CAHIER DES CHARGES SITE JPA.ASSO.FR

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1 CAHIER DES CHARGES SITE JPA.ASSO.FR Le présent cahier des charges a pour objet de trouver le prestataire capable d accompagner la profonde modification du site Internet de la Jeunesse au Plein Air. Il décrit les attendus du projet ainsi que les contraintes propres à celui-ci. CONTEXTE PRESENTATION DE LA JPA Depuis plus de 70 ans, la Jeunesse au Plein Air contribue au départ de tous les enfants en colonies de vacances, centres de loisirs et classes de découvertes. Pour cela, elle aide financièrement les familles. Elle assure également une activité de veille documentaire et juridique, d information et d échanges, de publications et de recherche concernant les vacances et les loisirs des enfants et des jeunes. Enfin, elle agit auprès des pouvoirs publics pour que les colonies de vacances et les centres de loisirs soient reconnus comme des temps éducatifs complémentaires à ceux de l école et des familles. La JPA est une confédération qui regroupe 43 organisations (organisateurs de séjours, syndicats, partenaires de l école publique, organisations de jeunes, comités d entreprise et collectivités territoriales). Elle est structurée en un site national et des comités locaux. PRESENTATION DU PROJET La JPA souhaite mettre en ligne une nouvelle version de son site Internet en novembre Ce nouveau site sera le centre d un environnement digital pensé pour les différentes cibles retenues. Quelques éléments clés valorisent le projet : Cohérence/objectifs de la jpa (faire partir des enfants en colos) lisibilité transparence (une association n a rien à cacher) et utilité au regard des cibles Il mettra l accent sur la modernité, l accessibilité et l interactivité. Les attendus de ce projet sont de plusieurs ordres : Conception éditoriale et graphique (travail en co-construction avec l agence retenue une arborescence ayant été élaborée en pièce jointe et la charte graphique sera élaborée indépendamment) ;

2 conception ergonomique ; migration des données, intégration et déploiement ; accompagnement au changement et transfert de compétences ; maintenance corrective, adaptative et évolutive. PRESENTATION SITE ACTUEL ENVIRONNEMENT DIGITAL Trois sites existent, autour du site jpa.asso.fr et sont à vocation particulière : le site des publications ( le site de la campagne de solidarité ( le site documentaire ( Les environnements techniques sont différents (Prestashop pour le site des publications, Wordpress pour le site de la campagne et kentika pour le site documentaire). UN SITE PARTENAIRE : L OVLEJ Un site est partenaire de la JPA : le site de l Ovlej ( sous wordpress). L Observatoire des Vacances et des Loisirs des enfants et des jeunes est une association créé en 1999 par les principales organisations du secteur associatif intervenant dans le champ des vacances et des loisirs collectifs. Elle est aujourd hui constituée de La Jeunesse au Plein Air (La JPA) et l Union Nationale des Associations de Tourisme plein air (UNAT). L Ovlej-Études et recherches de La JPA produit et mutualise des données, analyses et prospectives avec et pour les acteurs et partenaires du secteur. UN SITE EN PREPARATION La JPA produit du contenu à haute valeur ajoutée (information juridique) à destination de ces partenaires. Un site prévu pour 2016 doit permettre de proposer tout ce contenu (en abonnement). LES RESEAUX SOCIAUX A ce jour, la JPA est présente essentiellement sur les réseaux sociaux suivants : Facebook, Dailymotion et Youtube. Sans stratégie éditoriale évidente, les réseaux sociaux sont essentiellement investis pour valoriser les contenus publiés sur jpa.fr et les porter à la connaissance d un public plus large (mais sans stratégie de création de communautés fédérées autour d un projet).

3 LETTRES ELECTRONIQUES Elles n existent plus. Deux versions étaient disponibles : Version papier : jp@en lignes : septembre 2000 juillet 2012 (20 numéros par an) Version numérique : novembre 2012 juillet 2013 (15 numéros) septembre 2013 juin 2014 (10 numéros) LES ATTENDUS DE LA CONCEPTION EDITORIALE ET GRAPHIQUE PRINCIPE La conception de la nouvelle version du site jpa.asso.fr devra s inscrire au regard des éléments suivants : être le dispositif digital de référence sur les aides aux départs en colos 1 ; fidéliser et créer un «réflexe JPA pour les départs en colos et centres de loisirs» ; faciliter l accès à une information spécifique définie par cible (grand public, acteurs des vacances et des loisirs, institutionnel.). La JPA souhaite que la nouvelle version de son site permette à l internaute : d accéder facilement aux contenus par une arborescence et une ergonomie repensée ; d enrichir sa connaissance (et éléments de réassurance) sur le sujet des accueils collectifs de mineurs en fonction des cibles 2 (voir ci-dessous) ; de suivre l'activité de la JPA ; d échanger, participer, contribuer avec une communauté d'acteurs aux départs collectifs de mineurs en vacances. de s impliquer et de participer (notamment via le e-don) QUELS OBJECTIFS? Objectif de visibilité : Outil de communication de la structure et de son activité (donc hausse de la fréquentation). 1 On parle de colonies de vacances, de séjour de vacances, de centre de vacances, de séjour de vacances collectives ou de colos. 2 On parle d ACM : accueil collectif de mineurs. Egalement de Centre de vacances et de loisirs. Définition : modes d accueil destinés à accueillir pendant les vacances et hors temps scolaire les enfants et les jeunes âgés de moins de 18 ans...

4 Etre une vitrine institutionnelle : la JPA est aussi un partenaire institutionnel des pouvoirs publics (sérieux et rassurant). Objectif d efficacité : pour le réseau devenir un outil «collaboratif». Objectif d information : le site doit être une source d information (juridique et documentaire) sur le secteur (newsletter, Blog?). Élargir notre base de donateurs : les guider vers le e-dons (et mieux les connaître). A noter une page e-dons gérée par Iraiser est en place (donc à ne pas développer dans un premier temps, V2)? Se démarquer des autres structures du secteur : le site doit aussi pouvoir être différent des autres sites du secteur (voir unat.asso.fr, concernant le contenu produit type «spécial directeur»). Une large part est laissée à la créativité. Objectif de boite à outils : pour les familles, kits d info familles, catalogues, donner envie de partir en colo, vidéos, etc. POSITIONNEMENT EDITORIAL DU NOUVEAU SITE DE LA JPA Le nouveau site doit permettre le partage d une vision : les vacances sont un droit au même titre que l école. C est un acte éducatif complémentaire. Son positionnement est à la fois institutionnel, grand public et acteur des vacances et des loisirs INSTITUTIONNEL La JPA est le partenaire des pouvoirs publics son langage est donc neutre, clair et orienté «institutionnel» (qui sommes-nous?, partenaire des pouvoirs publics). GRAND PUBLIC Sur cette cible l enjeu est double : le grand public visant les familles et également les enfants/ados. Sur les familles, il s agit d exposer ce que sont les accueils collectifs de mineurs (on informe, on rassure, on explique, de manière pédagogique mais ludique) mais également leur exposer comment la JPA peut les aider (grâce aux aides). Les enfants/ados : sont une cible secondaire mais importante car par les ados/enfants on touche les parents. La dimension ludique est essentielle. ACTEURS DES VACANCES ET DES LOISIRS Il s agit d apporter des réponses aux questions que se posent les acteurs sur leur fonction d animateur, d organisateur de vacances. mais également de les orienter vers un site en développement (site juridique, prévu en 2016). Ils visent aussi les confédérés JPA qui travaillent en partenariat et distribuent les aides. Ils ont donc un accès privilégié à l information diffusée par la JPA. Un accès «confédérés» (ou «partenaires»?) doit être prévu (du type communauté de partage). Les instituteurs en tant qu acteurs de l enseignement sont une de nos cibles privilégiés : relais d information, relais de la campagne de solidarité et en même temps acteur JPA.

5 FOCUS SUR LES CIBLES Cible institutionnelle la JPA est soutenue par les pouvoirs publics elle doit donc apparaitre comme un interlocuteur crédible (Etat, Collectivités territoriales, etc.). Cible «corps intermédiaires» Ce sont les comités et unions régionales JPA (relais d information/publications/site : espace réseau, intranet?) Acteurs des loisirs et éducation Information juridique, documentation, etc. Cible enseignants Informations plus fléchage vers un site spécifique en donnant un intérêt à reconnaitre la place et le rôle de la JPA. Appli dédiée. Cible parents/familles On leur apporte : des kits com. Outils d aides, chemins fléchés. Enfants/Ados Des catalogues de départ en colo? Des vidéos «sympas» effet buzz? Entreprises (e don et partenariat) En étant sensibilisées à notre cause, les entreprises pourraient donner, proposer des partenariat. LES LIVRABLES RELATIFS A LA CONCEPTION GRAPHIQUE ET EDITORIALE Les livrables ci-dessous sont incontournables, cependant, le candidat peut proposer dans son offre, tout livrable complémentaire qui serait de nature à garantir une qualité maximale du résultat (En pièce jointe de ce document est proposée l arborescence retenue. Celle-ci peut être discutée) : 3 univers graphiques pour prise de décision ; 1 évaluation de l arborescence proposée ; gabarits de zoning de la page d accueil ; gabarits de zoning de chaque page type de détail d un contenu (article, vidéo, publication, etc.) ; gabarits de zoning de chaque page type de liste de contenus (article, vidéo, etc.) ; gabarit de zoning de la newsletter tout public et de la newsletter exranet ;

6 LES ATTENDUS DE CONCEPTION ERGONOMIQUE PRINCIPES ERGONOMIQUES La JPA attend du prestataire la prise en compte des principes ergonomiques notamment pour les personnes en situation de handicap (corps augmenté?) LES ATTENDUS DE DEVELOPPEMENT FONCTIONNEL ET TECHNIQUE Le prestataire assurera toutes les prestations garantissant la réalisation, la mise en œuvre et le bon fonctionnement du site. Le prestataire devra fournir l ensemble des documentations en français nécessaires à l autonomie des équipes de la JPA : guide utilisateur, guide administrateur, etc. Le candidat détaillera dans son offre, les étapes de cette phase de conception en présentant sa méthodologie de travail et les livrables qui seront réalisés pendant cette phase. La phase de conception fonctionnelle détaillée permettra notamment de préciser les attendus de la JPA sur les objets ci-dessous. FRONT OFFICE Fonctionnalités et services Architecture d information (arborescence, wireframe, zoning) Principes ergonomiques Design graphique (avec étapes de validation) Structuration des contenus (type, attributs, métadonnées, ) Fonctionnalités du moteur de recherche Site responsive BACK-OFFICE Processus de gestion collaborative des contenus (rédaction, validation, publication) Fonctionnalités et services Principes ergonomiques Pages type du Back-Office Organisation des contenus (arborescence, gestion multi-sites) Structuration des contenus (Type, attributs, métadonnées, ) Principes du moteur de recherche Droits, habilitations Référencement Mesure d'audience Migration des données éventuelles

7 Infrastructure technique web PHASE D INSTALLATION DE L ENVIRONNEMENT Le prestataire détaillera dans son offre les prestations prévues pour l installation de la plateforme Web ainsi que les livrables réalisés de type dossier d installation : Installation environnement de développement : Configuration - Paramétrage Installation environnement de Test - Pré-production Installation environnement de Production Procédure de production LES ATTENDUS D ACCOMPAGNEMENT AUX CHANGEMENTS La JPA attend du titulaire une prestation d accompagnement au changement et de transfert de compétences pour rendre les équipes de la JPA autonomes sur : L alimentation du nouveau site en contenus L administration et maintenance du nouveau site et de son CMS LES ATTENDUS DE MAINTENANCE CORRECTIVE A l issue de la phase de déploiement, le prestataire mettra en œuvre la prestation d assistance technique prévue dans son offre. Cette assistance technique portera sur : l aide au diagnostic technique sur des dysfonctionnements constatés ; les interventions d urgence sur incidents ; l exploitation de la base de données si nécessaire du CMS ; l application de patchs unitaires, correctifs systèmes et applicatifs ; la mise en œuvre des actions de maintenance préventive. Cette assistance doit être proposée sous la forme d une assistance téléphonique et/ou d une prise de main à distance sur l environnement client pour l analyse, le diagnostic et la résolution de l incident. CARACTERISTIQUES DU NOUVEAU CMS COMPATIBILITE

8 Le système de gestion de contenu (CMS) doit pouvoir être utilisé quel que soit le système d exploitation ou le navigateur utilisé. Les systèmes d exploitation retenus sont : Windows (Xp à courante) Mac OS X et supérieur Linux (Kernel 2.6) Les navigateurs cibles retenus sont : Internet explorer (de IE7 à la version courante) Mozilla Firefox (de 3.5 à courante) Chrome (de 4 à la version courante) Safari (de 4 à la version courante) Opéra (courante) L utilisation du CMS doit également être compatible avec les principales tablettes et smartphones du marché. STRUCTURER LE CONTENU Le CMS devra permettre d affecter une valeur par défaut à chaque attribut : Texte Numérique URL Image Fichier : quel que soit le format : docx, xlsx, pptx, pdf, vidéo 3, son, ebook... Liste de valeurs : choix multiples autant de valeurs souhaitées (cases à cocher) ou simple (bouton radio) Date Adresse mail Bloc html METADONNEES Le produit doit intégrer un système de métadonnées sur les contenus. Chaque contenu devra pouvoir a minima être caractérisé par les métadonnées suivantes : Type de contenu Statut : Brouillon, En attente de validation, Publié, Archivé Date de publication, de création, de modification Durée de publication 3 Une attention particulière doit être portée à l absence de publicité sur les sites hébergeurs (sans publicité par exemple Viméo).

9 Auteur de la création ou de la dernière modification ou approbateur Le produit devra permettre de gérer un référentiel de Tag(s) et/ou disposer d une notion de complétion automatique lors de la saisie des tags. ORGANISATION DES CONTENUS Nous privilégierons les solutions qui offriront une très bonne ergonomie amenant une facilité d utilisation pour des personnes non-expertes du Web. La solution devra proposer : Sélection multiple Complétion automatique (à décider) Drag & Drop Menu contextuel Editeur Wysiwyg Aide contextuelle Le processus conduisant à valider un contenu et à le publier permettra : Mettre une date de mise en ligne d un contenu, éventuellement une heure Mettre une date de retrait pour un contenu ou une durée en jours de publication Distinguer les étapes de contribution, de validation et de publication (par exemple : Statut du contenu) d un contenu avec des habilitations distinctes en fonction des types de contenus Créer un contenu à l état de brouillon Avoir une vue d ensemble des contenus en attente de validation, publication (Dashboard back-office) et/ou recevoir une notification avec fréquence déterminée par l utilisateur. Permettre à l approbateur d avoir un aperçu du contenu dans la page où il sera publié. Tracer les actions faites sur le workflow et le motif du refus ou modification consultable a posteriori. REFERENCEMENT Afin d optimiser et maintenir le référencement du site lors de la saisi de nouveau contenu le CMS doit permettre notamment de : Disposer dʼurl sous forme intelligible («url friendly»). Mettre en place des balises META comme keywords et description (évaluation de leur utilité). DROITS D ACCES Les utilisateurs administrateurs de la plate-forme Web, contributeurs et approbateurs de contenus seront identifiés.

10 SOCLE TECHNIQUE Le candidat détaillera l architecture technique de sa solution : Framework Architecture technique (J2EE, PHP...) La base de données relationnelle est utilisée pour gérer le référentiel du CMS : MySQL... Stockage des contenus (images, fichiers, CSS, script,...) Conformité avec des normes techniques sur le référencement Les systèmes d exploitation supportés les serveurs http supportés La méthode de migration d un environnement de développement, recette vers un environnement de production FONCTIONNALITES DE FRONT-OFFICE Dans le cadre des attendus de conception éditoriale et graphique et des attendus de conception ergonomique, la JPA attend des propositions de fonctionnalités permettant d améliorer la circulation dans l information sur le site en fonction des publics-cibles. En complément de ces fonctionnalités qui seront proposées, la JPA souhaite la mise en œuvre des services ci-dessous. FORMULAIRE DE CONTACT Le site devra proposer un formulaire de contact. Ce formulaire sera composé de plusieurs champs permettant à l internaute de renseigner l établissement sur son profil, de poster son message. FORMULAIRE D INSCRIPTION A UN EVENEMENT Le nouveau site jpa.asso.fr devra proposer un formulaire permettant à l internaute de s inscrire à un événement, que ce dernier soit gratuit ou payant. AUTHENTIFICATION (COMPTE UTILISATEUR) La JPA souhaite mettre en place un «compte utilisateur» et «compte confédérés» (extranet) Ce compte utilisateur, gratuit, permettra à l internaute d accéder à des fonctionnalités personnalisées en fonction du profil (internaute, confédérés): Possibilité de commenter les articles (à valider en fonction des équipes JPA) Gérer ses abonnements à la lettre électronique Accès à certaines pages, rubriques, du site (intranet)

11 Accès aux téléchargements de contenus en exclusivité (documents pdf et/ou outils) Possibilité de déposer des documents sur l intranet La JPA souhaite pouvoir proposer la création d un compte utilisateur par plusieurs modalités : Inscription via un compte Facebook Inscription via un compte Twitter Inscription via la création d un compte et le choix d un nom d utilisateur et un mot de passe. MODULE FORMULAIRE La JPA souhaite permettre aux internautes de remplir des formulaires en ligne de demandes d aides financières. La solution passe par un formulaire (le prestataire pourra proposer une solution alternative plus efficace et moins cher). Le prestataire devra indiquer clairement à l internaute quels champs doivent obligatoirement être renseignés et si un champ obligatoire n est pas rempli à la validation, le signaler à l internaute avec un message en lui indiquant le champ manquant. Les données devront pouvoir être récupérées (via Excel, Access, etc.) INSCRIPTION/DESINSCRIPTION NEWSLETTER Le nouveau site devra proposer un service d inscription désinscription aux lettres électroniques. MODULE EXTRANET Le site doit indiquer l existence d un extranet (sur un module identique à l accès membres). L extranet permet un accès à un espace individuel (possibilité de «Groupware» : permettre un travail en équipes éloignées et un partage d info (agenda, doc, tchat sur heures définies). Actuellement des centaines de mails arrivent aux comités locaux depuis le siège. Il s agit de document à lire/à valider, etc. Une newsletter (à définir) permettra de manière régulière d être tenus informés du dépôt de documents type «à lire», «à valider», «à modifier» dans une «Salle de lecture». Compte tenu du public visé, le service doit être extrêmement simplifié : accès à une salle de lecture par enregistrement (mail + mot de passe) où la JPA aura déposé des documents à lire/consulter (type doc texte, vidéo, etc.). Droit d accès pour les comités= accès pour tous à la «salle de lecture» plus leur propre dossier dans lequel ils peuvent déposer des documents MOTEUR DE RECHERCHE Fonction indispensable notamment pour retrouver l actualité.

12 PARTAGE SOCIAL Le nouveau site devra offrir à l internaute la possibilité de partager un contenu sur un compte social. La JPA souhaite proposer cette fonctionnalité de partage à destination des plateformes Google +, Twitter et Facebook, Youtube, Dailymotion. La solution proposée devra permettre d ouvrir la possibilité de partage social à d autres plateformes. MODULE DE COMMENTAIRES DES ARTICLES Le nouveau site devra offrir à l internaute la possibilité de commenter les articles. Cette possibilité est limitée aux seuls internautes authentifiés. Eventuellement (option), module : article le plus lus, commenté, partagé (à débattre). FACEBOOK/TWITTER Le site devra afficher des modules promotionnels des profils sociaux de la JPA (Twitter, Facebook, Dailymotion). La JPA attend du prestataire un regard expert sur la pertinence de cette fonctionnalité, notamment lors du travail de définition du design graphique du site. MODULE PRE-HOME Afin de proposer des évènements et/ou mettre en avant une action de la JPA, le nouveau site proposera une «pré-home» : celle-ci supportera tous les formats (textes, image, vidéo, etc.). TELECHARGEMENT (PDF) Le site devra proposer la possibilité d exporter les articles au format PDF. FORMULAIRE DE SONDAGE La JPA souhaite pouvoir proposer des sondages en ligne (notamment sur sa pré home) PETITION La JPA puisse proposer des pétitions en ligne. La pétition pourra être signée en ligne et être partagée. MODULE TCHAT EN DIRECT

13 Afin d établir une relation directe avec les utilisateurs un module de tchat en direct doit pouvoir être activé (et désactivé avec renvoi vers un mail). MODULE MINI-SITE CONFEDERE ET CARTE ACTIVE 1) Afin de rechercher un comité départemental JPA ou une union régionale JPA le site offrira possibilité de cliquer sur un département d une carte de France interactive, comme dans l exemple suivant : 2) Pour les comités départementaux et les unions régionale (et en fonction du paramétrage de leur compte utilisateur) possibilité de se créer une page (type blog?) avec fonctionnalités comme dans l exemple ci-dessous :

14 FONCTION CARROUSEL La home page doit accueillir deux types d informations : Information JPA Information juridique Les informations doivent être taguées (dans information JPA doivent apparaitre les informations nationales, locales, etc.) FONCTIONNALITES BACK-OFFICE PARAMETRAGES FORMULAIRE Le CMS permettra d ajouter des champs, de paramétrer leur caractère obligatoire ou non, de modifier les entrées de listes de choix proposés à l internaute. Le CMS devra permettre de paramétrer les adresses mails des destinataires internes qui recevront le message en fonction du thème de la question renseigné par l internaute. Le CMS permettra d éditer le mail automatique de réponse envoyé à l internaute lui indiquant la bonne réception de son message et sa prise en compte. GESTION DES OBJETS MULTIMEDIA Pour la gestion des objets multimédias (images, sons, vidéos, code html), la solution doit permettre de gérer ces types de contenus dans le référentiel (base de données du CMS). SONDAGE/PETITION Le site devra proposer, sur des pages et rubriques rédactionnelles à définir, des modules de sondage et/ou de pétition. Ces modules permettront à l internaute d exprimer son opinion sur une question posée et/ou de voir les résultats globaux de ce sondage. MODERATION Le CMS devra permettre de gérer les commentaires postés par l internaute : validation et publication, suppression. MOTEUR DE RECHERCHE Le CMS devra permettre à la JPA de consulter des statistiques d usage relatives au moteur de recherche du nouveau site : nombre d utilisation

15 mots ou expressions recherchées MUTUALISATION DES CONTENUS Mise en œuvre de fonctionnalités permettant la mutualisation de contenus entre le site jpa.asso.fr et d autres sites jpa qui fonctionnent sur des CMS différents ( ou le site juridique à mettre en œuvre en 2016). NEWSLETTERS La JPA devra disposer dʼune interface de réalisation et de diffusion d une ou plusieurs newsletters. BLOGS La JPA devra disposer dʼune interface de création et de gestion dʼun ou plusieurs blogs. Attention : entre blogs et newsletters, le prestataire devra apporter proposition de choix (blog ou newsletter?). ARCHITECTURE WEB/ENVIRONNEMENT Le titulaire du marché mettra à disposition 2 environnements : Un environnement de production qui sera celui utilisé par les internautes; Un environnement de pré-production ou qualification (test, recettes, formations) ORGANISATION DU PROJET Le titulaire du marché désignera au sein de sa structure un «chef de projet» qui sera l interlocuteur de la JPA (qui désigne un chef de projet : Pascal Delamarre) Ce chef de projet échangera régulièrement avec la JPA (réunions téléphoniques et réunion régulière dans les locaux de la JPA, et participation aux réunions du comité de pilotage du projet). Il devra assurer une grande disponibilité pour une bonne concertation. Le prestataire devra faire preuve de pédagogie avec interaction/concertation avec la JPA, pour une meilleure prise en compte et compréhension des attentes, notamment vis-à-vis dʼun public non expert. CRITERES D ATTRIBUTION

16 Offre la plus avantageuse appréciée en fonction des critères énoncés ci-dessous : valeur technique de l offre ; prix du service (rapport qualité/prix) ; accompagnement vers le changement ; disponibilité des équipes ; compétence technique, qualification et expérience. DATE DE MISE EN LIGNE ATTENDUE Site prévu pour une mise en ligne le 16 novembre juillet 2015 midi au plus tard Décision de la JPA : 24 juillet 2015 DATE DE RETOUR ATTENDUE COMPLEMENTS D INFORMATION ET CONTACT Contact JPA Pascal Delamarre Responsable communication p.delamarre@jpa.asso.fr