BSC BUSINESS SYSTEM CONSULTING GROUP (Conseil - Audit - Expertise)

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1 BSC BUSINESS SYSTEM CONSULTING GROUP (Conseil - Audit - Expertise) 12, Rue Saint Michel BP Dakar Tél (221) Fax (221) E mail bsc@arc.sn REPUBLIQUE DU SENEGAL AUTORITE DE REGULATION DES MARCHES PUBLICS (ARMP) HAUTE AUTORITE CHARGEE DE LA COORDINATION DE LA SECURITE MARITIME, DE LA SURETE MARITIME ET DE LA PROTECTION DE L ENVIRONNEMENT MARIN (HASSMAR) REVUE INDEPENDANTE DE LA CONFORMITE DE LA PASSATION DES MARCHES AU TITRE DE LA GESTION 2011 RAPPORT FINAL (AVRIL 2013) 1

2 BSC BUSINESS SYSTEM CONSULTING GROUP (Conseil - Audit - Expertise) 12, Rue Saint Michel BP Dakar Tél (221) Fax (221) E mail bsc@arc.sn Monsieur le Directeur Général, Dakar, le 15 avril 2013 Monsieur le Directeur Général de l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) Rue Alpha Hachamiyou Tall Angle Kléber Dakar Conformément à la mission que vous nous avez confiée, nous avons procédé à la vérification des processus de passation, d exécution, de suivi administratif, financier et technique des marchés conclus par la Haute Autorité chargée de la coordination de la Sécurité Maritime, de la Sureté Maritime et de la protection de l environnement Marin (HASSMAR) pour la période allant du 1 er janvier au 31 décembre Il s agit, dans le cadre de cette mission, de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures édictées par le Code des Marchés Publics (décret N du 25 avril 2007 modifié et complété par les décrets N du 13 septembre 2010, N du 6 janvier 2011 et N du 27 juillet 2011) afin d exprimer une opinion motivée sur l adéquation des procédures de passation des marchés et de gestion des contrats conclus par la Haute Autorité chargée de la coordination de la Sécurité Maritime, de la Sureté Maritime et de la protection de l environnement Marin (HASSMAR) avec les dispositions dudit code. Notre examen effectué conformément aux normes d audit généralement admises sur le plan international (normes IASB) a comporté les sondages et autres procédés de vérification que nous avons jugés nécessaires en la circonstance. Ces normes requièrent la mise en œuvre de diligences permettant d obtenir l assurance raisonnable que : - les marchés attribués au cours de la période sous revue ont été passés de manière transparente et régulière conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics et que la mise en œuvre de ces procédures ne comporte pas d anomalies significatives ; - que l exécution financière est effectuée conformément aux dispositions contractuelles et à la règlementation en vigueur ; - que les procédures de contrôle de la matérialité des transactions et de suivi de leur exécution physique sont adéquates et permettent de s assurer de la réalisation des marchés conformément aux prescriptions techniques et aux normes prévues. 2

3 Ces travaux appellent de notre part les exceptions ci après : 1. Réserves a) la Commission des Marchés est présidée par le Secrétaire Général de la HASSMAR en violation des dispositions du Code des Marchés Publics. En effet, au regard des dispositions des articles 28, 29 et 83 du CMP, la personne appelée à approuver ou à infirmer les propositions de la Commission des Marchés ne peut pas prendre part aux travaux de ladite commission qui relève in fine de sa compétence et a fortiori en assurer la présidence (avis N 008/10/ARMP/CRD du 5 mai 2010) ; b) l examen de la Demande de Propositions portant élaboration du manuel des procédures administratives, comptables et financières de la HASSMAR a permis de noter une succession de non conformités qui illustrent une insuffisante maitrise des procédures de sélection de consultants. Ainsi, de nouveaux critères de jugement des offres ont été introduits en cours d évaluation, les poids respectifs des notes techniques et des notes financières pour la détermination des notes globales n ont pas été définis dans le cahier des charges. Cette situation résulte d une définition imprécise de la méthode de sélection retenue (SFQC, SMC, SSBD). La grille de notation des offres techniques est inadaptée la Note Technique Minimale (NTM) fixée à 50 points sur 100 étant anormalement basse. Nous précisons que dans ce type de marchés (prestations intellectuelles), la qualité est un élément essentiel du choix, ce faisant, la pratique professionnelle voudrait que la NTM soit fixée à un niveau pouvant assurer à l Autorité Contractante que le potentiel attributaire a les capacités techniques requises pour effectuer la mission. Cette NTM varie généralement entre 70 et 80 points sur 100. c) nous avons identifié des signes de collusion dans la procédure de DRP portant fourniture et pose de pièces de rechange pour deux véhicules attribuée à MAMA TALL pour F CFA. Ces mêmes signes de collusion ont été identifiés lors de l examen des DRP portant acquisition de pneus attribuée au GARAGE DIAMAYE pour F CFA, acquisition de consommables informatiques et accessoires attribuée à GLOBAL BUSINESS pour F CFA, acquisition de produits d entretien attribuée à MBENDA SERVICE pour F CFA, acquisition de fournitures de bureau et d imprimés attribuée à ATS pour F CFA. Ces signes de collusion ont été notés sur 35,71% en nombre représentant 50,01% de la valeur des DRP examinées illustrant la non transparence des modalités de dévolution des marchés conclus suite à une DRP. 3

4 2. Limitations à l étendue de nos travaux et autres domaines d incertitude subsistants à l issue de nos travaux La HASSMAR tient une comptabilité de trésorerie ; ainsi, nous n avons obtenu ni balance générale, ni balance auxiliaire des comptes fournisseurs. Le journal de trésorerie qui nous a été présenté n a pas été audité et n a de ce fait pas été retenu pour servir de support aux contrôles croisés. En conséquence, nous n avons pas mis en œuvre des procédures alternatives de contrôle de l exhaustivité des informations transmises. A notre avis, au regard de l importance des points évoqués ci avant, les procédures de passation et d exécution des marchés ne sont pas conformes aux principes généraux d économie, d efficacité, d équité et de transparence édictés par le CMP. 4

5 SOMMAIRE Pages Lexique des abréviations et sigles 6 1 Synthèse des non conformités et des recommandations Tableaux de synthèse des non conformités et des recommandations Synthèse des non conformités sur l exécution financière Synthèse des non conformités sur l exécution physique Tableau de synthèse des violations du CMP par marché 18 2 Contexte de l intervention et objectifs de la mission Contexte de l intervention Objectifs de la mission Objectifs généraux Objectifs spécifiques Etendue des travaux à effectuer Rapports émis au terme de la mission 27 3 Approche méthodologique Revue approfondie des textes de référence Analyse de l organisation et de l environnement de la passation des marchés Vérification des différentes étapes de la passation des marchés Audit de la préparation des marchés Audit de la gestion de l attribution Audit de la gestion de l exécution des marchés dans ses aspects administratifs, financiers 35 et physiques 4 Résultats des travaux Revue du cadre institutionnel et de l environnement de la passation des marchés Commission des marchés Cellule de passation des marchés Charte de Transparence et d éthique en matière de passation des marchés Documents de programmation de la passation des marchés Plan de passation des marchés Avis général de passation des marchés Rappel des seuils applicables à l HASSMAR Examen des marchés Périmètre couvert par nos travaux Marchés conclus suite à une Demande de Propositions Marchés conclus par Demande de Renseignements et de Prix 45 5

6 Liste des abréviations et sigles AOO ARMP BTP CM CMP CPM DAC DAF DAO DCMP DP DRP ED Appel d Offres Ouvert Autorité de Régulation des Marchés Publics Bâtiments et Travaux Publics Commission des Marchés Code des Marchés publics Cellule de Passation des Marchés Dossier d Appel à la Concurrence Direction Administrative et Financière Dossier d Appel d Offres Direction Centrale des Marchés Publics Demande de Propositions Demande de Renseignements et de Prix Entente Directe HASSMAR Haute Autorité chargée de la coordination de la Sécurité Maritime, de la Sureté Maritime et de la protection de l environnement Marin HT MEF PM PPM PV TTC TVA UEMOA Hors Taxes Ministère de l'economie et des Finances Premier Ministre Plan de Passation des Marchés Procès Verbal Toutes Taxes Comprises Taxe sur la Valeur Ajoutée Union Economique et Monétaire Ouest Africaine 6

7 SECTION 1 SYNTHESE DES NON CONFORMITES ET DES RECOMMANDATIONS 7

8 1.1 SYNTHESE DES NON CONFORMITES SUR LA PASSATION DES MARCHES 8

9 1.1 TABLEAUX DE SYNTHESE DES NON CONFORMITES ET DES RECOMMANDATIONS SYNTHESE DES NON CONFORMITES SUR LA PASSATION DES MARCHES Observation générale sur la Commission des Marchés La Commission des Marchés de la HASSMAR est présidée par le Secrétaire Général en violation des dispositions du Code des Marchés Publiques. En effet, au regard des dispositions des articles 28, 29 et 83 du CMP, la personne appelée à approuver ou à infirmer les propositions de la Commission des Marchés ne peut pas prendre part aux travaux de ladite commission qui relève in fine de sa compétence et a fortiori en assurer la présidence (avis N 008/10/ARMP/CRD du 5 mai 2010) ; DP portant Elaboration d un manuel des procédures administratives, financières et comptables attribuée à ECG pour F CFA L intitulé du marché n est pas adéquat, même si son montant ne dépasse pas le seuil de passation des marchés, il reste une demande de propositions en lieu et place d une DRP ; La note technique minimale n a pas été fixée au préalable dans le cahier des charges mais au moment de l évaluation des offres. Il est indiqué dans le rapport d évaluation que «les propositions dont les notes globales sont inférieures à la note technique minimale exigée de 50 points seront rejetées». Nous rappelons qu en vertu du principe d intangibilité des critères de choix, l introduction de nouveaux critères de sélection en cours d évaluation est interdite. Il faut préciser que pour ce type de mission, la qualité est un élément essentiel de choix ; aussi, la proportion qui a été attribuée ex-post à la note technique est anormalement basse au regard de l exigence de qualité ci-avant mentionnée. Dans la pratique cette Note Technique Minimale ne saurait être inférieure à 70 points sur 100 ; Une erreur a été commise sur le montant reporté dans le PV d ouverture des offres pour le cabinet C2AD, le montant en F CFA TTC est au lieu de F CFA qui se trouve être le montant HTVA ; L évaluation des offres techniques a été retracée dans le Procès Verbal d Ouverture des plis, un rapport d évaluation en bonne et due forme 9

10 n ayant pas été établi. De plus, les notes individuelles de chacun des membres de la CM n ont pas été annexées au PV ; La HASSMAR n a pas mis en œuvre dans le bon ordre les procédures d ouverture, d évaluation et d attribution pour un marché de prestations intellectuelles en violation des dispositions de l article 80-5 du CMP. Les offres techniques et financières auraient dû être ouvertes en deux temps. D abord les offres techniques qui doivent être évaluées selon les critères définis dans le cahier des charges ; puis les offres financières pour les seuls candidats dont la note atteint ou dépasse la NTM déjà précisée dans la Demande de Propositions. Au préalable, les notes obtenues lors de l évaluation des offres techniques doivent être communiquées à tous les candidats et ceux dont la note atteint ou dépasse la NTM sont invités à assister à l ouverture des offres financières. Nous notons que la HASSMAR ne s est pas rigoureusement conformé à la démarche ; Le contrat signé avec le prestataire n a pas été soumis à la formalité de l enregistrement ; Nous avons noté que la réception de la version provisoire du manuel a eu lieu le 20 janvier 2012 alors que la date limite de dépôt était fixée au 15 décembre Les pénalités de retard n ont pas été appliquées le contrat ne comportant pas cette clause en violation des dispositions des articles13 et 133 du CMP ; Nous avons noté que les paiements ont été effectués TTC alors que la HASSMAR aurait dû précompter la TVA en violation des dispositions de l article 374 du Code Général des Impôts. DRP Développement et mise en place d un logiciel de suivi budgétaire attribuée à Mamadou Diouf Cissé pour F CFA Les lettres d invitation des candidats n ont pas été classées dans le dossier ; L examen des offres a permis de noter que dans la liste des soumissionnaires figurent des entreprises dont le métier n est manifestement pas le développement ou la distribution de logiciels (AFCOM INDUSTRIE, ENTREPRISES TALL & COMPAGNIE, GIE DJARUNU REW). Cette pratique est de nature à fausser la concurrence et aboutit à une dévolution des marchés dans des conditions non conformes à l esprit du CMP ; 10

11 Les soumissionnaires non retenus n ont pas été informés du rejet de leurs offres en violation des dispositions de la circulaire 004/PM/CAB/CP du 31 mars 2009 portant instructions pour la mise en œuvre de la procédure de DRP ; Le NINEA du candidat ENTREPRISE TALL ET COMPAGNIES en bas de page de sa facture pro forma n est pas le même que celui inscrit sur le cachet de l entreprise (cachet : NINEA : B1). DRP portant Achat de fournitures et accessoires pour séminaire attribué à SAREQ pour F CFA Le SG de la HASSMAR Président de la Commission des Marchés est également membre de la Commission de Réception. Ce cumul de fonctions incompatibles n est pas conforme à l esprit du CMP. DRP portant Fournitures de bureau-imprimés et accessoires attribuée à Alliance Technologies Services pour F CFA Les lettres d invitation ne mentionnent pas la liste de tous les candidats consultés dans le cadre de cette procédure en violation des dispositions de Circulaire n 004/PM/CAB/CP du 31 mars 2009 portant instructions pour la mise en œuvre de la procédure de DRP. DRP portant Fourniture et pose de pièces de rechange pour deux(2) véhicules attribuée aux Etablissements Mama Tall pour F CFA L examen des offres des soumissionnaires a permis d identifier des similitudes laissant supposer une collusion entre fournisseurs en violation du principe de transparence. DRP portant Acquisition de pneus attribuée à Momar Ndiaye 7 Garage Diamaye pour F CFA L examen des offres des soumissionnaires a permis d identifier des similitudes laissant supposer une collusion entre fournisseurs en violation du principe de transparence. DRP portant Acquisition de produits d entretien attribuée à MENDA SERVICE pour F CFA L examen des offres des soumissionnaires a permis d identifier des similitudes laissant supposer une collusion entre fournisseurs en violation 11

12 du principe de transparence. DRP portant Acquisition de consommables informatiques et accessoires attribuée à Global Business pour F CFA Les lettres d invitation adressées aux fournisseurs ne mentionnent pas la liste de tous les candidats consultés conformément aux dispositions de la circulaire n 004 du Premier Ministre portant sur les modalités de mise en œuvre de la procédure de DRP. Les dates et heure limite de dépôt des plis doivent être mentionnées de manière nette et précise en lieu et place de l expression «sous huitaine» utilisée dans la lettre d invitation ; L examen des offres des soumissionnaires a permis d identifier des similitudes laissant supposer une collusion entre fournisseurs en violation du principe de transparence. DRP portant Assistance informatique et maintenance des équipements attribuée à DFI SERVICES pour F CFA L entretien permanent des équipements informatiques et téléphoniques requiert une description précise des tâches à effectuer durant toute l année or, aucune lettre d invitation accompagnée d un cahier des charges n est classée dans le dossier de passation du marché ; SYNTHESE DES RECOMMANDATIONS SUR LA PASSATION DES MARCHES Utiliser l intitulé adéquat du mode de passation choisi pour les marchés ; Eviter d introduire de nouveaux critères d évaluation en cours d évaluation ; Se conformer à l article 80 du CMP pour la procédure relative aux prestations intellectuelles ; Exiger des titulaires de marché l enregistrement des contrats avant mise en règlement des factures ; Se conformer aux articles 13 et 133 du CMP sur les mentions obligatoires à porter dans les contrats et sur l application des pénalités de retard ; 12

13 Veiller à précompter la TVA et à la reverser à bonne date ; Veiller au classement de tous les documents relatifs à la passation des marchés et se conformer à l instruction de l ARMP relative au classement et à l archivage des documents de marchés ; Se conformer à la circulaire N 004/PM/CABCP du 31 mars 2009 portant instructions pour la mise en œuvre de la procédure de DRP ; Bannir les pratiques collusives qui faussent la concurrence. 13

14 1.2 SYNTHESE DES NON CONFORMITES SUR L EXECUTION FINANCIERE 14

15 SYNTHESE DES NON CONFORMITES SUR L EXECUTION FINANCIERE Des paiements sont effectués sur des contrats non soumis à la formalité de l enregistrement ; Un paiement a été effectué TTC alors que la HASSMAR aurait dû précompter la TVA en violation des dispositions de l article 308 du Code Général des Impôts. SYNTHESE DES RECOMMANDATIONS SUR L EXECUTION FINANCIERE Demander aux attributaires de soumettre les contrats à l enregistrement avant paiement des factures ; Précompter la TVA et procéder à son reversement à bonne date. 15

16 1.3 SYNTHESE DES NON CONFORMITES SUR L EXECUTION PHYSIQUE 16

17 SYNTHESE DES NON CONFORMITES SUR L EXECUTION PHYSIQUE NON APPLICABLE SYNTHESE DES RECOMMANDATIONS SUR L EXECUTION PHYSIQUE NON APPLICABLE 17

18 1.4 SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS 18

19 TABLEAU DE SYNTHESE DES VIOLATIONS DU CODE DES MARCHES PUBLICS Description DP DRP DRP DRP Nature Elaboration d un manuel des procédures administratives, financières et comptables Développement et mise en place d un logiciel de suivi budgétaire Achat de fournitures et accessoires pour séminaire 19 Entretien des véhicules de la HASSMAR Attributaires ECG ETS Mamadou Diouf SAREQ ELTON Cissé Montants en F CFA TTC Critères d évaluation insérés dans la grille non pertinents Terminologie utilisée non conforme au CMP Introduction de nouveaux critères d évaluation Procès verbal d évaluation non établi et notes individuelles des membres de la commission technique non fournies Contrat non soumis aux formalités de l enregistrement Retard dans la réception provisoire du manuel TVA non précomptée Non exhaustivité des documents de passation des marchés Absence de consultation de fournisseurs Secrétaire Général, Président de la CPM, de la commission d attribution et de réception Circulaire N 004 du 31 mars 2009 du Premier Ministre sur la procédure des DRP Violation de l article 6 du CPM sur l inscription des marchés dans le PPM et transmission du PPM

20 à la DCMP Violation des articles 43 et 45 du CMP sur les conditions à remplir pour prendre part aux marchés Violation de l article 80-5 du CMP sur l ouverture des offres en deux temps Violation de l article 133 du CMP sur les pénalités de retard Description DRP DRP DRP DRP Nature Fourniture et pose de pièces de rechange pour deux(2) véhicules Acquisition de pneus Acquisition de consommables informatiques et accessoires Global Business Acquisition réparation et entretien de 12 splits Attributaires Etablissement Mama Tall Momar Ndiaye 7 Garage Diamaye Froid Express du Sénégal Montants en F CFA TTC Non respect des principes d égalité des candidats et de transparence des procédures Non exhaustivité des documents de passation des marchés Pas d anomalie Circulaire N 004 du 31 mars 2009 du Premier significative Ministre sur la procédure des DRP Violation de l article 78 du CMP sur les DRP 20

21 Description DRP DRP DRP DRP Nature Acquisition de produits Achat vaisselle d entretien Réalisation de banderoles et impression de diplômes/participants Restauration de trente personnes (Conseil de Surveillance) Attributaires Menda Service Damacou Services SAREQ N & S GIE LA POPOTE Montants en F CFA TTC Non respect des principes d égalité des candidats et de transparence des procédures Violation de l article 78 du CMP sur les DRP Pas d anomalie significative Description DRP DRP DRP Nature Fournitures de bureau, imprimés et accessoires Assistance informatique et maintenance des équipements Achat d accessoires et de pièces de rechange informatiques Attributaires Alliance Technologies Services DFI Services DFI Services Montants en F CFA TTC Manque de précision des tâches requises dans le cahier des charges Non respect des principes d égalité des candidats et de transparence des procédures Circulaire N 004 du 31 mars 2009 du Premier Ministre sur la procédure des DRP Violation de l article 7 du CMP sur les noms de marque Violation de l article 78 du CMP sur les DRP 21

22 SECTION 2 CONTEXTE DE L INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION 22

23 2. CONTEXTE DE L INTERVENTION ET OBJECTIFS DE LA MISSION 2.1 CONTEXTE DE L INTERVENTION Conscient du volume important de dépenses que représente la commande publique, du flot considérable de transactions qu'elle génère et désireux de promouvoir la transparence, l'efficacité et la responsabilisation, essentielles à une bonne gouvernance, dans un État de droit, le Gouvernement du Sénégal a procédé à une profonde réforme de son système de passation de marchés publics. Cette réforme aligne le système sénégalais sur les meilleures pratiques internationales en la matière, notamment en transposant les directives de l UEMOA relatives à l harmonisation des marchés publics des États membres de l Union. Elle comporte d importantes innovations par rapport à la réglementation antérieure en ce qu elle consacre la régulation, institue le recours suspensif des soumissionnaires au stade de passation de marchés, rationalise le contrôle a priori, supprime définitivement les régimes dérogatoires, responsabilise davantage les ministères et organismes dépensiers et systématise le contrôle a posteriori. Au plan institutionnel, la réforme a contribué à la création de l Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) sous forme d autorité administrative indépendante, distincte du service administratif chargé du contrôle a priori de la passation des marchés, en l occurrence la Direction Centrale des Marchés Publics (DCMP). Les missions de l ARMP, autorité administrative indépendante dotée de l autonomie financière, s organisent autour du principe qui vise à séparer les fonctions de contrôle des marchés publics (conférées à la DCMP) des fonctions de régulation qui lui permettent d intervenir sur l ensemble du secteur, tant à travers des missions d assistance dans l élaboration des politiques ou de la conception d outils de passation (documents et formulaires standards), qu en matière de formation ou de développement du cadre professionnel en plus des fonctions mêmes qui constituent le cœur de la régulation, l audit et le règlement des conflits. En particulier, l ARMP est tenue de faire réaliser, à la fin de chaque gestion budgétaire, un audit indépendant en vue de contrôler et suivre la mise en œuvre de la réglementation en matière de passation, d exécution et de contrôle des marchés et conventions. La présente mission concerne la mise en œuvre d une revue indépendante pour la vérification, au titre de la gestion 2011 et, en référence au Code des Marchés Publics (CMP), de la transparence et des conditions de régularité des procédures d élaboration, de passation et d exécution des marchés publics des autorités contractantes indiquées dans les termes de référence de la mission. 23

24 2.2 OBJECTIFS DE LA MISSION Objectifs Généraux Comme indiqué dans les termes de référence, la mission a pour objectif principal, au sein des autorités contractantes, de vérifier le processus de passation et d exécution des marchés conclus entre le 1 er Janvier et le 31 Décembre 2011, afin de mesurer le degré de respect des dispositions et procédures édictées par le Code des Marchés. Il s agira principalement de dégager un jugement sur l adéquation des procédures de passation de marchés suivies et les modalités de la gestion des contrats, en relation avec les dispositions du CMP pour les dépenses de ces autorités contractantes avec pour objectifs: - l amélioration de la transparence et de l équité dans l attribution des marchés publics ; - la réduction du coût de la dépense publique et l accroissement de son efficacité ; - le renforcement de la bonne gouvernance ; - la lutte contre la corruption Objectifs Spécifiques Il s agira dans le cadre de cette mission : d exprimer une opinion indépendante sur les procédures de passation de marchés adoptées pour les contrats sélectionnées ; cette opinion sera formulée individuellement pour chaque autorité contractante ; de vérifier la conformité des procédures aux principes généraux d économie, d efficacité, d équité et de transparence, édictés par le Code des Marchés Publics ; de fournir une opinion sur la qualité des contrats, incluant les aspects techniques et économiques ; d identifier les cas de non-conformité des procédures avec les directives du CMP, en particulier dans les cas de rejet d offres moins - disantes, de fractionnement de marchés, de non respect des dispositions préalables à la mise en concurrence, de non respect des éléments constitutifs des cahiers de charge, de non respect des seuils fixés pour les avenants, de non respect des règles de publicité et de communication, etc. ; pour chacune des autorités contractantes, le consultant apportera un jugement sur l acceptabilité de telles situations en regard des dispositions du CMP ; de procéder à la revue des plaintes des soumissionnaires pour évaluer l exhaustivité, l efficacité et la pertinence de leur traitement par l autorité contractante et établir le pourcentage des plaintes traitées en conformité avec la réglementation en vigueur ; en ce qui concerne les plaintes finalement soumises au Comité de Règlement des Différends de l ARMP, nous examinerons le degré d application par l autorité contractante, des décisions y relatives et nous apprécierons la pertinence desdites décisions ; d examiner et d apprécier la pertinence et la conformité à la réglementation des avis de la Direction Centrale des Marchés Publics (DCMP) pour les marchés sélectionnés atteignant les seuils de revue par cette direction ; de dégager pour les contrats sélectionnés, les niveaux effectifs de décaissement par rapport au niveau d exécution et de donner une appréciation sur l adéquation du niveau d exécution physique avec le niveau de décaissement ; 24

25 d examiner et d évaluer les situations d attribution de marchés par entente directe : nous passerons en revue l ensemble des marchés passés par entente directe et déduirons en fin de revue d une part, les pourcentages en valeur et en nombre des marchés de gré à gré par rapport à l ensemble des marchés passés par l autorité contractante et, d autre part, les pourcentages en valeur et en nombre des marchés de gré à gré non conformes à la réglementation en vigueur ; nous évaluerons aussi dans toute la mesure du possible la compétitivité des prix proposés dans les marchés par entente directe ; d examiner la conformité de l organisation en matière de passation de marchés et, fournir, au regard des dispositions prévues par le CMP et ses textes d application, des recommandations en ce qui concerne le fonctionnement et les capacités des commissions internes de marchés, des cellules de passation des marchés et des différents contrôles internes ; de formuler des recommandations pertinentes pour l amélioration des systèmes et procédures et pour le respect des dispositions légales et réglementaires qui régissent la passation des marchés publics. Conformément aux termes de références, nous nous appuierons autant que de besoin sur un expert de l ARMP pour la facilitation de nos interventions au niveau des autorités contractantes et de la constitution de la documentation nécessaire à la mise en œuvre efficace de nos travaux. En fin de mission, une session de formation de deux jours sera organisée à l intention des experts de l ARMP et de la DCMP (5 pour chaque structure) sur les pratiques d audit en matière de passation des marchés Etendue des travaux effectués Nos travaux ont porté principalement sur la vérification, au sein des autorités contractantes de l application des dispositions du CMP dans le cadre de la passation des marchés passés en 2011, la formulation de recommandations tant au niveau organisationnel qu au niveau de la mise en œuvre de la passation et de l exécution des marchés quelles qu en soient les sources de financement. A cet effet, nous avons procédé, comme indiqué dans les termes de références: a) en début de mission, à la sélection d un échantillon représentatif en type de contrat, taille et mode de passation des marchés ; l échantillon est composé comme suit : - au moins 15% des marchés atteignant les seuils de contrôle de la DCMP (non compris les marchés par entente directe), - au moins 25% des marchés n atteignant pas les seuils de contrôle de la DCMP mais supérieurs aux seuils de passation des marchés (non compris les marchés par entente directe), - au moins 25% des demandes de renseignements et de prix et, - 100% des marchés passés par entente directe. Pour chaque catégorie de marchés dont la population est inférieure à 10, le contrôle a été exhaustif. 25

26 Pour chacune des 2 premières catégories de marchés ci-dessus, nous nous sommes assurés que la distribution est adéquate en prenant compte à la fois les différents modes de passation et natures de marchés (fournitures et services, prestations intellectuelles, travaux) ; b) à la vérification de la procédure de passation des marchés sur cet échantillon (publicité préalable, dossier de consultation, validité de la méthode de passation choisie, couverture budgétaire, rapports d évaluation des offres, traitement des plaintes, délais de passation délais de publication des attributions, contenu des contrats signés avec les titulaires des marchés, délais des paiements, respect des délais d exécution, respect des procédures de réception, etc.) ; à chaque fois que cela est applicable, examiner la conformité des avis de la DCMP avec la réglementation ; c) à l examen et à l analyse du respect de certaines dispositions particulièrement importantes du CMP telles que, l inscription préalable des marchés dans les plans et avis généraux de passation de marchés, l attribution aux moins disants qualifiés, le non fractionnement de marchés, les conditions préalables de mise en concurrence, les réponses aux demandes d éclaircissement demandées par les candidats, l approbation des marchés par les autorités compétentes, les éléments constitutifs des cahiers des charges, les seuils des avenants, le respect des délais d exécution, les cas de résiliation, etc. ; d) à l élaboration des statistiques sur les marchés ; nous procéderons, en particulier, à une analyse comparative de l utilisation de méthodes non ou peu compétitives (ententes directes, appels d offres restreints, avenants, DRP) ; e) à l examen de la qualité, la transparence et l efficacité des opérations de passation des marchés de l autorité contractante, de même son organisation institutionnelle pour la gestion des marchés (hommes, procédures, système de suivi et de contrôle) ; f) à la vérification de l enregistrement des contrats à la charge des titulaires, de la production des garanties de restitution d avances et des garanties de bonne exécution, la tenue des registres de marchés côtés paraphés, g) à la formulation des recommandations pour une meilleure application du CMP ; h) à l animation de séances de formation de 2 jours sur les pratiques d audit en matière de passation de marchés au bénéfice d environ 5 experts de l ARMP et 5 experts de la Direction Centrale des Marchés Publics DCMP). Les sessions de formation seront organisées au siège des dites institutions. 26