OUTIL DE SUIVI SUR LA TRANSPARENCE DES MARCHES PUBLICS AU BURKINA FASO

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1 OUTIL DE SUIVI SUR LA TRANSPARENCE DES MARCHES PUBLICS AU BURKINA FASO Avec le soutien de Janvier 2014

2 Table des matières Table des matières... 1 Sigles et abréviations... 3 Introduction... 4 Approche méthodologique... 5 Partie 1 : Cadre juridique des marchés publics, le rôle des organisations de la société civile dans la gestion des marchés publics et les procédures de passation des marchés publics... 6 Chapitre 1 : Rappel du cadre juridique des marchés publics au Burkina Faso et rôle des organisations de la société civile... 7 Section 1 : Cadre juridique des marchés publics au Burkina Faso... 7 Section 2 : Rôle des organisations de la société civile dans la gestion des marchés publics tel que décrit par la réglementation... 7 Chapitre 2 : Les procédures de passation des marchés publics... 9 Section 1 : Les procédures de droit commun : La procédure d appel d offres... 9 Section 2 : La procédure de demande de propositions Section 3 : les procédures exceptionnelles : La procédure de demande de prix : La procédure de la demande de cotation : La procédure d entente directe (le gré à gré) : l Appel d Offre Restreint (AOR) Partie 2 : Les étapes du processus de passation et de gestion des marchés publics Chapitre 1 : Les étapes de la phase de passation des marchés Section 1 : L élaboration du dossier d appel à concurrence Section 2 : Le lancement de la procédure Section 3 : La constitution de la CAM et de la Sous-commission technique Section 4 : L approbation, la publication des résultats, la signature et l entrée en vigueur : L approbation : Publication des résultats : La Signature et l approbation du marché : Notification et entrée en vigueur du marché Chapitre 2 : La mise en œuvre de la procédure d exécution de la commande publique Section 1 : La maitrise de l exécution de marché public Section 1 : Enregistrement du marché et production des garanties : Enregistrement

3 2 : Les garanties Section 2 : Obligations de l entreprise titulaire du marché Obligation d exécution personnelle Obligation d exécution dans les délais contractuels Section 3 : La réception des prestations Section 4 : Les modalités de paiement dans les marchés publics Les avances Les acomptes Le solde Section 5 : Les délais de règlement Retard dans le paiement Retard dans l exécution des prestations Partie 3 : Guide du contrôleur Chapitre 1 : Guide de vérification Section1 : les fiches d enquêtes Section 2 : La méthodologie de travail Etablissement de l échantillon Les enquêtes à réaliser Chapitre 2 : la production d un rapport Section1 : Les enseignements projetés Section 2 : L objectif pédagogique du contrôle Conclusion

4 Sigles et abréviations AOI ARMP BCEAO CAM CCAP CCAG CRD DG-CMEF DAO DAC DMP DP PV PRM QMP SCT SIMP TDR UEMOA Appel d Offres International Autorité de Régulation des Marchés Publics Banque Central des Etats de l Afrique de l Ouest Commission d Attribution des Marchés Cahier des Clauses Administratives Particulières Cahier des Clauses Administratives Générales Comité de Règlement des Différends Direction Générale du Contrôle des Marchés Publics et des Engagements Financiers Dossier d Appel d Offres Dossier d Appel à Concurrence Directeur des Marchés Publics Demande de Proposition Procès-Verbal Personne Responsable des Marchés Quotidien des Marchés Publics Sous Commission Technique Système Intégré des Marchés Publics Termes De Référence Union Economique et Monétaire Ouest Africaine 3

5 Introduction Les marchés publics sont aujourd hui un enjeu économique, stratégique et politique majeur dans le cadre du développement des pays. A travers ces derniers, l Etat et ses démembrements (collectivités territoriales, établissements publics, sociétés d Etats, etc.) réalisent des travaux ou des études et acquièrent des biens et services. Ils sont aussi un instrument de transformation du potentiel financier d un pays en infrastructures diverses, équipements socio-économiques (routes, écoles, hôpitaux, infrastructures marchandes, etc.). Les ressources consacrées aux marchés publics vont de 12 à 35% des budgets de l Etat et de ses démembrements selon une communication du CIFOEB sur les résultats de la participation de la société civile à l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP). Ces pourcentages montrent la position stratégique des marchés publics pour les différents acteurs de développement de la nation (Etat, privé et société civile). Les commandes publiques opérées par le secteur public constituent l un des éléments budgétaires de la mise en œuvre de la politique économique. Ainsi, la gestion des marchés publics préfigure la production nationale et par ricochet, la croissance économique ainsi que l emploi et la régulation de la vie sociale et politique d un pays. C est pourquoi, les marchés publics ne doivent plus être le domaine exclusif de l Etat et du secteur privé. Ils doivent surtout intégrer l ensemble des acteurs organisés d une nation dont les Organisations de la Société Civile (OSC) dans la quête du développement. Ces différents acteurs doivent intervenir dans des institutions fortes avec des règles claires respectant les critères internationalement reconnus de la bonne gouvernance. Telle est le contexte dans lequel le CIFOEB a commandité l élaboration d un outil de suivi sur la transparence par les organisations de la société civile (OSC) au niveau des marchés publics. L objectif général de la consultation est d élaborer un outil de suivi sur la transparence des marchés publics qui puisse faciliter le contrôle citoyen du processus de gestion des marchés publics par les OSC au Burkina Faso. Le présent document structuré en trois (03) parties retrace les résultats de la consultation. - La première partie porte sur le cadre juridique des marchés publics, le rôle des organisations de la société civile dans la gestion des marchés publics et les procédures de passation des marchés publics ; - la deuxième partie a trait aux étapes du processus de passation et de gestion des marchés publics et à la mise en œuvre de la procédure d exécution de la commande publique - Et enfin la troisième partie fait référence au guide du contrôleur 4

6 Approche méthodologique La méthodologie de travail a d abord consisté à collecter les textes nationaux et communautaires qui régissent les marchés publics au Burkina Faso. Ensuite, une prospection a été faite du côté des autres pays de la sous-région pour s informer de la pratique des organisations de la société civile dans le contrôle citoyen des marchés publics. Les conclusions de cette prospection montrent que c est au niveau du Benin et du Mali et en milieu décentralisé qu on trouve, un rôle plus précis de certaines organisations de la société civile. Au Benin par exemple, la Loi N du 15 janvier 1999 portant organisation des communes en république du Benin et le décret du 15 octobre 2001 fixant le cadre général du règlement du Conseil municipal retiennent que la commune est l expression de la décentralisation et le lieu privilégié de la participation à la gestion des affaires publiques locales et que les indicateurs de la participation du citoyen à la vie de la commune s apprécient à travers des dispositifs d information du public, l accès aux documents administratifs et l implication dans les affaires locales. Les documents administratifs pouvant être consultés sur place, les organisations de la société civile s informent et font circuler l information sur la gestion des communes. Pour les besoins de la consultation, une analyse des textes collectés a été réalisée afin de mettre en exergue le rôle des organisations de la société civile. En outre, les différentes étapes de la procédure de passation des marchés ont été définies avec au préalable la définition des différentes procédures de passation des marchés en vigueur au Burkina Faso. Enfin des fiches de vérification sous forme de questionnaire ont été proposées. Celles-ci vont permettre de suivre chaque marché pris individuellement. 5

7 Partie 1 : Cadre juridique des marchés publics, le rôle des organisations de la société civile dans la gestion des marchés publics et les procédures de passation des marchés publics 6

8 Chapitre 1 : Rappel du cadre juridique des marchés publics au Burkina Faso et rôle des organisations de la société civile Section 1 : Cadre juridique des marchés publics au Burkina Faso Le cadre réglementaire des marchés publics au Burkina Faso est composé des décrets, des arrêtés et quelques circulaires. Il s agit du : - décret /PRES/PM/ME du 16 avril 2008 portant réglementation générale des marchés publics et des délégations de service public ; - décret du 02 mars 2012 /PES/PM/MEF du 2 mars 2012 modifiant le décret 2008 du 16 avril 2008 portant réglementation générale des marchés publics et des délégations de service public, - du décret /PRES/PM/MFB du 9 mai 2007 portant création organisation attribution et fonctionnement de l Autorité de Régulation des Marchés Publics ; - du décret /PRES/PM/MEF du 24 décembre 2009 portant organisation, attributions et fonctionnement de l Autorité de Régulation des Marchés Publics. Les arrêtés ainsi que les circulaires sont nombreuses et éparses. Ils se consacrent soit à préciser l application d une disposition des décrets cités, soit à préciser d avantage les conditions d application desdits textes 1. Après analyse des textes qui régissent les marchés publics au Burkina Faso, il ressort que les organisations de la société civile jouent un rôle dans le processus de gestion des marchés publics. Dans le décret /PRES/PM/MEF du 16 avril 2008 portant règlementation générale des marchés publics et des délégations de service public, aucune disposition ne consacre le rôle des organisations de la société civile dans le processus de gestion des marchés publics. Toutefois, le seul texte qui évoque le rôle de la société civile dans la gestion des marchés publics est le décret /PRES/PM/MEF du 24 décembre 2009 portant attributions, organisation et fonctionnement de l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP). Section 2 : Rôle des organisations de la société civile dans la gestion des marchés publics tel que décrit par la réglementation Les textes en vigueur régissant les marchés publics au Burkina Faso font remarquer que les organisations de la société civile jouent un rôle dans le processus de gestion des marchés publics à travers leur participation au Conseil de régulation de l Autorité de régulation des marchés publics. Même si le décret /PRES/PM/MEF du 16 avril 2008 portant règlementation générale des marchés publics et des délégations de service public ne prévoit aucune disposition qui 1 7

9 consacre le rôle des organisations de la société civile dans le processus de gestion des marchés publics comme signifié plus haut, force est de constater que seul le décret /portant organisation, attribution et fonctionnement de l Autorité de régulation des marchés publics évoque le rôle de la société civile en matière de gestion des marchés publics. En effet, l article 8 du décret /PRES/PM/MEF du 24 décembre 2009 portant attributions, organisation et fonctionnement de l Autorité de régulation des marchés publics stipule que «le Conseil de régulation est une composition tripartite et paritaire de représentants de l administration publique, du secteur privé et de la société civile ( ). Au titre de la société civile, font parties trois représentants des organisations et associations œuvrant dans les domaines de la bonne gouvernance et de la lutte contre la corruption et un représentant des associations des municipalités du Burkina Faso». Les missions de l ARMP telles que ressorties dans le décret portant organisation, attribution et fonctionnement de l Autorité de régulation des marchés publics sont : - la définition des politiques, - la formation et l information des acteurs, - le maintien du système d information, - l audit et l évaluation du système, - le règlement non juridictionnel et la discipline ; l on peut en conclure que les organisations de la société civile sont impliquées dans le processus de gestion des marchés publics. Toutefois, le rôle de la société civile dans le processus de gestion des marchés publics reste insuffisant, vu les nombreuses difficultés qui subsistent tant dans la phase de passation des marchés publics que dans la phase d exécution des dits marchés. En effet, dans la phase de passation, chaque année, le Comité de règlement des différends reçoit des centaines de plaintes. En 2012, le nombre de plaintes connues par le CRD s élevait à 669 auxquels il faut ajouter 15 dénonciations. Dans un bon nombre de ces cas, ce sont les comportements des hommes qui conduisent le processus qui est remis en cause ; soit les candidats ou les soumissionnaires tentent d utiliser des faux documents pour obtenir les marchés, soit ce sont les agents publics qui tentent d influer la procédure pour favoriser certains candidats. Alors, une réflexion s impose pour plaider au renforcement du rôle des organisations de la société civile pour plus de transparence dans la phase de passation des marchés publics. 8

10 Chapitre 2 : Les procédures de passation des marchés publics La réglementation des marchés publics et des délégations de service a institué cinq (5) procédures de passation des marchés publics. Ce sont : - l appel d offres, - la demande de proposition, - la demande prix, - la demande de cotation, - l entente directe. Ces procédures sont regroupées en deux grands types de procédures que sont les procédures de droit commun et les procédures exceptionnelles. Section 1 : Les procédures de droit commun Les procédures de droit commun sont l appel d offres et la demande de proposition. 1 : La procédure d appel d offres Il y a deux principales formes d appel d offres qui sont l appel d offres ouvert et l appel d offres restreint. L appel d offres restreint ne concerne qu un nombre limité de fournisseurs choisis en fonction de leur compétence et de la spécificité de leur domaine. Elle est considérée comme une procédure exceptionnelle. Exemple : Commande de carburant pour les besoins d une administration déconcentrée sur l ensemble du territoire. Selon l article 58 du décret , l appel d offres ouvert est la procédure par laquelle l autorité contractante choisit l offre évaluée économiquement la plus avantageuse, sans négociation, sur la base des critères préalablement portés à la connaissance des candidats dans le dossier d appel d offres. Cette procédure est utilisée pour la conclusion des marchés de travaux, de fournitures et d équipement et aussi de service courant. Elle est en principe utilisée lorsque le montant prévisionnel du marché est supérieur ou égal à vingt millions ( ) de Francs CFA TTC. Aussi l appel d offres ouvert est-elle la procédure qui permet à tout soumissionnaire de déposer une offre, lorsqu il n est pas frappé d une interdiction. Exemple : Achat de fournitures de bureau L appel d offres ouvert comporte trois (03) variantes que sont : - l appel d offres ouvert direct, - l appel d offres ouvert en deux (02) étapes, - l appel ouvert précédé d une pré-qualification. 9

11 Encadré sur les différents types d appel d offres ouvert 1. L appel d offres ouvert direct La procédure de mise en œuvre est la suivante : 1.1 La publication d un avis d appel d offres Cette publication est faite par la personne Responsable des Marchés (PRM) ou le Directeur des Marchés Publics (DMP) dans le quotidien des marchés publics et dans un journal de large diffusion. A la suite de cette publication, il est laissé aux candidats intéressés un délai minimal de 30 ou 45 jours selon le seuil pour préparer leurs offres techniques et financières conformément au contenu du Dossier d Appel d Offres (DAO). 1.2 La sélection Elle est faite sur la base d un dossier de consultation, un dossier d appel à concurrence comportant l avis d appel d offres, les instructions aux candidats, les Données Particulières de l appel d Offres (DPAO), les différents cahiers de charges et le projet du marché qui a été adressé aux candidats intéressés. 2. L appel d offres ouvert en deux étapes Il est utilisé en cas de marché d une grande complexité ou lorsque l autorité contractante souhaite faire son choix sur la base de critères de performance et non de spécifications techniques détaillées. La procédure de mise en œuvre est pratiquement identique à celle de l appel d offres ouvert direct à la différence qu ici, suite à l avis publié ; les deux étapes suivantes sont de règle. D abord, les candidats sont invités à remettre des propositions techniques, sans identification de prix, sur la base de principes généraux de conception ou de normes de performances, et sous réserve de précisions et d ajustement ultérieurs d ordre technique et commercial. Ensuite, à la seconde étape, les soumissionnaires qui ont satisfait au minimum acceptable de critères de qualification sont invités à présenter des propositions techniques définitives assorties de prix, sur la base du dossier d appel d offres préalablement élaboré par l autorité contractante. Le recours à l appel d offre à deux étapes est soumis à l autorisation de la Direction Générale du Contrôle des Marchés publics et des Engagements Financiers (DG-CMEF). 3. L appel d offres ouvert précédé d une pré-qualification La différence avec l appel d offres en deux étapes réside ici dans le fait que la procédure commence avec un avis de pré-qualification, publié dans les mêmes conditions que l avis d appel d offres. A la suite de la préqualification, une liste restreinte de candidats est arrêtée par la Commission d Attribution des Marchés (CAM) conformément aux critères définis dans l avis de pré-qualification. Une fois, les candidats préqualifiés connus, le reste de la procédure se déroule comme un appel d offres en deux étapes. 2 : La procédure de demande de propositions C est la procédure de droit commun pour la sélection des consultants dans le domaine de la prestation intellectuelle. C est la procédure qui permet à l administration de choisir la meilleure proposition dans le domaine des prestations intellectuelles par une évaluation en deux étapes : une évaluation technique et une évaluation financière. Que renferme la prestation intellectuelle? La prestation intellectuelle recouvre les activités qui ont pour objet des prestations à caractère principalement intellectuel, dont l élément prédominant n est pas physiquement quantifiable. On peut citer les études, le suivi-contrôle, etc. Il inclut également les services d assistance informatique et de maîtrise d ouvrage délégué. 10

12 Encadré sur les procédés de mise en œuvre des procédures de demande de propositions : 1. Publication d un avis à manifestation d intérêt La PRM ou le DMP publie dans le quotidien des marchés et dans un journal de large diffusion, un avis à manifestation d expression d intérêt. A la suite de cette publication, les candidats disposent en général d au moins deux (02) semaines pour préparer leurs lettres d intention. La lettre est accompagnée de documents présentant le candidat ainsi que les marchés similaires requis dans l avis. 2. La liste restreinte établie à l issue de la présélection La CAM arrête la liste restreinte sur la base des critères prévus dans l avis. Le nombre de consultants à présélectionner n est pas limité par la réglementation. La liste des consultants présélectionnés est publiée dans le quotidien des marchés publics 3. Sélection du consultant Après la phase de présélection, la PRM ou le DMP élabore un dossier de demande de proposition (DP), comportant des termes de référence, la lettre d invitation qui indiquent les critères de sélection et leur mode d application détaillé et le projet de marché qui est adressé aux consultants présélectionnés qui sont invités à faire une proposition technique et financière. Section 2 : les procédures exceptionnelles Elles concernent l Appel d Offres Restreint (AOR), la Demande de Prix (DP), la Demande de Cotation (DC) et l Entente Directe (ED) 1 : La procédure de demande de prix C est la procédure qui est prévue pour être utilisée lorsque le montant prévisionnel du marché est supérieur ou égal à cinq millions ( ) et strictement inférieur à vingt millions ( ) Francs CFA. Cette procédure s applique aux marchés de travaux, de fournitures et d équipement et de services courants. Concernant la mise en œuvre de cette procédure, le dossier d appel à concurrence appelé encore dossier de demande de prix est préparé par le gestionnaire de crédits et comporte le descriptif technique des besoins à satisfaire dans les mêmes conditions que le dossier d appel d offres. Le dossier est soumis au président de la CAM pour observations et signature. Ensuite, il y a la publication de l avis d appel à la concurrence dans le quotidien des marchés publics et un délai de dix (10) jours calendaires est accordé aux candidats pour le dépôt de leurs offres. Les résultats de l attribution sont publiés dans le quotidien des marchés publics. 2 : La procédure de la demande de cotation Cette procédure est utilisée pour la passation de marchés dont le montant estimatif est strictement inférieur à cinq ( ) de Francs CFA TTC. 11

13 Pour sa mise en œuvre, le gestionnaire de crédits consulte et établit une liste d au moins trois (03) prestataires en règle vis-à-vis de l administration. La liste est transmise à la PRM ou au DMP qui peut la compléter. Les soumissionnaires consultés doivent transmettre leurs factures pro-forma sous plis fermés. L évaluation est faite par trois (03) personnes que sont le gestionnaire de crédits, la personne responsable des marchés et un représentant du service bénéficiaire. Les résultats ne sont pas publiés dans le QMP mais ils sont notifiés aux prestataires ayant participé à la demande de cotation. 3 : La procédure d entente directe (le gré à gré) C est la procédure exceptionnelle par excellence. L autorité contractante contacte le prestataire de son choix et passe le marché avec ce dernier. Il faut noter que le prestataire consulté doit être en règle vis-à-vis de l administration et doit ni être exclu à la participation à la commande publique ni être défaillant. Un certain nombre de conditions sont prévues par la règlementation pour l utilisation de la procédure d entente directe. Ces conditions ressortent à l article 71 du décret modifié (Décret n /PRES/PM/MEF du 2 mars 2012 portant règlementation générale des marchés publics et des délégations de service public). Cette procédure se passe en dehors de toute publicité et de mise en concurrence. Les circonstances à l origine du recours à l entente directe sont : - l extrême urgence pour les travaux, fournitures ou services que l autorité contractante doit faire exécuter en lieu et place de l entrepreneur défaillant ; - l urgence impérieuse motivée par des circonstances imprévisibles ou de cas de force majeure ne permettant pas de respecter les délais prévus par la règlementation ; - la situation où les besoins ne peuvent être satisfaits que par une prestation nécessitant l emploi d un brevet d invention, d une licence ou de droit exclusifs détenus par un seul entrepreneur ; - la situation où le marché ne peut être confié qu à un prestataire déterminé pour des raisons techniques ou s il y a une nécessité de continuer avec le même prestataire ou pour des raisons artistiques ; - lorsque le prestataire requiert la sélection d un consultant particulier en raison de sa qualification unique ou de la nécessité de continuer avec le même prestataire ; - lorsque les prix unitaires des biens sont règlementés ou font l objet d une tarification et que le montant du contrat est inférieur à deux cent cinquante millions ( ) de Francs CFA. Les circonstances telles que ci-dessus décrites ne sont pas cumulatives, la survenance d une seule condition suffit à justifier l utilisation de la procédure de gré à gré. 12

14 4 : l Appel d Offre Restreint (AOR) Dans cette procédure, seuls les candidats consultés préalablement peuvent déposer une offre. Ils doivent être au minimum au nombre de trois (03). Les conditions requises sont que les biens, travaux ou services demandés de par leur nature spécialisée, ne doivent être disponibles qu auprès d un nombre limité de fournisseurs. De même, pour les acquisitions de certains types de biens notamment les biens de production locale, de fabrication locale ou artisanale, il peut être recouru à la consultation restreinte. Les entreprises sont consultées au regard de leurs références techniques et de la spécificité des prestations sollicitées. Le recours à cette procédure doit être motivée et soumis à l autorisation de la DGCMEF. L évaluation des offres et l attribution du marché se passe comme dans le cas de l appel ouvert. 13

15 Partie 2 : Les étapes du processus de passation et de gestion des marchés publics Pour bien cerner la démarche, il convient de séparer la phase de la passation de l exécution des marchés étant entendu que le respect de la transparence n obéit pas aux mêmes règles. 14

16 Chapitre 1 : Les étapes de la phase de passation des marchés Le processus de passation d un marché public est ponctué par plusieurs étapes. - l élaboration du Dossier d Appel à la Concurrence (DAC) ; - le lancement de la procédure ; - la constitution des membres de la CAM ; - l ouverture des offres et la constitution de la sous-commission technique ; - l évaluation des offres par la Sous-Commission Technique (SCT) et la production d un rapport d analyse des offres ; - la délibération de la CAM pour désigner l attributaire ; - l approbation des travaux de la CAM par l autorité d approbation ; - la publication des résultats provisoires ; - la signature du marché. A chacune de ces étapes, il est nécessaire que le principe de la transparence soit respecté. Mais qu entend-on par transparence? Définition de la transparence La transparence dans les marchés publics signifie une instauration de la concurrence grâce à la publicité faite pour attirer les soumissionnaires qui pourront également savoir sur quelle base ils seront jugés, et le cas échéant, défendre leurs droits et intérêts. La transparence est un facteur qui encourage la régularité et la loyauté dans la passation des marchés publics. Une autre conséquence du principe de transparence est l'obligation qui est faite à l autorité contractante d'établir des règles précises et liées à chaque marché particulier mis en concurrence. Au cours de toute la procédure, celles-ci devront rester stables et ne pas être modifiées. Dans cette optique, l autorité contractante informera des différentes étapes de la procédure, du contenu de chacune d'elles, et surtout fournira toutes les indications nécessaires aux soumissionnaires pour qu'ils puissent présenter une offre valable et répondant à ses exigences et souhaits. En résumé, le principe de la transparence doit être entendu dans le cadre de cette étude comme étant la publicité et disponibilité de l information aux soumissionnaires et candidats, la non-discrimination entre ceux-ci, le libre accès aux marchés publics. Section 1 : L élaboration du dossier d appel à concurrence (DAC) L élaboration du DAC incombe au gestionnaire des crédits et à la PRM ou DMP. L élaboration consiste à renseigner les pièces du dossier type correspondant pour se conformer à son besoin. Les documents à renseigner sont l avis d appel à concurrence, les données particulières de l appel d offres, les spécifications ou prescriptions techniques selon le marché projeté, la détermination du chiffre d affaire minimum, la ligne de crédit, la garantie de soumission, la précision des critères d évaluation. 15

17 A l élaboration du dossier, les personnes en charge doivent respecter le principe de la transparence. Un dossier d appel à concurrence qui ne comporterait pas les pièces cidessus citées bien renseignées, n est pas transparent. En effet, ce sont lesdites pièces qui organisent la concurrence. Section 2 : Le lancement de la procédure Le lancement de la procédure s entend par la publication de l avis d appel à concurrence. L avis doit indiquer le nom de l autorité contractante, la source de financement, la date et le lieu exact de dépôt des offres. Un délai de 10 (Demande de prix), 30 (appel d offres national) ou 45 (appel d offres communautaire) jours est accordé aux candidats pour soumissionner Aussi, à partir du jour de la publication de l avis, le dossier d appel à concurrence doit être disponible chez l autorité contractante. Une procédure d appel à concurrence qui ne comporterait pas un avis bien renseigné et publié dans le quotidien des marchés publics ou dans un journal de large diffusion n est pas transparente. Section 3 : La constitution de la CAM et de la Sous-commission technique Dans les procédures de droit commun, l autorité contractante doit obligatoirement constituer une Commission d Attribution des Marchés et une sous-commission technique chargée de l ouverture des plis, de l analyse des offres et de la délibération en vue de désigner l attributaire provisoire. Concernant la CAM, elle est chargée de l ouverture des plis au lieu et à la date indiqués dans l avis d appel à concurrence. L ouverture est faite en séance publique c est-à-dire en présence des soumissionnaires ou leurs représentants qui souhaitent y assister. Le président de la CAM donne lecture à haute et intelligible voix, des différentes pièces de chaque offre. La CAM constate la présence des échantillons le cas échéant. Aucune offre n est écartée à cette étape. La CAM constate les offres parvenues hors délai. Elle dresse un procès-verbal qui est signé séance tenante. Les soumissionnaires qui le souhaite peuvent obtenir une copie du Procès-Verbal (PV) d ouverture et cela sur demande adressée au président de la CAM. A la séance d ouverture, aucun quorum n est exigé pour la tenue des travaux de la CAM. Une ouverture qui se tient sans les soumissionnaires qui souhaitent pourtant y assister n est pas transparente. Une ouverture qui n est pas faite par les membres statutaires prévus par la réglementation est irrégulière. Quant à la sous-commission technique, elle est mise en place par la CAM. Les personnes qui peuvent être membres de la sous-commission technique le sont intuitu personae. Elles ont été 16

18 nommées par arrêté du MEF. L autorité contractante choisit sur la liste, les membres de la sous-commission technique. Une analyse des offres qui est faite par d autres personnes autres que celles qui figurent sur l arrêté, est irrégulière. La sous-commission technique doit respecter les critères décrits dans les données particulières de l appel d offres. Après que l analyse soit effectuée par la SCT, la CAM se réunit à nouveau pour délibérer. Cette délibération doit prendre en compte le rapport de la SCT. Les délibérations de la CAM sont conditionnées à la présence d au moins 2/3 de ses membres. Après la délibération, la CAM dresse un PV de délibération dans lequel, elle mentionne l attributaire provisoire du marché, les soumissionnaires non retenus ainsi que les motifs pour lesquels ils n ont pas été retenus. Le président de la CAM dresse une synthèse des résultats pour les besoins de la publication dans le quotidien des marchés publics. Section 4 : L approbation, la publication des résultats, la signature et l entrée en vigueur 1 : L approbation Les travaux de la CAM sont approuvés, (confère art. 110 à 112 du code des marchés publics) Les propositions d attribution des contrats formulées par la CAM sont d abord soumises à l approbation de l autorité compétente. Qui doit confirmer ou non la proposition des travaux de la CAM? Niveau central Le conseil des Ministres pour les contrats dont le montant est supérieur à un milliard ( ) de FCFA ; Le Ministre en charge du budget pour les contrats dont le montant est inférieur à un milliard ( ) de FCFA. Niveau déconcentré ou décentralisé Le gouverneur et président du conseil régional respectivement pour les marchés de la région financés sur les crédits délégués de l Etat et pour ceux financés sur les crédits de la région ou du Conseil régional. Le montant seuil est défini par le conseil régional ; Le conseil régional lorsque le président du conseil et la commission d attribution des marchés ne s accordent pas sur la proposition faite ; Le Haut-commissaire pour les marchés de la province financés sur crédits délégués de l Etat ; 17

19 Maire ou Conseil municipal selon le seuil défini par une délibération du conseil municipal et en cas de désaccord, c est le conseil municipal qui a compétence pour délibérer ; Le conseil d administration ou le Président du Conseil pour les marchés des EPE et sociétés à capitaux publics de l Etat ; le seuil est déterminé par le Conseil d administration. 2 : Publication des résultats Après approbation, les résultats des travaux de la CAM sont publiés dans le Quotidien des marchés publics. Il s agit bien de publier les résultats provisoires et non définitifs dont l objectif est de susciter d éventuelles contestations desdits résultats de la part d un candidat ou de plusieurs candidats. Les candidats disposent de cinq (5) jours pour déposer leurs plaintes devant le Comité de Règlement des Différends (CRD) de l ARMP. La saisine du CRD entraîne la suspension de la procédure. L autorité contractante notifie l attribution du marché, dans le délai de validité des offres défini dans le DAO ou dans la DP, au soumissionnaire dont l offre est évaluée économiquement la plus avantageuse. Les autres soumissionnaires non retenus sont informés du rejet de leur offre. Leur caution leur est restituée dans les délais requis et le soumissionnaire retenu devra constituer un cautionnement définitif pour la réalisation de la prestation. En effet, au cas où un candidat souhaite connaître les motifs du rejet de son offre, il doit écrire au président de la CAM. Ce dernier doit lui communiquer sous sept (7) jours les motifs du rejet. Ce droit est aussi reconnu à tout candidat non retenu dans le cadre d une procédure de pré qualification. 3 : La Signature et l approbation du marché Après validation de la procédure de sélection par l approbation des travaux, le marché est signé par l autorité contractante et l attributaire. D abord, le projet de contrat est préparé par l administrateur de crédits en collaboration avec le service utilisateur et le service technique. C est à ce moment que le marché est immatriculé. En effet, les marchés sont immatriculés par les administrateurs de crédits de l Etat et des autres organismes publics selon un code d immatriculation 2. L immatriculation tient compte des éléments d identification ci-après : l entité contractante ; la nature du contrat ; la source de financement ; 2 Voir arrêté n /MEF/CAB portant modalités d immatriculation des marchés publics). 18

20 le mode de passation ; l année correspondant à la gestion budgétaire concernée ; le numéro chronologique. Ensuite, le contrat est signé par les parties (attributaire d abord, autorité contractante ensuite). Pour l attributaire, il est signé par la personne habilitée à engager juridiquement l entreprise retenue. Pour l autorité contractante, il est signé par les personnes compétentes pour l engager (Ministre, Président d institution, Président du Conseil régional, Gouverneur, Hautcommissaire, Maire, Préfet, directeur, autorité délégataire, Président de conseil d administration, Président de conseil régional). Après signature du marché par les parties au contrat, il est soumis à l avis de l entité administrative chargée du contrôle à priori des marchés publics. Ensuite, il est soumis au visa du contrôle financier puis à l approbation de l ordonnateur du budget concerné. S agissant du visa, il faut souligner que tous les contrats de commande publique doivent être obligatoirement soumis au visa du contrôle financier sur présentation des pièces justificatives relatives à la régularité de la procédure. Il s agit des pièces ci-après : - le PV de dépouillement ; - le rapport d analyse ; - le PV de délibération ; - la preuve de la publication des résultats dans le QMP. Pour les contrats conclus par la procédure d entente directe (gré à gré), l autorité contractante est tenue de produire l autorisation pour la conclusion desdits contrats par le ministre chargé du budget. Le refus de visa ou d approbation ne peut intervenir qu en cas d absence ou d insuffisance de crédits, ou en cas de non-respect du délai de validité des offres. En ce qui concerne l approbation, et conformément aux dispositions de l arrêté n /MEF/CAB portant délégation de signature aux ministres et aux présidents d institutions, administrateurs de crédits, les autorités approbatrices des marchés sont les suivantes : les contrats d un montant inférieur à cinquante millions ( ) FCFA TTC sont approuvés par les Ministres et les Présidents d institution qui sont les administrateurs de crédits, les contrats conclus suite aux travaux de la Commission Régionale d Attribution des Marchés (CRAM) par les projets et programmes de développement ou sur les crédits délégués de l Etat aux directions régionales, sont approuvés par le Gouverneur de région, les contrats similaires conclus suite aux travaux de la Commission Provinciale d Attribution des Marchés (CPAM) sur crédits délégués de l Etat par les directions régionales et les districts sanitaires, sont approuvés par le Haut-commissaire territorialement compétent. 19

21 4 : Notification et entrée en vigueur du marché Une fois signé par toutes les parties, le marché est notifié au titulaire. La notification consiste en un envoi du marché approuvé au titulaire avant toute exécution et ce dans un délai de sept (7) jours calendaires suivant la date d approbation. Après notification du marché approuvé, le titulaire procède à l accomplissement des formalités d enregistrement et de timbre. Le marché entre en vigueur dès son approbation par l autorité compétente. L entrée en vigueur marque le début des obligations contractuelles. Toutefois en pratique, seul l ordre de service indique le début d exécution faisant courir le délai fixé pour la réalisation des prestations. La transparence à cette étape consiste en la publication des résultats provisoires dans le quotidien des marchés publics. L absence de publication est une inobservation du principe de transparence. 20

22 Chapitre 2 : La mise en œuvre de la procédure d exécution de la commande publique La maitrise de l exécution des marchés publics L enregistrement du marché, la mise en place des garanties exigées, la notification de l ordre de service de commencer, les incidents, les avenants, la réception des prestations et le paiement du prix concourent à l exécution d un marché. Section 1 : Enregistrement du marché et production des garanties 1 : Enregistrement Les marchés publics, à l exception de ceux dont le montant est inférieur à un (1) million FCFA, doivent faire l objet d enregistrement auprès des services des impôts compétents (normalement à la division fiscale de rattachement de chaque entreprise). L enregistrement doit se faire dans le délai d un (1) mois à compter de la notification de l ordre de service fixant la date de commencement de la prestation. L enregistrement est à la charge du titulaire du marché. 2 : Les garanties Elles sont de deux (02) ordres : financières et techniques 2 1 Les garanties financières (art. 119 à 121 du code des marchés publics) La garantie d offre ou garantie de soumission L exigence de la garantie de soumission permet de mesurer le sérieux des candidats aux marchés publics et leur capacité à exécuter un marché. Elle vise précisément à dédommager forfaitairement l autorité contractante au cas où : le soumissionnaire retire son offre pendant la période de validité de celle-ci ; le soumissionnaire, étant déclaré attributaire ne signe pas le marché qui lui est proposé aux conditions de la soumission; le soumissionnaire, étant déclaré attributaire, ne fournit pas dans le délai prescrit la garantie de bonne exécution requise. Elle peut prendre la forme d un cautionnement ou d une garantie autonome. Elle peut être constituée auprès d un établissement bancaire, un établissement financier agréé ou une mutuelle de micro finance. Elle peut être faite également sous forme de dépôt d une somme d argent. Le montant est fixé dans les DPAO. La garantie est constituée à la soumission de l offre dont elle fait partie. La garantie de soumission est valable pendant 30 jours calendaires au moins après le délai de validité de l'offre. 21

23 La garantie de soumission n est soumise à aucune condition. Elle est impérative, irrévocable et définitive. En cas de saisie, elle est payable sur simple demande du bénéficiaire, c est-à-dire de l autorité contractante (ou son représentant) et précisément à la demande de la PRM. La garantie de soumission est libérée à l expiration du délai de validité des offres ou aussitôt après constitution de la garantie de bonne exécution pour le soumissionnaire retenu. La garantie de soumission du soumissionnaire qui aura obtenu le marché ne sera libérée qu après signature du marché et à la remise de la garantie de bonne exécution. La garantie de soumission peut être saisie par la PRM ou le DMP dans les cas suivants si le soumissionnaire : retire son offre pendant le délai de validité de son offre qu il aura spécifié sur sa soumission; refuse la correction du montant de son offre; manque à son obligation de signer le marché ; manque à son obligation de déposer le cautionnement de bonne exécution La garantie définitive ou garantie de bonne exécution L exigence d une telle garantie tient au fait qu elle permet de rassurer l autorité contractante contre le risque de ne pas voir aboutir la réalisation d une prestation conforme aux spécifications ou descriptifs techniques et administratives. Elle peut prendre la forme d un cautionnement ou d une garantie autonome. Elle peut être constituée auprès d un établissement bancaire, un établissement financier agréé ou une mutuelle de micro finance. Elle peut être faite également sous forme de dépôt d une somme d argent. Elle représente cinq pour cent (5%) de la valeur totale du marché. Elle est établie conformément au modèle de garantie de bonne exécution incluse dans le DAO. Elle est constituée dans un délai de trente (30) jours calendaires maximum après la notification de l approbation du marché. Elle est valable jusqu à la date de la réception provisoire et de celle de constitution de la garantie du parfait achèvement s il y a lieu. La garantie de soumission n est soumise à aucune condition. Elle est impérative, irrévocable et définitive. En cas de saisie, elle est payable sur simple demande du bénéficiaire, c est-à-dire de l autorité contractante (ou son représentant) et précisément à la demande de la PRM. La demande de paiement peut émaner également ici du gestionnaire de crédits. La garantie définitive ou garantie de bonne exécution est libérée dans le délai d un mois suivant le début du délai de garantie de parfait achèvement ou, si le marché ne comporte pas un tel délai, immédiatement suivant la réception provisoire des travaux et à la réception unique des fournitures et services courants. Elle peut être saisie par la PRM ou le DMP dans les cas suivants : défaut de l exécution complète et parfaite de la prestation convenue. défaut de constitution de la garantie du parfait achèvement dans le cas où le marché prévoit un délai de garantie. 22

24 2 1 3 Retenue de garantie ou garantie de parfait achèvement La retenue de garantie vise à protéger l autorité contractante des difficultés qu elle risquerait d éprouver si, pendant la période de garantie, des interventions étaient rendues nécessaires et que l entrepreneur fasse des difficultés pour les exécuter. Elle est constituée si le marché prévoit un délai de garantie. Exemple pour les marchés de travaux (bâtiments, ponts etc.) et les équipements (ordinateurs, tables banc etc.). Elle peut prendre la forme d un cautionnement ou d une garantie autonome. Elle est constituée auprès d un établissement bancaire, un établissement financier agréé ou une mutuelle de micro finance. Elle peut être faite également sous forme de dépôt d une somme d argent. Elle représente cinq pour cent (5%) au plus du montant du marché augmenté du montant de ses avenants. Elle est constituée dès la réception provisoire de la prestation. Elle est valable jusqu à la réception définitive de l ouvrage ou du bien. La garantie de soumission n est soumise à aucune condition. Elle est impérative, irrévocable et définitive. En cas de saisie pour défaut de réparation des vices et anomalies constatés à la réception définitive, elle est payable sur simple demande du bénéficiaire, c est-à-dire de l autorité contractante (ou son représentant) et précisément à la demande de la PRM. Elle est libérée dès la présentation du procès-verbal de réception définitive Garantie de remboursement de l avance À travers l exigence de cette caution, l autorité contractante s assure que l avance qu elle a consentie pour le démarrage des prestations, sera effectivement remboursée par le titulaire du marché. Elle peut être demandée si le titulaire du marché bénéficie d une avance de démarrage. Elle peut prendre la forme d un cautionnement ou d une garantie autonome. Elle est constituée auprès d un établissement bancaire, un établissement financier agréé ou une mutuelle de micro finance. Elle peut être faite également sous forme de dépôt d une somme d argent. Elle correspond au montant de l avance reçue du maître d ouvrage. Elle est constituée avant le paiement de l avance par l autorité contractante. Elle reste valable jusqu à ce que le maître d ouvrage reçoive la totalité du remboursement de l avance. La garantie de remboursement de l avance n est soumise à aucune condition. Elle est impérative, irrévocable et définitive. En cas de saisie pour non remboursement des avances reçues du maître d ouvrage, elle est payable sur simple demande du bénéficiaire, c est-à-dire de l autorité contractante (ou son représentant) et précisément à la demande de la PRM. Elle est libérée au fur et à mesure que les avances sont effectivement remboursées par prélèvement sur les acomptes Garantie de restitution de matériels L institution de cette caution se justifie par un souci de précaution prise par l autorité contractante dans la restitution des matériels remis au titulaire du marché. 23

25 Elle est constituée lorsque l autorité contractante remet du matériel au prestataire pour la réalisation du marché. L autorité contractante doit exiger dans ce cas, une assurance contre les dommages que pourraient subir les matériels, machines et outillages remis. Il peut être également prévu dans le CCAP, des pénalités pour retard imputable au titulaire dans la restitution ou la représentation des matériels, machines, outillages sauf cas de force majeure (confère art. 123 du code des marchés publics). Elle peut prendre la forme d un cautionnement ou d une garantie autonome. Elle est constituée auprès d un établissement bancaire, un établissement financier agréé ou une mutuelle de micro finance. Elle peut être faite également sous forme de dépôt d une somme d argent. Elle peut également prendre la forme d une lettre de garantie telle que prévue par l acte uniforme révisé du 15 décembre 2010 portant organisation des sûretés. Elle est fixée dans le Cahier des Clause Administratives Particulières (CCAP). Elle est constituée au plus tard à la date de remise du matériel par l autorité contractante. Elle est valable jusqu à qu à la restitution du matériel remis. La garantie de restitution de matériels n est soumise à aucune condition. Elle est impérative, irrévocable et définitive. En cas de saisie pour défaut de restitution du matériel reçu, elle est payable sur simple demande du bénéficiaire, c est-à-dire de l autorité contractante (ou son représentant) et précisément à la demande de la PRM. Elle est libérée à la restitution du matériel remis constaté par un PV de restitution 2 2 Garanties techniques Les garanties techniques 3 ne sont pas très usitées dans la pratique de la commande publique au Burkina Faso. Au demeurant, la réglementation reste quelque peu lacunaire sur ce sujet. En effet, elle dispose que des garanties techniques peuvent être prévues par les cahiers de charge. Ces cahiers précisent la nature et la durée de ces garanties en fonction des prestations. Elles se rencontrent en général dans le cadre des marchés d équipements. L article 45 du CCAG relatif aux fournitures et services courants dispose que le titulaire garantit que tous les équipements sont neufs et exemptes de vices résultant de leur conception, des matériaux utilisés ou de leur ouvraison, sauf dans le cas où la conception et/ou les matériaux sont imposés par les spécifications, ou de vices résultant d'un acte ou d'une omission et susceptibles d'apparaître lors de l'utilisation des équipements dans les conditions qui prévalent au Burkina Faso. Toujours selon cet article et sauf dispositions contraires du C.C.A.P., cette garantie demeure valable, selon la nature des équipements, au plus un (01) an à partir de la date de réception provisoire. Le titulaire est tenu de remédier à tout vice ou dommage de son fait, affectant une partie quelconque des équipements, qui apparaîtrait ou surviendrait au cours de la période de garantie. La période de garantie pour tous les éléments remplacés ou remis en état recommence à compter de la date à laquelle le remplacement ou la remise en état a été effectuée d'une façon jugée satisfaisante par l autorité contractante. Si le marché prévoit une 3 Articles 124 de la règlementation générale des marchés publics et des délégations de service public 24