La Gestion de La Caisse et des collectivités

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1 La Gestion de La Caisse et des collectivités

2 SOMMAIRE Les Données de la Caisse LA CAISSE Le fonds de caisse : quand et comment l initialiser? (p8) Le fonds de coffre : quand et comment l initialiser ou le remettre à zéro? (p8) Les codes vendeurs (p9) Les codes banques (p9) Les différents types de client : La Gestion des familles (p11) Client standard (p10) Client établissement collectif (p10) Client rattaché à la collectivité (p10) La Facturation Comment enchaîner ou cumuler plusieurs ventes pour un encaissement global? (p 13) Comment rembourser sur un dossier des produits déjà réglés? (p13) Que faire lorsque le client ramène un produit? (p14) Comment effectuer la modification d un dossier déjà réglé par le client? (p15) Annuler un dossier déjà réglé par le client? (p15) Facturer une vente sans ordonnance? (p16) Appliquer une remise en fin de facturation? (p16) Comment enregistrer un crédit au compte d un client quel que soit son type (standard, rattaché à une collectivité)? (p17) Est-il possible d encaisser en différents modes de règlements (espèces + carte +...)? (p17) Comment faire si le client règle partiellement le montant dû? (p18) Comment enregistrer un chèque à encaissement différé? (p18) Comment, après une vente, peut-on inclure des crédits d autres clients, afin de les cumuler au montant à régler? (p19) ALLIADIS Page 2 sur 60

3 La Gestion du Compte Client Quelle est la différence entre la fonction ve et la fonction vt? (p21) Que se passe-t-il lorsque l on facture un client dont le solde du compte est débiteur? (p21) Que faire si le client ne règle que tout ou partie de ce qu il nous doit (pas de facturation)? (p22) Comment retrouver le solde des comptes des différents membres d une même famille (même n S.S.)? (p22) Comment reporter le solde d un compte vers un autre compte client? (p23) Comment enregistrer un versement d arrhes? (p23) Comment éditer un compte client (sans détail)? (p24) Comment rembourser un avoir à un client? (p24) Comment reporter le solde d un compte client vers le compte Pertes et Profits? (p25) Comment afficher des écritures de compte de date à date? (p25) Comment retrouver le détail d une facture à partir du compte? (p25) Comment enregistrer un avoir (remise) à partir du compte client? (p26) Comment éditer le récapitulatif des factures impayées d un client? (p26) Comment programmer une remise dès lors que l on édite un relevé compte client? (p26) Comment éditer des relevés de comptes de clients qui seraient regroupés sous un même identifiant? (27) Comment éditer la liste des encours clients? (p28) Les Opérations de Caisse Hors Facturation Comment saisir des sorties d espèces? (achats de timbres, fournitures...) (p30) Comment encaisser des chèques, des virements hors facturation? (règlements d organisme de tiers payant, ne concerne pas les dus clients...) (p30) Comment modifier un mode de paiement? (p31) Comment visualiser, éditer, réinitialiser le compte Pertes et Profits? (p31) Comment basculer les impayés de Tiers Payant vers le compte Pertes et Profit? (p32) ALLIADIS Page 3 sur 60

4 Les arrêtés de Caisse Quelle est la procédure conseillée pour effectuer un arrêté journalier? (p34) Peut-on contrôler et éditer les mouvements de trésorerie sans accès au CA? (p35) Quelle est la procédure conseillée pour effectuer un arrêté mensuel? (p35) Gestion de la remise en banque (p36) Que considère-t-on comme une journée? (p36) Combien d arrêtés dans une journée? (p37) Le transfert au coffre, quand faut-il le faire? (p37) Comment obtenir rapidement à tout moment de la journée, le montant des espèces, des chèques, des cartes bleues, le nombre de chèques et de cartes et le CA de tiers payant? (p37) Quelle est la signification de chaque option proposée à la rubrique «Caisse Journalière» (E Editions, H date...)? (p38) Quelle est la signification de chaque option proposée à la rubrique «Caisse Mensuelle» (E Editions, P Périodes...)? (p39) Est-il possible de rééditer des états de caisse d une journée dont l arrêté a été effectué? (p40) Est-il possible de rééditer des états de caisse d un mois dont l arrêté a été effectué? (p40) Les Editions Quels sont les états journaliers réellement indispensables? (p42) Comment lire la «Bande de Caisse»? (p42) Existe-t-il des listes statistiques? (p42) ALLIADIS Page 4 sur 60

5 LES ETABLISSEMENTS COLLECTIFS Généralités Quels sont les objectifs de cette fonction? (p44) Quelle procédure permet d identifier une collectivité? (p44) Quelle procédure permet d identifier un membre de collectivité? (p45) Comment obtenir la liste des collectivités déjà enregistrées? (p45) Comment obtenir la liste des clients par collectivité? (p46) La Facturation Comment doit-on facturer un client rattaché à une collectivité? (p47) Est-il possible d enregistrer des ventes au nom de la collectivité (en Espace de travail, en facture commerciale)? (p47) Est-il possible d enregistrer une facture commerciale pour un client rattaché à une collectivité? (p49) Comment procéder lorsque le client rattaché à une collectivité ne veut pas que sa facture soit affectée au compte de l établissement? (p51) Est-il possible d enregistrer une vente au nom de la collectivité, sans que celleci soit répertoriée au compte et sur relevé? (p51) Comment effectuer une modification de dossier? (p52) La Gestion des établissements collectifs Edition des relevés (p55) Réédition des relevés (p57) Suppression d un relevé (p57) Comment retrouver la liste des factures à figurer sur le prochain relevé? (p 57) Comment enregistrer le paiement d un établissement ou de l un de ses membres? (p59) Comment obtenir la liste des relevés (soldés, non sodés ou tous) pour un établissement ou pour tous? (p59) Comment retrouver tous les relevés d un établissement, quel que soit leur état, pour obtenir le montant initial du relevé, le restant dû, la date du dernier pointage et la liste des factures par relevé? (p59) Comment obtenir le chiffre d affaires par établissement? (p60) Comment retrouver l impayé d un établissement? (p60) ALLIADIS Page 5 sur 60

6 LA CAISSE ALLIADIS Page 6 sur 60

7 Les Données de la caisse ALLIADIS Page 7 sur 60

8 Le fonds de caisse : quand et comment l initialiser? Ce fonds de caisse ne doit être initialisé que le jour où vous débutez en fonction Caisse (initialisation effectuée par le technicien ou le formateur), ou exceptionnellement lorsque le fonds de caisse logiciel est décalé par rapport à la réalité. Pour le renseigner : Se positionner sur la fonction Caisse Sélectionner l option P Paramètres caisse Activer la lettre F Fonds de caisse Le curseur est alors positionné sur la ligne Fonds de Caisse, où vous pouvez saisir votre nouveau montant qui effacera le précédent. Le montant renseigné, vous devrez encore valider l enregistrement de votre modification O Oui. Le Fonds de coffre : quand et comment l initialiser ou le remettre à zéro? Lors du démarrage en fonction caisse, ce montant sera égal à zéro, et ne sera agrémenté qu au fur et à mesure de vos transferts d espèces de la caisse vers le coffre (voir traitements d arrêté journalier). Vous pouvez donc envisager de vider votre coffre, le jour où vous remettez effectivement vos espèces à la banque, ou à chaque fin de mois. Pour le renseigner : Se positionner sur la fonction Caisse Sélectionner l option PParamètres caisse Activer la lettre C fonds de Coffre Le curseur est alors positionné sur la ligne Fonds de coffre, où vous pouvez saisir votre nouveau montant qui effacera le précédent. Le montant renseigné, vous devrez encore valider l enregistrement de votre modification O Oui. ALLIADIS Page 8 sur 60

9 Les codes vendeurs Les codes vendeurs ne sont pas obligatoires. Si vous désirez que chaque personne s identifie à chaque facturation, vous devez répertorier tout le personnel de l officine dans le fichier des vendeurs ; ainsi chacun pourra s identifier par ses initiales ou par son numéro (ordre de création géré par le logiciel). Par ailleurs, chaque vendeur peut s octroyer un mot de passe. Pour les enregistrer : Se positionner sur la fonction Fichiers Sélectionner l option V Vendeurs Saisir le nom du vendeur, valider par f et renseigner ses initiales. Valider l enregistrement ; à chaque vendeur que vous aurez créé, le logiciel aura attribué un numéro par lequel le vendeur pourra s identifier (outre ses initiales). Pour que le code vendeur soit obligatoire lors de chaque facturation, il faut intervenir dans le paramétrage du logiciel. Pour ce faire, il est préférable de contacter votre HOT LINE. Les codes banques Les codes banques servent à identifier la banque où est compensable le chèque que vous aurez encaissé. Dans la plupart des cas nous ne distinguons qu un code banque auquel nous rattachons le format d édition standard; ce format aura été renseigné par le technicien ou le formateur. En revanche, si vous désirez identifier les différentes banques, lors de l encaissement, il vous faudra les répertorier comme suit. Pour les renseigner : Se positionner sur la fonction Fichiers Sélectionner l option D codes Divers Sélectionner l option B codes Banques Saisir un code en abrégé sur 5 caractères maxi, pour identifier la banque, puis renseigner le nom de la banque, et lui associer le numéro de format de chèque EUROS aussi bien sur la ligne «Format chèque francs» que «Format chèque euros»; Valider l enregistrement. ALLIADIS Page 9 sur 60

10 Les différents types de client (standard, Ets collectif, ) Cette donnée a une incidence bien particulière dans la gestion des comptes clients. Les différents types de client que l on peut répertorier sous Alliance : Client Standard : C est le type affecté par défaut et le plus largement utilisé. Pour le client ainsi répertorié, vous n aurez à gérer que son compte, avec bien évidemment la possibilité de transférer son solde vers un autre compte client si nécessaire. Client Etablissement Collectif : Alliance permet la gestion des collectivités (Maison de retraite, maison de cure,...). Cette fonction est détaillée plus loin. Client Rattaché à une Collectivité : Vous codifierez ainsi tous les clients résidant dans une collectivité, que vous aurez déjà répertoriée. (voir collectivité). Pour Renseigner le type de Client : Cette donnée est répertoriée dans la fiche Client, onglet Observations. Vous pouvez y accéder soit par l Espace de Travail, soit par la fonction Fichiers : Identifier votre client Se positionner par + ou, sur la partie Observations Activer M pour Modification Sur la première ligne, activer la barre d espace pour faire défiler les différentes options et valider celle qui vous convient. *si mise à jour terminée, et valider l Enregistrement ALLIADIS Page 10 sur 60

11 La Gestion des Familles Automatique lorsqu un Assuré a des Ayant-droits sur son numéro de sécurité sociale. La gestion du lien «famille» permet de retrouver les crédits des membres d une même famille. Ce lien peut être créé lorsque les membres de la famille n ont pas les mêmes numéros de sécurité sociale (Mr et Mme par exemple, assurés tous les deux). Sur la fiche client de l assuré, rubrique Famille, sélectionner «Nouvelle Famille» : accepter le nom proposé ou en saisir un autre. Puis sur la fiche client du 2 ème assuré, rubrique Famille, sélectionner : «Intégration Famille» et choisir la famille dans la liste proposée par l, valider la famille correspondante. ALLIADIS Page 11 sur 60

12 La Facturation ALLIADIS Page 12 sur 60

13 Comment enchaîner ou cumuler plusieurs ventes pour un encaissement global? En Espace de Travail En fin de première facturation, si la part client n est pas nulle, plutôt que de choisir un mode de règlement, Activer s Règlement global Enregistrer votre première vente par E. Sur l écran de l espace de travail, soit vous gardez le même client (f), soit vous l effacerez par Echap, pour identifier un autre client. En fin de cette vente, vous obtenez un écran récapitulatif des ventes précédentes. Si vous devez saisir une autre vente, activer la touche s; sinon, activer la touche f pour obtenir le tableau des modes de règlement. Si après avoir activé s vous souhaitez revenir sur le récapitulatif des ventes précédentes, il suffit d activer Echap autant que nécessaire. Comment rembourser sur un dossier, des produits déjà réglés? En Espace de Travail Première possibilité : Saisir le dossier dans sa totalité et sur le tableau des règlements activer la touche s Règlement global, si le client a une part à régler, puis activer E pour enregistrer le premier dossier. Sur l écran de l espace de travail, valider par f, le nom et le prénom de votre client, ou l pour rappeler le dernier client. Identifier le produit déjà payé et saisir en négatif la quantité déjà réglée par le client (ex : -2) et confirmer par C, cette quantité négative ; procéder ainsi pour tous les produits déjà réglés. Vous pourriez également stipuler sur cette vente, des produits que le client prendrait en supplément. Spécifier que c est une vente HORS-ORD (hors ordonnance) ALLIADIS Page 13 sur 60

14 Par s vous pouvez enchaîner sur une autre vente, ou clôturer par f et sélectionner un mode de règlement, ou activer R pour rembourser le client si nécessaire.. Autre possibilité, intégrer au dossier les produits déjà réglés : Pour les produits concernés, avant de saisir la quantité déjà payée, activer les touches vu (rendu vignette), saisir la quantité payée et valider la ligne Si pour un même produit, tout n a pas été réglé, il faudra saisir 2 lignes. Exemple : Soit 3 doliprane prescrits dont 1 boîte déjà payée Saisir une ligne pour la quantité déjà réglée en utilisant TAB U Puis saisir une ligne de 2 doliprane qui seront facturés normalement. Que faire lorsque le client ramène un produit? En Espace de Travail Saisie du nom et prénom du client non obligatoire Identifier le produit retourné, et saisir la quantité en négatif (ex : -1) et confirmer par C Saisir éventuellement d autres produits Sélectionner facture HORS-ORD (hors ordonnance) Si vous désirez rembourser le client en Espèces, activer R à rendre Si vous préférez créer un avoir au bénéfice de votre client, sélectionner t REMBOURSEMENT DIFFERE. Enregistrer votre facturation ALLIADIS Page 14 sur 60

15 Comment effectuer la modification d un dossier déjà réglé par le client? En Espace de Travail Identifier le client par son nom et prénom Activer la touche m reprise fact Pour retrouver la facture initiale, sélectionner l option liste des Factures d un client ou recherche des factures d un Client Sur le dossier sélectionné, choisir l option Modification Activer impérativement la touche t Remboursement différé et E pour enregistrer un avoir, durant votre modification. Vos modifications effectuées, le logiciel calcule la différence entre le montant initial du dossier et le nouveau : Si la différence est nulle, vous n aurez qu à enregistrer par E Si le nouveau montant est inférieur au montant initial : ou vous remboursez votre client par R à rendre ou vous lui accordez un avoir par t Remboursement différé Si le nouveau montant est supérieur au montant initial : ou le client règle immédiatement la différence, ou vous enregistrez la différence au compte du client t Crédit. Vous pouvez aussi appeler la facture directement par son numéro. Annuler un dossier déjà réglé par le client En Espace de Travail Identifier le client par son nom et prénom Activer la touche m reprise fact Pour retrouver la facture initiale, sélectionner l option liste des Factures d un client ou recherche des factures d un Client Si le client veut être remboursé : Activer la lettre R A rendre et enregistrer cette opération Si le client préfère un avoir : Activer la touche t Remboursement différé ; ainsi la somme sera stipulée au crédit du compte client; enregistrer cette opération. ALLIADIS Page 15 sur 60

16 Facturer une vente sans ordonnance en Espace de Travail 2 Possibilités En place du nom du client, activer la touche f pour vous positionner en saisie de ligne produit (l identité du client n est pas obligatoire). Clôturer la saisie des produits par * (comme d habitude). Avec la barre d espaces, sélectionner facture HORS-ORD et Ou valider par f. Clôturer normalement votre vente, selon le mode de règlement de votre client. En place du nom du client, activer la touche t Facturette Saisir les codes CIP des produits, ou utiliser les lecteurs optiques Spécifier la quantité pour chaque ligne de produit Clôturer la saisie des produits par * Clôturer normalement votre vente, selon le mode de règlement de votre client. Appliquer une remise en fin de facturation En Espace de Travail Avant de choisir le mode de règlement (F1 Espèces, F3 Chèque,...), Pour appliquer une remise en pourcentage Activer simultanément les touches % et Activer la touche - (signe moins) et saisir le chiffre du pourcentage (exemple : pour 5% de remise, saisir -5) Pour appliquer une remise en montant Activer la touche - (signe moins) et saisir le montant à déduire. La remise étant calculée, vous pouvez alors sélectionner le mode de règlement. Attention, en cas d enchaînement global par s, cette remise n interviendra que sur la dernière vente. Par ailleurs, on ne peut pas cumuler une remise en % et une déduction en montant. ALLIADIS Page 16 sur 60

17 Comment enregistrer un crédit au compte d un client, quel que soit son type (standard, rattaché à une collectivité)? En Espace de Travail En fin de facturation, au moment de sélectionner le mode de règlement, activer la touche t Crédit. Si vous n aviez mis aucun nom de client, le logiciel vous oblige alors d en spécifier un. Cas du client Standard : Le logiciel vous permet éventuellement d affecter le crédit soit au client facturé, soit à un autre client que vous devrez identifier par ses nom et prénom. Cas du client rattaché à une Collectivité En fin de facturation, le logiciel vous informe que le dû client peut être réglé par relevé pour l établissement auquel votre client est rattaché. Si vous confirmez cette proposition, le montant est donc affecté au compte de l établissement collectif ; si vous ne confirmez pas cette opération, vous pourrez alors choisir parmi les autres modes de règlement (Espèces, chèques,...), dont le crédit par F9 (la dette peut être affectée soit au compte du client facturé, soit au compte de n importe quel autre client). Enregistrer votre vente. Est-il possible d encaisser en différents modes de règlements (Espèces + chèque...)? En Espace de Travail En fin de facturation, sélectionner un des modes de paiement, et saisir le montant qui sera ainsi réglé. Sélectionner alors un autre mode de paiement et saisir le montant qui reste à régler. Enregistrer votre vente. ALLIADIS Page 17 sur 60

18 Comment faire si le client règle partiellement le montant dû? En Espace de Travail En fin de facturation, sélectionner le mode de paiement partiel (Espèces, chèque ou carte bancaire). Saisir le montant qui sera effectivement ainsi réglé. Pour laisser au compte du client, la somme restante, activer la touche t Crédit. Enregistrer votre vente. Comment enregistrer un chèque à encaissement différé? En Espace de Travail En fin de facturation, sélectionner le paiement chèque (n ou p) Activer la lettre R pour Remise en banque, et saisir la date à partir de laquelle le chèque pourra être déposé à votre banque ; par défaut, la date de remise en banque correspond à la date du jour. Valider le montant du chèque. Renseigner si vous le désirez, le nom du titulaire du compte chèque, ou valider par f. Enregistrer la facture. Un chèque ainsi différé, est comptabilisé dans la trésorerie du jour et dans le Chiffre d Affaires (date d enregistrement de la facture). ALLIADIS Page 18 sur 60

19 Comment,après une vente, peut on inclure des crédits d autres clients, afin de les cumuler au montant à régler? En Espace de Travail Après une vente et avant de sélectionner le mode de paiement, Activer I pour Inclure le crédit d un client que vous devez identifier par son nom et prénom. Il sera alors possible de récupérer le crédit de plusieurs clients en activant I à chaque fois. Lorsqu un membre de la famille a déjà un crédit une fenêtre vous signale le nom et le montant du crédit, en activant la touche I la liste correspondante apparaît et il vous suffit de faire f sur la ligne de crédit à récupérer. Pour annuler une reprise de crédit d un des clients, il suffit de réactiver I puis de saisir son nom et prénom ; au message : Vous avez déjà repris le crédit de ce client, activer A pour Annulation et la reprise est ainsi annulée. ALLIADIS Page 19 sur 60

20 La Gestion du Compte Client ALLIADIS Page 20 sur 60

21 Quelle est la différence entre la fonction v E et la fonction v T? ve vt En Espace de Travail Permet d accéder au compte du client que vous avez identifié par ses nom et prénom. Permet d accéder au compte d un Etablissement collectif, si le client que vous avez identifié par ses nom et prénom, est soit un Etablissement collectif, soit un client rattaché à un établissement collectif. Que se passe-t-il lorsque l on facture un client dont le solde du compte est débiteur? En Espace de Travail Identifier le client par son nom et prénom Sous la rubrique compte, est affichée la somme que ce client vous doit Effectuer votre vente. Au moment de sélectionner le mode de paiement, le programme cumule le montant précédemment dû au montant de la facture en cours. Sélectionner alors le mode de paiement de votre client (vous pouvez bien entendu reporter la totalité au compte du client (t crédit)). ALLIADIS Page 21 sur 60

22 Que faire si le client ne règle que tout ou partie de ce qu il nous doit (pas de facturation)? En Espace de Travail Identifier le client par son nom et prénom Sous la rubrique compte, est affichée la somme que ce client vous doit. Se positionner sur le compte du client en activant les touches v et E Sélectionner G règlement du client. Sélectionner C règlement Crédit. Sélectionner le mode de règlement. Saisir le montant exact réglé par le client et valider. Si des crédits existent sur les comptes des ayants droits, la liste des personnes et le montant dû apparaît automatiquement. Il suffit de valider les lignes que l on souhaite encaisser pour qu elles se cumulent et que les comptes correspondants soient mis à jour. Pour solder le compte d une collectivité, se reporter à la rubrique spécifique. Comment retrouver le solde des comptes des différents membres d une même famille (même n de S.S.) et les régler? En Espace de Travail Identifier l un des membres de la famille par son nom et prénom. Activer les touches v et F (Famille) Vous obtenez ainsi la liste des personnes ayant le même numéro de S.S. que le client précédemment identifié ou celles rattachés manuellement à la famille, et le solde de chacun. Activer les touches v et E (compte), aller en Règlement de crédit, la liste des membres de la famille et leurs dus apparaissent. Faire f sur les lignes à régler. ALLIADIS Page 22 sur 60

23 Comment reporter le solde d un compte vers un autre compte client? En Espace de Travail Identifier par ses nom et prénom, le client dont le solde du compte est différent de zéro. Activer les touches v et E (compte) pour accéder à son compte. Sélectionner l option D report de solde. Pour transférer le solde de votre client vers un autre compte client : Choisir l option vers un Autre client Identifier ce client par son nom et validez par f Puis saisir son prénom et validez par f Valider par O Oui, l enregistrement de ce report de solde Si vous préférez récupérer le solde d un autre compte client : Choisir l option d un Autre client Identifier ce client par son nom et valider par f Puis saisir son prénom et valider par f Valider par O Oui, l enregistrement de cette récupération de solde. Attention, cette manipulation ne concerne pas les clients rattachés à une collectivité ; se reporter à la rubrique spécifique. Comment enregistrer un versement d arrhes? En Espace de Travail Identifier le client par ses nom et prénom. Activer les touches v et E (compte) pour accéder à son compte Sélectionner l option règlement du client. Sélectionner l option versement d Arrhes. Choisir le mode de paiement du client. Saisir le montant Valider l Enregistrement. Cette fonction est utile pour les clients qui, étant absents pour une longue période, prennent la totalité des produits, mais les dossiers ne pourront être saisis que mois par mois selon les renouvellements. Ils vous laissent alors une somme en provision qui sera au crédit du compte client. ALLIADIS Page 23 sur 60

24 Comment Imprimer un compte client (sans détail)? En Espace de Travail Identifier le client par ses nom et prénom Activer les touches v et E (compte) pour accéder à son compte. Sélectionner l option Impression. Confirmer l impression, pour obtenir sur papier, les opérations enregistrées sur le compte du client. NB : Vous pouvez également éditer en une seule opération, le détail des comptes clients d une même famille (même n S.S.) Identifier par ses nom et prénom, un des clients (pas obligatoirement l assuré). Activer les touches v et E (ComptE) pour accéder à son compte. Sélectionner l option U assuré. En activant le P édition des soldes, vous n obtiendrez que le solde de chaque compte. En activant la lettre T édition totale, vous obtiendrez le solde de chaque compte et le détail du compte de chacun des clients. Comment rembourser un avoir à un client? En Espace de Travail Identifiez par son nom et prénom, le client qui a un compte créditeur. Activer les touches v et E (compte) pour accéder au compte client. Sélectionner l option B remboursement au client. Sélectionner le mode de remboursement Saisir le montant remboursé. Valider l Enregistrement. ALLIADIS Page 24 sur 60

25 Comment reporter le solde d un compte client vers le compte Pertes et Profits? En Espace de Travail Identifier le client par son nom et prénom. Activer les touches v et E (compte) pour accéder à son compte. Sélectionner l option D report de solde. Sélectionner l option vers Pertes&profits. Valider le montant proposé ou saisir celui qui vous convient de reporter. Valider l Enregistrement par O Oui. Comment afficher des écritures de compte de date à date? En Espace de Travail Identifier le client par son nom et prénom. Activer les touches v et E (compte) pour accéder au compte client. Sélectionner l option période Opérations. Saisir les dates de début et de fin de période (période proposée par défaut : 1 an). Comment retrouver le détail d une facture à partir du compte? En espace de Travail Identifier le client par son nom et prénom. Activer les touches v et E (compte) pour accéder au compte du client. Sélectionner L visu détail des pièces. Se positionner sur la ligne désirée, à l aide des flèches y et w et valider par f. Sélectionner détail Facture. Pour visualiser une autre écriture, activer la touche Echap, afin de pouvoir vous déplacer sur les lignes du compte client. ALLIADIS Page 25 sur 60

26 Comment enregistrer un Avoir (remise) à partir du compte client? En Espace de Travail Identifier le client par ses nom et prénom Activer ve pour accéder au compte du client Sélectionner V saisie avoir Sur la ligne Montant :, saisir la somme à déduire Confirmer par E Enregistrement. Comment éditer le récapitulatif des factures impayées d un client? En Espace de travail Identifier le client par ses nom et prénom Activer ve pour accéder au compte du client Sélectionner R Relevé de compte - < Relevé de compte > f - Du Au, saisir les périodes souhaitées - < Non détaillé > par Barre Espace <Détaillé> et f - Seuil mini 0,00 f - V Validation Comment programmer une remise dès lors que l on édite un relevé de compte client? En Espace de Travail Identifier le client par ses nom et prénom Activer vc pour accéder à la fiche du client Par + ou déplacez-vous sur Observations Activer M Modification et déplacer vous par f jusqu au bas de l écran. ALLIADIS Page 26 sur 60

27 Remise / Rlv <non négociée> Par barre espace vous avez le choix <par tranche de Ca> ou <par taux> et confirmez par f Arrondi / relevé <pas d arrondi> Par barre espace vous avez le choix < au dixième d uro inférieur> ou < à l uro inférieur> et confirmez par f Nbre de Relevés 1 par défaut Comment éditer des relevés de compte de clients qui seraient regroupés sous un même identifiant? Rappel : L identifiant se renseigne dans la fiche client, partie adresse, rubrique ID1. L identifiant permet ainsi d identifier votre client sous une autre appellation que son nom usuel. Au menu d alliance, se positionner sur Gestion Sélectionner C encours Clients - R Relevés de compte - < Relevé de compte > f - Du Au : Saisir les dates souhaitées - < Non détaillé > par barre espace < Détaillé > et f - Seuil mini 0,00 f - < Nom Prénom > barre espace < Identifiant> f - Saisir l identifiant et f - Tous les clients enregistrés sous cet identifiant sont listés à l écran - Activer T si vous souhaitez éditer le relevé pour chacun d eux ou sélectionnez-les un par un par f - Activer * dès que votre sélection est faite - V Validation ALLIADIS Page 27 sur 60

28 Comment éditer la liste des encours clients? Accès par la fonction Caisse Se positionner en fonction Caisse. Sélectionner l option caisse Journalière. Activer la lettre E éditions et saisir 9 Encours Clients. S assurer que l imprimante est sous tension et qu il y a du papier. Activer la lettre V validation, afin que l édition se fasse. (n arrêtez pas la caisse du jour). Accès par la fonction Fichiers Se positionner en fonction Fichiers. Sélectionner E Encours. Puis L Liste des encours. Choisir l option Modification paramètres Sur la zone Impression, activer la barre d espace pour obtenir une édition sur imprimante. Sur la zone Type, activer la barre d espace pour choisir votre édition. Sur la zone Ordre, activer la barre d espace pour choisir votre critère de tri. ALLIADIS Page 28 sur 60

29 Les Opérations de Caisse Hors Facturation ALLIADIS Page 29 sur 60

30 Comment saisir des Sorties d espèces? (achats de timbres, fournitures...)? En Espace de Travail Activer la touche s Caisse. Sélectionner l option S Sorties de caisse. Identifier, par un code alphabétique (4 lettres maxi) la raison de cette sortie d espèces. Si le code n existe pas encore : Valider sa création par O Oui. Renseigner un libellé plus explicite que le code. Valider l enregistrement par O Oui. Saisir le montant sorti. Valider l enregistrement de cette sortie par O Oui. Comment encaisser des chèques, des virements, hors facturation (ne concerne pas les dus clients)? En Espace de Travail Activer la touche s Caisse. Sélectionner E Entrée de chèques. Choisir le mode de paiement. Saisir le montant. Possibilité par R Remise en banque, de modifier la date de dépôt en banque Valider Enregistrement. S il s agit d un règlement d organisme, vous pouvez le spécifier et identifier ce dernier. Si le chèque correspond à un paiement d organisme, le programme ne fera aucun lien avec le Suivi Tiers payant. ALLIADIS Page 30 sur 60

31 Comment modifier un mode de paiement? Se positionner sur menu Caisse Sélectionner GchanGement mode règlement Sélectionner Règlements en Francs ou Règlements en uros Saisir le numéro de la ligne que vous désirez modifier. Sélectionner le nouveau mode de paiement. Valider Enregistrement par O Oui. Cette option est également accessible par s Caisse en Espace de Travail. Cette action n est possible que tant que la caisse n est pas arrêtée. Comment visualiser, éditer, ré-initialiser le compte Pertes & Profits? En Espace de Travail par s Caisse ou au menu Caisse Sélectionner R Régularisation Activer la touche l Liste. Choisir parmi les options proposées : Impression période Opérations (affichage des opérations sur ce compte, de date à date) raz du compte (Initialiser le solde de ce compte à la valeur désirée) Suite (pour quitter) ALLIADIS Page 31 sur 60

32 Comment basculer les impayés de tiers payant vers le compte pertes & profits? Se positionner sur la fonction Gestion. Sélectionner SSuivi Tiers-payant Sélectionner Ccontrôle par Client. Identifier le client concerné Positionnez-vous sur la facture impayée. Selon la part que vous devez contrôler, activer la lettre correspondante, P (Part oblig) pour la part principale, ou M (part Mutuelle) pour la part complémentaire. Si la part à contrôler a déjà fait l objet d une réclamation, vous devez alors contrôler le reste dû en activant la lettre C (Contr.reste dû). Sur le montant affiché, saisir la somme effectivement remboursée (zéro, si aucun paiement). Choisir alors le traitement du différentiel : O L impayé sera affecté au compte pertes et profits ALLIADIS Page 32 sur 60

33 Les Arrêtés de Caisse ALLIADIS Page 33 sur 60

34 Quelle est la procédure conseillée pour effectuer un arrêté journalier? Rappel : Pour le programme, une journée commence à 00h00 et se termine à 23h59. Vous ne serez pas autorisé à effectuer l arrêté d une journée, tant que les journées précédentes ne seront pas arrêtées. En Fin de Journée : Vous devez bien évidemment calculer vos montants d Espèces, de Chèques et de Cartes Bleues afin de pouvoir les comparer à ceux que le logiciel aura calculé (Ce contrôle peut se faire après ou un peu avant la fermeture) ; pour les visualiser : Se positionner sur Caisse et U situation journalière Comparer alors cet affichage à votre comptage. Si le montant des espèces est correct, sélectionner l option TTransfert au coffre, afin d initialiser votre fonds de caisse pour le lendemain. Sélectionner V sortie d espèces Vers le coffre. Saisir le montant que vous désirez sortir, et valider Enregistrement par O Oui. Pour garantir une certaine cohérence, le montant transféré devrait être inférieur ou égal à la somme indiquée à la ligne Entrées-sorties Le lendemain, ou le soir même : Si le traitement ci-après, est effectué le lendemain, vos collègues peuvent travailler sans vous gêner Accéder à la fonction Caisse (par écran principal d Alliance) Sélectionner caisse Journalière. S assurer que l imprimante est chargée en papier. Activer la touche V validation, ce qui permettra d éditer tous vos états de caisse concernant la journée à arrêter. ALLIADIS Page 34 sur 60

35 Si l édition n 5 chèques &CB est programmée Ctrl&Remise : D une part vous obtiendrez la liste des chèques et cartes bancaires enregistrés au cours de la journée qui doit être arrêtée, Et par ailleurs, vous aurez un écran qui vous permettra de sélectionner les chèques que vous envisagez de déposer à votre banque. Attention, si vous effectuez votre arrêté non pas le soir mais le lendemain, sachez que la remise de chèques sélectionne, outre les chèques à déposer depuis votre dernière remise, ceux qui ont pu être encaissés sur la journée en cours. (se reporter à la rubrique qui suit «Gestion de la Remise en banque»). Dès que l écran vous le propose, validez par OOui, Arrêté de la caisse. Vous pouvez alors quitter la fonction Caisse. Peut-on contrôler et éditer les mouvements de trésorerie sans avoir accès au CA? Accéder à la fonction Caisse du menu principal d ALLIANCE Sélectionner la rubrique Contrôle du tiroir caisse Un récapitulatif de la trésorerie vous est proposé afin que vous puissiez le comparer à votre comptage. Et l éditer grâce à la rubrique «Impression trésorerie» Quelle est la procédure conseillée pour effectuer un arrêté mensuel? Après avoir effectué l arrêté de la dernière journée du mois, il est alors conseillé d effectuer l arrêté du mois écoulé. Accéder à la fonction Caisse (par l écran principal d Alliance) Sélectionner Mcaisse Mensuelle. S assurer que l imprimante est bien chargée en papier. Activer la touche V validation. Confirmer l arrêté mensuel par O Oui. ALLIADIS Page 35 sur 60

36 Gestion de la Remise en Banque Cette gestion est disponible dans la fonction Caisse,soit par l option Jcaisse Journalière,soit par B remise en Banque. Elle va vous permettre de regrouper sur un même listing, tous les chèques dont la date d enregistrement est inférieure ou égale à la date du jour ; vous pourrez remettre ce listing à votre banque. Par ailleurs, cette fonction permet également de modifier, pour un ou plusieurs chèques, la date de remise en banque (chèques de clients à encaissement différé). Accéder à la fonction Caisse Puis B remise en Banque Le premier écran qui vous est proposé, concerne la remise en Francs; par Echap et confirmation de l abandon par O, la remise en uros sera alors affichée. Signification des options proposées : autres Critères de remise : Cette option vous permet de sélectionner par la barre d espace : soit tous les chèques et tickets de C.B., soit uniquement les chèques d organismes, soit que les chèques clients et les tickets C.B. autres Périodes de remise : Cette option vous permet de modifier pour chaque type de règlement, les dates de début et de fin de remise. Attention, par défaut, le programme sélectionne la date en cours. C est cette option qui va vous permettre de cumuler sur un seul listing de dépôt, des chèques enregistrés à des dates différentes. Modif. Règlements à remettre : Cette option permet de modifier ligne à ligne, (accès par Entrée), le type de chèque (sur place ou hors place), la date de remise (chèque client à encaissement différé). Réédition remise précédente : Permet d afficher sur votre écran, votre dernière remise en banque. Impression de la remise : Permet d éditer la remise en banque affichée, puis de la valider et de l enregistrer. Pour que votre remise soit mémorisée, il faut, après Impression, choisir l option valider et Enregistrer. Que considère-t-on comme une journée? L arrêté journalier prend en compte toutes les opérations enregistrées de 00h00 à 23h59. ALLIADIS Page 36 sur 60

37 Combien d arrêtés dans une journée? Il n y a pas de limite, mais il est préférable, pour faciliter la compréhension des états, de ne faire qu un seul arrêté par jour. Le transfert au coffre, quand faut-il le faire? Il est conseillé de le faire en fin de journée, après vérification de vos espèces ; ce mouvement de trésorerie apparaîtra ainsi clairement sur vos états de fin de journée (rubrique Transferts Coffre de l état Recettes de caisse), et sera facilement exploitable par votre comptable. Comment obtenir rapidement à tout moment de la journée, les montant et nombre d espèces, des chèques et de cartes bancaires? Accéder à la fonction Caisse Sélectionner l option UsitUation journalière (avec un accès CA) Ou Sélectionner l option Contrôle Tiroir (sans accès CA) ALLIADIS Page 37 sur 60

38 Quelle est la signification de chaque option proposée à la rubrique «Caisse Journalière» (E Editions, H date...)? E éditions Permet de modifier la liste des états initialement programmée Le curseur est positionné sur la première ligne des états (Bande de caisse) ; les options à votre disposition : Les wy vous permettent de vous déplacer d une ligne à l autre, et en activant la barre d espaces, vous pouvez changer les options OUI, NON ou autres, selon les possibilités des éditions. En saisissant le n d un état, seule cette édition sera paramétrée à OUI. En activant le T, tous les états seront paramétrés à OUI. En activant le A, tous les états seront paramétrés à NON. En activant le V, l état n 4 recettes de caisse, sera Edité avec la ventilation du Chiffre d affaire par taux de tva. En activant le B, l état n 4 recettes de caisse, sera édité avec une balance. En activant le P, l état n 4 recettes de caisse, sera édité sans ventilation du chiffre d affaire par taux de tva.. En activant le C, seule la liste des chèques et CB enregistrés dans la journée, sera éditée ; cette option concerne l état n 5 Chèques&CB. En activant le R, seul le traitement de remise en banque sera proposé ; cette option concerne l état n 5 Chèques&CB. H date ou heure Permet de modifier la date et l heure ; par exemple, pour éditer des états d une journée antérieure. D détails opérations Permet d obtenir, à l écran, la Bande de caisse. F fonds de caisse Permet d afficher le montant du fonds de caisse (espèces). J Journal Permet d éditer un journal de caisse ; avant d activer le, assurez-vous que l imprimante est bien prête. V validation C est en activant cette touche que les états programmés s éditeront, et le programme peut alors vous proposer d effectuer l arrêté journalier. ALLIADIS Page 38 sur 60

39 Quelle est la signification de chaque option proposée à la rubrique «Caisse mensuelle» (E Editions, P périodes...)? E éditions Permet de modifier la liste des états initialement programmée Le curseur est positionné sur la première ligne des états (Bande de caisse) ; les options à votre disposition : Les wy vous permettent de vous déplacer d une ligne à l autre, et en activant la barre d espaces, vous pouvez changer les options OUI, NON ou autres, selon les possibilités des éditions. En saisissant le n d un état, seule cette édition sera paramétrée à OUI. En activant le T, tous les états seront paramétrés à OUI. En activant le A, tous les états seront paramétrés à NON. En activant le V, l état n 4 recettes de caisse, sera édité avec la ventilation du Chiffre d affaire par taux de TVA. En activant le B, l état n 4 recettes de caisse, sera édité avec une balance. En activant le P, l état n 4 recettes de caisse, sera édité sans ventilation du chiffre d affaire par taux de TVA, ni la balance. P périodes Permet de modifier le mois d arrêté, et la date de début et fin de mois; par exemple, pour éditer ou rééditer des états du mois précédent. A journées de l arrêté Permet d obtenir, à l écran, la liste des journées du mois qui ont fait l objet d un arrêté journalier. J Journal Permet d éditer un journal de caisse ; avant d activer le J, assurez-vous que l imprimante est bien prête. V validation C est en activant cette touche que les états programmés s éditeront, et le programme peut alors vous proposer d effectuer l arrêté mensuel. ALLIADIS Page 39 sur 60

40 Est-il possible de rééditer des états de caisse d une journée dont l arrêté a été effectué? Il est possible de rééditer une journée du mois en cours, ou du mois précédent; les arrêtés des mois antérieurs ne sont plus disponibles, car lors de chaque arrêté mensuel le logiciel purge les arrêtés du mois M -2 (M étant le mois non arrêté). Pour rééditer une journée : Fonction Caisse Option caisse Journalière Activer la lettre H date ou heure pour saisir votre date Eventuellement par E éditions, vous pouvez sélectionner les états à éditer Activer la lettre V validation pour obtenir les éditions. Est-il possible de rééditer des états de caisse d un mois dont l arrêté a été effectué? Il est possible de rééditer les états du dernier mois arrêté ; les arrêtés des mois antérieurs ne sont plus disponibles, car lors de chaque arrêté mensuel, le logiciel purge l arrêté du mois M - 2 (M étant le mois non arrêté). Pour rééditer un mois : Fonction Caisse Option Mcaisse Mensuelle Activer la lettre P périodes pour indiquer le mois les dates de début et de fin. Eventuellement par E éditions, vous pouvez sélectionner les états à éditer Activer la lettre V validation, pour obtenir les éditions. ALLIADIS Page 40 sur 60

41 Les Editions ALLIADIS Page 41 sur 60

42 Quels sont les états journaliers réellement indispensables? Les 3 états que nous considérons comme les plus indispensables, sont : La bande de caisse (pièce comptable obligatoire) Les recettes de caisse car permet d obtenir sur un seul feuillet : le chiffre d affaire, la ventilation par taux de TVA, et la trésorerie (Espèces, chèques, cartes bancaires). Les remises de chèques, ou tout au moins la liste des chèques et Cartes bleues saisis dans la journée. NB : Malgré ce paramétrage enregistré par défaut, vous pouvez le modifier à votre convenance du moment. Comment lire la bande de Caisse? Elle se lit par page, par colonne, de haut en bas ; vous ne pouvez lire et comprendre la page suivante qu après lecture de la dernière colonne de la page précédente. L indication de l heure sur les tickets, vous aidera à suivre la chronologie des opérations. Existe-t-il des listes statistiques? Vous trouverez différents états statistiques à la fonction Gestion, option A Analyses de CA et Marges. ALLIADIS Page 42 sur 60

43 La Gestion des Collectivités ALLIADIS Page 43 sur 60

44 Généralités Quels sont les objectifs de cette fonction? Cette fonction permet de facturer des clients (en tiers-payant, Ordonnance payante ou Hors-ordonnance) qui seraient rattachés à un établissement collectif dont le compte sera alors débiteur de toutes les parts clients. Toutes les factures, dont la part client a été répertoriée au compte de la collectivité, seront éditées sur relevé, avec possibilité de remise. Lors du règlement, on effectue un pointage de relevé. Un suivi des relevés et des documents à régler est possible. Quelle est la procédure pour identifier une collectivité? En Espace de Travail Saisir le nom de la collectivité comme pour tout autre client. Sur la fiche client alors affichée, passer par f, sur les zones inutiles (p sur le n S.S., vous permettra de passer outre cette donnée). A l onglet Observation, sur l intitulé «Client standard», activer la barre d espaces jusqu à obtention de «Etablissement collectif», et valider par f. Sur la zone Remise, possibilité par la barre d espaces, de sélectionner : «non négociée», ou «par taux», ou «par tranche de CA», ou «en cascade pharmacie» ou «Hospitalière», ou «en cascade Ets Collect.» Valider par f l option qui convient, et renseigner comme il se doit (soit un taux fixe, soit un taux par tranche de chiffre d affaire). Sur la zone Relevés, vous allez définir le type de document à éditer, toujours en activant la barre d espaces : «Sans» ou «Avec» des «extraits par malade» «Sans» ou «Avec» «détail de facture» «Sans» ou «Avec» «détail lignes produits» Renseigner l onglet adresse comme un client normal, et valider par O Oui, la création de ce client. ALLIADIS Page 44 sur 60

45 Quelle est la procédure pour identifier un membre de collectivité? En Espace de Travail Identifier le nom et prénom du client Renseigner l onglet Identité comme il se doit si vous créez le client; ou accéder directement à l onglet Observation par la touche +, et activer le M pour Modification, lorsque le client existe déjà. A l onglet Observation, sur l intitulé «Client standard», activer la barre d espace jusqu à obtention de «Membre de la collectivité», et valider par f. Renseigner alors le nom de la collectivité déjà répertoriée en tant que telle; par l, possibilité d afficher la liste de vos collectivités. Activer *, et valider l enregistrement par O Oui. Comment obtenir la liste des collectivités déjà enregistrées? Accéder à la fonction Fichiers Clients & collectivités, valider par f Activer la touche m «Liste collectivités» Validation, valider par f. Vous obtenez à l écran la liste des établissements collectifs. ALLIADIS Page 45 sur 60

46 Comment obtenir la liste des clients par collectivité? Accéder à la fonction Fichiers Clients & collectivités, valider par f. m «Liste collectivités ou mandataires» M, pour Modification des paramètres. Par f, se déplacer jusqu à l intitulé «Toutes» ; en activant la barre d espace, (disponible sur toutes les zones), vous pouvez stipuler le nom d une collectivité. Sur l intitulé «Sans détail membres», activer la barre d espace pour obtenir «Avec détail membres», et valider par f. Validation, valider par f, Début de classement f, Fin de classement, f. Sur la liste, les collectivités sont repérées par un C en 1 ère colonne, et les membres sont repérés par un M en 1 ère colonne. ALLIADIS Page 46 sur 60

47 La Facturation Comment doit-on facturer un client rattaché à une collectivité? La facture doit être réalisée en Espace de Travail, en Hors-ordonnance ou Ordonnance ou Tiers-payant, ou en Facture commerciale. Si le montant dû par le client est > zéro, le programme vous propose alors : Le montant de nn,nn est à régler par relevé Sur l établissement collectif : XXXXXXX Confirmation Oui Non Valider par O Oui, puis enregistrer la facture par E Enregistrement. Si vous ne confirmez pas le report au compte de la collectivité, il vous est alors possible d encaissement un paiement (Espèces, chèque, ), voire même une mise en compte, mais au nom de votre client. Cette vente n apparaîtra pas sur le relevé de la collectivité. Est-il possible d enregistrer des ventes au nom de la collectivité (en espace de travail, en facture commerciale)? En Espace de travail Il est tout à fait possible de facturer un établissement collectif, en horsordonnance, comme un client quelconque. En fin de tarification, le programme vous propose alors : Le montant de nn,nn est à régler par relevé Sur l établissement collectif : XXXXXXX Confirmation Oui Non Valider par O Oui, puis enregistrer la facture par E Enregistrement. ALLIADIS Page 47 sur 60

48 Si vous ne confirmez pas le report au compte de la collectivité, il vous est alors possible d encaisser un paiement (Espèces, chèques, ) ; par contre, il ne sera pas possible de terminer par une mise en compte, et la facture ainsi enregistrée ne sera pas répertoriée sur le relevé destiné à la collectivité. En Facture Commerciale Il est tout à fait possible d effectuer une facture commerciale au nom de la collectivité ; cette facture pouvant être répertoriée sur le relevé, ou pas. Par contre, il ne sera pas possible de facturer par Bons de Livraison. En fin de tarification, le programme vous propose le cadre suivant : I impression * fin % remise en % C + montant à ajouter (en ) - montant à déduire (en ) 1) Si vous n effectuez aucune remise, après *, vous pouvez choisir Le montant de nn,nn est à régler par relevé Sur l établissement collectif : XXXXXXX Confirmation Oui Non Valider par O Oui, puis enregistrer la facture par E Enregistrement ; et cette facture sera répertoriée sur le relevé concernant la collectivité, et enregistrée au compte de la collectivité. Si vous ne confirmez pas le report au compte de la collectivité, il vous est alors possible d encaisser un paiement (Espèces, chèques, ), sans pouvoir effectuer une remise ; par contre, il ne sera pas possible de terminer par une mise en compte, et la facture ainsi enregistrée ne sera pas répertoriée sur le relevé destiné à la collectivité. ALLIADIS Page 48 sur 60

49 2) Si vous avez appliqué une remise en montant ou %, après *, le programme vous indique : A T T E N T I O N Une remise a été saisie- Gestion sur Ets Collectif impossible f Suite Si la facture ne doit pas figurer sur le relevé, il faut valider l écran ci dessus par f et vous choisirez alors le mode de paiement (Espèces, chèque, ) ; la mise en compte n étant pas possible. En conclusion, pour qu une facture commerciale soit répertoriée sur le relevé de la collectivité, il ne faut pas appliquer de remise lors de l enregistrement de cette facture, et confirmer le règlement par relevé. Est-il possible d enregistrer une facture commerciale pour un client rattaché à une collectivité? En Facture Commerciale Il est tout à fait possible d effectuer une facture commerciale au nom d un client de la collectivité; cette facture pouvant être répertoriée sur le relevé, ou pas. Par contre, il ne sera pas possible de facturer par Bons de Livraison. En fin de tarification, le programme vous propose le cadre suivant : I impression * fin % remise en % C + montant à ajouter (en F) - montant à déduire (en F) ALLIADIS Page 49 sur 60