VEOS VOYAGE IGA VOYAGES

Transcription

1 VEOS VOYAGE IGA VOYAGES

2 Sommaire Présentation Groupe IGA Produits VEOS Schéma fonctionnel CRM Gestion BRIOS Décisionnel Services Dématérialisation (RAD / LAD, GED) Externalisation comptable

3 Présentation IGA VOYAGES Fiche d identité Nos implantations géographiques Nos références clients

4 Fiche d identité Création : 1985 Fondateur et gérant : Salvador TUDELA Activité : Edition de logiciels applicatifs 5829C SIREN : Capital social : ,00 CA 2009 consolidé Voyages :

5 Nos implantations géographiques

6 Nos références clients

7 VEOS VOYAGE Schéma fonctionnel VEOS CRM VEOS GESTION / BACK OFFICE VEOS COMPTA

8 Schéma fonctionnel

9 VEOS CRM Introduction Dashboard Fiche prospect, client et profil marketing Bulletin d inscription Visualisation des tâches

10 Introduction Cette solution complète de gestion de la relation client vous offre les outils et les fonctionnalités indispensables à la constitution d une vue unique et intégrée de vos interlocuteurs, dès les premiers contacts marketing, puis tout au long du processus commercial et durant les phases d après-vente. Cette fonctionnalité permet la gestion de campagne associée, l envoi de SMS, d directement à vos clients depuis l application. Pour améliorer la fluidité de navigation dans l application, les thèmes s ouvrent et se referment en tiroir. Cette technique permet d éviter de descendre l ascenseur de manière incessante. Pour plus d informations, n hésitez pas à demander notre documentation spécifique.

11 Dashboard, synthèse globale

12 Fiche prospect, client et profil voyageur Création rapide à tout moment : client, prospect, BI, devis, etc.

13 Profil marketing Profil La fiche client, prospect, dispose du thème Marketing qui vous permet de qualifier qualitativement votre contact à travers 3 onglets : Profil, Souhaits, Voyages Souhaits Voyages

14 Bulletin d inscription

15 Visualisation des tâches Vous pouvez à tout moment consulter les tâches affectées à chaque membre du point de vente et suivre leur avancement. Vous avez la possibilité d exporter ce tableau au format Excel.

16 VEOS GESTION

17 VEOS GESTION / BACK OFFICE VEOS GESTION permet d optimiser toutes les fonctions possibles de la facturation automatique avec notamment une gestion très affinée des frais d accès (par client, facture, ligne de facture ou combinaison selon les cas de tous paramètres souhaités par les clients). Bien sûr, la gestion des IMR (réservations non suivies d émission mais déclenchant une facturation) a été prise en compte. Fonctionnalités disponibles : Distribution, facturation automatique, billetterie (G.D.S), prise en compte des segments passifs, interfaces fournisseurs (web services), etc. Facturation, création de clients individuels en dynamique, ajout de prestation complémentaire, etc. Gestion automatique des contrats et factures tourisme (MIROT, MCTO, etc ). Interconnexion avec VEOS CRM (BI, BE, fiches clients, voyageurs, etc ). Impression et envoi par , gestion des carnets, calendrier des départs et/ou retours avec liaison CRM pour gérer les courriers automatiques. Rapprochements automatiques BSP, SNCF et TO. Relevé avec sélection, suivi en cours clients, lettrage, remise en banque immédiate ou différée. Editions de gestion, CA journalier, TVA, déclaration de volume de CA, états des inscriptions, BI s, dossiers. Statistiques complètes clients, fournisseurs, générales, comparatif n et n-1, variation, marge, etc. Exports optimisés vers la bureautique Pour plus d informations, n hésitez pas à demander notre documentation spécifique.

18 COMPTABILITE Comptabilité générale Ergonomie et facilité d utilisation Saisie facilitée Lettrage Rapprochement bancaire Editions et statistiques Etats fiscaux Comptabilité analytique Comptabilité budgétaire

19 Introduction Afin de mieux répondre aux contraintes de gestion de ses clients et pour faciliter la traçabilité de tous les flux d une agence, la gamme VEOS propose un progiciel de comptabilité permettant de gérer la comptabilité budgétaire, analytique et générale. De véritables tableaux de bord quotidiens sont proposés pour que chaque agence ait une vision temps réel de l ensemble de son activité.

20 Comptabilité générale VEOS BRIOS : Saisie d opérations quotidiennes manuelles ou guidées (brouillard, simulation, historique), abonnements, recherche d écritures, extraits de compte.

21 Ergonomie et facilité d utilisation

22 Saisie facilitée Duplication d écritures et de lignes, saisie de commentaires, affichage de l analytique, import Excel, raccourcis clavier, libellés automatiques, incorporation documents G.E.D.

23 Lettrage Lettrage manuel et automatique avec fonction de délettrage

24 Rapprochement bancaire Rapprochement bancaire, manuel, semi automatique et automatique à partir du fichier ETEBAC, éditions des rapprochements.

25 Editions et statistiques Extraits de comptes, journaux en détail ou en masse, présentation des balances (générales, compte de résultat, fournisseurs débiteurs) et journaux sous forme graphique, etc.

26 Etats fiscaux Brios imprime et pré-visualise en standard les états fiscaux préparamétrés (bilan actif, bilan passif, compte de résultat). L utilisateur peut également construire ses propres états en définissant les lignes et les cellules, et les tester simplement grâce à la fonction de Prévisualisation.

27 Comptabilité analytique Plusieurs plans analytiques totalement indépendants (affaires, sections, chantiers...) peuvent être simultanément gérés par Brios. Chacun de ces plans constitue une arborescence non limitée en nombre de niveaux de profondeur composée de d'autant d'éléments que nécessaire (affaires, sous-affaires, etc.) Les balances, extraits de comptes etc. peuvent alors être immédiatement calculés pour un élément de l'arborescence, qu'il soit en bout de branche ou qu'il soit lui-même un ensemble d'éléments. Les clés de répartition permettent de réaliser automatiquement une ventilation quelconque.

28 Comptabilité budgétaire Saisie des budgets (prévu, révisé, réalisé) par compte. Définition des budgets par comptes, groupe de comptes, axe analytique. Notion de prévision et de révision budgétaire, états comparatifs (écarts de %). Mois, par mois, l'utilisateur peut définir ses prévisions (budgets) sur des comptes, ou globalement sur des groupes de comptes. Prise en compte des budgets dans les états fiscaux. Pour plus d informations, n hésitez pas à demander notre documentation spécifique.

29 VEOS DECISIONNEL

30 Introduction VEOS DECISIONNEL propose une gestion de vos statistiques très affinée qui permet de stocker dans un entrepôt l ensemble des données de votre agence sur des périodes importantes. Ainsi le système VEOS DECISIONNEL fournira à la demande et de manière sécurisée des informations regroupées par client, par activité, par code géographique, etc. Ces données restent accessibles tant par les clients en compte que par le gestionnaire de l agence lui-même qui souhaite affiner l analyse de son activité. Retrouvez des tableaux de bord, états statistiques multi critères, cahiers d économie, états Air France, CA, volume d affaires, etc. Pour plus d informations, n hésitez pas à demander notre documentation spécifique.

31 Synthèse Client (STC_019) Cet état présente une synthèse des prestations aériennes, ferroviaires, location de voitures et hôtelières. Chaque prestation est résumée en volume euro et en nombre de transactions. Des graphiques permettent de visualiser la répartition par fournisseur.

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33 Top Voyageurs (STC_017) Cet état liste les voyageurs qui ont effectué le plus de transactions ou ont généré le plus gros volume d affaires. Il est disponible selon le volume de ventes ou le nombre de titres.

34 SERVICES La Dématérialisation Externalisation comptable

35 La dématérialisation Objectifs et principe général Recherche et Lecture Automatique des Documents Gestion Electronique des Documents Intégration automatique en comptabilité

36 La dématérialisation : objectifs poursuivis Offrir aux utilisateurs la possibilité de dématérialiser tous les documents entrants et sortants d une entreprise (facture, mail, fax, courrier, etc.) Mettre en œuvre des workflows Générer automatiquement les écritures comptables à partir de la lecture automatique des pièces comptables Permettre au client d accéder au travers des applications comptables aux images des factures (client léger)

37 Principe général de la dématérialisation La solution comporte deux briques principales La RAD / LAD => Reconnaissance & Lecture Automatique de Documents La GED => Gestion Electronique de Documents (archivage et indexation des documents) Implique la mise en place de scanners dédiés permettant : de dématérialiser les documents (poids raisonnable) de faire de l OCR (reconnaissance optique des caractères) Le type de scanner installé fait du recto / verso automatique et effectue la rotation de la page pour mettre le document dans le sens de la lecture de manière autonome. Poste informatique disposant d une connexion internet Exemple de scanner dédié à l outil GED

38 Glossaire Dématérialisation => passage du format papier à un format électronique (en général pdf) Index => différents éléments stockés dans la base de données GED (recherche, exploitation comptable etc.). Exemples : date du document, client, fournisseur etc. Plan de classement => arborescence permettant un classement par type de documents OCR => reconnaissance de caractère (permet la recherche plein texte sur les documents pdf archivés) COLD => fonction de récupération du spool pour indexation et classement automatique dans la GED Workflow => circuit de document pour action, validation et information (exemple : BPA pour paiement d une facture) GED => désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une entreprise. Il met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition, de classement, de stockage, d'archivage des documents. LAD => ensemble de technologies qui permet de segmenter et d'extraire, par reconnaissance optique de caractères (OCR), des informations textuelles sur des documents numérisés de type formulaires structurés ou semi-structurés. Les informations ainsi extraites peuvent alors être utilisées comme métadonnées dans un système de GED. RAD => technique permettant de distinguer un type de document d'un autre à partir de l'image numérique du document

39 Pour l enregistrement d un document dans la GED, on parle également d indexation d un document. Gestion Electronique de Documents Indexation rapide et intuitive Recherche multi-critères Enregistrez et indexez vos documents en un rien de temps. Le formulaire d'indexation a été prévu pour faciliter et accélérer cette étape rébarbative mais nécessaire. Pendant que vous saisissez les informations demandées, le document reste affiché à l'écran afin de faciliter la récupération d'informations. Les documents enregistrés peuvent facilement et rapidement être retrouvés. L application vous permet d'effectuer des recherches sur toutes les métadonnées et informations associées aux documents. La recherche peut également porter sur le contenu des documents.

40 Gestion Electronique de Documents Dématérialisation d un document physique Vous pouvez numériser tout type de document papier pour l intégrer dans l outil GED. Il suffit qu il s inscrive dans le plan de classement défini pour l entreprise. Un plan de classement correspond à des types de documents organisés dans une hiérarchie à 3 niveaux. Enregistrement d un document numérique Tout type de document peut être téléchargé dans l outil. Seules les extensions suivantes permettent un affichage direct de l image :.pdf,.txt,.jpeg,.gif,.html Intégration d un Depuis votre outil de messagerie, vous pouvez choisir d indexer un message directement dans la GED via l utilisation d une imprimante virtuelle spécifique à cet usage.

41 Reconnaissance / Lecture Automatique de Documents Un processus de vidéocodage vous permet d indexer vos factures voyage et celles de frais généraux. La finalité est de procéder à l intégration automatique en comptabilité des écritures relatives aux factures indexées. Une fois, la dématérialisation effectuée, un fichier XML est livré permettant de faire le lien avec la base de données comptables de l utilisateur. Dématérialisation Eléments transmis Compte fournisseur Compte société Numéro GED Intégration dans l outil comptable

42 Workflow Le workflow est un flux d informations au sein de l entreprise basée sur la transmission automatique de documents entre des personnes. Cette fonction est intégrée à l application. Il est possible de créer un workflow pour traiter la réception d un bon pour accord d un client concernant un devis. Transmission automatique aux opérationnels puis lorsque la prestation est réalisée envoi au service comptable pour facturation. Un utilisateur sera «acteur» ou «en copie» sur l action à mener. Le processus de circulation de l information est lancé, chaque collaborateur impliqué dans le workflow recevra dans «Mes corbeilles» les informations qui le concerne.

43 Externalisation comptable

44 Externalisation comptable IGA vous propose d externaliser la saisie et l analyse de vos données comptables afin d optimiser vos qualités commerciales en vous concentrant sur votre métier. Une équipe de comptables, formés dans l environnement économique et financier de la distribution du voyage, vous garantit une assistance personnalisée et des réponses précises en temps réel à vos interrogations (saisies, rapprochements, reporting financier, réalisation de budgets prévisionnels, analyse comptable, audit, etc.). Opérations prises en charges: - Comptabilisations fournisseurs, - Saisie comptable des frais généraux, - Rapprochement Bancaire Automatisé, -Rapprochement de Billetterie Automatisé BSP, SNCF, SNCM, - Rapprochement TVA, - Reporting financier pour analyser votre rentabilité, - Réalisation des Budgets Prévisionnels, - Audit, analyses comptables. Pour plus d informations, n hésitez pas à demander notre documentation spécifique.

45 Pour tout renseignement complémentaire, notre commercial se tient à votre disposition : Grégory ARCAMONE, garcamone@iga.fr