FOCUS FOCUS. La récupération de la TVA étrangère en 10 points

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1 FOCUS La récupération de la TVA étrangère en 10 points 3

2 La récupération de la TVA étrangère en 10 points INTRODUCTION Depuis le 1er janvier 2010, la demande de récupération de la TVA facturée dans les pays de l Union Européenne, se fait par voie électronique sur le portail impots.gouv.fr. En revanche, la procédure papier reste valable pour les pays hors de l Union Européenne (Suisse, Norvège ). Il n en demeure pas moins que l exercice de récupération de la TVA étrangère reste complexe et fastidieux. 2

3 1/ MODIFICATION DU LIEU D IMPOSITION POUR LA FACTURATION DES SERVICES Depuis janvier 2010, la majorité des services intracommunautaires est facturée hors taxes. A charge pour celui qui reçoit la facture d un fournisseur étranger d auto liquider la TVA sur sa propre déclaration de TVA. Si l entreprise supporte néanmoins toujours la TVA étrangère sur certains achats de service, elle a la possibilité de la récupérer. 2/ LA TVA SUR FRAIS DE DEPLACEMENTS Toutes les dépenses liées aux frais de déplacement en Europe restent soumises à TVA. Il convient, pour les entreprises, de récupérer la taxe correspondante auprès du fisc du pays dans lequel la dépense a été effectuée. Néanmoins, comme la nouvelle directive 2008/8/CE n a pas harmonisé les droits de déduction, chaque pays à ses règles de déductibilité et ses taux en la matière. déductible. En Grande-Bretagne, la règle est inversée : la TVA, déductible pour les salariés, ne l'est pas pour les invités, et en Allemagne, elle l'est, quel que soit le bénéficiaire. 3/ QUEL MANQUE A GAGNER? Ces dépenses ne doivent pas être négligées car elles représentent un manque à gagner important pouvant atteindre jusqu à 27% du montant versé à l étranger. En effet, les taux de TVA ne cessent d augmenter en Europe. La moyenne aujourd hui est de 21%. Les déplacements professionnels constituent le deuxième ou troisième poste de dépenses hors production de l entreprise, après les salaires et l informatique. De la PME au grand groupe, optimiser la gestion de ce budget représente donc un enjeu majeur. Toutes les dépenses liées aux frais de déplacement en Europe restent soumises à TVA. Par exemple, en France, la TVA sur les frais d'hôtel n'est pas déductible pour les salariés (qu'ils soient en mission, ou en séminaire), en revanche, elle l'est pour les tiers. Pour la restauration, elle est 3

4 4/ LA PROCEDURE DE RECUPERATION DE LA TVA ETRANGERE Les demandes de remboursement de TVA supportées dans l'union européenne s'effectuent sur le portail Impots.gouv.fr, via l'espace «abonnés». Le site internet du Trésor Public fait office de boîte aux lettres. L'administration française transmet les données de l entreprise à chaque administration étrangère, qui doit instruire le dossier et la rembourser directement si toutes les conditions sont remplies. L'administration française n'a donc aucun rôle dans l'instruction ou le remboursement. Pour les demandes de remboursement de TVA adressées aux pays hors de Union Européen, il faut envoyer les originaux directement aux autorités dans le pays concerné. Les deux procédures exigent des listings de justificatifs détaillés. 5/ LES REGLES A SUIVRE Vérifier la conformité des justificatifs, chaque pays ayant ses exigences en la matière, et les faire rectifier, le cas échéant, auprès du fournisseur étranger. Par exemple, si une facture d hôtel a été établie au nom du voyageur et non pas au nom et à l adresse de la société en France. Pour les pays de l Union européenne : Remplir correctement l'intégralité des 12 champs de la demande électronique pour chaque justificatif, connaitre les documents à joindre (des traductions peuvent être nécessaires) et joindre les scans des justificatifs avec un montant hors-taxe supérieur à 250 pour le carburant et 1000 pour les autres services. La limite de 5 Mégabits doit cependant être respectée. Etre très précis dans la demande de remboursement, et notamment comprendre le service cité sur la facture pour bien codifier la nature des prestations, de laquelle dépend le droit à déduction. 4

5 Pour les pays hors Union Européenne : Présenter la demande sous forme de dossier papier avec la liste des justificatifs, l attestation assujetti, le formulaire TVA rempli, les originaux des notes de frais et factures fournisseurs numérotés selon le listing. Transmettre les demandes avant le 30 septembre de l'année suivante pour les pays de l UE et avant le 30 juin pour les pays hors UE. Suivre la bonne réception de la demande par les autorités étrangères. Répondre aux éventuelles questions des autorités dans la langue du pays, dans les délais impartis. Il faut vérifier la conformité des justificatifs, chaque pays ayant ses exigences en la matière. 6/ QUE FAIRE EN CAS DE REJET? Lorsque l administration fiscale étrangère rejette la demande, l entreprise concernée peut parfois présenter une nouvelle demande avec les informations manquantes voir, dans certains cas, saisir les tribunaux étrangers. Si les autorités considèrent que la TVA a été facturée à tort, il faut contacter le fournisseur pour demander un avoir. 7/ QUELS DELAIS D INSTRUCTION? Le nouveau dispositif réglementaire a réduit le délai d'instruction de six à quatre mois. Le délai d instruction de six mois reste valable pour les demandes hors-ue Cependant, dans la pratique, de nombreuses administrations sont encore très au-delà de ces délais. Si les autorités fiscales demandent des informations supplémentaires ces délais peuvent être repoussés jusqu à 8 mois. Certains pays ne respectent pas ces délais et il arrive qu ils atteignent un an voir deux ans. En cas de retard, le versement d intérêts moratoires est prévu dans la législation. 5

6 8/ COMMENT INTEGRER LA RECUPERATION DE TVA ETRANGERE DANS LA COMPTABILITE? Les sociétés gèrent les remboursements de TVA étrangère selon des règles qui leur sont propres : détaillés en fonction de la nature des charges ou constatés de façon globale sous forme d un produit exceptionnel. 9/ SE FAIRE ACCOMPAGNER Certains prestataires de services spécialisés dans la récupération de TVA (à l instar de TVA Conseil), se proposent d accompagner les entreprises dans leurs démarches en la matière. 10/ S APPUYER SUR DES SOLUTIONS DE GESTION DE NOTES DE FRAIS Un système de gestion de notes de frais donnera une visibilité complète sur l ensemble des notes de frais des collaborateurs et de l encours y afférant. Il facilitera également la récupération du montant total de la TVA qui y est liée si par exemple le pays de la dépense ainsi que le type de dépenses peuvent être identifiés. Rompues à l exercice, ces sociétés peuvent gérer le processus de récupération de bout en bout et connaissent généralement tous les rouages des administrations fiscales étrangères. En savoir plus sur TVA Conseil Consultez notre site ou contactez-nous France : contact@tvaconseil.com En savoir plus sur KDS Consultez notre site ou contactez-nous France: