La Déclaration Sociale Nominative. Parlons-en Ensemble

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1 La Déclaration Sociale Nominative Parlons-en Ensemble 1

2 SOMMAIRE 1. La DSN, une simplification nécessaire? 1.1. Les principes de la DSN 1.2. Les acteurs concernés par ce changement 1.3. Les trois phases de mise en œuvre de la DSN 3 2. Comment préparer la mise en œuvre de la DSN? 2.1. Analyser les impacts 2.2. Déterminer la trajectoire de mise en œuvre 2.3. Mettre en place le projet 7 3. La DSN, une opportunité, un facteur clé de compétitivité 3.1. Une réforme gagnant-gagnant 3.2. Les avantages de l externalisation 9 4. Comment Univers Paie peut vous aider? 4.1. Notre expertise à votre service : 4.2. Une collaboration avec l éditeur leader sur le marché des PME La DSN, en bref 13 La Déclaration Sociale Nominative 2

3 1. La DSN, une simplification nécessaire? 1.1. Les principes de la DSN La DSN? La Déclaration sociale nominative (DSN) est un projet majeur du «choc de simplification» initié en France pour les entreprises par la «loi Warsmann» du 22 mars La DSN a pour objectif d alléger et de simplifier l ensemble des formalités sociales, de réduire le risque d erreur dans la saisie des informations relatives à vos salariés et de lutter également contre les fraudes et les contentieux. Concrètement, il s agit de basculer différentes déclarations sociales, mensuelles, trimestrielles, annuelles ou évènementielles vers un format unique de fichier mensuel ou évènementiel. A réception du fichier DSN, l administration se charge de le transmettre à tous les organismes concernés (ACOSS, Pôle Emploi, DARES, AGIRC- ARRCO, prévoyance, mutuelle ou autres assurances collectives). A partir du 1er janvier 2016, toutes les entreprises qui emploient des salariés du secteur privé vont procéder à une seule transmission, mensuelle et dématérialisée, à partir du logiciel de paie, dont les données seront distribuées aux différents organismes de protection sociale publics et privés, via net-entreprises.fr (ou msa.fr pour les entreprises agricoles). Chaque salarié sera désigné par une identité unique. 1,3 milliard d économies La Déclaration Sociale Nominative 3

4 1. La DSN, une simplification nécessaire? La DSN devient obligatoire à partir du 1 er mai 2015 (paie d avril 2015) pour les employeurs qui ont déclaré en 2013 : - soit directement plus de 2 millions de cotisations ou contributions sociales - soit plus d 1 million pour ceux qui ont recours à un tiers déclarant (expert-comptable notamment), dès lors que ce tiers déclare pour l ensemble de son portefeuille clients un montant de plus de 10 millions d euros. NB : La substitution des déclarations actuelles de périodicité variable (annuelle, trimestrielle, mensuelle) par une DSN mensuelle prenant en compte les données calculées en paie nécessitent de repenser l organisation des équipes métier chargées actuellement de ces déclarations. Les contrôles et corrections de données à déclarer qui se faisaient essentiellement avant la DADS-U vont devoir se faire mensuellement. Ceci implique que les paies et modifications de données soient fiabilisées au plus près de leur date de survenance. Les entreprises aujourd hui Les entreprises demain Déclaration unique La Déclaration Sociale Nominative 4

5 1. La DSN, une simplification nécessaire? 1.2. Les acteurs concernés par ce changement La DSN a été développée en intégrant les intérêts de chacun des acteurs concernés à savoir les déclarants, les organismes de protection sociale, les pouvoirs publics et les salariés. Les bénéfices pour les entreprises, les déclarants et les experts comptables : Réduction du nombre de déclarations à effectuer Simplification des déclarations grâce à l optimisation des données à transmettre Simplification des processus de travail grâce à l automatisation des tâches Sécurisation et fiabilisation des obligations sociales : moins de risques d erreurs de saisie, de précontentieux et donc de pénalités. Les bénéfices pour les organismes de protection sociale et les pouvoirs publics : Mutualisation de la collecte et de la diffusion des données rendue possible par une identification commune et partagée des déclarants et des salariés Renforcement de la lutte contre la fraude et une réduction des contentieux Les bénéfices pour les salariés : Calcul plus rapide des droits et prestations auxquels à droit chaque salarié Identification et correction plus rapide d éventuelles erreurs Allègement des éléments demandés en cas de changement de situation donnant lieu à des droits ou prestations : départ en retraite, liquidation du RSA Réduction des données nominatives en circulation renforçant la confidentialité Sécurisation des droits des salariés grâce à une identification unique auprès de tous les organismes La Déclaration Sociale Nominative 5

6 1. La DSN, une simplification nécessaire? 1.3. Les trois phases de mise en œuvre de la DSN GIP-MDS, la maîtrise d ouvrage de la DSN, a instauré une mise en œuvre progressive de la DSN en 3 phases. Le but de ce phasage est de faciliter la conduite du changement induit par le basculement des différentes déclarations rentrant dans le périmètre de la DSN et d adapter progressivement les exigences DSN en fonction des retours des premières entreprises qui déclarent en DSN. La phase 1 : 1 er trimestre 2013 février 2015 (phase pilote) Concerne la Déclaration Mensuelle des Mouvements de Main d œuvre adressée à la DARES (ou l Enquête trimestrielle MMO, pour les établissements de moins de 50 salariés), ainsi que les déclarations de signalement d arrêt de travail (URSSAF) et de fin de contrat de travail (Pôle Emploi et Institutions de prévoyance et de mutuelle), uniquement pour les salariés relevant du régime général SS. La phase 2 : février janvier 2016 Concerne les déclarations pour versement des cotisations URSSAF (DUCS URSSAF, ainsi que le bordereau récapitulatif et le tableau récapitulatif annuel). La phase 2 élargit également le périmètre au régime MSA et aux entreprises de travail temporaire. Les expatriés, frontaliers et fonctionnaires détachés peuvent être inclus dans les fichiers DSN sous certaines conditions. La phase 3 : Janvier 2016 (phase finale, devient obligatoire) Procède au remplacement total des DUCS et DADS-U par la DSN, à partir de janvier 2016 (la dernière campagne DADS-U se fera en janvier 2016 pour l exercice 2015). GIP-MDS étudie la possibilité de basculer d autres déclarations en mode DSN (DOETH, DPAE, CPF, Compteur pénibilité ) sans que le calendrier exact ait été arrêté. La Déclaration Sociale Nominative 6

7 2. Comment préparer la mise en œuvre de la DSN? 2.1. Analyser les impacts La DSN va avoir un impact sur vos processus déclaratifs. C est pourquoi il est nécessaire de maîtriser complètement la situation actuelle en matière de déclaration. Une réflexion sur votre organisation Paie/déclaratifs est nécessaire. Elle permettra de : Détecter les carences et points de vigilance concernant les données à déclarer dans la DSN à partir d une comparaison du contexte déclaratif actuel et des données du cahier technique DSN Formaliser les procédures métier de déclaration pour la DSN cible et décrire les différences avec les procédures actuelles Vous pourrez par exemple avoir des actions sur ces différents thèmes : Le niveau de qualité de vos données (par exemple lors de la N4DS: NIR erronés, données diverses rejetées, informations absentes du SI paie à compléter,...), en sachant qu il y a des contrôles complémentaires prévus par la DSN L identification des actions «manuelles» correctives sur les déclaratifs actuels (correction de salaires de référence, forçages de compteurs ) L impact de la norme DSN sur les données à transmettre et sur les modifications du plan de paie (ex : finesse des rubriques pour gérer la diversité des types de primes par exemple) risques sur la charge de paramétrage. Déterminer la maturité de la solution utilisée. Faites le point avec votre éditeur et assurez-vous que votre outil est dans une version compatible DSN. Vos spécificités : fonctionnelles d une part (ex : populations spécifiques gérées), techniques d autre part (spécificités de paramétrage ou de flux). Tout ceci nécessite : De prévoir une évolution des fonctionnalités déclaratives du SIRH et des SI connexes (frais professionnels) De repenser les procédures métier du déclaratif social et des versements et recouvrements vis-à-vis des organismes. La Déclaration Sociale Nominative 7

8 2. Comment préparer la mise en œuvre de la DSN? 2.2. Déterminer la trajectoire de mise en œuvre En tenant compte des impacts, vous aurez à décider sur différents points, parmi lesquels : La date d entrée dans le dispositif DSN. Le phasage : débutez-vous en phase 1 ou 2, en remplaçant quelles déclarations, avec ou sans signalement d événements, comment passerez-vous à la phase 3? Le périmètre déclaratif : population, établissements, sociétés et leur phasage. Démarrage global ou par vagues. Suite à ces décisions et en tenant compte de l analyse des impacts, une trajectoire projet peut être établie. Cette trajectoire sera spécifique à votre contexte et devra être vue avec l interlocuteur DSN, qui vous sera communiqué à l inscription au dispositif DSN Mettre en place le projet Il est important de s assurer que toutes les ressources seront disponibles pour la mise en œuvre du projet. Vous devrez donc avoir évalué et prévu la charge de travail pendant les 2 années de transition : Sur la gestion du projet d'évolution du SI paie Sur la gestion du projet de transformation (évolution organisation et re-engineering des processus) Sur la réalisation en biseau de certaines déclarations "ancienne norme et processus" et d'autres déclarations en normes et processus DSN En parallèle, le plan projet doit permettre d identifier et de suivre les risques externes : Paliers d adaptations successives côté éditeur SIRH Risques sur qualité des livraisons éditeurs et de régression entre les phases Risques de remises en cause des cahiers techniques GIP-MDS Risque de Dérapage de planning des acteurs Niveau de préparation des Organismes de Protection Sociale La Déclaration Sociale Nominative 8

9 3. La DSN, une opportunité, un facteur clé de compétitivité 3.1. Une réforme gagnant-gagnant La déclaration sociale nominative, mesure phare du «choc de simplification» est un modèle gagnant-gagnant pour chaque acteur concerné en intégrant les intérêts de chacun et en s'appuyant sur le succès des premières réalisations de simplifications et de modernisation des déclarations sociales. Les bénéficiaires de cette nouvelle réforme sont l Etat, les entreprises et les salariés. Pour l Etat, la dématérialisation des données au fil de l eau et non en fin d année comme à l heure actuelle lui garantira la fiabilité des données transmises et réduira notamment les fraudes. Dans un contexte administratif excessivement contraignant pour les entreprises, la DSN va permettre de réduire le nombre de déclarations à effectuer et assurer la fiabilisation et la sécurisation des obligations sociales auxquelles elles sont assujettis. La mise en œuvre de la DSN devrait ainsi contribuer à la performance globale de l entreprise, et améliorera la productivité des services RH. La première attente du salarié est de recevoir un bulletin de paie juste, clair et à temps. La DSN implique une sécurisation des droits, une simplification des démarches et l assurance de la portabilité des droit en cas de changement d employeur. Pour les entreprises et les tiers-déclarants La sécurisation et la fiabilisation des obligations sociales avec moins de risques d erreurs, de contentieux et de pénalités. La maîtrise de ses données est meilleure et le dispositif de contrôles complet et clair La réduction du nombre de déclarations à effectuer La simplification des déclarations au rythme du cycle de paie Pour les salariés La sécurisation des droits grâce à une identification unique valable auprès de tous les organismes La simplification des démarches et l assurance de la portabilité des droits La confidentialité renforcée des données en circulation, celles-ci étant moins nombreuses La Déclaration Sociale Nominative 9

10 3. La DSN, une opportunité, un facteur clé de compétitivité 3.2. Les avantages de l externalisation La DSN va transformer beaucoup d habitudes. Le remplacement progressif d une multitude de déclarations en un flux unique et, qui plus est, dématérialisé, entraîne forcément de nombreuses questions sur les conditions de son emploi et les modalités de sa mise en œuvre. Si la DSN garantie une simplification dans la gestion administrative, la transition, elle, peut se révéler plus complexe. En effet, la gestion des processus paie et les déclaratifs relatifs à vos salariés doivent être repensés dans une logique de législation mais aussi dans une logique de budgétisation et de recentralisation de vos compétences. Traiter une paie en interne coûte mensuellement entre 23 et 43 par salarié, à comparer aux 15 à 25 lorsqu'elle est externalisée. Chaque année, c est plus de 100 évolutions ou modifications réglementaires qui impactent les bulletins de paie L édition des bulletins de paie représentent 15% des activités de votre service RH Recentrez votre service RH et créez de la valeur Externaliser sa paie, c est se libérer des tâches administratives, chronophages et à faible valeur ajoutée Valoriser vos compétences RH à plus forte valeur ajoutée (gestion des carrières, formation, évaluations annuelles, etc.), qui augmenteront la satisfaction de vos employés et participeront à la performance de votre entreprise Minimisez les risques et réduisez les coûts 83% des entreprises françaises qui produisent des bulletins de paye sont faux ou erronés En externalisant, vous bénéficiez d'une garantie de fiabilité dans le traitement de la paie et du respect des échéances de déclaration et de paiement La mise en place de la DSN dans les entreprises nécessite une mise à jour des systèmes et des logiciels de paies ainsi qu une mise à niveau des compétences humaines pour gérer au mieux cette transition et cette évolution obligatoire. Une telle refonte du système de paie nécessite une anticipation de la part des entreprises. Et l enjeu est double puisque comme démontrer précédemment, la gestion de la paie représente un coût budgétaire important et diminue par ailleurs vos compétences RH. La Déclaration Sociale Nominative 10

11 4. Comment Univers Paie peut-il vous aider? 4.1. Notre expertise à votre service : Notre objectif principal est de vous aider à optimiser vos processus de gestion des Ressources Humaines. Notre philosophie : «Accompagner nos clients dans la transformation RH» Membre du groupe HR-Path, Univers Paie est spécialiste de la gestion de la paie et de l administration du personnel pour les PME françaises. Notre expérience depuis 1996, nous permet de garantir des prestations RH de haute qualité. Nous pouvons intervenir depuis l audit de votre organisation, l étude de cadrage, la conduite du changement jusqu à la mise en œuvre de votre déclaratif. Vous conseiller le système RH Optimum Un service adapté à vos objectifs d entreprise et business Un diagnostic de votre système actuel de paie et de vos solutions RH Un suivi de la qualité du service délivré tout au long de notre collaboration Vous aider à maîtriser vos coûts La production de votre paie L établissement de vos déclarations Vous accompagner avec un service adapté La veille législative et sociale proactive Un gestionnaire dédié sur le long terme Un Conseil RH en Audit Paie - RH et Formation La réversibilité de votre contrat de service La Déclaration Sociale Nominative 11

12 4. Comment Univers Paie peut-il vous aider? 4.2. Une collaboration avec l éditeur leader sur le marché des PME Le label Sage Service Bureau expert dont bénéficie Univers Paie depuis 2013 valorise notre relation avec Sage, l éditeur leader sur le marché des PME. Ce partenariat permet un accès privilégié aux nouveautés légales et une assistance technique dédiée aux professionnels de l externalisation de paie. 1 entreprise équipée sur 3 a choisi un logiciel de Paie Sage et 96 % des clients interrogés considèrent que celui-ci est adapté à leurs besoins. A moins d avoir choisi l externalisation, la DSN nécessite une adaptation du logiciel paie. Nous développons une stratégie d accompagnement pour nos clients par le biais de Webinaire périodique sur la mise en place de la DSN au sein de votre service RH. Nous sommes donc prêt pour vous accompagner et ainsi anticiper au mieux la mise en place de la DSN dont les facettes organisationnelles et techniques sont multiples. 1. La DSN, un projet novateur. 12/09/14 2. Comment mettre en place la DSN? 07/10/14 3. Présentation de l outil DSN 06/11/14 4. Les nouveautés de la DSN 13/01/15 5. Retour d expérience et témoignages clients 10/02/15 La Déclaration Sociale Nominative 12

13 5. La DSN en Bref Qu est-ce que la DSN? La Déclaration sociale nominative (DSN) est un projet majeur du «choc de simplification» initié en France pour les entreprises, qui va remplacer toutes les déclarations sociales et impacter les processus paie. Quels sont les objectifs de la DSN? Renforcer la compétitivité de l entreprise en simplifiant la complexité des formalités sociales Réduire les risques d erreur et de perte des droits pour les personnes assurées Réduire les contentieux et lutter contre la fraude Améliorer la gestion et le contrôle du système de protection sociale Quels sont les deux types de transmissions? Mensuelle : données issues de la paie Evènementielle : - Le signalement arrêt et reprise de travail suite à un arrêt maladie, maternité ou paternité - Le signalement fin de contrat de travail de plus d'un mois La DSN est à transmettre mensuellement le 5 ou le 15 du mois. La déclaration s'effectue sur un point de dépôt unique. Il s'agit de net-entreprises.fr pour le régime général et de msa.fr pour le régime agricole. Contactez-nous au ou sur La Déclaration Sociale Nominative 13

14 5. La DSN en Bref Quel est le calendrier de la DSN? La DSN devient obligatoire dès le mois de mai 2015 pour les employeurs qui ont déclaré en 2013 : Soit directement plus de 2 millions de cotisations ou contributions sociales Soit plus d 1 million pour ceux qui ont recours à un tiers déclarant (expert-comptable notamment), dès lors que ce tiers déclare pour l ensemble de son portefeuille clients un montant de plus de 10 millions d euros. Pour les autres entreprises qui emploient des salariés du secteur privé, le passage à la DSN deviendra obligatoire dès le 1 er janvier Pourquoi anticiper sa mise en place? En démarrant la DSN aujourd'hui toutes les entreprises gagnent en efficacité et en sérénité en se familiarisant avec cette nouvelle manière de communiquer les données sociales, en se basant sur les pratiques de paie qui se réapproprient les «déclarations». Anticiper le changement avant l obligation (janvier 2016), c est gagner du temps, c est installer le nouveau fonctionnement en toute sécurité. Les entreprises qui entrent dans le dispositif profitent déjà des simplifications et de la période de rodage nécessaire. NB : Même si la DSN annonce une simplification dans la gestion des déclaratifs, ce changement aura des impacts conséquents sur votre service de paie et les déclaratifs. Univers Paie vous accompagne dans le passage de la DSN, grâce à nos compétences tant humaines que techniques. Contactez-nous au ou sur La Déclaration Sociale Nominative 14