Les horaires journaliers

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1 Guide Reference Livre 6 Gestion des ressources humaines Sécurité, contrôle des accès Vidéo surveillance via Internet Gestion d activités, Affichage d informations Distribution d heure synchronisée Audit, Conseil, Formation Développement d applications Assistance logicielle et technique Les Cheminots Lorrains 6 rue César Franck VANDOEUVRE LES NANCY Tél +33 (0) Fax +33 (0) Contact@agt-solutions.com Logiciel Référence Gestion des Temps de Présence et Absentéisme Guide de l utilisateur Les horaires journaliers Reference - Livre 6 Page 1 / 19

2 Guide Reference Livre 6 Table des matières Les horaires journaliers Les horaires journaliers Gestion de temps : Les horaires journaliers Généralités Organigramme et conseils d organisation Création d un horaire journalier Création d un horaire en mode «Détail» Exemple type : Horaires variables à la journée : Exemple type : Horaire variable ½ Journée Exemple type : Horaires fixes à la journée sans gestion des heures excédentaires Exemple type : Horaires fixes à la journée avec gestion des heures excédentaires Exemple type : Horaires fixes de type équipe avec gestion des heures excédentaires Exemple type : Horaires équipe de nuit Exemple type : Horaire 24/ Reference - Livre 6 Page 2 / 19

3 6. Les horaires journaliers 6.1. Gestion de temps : Les horaires journaliers Généralités Le paramétrage de la gestion du temps est la partie centrale du logiciel. A partir de la mise en place des horaires journaliers, on définit les règles de calcul du temps. La liste des horaires journaliers : Détail d un horaire journalier : Reference - Livre 6 Page 3 / 19

4 Un horaire journalier contient un ensemble de paramètres qui définissent la journée. Cette horaire permet d établir les règles de calcul des éléments suivants : Mouvements Calculés : Valeurs des Entrées/Sorties alignées sur les bornes de l horaire. Evènements Automatiques : Evènements déclenchés automatiquement si respect des conditions, et valorisés par application de la règle de calcul (Pauses, Primes, Heures Exceptionnelles,...) Il s'agit de calculer, pour chaque journée, un temps travaillé en fonction des badgeages d'entrée et de sortie, mais également par rapport à un horaire théorique. Ce dernier contient un ensemble de règles qui indiquent au système les bornes d'entrée, de sortie, les déclenchements d anomalies sur Entrées/Sorties, les arrondis de calcul, les bornes (Débuts Fixes et Fins Fixes), les durées théoriques (Jour, Matin, et Après-Midi), les durées minimales, maximales journalières (Calculables ou Seuils Anomalie) à utiliser pour le calcul de ce temps. Il existe 3 grands types de plages horaires (Portion de journée définie par un Début et une Fin) Chacune de ces plages sera caractérisée par les éléments suivants : - Bornes : Début et Fin de plage - Anomalie : Déclenchement Anomalie si une entrée ou une sortie intervient dans cette plage (Case à cocher) - Tolérance et Arrondi : Paramètres de calcul du mouvement d entrée ou de sortie en mode gradué (Ex : Si Arrondi = [¼ Heure] et Si Mouvement compris entre [Début ¼ Heure] et [Début ¼ Heure + Tolérance], alors Mvt Calculé = [Début ¼ Heure], sinon Mvt Calculé = [Fin ¼ Heure].) - Début Fixe ou Fin Fixe : Valeur prise en compte pour Mvt Calculé si une entrée ou une sortie intervient dans cette plage (Si une zone Début ou Fin Fixe ne doit pas être utilisée, celle-ci devra être vidée : ne pas la laisser à zéro car 0h00 est une heure connue). 1 - Plages Excédentaires : (Entrées/Sorties effectuées avant ou après les horaires normaux) Il s agit en général des plages destinées à recevoir les entrées ou sorties effectuées respectivement avant l horaire normal ou après l horaire normal. Le terme «Excédentaire» a, ici, été volontairement choisi dans la mesure où la notion d heures «Supplémentaires» ne peut s appliquer à la journée, mais en fin de semaine (sauf certaines conventions collectives). Le jeu des paramètres «Tolérance», «Arrondi», «Début» ou «Fin Fixe» appliqué sur une telle plage permettra d automatiser la prise en compte ou non des temps effectués en dehors des horaires normaux. Utiliser le paramètre «Anomalie» pour que l application vous informe des entrées/sorties effectuées dans ces plages. 2 - Plages Variables : (Entrées/Sorties effectuées dans les plages normales) Il s agit en général des plages destinées à recevoir les entrées ou sorties effectuées respectivement quelques temps avant ou quelques temps après l horaire normal. Le jeu des paramètres «Tolérance», «Arrondi», «Début» ou «Fin Fixe» appliqué sur une telle plage permettra d automatiser la prise en compte ou non des minutes effectuées quelque peu avant ou après l horaire normal (Calcul à la minute, Calcul arrondi, ou Calcul ramené aux bornes fixes). Utiliser le paramètre «Anomalie» pour que l application vous informe des entrées/sorties effectuées dans ces plages. 3 - Plages Fixes : (Entrées/Sorties en Retard ou en Départ Prématuré) Il s agit en général des plages de présence obligatoire. Reference - Livre 6 Page 4 / 19

5 Le jeu des paramètres «Tolérance», ou «Arrondi» appliqué sur une telle plage permettra d automatiser ou non le déclenchement de pénalités avec ou sans tolérance. Utiliser le paramètre «Anomalie» pour que l application vous informe des entrées/sorties effectuées dans ces plages. Les horaires journaliers seront ensuite affectés à des cycles permettant de définir les rythmes de travail (Hebdomadaires, Bi-Hebdomadaires, Tri-Hebdomadaires, ou Autres) et de créer les plannings des personnes Organigramme et conseils d organisation Création d un horaire Les Fichiers / Horaires journaliers Existe-t-il d autres types d horaires pour cette personne? OUI NON Le Contrat existe-t-il déjà? OUI NON Création d un contrat Les Fichiers / Contrats Création du cycle Les Fichiers / Cycles L organigramme ci-dessus est le fil directeur des chapitres «Contrats hebdomadaires» et «Cycles». Il vous permet de créer l ensemble de vos horaires sans oublier d étapes. En quelques mots, le chemin à suivre peut se résumer ainsi : pour un groupe de personnes effectuant le même rythme de travail, il convient de créer l ensemble des horaires rencontrés au cours d une période. Dans le cas où l affectation d une personne à un horaire donné n est pas automatisable, il convient de compléter les profiles journaliers dans les cycles. Ceux-ci auront pour fonction d affecter en fonction de l heure d arrivée l horaire correspondant à la personne. Reference - Livre 6 Page 5 / 19

6 Par la suite, il faut définir le contrat, c est-à-dire les règles à appliquer suivant le type d horaires en fin de période ou semaine (calcul des heures sup, limite des reports des débit / crédit sur la période suivante ) Pour finir, et une fois les cycles définis, c est ceux-ci qui seront affectés aux personnes pour générer leur planning. Au cours de l enregistrement de la fiche d une personne, il vous sera cependant possible de créer un nouveau cycle utilisant des horaires et un contrat déjà existants Création d un horaire journalier Généralités L emploi du temps d une même personne peut être composé de plusieurs horaires. Exemple, elle peut faire 8h/jour du lundi au Jeudi et 7h le vendredi. Temps partiel : 80 % avec le mercredi ou 2 demi-journées de libre. Dans ces différents cas, il conviendra de créer un horaire par type de journée différente. Dans la barre de menu, cliquer sur Les Fichier / Horaires journaliers La liste des horaires avec leurs caractéristiques apparaît. Effectuer un click droit sur l un des horaires (le choix de l horaire est important dans la mesure ou il sera possible de recopier tous les paramètres de celui-ci sur le nouvel horaire en cours de création.) afin de faire apparaître le menu contextuel et de sélectionner le choix «Nouveau» à l aide d un clic gauche. Reference - Livre 6 Page 6 / 19

7 Les étapes pour la création d un horaire journalier 1. Définition des paramètres généraux Libellé / Lib Court / Couleur / type d horaire / Nb Plages Présence 2. Définition des durées journalières 3. Définition des plages horaires (Plage 1) Excédent / Variable /Fixe / Variable / Excédent Y-a-t-il une Pause? NON OUI 4. Définition de la pause PMM / PNB /PBA L horaire est-il structuré en deux plages de présence? NON OUI 5. Définition des plages horaires (Plage 2) Excédent / Variable /Fixe / Variable / Excédent Y-a-t-il une Pause? NON OUI 6. Définition de la pause PMM / PNB /PBA Les différentes étapes mentionnées ci-dessus correspondent au remplissage des zones suivantes sur l écran de l horaire journalier en mode assistant. Reference - Livre 6 Page 7 / 19

8 Etape N 1 Etape N 2 Etape N 3 / 4 Etape N 5 / Paramètres généraux Code Libellé N du code de l'horaire journalier et son libellé Le numéro de code est unique et est généré automatiquement lors de l ajout de l horaire (dernier + 1). Le choix d un libellé le plus explicite possible vous permettra d identifier cet horaire rapidement par la suite. Par exemple, on peut indiquer le groupe de personnes concerné par l horaire, les heures de début et fin ou les jours d application. Lib court Libellé court de l'horaire sur 4 caractères Ce libellé est utilisé dans certains écrans (Planning) et dans certaines éditions. Couleur Planning Couleur de l horaire pour représentation dans les écrans de cycles et de plannings. Un double click sur le rectangle de couleur fait apparaître la palette de couleurs offrant tous les choix possibles. ATTENTION : il est conseillé d utiliser des couleurs pastelles, de façon à ne pas masquer les textes pouvant être présents dans les cases du cycle ou du planning. Horaire Nuit Reference - Livre 6 Page 8 / 19

9 Cet écran permet de sélectionner à la création d'un nouvel horaire journalier le type de celui-ci : Horaire de jour : Il commence après minuit et finit obligatoirement avant minuit. Il n autorise pas les mouvements d entrée et de sortie à cheval sur minuit. Horaire de nuit : Il commence avant minuit et finit obligatoirement après minuit. Exemples Heure de début Heure de fin Type d horaire 8h00 17h00 Jour 15h00 23h00 Jour 20h00 4h00 Nuit 2h00 10h00 Jour Nb Plages Présence Reference différencie les horaires de type Continu avec pause (Ex :Pause Déjeuner variable) ou sans pause 1 Plage, et les horaires discontinus réalisés avec une vrai interruption (Ex : Horaires d hôtellerie [Matin et Soir] ou de restauration [Midi et Soir]) 2 Plages. Les horaires de type continu seront décrits en une seule séquence, contenant une plage de début excédentaire, une plage de début variable, une plage fixe de présence obligatoire, une plage de fin variable, et une plage de fin excédentaire. Les horaires de type discontinu seront décrits en deux séquences, contenant chacune une plage de début excédentaire, une plage de début variable, une plage de présence obligatoire, une plage de fin variable, et une plage de fin excédentaire. Mini 2 Mvts (Minimum entre deux badgeages) Indiquer le temps minimum entre 2 badgeages (dans ce laps de temps, seul le premier sera retenu), valeur conseillée = 2 minutes Les bornes de l horaire Echelle graduée de 0h à 24h (NB : 12h à 12h pour un horaire de nuit) représentant sous une forme graphique l'horaire défini Voir ci-dessous le code des couleurs Codes des couleurs Les barres jaunes Elles indiquent les plages horaires pendant lesquelles les heures excédentaires sont autorisées. Dans l'exemple, il s'agit des plages de 0h à 7h30, de 13h00 à 13h30, et de 18h00 à 24h. Les barres vertes Elles indiquent les plages variables pour les entrées et les sorties. Dans l'exemple, ce sont les plages de 7h30 à 8h, de 12h30 à 13h, de 13h30 à 14h et de 17h30 à 18h. Les barres rouges Elles indiquent les plages fixes c-à-d les plages où l employé doit obligatoirement être présent. Dans l'exemple, celles-ci correspondent aux plages de 8h à 12h30 et de 14h à 17h30. Reference - Livre 6 Page 9 / 19

10 La signification des bornes Borne mini et maxi de prise en compte du temps pour la gestion des heures excédentaires Borne mini et maxi de la plage de présence obligatoire Borne mini et maxi de la plage variable de sortie Borne mini et maxi de la plage variable d entrée Borne mini et maxi de prise en compte du temps pour la gestion des heures excédentaires Heure entrée pointée 5h02 6h07 7h47 8h30 9h10 12h50 13h05 14h09 Heure prise en compte 5h00 6h15 8h00 8h30 9h15 12h50 13h00 14h15 Heure sortie pointée Heure prise en compte 10h50 12h35 13h05 15h55 17h48 18h15 18h32 18h56 10h45 12h30 13h00 15h45 17h30 18h15 18h30 19h Les valeurs journalières Mini (Seuil de déclenchement de l anomalie «Mini Jour») Indiquer le temps de présence minimum à réaliser sous peine de déclenchement de l anomalie «Mini Jour». Maxi (Maximum Journalier Calculé) Indiquer le temps de présence maximum pouvant être calculé sur la journée. Maxi Ano (Seuil de déclenchement de l anomalie «Maxi Jour») Reference - Livre 6 Page 10 / 19

11 Indiquer le temps de présence maximum au delà duquel sera déclenché l anomalie «Maxi Jour». Théo Hor. (Théorique Journalier) Indiquer la durée théorique journalière de l horaire (Base de calcul des compteurs de Crédit/Débit, et Valeur utilisée lors de la saisie des évènements en mode «Jour» ou «½ Jour»). Valeur pour le théorique Matin : Indiquer la durée théorique Matin (Valeur utilisée lors de la saisie des évènements en mode «Matin»). Valeur pour le théorique Après-Midi : Indiquer la durée théorique Après-Midi (Valeur utilisée lors de la saisie des évènements en mode «Après-Midi»). Théo Paie. (Théorique Journalier pour les liaisons avec la paie) Voir les chapitres sur les interfaces paies Les tolérances et arrondis Cette paire de paramètres permet de programmer la tolérance et l arrondi à appliquer dans la plage concernée. Tolérance Indiquer la tolérance en heure/minute (0,05 pour 5 minutes) autorisée au retard ou au départ. Arrondi Indiquer la valeur de graduation à appliquer en cas de dépassement de cette tolérance. Exemples Entrée : Tolérance : 5 minutes Arrondi : 15 Minutes Heure pointée 9h00 9h04 9h05 9h10 9h15 9h20 Heure prise en compte 9h00 9h00 9h00 9h15 9h15 9h20 Sortie : Départ anticipé autorisé : 5 minutes Pénalité : 15 Minutes Heure pointée 10h40 10h45 10h50 10h55 10h57 11h00 Heure prise en compte 10h40 10h45 10h45 11h00 11h00 11h00 Reference - Livre 6 Page 11 / 19

12 Les Débuts et Fins Fixes Les zones «Début Fixe» (Début Fixe de l horaire) et «Fin Fixe» (Fin Fixe de l horaire), lorsqu elles sont renseignées, constituent les valeurs des mouvements pris en compte comme «mouvements calculés» dès qu une entrée ou sortie intervient dans leur plage respective Pause Cocher la Case Sélectionner l un des 3 types de pause souhaité Trois groupes de paramètres permettent de gérer 3 types de pause : - PMM Pause Mini Maxi Début, Fin, Mini et Maxi Pause Dans le cas d une pause de type Mini - Maxi, un code événement «Pause Déjeuner» sera déclenché dès lors que la plage de présence badgée englobe ou chevauche la plage de pause définie par les zones de début et de fin. Cet événement prendra la valeur résultant du calcul suivant : o Si Pause badgée : Si Durée Réelle Pause [Mvt Retour Mvt Départ] < [Mini Pause] alors, [Valeur Eve Pause] = [Mini Pause] [Pause Réelle] Si Durée Réelle Pause [Mvt Retour Mvt Départ] >= [Mini Pause] alors, [Valeur Eve Pause] = [Pause Réelle] o Si Pause Non Badgée : [Valeur Eve Pause] = [Maxi Pause].. La valeur de cet événement sera ou non pris en compte dans les compteurs de temps dits payés, seulement si le paramétrage des actions sur les compteurs, accessible depuis le fichier des codes Evènements, a été effectué dans ce sens.. Ex : Si la pause est dite non payée, et doit être déduite du compteur d heures payées, et dans la mesure où le compteur de temps n aura pas pu être arrêté (badgeages ne respectant pas la durée minimum de pause), le code événement «Pause Déjeuner» devra avoir une action négative sur le compteur de temps payé. - PNB Pause Non Badgée Début, Fin et Durée de la plage de Pause Dans le cas d une pause non badgée, un code événement «Pause Non Badgé» sera déclenché dès lors que la plage de présence badgée englobe la plage de pause définie par les zones de début et de fin. Cet événement prendra la valeur de la zone «Durée» paramétrée dans la plage de pause ; débutera à [Heure de Début] et se terminera à [Heure de Début + Durée]. Reference - Livre 6 Page 12 / 19

13 . La valeur de cet événement sera ou non pris en compte dans les compteurs de temps dits payés, seulement si le paramétrage des actions sur les compteurs, accessible depuis le fichier des codes Evènements, a été effectué dans ce sens.. Ex : Si la pause est dite non payée, et doit être déduite du compteur d heures payées, et dans la mesure où le compteur de temps n aura pas pu être arrêté (Pas de badgeages, donc pas d arrêt),le code événement «Pause Non Badgé» devra avoir une action négative sur le compteur de temps payé. - PBA Pause Badgée avec tolérance Début, Fin, Tolérance et Maxi Pause Dans le cas d une pause de type Pause Badgée, un code événement «Pause Badgée» sera déclenché dès lors que la plage de pause badgée englobe ou chevauche la plage de pause définie par les zones de début et de fin. Cet événement prendra la valeur résultant du calcul suivant : o Si Pause badgée : Si Durée Réelle Pause [Mvt Retour Mvt Départ] < [Maxi Pause] alors, [Valeur Eve Pause] = [Maxi Pause] [Pause Réelle] Si Durée Réelle Pause [Mvt Retour Mvt Départ] >= [Maxi Pause] et [Pause Réelle]<= [Maxi Pause + Tolérance] alors, [Valeur Eve Pause] = [Pause Réelle] Si Durée Réelle Pause [Mvt Retour Mvt Départ] > [Maxi Pause + Tolérance] alors, Aucun Code Eve Pause o Si Pause Non Badgée : Aucun Code Eve Pause.. La valeur de cet événement sera ou non pris en compte dans les compteurs de temps dits payés, seulement si le paramétrage des actions sur les compteurs, accessible depuis le fichier des codes Evènements, a été effectué dans ce sens.. Ex : Si la pause est dite payée, et doit être comptée dans le compteur d heures payées, et dans la mesure où le compteur de temps aura été arrêté au maximum de la valeur du temps Maxi Pause + Tolérance (badgeages respectant la durée de pause normale), le code événement «Pause Payée» devra avoir une action positive sur le compteur de temps payé. Reference - Livre 6 Page 13 / 19

14 Création d un horaire en mode «Détail» Les horaires journaliers en mode «Détail» seront accessibles aux utilisateurs avertis car il est nécessaire de disposer de sérieuses connaissances du produit pour intervenir dans cet écran.. Reference - Livre 6 Page 14 / 19

15 Exemple type : Horaires variables à la journée : Horaire de pointage Tranche horaire Heure prise en compte Anomalie / flag associé 6h00 7h15 9h30 12h30 14h05 16h40 19h00 [0h00,7h00[ [7h00,9h00] [9h01,12h00[ [12h00,14h00] [14h01,16h30[ [16h30,18h30] [18h31,23h59] 7h00 7h15 9h30 12h30 14h05 16h40 18h30 EXA OKE FIX OKS/OKE FIX OKS EXP EXA : Entrée avant l horaire normal OKE : Entrée en plage variable FIX : Entrée en plage fixe OKS : Sortie en plage variable EXP : Sortie après sortie obligée [ et ] = bornes comprises ] et [ = bornes non comprises Reference - Livre 6 Page 15 / 19

16 Exemple type : Horaire variable ½ Journée Principe de calcul identique au précédent sauf que toute l après-midi est programmée en variable pour une prise en compte éventuelle du temps si sortie après 12h Exemple type : Horaires fixes à la journée sans gestion des heures excédentaires Mouvement d'entrée avant 08.00, prise en compte de l'horaire à Décompte automatique de la pause déjeuner de à soit 1.30 si badgeage. Mouvement de sortie après arrêt des comptes à Reference - Livre 6 Page 16 / 19

17 Exemple type : Horaires fixes à la journée avec gestion des heures excédentaires Horaire de 4h00 6h15 7h45 8h30 12h05 pointage Tranche horaire Heure prise 4h00 6h15 8h00 8h30 12h00 en compte Anomalie EAC EAC OKE FIX OKS [0h00,7h30[ [0h00,7h30] [7h31,8h00[ [8h00,12h00] [12h01,13h30[ Horaire de 16h40 18h15 19h00 23h00 pointage Tranche horaire Heure prise 16h40 18h00 19h00 23h00 en compte Anomalie FIX OKS EPC EPC EAC : Entrée avant l heure comptée OKE : Heures entrée normale FIX : Entrée / Sortie en plage fixe OKS : Heure sortie normale EPC : Sortie après l heure comptée [ et ] = bornes comprises ] et [ = bornes non comprises [13h30,18h00] [18h01,18h29] [18h30,24,00] [18.30,24h00] Reference - Livre 6 Page 17 / 19

18 Exemple type : Horaires fixes de type équipe avec gestion des heures excédentaires Exemple type : Horaires équipe de nuit ATTENTION : Ne pas oublier de sélectionner au départ le style d horaire Nuit pour aider à la création de l horaire et changer l échelle du graphique horaire. Reference - Livre 6 Page 18 / 19

19 Exemple type : Horaire 24/24 ATTENTION : Cet horaire ne permet pas de travailler à cheval sur minuit. En cas d utilisation des graduations d entrée et de sortie, se référer au chapitre correspondant pour éventuellement ajuster le paramétrage. Reference - Livre 6 Page 19 / 19