ORGANISER UNE REUNION

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1 Un mon rural corr /11/07 16:24 Page 91 Constat D Développer s pratiques favorisant la participation ORGANISER UNE REUNION Elles Les femmes déplorent font les part réunions leur qui manque s éternisent. temps Elles pour souhaitent prendre s que responsabilités. les passent réunion soit plus efficace. La manière dont est organisée le temps une qu elnion peut également favoriser ou non la participation tous et toutes. réu- Objectif Organiser s réunions favorisant la participation tous et toutes Description Nous leure participation faisons plusieurs tous suggestions et toutes qui aux semblent réunions. pouvoir contribuer à une meil- Adapter les horaires Le le mieux principe et ceux base pour est lesquels manr ils ou à elles chacun sont les complètement dates et horaires indisponibles. lui convenant choix s horaires doit être envisagé avec beaucoup d ouverture, horaires classiques ne convenant pas nécessairement à tout le mon. Le Si le temps cela est possible, travail, notamment il est préférable lorsqu il d organiser y a s les possibilités réunions dans décharges la journée horaires professionnelles et/ou rémunération. sur Les nions réunions se prolongeant doivent tardivement comporter s ne horaires sont pas stricts les plus efficaces début et et pénalisent fin. Les réu- personnes ayant d autres activités. 2 h à 2 h 30 réunion constitue une durée les suffisante pour être efficace. enfants Le créneau qui peuvent 12 h-14 manger h peut à s avérer la cantine. intéressant Cela suppose pour que les les personnes réunions ayant se déroulent proximité, par exemple sur le lieu travail s participant-es. s Chacun rant ne sont vient pas avec toujours son «sandwich efficaces» car en elles réunion. ne permettent En effet, les pas réunions facilement au la restau- note et que le cadre peut être bruyant. Les réunions entre 12 et 14 h se déroulent fait que généralement temps dans réunion climat est strictement détendu mais limité productif, par les horaires grâce notamment reprise du au prise travail. 91

2 Un mon rural corr /11/07 16:24 Page D Développer s pratiques favorisant la participation Adapter les lieux réunion Les milieu lieux rural réunion où les distances favorisent peuvent ou non la constituer participation un problème, certaines la personnes. proximité du En qui domicile peut s avérer ou l activité important. professionnelle avec le lieu réunion est un élément Une tourner solution» les pour lieux faciliter réunion la participation pour que ce ne soit tous pas et toutes toujours consiste les mêmes à faire personnes exemple, qui les aient communes les trajets s les collègues, plus longs. ou C est prendre aussi conscience l occasion découvrir, la route qu ils par «et elles parcourent régulièrement. Les ser aux lieux salles réunion s associations, peuvent être aux divers. arrière-salles En l absence s cafés salle et pourquoi municipale, pas pen- salle à manger l un-e s participant-es. à la Il tions faut : pas cependant trop veiller bruit, à pas ce trop que la réunion fumée, pas se déroule téléphone dans abusif, bonnes pas condifants réclamant leur maman ou leur papa! d en- Créer une atmosphère conviviale Savoir ver les que participants, la réunion notamment va se dérouler les dans femmes une qui atmosphère indiquent conviviale accorr peut une moti- importante à l esprit dans lequel se déroule le travail. place Les atmosphère lieux agréable réunion peuvent et productive. être plus Quelques ou moins idées conviviaux. : Penser à créer une - bre créer un participant-es espace avec le (éviter nombre 8 personnes tables «et réunies chaises» autour correspondant 10 tables au nom- prévoir du café, thé, jus fruit, eau et même petits gâteaux!) - conque avoir à disposition un lieu réunion paper-board et s crayons pour faire la salle quel- Les ger réunions sur s informations peuvent débuter diverses par un point manière information informelle où le autour groupe d une peut boisson échan- durant car un temps une quinzaine réel est accordé minutes. à ces Ce informations temps convivial parfois est stratégiques, souvent très qui apprécié, généralement en fin réunion quand les personnes les moins disponibles se font vent partir. Placé en début réunion, il incite plus les personnes à venir doi- l heure pour y participer! à Prévoir s systèmes gar Une nions solution consiste pour à organiser faciliter la la gar participation s enfants s durant femmes les et réunions. s hommes aux réu-

3 Un mon rural corr /11/07 16:24 Page 93 D Développer s pratiques favorisant la participation Au-là gar d enfant s systèmes et lieux réunion gar établis dans les (voir entreprises, la fiche A8 lieux «Créer publics s»), espaces il est possible une d employer pièce spécifique. un-e baby-sitter Ce baby-sitter qui garra peut les être enfants employé sur le lieu manière réunion, dans tive par les parents même si la structure organisatrice la réunion peut prendre collec- en charge ce coût. Pour pour les réunions une mairie entre d organiser élu-es, les un réunions système étant gar occasionnelles, d enfants, car il est ce serait impossi- véritable parcours du combattant que d officialiser cette prestation. Par contre un une normes municipalité spécifiques. peut Il prêter faut qu'elle ou louer soit une sécurisée, salle, sans à charge qu'elle pour doive l'organisateur répondre à s la réunion prévoir un baby-sitter. Développer les réunions à distance Les ou réunions visioconférence. peuvent se faire à distance, sous forme réunions téléphoniques moyens. L organisation Le calcul réunions est probant à distance : 5 participants permet éloignés réelles économies en moyenne temps 20 km et du lieu 200 km, réunion, cela fait : - soit 40 h à 0,30 déplacement, euros/km, 60 s euros risques, économisés, la pollution, etc. sont Au-là bien menées, ces économies, car le temps ces pour réunions produire peuvent un résultat s avérer est très forcément efficaces limité. si elles Les partir réunions n importe téléphoniques quel poste permettent fixe. Il faut d échanger réserver auprès à plusieurs France par téléphone Télécom ouà d'autres ticipant-e opérateurs appelle un s numéro lignes en spécifique fonction avec du nombre co. La personnes. communication Chaque peut par- être prise en charge par l organisateur la réunion ou par chaque participant. Les du matériel réunions nécessaire. en visioconférence Plusieurs nécessitent EREF (Espaces se Ruraux rendre Emploi dans un Formation) lieu disposant équipés en Provence Alpes Côte d Azur. Pour plus d information, voir la fiche sont «Développer l'accès aux télé-procédures». A6 Ces points systèmes d avancement sont adaptés sur s à dossiers. s prises Il est préférable décision rapis que les ou participant-es pour faire s connaissent déjà. Ils doivent être pensés en complément d autres réunions où les se participant-es se retrouvent en présence. Le un bon animateur fonctionnement réunion intifié ces réunions et respecté. repose sur Au-là un ordre 8 du personnes, jour précis, ce type avec 93

4 Un mon rural corr /11/07 16:24 Page 94 D Développer s pratiques favorisant la participation réunion vient difficile à animer. Les réunions peuvent durer 1 à 2 heures, grand maximum. Partenaires à mobiliser - Ceux France et Télécom celles qui ou organisent un autre opérateur s réunions et les participant-es. Conditions réussite - tions S adapter chacun-e aux réalités (éloignement, s participant-es situation et familiale, prendre professionnelle). en considération les situa- - nion S interroger et associer sur à les ces modalités réflexions d organisation ceux et celles qui s n ont réunions pas pu dès y la venir. première Pour cela, réu- on aux peut personnes prévoir invitées dans le d expliciter courrier pourquoi réponse à ils l invitation, ou elles ne un peuvent coupon pas permettant spécifique, horaire inadapté, organisation, lieux,.) et d indiquer quelles venir sont (cas leurs disponibilités pour prochaines réunions. Prévoir un petit budget pour l organisation réunion : achat café,. - Ne pas hésiter à innover dans le choix s lieux réunion Pour en savoir plus Cinq tactiques pour motiver ses collaborateurs reunion.pdf Concernant ces Ruraux Emploi les visioconférences, Formation. Tél. l'association Régionale s Points Publics Espa- _horguesbat.htm 94

5 Un mon rural corr /11/07 16:24 Page 95 D Développer s pratiques favorisant la participation Quelques exemples concrets - Mayenne, Le groupe Sarthe A+ rassemble et Vendée. s associations Le groupe composé Loire-Atlantique, 6 personnes Ile se France, tous les mois, une réunion sur ux ou trois se déroulant par téléphone réunit partir d un ordre du jour précis convenu par courriel entre les participant-es à avant la où réunion. chacun Chaque fait part réunion ses activités, présence commence ses nouveaux par un contacts, point inforformations diverses sur la thématique du groupe travail. d in- - développement Soixante-dix personnes du Pays ont Châteaubriant. été réunies pour Afin la que définition chacun-e puisse la charte participer activement, échanges ont la eu salle lieu était autour organisée quelques en tables questions travail précises 8 personnes. Les chaque table travail. Une personne a restitué en plénière les points-clés au sein s qu une échanges. personne Le par détail atelier s était échanges chargée apparaissait réaliser. Ce dans système le compte-rendu recueillir beaucoup plus points vue et d informations qu une a permis réunion classique. - entre Les Agents elles pour Territoriaux la gar Spécialisés leurs enfants s Ecoles afin Maternelles participer à 04 s s'organisent à s réunions d'information. stages ou - 12 Le groupe à 14 heures Femmes pour et préparer Développement un forum. (44) s est réuni une fois par mois - autour Le groupe d un Genre sandwich. du pays dignois (04) se réunit le midi 12 à 14 heures 95