Voici comment s est déroulée l activité Kaizen sur l amélioration continue du processus :

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1 Voici comment s est déroulée l activité Kaizen sur l amélioration continue du processus : Présentation des participants Introduction à la notion kaizen et à l amélioration continue Présentation de la problématique Présentation du processus actuel Discussion sur les solutions possibles Entente sur une décision finale Rédaction du plan d action Les personnes suivantes étaient présentes au Kaizen : Président Directeur des ventes Directeur de la Vendeur () () Responsable du département de dessin Acheteur Responsable amélioration continue L équipe Kaizen a s est penchée particulièrement sur les points suivants : Éliminer le plus de temps à non valeur ajoutée. Éliminer les activités qui sont faites en double. Faire la liste des prochaines pistes d amélioration.

2 AVANT : APRÈS : Vendeur Directeur des ventes Réalisation de la soumission Réalisation de la soumission 6 4 de la soumission de la soumission 0,5 Approbation de la soumission Approbation de la soumission L équipe des ventes de l entreprise compte un directeur et trois vendeurs. Les trois vendeurs sont à l extérieur du 60% du temps tandis que le directeur des ventes passe 95% de son temps au chef. La responsabilité de l approbation des soumissions a donc été transférée au directeur des ventes. Celuici considère que suite à la réception de la soumission, il est en mesure de la traiter dans un maximum de 4 heures ouvrables. Dans la cartographie de départ, le vendeur traitait la soumission dans un maximum de 6 heures ouvrables. GAIN = heures Lors du Kaizen, un formulaire sous le format d une liste de vérification (check list) a été élaboré pour faciliter la vérification de la soumission. Suite à l implantation du document de vérification, le directeur des ventes peut maintenant inspecter la soumission en 30 minutes. La liste de vérification a donc permis à l entreprise de faire un gain de 30 minutes. GAIN = 0,5 heure

3 AVANT : APRÈS : Vendeur Dessinat eur Comptable Directeur des ventes Dessinat eur Comptable 6 8 de l'ouverture de contrat de l'ouverture de contrat du crédit du client 8 du crédit du client La vérification de l ouverture de contrat a été confiée au directeur des ventes. Il considère que le délai avant de faire la vérification est maintenant de 8 heures au lieu de 6 heures. GAIN = 8 heures Le directeur des ventes remet maintenant le contrat vérifié directement au comptable. L entreprise a donc éliminé la transaction intermédiaire d une durée de 8 heures qui était faite par l agent de. GAIN = 8 heures 3

4 Phase : AVANT : APRÈS : Dessinateur Comptabilité Directeur VA NVA NNVA Dessinateur Comptabilité Directeur du crédit du client du crédit du client Ajout du projet au tableau de Ajout du projet au tableau de Faire le plan pour la Faire le plan pour la Imprimer les plans 3,5 Archive 0,5 4

5 Phase : AVANT : APRÈS : Vendeur Comptabl e Dessinateur Vendeur Comptab le Dessinateur 3 3 des plans 4 des plans 4 Acceptation des plans Non Acceptation des plans Non Oui Oui 6 6 Modification des plans Modification des plans Imprimer les plans Imprimer 3,5 3,5 les plans Archive Archive 0,5 0,5 5

6 Les membres du Kaizen ont pris la décision d éliminer l étape d impression et d archivage des dessins de la phase. Les plans étaient imprimés et archivés à deux reprises dans le processus (phase et phase ). Ces deux opérations étaient faites à raison de 4 heures en moyenne par phase. GAIN = 4 heures Le département de dessin est le goulot d étranglement de l organisation. Goulots d étranglement Étape Étape Étape 3 On ne pourra jamais produire plus que la quantité de l étape Étape 4 Les interrogations suivantes ont été soulevées en considérant que le dessin de est l activité fait par le dessinateur qui amène le plus de valeur ajoutée au client :. «Quelles activités actuellement faites par les dessinateurs pourraient être faites par une personne d un autre département?». «Pourquoi les activités d impression et d archivage des plans sont-elles effectuées par les dessinateurs?» Les membres du Kaizen ont pris la décision de transférer les tâches d impression et d archivage des plans à l agent de. 6

7 Transfert à l agent de de 4 heures de tâches préalablement effectuées par le dessinateur. Avantages : Le salaire de l agent de est moins élevé que celui du dessinateur. Engager un nouvel agent de est plus facile que d engager un nouveau dessinateur. En diminuant les tâches du dessinateur on diminue le goulot d étranglement associé à son poste de travail. Un gain significatif a été réalisé suite au Kaizen. En fait, les temps d opération des activités des processus de prévente et de mise en ont diminué de % soit de 3,5 heures. Les gains se sont principalement concrétisés au niveau des activités à non valeur ajoutée. Vous trouverez dans les tableaux qui suivent le détail des gains : v.a. Valeur ajoutée n.v.a. Non valeur ajoutée n.n.v.a. Nécessaire non valeur ajoutée m.e.prod Mise en! " # $! # $ *++ # $, - % &'( ) '( 3, ,5 % 0% 4% 4% 7

8 Répartition des temps d'opération pour la nouvelle cartographie,5 5 5% % 9 84% Temps à v.a. pour la prévente et la m.e.prod Temps à n.v.a. pour la prévente et la m.e.prod Temps à n.n.v.a. pour la prévente et la m.e.prod Activités Nbr d'activité cartographie de départ Nbr d'activité nouvelle cartographie Gain en nbr d'activité Pour visualiser l ensemble des résultats. Cliquez ici 8

9 ./ Diminuer les temps d opération des activités à valeur ajoutée. Exemple avant : Exemple après : VA NVA NNVA - Détailler toutes les tâches qui sont faites lors de l ouverture du projet. - Questionner la pertinence et la façon de faire de chaque tâche. Ouverture du projet Ouverture 4 du projet 3,5 Réseau répertoire J Réseau répertoire J - Analyser les tâches faites lors de l activité de vérification de l ouverture du projet. Exemple de gain = 0,5 heure Trouver des méthodes pour diminuer ou éliminer le temps des activités nécessaires sans valeur ajoutée. Exemple avant : Exemple après : Directeur des Directeur des ventes ventes - Monter un document sous le format d une liste de vérification et former l agent de pour qu il puisse l utiliser. Ouverture du projet Ouverture 4 du projet 4 3- L agent de sera alors en mesure de compléter la vérification par lui-même au moment d ouvrir le projet. Réseau répertoire J de l'ouverture 0,5 Lorsque les opérations en amont sont en contrôle les points de vérification deviennent inutiles. Réseau répertoire J 8 de l'ouverture de contrat Exemple de gain = 8,5 heures 9

10 Remettre en question les façons de faire. Le questionnement doit être fait pour les activités suivantes : Valeur ajoutée Non-valeur ajoutée Non-valeur ajoutée mais nécessaire Exemple avant : Exemple après : Directeur des ventes Dessinateur Directeur des ventes Dessinateur Faire le plan pour la Faire le plan pour la 8 6 Signature des plans 6 Signature des plans Exemple de gain = 8 heures Il est important de toujours garder en mémoire que l amélioration continue est la théorie des petits pas. C'est-à-dire que les améliorations obtenues via les kaizens sont petites. En fait, c est l accumulation de plusieurs activités kaizens qui apporte des changements importants dans l entreprise. 0