PLAN DE CLASSEMENT ORDRE DES PHARMACIENS DU QUÉBEC

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1 ORDRE DES PHARMACIENS DU QUÉBEC VERSION FÉVRIER 2011

2 100 ADMINISTRATION 200 RESSOURCES FINANCIÈRES 300 RESSOURCES HUMAINES 400 GESTION DES MEMBRES 500 EXERCICE DE LA PROFESSION 600 LÉGISLATION, RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT DE LA PROFESSION

3 100 ADMINISTRATION PLANIFICATION, ORGANISATION ET CONTRÔLE COMITÉS ET RÉUNIONS RELATIONS PUBLIQUES RESSOURCES INFORMATIONNELLES GESTION DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION AFFAIRES JURIDIQUES, GESTION DES RISQUES ET ASSURANCES APPROVISIONNEMENT, GESTION ET DISPOSITION DE BIENS ET SERVICES

4 PLANIFICATION, ORGANISATION ET CONTRÔLE Documents relatifs à l organisation, la planification, les lignes de conduite générales, l attribution des responsabilités, les organigrammes et les documents constitutifs ainsi que les instruments de contrôle Documents constitutifs Documents constitutifs de FARPOPQ Attribution et partage des responsabilités et de l autorité Délégation de pouvoir Séparation des responsabilités OPQ/ FARPOPQ Organisation et structure Documents relatifs aux missions des unités administratives Organigramme Mission des unités administratives Planification administrative Planification stratégique Planification annuelle Rapports et statistiques d activités Rapport annuel Rapports et statistiques périodiques Rapports et statistiques annuels Réglementation de régie interne Politique Lignes directrices Règlement interne Normes graphiques Normes de publications (ISBN, ISSN, dépôt légal)

5 COMITÉS ET RÉUNIONS Documents relatifs aux comités internes, aux groupes de travail, aux comités, aux statutaires et aux réunions du Bureau et du comité administratif. On retrouve les avis de convocation, l ordre du jour, le procès-verbal et les documents de support Conseil d administration Comité exécutif Comités statutaires selon le Code des professions Documents relatifs aux avis de convocation, aux ordres du jour, aux procès verbaux. Note : Pour l application des décisions des comités, classer sous la rubrique correspondante Comité de l inspection professionnelle Conseil de discipline Comité de révision Comité de formation Conseil d arbitrage Comité de révision des demandes d équivalence Assemblée générale annuelle et spéciale Élection Documents relatifs à la préparation des élections, mise en candidature, dossier de candidat, bulletins de vote, résultats, etc Comité de vérification Comité sur le pilotage de la planification stratégique Documents relatifs à la planification stratégique ainsi à l échéancier retenu dans sa réalisation Comité de suivi de la planification stratégique Documents relatifs au plan d action mis sur pied pour la réalisation de la planification des activités Conseil d administration du fonds d assurance responsabilité professionnelle Documents relatifs à l administration du fonds

6 Comité d implantation de l article 17 de la Loi sur la pharmacie et de la Loi 90 Documents relatifs à l établissement de la position de l Ordre sur la pratique de la pharmacie. Ce comité détermine les informations à communiquer aux membres et propose les modifications réglementaires au guide d application et des normes et pratiques Comité conjoint OPQ/OMVQ Documents relatifs au maintien de liens constants avec l Ordre des médecins vétérinaires du Québec et une table de discussion pour toute question d intérêt mutuel Comité consultatif sur les annexes Documents relatifs aux recommandations au Bureau de l Ordre quant au statut des médicaments dérèglementés Comité d enquête sur le contrôle de l utilisation des médicaments Documents relatifs à la prévention et la détection de la surconsommation de médicaments Programme alerte Comité conjoint OPQ/OIIQ Comité sur les spécialités Documents relatifs à la reconnaissance des spécialités, à l élaboration d un projet de règlement et à la révision du processus administratif d émission d un certificat ainsi qu à l élaboration d un plan de communication Comité conjoint OPQ/CMQ Documents relatifs aux différentes questions d intérêt commun aux deux ordres professionnels Comité sur les magistrales Documents relatifs à l établissement d une norme concernant la préparation magistrale avec un cadre général et deux sous-sections spécifiques sur les produits stériles et non stériles Comité de régie interne Documents relatifs aux avis de convocation, aux ordres du jour, aux procès verbaux ainsi qu aux documents déposés Autres comités

7 Groupes de travail PLAN DE CLASSEMENT Comité d attribution du prix Louis-Hébert Documents relatifs à l évaluation des candidatures soumises par les membres de la profession et à la recommandation au Bureau de l Ordre, le récipiendaire du prix.

8 RELATIONS PUBLIQUES Documents relatifs à toute forme d échange de l Ordre avec des individus, groupes, associations, organismes ou instituts extérieurs au système professionnel ou au domaine de l administration ainsi qu avec les médias, l organisation du congrès, les colloques, etc Civilité Peut comprendre : Condoléances, vœux, souhaits, remerciements, etc Relation avec le public en général Documents relatifs à toute forme d échange de l Ordre avec des individus, groupes, associations, organismes ou instituts extérieurs au système professionnel ou au domaine de la profession. Pour les plaintes et autres services rendus au public, voir la série 500 : Contrôle de l exercice de la profession Relation gouvernementale Documents relatifs aux relations qu entretient l Ordre avec les divers paliers de gouvernements et leurs organismes, etc. Classer les intervenants par ordre alphabétique Revue de presse Congrès, colloques, conférences, cours, présentations Campagne publicitaire et promotion Relations avec les médias Relations avec la profession Documents relatifs aux relations qu entretient l Ordre avec les diverses associations et syndicats professionnels Association canadienne des chaînes de pharmacie (CACDS)

9 RESSOURCES INFORMATIONNELLES Documents relatifs à l analyse préliminaire. Comprend la gestion des documents et des archives ainsi que la gestion de l information documentaire, le registre de demandes d accès Conservation des documents Documents relatifs au calendrier de conservation ainsi qu à l opération du centre de documents semi-actifs Documentation de référence Livres, publications, revues, etc Demandes d accès aux documents et la protection des renseignements personnels Documents relatifs au registre de demandes d accès Demandes d accès faites à l Ordre Décisions CAI Classement des documents Documents relatifs au plan de classification ainsi qu aux listes de dossiers Création de formulaires Renseignements relatifs à la composition, l analyse et le design des formulaires de l Ordre Inventaire des formulaires en circulation

10 GESTION DES TECHNOLOGIES DE L INFORMATION Documents relatifs à l analyse préliminaire, l analyse fonctionnelle, la documentation des systèmes et son développement. Couvre en outre l implantation, l exploitation et l entretien des systèmes numériques Administration du réseau et des serveurs Plan du réseau, plan d ensemble et brève description des composantes Équipements informatiques, inventaire, garantie, entretien, documentation Logiciels, inventaire de licences, documentation Postes de travail, suivi matériel et logiciel par usager Serveurs, suivi matériel et logiciel Procédures d administration du réseau Journal des événements du réseau Accès et sécurité informatique Accès et sécurité informatique Module de sécurité Module de codes Plan de relève et site de relève Système informatique OPQ Les fonctionnalités Documents relatifs à la description d ensemble du système OPQ et brève description des fonctionnalités Dossier fonctionnel (groupe informission) Cartables des nouvelles demandes, changements, problèmes Documentation usager (Lévesque Bohémier) Les données Documents relatifs au dictionnaire et modèles de données

11 Gestion des modules du secrétariat général Documents relatifs à la documentation, à l analyse, à la demande de modifications, à l entretien, au support par module Module des membres Module des établissements Module des sociétés Module des cotisations Module de la discipline Gestion des élections Le système alerte Gestion des modules de la direction de l admission et du perfectionnement Documents relatifs à la documentation, à l analyse, à la demande de modifications, à l entretien, au support par module Module des équivalences Module des étudiants Module de formation Gestion des modules de la direction des services professionnels Documents relatifs à la documentation, à l analyse, à la demande de modifications, à l entretien, au support par module Module inspection Gestion des modules de la direction des enquêtes Documents relatifs à la documentation, à l analyse, à la demande de modifications, à l entretien, au support par module Module syndic Gestion des modules d administration informatique Documents relatifs à la documentation, à l analyse, à la demande de modifications, à l entretien, au support par module Module des régions socio sanitaires Intranet OPQ Intranet des comités Intranet des employés Intranet OPQ / FARPOPQ

12 Site Web OPQ PLAN DE CLASSEMENT Le gestionnaire de contenu Le guide de pratique Le système MVL L intranet de formation continue Le Tableau Systèmes de communication Le système téléphonique principal La téléphonie mobile L accès internet Les systèmes d enregistrement Câblage Le système comptable La numérisation Système de numérisation, d impression et expédition Photocopieurs, / scanneurs numériques Imprimantes Télécopieurs Timbreuse numérique, et équipement d envois postaux

13 AFFAIRES JURIDIQUES, GESTION DES RISQUES ET ASSURANCES Documents relatifs aux lois, règlements et aux affaires juridiques ou légales ainsi qu à la gestion des risques et des assurances de l'ordre Poursuite judiciaire Par l Ordre Contre l Ordre Mise-en-cause de l Ordre Avis et opinions juridiques Droit d auteur et propriété intellectuelle FARPOPQ Documents relatifs au fonds d assurance responsabilité professionnelle de l Ordre Assurances multirisques combinées commerciales Documents relatifs aux assurances feu, vol, véhicule, tous risques, etc Assurances accidents des cadres et professionnels Assurances accidents administrateurs Assurance responsabilité civile et professionnelle de l Ordre Assurances autres Réclamation aux assureurs Citation à comparaître transmise à l Ordre comme témoin dans une cause Enquête du coroner Loi Documents relatifs aux lois fédérales, provinciales et d autres provenances concernant directement ou indirectement l Ordre ou le domaine de la pharmaceutique.

14 Lois fédérales Lois provinciales Autre Jurisprudence PLAN DE CLASSEMENT

15 APPROVISIONNEMENT, GESTION ET DISPOSITION DE BIENS ET SERVICES Documents relatifs l acquisition, la location, la gestion et la disposition de biens et de services Contrat de biens et de services Contrat d achat, de location, d entretien de biens non capitalisables Contrat d achat de biens capitalisables Bail Contrat de service Gestion des commandes Bon de commande, bon de réception, de transport et suivi des commandes Dossier des fournisseurs Échange avec les fournisseurs de biens et de services (tarifs, information, offre de service) à l exception des contrats (voir ) et des factures (voir ) Offre de service Catalogues Demande d achat Justification, analyse de besoins, choix et recommandation Appel d offres Cahier de charge et soumission retenue Soumissions refusées Inventaire des ressources matérielles Contrat de vente surplus d actif et autres contrats de vente Acquisition d immeuble et de biens immobiliers Documents relatifs à l achat d un immeuble y compris l étude, l arpentage, l offre d achat, l acte notarié, la convention de copropriété.

16 Gestion de la copropriété Documents relatifs à la gestion de l actif courant et des exercices passés, des dossiers techniques, les plans tels que construits, à l exception de la convention de copropriété, classer sous Gestion des locaux Documents relatifs aux plans, de l aménagement et du réaménagement des locaux, de l entretien autre que ménager, des systèmes d alarme, de la gestion des clés, etc Aliénation d immeuble et de biens immobiliers Documents relatifs à la vente, l échange d un immeuble et d un bien immobilier

17 200 RESSOURCES FINANCIÈRES FINANCES ET COMPTABILITÉ

18 FINANCE ET COMPTABILITÉ Documents relatifs à la comptabilité en général. On y retrouve les comptes à payer, à recevoir, les opérations bancaires, les états financiers, les dépenses, les analyses financières, les budgets, la vérification, etc Rapports, statistiques et états financiers Registres comptables Grand livre Registre des ventes Registres des achats Registre de la facturation Registre de la paie Registre des comptes à recevoir Registre des chèques émis Journal des transactions Plan comptable Revenus (comptes à recevoir) Subvention Facturation, cotisation Vente, surplus d actifs, objets promotionnels, etc Dépenses (comptes à payer) Documents relatifs aux comptes fournisseurs, aux factures, aux comptes de dépenses, aux dons et tout autre déboursé à l exception de la paie Compensation des comités, les jetons Réclamation de dépenses des membres des comités Administration de la paie Documents relatifs au traitement de la paie, aux prélèvements sur le salaire, T4, TP4, assurance emploi, etc Traitement des employés contractuels Feuilles de temps Budget

19 Opérations bancaires PLAN DE CLASSEMENT Relevé de comptes Déboursés bancaires Conciliation Dépôts bancaires Chèques et états de comptes Vérification interne et externe Rapport des vérificateurs Recommandations et suivi Fiscalité Impôt provincial Impôt fédéral Taxes TPS-TVQ Finances et trésorerie Documents relatifs aux placements et autres activités financières

20 300 RESSOURCES HUMAINES GESTION DU PERSONNEL

21 GESTION DU PERSONNEL Documents relatifs à l administration du personnel : besoin de main-d'œuvre, programme d évaluation de rendement, de rémunération, de formation, relation de travail, etc Répertoire des postes Équité salariale Recrutement et sélection du personnel Critères et grille de sélection Questionnaire d entrevues Concours, tests Banque de candidats curriculum vitae Comité de sélection Documents relatifs à la réception, l étude et la recommandation quant à la dotation des postes occupée par des professionnels au sein de l Ordre Liste des employés Dossier des employés permanents et des contractuels Documents relatifs à un employé depuis son entrée en service jusqu à son départ Dossier d accident de travail Programme d évaluation de rendement Documents relatifs aux programmes d évaluation de rendement et de productivité et de son application Contrat d assurance collective Activités sociales pour le personnel Documents relatifs aux conditions et à la qualité de vie au travail et hors travail, aux activités culturelles, récréatives et sportives (ex. : fêtes, rencontres sociales, activités sportives, etc.) Formation et perfectionnement Documents relatifs aux programmes de formation et de développement des employés par des cours dispensés par l Ordre ou pour l Ordre.

22 400 GESTION DES MEMBRES ADMISSION À LA PROFESSION DOSSIER DES MEMBRES SERVICE AUX MEMBRES

23 ADMISSION À LA PROFESSION Documents relatifs aux relations qu entretient l Ordre avec ses membres selon sa mission à partir de son admission jusqu à son décès à l exception du dossier d inspection professionnelle et disciplinaire Accès à la profession Demande d admission à l Ordre-étudiants Dossier de retour à la profession Demande d admission non conforme Équivalence de diplôme et de formation Demande d équivalence de diplôme et de formation Révision Demande d équivalence de diplôme et de formation non conforme Comité de l admission à la pratique

24 DOSSIER DES MEMBRES ET DES ÉTABLISSEMENTS Documents relatifs aux membres de l Ordre (formulaire de demande de permis et d inscription au tableau, dossier de l étudiant, accréditation de la cou, formulaire transmis à la RAMQ, notes provenant du secrétariat de comité de discipline, le cas échéant, lettre de démission, etc.) ainsi que les documents relatifs aux pharmacies ( bail, affidavits, formulaire transmis à la RAMQ, etc.) et différents services que l Ordre peut fournir à ses membres Membres Documents relatifs à l avis de cotisation annuelle ainsi qu aux primes d assurance impayées Non membres Établissements Membres exerçant la profession en société par action ou en société en non collectif à responsabilité limitée Droits d exercice particuliers Autorisation spéciale d exercer Certificat de spécialiste Permis spécial Permis restrictif temporaire Permis temporaire (Art. 37 et 38 de la Charte de la langue française) Inscription au Tableau de l Ordre Déclaration annuelle au Tableau de l Ordre incluant le dossier d assurance responsabilité-professionnelle Gestion du répertoire Gestion du Tableau de l Ordre

25 SERVICE AUX MEMBRES Documents relatifs aux différents services que l Ordre peut fournir à ses membres Sondages et consultations Magazine Publications de l Ordre Documents relatifs à l élaboration, la présentation, la rédaction des brochures, affiches, magazines et autres publications de l Ordre pour ses membres Envois postaux Tournée du Président Questions des membres Documents relatifs aux questions que les membres formulent à l Ordre ainsi que les réponses de l Ordre.

26 500 EXERCICE DE LA PROFESSION FORMATION CONTINUE INSPECTION PROFESSIONNELLE SYNDIC DISCIPLINE CONCILIATION ET ARBITRAGE CESSATION D EXERCICE ET REPRISE LIMITATION ET RETRAIT DU DROIT D EXERCICE EXERCICE ILLÉGAL ET USURPATION DU TITRE

27 FORMATION CONTINUE Documents relatifs aux programmes de formation et de perfectionnement développés par ou pour l Ordre, destinés aux membres dans le but de permettre à ces derniers de demeurer à la fine pointe de leur art pour mieux servir leur clientèle Accréditation de formation continue Documents relatifs aux programmes, conférences et séminaires accrédités par l Ordre. Ces documents concernent aussi les documents relatifs à l accréditation continue Publicité et marketing de formation professionnelle Inscription Calendrier de formation Comité de la formation continue et du développement professionnel

28 INSPECTION PROFESSIONNELLE Documents relatifs aux inspections régulières et particulières et aux décisions du Comité de l inspection professionnelle Dossier d inspection régulière Dossier d inspection particulière Demande de l interne d une inspection professionnelle d un membre

29 SYNDIC Documents relatifs aux fonctions du syndic tels que les enquêtes, les renseignements divers, ainsi que divers dossiers d ordre général, etc Dossier pharmacien syndic Documents relatifs aux enquêtes et renseignements divers Dossier d enquête Documents relatifs aux éléments de preuves, aux opinions d expertise, aux notes, aux enregistrements audio et vidéo, aux rapports de rencontres, les enregistrements sur CD, etc Demande d enquête de l interne sur un membre

30 DISCIPLINE Documents relatifs aux audiences, aux décisions disciplinaires, aux sanctions résultants des fautes commises par un membre Dossier du comité de discipline Documents relatifs à la plainte, la jurisprudence, les notes, la comparution de la défense, l avis officiel de l Ordre, le procès verbal, etc Rôle du comité de discipline (Audiences) Registre des décisions disciplinaires Documents relatifs aux décisions, aux sanctions, aux jugements, etc.

31 CONCILIATION ET ARBITRAGE Documents relatifs aux procédures de conciliation et d arbitrage de compte des membres pour arriver à un règlement soit par une convention écrite ou par une décision arbitrale Arbitrage de compte d un professionnel Conciliation de compte d honoraires

32 CESSATION D EXERCICE ET REPRISE Documents relatifs à la démission d un membre, ainsi qu une cessation de ses activités sans préavis. On pourra retrouver aussi sous cette rubrique les demandes de réinscription Démission ou cessation sans avis Demande de réinscription

33 LIMITATION ET SUSPENSION DU DROIT D EXERCICE Documents relatifs aux droits que le Bureau confère afin de limiter ou de suspendre le droit d exercice d un membre pour cause ainsi que les autres pouvoirs que le Bureau peut déléguer Déclaration de culpabilité criminelle Retrait pour non-paiement de la cotisation ou autres sommes impayées Radiation disciplinaire (inclus les radiations provisoire et permanente, révocation ou suspension de permis) Ordonnance d examen médical Stage de perfectionnement et suivi

34 EXERCICE ILLÉGAL ET USURPATION DU TITRE Documents relatifs aux moyens mis de l avant pour prévenir l appropriation à tort du titre de pharmacien par une personne qui n est pas membre de l Ordre et d y donner suite Usurpation du titre Exercice illégal

35 RESPONSABILITÉ PROFESSIONNELLE ARTICLE 62.2 Documents relatifs aux dossiers concernés par l article Dossiers membres

36 600 LÉGISLATION, RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT DE LA PROFESSION ENCADREMENT LÉGISLATIF ET RÈGLEMENTAIRE DU SYSTÈME PROFESSIONNEL RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT DE LA PROFESSION SURVEILLANCE DE LA LÉGISLATION APPLICABLE AU CHAMP DE PRATIQUE

37 ENCADREMENT LÉGISLATIF ET RÈGLEMENTAIRE DU SYSTÈME PROFESSIONNEL Documents relatifs aux lois, aux règlements, aux exigences imparties par les gouvernements ainsi qu aux affaires juridiques directement reliées aux fonctions de l Ordre Lois et règlements Documents relatifs aux lois, aux règlements et aux normes du Québec, du Canada (incluant les normes) ainsi que les documents servant à leur application Mémoire et commentaire officiel Règlements de l Ordre Documents relatifs au Code de déontologie et au règlement de l Ordre Documentation professionnelle de l Ordre (Recueil et codification administrative, guides, directives aux membres, etc.) Normes Documents relatifs aux services pharmaceutiques reliés à l autocontrôle diabète (90.02), ainsi que l utilisation du pilulier hebdomadaire (90.03)) Lignes directrices pour le patient Documents relatifs aux anticoagulants, etc Guide pratique Documents relatifs au contenu du guide des services pharmaceutiques en CHSLD, etc Question et réponse de la part des membres Intervention de l Ordre en droit professionnel Liaison avec les intervenants du système professionnel Documents relatifs aux liaisons qu entretient l Ordre avec l Office des professions du Québec, ministère responsable de l application des lois professionnelles, les ordres professionnels, conseil interprofessionnel du Québec, à l exception des comités voir la rubrique Mise à jour du système professionnel et du Code des professions Modification de la Loi et/ou des règlements de l Ordre Ententes avec les intervenants du système professionnel

38 RECHERCHE ET DÉVELOPPEMENT DE LA PROFESSION Documents relatifs aux recherches et aux développements de nouvelles techniques et pratiques en matière de gestion ou tout autre domaine connexe pour faire progresser le domaine de l administration Avis des comités de vérification et de la formation ainsi que des différents groupes de travail Problématique de la pratique professionnelle Documents relatifs aux projets pilotes par exemple l utilisation du code à barres, etc Problématique de la composition et du profil du membership de l Ordre Code des médicaments Base de médicaments de vente libre (MVL)

39 SURVEILLANCE DE LA LÉGISLATION APPLICABLE AU CHAMP DE PRATIQUE Documents relatifs aux activités et aux projets de lois susceptibles de venir influencer la pratique de la profession, aux rapports d investigations du coroner ainsi que les moyens mis de l avant pour favoriser une meilleure pratique Comité d étude relié au domaine Étude de projet de loi, de règlement ou de réforme législative Rapport d investigation du coroner Documents relatifs au rapport d investigation, ainsi que les recommandations