QUAND LE SYSTÈME DOCUMENTAIRE SE MET AU SERVICE DE L'AMELIORATION CONTINUE. Vincent Lecomte - MFQ MiPy

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1 QUAND LE SYSTÈME DOCUMENTAIRE SE MET AU SERVICE DE L'AMELIORATION CONTINUE Vincent Lecomte - MFQ MiPy Jenny COLLIN, Madié DIAKITE & Sylvie PUECH - ADBS Elisabeth LAMBERT & Magali DESTOUESSE - CLS David BROCARD - Agile Toulouse v2, 26/09/2013

2 Les systèmes de management de la qualité : L information reprend le dessus Vincent LECOMTE Principes et enjeux d'une gouvernance documentaire Jenny COLLIN, Madié DIAKITE & Sylvie PUECH ADBS Cas pratique : Retour d expérience sur la réactualisation d un système de gestion documentaire Elisabeth LAMBERT & Magali DESTOUESSE Agilité : La documentation recherche son sens David BROCARD Table ronde, Jeudi 26 septembre, 18h30 20h30

3 Définition. et interprétation ISO 9000: document support d'information et l'information (3.7.1) qu'il contient Wikipedia enregistrée de manière persistante Enregistrer une information dans le but de transmettre un savoir dans l espace et dans le temps En pratique, 4 documents sur 5 restent utilisés dans le seul périmètre de leurs auteurs [1] Comment mieux valoriser - capitaliser - la documentation d entreprise

4 Documenter, mais pourquoi? ISO 9000: Documentation Valeur de la documentation La documentation permet la communication de desseins et la cohérence des actions. Son utilisation contribue à a) réaliser la conformité aux exigences des clients et l'amélioration de la qualité; b) offrir une formation adaptée; c) assurer la répétabilité et la traçabilité; d) fournir des preuves tangibles; e) évaluer l'efficacité et la pertinence continue du système de management de la qualité. Il convient que l'élaboration de documents ne représente pas une fin en soi mais soit une activité à valeur ajoutée. Apporter un référentiel commun pour (s )évaluer et s améliorer

5 Quoi documenter?...ou plutôt: quoi transmettre et améliorer? ISO 9001: Exigences générales L'organisme doit établir, documenter, mettre en oeuvre et entretenir un système de management de la qualité et en améliorer en permanence l'efficacité conformément aux exigences de la présente Norme internationale. 7.1 Planification de la réalisation du produit [ ] Lors de la planification de la réalisation du produit, l'organisme doit déterminer, selon le cas, a) les objectifs qualité et les exigences relatives au produit; b) la nécessité de mettre en place des processus, d'établir des documents et de fournir des ressources spécifiques au produit; La gestion (stratégie) documentaire s étend au delà du référentiel de management et s intègre à toutes les activités de l organisation

6 Quelles règles pour gérer? ISO 9001: Maîtrise des documents [ ] a) approuver les documents quant à leur adéquation avant diffusion; b) revoir, mettre à jour si nécessaire et approuver de nouveau les documents; c) assurer que les modifications et le statut de la version en vigueur des documents sont identifiés; d) assurer la disponibilité sur les lieux d'utilisation des versions pertinentes des documents applicables; e) assurer que les documents restent lisibles et facilement identifiables; f) assurer que les documents d'origine extérieure jugés nécessaires par l'organisme pour la planification et le fonctionnement du système de management de la qualité sont identifiés et que leur diffusion est maîtrisée; g) empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés, et les identifier de manière adéquate s'ils sont conservés dans un but quelconque. Assurer que l information requise à la réalisation d une activité est disponible, correcte et cohérente dans son contexte

7 Evolution du référentiel normatif pour renforcer le sens de l information ISO 9001 version 2008 La norme fixe les exigences en considérant qu un contrôle documentaire est le moyen de garantir la maîtrise de l information Mais les nouvelles technologies apportent (exigent) une maitrise de l information au delà des documents ISO 9001 version 2015 (en cours) C est l entreprise qui détermine le format documentaire nécessaire pour maitriser ses informations en fonction de ses risques et de ses objectifes

8 Modèle 2013: intégration du concept Manager avec Agilité On parle d information et non de documentation: 4e. Le management de l information et de la connaissance est structuré pour soutenir efficacement la prise de décision et le développement des capacités organisationnelles Le capital immatériel: un facteur clé de compétitivité économique

9 Références [1] Gestion des documents et gestion des connaissances Dupoirier G; Ermine Jl (1999) ISO 9000:2005 Systèmes de management de la qualité Principes essentiels et vocabulaire ISO 9001:2008 Systèmes de management de la qualité Exigences ISO/TC 176/SC 2/N 525R2 Guide sur les exigences de documentation d'iso 9001: EFQM 2013 Modèle d Excellence European Foundation for Quality Excellence

10 Annexes Remue Méninges

11 Capitalisation par la documentation type éditoriale Objectif: Référentiel formel Activités associées Communication Formation Analyse d écart Mise à jour Exemples Procédure clé Contrat client Manuel technique Choix stratégiques Idées Valorisation du contenu documenté Maturité des connaissances explicitées Sens commun

12 Capitalisation par la documentation statique Objectif: Mémoire collective Activités associées Recherche d expérience passée Explication des décisions Maîtrise de l architecture d archivage (indexation) Exemples Documents d activité terminée Documents obsolètes Wiki Idées Valorisation du contenu documenté Maturité des connaissances explicitées Sens commun

13 Capitalisation par la documentation dynamique Objectif: Echange collaboratif Activités associées Création d idées Décentralisation Gestion des aléas Exemples Notes individuelles Suivi d activité Question/Réponse Retour d expérience Idées Valorisation du contenu documenté Maturité des connaissances explicitées Sens commun

14 Mettre en place une politique documentaire fondée sur la valorisation de l information Echanges collaboratifs Référentiel formel Mémoire collective Assurer les passerelles entre chaque contexte documentaire Idées Valorisation du contenu documenté Maturité des connaissances explicitées Sens commun

15 Déployer les outils adaptés à la dynamique de la connaissance retranscrite et à l audience visée

16 De la gestion électronique documentaire (GED) à la gestion de contenu d entreprise (ECM)

17 Les systèmes de management de la qualité : L information reprend le dessus Vincent LECOMTE Principes et enjeux d'une gouvernance documentaire Jenny COLLIN, Madié DIAKITE & Sylvie PUECH ADBS Cas pratique : Retour d expérience sur la réactualisation d un système de gestion documentaire Elisabeth LAMBERT & Magali DESTOUESSE Agilité : La documentation recherche son sens David BROCARD

18 Les prochains évènements : à vos agendas! Management des risques : regards croisés 10 octobre ENTIORE Organiser le retour d expérience/ entreprise apprenante 12 novembre ENTIORE Audit interne : les clés de réussite Décembre ENTIORE

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