- Organiser une conférence

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1 - Organiser une conférence Calendrier des tâches 4 mois avant : - Définir le thème et l objectif de la conférence - Définir le type de public visé - Demander les devis (cf. établir le budget) - Etablir un budget prévisionnel en fonction des devis - Trouver le conférencier - Discuter avec lui de l angle d approche en fonction du public ciblé - Définir la date, l heure et la durée avec le conférencier - Répartir les tâches entre les personnes organisatrices - Contacter les différents médias et demander les dates limites de diffusion - Prévenir l assistante de direction de la date de l événement 3 mois avant : - Trouver un traducteur le cas échéant 2 mois avant : - Effectuer les réservations - Créer les affiches, programmes et tracts - Obtenir le titre exact et un résumé de l intervention - Envoyer les invitations (tabler sur une personne présente pour 10 invitations envoyées) 1 mois avant : - Faire imprimer les différents documents - Diffuser l information 2 semaines avant : - Envoyer les relances aux participants - Rappeler l intervenant (faire repréciser ses heures d arrivée, le matériel dont il aura besoin, et lui demander l autorisation d enregistrer la conférence) 1 semaine avant : - Nommer la personne chargée d accueillir le conférencier et de modérer le débat - Nommer la personne chargée d accueillir et guider le public vers la salle de conférence - Nommer la personne chargée de l enregistrement et d intervenir en cas de problème technique - Donner la liste des participants à l assistante de direction afin qu elle la transmette à la loge et la police - Contacter Pascal pour demander le matériel technique - Définir ce qui sera enregistré (totalité de la conférence + débat ; conférence seule, etc.)

2 La veille : - Préparer la salle (table, nom du conférencier, eau, chaises) et le matériel technique - Vérifier les piles des appareils Quelques heures avant : - Tester les éventuels fichiers et power points du conférencier - Faire signer une autorisation à l intervenant d enregistrer la conférence Après la conférence : - Penser à restituer la clé de la salle de conférence - Contacter Pascal et prévoir un temps de montage de la vidéo avec lui - Envoyer les remerciements - Envoyer éventuellement un compte-rendu aux participants - Envoyer éventuellement un questionnaire aux participants sur l organisation - Envoyer un bilan complet aux financeurs Nota Bene : Seule l assistante de direction de l institut a la possibilité d informer la loge et la police de la manifestation. Il est donc important de lui communiquer la liste plusieurs jours à l avance. Etablir le budget prévisionnel Ci-dessous sont énumérés les éventuels frais pouvant intervenir lors de l organisation d une conférence. En fonction du type de conférence organisée et des déplacements du conférencier, tous ne seront pas à prendre en compte dans le budget prévisionnel. - Frais de défraiements du conférencier o Transport o Hébergement o Repas - Traduction o Salaire du traducteur o Matériel de traduction o Casques - Communication autour de l événement o Affiches o Tracts Pense-bête Un billet d avion ne sera pas remboursé au-delà de 300 euros aller-retour, et une chambre au-delà de..

3 Définir la date, l heure et le lieu Définir la date et l heure Pour planifier une date de conférence, pensez à vérifier les dates des évènements organisés par l institut afin de ne pas créer de concurrence interne. Les jours fériés, vacances scolaires, soirées électorales importantes, évènements sportifs (tels que finale de coupe du monde, ouverture de jeux olympiques, etc.), etc. sont également à éviter. Pour les conférences à destination des professionnels, chercheurs et étudiants de la ville, préférez un jour en semaine et en fin de journée vers 17h30-18h. Evitez le vendredi soir et le week-end afin de permettre à ceux qui souhaitent partir de pouvoir y assister. Pour les conférences à destination du grand public, préférez les mardis et jeudis en fin de journée, vers 18h30-19h. Evitez le vendredi soir, moment où certains sont sur la route, et le samedi privilégié pour faire les courses. Si vous souhaitez l organiser un week-end, préférez alors le dimanche après-midi, vers 16h. Enfin établissez une liste de dates possibles et laissez le choix au conférencier parmi ces dates. Le lieu La salle de conférence de l institut est adaptée pour faire venir des professionnels. Elle permet d accueillir 50 personnes et dispose du matériel (ordinateur et vidéoprojecteur). Pour une conférence à destination du grand public, le lieu ne sera pas suffisamment accessible et le public pourrait être freiné par le portique et sas d entrée. Il est alors possible de demander le prêt d une salle dans un autre institut tel que l institut français ou l institut Koç, l institut suédois, etc. D autre part, la salle de l institut français est dotée du matériel de traduction. Dans tous les cas, lorsque vous visitez une salle, pensez à vérifiez : - L accessibilité au lieu - La capacité d accueil de la salle - Le nombre de sorties - Le matériel technique proposé - La possibilité d installer du matériel technique - La proximité de toilettes L organisation matérielle Matériel à réunir - Un écran - Un ordinateur - Un vidéoprojecteur avec son câble - Un camescope ou matériel pour enregistrer les conférences - Des bouteilles d eau - Un nombre suffisant de chaises - Une table pour l intervenant - Une table pour accueillir des dépliants de l institut Invitations et diffusion de l information

4 Pour créer les tracts, affiches, invitations, programmes et savoir comment les diffuser, reportez-vous à la partie concevoir des supports de diffusion et diffuser l information. Préparation de la salle et accueil : - Vérifier la visibilité des participants - Pensez à prévoir sur la table de l eau et un verre pour le conférencier durant son intervention - Préparer le matériel technique (vidéoprojecteur, enregistreur mp3 ou caméra, vérifier les piles) - Disposez les tract s il y en a, sur une table au fond de la salle - Disposez le nom du conférencier sur la table - Préparer une feuille au fond de la salle sur une table pour que les participants puissent s inscrire à la newsletter L organisation humaine Une personne ne pourra se charger seule de toute l organisation le jour de la conférence. La répartition des tâches pourrait s effectuer comme suit : - l accueil du conférencier - l installation avec lui de son matériel ou fichiers et de leur bon fonctionnement - faire repréciser la durée de l intervention - vérifier avec lui les informations qui seront évoquées sur sa vie - convenir avec lui d une manière de le stopper pour conclure - l introduire au début de la conférence (cf. intervenir en public : modérer un débat) - faire respecter les horaires durant la conférence - introduire les questions - modérer le débat - conclure la conférence - lancer l invitation à l événement suivant et proposer de s inscrire à la newsletter en mentionnant la feuille laissée en libre accès. - accueillir les participants et les diriger vers la salle - compter le nombre de participants - accueillir les retardataires - veiller aux bruits extérieurs et les faire stopper si possible - contrôler la température de la salle et la modifier si nécessaire - redonner de l eau au conférencier s il en fait la demande - gérer l enregistrement (démarrage et arrêt de la vidéo) - intervenir en cas de problème technique lors de la conférence

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