du dossier sera logiquement le nom de l année en cours. Chaque année, vous devrez créer un nouveau dossier. A partir du menu principal Options / Dossiers (Crtl+D) vous pourrez à tout moment créer ou changer de dossier courant. Pour changer le dossier courant, faite votre choix ensuite utilisez le bouton Sélection. Il n est pas possible de supprimer le dossier courant Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 6

7 Utilisation de Fastworks dans un réseau Fastworks est aussi un vrai logiciel réseau qui fonctionne de manière transparente, vous n avez pratiquement aucune configuration à faire.et la licence réseau est valable pour un nombre de postes réseau illimités. Comment utiliser Fastworks dans un réseau? Installer Fastworks sur tous les PC du réseau Choisissez le PC qui sera serveur Fastworks, c est à dire celui qui centralisera les données, sur ce PC partagez le dossier Fastworks en mode d accès complet. Sur chaque PC (sauf le serveur), allez dans Options / Outils / Connexions Dans la boîte de connexion, utilisez le bouton Parcourir et enregistrer le chemin du dossier partagé sur le serveur. Fastworks accepte la syntaxe des chemins des lecteurs de réseau si un lecteur réseau a été auparavant créé (ex : E:\program files\data-concept\fastworks) ou des chemins réseau (ex :) C est tout Par défaut, lors de l utilisation en réseau, les compteurs de factures et de tickets sont centralisés sur le serveur. Lorsque vous faites une opération de maintenance de fichier, il ne doit y avoir qu un seul poste ouvert dans le réseau. (voir La boîte à outils) Choix d un modèle d impression Menu : Options / Options / Modèles d impression Fastworks est fourni en standard avec une multitude de modèles d impression de factures, devis, et de ticket de caisse, vous pourrez en un seul clic passer d un modèle à l autre. Parcourez tous les modèles avant d effectuer votre choix, certain modèle affiche des prix HT, TTC avec ou sans remise, etc De plus si un modèle ne correspond pas à vos besoins, il sera assez simple de le modifier à l aide du générateur d états fourni avec Fastworks (voir Générateur d états) Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 7

8 Gestion & définition des utilisateurs L utilisateur est la personne qui utilise Fastworks, par défaut l utilisateur est Administrateur et aucun mot de passe n est enregistré. Lorsque le mot de passe administrateur n est pas définit dans la boîte des paramètres, la gestion des droits utilisateurs est désactivée. Pour activer la gestion des droits utilisateurs vous devez auparavant définir votre mot de passe Administrateur. Les fonctions non autorisées seront désactivées et apparaîtront grisées. Le nom de l utilisateur sera attaché à toutes les opérations effectuées par celui-ci (opérations ventes et création de documents) Pour s identifier, utilisez le bouton suivant ou scannez votre carte magnétique. Entrez votre mot de passe Administrateur ensuite au message «Voulez-vous administrer?» répondez Oui La boîte de gestion des utilisateurs apparaît, dans celle-ci créez un utilisateur, attribuez-lui un mot de passe et les parties du logiciel auquel il aura accès. Note : Si vous utilisez un lecteur de carte magnétique ou de proximité, vous devez auparavant activer les fonctionnalités dans la boîte des paramètres. A partir de cet instant, l utilisateur devra s identifier avant d utiliser le logiciel Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 8

9 Les articles Pour accéder au fichier des articles : menu Fichiers / Articles ou F4 ou utilisez le bouton suivant : Le fichier des articles apparaît dans une fenêtre Les articles en rupture de stock, les articles nécessitant commande ainsi que les articles en promotion/solde sont marqués dans la grille. Ajoute une fiche article au fichier Exporte le fichier et envoie le fichier par Recherche une fiche Supprime la fiche sélectionnée Filtre le fichier Imprime le fichier Aperçu avant impression Modifie la fiche sélectionnée Trie le fichier Un double-clic dans la grille fait apparaître la fiche en mode modification. Dix formats d exportation sont possibles avec envoie par du fichier exporté. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 9

10 La fiche article Code Article : généralement, il représente le code barre existant déjà sur les articles. Pour la version Textile, il représentera le code barre que vous générerez. Désignation de l article : le nom complet de l article. Catégorie et sous catégorie : il est vivement conseillé de classer vos articles en catégories (familles), pour cela utiliser le bouton Editeur de catégories pour d abord les créer. Les prix d achat et de vente seront entrés HT, il est possible de les entrer TTC, pour cela utilisez le petit bouton «calculette» à droite du champ de saisie. Stratégie de prix Prix de vente fixé : entrez le prix de vente Prix de vente calculé : cochez «calcul du prix» Ensuite entrez la marge bénéficiaire désirée. Il est possible de spécifier 5 prix de vente pour un même article, le prix de vente fixé ou calculé est le premier prix, dans «Autres prix» vous pourrez définir les suivants. Ce sera toujours le prix 1 qui sera utilisé sauf si dans la fiche du client vous avez accordé une catégorie de prix différente. Prix dégressif : si vous désirez que le prix de vente devienne dégressif en fonction des quantités vendues, cochez «Utiliser la gestion des prix dégressifs» et ensuite entrez les prix suivant les quantités. Prix promotionnel ou soldé : vous pouvez définir directement dans la fiche article ou à l aide de la fonction «Gestion des promotions/soldes» du menu principal, un prix et une date de début et fin de promotion. Les articles en promotion apparaissent en rouge dans la grille du fichier articles. Si vous ne connaissez pas le prix HT, vous pouvez directement entrer le prix TTC au travers de la petite calculette, Fastworks calculera alors le prix HT pour vous. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 10

11 Valeur associée : ceci permet de définir un libellé et une valeur qui seront associés à l article, par exemple : certains produits ont une taxe de recyclage. Si votre produit est vendu avec vidange, utilisez le libellé VIDANGE, Fastworks ajoutera alors la gestion des vidanges entrées et sorties lors des ventes. Ne pas gérer le stock : cochez cette case pour que Fastworks ne gère pas le stock pour cet article. (Case grisée = non cochée) Quantité en stock : lors d une nouvelle fiche, entrez la quantité initiale du produit, par la suite, la quantité sera gérée par Fastworks, une vente ou annulation de vente ainsi qu une entrée en stock modifie la quantité pour cet article. La quantité minimum représente la Qte à partir de laquelle cet article sera proposé pour une nouvelle commande. Conditionnement : Entrez obligatoirement un conditionnement si votre article se vend au départ d une balance, par exemple au Kilos. > voir notes à ce sujet en fin de manuel Quantité emballée : nombre d unité dans l emballage > voir notes à ce sujet en fin de manuel La référence fournisseur de l'article sera automatiquement utilisée si cet article fait partie d'une commande fournisseur. Photo de l'article : A partir de l'onglet "Image", vous pourrez acquérir la photo de l'article depuis tout appareil compatible TWAIN (scanner, Webcam, appareil photo numérique,..) ou à partir d'une image d un dossier ou se trouvant dans le presse papier. Articles composés : Un exemple illustrant l utilisation des articles composés : Vous créez une fiche article pour un ordinateur : le nom de l article sera par exemple : PC standard, le détail des composants du PC sera ajouté à la composition. Vous vendez cet ordinateur et vous établissez une facture : lorsque vous sélectionnez cet article, le nom de l'article sera repris (PC standard) ainsi que le détail des composants. La gestion du stock sera effectuée pour tous les composants du PC T Version Textile : Duplication d articles en taille et couleurs. Taille : Entrer une taille ou sélectionnezla si elle a auparavant déjà été entrée Couleur : Entrer une couleur ou sélectionnezla si elle a auparavant déjà été entrée Lorsque vous avez plusieurs articles identiques et que seul, la taille ou la couleur diffère, vous pouvez dupliquer cet article à partir des données principales. Fastworks créera autant d articles en complétant automatiquement la désignation et en incrémentant le code numérique de l article. Attention : dans ce cas le code article doit impérativement être numérique. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 11

12 Gestion des prix par articles et par client Il est possible de déterminer une liste de prix pour des articles et de l attribuer à un client Ces prix ne seront valables que pour le client spécifié. La liste des articles constitue ainsi le tarif spécifique au client. Le tarif peut être dégressif selon la quantité choisie 1- Sélectionnez le client et la liste des articles à prix spécifiques apparaîtra pour ce client 3. Editer dans la grille les prix 2. Utiliser ce bouton pour Ajouter un article à la liste Les fournisseurs Pour accéder au fichier des fournisseurs : menu Fichiers / Fournisseurs ou F3 ou utilisez le bouton suivant : Le fichier apparaît dans une fenêtre et se manipule exactement de la même manière que le fichier clients ou articles. Il est important de spécifier, si votre fournisseur est local ou à l étranger. Selon le cas, Fastworks classera les achats pour ce fournisseur comme étant une importation et en tiendra compte pour la déclaration TVA Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 12

13 Les clients Pour accéder au fichier des clients : menu Fichiers / Clients ou F2 ou utilisez le bouton suivant : Le fichier apparaît dans une fenêtre et se manipule de la même manière que le fichier articles. La fiche client Il est important de spécifier si votre client est local ou à l étranger. Selon le cas, Fastworks classera les ventes pour ce client comme étant une exportation et en tiendra compte pour la déclaration TVA Numéro du client : cochez la case à droite pour obtenir une numérotation automatique Le numéro et le nom du client représentent les informations minimums d'une fiche et sont obligatoires. L'adresse de facturation est utilisée sur tous les documents créés. Si une adresse de livraison est spécifiée, elle apparaîtra automatiquement sur les bons de livraison. La remise permanente est une ristourne qui sera automatiquement accordée au client lors de toute opération vente. (Attention celle-ci se cumule aux autres remises) Sur les factures ou autres documents créés, le nom et les coordonnées du client seront repris, par contre le contact sera repris uniquement si vous cochez la case prévue. La date d'échéance des factures sera calculée suivant la condition de paiement choisie. Catégorie de prix : voir stratégie de prix de la fiche article. Total Bons d achat : Si la gestion des bons d achats est activées dans les paramètres de Fastworks, ce champ représente le total des valeurs accumulées lors des ventes pour ce client. Cette valeur ne pourra pas être directement modifiée sauf en mode Administrateur. Historique : permet de visualiser, imprimer l historique des documents auparavant créés (Facture, devis, ) ; ne sont pas reprises les ventes comptoir. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 13

14 Ventes comptoir Pour accéder au module ventes : menu Gestion / Ventes comptoir ou F5 ou utilisez le bouton suivant : C est à partir de cette fenêtre que vous vendez vos articles, l interface est entièrement paramétrable en fonction de vos besoins. Panneaux de sélection tactile Panneaux des fonctions Boutons programmables Articles sélectionnés à la vente Photo de l article Fastworks permet la saisie des articles à vendre de différentes manières : Pratique : 1- Par code barre : il suffit de scanner vos articles, ils apparaîtrons sélectionnés 2- En touchant directement l écran tactile, l organisation en catégorie permet en trois touchés de sélectionner rapidement un article parmi des milliers. 3- En utilisant les boutons d articles programmables Non pratique : 4- En introduisant directement le code de l article dans le champ de saisie 5- En utilisant le bouton Ajouter Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 14

15 Pour effectuer une vente : Sélectionnez vos articles Enregistrez la vente à l aide du bouton Enregistrer du panneau des fonctions. Dans la boîte «À payer» qui apparaît : Choisissez le règlement Utilisez le bouton Enregistrer. Vous pouvez aussi : Entrer le montant reçu, Fastworks calcule le montant à rendre. Choisir un client Il est préférable de choisir le client avant d enregistrer la vente, de cette manière, les éventuelles remises seront prises en compte. Listes des fonctions disponibles à la vente Permet le déplacement Suivant le panneau ou la grille utilisée Permet de spécifier les vidanges retournées Permet de placer la vente en attente sur un compte Liste toute les ventes en attente Recherche et ajoute un article Supprime les articles sélectionnés Remise sur les articles sélectionnés Reprise d une vente en attente Spécifie le client de la vente Remise sur tous les articles de la sélection Spécifie et force le prix de vente Crée un bon de commande avec les articles sélectionnés Enregistre la vente et crée un ticket de caisse Modifie la quantité en fonction du poids transmis par la balance Ouvre le tiroir caisse Importe des articles à partir d une commande client Permet d offrir l article sélectionné (prix de vente = 0) Crée une facture avec les articles sélectionnés Permet de paramétrer l interface de vente Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 15

16 Ticket : Enregistrer la vente comptoir Enregistre la vente et produit un ticket de caisse avec les articles sélectionnés. Facture Il est possible de créer une facture à partir des articles sélectionnés dans le module Ventes. Note : vous pouvez aussi produire vos factures à partir du menu Fichier/Nouveau document. Commandes clients Il est possible de créer une commande ou tout autre document à partir de la vente comptoir. Il est aussi possible d importer une commande et de la passer en vente comptoir. Fastworks tient compte des acomptes versés lors des commandes lors du passage en vente comptoir. Spécification du client Il n est pas nécessaire de spécifier un client lors de la vente comptoir. Spécifiez le client dans les cas suivants : Vous gérez des cartes de fidélité : la remise est notée dans la fiche du client, lors de chaque vente pour ce client la remise sera automatiquement appliquée. Vous avez plusieurs catégories de prix : en fonction du client, il sera appliqué le prix suivant sa catégorie. Vous gérez des bons d achat pour vos clients, spécifiez le client pour que Fastworks puisse mettre à jour son solde en bon d achat. Spécification du prix Vous pouvez à tout moment sélectionner un article et spécifier un prix autre que celui proposé. Cas particulier : Lorsque dans votre fiche article vous avez spécifié un conditionnement (par exemple Kilo) lorsque vous spécifiez le prix, vous pouvez également entrer : 1- Le prix au kilo 2- Le nombre de kilos Ceci est une fonction idéale si vous ne possédez pas de balance connectée à votre système de vente Offerts Vend à prix 0 l article sélectionné, l article offert apparaît en rouge. Annule vente : Annule la vente pour les articles sélectionnés, ceci créé un mouvement de caisse négatif, les articles sont remis en stock, le tiroir caisse s ouvre pour le remboursement, ceci est une alternative au rappel ticket Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 16

17 Remises Applique un pourcentage (remise sur article) sur l article sélectionné ou sur tous les articles (remise globale) Par la suite à partir de l historique des ventes, il sera possible de visualiser la liste des articles vendus à prix modifiés et les articles offerts. Tiroir caisse L ouverture du tiroir caisse se fait lors d une impression de ticket, il est toutefois possible de l ouvrir sans effectuer une vente, à condition que l utilisateur possède des droits sur cette fonction. Ventes en attente Pour mettre en attente une vente, il suffit de la transférer vers un compte provisoire, il peut y avoir 99 comptes, pour reprendre une vente en attente utilisez le bouton Reprise compte. Pour visualiser les ventes en attente, utilisez le bouton Infos comptes. Rappel ticket Utilisez cette option pour 1- Modifier et retravailler un ticket : lors d une erreur sur un ticket de caisse 2- Réimprimer un ticket : Spécifiez le numéro du ticket Les articles du ticket réapparaîtront, faites les modifications si nécessaires Enregistrez le ticket La date et l heure du ticket resteront celles du ticket initial. Si des articles sont retirés du ticket une remise en stock sera appliquée. Vidange Si la gestion des vidanges est activée dans la boîte des paramètres, utilisez ce bouton pour spécifier les vidanges retournées lors d une vente. Note : les vidanges fournies sont automatiquement comptées lors de la sélection de l article si la vidange a été spécifiée dans sa fiche. Recherche ou Ajout d article Vous pouvez utiliser ce bouton pour sélectionner un article à vendre, il sera généralement utilisé pour rechercher un article afin de visualiser son prix sans pour autant qu il soit sélectionné. Peser uniquement sur module Flexo Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 17

18 Astuces d utilisation Un double clic (ou touché) sur l article sélectionné ou sur le champ quantité permet de modifier la quantité pour cet article Entrez 0 pour supprimer tous les articles sélectionnés Si vous désirez connaître le prix d un article avant de le sélectionné, rechercher-le au travers du bouton Ajouter, son prix TTC apparaîtra dans la boîte de recherche puis quittez la boîte Totaliseur Un double clic (ou touché) sur le champ Partie 1 ou Partie 2 fera apparaître une boîte «Totaliseur», celle-ci permet de totaliser les montants reçus par chèque, de totaliser les billets reçu etc Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 18

19 Paramétrage et personnalisation des panneaux tactiles Une configuration tactile consiste à disposer les articles sur l écran pour qu ils soient rapidement accessibles en touchant l écran. Fastworks y arrive en présentant les articles selon leurs catégories et sous catégories, si vous gérez un magasin d alimentation, vous pourrez, par exemple, sélectionner une boîte de petits pois en pointant Conserves puis Légumes ensuite la boîte désirée avec votre doigt. Lorsque vous utilisez un écran tactile, selon la dimension de votre écran et la taille de votre doigt, il est nécessaire de pouvoir agrandir ou réduire la taille des boutons de sélection des articles. Fastworks le permet facilement : Positionnez votre souris sur les lignes de séparation des grilles (indiquées par les flèches), lorsque le curseur change et indique le symbole d ajustement, maintenez le bouton de la souris enfoncé et bougez-la pour ajuster la taille du panneau. Active/ désactive le panneau de sélection tactile A l aide de la fonction Paramètres on peut : Définir le nombre de boutons par panneau, ainsi que les couleurs et polices de caractères utilisés Programmer des boutons d articles permanents Activer / désactiver le panneau des boutons programmables Définir un style de couleur pour les boutons des panneaux Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 19

20 Les documents Fastworks permet la création des documents suivants : Les Factures : sont des documents finaux. Les articles de la facture sont considérés vendus et retirés du stock L enregistrement d une facture met à jour l historique des ventes et la caisse. Les Bons de livraison : sont des documents intermédiaires. Un bon de livraison n est pas considéré comme une vente, tous les bons de livraison créés devront par la suite être convertis en facture. Lors de la création d un bon de livraison, les articles livrés son retirés du stock, L enregistrement d un bon de livraison ne met pas à jour l historique des ventes, seuls les acomptes payés sont inscrit dans la caisse. Offre de prix Les articles du devis ne sont pas retirés du stock Une offre de prix pourra être convertie en tout autre document. Note de crédit (facture d avoir) La note de crédit annule totalement ou partiellement une facture. Les articles de la note de crédit sont considérés remboursés et remis en stock L enregistrement d une note de crédit met à jour l historique des ventes et la caisse. Commande client Les articles du bon ne sont pas retirés du stock Une commande client pourra être convertie en bon de livraison ou en facture. Commande fournisseur Une commande fournisseur est un document reprenant une liste d articles à commander chez un fournisseur Tous les documents créés seront enregistrés dans le dossier en cours Fastworks gère la chaîne de conversion des documents : Une offre de prix peut devenir un bon de commande qui à son tour peut devenir un bon de livraison encore devenir une facture et enfin devenir une note de crédit. Une fonction permet de protéger les documents par mot de passe contre la lecture et/ou la modification, ceci afin de vous protéger des opérations distraites ou malveillantes. Les documents créés pourront être réimprimés à tout moment Fastworks permet de modifier les documents créés Chaque type de documents possède son propre compteur de numérotation Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 20

21 Ne sont pas considérés comme des documents Ticket de caisse Le ticket de caisse est une preuve d achat que vous délivrez à un client comptoir Les articles d une vente comptoir sont retirés du stock L enregistrement d une ventes comptoir met à jour l historique des ventes et la caisse. Les tickets de caisse sont numérotés et mémorisés dans l historique des ventes Bon de garantie Le bon de garantie est identique au ticket de caisse. Le but de bon de garantie est de présenter la preuve d achat sous forme d un document au format A4 au lieu d un simple ticket de caisse. Créer un nouveau document Menu Fichiers / Nouveau ou F11 ou utilisez le bouton suivant : Le numéro du document est auto incrémenté. Vous pouvez directement le modifier dans ce champ La date du document est celle du jour, elle peut être changée 1. Choisissez le type de document que vous désirez créer. 2. Choisissez votre client, si la liste des clients est volumineuse, effectuez une recherche rapide en tapant les premières lettres dans le champ d édition «Expression de recherche». 3. Si le client n'existe pas dans la liste, vous pouvez le créer avec le bouton «Créer». 4. Terminez par le bouton «OK». Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 21

22 5. La fenêtre «Nouveau document» apparaît. 6. Sélectionnez les articles désirés «F9» ou entrez directement un libellé d'article et son prix dans la grille : dans ce cas les articles ne doivent pas nécessairement exister dans le fichier des articles, ils n'existeront alors que dans le document. 7. A cet endroit, vous pouvez aussi annoter votre document si vous le désirez. Voir : Annotation des documents 8. Les articles sélectionnés apparaissent avec leurs prix. 9. Il est possible d'appliquer une remise sur ces articles. 10. Si un des articles est en promotion, il apparaît en rouge, il est possible à travers du menu contextuel d'annuler la promo 11. Enregistrer «F10», pour continuer. 12. Dans la boîte qui apparaît il est encore possible de modifier certains paramètres du document tels que le numéro, la date ou le client. Spécifiez le mode de règlement. Ce bouton permet de définir un mot de passe pour protéger votre document Le contact apparaissant ici est celui spécifié dans la fiche client et sera repris sur le document, toute modification sera reprise uniquement dans le document Spécifier l acompte si vous désirez un suivi des paiements. Tout document non soldé sera marqué d un signe dans la boîte d ouverture des documents ou vous pourrez effectuer un suivi des paiements Si vous désirez que votre document affiche le montant total dans une devise supplémentaire entrez ici la devise ainsi que le taux de change Sélectionnez un mode de paiement parmi ceux proposés, le mode de paiement Multiple permet de spécifier le paiement en deux parties (par exemple une partie en espèce et une autre par carte bancaire) Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 22

23 13. Enregistrer pour terminer. Le document sera aussitôt imprimé si l'option "Imprimer" est cochée. Les documents créés pourront, par la suite être modifiés, visualisés, réimprimés ou supprimés à tout moment. Pour accéder aux documents créés, utilisez la boîte d'ouverture des documents Annotation des documents Une annotation est un texte qui sera repris sur le bas de la dernière page de votre document. Ouvre et charge un texte d'annotation précédemment sauvé Sauve le texte d'annotation Cocher la case pour choisir une annotation qui sera chargée par défaut lors de tout nouveau document. Entrez votre texte ici Remises sur articles Fastworks gère deux types de remises : Si le client dispose d une remise permanente spécifiée dans sa fiche, elle sera automatiquement appliquée pour tous les articles du document Dans l autre cas il est possible de spécifier directement une remise sur un ou plusieurs articles du document : pour cela effectuez un clic droit de la souris pour faire apparaître le menu contextuel et choisissez Remise sur articles Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 23

24 La boîte des documents Celle-ci affiche tous les documents du dossier courant A partir de cette boîte, vous pouvez ouvrir, modifier, imprimer, faxer, envoyer par émail, visualiser tous les documents et suivre le paiement de vos factures. Permet de basculer en mode icône ou liste Ouvrir un document pour modifier son contenu A tout moment vous pouvez ré imprimer un document Envoie le document par émail ou par FAX Ouvre la fiche client du propriétaire du document Un clic sur l'entête de la colonne permet de trier les document par rapport au titre de la colonne Imprime une lettre de rappel de paiement pour les factures non soldées et en retard Tous les documents du dossier apparaissent suivant les critères spécifiés Ouvrir et modifier un document existant Vous pouvez a tout instant modifier un document existant, le numéro du document n est pas affecté par les modification apportées. Sur les factures et les BL le stock est mis à jour en fonction des modifications apportées Il n'est pas possible d'ouvrir un document protégé pour la lecture ou la modification. Imprimer un document Vous pouvez a tout instant ré imprimer un document, pour consulter un document, utilisez le bouton Aperçu. Il n'est pas possible d'imprimer un document protégé pour la lecture Supprimer un document Il n'est pas possible de supprimer un document protégé pour la modification Lors de la suppression d une facture ou d un bon de livraison, Fastworks vous propose de remettre les articles en stock. L historique vente pour la facture supprimée le sera également Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 24

25 Suivis des paiements Fastworks adopte un moyen simple de suivre le paiement de vos factures. 1. Lorsque vous créez un document, si le mode de paiement choisi est VIREMENT, Fastworks en déduit que la facture n'est pas encore payée et indique au solde le montant de la facture. 2. Lorsque vous créez un document, si vous avez spécifiez un acompte, Fastworks indique au solde le montant de la facture déduit de l'acompte. Dans ces deux cas, tout sera notifié et détaillé dans l'historique des ventes et le journal de caisse Enregistrer le paiement d'un document La boîte d'ouverture des documents apparaît, lorsqu'un solde existe pour un document, une icône apparaît alors à sa gauche Lorsque le mode de paiement est CHEQUE ou BANCAIRE, utiliser ce bouton pour spécifier le N de cheque ou l'extrait de compte bancaire Lorsque la totalité du solde est payé, l icône disparaît. Lorsque vous enregistrez un paiement bancaire alors que le solde de la facture était un virement en attente, Fastworks modifiera l'historique en annulant le solde et reportera le paiement pour le mode de paiement " CARTE BANCAIRE" Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 25

26 Conversion de document Fastworks gère toute la chaîne de conversion des documents Vous désirez par exemple transformer un bon de livraison existant en facture : Ouvrez un bon de livraison existant Dans la fenêtre d édition du document vous pourrez toujours y ajouter ou supprimer des articles. Cliquez sur le bouton de la barre d outils commune ou Gestion / Convertir le document du menu général Dans la boîte de conversion qui apparaît, choisissez le type de conversion (Facture) La fenêtre d édition du document représente maintenant le nouveau document converti en facture, le numéro de facture est actualisé. Enregistrez le nouveau document converti. Notes : Certains documents, avant conversion, sont automatiquement supprimés, pour les autres si vous en avez plus utilité, supprimez-les. Protéger un document Lors de l enregistrement d'un document, l onglet Options de la boîte d'enregistrement permet de définir un mot de passe pour protéger votre document à la lecture et /ou à la modification Importer des articles à partir d autres documents Il y a plusieurs utilités à cette fonction, vous pourrez créer des documents types ou encore, créer une facture à partir de plusieurs bons de livraison, Dans votre document, utilisez le bouton suivant ou choisissez Importer depuis document à partir du menu contextuel (clic droit de la souris) La boîte d ouverture des documents apparaît, dans celle ci, choisissez le document à partir duquel vous désirez importer les articles ensuite cliquez sur le bouton Importer A ce stade, les articles du document d origine sont intégrés dans votre document en cours, répétez l opération si vous le désirez. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 26

27 Back order / livraisons différées / livraisons partielles Fastworks gère automatiquement pour vous les livraisons partielles. Lorsqu une quantité livrée est inférieure à la quantité commandée, Fastworks détectera cette situation et gèrera automatiquement l écriture dans les documents Une livraison partielle est considérée lorsqu un bon de commande est à l origine. Bon de commande -> Bon de livraison Bon de commande -> Facture Exemple : Vous établissez un bon de commande avec un article -> la Qte commandée est 10 Plus tard vous ouvrez et transformer ce bon de commande en bon de livraison Si vous ne livrez que 8 articles, vous modifiez la Qte dans le document en remplaçant 10 par 8 Au moment de l enregistrement du bon de livraison, Fastworks fera automatiquement les opérations suivantes pour vous : Le bon de commande initial ne sera pas supprimé mais modifié et portera l indication suivante : Déjà livré : 8 dans le document facture N reste à commander :2 Le bon de livraison généré portera l indication suivante Reste à livrer : 2 suivant bon de commande N. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 27

28 Historique des ventes Menu Analyses / Historique des ventes ou F7 ou utilisez le bouton suivant : L'historique des ventes reprend les ventes effectuées avec le module "Ventes comptoir" ainsi que les ventes facturées. Les opérations ainsi que les montants différenciés par mode de paiement y sont notés. Par défaut, l'historique reprend toutes les opérations pour le mois courant, néanmoins il est possible d'appliquer un filtre afin d'obtenir une information plus ciblée. Les totaux se rapportent toujours aux articles de la grille (au filtre en cours) Note : l état caisse apparaît pour l utilisateur en cours. Possibilités de filtrage : Par période, par date, par article, par client ou catégorie d'articles : si vous utilisez ce filtre, seules les ventes comptoir seront prises en compte (l'historique des ventes ne reprend pas le détail des articles des factures) Utilisez la barre d outils commune pour imprimer, exporter filtrer, personnaliser, Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 28

29 Etat caisse : lorsque ce filtre est appliqué, les montants affichés correspondent exactement au contenu de votre caisse. Soit le détail des ventes ainsi que les dépôts et retraits pour les opérations non clôturées Toutes ventes : affiche les ventes comptoir et les ventes facturées. Ventes comptoir : uniquement. Ventes facturées : uniquement. Mouvements caisse : les opérations qui ne sont pas des ventes soit les dépôts, retraits et les fonds de caisse. Dépôt en caisse Utilisez ce bouton afin de notifier un apport manuel d'argent de la caisse, le montant ainsi qu'un libellé justificatif vous sera demandé. Retrait de caisse Utilisez ce bouton afin de notifier un retrait manuel d'argent de la caisse, le montant ainsi qu'un libellé justificatif vous sera demandé. Graphe : permet une visualisation graphique des informations de la grille. Imprimer : seules les informations reprisent dans la grille seront imprimées. L'impression prend en compte la ventilation TVA. Exporter : il est possible d exporter l historique dans dix formats standard différents, après exportation le résultat peut être envoyé par émail. Analyses : les filtrages permettent déjà d obtenir des analyses, le bouton Analyses apporte des fonctions supplémentaires : Analyses sur les ventes facturées : les détails des ventes par articles des factures sont reportés dans l historique des ventes facturées. Marge bénéficiaire sur les ventes comptoir : ce module permet de connaître votre marge à partir des ventes comptoir, la marge sera la différence entre le prix d achat et de vente de l article, pour obtenir des résultats exacts, il est nécessaire que vous spécifiez vos prix d achat lors de la création de vos articles. Historique des offerts : reprend tous les articles qui ont été vendus à prix 0. Historique des ventes à prix modifiés : permet d obtenir la liste de tous les articles dont les prix de vente ont été modifiés soit en forçant le prix ou par l application d une remise. Clôturer : voir «clôture de caisse». Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 29

30 Clôture de caisse La clôture de caisse consiste à effectuer un comptage de la caisse, de noter les prélèvements et les fonds de caisse, de fournir un résumé de l activité. Il ne sera plus possible de modifier les tickets de ventes d une caisse clôturée. Pour une gestion efficace la clôture devra être journalière. Fastworks permet la clôture de la caisse entière ou par vendeur de la journée ou d une période il peut y avoir plusieurs clôtures dans la même journée. Notez ici les prélèvements de clôture Date de clôture Le détail de toutes les ventes peut-être joint à l impression de la clôture Une image de la clôture peut être envoyée par Après clôture, deux mouvements de caisse seront automatiquement notés : 1- A la date de clôture, un retrait caisse correspondant au montant du prélèvement avec comme intitulé : Prélèvement de clôture 2- A la date du report de fond de caisse, un dépôt caisse correspondant au montant du nouveau fond de caisse avec comme intitulé : Report fond de caisse + date de clôture. Le détail des paiements effectués par carte bancaire sera imprimé avec le ticket de clôture. Après clôture Si vous choisissez Etat caisse dans l historique des ventes, il n y apparaîtra plus rien, étant donné que la caisse a été clôturée. Si vous choisissez Toutes les ventes, les articles vendus apparaîtront tous, ceux qui ont fait l objet d une clôture caisse apparaîtront en bleu. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 30

31 Gestion du stock 1- Lorsque vous créez un article, il est possible de spécifier le stock initial dans le champ «Qte en stock» de la fiche article. 2- Pour chaque article, il est possible de déterminer s il faut gérer ou non le stock. 3- Lors d une vente, la quantité vendue sera diminuée de la quantité en stock. 4- Lors d un réapprovisionnement du stock, la quantité sera augmentée. 5- Lors d une note de crédit, Fastworks vous demandera s il doit remettre les articles en stock. 6- Lors de l annulation d une vente comptoir, la suppression d'une facture, les articles sont remis en stock. 7- Dans la fiche article, la quantité minimum correspond au seuil de commande, si la quantité en stock est inférieure à la quantité minimum, l article sera considéré comme un article nécessitant d être commandé. 8- Les articles nécessitant d être commandés apparaîtront colorés dans le fichier des articles. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 31

32 Entrées en stock Menu Stock / Entrées en stock ou F6 ou utilisez le bouton suivant : Ceci permet d enregistrer les quantités ajoutées à votre stock. Lorsque vous réapprovisionnez votre stock, lors d achat pour le renouvellement d articles déjà existants dans votre fichier, utilisez le module d entrées en stock Appelle la fiche article pour modifier le prix d achat La quantité peut être directement modifiée dans la grille Importe une liste d articles d une cmde fournisseur préalablement établie Importe une liste d articles de la mémoire du terminal portable Enregistre l entrée en stock pour l ensemble des articles sélectionnés Lorsque vous sélectionnez un article, il apparaît avec son dernier prix enregistré, si le prix d achat de l article a changé, utilisez le bouton Modifier prix pour accéder à sa fiche où vous pourrez modifier son prix ( le prix sera également modifié dans l'article en sélection). Une fonction permet de reprendre automatiquement tous les articles provenant d une commande que vous aurez établie auprès d un fournisseur, néanmoins vous devrez toujours spécifier les Qte reçues. Après avoir sélectionné tous vos articles et les quantités, enregistrez l'action avec le bouton Sauver ou F10 (l'approvisionnement du stock s'effectuera alors réellement). Fastworks permet l utilisation d un terminal portable pour l entrée en stock, ceci simplifie l opération et vous fera gagner un temps précieux. Apres une entrée en stock, Fastworks mémorise les articles afin que vous puissiez les utiliser pour créer des étiquettes. Dans le gestionnaire des étiquettes, choisissez alors comme Source de données «Entrées en stock» Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 32

33 Association d une entrée en stock à une facture d achat. Lors de l enregistrement de l entrée en stock, Fastworks vous demandera s il faut l associer à une facture d achat. Dans ce cas, Fastworks reportera l information dans l historique des entrées en stock. Historique des mouvements stock Menu : Stock / historique des mouvements stock Affiche chronologiquement les mouvements de stock en entrée et sortie Toutes les sorties sont considérées (ventes comptoir et facturées) Valeur du stock Fastworks calcule la valeur du stock à tout moment. Menu : Analyses / Valeur du stock La valeur du stock est calculée comme suit : Prix d achat X quantité en stock. Sont exclus du calcul de la valeur du stock, les articles dont le stock n est pas géré. Lorsque Fastworks ne peut calculer la valeur du stock pour un article, celui-ci sera noté ainsi que la raison. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 33

34 Commandes fournisseurs Fastworks vous permet de créer vos commandes fournisseurs manuellement ou automatiquement via un assistant. Commande manuelle. 1- Menu : Fichier / Nouveau document ou F11 2- Dans la boîte qui apparaît sélectionner un fournisseur 3- Dans la fenêtre «nouveau document» qui apparaît sélectionner les articles à commander et leur quantité 4- Enregistrer et ou imprimer la commande créée Assistant Commandes fournisseurs Vous entrez les articles que vous désirez commander sans vous soucier du fournisseur. Les articles seront : 1- rechercher par le bouton Ajouter 2- Entrer ou scanner par leur code article 3- Provenir d une liste d articles à quantité minimum 4- Provenir d une liste d articles collectés avec un terminal portable Lorsque vous demanderez à Fastworks de créer vos commandes, celui-ci regroupera tous les articles par fournisseur et génèrera autant de bons de commandes. Les bons de commandes générés se retrouveront dans le dossier. L utilisation d un terminal portable permettant de collecter les données associées à l assistant est la solution la plus rapide et la plus efficace pour générer vos commandes Importe une liste d articles à quantité minimum La quantité peutêtre directement modifiée dans la grille Importe les articles depuis le terminal portable Créé un article s il n existe pas dans le fichier Génère les commandes fournisseurs Appelle la fiche article pour modifier le prix d achat ou le fournisseur Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 34

35 Liste des articles nécessitant commande Menu : Gestion / Articles à commander Fastworks comporte un module permettant de visualiser tous les articles nécessitant d être commandés. Sont pris en compte : Les articles dont la quantité en stock sont inférieurs à la quantité minimum. Les articles dont le stock sont gérés Note de crédit (facture d avoir) fournisseur Pour enregistrer une note de crédit obtenue de votre fournisseur, faite comme celle-ci est une facture d achat. Dans la fiche achat, sélectionner ensuite Note de crédit dans la liste déroulante d imputation Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 35

36 Gestionnaire des achats Menu Gestion / Gestion des achats ou F8 ou utilisez le bouton : Le gestionnaire des achats mémorise toutes vos factures d achats. Il sera facile par la suite de faire la balance entre vos achats et vos ventes et ainsi connaître votre chiffre d affaires réel. Le journal des achats présente toujours l ensemble des factures par période. Il est aussi possible d'afficher les factures encodées par fournisseur ou par rubrique. Vous pouvez aussi suivre et notifier le paiement des factures d achat. Affiche toutes les factures d'achats encodées pour le fournisseur ou la rubrique choisie Utilisez la barre d outils commune pour imprimer, exporter filtrer, personnaliser, Lors de l'encodage des achats, il serait judicieux de les classer par rubrique, vous pourrez, par la suite, connaître le montant total de vos dépenses pour une rubrique déterminée, par exemple : vos charges téléphoniques. Les informations seront utilisées par Fastworks pour déterminer le Bilan périodique. Vous pourrez alors connaître la situation exacte de vos finances et obtenir les chiffres nécessaires à la rédaction de votre déclaration de TVA. Archivage des factures d achats Fastworks permet de scanner vos factures d achats, par la suite vous pourrez à n importe quel moment les visualiser ou imprimer une copie de celles-ci. Dès lors, vous pourrez transmettre les originaux à votre comptable tout en gardant une copie électronique chez vous. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 36

37 La fiche achat Permet de sélectionner/ créer un fournisseur s'il n'existe pas encore dans le fichier Notifiez ici le paiement de la facture Date d échéance de paiement de facture Utilisez ces boutons pour archiver et consulter la facture Pratiquement, les factures d'achat ne sont pas toujours encodées lors de la réception de celles-ci. Vous pourrez les encoder à tout moment, si vous avez reçu vos factures en retard, la période de comptabilisation permet de spécifier la période pour laquelle elles seront comptabilisées. Lorsque vous enregistrez une facture d'achat et que le mode de paiement est ESPECE, Fastworks vous demandera s'il faut effectuer un retrait caisse pour le paiement de celle-ci. Les facture d achat non payée dont la date d échéance est dépassée apparaîtront colorées dans la grille et seront notifiées dans le tableau de bord au démarrage de Fastworks Note de crédit (avoir) fournisseur Pour enregistrer une note de crédit obtenue de votre fournisseur, enregistrez-la comme une facture d achat et sélectionnez ensuite Note de crédit dans la liste déroulante d imputation. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 37

38 Gestion des promotions / soldes Menu Stock / Gestion des promotions / soldes Ce module permet de choisir une liste d articles et pour ceux-ci définir : Une date de début et de fin de promotion Un prix de vente qui sera automatiquement appliqué durant la promotion Une quantité d étiquettes à produire avec les nouveau prix Entrez le prix promotionnels et les quantités d étiquettes directement dans la grille Recherche et ajoute des articles à la sélection Applique une remise sur l article sélectionné Applique une remise sur tous les articles Le prix promotionnel, les dates de début et de fin de promo sont notés dans la fiche de tous les articles sélectionnés, ils pourront ultérieurement être modifié individuellement en appelant la fiche du produit. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 38

39 Inventaire Menu Stock / Inventaire Ce module produit un listing reprenant les articles et leur quantité en stock. Une case permettant de noter les quantités vérifiées est prévue. Lors de l inventaire, compter le stock physique et noté les quantités vérifiées. Cette opération pourra se faire automatiquement si vous vérifiez votre stock physique à l aide d un terminal d acquisition de données. Dresse l inventaire à partir des données du fichier des articles, le stock physique sera encore à vérifié Dresse l inventaire à partir des données du fichier des articles, le stock physique a été vérifié à l aide d un terminal portable, les quantités vérifiées seront extraites du terminal portable et inclus dans l inventaire. Une mise à jour des quantités en stock sera effectuée à partir des données collectées Lors de l inventaire, sont pris en compte les articles dont le stock est géré et les articles dont les quantités en stock sont supérieurs à zéro. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 39

40 Assistants Les assistants sont des modules permettant d automatiser certaines opérations. Fastworks intègre plusieurs assistants vous apportant une facilité et une souplesse d utilisation pour effectuer certaines tâches. Facturation groupée des bons de livraison Cette option permet de regrouper et de transformer tous les bons de livraisons en une seule facture et cela pour un ou plusieurs clients. Ceci permet par exemple la facturation en fin de mois des clients pour lesquels vous avez délivré des bons de livraisons. A partir du menu principal : Assistant / Facturation des bons de livraison Les factures seront imprimées lors de la création de ceux-ci, sinon vous pourrez les imprimer plus tard Choisissez la période Choisissez et cochez les clients pour lesquels un BL sera produit Les bons de livraisons pour ce client apparaissent ici Défaire permet de revenir et ainsi d annuler la dernière facturation groupée. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 40

41 Facturation des ventes comptoir Ce module permet de convertir les ventes comptoir d une période choisie en une facture «clients comptoir» afin de simplifier la comptabilité A partir du menu principal : Assistants / Facturation des ventes comptoir Choisissez la période à facturer Numéro de la facture générée, peut-être modifié Lance l opération Défaire permet de revenir et ainsi d annuler la dernière facturation comptoir. La facture générée se retrouvera dans le dossier en cours, les historiques ventes comptoir concernant les éléments de la facture seront supprimés. En cas d erreur il est possible de défaire cette opération, ceci supprimera la facture établie et rétablira l historique des ventes. Commandes clients collectées Cet assistant permet à partir d un terminal portable de générer automatiquement des bons de commandes clients avec les articles contenus dans la mémoire du terminal. A partir du menu principal : Assistants / Commandes clients collectées. Ceci à un intérêt uniquement dans le cas de figure ou vos clients vous demande de réapprovisionner leur rayons, ce n est pas votre client qui vous adresse une commande mais c est vous le fournisseur qui vous déplacé chez vos clients, vous récoltez vos commandes à l aide du terminal et de retour à vos bureaux vous générez les bons de commandes. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 41

42 Facturation automatique Si vous facturer chaque mois le même montant et les mêmes services/articles pour : Des abonnements Contrats de d entretient et de services Paiements échelonnés Autres.. Ces factures sont répétitives et il serait fastidieux de les créer à nouveau chaque mois. Fastworks permet la facturation automatique de manière simple et efficace. Principes 1. Il faut définir un modèle de facturation Créer une Offre de prix (Devis) et avant de l enregistrer, spécifiez que ce sera un modèle pour facturation automatique Spécifiez la date de fin de facturation automatique (dernière échéance) Ensuite Enregistrer le document Répéter l opération pour toutes vos autres factures à automatiser. Notes : Si vous désirez modifier un modèle existant, dans la boîte des documents, dans type de document choisissez «modèle pour facturation automatique» vous pourrez ensuite le modifier comme tout autre document. 2. Lancer la facturation automatique A partir du menu principal : Assistant / Facturation automatique Une boîte apparaît reprenant tous les modèles de facturations existants Lance la procédure de facturation automatique Vous pouvez exclure provisoirement, un modèle de la facturation Ce signe vous prévient que la dernière échéance est dépassée, il sera logique de supprimer ce modèle Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 42

43 Représentants et relevé des commissions Le fichier des représentants regroupe ceux-ci. Pour accéder au fichier des fournisseurs : menu Gestion / Représentants ou CRTL+R Le fichier apparaît dans une fenêtre et se manipule de la même manière que le fichier articles, clients, Lorsque vous ajouter un représentant, dans sa fiche vous spécifiez ses coordonnées ainsi que les clients apportés par celui-ci. Pour chaque client apporté, spécifier la commission. L assistant relevé des commissions, générera un relevé et calculera les commissions sur toutes les factures des clients apportés par celui-ci. A partir du menu principal : Assistant / Relevé des commissions Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 43

44 Analyses Les analyses se basent sur les informations provenant des historiques, des journaux et des documents enregistrés. Historique des ventes : voir plus haut Analyses sur les ventes facturées Il n est pas possible, à partir de l historique des ventes, d effectuer une analyse par article pour les ventes facturées, car celui-ci reprend uniquement le montant global des factures. Le module d analyse sur les ventes facturées le permet car il extrait ses informations à partir de toutes les factures enregistrées dans le dossier courant A partir du menu principal : Analyses / Analyse sur les ventes facturées Par défaut, la grille affiche tous les articles des factures de la période courante, néanmoins il est possible d'appliquer un filtre afin d'obtenir une information plus ciblée. Les totaux se rapportent toujours aux articles de la grille (au filtre en cours) Possibilités de filtrage : Par période : choisissez la période dans la liste déroulante Par date : cochez la case "Date" et choisissez la date voulue dans le calendrier déroulant Par article ou catégorie d'articles Par client : cochez la case "Client» et choisissez-le client désiré dans la boîte de sélection qui apparaît Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 44

45 Totaux journaliers. Permet d obtenir un listing des totaux de toutes les ventes par jour et cela pour une période déterminée. A partir du menu principal : Analyses / Totaux journaliers Créer le rapport et pré visualiser le résultat Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Chiffre d affaires & meilleures ventes. Affiche par ordre décroissant les produits les plus vendus. Cela par période, par date, par type de vente, par article ou catégorie d articles. Le chiffre d affaire par article et global apparaît pour le critère choisi. A partir du menu principal : Analyses / Chiffre d affaires & meilleures ventes Sélectionner un critère Le bouton Déterminer lance l analyse et affiche le résultat Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 45

46 Chiffre d affaires par client. Ce module permet d obtenir facilement une analyse détaillée du chiffre d affaires pour un, plusieurs ou tous vos clients. Il sert aussi comme base pour établir la liste annuelle des clients assujettis à la TVA. Pour calculer le chiffre d'affaires, Fastworks additionne les montants de toutes les factures et soustrait les montants de toutes les notes de crédit. A partir du menu principal : Analyses / Chiffre d affaires par client Les clients qui seront pris en compte pour le calcul Pour sélectionner une période, cochez la période désirée ou choisissez un intervalle de mois en utilisant les deux listes déroulantes Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 46

47 Résultat périodique Le résultat périodique présente un résumé chiffré de l activité de votre entreprise pour la période comptable désirée. Ceci sera un élément essentiel pour vos analyses. Les chiffres concernent : Les ventes facturées et des notes de crédit enregistrées Les achats à partir des factures d achat et des notes de crédit enregistrées Calcule votre marge et le décompte des TVA perçues et due Le bilan périodique présente tous les chiffres nécessaires pour établir votre déclaration de TVA, pour cela la colonne à droite représente la rubrique du formulaire de TVA A partir du menu principal : Analyses / Résultat périodique Journal des ventes Lorsque vous cochez l option Journal des ventes au rapport, Fastworks imprimera aussi la liste de toutes les factures de vente pour la période considérée. Journal des achats Lorsque vous cochez l option Journal des achats au rapport, Fastworks imprimera aussi la liste de toutes les factures d achat pour la période considérée. Note : Le résultat peut-être exporté dans dix formats possibles et ensuite envoyé par émail. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 47

48 Gestionnaire d étiquettes Ce module permet d imprimer toutes vos étiquettes. Fastworks est fourni avec des modèles d impressions d étiquettes. Vous pouvez à tous moments modifier ou créer d autres modèles d impressions, pour cela utiliser le générateur d états fourni. A partir du menu principal : Options / Gestionnaire d étiquettes. Source de données Imprimera des étiquettes à partir des données d un des fichiers suivants : Articles, Clients, Entrées en stock : correspond aux articles de la dernière entrées en stock effectuée. Soldes : correspond aux articles sélectionnés avec le gestionnaire des promotions/soldes Modèle d étiquettes Le fichier modèle qui sera utilisé par défaut, il est possible de choisir un autre modèle que vous avez personnalisé. Après avoir choisi la source de données, le fichier correspondant apparaîtra dans la grille supérieure, sélectionner des enregistrements avec les boutons Ajouter, la grille inférieure contiendra les enregistrements pour lesquels une étiquette sera produite. Rechercher avec : le fichier sera trié selon le champ de donné choisi, entrez une valeur dans le critère de recherche pour se positionner dans le fichier. Si vos étiquettes comportent un code à barre et que vous utiliser la police fournie «code 39», ajouter le délimiteur afin de la compléter. Note : Faite un Aperçu avant d imprimer vos étiquettes afin de visualiser le résultat. En version textile, le modèle d impression des étiquettes article proposé par défaut est différent, celui-ci imprimera en outre, le modèle, la marque la taille et la couleur Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 48

49 Gestion des vidanges lors de la vente La gestion des vidanges est utilisée pour certaines activités, par exemple une brasserie Un achat correspond à une quantité d articles distincts ainsi qu un ensemble de vidanges fournies et de vidanges retournées. Fastworks peut dans la facture comptabilisée les vidanges fournies et retournées. Vous devez avant tout : Activer la gestion des vidanges dans la boîte des paramètres. Utiliser le modèle d impression Vidange pour vos factures Vidanges fournies La vidange fournie avec un article est définie comme valeur associée dans sa fiche article Sélectionner VIDANGE dans la liste Entrez la valeur prix de la vidange Lors de la vente de cet article, un article vidange sera automatiquement ajouté. Vidanges retournées Lors d une vente utiliser le bouton Vidange pour comptabiliser les vidanges retournées Liste des vidanges Vidanges retournées Lorsque le modèle d impression des factures est Vidange, les totaux des vidanges fournies et retournées sont inscrits sur le document Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 49

50 La boîte de sélection des articles Souvent, dans les différents modules de Fastworks, vous serez amené à utiliser la boîte de sélection des articles. Cette boîte permet de sélectionner facilement un ou plusieurs articles Les articles sélectionnés apparaissent ici Permet de visualiser les articles par catégorie et sous catégorie. Pour annuler le filtre et revenir à la visualisation de tous les articles, touche Enter dans l expression de recherche Pour sélectionner plusieurs articles Double cliquez sur les articles, ou utiliser le bouton Ajouter ils s'ajouteront alors dans la liste de sélection multiples Pour rechercher rapidement un article, sélectionnez le critère de recherche, ensuite tapez les premières lettres de l'article dans le champ "Expression de recherche". Met en sélection tous les articles de la grille Lorsque vous quittez la boîte avec le bouton OK, l'article sélectionné est celui qui est surligné ou les articles contenu dans la liste de sélections multiples. Créé un article lorsqu il n existe pas encore. Sélectionne tous les articles de la grille, par exemple si vous désirez sélectionner les articles d une catégorie, cliquez sur la catégorie désirée et ensuite sur ce bouton. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 50

51 A propos des bons d achats Lors de chaque achat d un client, un bonus représentant un montant en euro calculé sur la vente est enregistré sur son compte. De cette manière, le compte du client accumulera des euros. Par la suite, le client pourra utiliser les bons d achats accumulés sur son compte pour payer totalement ou en partie un autre achat. Ceci est une manière de fidéliser le client Pour que cela fonctionne, il faut avant tout activer la gestion des bons d achat dans la boîte des paramètres. Deux méthodes sont possibles 1- Le bonus sera une valeur fixe par tranche d achat effectué. 2- Le bonus calculé sera une valeur fixe déterminée en euro ou un pourcentage sur la vente. Une grille permet fixer des valeurs croissantes. Les bons d achats seront attribués lors d une vente comptoir ou facturée. Lors d une vente comptoir, le client doit être spécifié. Le total des bons d achats accumulés pour un client est visible dans sa fiche. Lors d une vente, le mode de règlement Bon d achat est activé uniquement si le client à été spécifié, Fastworks vérifie si la provision est suffisante pour payer un achat avec ce règlement. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 51

52 Numéro de série & traçabilité des articles Vous vendez des articles que d autres vendent aussi. Ces articles sont soumis à une garantie. Vous désirez lors d un retour marchandise défectueuse vous assurez que ces articles proviennent bien de chez vous et savoir également s ils sont encore en période de garantie. Fastworks propose une gestion simple et efficace au travers des numéros de série. Pour cela vous devrez d abord cocher dans la boîte des paramètres la gestion des numéros de série pour que Fastworks les prennent en compte. Méthode utilisée : Enregistrer votre facture d achat dans le journal des achats Lors d une entrée en stock, spécifier et enregistrer les numéros de série des articles. Ceux-ci seront notés dans le fichier des numéros de série Lors de la vente, spécifiez les numéros de série des articles vendus. Manière utilisée : Généralement la saisie des numéros de série se fait au travers d un lecteur de code barre Enregistrement des numéros de série à l achat Lors d une entrée en stock d article, vous serez invité à sélectionner une facture d achat, Fastworks vous demandera s il faut enregistrer des numéros de série, la boîte suivante s ouvrira. Pour chaque article à gauche entrez tous les numéros de série à droite. Les touches fléchées du clavier permettent de passer à l article suivant Lors de l enregistrement, les informations suivantes seront notées dans le fichier des numéros de série : Nom et code d article, N de série, Fournisseur, date d achat et N de facture d achat Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 52

53 Spécification des n de série lors de la vente Ceci s applique : Lors d une vente comptoir Pour les bons de livraison Pour les factures Lorsqu un bon de livraison est transformé en facture, les numéros de série ne vous seront pas demandés étant donné qu ils ont déjà été spécifiés auparavant dans le bon de livraison. Fastworks vérifie que le numéro de série de l article enregistré correspond à un même article lors de la vente, vous ne pouvez donc pas scannez un n de série qui correspond à un article que vous ne vendez pas. Lors de l enregistrement de la vente, Fastworks complète le fichier des numéros de série en y ajoutant les informations suivantes : Date de vente, Nom du client, Numéro de facture de vente Fichier des numéros de série Pour accéder au fichier des numéros de série A partir du menu principal : Gestion / Numéros de série/ Liste Dans le fichier qui apparaît Fastworks visualise tous les n de série, vous pouvez aussi demander d afficher uniquement les numéros pour une facture d achat ou de client spécifiée dans le paramètre critère. Un double clic sur un numéro enregistré fait apparaître les infos sous forme de fiche Cas spéciaux (liste de montage) Vous vendez des articles composés, par exemple vous assemblez des PC Lors de la vente, il n est pas possible de démonter le PC assemblé pour y scanner les numéros de série des articles le contenant. Fastworks a prévu une solution simple à ces cas spéciaux. Lorsque votre technicien assemble un PC, il devra également créer une liste de montage. Une liste de montage correspond à tous les numéros de série entrant dans la composition d un article Lors de la vente d un article, il faudra uniquement spécifier le n de liste de montage et Fastworks reprendra automatiquement tous les numéros de série de cette liste. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 53

54 Une liste de montage se rapportera toujours par rapport à un article composé (voir article composé ) Une vérification est faite afin qu un numéro de série entré dans la liste de montage se rapporte au même article de la composition. Pour créer une liste de montage A partir du menu principal : Gestion / Numéros de série/ Liste de montage 1- Sélectionnez l article composé Si la composition de l article à changé, vous pouvez toujours la modifiée en ajoutant ou en supprimant des articles entrant dans sa composition 2- Fastworks attribue automatiquement un numéro de montage unique. Pour visualiser ou corriger une liste de montage auparavant crée vous pouvez spécifier le numéro ici 3- Entrez les numéros de séries ici 4- Ensuite ajoutez-le à la liste Pour terminer Enregistrer la liste de montage. Notez le numéro de montage sur l article composé, ce numéro sera à spécifier lors de la vente de cet article. Si vous cochez Imprimer liste, Fastworks imprimera le détail de la liste de montage Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 54

55 Liste des prix A partir du menu principal : Gestion / Liste des prix ou utilisez le bouton suivant : Permet de dresser automatiquement une liste des prix pour tous vos articles à vendre. La liste des prix est générée au format A4 sur deux colonnes afin de contenir un maximum d articles par page. Les articles de la liste des prix sont classés par catégorie. Les prix affichés sont les prix de vente par unité, si vous avez définit un prix de vente dégressif celui-ci sera aussi affiché, Lorsqu un article est en Promo il apparaît le mot Promo sur la liste. Fastworks permet de dresser deux types de liste : 1. la liste de prix générale (Client final) 2. La liste de prix spécifique au client : vous devrez alors sélectionner le client dans la liste. Sous deux formats possibles (Prix HT ou TTC) Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 55

56 Catalogue photos des articles Pour chaque article il est possible d associer une photo à partir de sa fiche. Une des puissantes fonctions de Fastworks est le traitement d images, en effet quelque soit la taille et la résolution de l image d origine, Fastworks effectue une mise à l échelle et l adapte à la résolution de l écran. Le Catalogue permet de visualiser tous les articles possédant une photo ainsi que leur prix TTC Imprime le catalogue Faxé ou envoyer au format PDF le catalogue Affiche les photos sélectionnées avec le bouton sélection de la fenêtre zoom Le catalogue comportera que les articles pour la catégorie sélectionnée Par défaut Fastworks imprime tous le catalogue Il est possible d imprimer un catalogue reprenant seulement une sélection d articles désirée Pour sélectionner une série de photos à imprimer, faite un zoom ensuite utiliser le bouton Sélectionner Un double clic sur la photo permet de l agrandir dans la fenêtre Zoom Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 56

57 Accès à l'internet Fastworks permet d'accéder à Internet dans plusieurs de ces modules Mailing Internet Pour envoyer un émail avec fichier joint ou non, a un ou une sélection de clients et cela en une seule opération. Cela est très pratique pour contacter tous vos clients en un seul click. Le nombre d adresses émail utilisables dans un mailing dépendra de votre serveur de message et non de Fastworks en principe cela peut-être des milliers. Fastworks extrait les adresses émail de votre fichier clients. Pour l'envoie des messages, Fastworks utilisera le compte SMTP qui sera spécifié dans la boîte des paramètres. Utilisez le bouton ou appelez celle-ci depuis le menu principal. pour accéder directement à la boîte des paramètres Envoyer un émail Pour envoyer un message à un destinataire qui n'est pas repris dans le fichier client, utilisez le bouton et spécifiez manuellement l'adresse émail. Fonctions Internet à partir de la fiche client et fournisseur Il est possible d'envoyer directement un émail à un client à partir de sa fiche. Il est possible d'ouvrir le site Internet d'un client à partir de sa fiche. Il est possible de situer un client en obtenant sa carte géographique sur Internet Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 57

58 Le navigateur Internet Fastworks intègre un navigateur Internet multifenêtres de très haut niveau, supportant les toutes dernières technologies de l'internet cela vous permettra de naviguer sur plusieurs sites simultanément sans quitter votre application. Vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres Internet à l'intérieur de Fastworks. La fonction recherche inclus plusieurs moteurs de recherche Lorsqu une fenêtre Internet est ouverte, la barre de menu principal se dote de deux menus supplémentaires : Favoris et Page en cours L'utilisation du navigateur ne sera pas documentée, car elle correspond à une utilisation standard comme tout autre navigateur du marché. Important Le navigateur Internet de Fastworks utilise des fichiers communs à Microsoft Internet Explorer 6, pour cela, vous devez installer la version 6 ou plus sur votre PC. Ceci afin d'éviter des erreurs de type "Violation d'adresse" qui pourront surgir à tout moment. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 58

59 La boîte à Outils La boîte à outils sera utilisée pour assurer la maintenance des fichiers. A partir du menu principal : Outils / Outils de maintenance des fichiers Réparer : reconstruit les fichiers et les index Initialiser : construit un nouveau fichier vide. A utiliser avec précaution. Quand utiliser la réparation? Lorsqu un message persistant signale une erreur dans un fichier. Lorsque vous constater un mélange d informations anormales Après une coupure brutale de courant et lorsque votre PC ne s est pas éteint correctement. Apres une mise à jour de Fastworks Si vous connaissez le fichier défectueux, cochez-le sinon cochez tous les fichier. Il serais judicieux d effectuez une réparation une fois mois, même si vous ne constatez aucun problèmes, ceci réorganisera et compactera vos fichiers et améliorera les performances. Utilisation en réseau Lorsque vous initialiser ou réparer, il ne peut y avoir qu un seul poste d actif sur le réseau, quitter Fastworks sur tous les autres postes avant d effectuer une opération de maintenance. Import article Importe des données provenant d'un fichier externe à structure identique au fichier articles Règles : Si le code article existe déjà, le NOM, le Prix ACHAT, le Prix VENTE, la REFERENCE FOURNISSEUR sont mise à jour. La QTE EN STOCK est ajoutée à la quantité déjà existante. Les champs vides sont ignorés lors de ma mise à jour Les nouveaux articles sont ajoutés Ceci permet par exemple d importer un catalogue fournisseur ou de mettre à jour une liste de prix. Pour créer un fichier à structure identique, il sera nécessaire de maîtriser l outil Data-Copy Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 59

60 Backup et stratégie de sécurité Fastworks crée automatiquement en arrière plan et cela 4 fois sur la journée un backup de toutes vos données. Les backup créés se trouvent dans le dossier nommé Backup du répertoire d installation de Fastworks. Fastworks maintient une semaine complète de backup. De cette manière en cas de destruction de fichier, vous aurez toujours la possibilité de récupérer un fichier valide dans les backup précédents. En réseau, le backup est effectué sur chaque PC, en cas de crash total du disque dur il existera toujours une copie des données sur les autres PC su réseau. Quand récupérer un backup? Dans le cas d une destruction du fichier à cause, par exemple d un disque dur endommagé, vous pourrez récupérer les fichiers les plus actuels dans le répertoire Backup maintenu par Fastworks. Comment récupérer un backup? Il suffit de recopier l ensemble des fichiers contenu dans le dossier concerné du backup vers le répertoire principal de Fastworks ou d utiliser l assistant récupération backup de la boîte à outils Ceci vous renseigne de la dernière date de backup dans ce dossier afin de retrouver le plus récent Backup externe Lorsque vous quittez Fastworks, dans la boîte Quitter, le bouton Backup permet d effectuer une sauvegarde sur le support de votre choix. Prenez l habitude de faire un backup externe (sur disque amovible) une fois par semaine Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 60

61 Utilisation d un terminal portable Un terminal portable, est un appareil permettant de récolter des données, de les mémorisées et de les retransmettre par la suite pour être traitées par une application. Les terminaux portables d acquisition sont généralement munis d un lecteur de code à barre intégré et d un processeur exécutant une ou plusieurs tâches d acquisition. Fastworks est conçu et supporte l utilisation des terminaux portables de marque ZEBEX gamme PDX. But d un terminal portable D augmenter votre productivité en accélérant certaines tâches courantes, en général un terminal portable est rentabilisé après quelques mois d utilisations seulement. Fastworks permet l utilisation d un terminal dans les modules suivants : Entrées en stock : Scannez vos articles lors de la réception de la livraison et spécifiez les quantités directement sur le lieux de réception. Commandes fournisseurs : Scannez directement les articles nécessitant d être commandé dans vos rayonnages sans vous soucier des fournisseurs, par la suite Fastworks générera toutes vos commandes par fournisseur. Inventaire : Scannez et compter votre stock réel à partir du terminal, Fastworks dressera ensuite l inventaire. Commandes clients : Lors de vos déplacements chez vos clients, si vous vous occupez de leur réapprovisionnement, prenez les commandes sur le terminal, de retour à votre bureau Fastworks génèrera les bons de commandes. Utilisation du terminal portable Branchez la base du terminal sur le port série de libre. A partir du menu : Outils / Outil terminal, ouvrer le module et spécifier le port série utilisé, lors de la première utilisation vous devrez transmettre le programme d acquisition fourni avec Fastworks avec le bouton Transmettre programme. Sur le Terminal : appuyez sur M2 ensuite Run Task, dans le menu qui apparaît sélectionnez la tâche d acquisition souhaitée. Le programme d acquisition peut-être mis à jour sur demande. Vous pouvez commander votre terminal chez Data-Concept et bénéficier d une remise lorsqu il est fourni avec Fastworks. Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 61

62 Attention : lorsque le terminal communique avec Fastworks, il doit être sur WAIT REMOTE, si ce n est pas le cas, appuyez sur M1 autant de fois nécessaire Gestionnaire de base de données A partir du menu principal : Fichiers / Gestionnaire de base de données Fastworks vous laisse la possibilité d étendre vos besoins de gestion, vous pourrez en effet gérer d autres données dont vous aurez définit la structure. Exemple : Souvent vous serez amenez à prospecter, il sera facile alors de créer un table de tous vos prospects. Un autre cas, la société de vente de logiciel désire maintenir un fichier avec les codes qu elle a fourni à ses clients qui ont acheté un produit particulier. Dans tous les cas, vous pourrez gérez ces situations, en créant des tables dont vous définissez la structure dans la base de données de Fastworks. Ouvrir, la table en mode édition Créer une nouvelle table Supprimer une table auparavant sélectionnée Réparer une table défectueuse Toutes les tables que vous aurez créées apparaissent ici Notes : Vous pouvez ouvrir autant de tables simultanément que vous le désirez Toutes les tables créées seront disponibles pour tous les utilisateurs du réseau Data-Concept Fastworks. Tous droits réservés 62