LEXIQUE D UTILISATION DU FICHIER WEB APAEC

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1 LEXIQUE D UTILISATION DU FICHIER WEB APAEC Doc 3 Envoi d un mailing : (Invitation à une journée d'information ou à un pique-nique ou toutes autres invitations via et/ou voie postale) Préambule : Avec notre fichier il existe trois possibilités pour contacter nos adhérents : - Par voie postale via l ESAT - Par et Voie postale - Par uniquement Rappelons tout d abord les règles de fonctionnement entre l APAEC et l ESAT pour l envoi postal : L ESAT recevra via notre mailing 2 fichiers dans un mail envoyé automatiquement après que vous ayez clické sur envoyé. La liste des adresses postales dans un tableau «Excel» et le document à envoyer. Le contenu du mail ne sera jamais lu par l employé qui traitera votre demande. Ayez bien en tête avant d effectuer votre mailing que l adhérent contacté par voie postal recevra uniquement la pièce jointe de votre mailing. Donc, dans le cas ou vous opterez pour la solution «envoie postal + mailing via » que le contenu du mail sera «effacé» pour les envois postaux donc comme texte de mail il est judicieux de mettre : «Voir en pièce jointe de ce mail l invitation à la fête de l APAEC du 18 juin prochain» par exemple. Et surtout, éviter de mettre en pièce jointe un plan d accès sans texte explicatif et sans vos coordonnées sinon vos adhérents recevrons par courrier un plan sans aucune explications :o( En page 8 et 9 de ce document un exemple d invitation. Si vous souhaitez avoir cet exemple en format word demandez le : jmirenoux@yahoo.fr Page 1/9

2 Passons maintenant à l exécution, envoyer un mailing : En premier lieu, bien entendu préparez avec soin votre invitation que vous allez joindre à votre mailing en pièce jointe de du mail envoyé. Cette invitation sera lu par nos adhérents n oubliez pas d y mettre le logo APAEC ainsi que vos coordonnées complète et précise ainsi qu un texte sans fautes dans lequel vous expliquez le pourquoi du parce que, un plan etc. Info importante : Pour l envoi postal l impression sera faite en noir et blanc, évitez les fonds surchargés qui troubleraient une bonne lecture du document. Pour rédiger ce document vous pouvez télécharger à partir de l onglet accueil un document vierge au format «Word» Une fois votre document réalisé : Choisir Mailing puis ensuite CREATION D UN MAILING en cliquant sur le Page 2/9

3 Nommer votre mailing (ce sera l objet du mail envoyé) puis cliquer sur Enregistrer : S ouvre une fenêtre de Recherche détaillée afin d effectuer une première recherche de destinataires. Renseigner les critères de sélection (exemple ci-dessous toutes les personnes habitant dans les Yvelines et ayant cotisé depuis le premier janvier de l année) puis valider votre recherche en cliquant sur Rechercher Petit truc : pour les envois par mail uniquement renseigner dans la case «@» seul afin de sélectionner uniquement les profils avec une adresse . Petit truc 2 : Beaucoup de serveurs supprime d office les mails avec un nombre important de destinataires (spam) : pour les envois mailing par mail regrouper par groupe de 50 à 90 destinataires (par département par exemple). Page 3/9

4 Vous obtenez une liste de personnes : sélectionner dans cette liste Cocher tout ou individuellement (dans les cases sur la gauche une à une) chaque personne qui recevra l'invitation. puis valider en cliquant en partie inférieure sur Ajouter au mailing Important : Profitez-en pour visionner les personnes ayant ou non des adresses mails. C est à cette étape que vous pouvez décider ou non si votre envoi sera uniquement par , tout simplement en supprimant toutes les personnes n ayant pas d adresses . Vous pouvez ajouter des adresses supplémentaire en cliquant sur le de AJOUTER DES PERSONNES ou modifier l adresse d une personne en cliquant sur Modifier Page 4/9

5 Pour envoyer le mailing 2 solutions : Solution 1 : par envoi et voie postale via le routeur (pour les personnes n ayant pas d adresse ) en cliquant sur : Si votre liste comprend uniquement des adhérents ayant des adresse l ESAT ne recevra rien. Solution 2 : via le routeur par voie postale en cliquant sur : Pour les deux solutions s ouvre alors une fenêtre mail : - envoi par vous pouvez saisir un texte et éventuellement ajouter une pièce jointe (c est cette pièce jointe uniquement que le routeur enverra aux adhérents). - envoi postal : obligatoirement une pièce jointe, c est cela que le routeur enverra aux adhérents. Attention : vous êtes limités à une seule pièce jointe. Si votre invitation au pique nique (ou à toute autre fête) comprend plusieurs documents (plan d accès, inscription, questionnaire etc ) faites un seul document PDF avec plusieurs pages. Pour envoyer votre invitation cliquer sur Envoyer le mailing. Page 5/9

6 Attention : Il est très fortement conseillé, d envoyer la pièce jointe en format PDF (non modifiable) afin d éviter qu une personne malveillante modifie le fichier Word avec entête APAEC et le rediffuse avec de fausses informations pouvant mettre en défaut l association. Pour réaliser un document vous-même en format PDF à partir d un document texte vous pouvez télécharger un logiciel gratuit et très facile à installer sur votre ordinateur : Adresse internet : Comment faire votre document PDF avec le logiciel OpenOffice : Commencez par faire votre document avec votre logiciel de traitement de texte favori WORD, WORKS ou directement avec OpenOffice. Ensuite sauvegardez le sous format.doc Dans votre fenêtre explorer click de droit sur votre fichier texte puis : Ouvrir avec puis swriter Page 6/9

7 Votre document va s ouvrir dans OpenOffice. Une fois ce document ouvert : cliquer sur Fichier puis Exporter au format PDF Vous pourrez sauvegarder votre fichier au format non modifiable PDF. Si vous avez le moindre souci de Compréhension ou d exécution n hésitez pas à demander de l aide à un de vos administrateur listé en dernière page sur le lexique 1. Ou : Jean-Michel : Page 7/9

8 INVITATION PIQUE NIQUE et REUNION D INFORMATION REGION IDF 2014 Pour joindre l utile à l agréable, l APAEC organise en région parisienne une REUNION D INFORMATIONS SUR L ADOPTION EN COLOMBIE suivie d un PIQUE-NIQUE, qui auront lieu le Dimanche 18 juin 2014 Groupe scolaire Saint-Nicolas 19 rue Victor Hugo Issy les Moulineaux Métro ligne 12, station Corentin Celton (à 200 m), RER Ligne C, station Issy val de Seine (à 900 m), Tramway T2, station Issy val de Seine (à 900 m) (Voir plan joint page suivante) EXEMPLE D invitation La réunion d informations sur les modalités de l adoption (avec témoignages de parents ayant récemment adopté en Colombie) se déroulera le matin de 10h30 à 12h30. La réunion d information est ouverte à tous mais il est nécessaire de s inscrire afin de prévoir le nombre de places. Ensuite, nous proposons aux adhérents APAEC une journée de rencontre et de convivialité, qui a pour but de réunir les parents adoptifs, leurs enfants, leurs familles et amis, ainsi que les candidats à l adoption, pour se retrouver, s amuser et échanger expériences et informations. Apéritif offert à partir de 12h30. Pique-nique. Spectacle de clowns, match de football, animations, atelier de maquillage, tombola, goûter pour les enfants et la traditionnelle piñata. La participation est de 8 par adulte et enfant de plus de 12 ans (gratuité pour les moins de 12 ans), comprenant l entrée dans les locaux (salle couverte en cas de mauvais temps), l apéritif «típico» pour les adultes, le goûter et les animations pour les enfants. Vous devrez apporter votre panier repas, ainsi que les jeux de vos enfants (ballons, rollers, trottinettes, vélos, ), baskets et shorts pour ceux qui souhaitent participer au match de foot. Nous vous attendons très nombreux. Pour faciliter l organisation matérielle de cette journée, merci de nous retourner le coupon réponse accompagné de votre règlement avant le 1er mai Bulletin Réponse et chèque (à l ordre de «APAEC») à envoyer à : Mr JEMOCCUPEDEMESPOUSSINS Joseph 31 rue du Vent MONTESSON NOM :... Adresse :... Réunion d information : Nombre d adultes présents à la réunion :... Pique-nique : Nombre d adultes et enfants de plus de 12 ans :... x 8 =.. Nombre d enfants de moins de 12 ans (gratuit) :... Page 8/9

9 Ci-joint un chèque de... Plan d accès : Groupe scolaire Saint-Nicolas 19 rue Victor Hugo Issy les Moulineaux Métro Mairie d Issy ou Corentin Celton EXEMPLE Page 9/9