Présentation du GIP e-bourgogne et des services proposés à ses adhérents. Union amicale des Maires de la Nièvre 28 juin La Machine

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1 Présentation du GIP e-bourgogne et des services proposés à ses adhérents Union amicale des Maires de la Nièvre 28 juin La Machine

2 Ordre du jour Présentation du GIP e-bourgogne et de son fonctionnement Présentation de l offre de services Dématérialisation Salle des marchés publics Actes juridiques Hélios PES V2 (TDT) Parapheur électronique Télépaiement TIPI Archivage électronique à valeur probatoire Site web Services aux citoyens Guide des démarches Mes démarches en Application «vivre en Bourgogne» Compte citoyen/famille Mieux travailler ensemble (outils collaboratifs Inauguration du site web de l Union de l amicale des Maires de la Nièvre

3 3 e-bourgogne un groupement de moyens au service des collectivités de Bourgogne

4 Missions du GIP e-bourgogne Le Groupement d Intérêt Public e-bourgogne est un groupement de moyens au service des collectivités de Bourgogne. Il a pour objet de mutualiser les équipements informatiques, pour favoriser et faciliter le déploiement de l administration électronique. 4

5 Les valeurs du GIP e-bourgogne Respect du principe de libre administration de chaque entité Mutualisation des moyens et partage des pratiques et des connaissances Solidarité et coopération entre entités publiques Égalité d accès à l ensemble des services offerts, continuité et qualité du service public 5

6 Objectifs moderniser nos administrations améliorer l accès des citoyens aux services publics, accompagner le mouvement de dématérialisation, anticiper les prochaines obligations légales mieux gérer le denier public et bénéficier d importantes économies grâce à la mutualisation 6

7 Gouvernance 13 collèges pour représenter tous les adhérents 1. Membres fondateurs 2. Communes de moins de habitants de Côte d Or 3. Communes de moins de habitants de la Nièvre 4. Communes de moins de habitants de la Saône et Loire 5. Communes de moins de habitants de l Yonne 6. Communes de à habitants 7. Communes de plus de habitants 8. Groupements de collectivités 9. Syndicats intercommunaux 10. Activités d enseignement et de recherche 11. Activités médicales 12. Activités sanitaires et sociales, protection civile 13. Organismes divers 7

8 Instances de gouvernance Présidence / Direction Comité de gestion Conseil d administration Assemblée générale Représentants des membres fondateurs Gestion financière et ressources humaines Représentants de chaque collège d adhérents Vote du programme d activité et du budget Représentants de chaque adhérent Approbation du bilan d activité et des comptes écoulés 8

9 Dynamique d adhésion au GIP e-bourgogne 1400 Nombre d'adhérents

10 Qui sont les adhérents du GIP? Plus de 1157 adhérents à ce jour 783 communes Dont 75% comptent moins de 1000 habitants 75% des communes de à habitants ont adhéré 90% des communes de plus de habitants ont adhéré 175 intercommunalités Près de 60% des communautés de communes, d agglomération et urbaines Près de 50% des collèges, lycées, établissements sanitaires et médico-sociaux 30 organismes divers (associations, SEM, OPHLM, consulaires, etc.) 10

11 Dans la Nièvre Le Conseil général 106 communes/villes 19 communautés de communes/d agglomération 24 syndicats intercommunaux 9 collèges/lycées 11 autres organismes (Centres hospitaliers, SDIS, OPH, SEM ) 11

12 Répartition des adhérents du GIP par collèges collège des activités Médicales 2% collège des activités sanitaires et sociales, Protection civile 3% Collège des organismes divers 3% collège des membres fondateurs1% collège des activités d enseignement et de recherche 10% collège des syndicats intercommunaux 8% collège des Groupements de collectivités 7% collège des hbts 61% collège des hbts 1% collège des 3500 à hbts 4% 12

13 Modèle économique Le montant des cotisations reflète: Les services utilisables et l intensité d utilisation de ces services La capacité de contribution à l effort de solidarité GIP = interdiction de faire des gains ou des bénéfices Coût supplémentaire pour les grandes collectivités Déduction pour les petites Base de calcul: Habitants pour les communes et intercommunalités Budget pour les autres organismes La cotisation ouvre accès: à l ensemble du bouquet de services Exemples Une commune de 100 habitants paie 81 Une commune de 500 habitants paie 505 Une commune de habitants paie aux formations présentielles et en lignes des agents et/ou élus à l assistance technique Une commune de habitants paie Une commune de habitants paie

14 Un partenariat public/privé avec Atos Worldline Périmètre: financement, conception, réalisation, au développement et exploitation de la plate-forme régionale de services d'administration électronique 1 er contrat de partenariat public-privé en la matière en France Financement des investissements par le partenaire privé Une durée de 10 ans pour favoriser les économies d échelles Une maitrise d ouvrage partagée, pour garantir les engagements du plan d assurance-qualité Une rémunération basée sur la performance et la qualité de service Un intéressement du GIP sur la revente de services qu il a financé, pour baisser les cotisations ou ajouter d autres services 14

15 Répartition des rôles au sein du partenariat public/privé GIP e-bourgogne Pilotage stratégique et maitrise d ouvrage Gouvernance et représentation des membres et des utilisateurs Déploiement des services Formations présentielles Co-conception des parcours de formation Promotion auprès des organismes non adhérents Atos Bourgogne Maitrise d œuvre et maitrise d ouvrage technique Reprise et exploitation de services existants Conception et exploitation de nouveaux services Assistance technique aux utilisateurs Co-conception des parcours de formation 15

16 Présentation de l offre de services 16

17 Le bouquet de services e-bourgogne Dématérialiser les procédures Salle des marchés publics Gestion et télétransmission des actes au contrôle de légalité Transmission des pièces comptables vers Hélios* Parapheur électronique* Portail de demandes de subventions* Archivage électronique à valeur probatoire Améliorer le service aux citoyens Site internet de la collectivité Guide des droits et démarches Mes démarches en ligne et mon compte Paiement en ligne Vivre en Bourgogne (application mobile)* Mieux travailler ensemble Nos projets Nos réunions Nos bloc-notes Partage des connaissances (bases documentaire et règlementaire) Chaque adhérent peut utiliser les services de son choix; sans limite de nombre d utilisateurs. Les formations et l assistance téléphonique sont incluses dans la cotisation. * Services en cours de développement ou d expérimentation 17

18 18

19 20 Formation modules de formations en ligne ou formation en présentiel

20 Accompagnement et formation l utilisation des services Des dispositifs d accompagnement et d assistance pour chaque adhérent, compris dans la cotisation formations aux services en mode «présentiel» (en salles équipées d ordinateurs), formations en ligne accessibles depuis mon e- bourgogne centre d appel multi-canal (assistance téléphonique, formulaire mail...) accompagnement de proximité (sur site) avec les «ambassadeurs e-bourgogne» 21

21 Formation à Distance Publication du calendrier des formations sur le portail e-bourgogne. Un espace «mes formations» avec : Inscription en ligne pour un ou plusieurs agents Un espace de ressources documentaires et pédagogiques. Plateforme FOAD «SpiralConnect*» Supports de cours statiques ou animés Des fiches mémentos sur les principales fonctionnalités de chaque e-service Wiki et Forum par e-service * Développée à l origine par l Université Lyon I

22 La plateforme de Formation à distance Parcours de formation Inscription en ligne Contenu animé

23 Dématérialisation 24

24 Dématérialiser les procédures Salle des marchés publics Elle répond aux obligations faites par le code des marchés publics, constitue le profil acheteur de votre collectivité et permet de publier toutes vos offres d achats. Plus de visibilité, plus de réponses, et des réponses électroniques: entreprises inscrites et des partenariats forts avec les fédérations professionnelles (FFB, FRTP, etc.) pour les accompagner Pour l année 2011: Plus de 5500 consultations mises en ligne Plus de téléchargements (un DCE est téléchargé en moyenne 15 fois) Plus de 2700 réponses électroniques reçues dont 70 % avec signature électronique 25

25 Dématérialiser les procédures gestion et télétransmission des actes au contrôle de légalité Transmission en toute sécurité de tous les actes juridiques soumis au contrôle de légalité et recevez immédiatement un accusé de réception Gestion des projets et actes juridiques tout au long de leur vie: validations, inscription à l ordre du jour, convocation, signature manuscrite ou électronique 250 collectivités utilisatrices ou en cours de déploiement Près de actes transmis en

26 Import et télétransmission d une délibération 27

27 Dans les coulisses, la télétransmission

28 Après la télétransmission L état de l acte change: Un accusé de réception est disponible pour chaque acte à tout moment (bouton AR).

29 Après la télétransmission Une copie conforme est générée automatiquement, avec en fin de document des mentions sur l envoi et sur la signature électronique (le cas échéant).

30 La vie d une délibération dans le e-parapheur Actes 31

31 Télétransmissions Hélios Logiciel métiers Collectivité A Logiciel métiers Collectivité B TDT S²low Le GIP a conventionné avec l Adullact (Association des Développeurs et des Utilisateurs de Logiciels Libres pour l'administration et les Collectivités Territoriales) pour l ensemble des ses membres sur : Expérimentation TDT Hélios en collaboration avec l Adullact (TDT Slow 2 pour les Flux comptables) 32

32 Dématérialiser les procédures Archivage électronique à valeur probante Se conformer au cadre juridique de l archivage et garantir la consultation d un original électronique dans plusieurs (dizaines d ) années Gérer la fin de vie des procédures dématérialisées 34

33 Améliorer le service aux citoyens Mon paiement en ligne Redirection vers site de paiement Intégration d un ou de plusieurs formulaires de télépaiement «TIPI» au site de la collectivité L usager renseigne les éléments du titre de créance, et le règle directement par carte bancaire sur le site de la DGFIP. 35

34 Paiement sur le portail TIPI Paiement plus souple pour l usager, plus rapide et suivi grâce à Hélios 36

35 Site web 37

36 Améliorer le service aux citoyens Site de la collectivité Un site pour chaque collectivité, à ses couleurs, avec son contenu, et des services pour les citoyens Un site simple à créer (en quelques heures), et simple à administrer, pour pouvoir déléguer la préparation des contenus aux personnes ayant les informations, un système de droits pour valider la publication Déjà 230 sites en ligne 38

37 Sites déjà en ligne dans la Nièvre Communauté de communes du Pays Charitois Communauté de communes Loire et Vignoble Commune de Challuy Commune de Champvert Commune de Chantenay-Saint-Imbert Commune de Château-Chinon (Ville) Commune de Chazeuil Commune de Glux-en-Glenne Commune de la Machine Commune de la Fermeté Commune de Lormes Commune de Saint-Hilaire-en-Morvan Commune de Saint-Léger-des-Vignes Commune de Saint-Loup Commune de Saint-Parize-le-Châtel Commune de Saint-Péreuse Commune de Saint-Pierre-le-Moûtier Commune de Saint-Seine Syndicat Mixte du SCOT du Grand Nevers 39

38 Services aux citoyens facilitez les démarches de vos usagers grâce au guichet en ligne 40

39 Améliorer le service aux citoyens Mon guide des démarches administratives Plusieurs centaines de fiches d information administrative, mises à jour par la DILA (ex Documentation Française), associées à votre contact local Classement thématique et moteur de recherche Ajout de nouvelles fiches possible pour les démarches locales 41

40 Améliorer le service aux citoyens Mes démarches en ligne 17 téléformulaires pré-paramétrés pour proposer de réaliser certaines démarches intégralement en ligne Saisie sur site sécurisé, gestion des droits de consultation par agent Gestion des demandes: alertes, affectation, suivi des actions et clôture, avec notification des différentes étapes au demandeur 42

41 Améliorer le service aux Un annuaire géolocalisé des services de proximité (publics et privés) Données géographiques mutualisées entre les collectivités, sur fonds de carte IGN Intégré dans chaque site réalisé avec e-bourgogne, intégrable dans tout autre site Déclinaison sur le mobile, avec l application Vivre en Bourgogne 43

42 Évolutions des services aux citoyens Mon compte (pour le citoyen et sa famille): le choix de bénéficier de services supplémentaires Pré-remplissage des formulaires Suivi des demandes Coffre fort Éditeur de formulaires Créez de nouveaux formulaires adaptés à vos besoins Interopérabilité avec les logiciels métiers 45

43 Mon compte (pour le citoyen et sa famille): le choix de bénéficier de services supplémentaires 46

44 Mon compte (pour le citoyen et sa famille): le choix de bénéficier de services supplémentaires Pré-remplissage des formulaires Suivi des demandes Mes documents 47

45 De nouveaux formulaires Demande d extrait d acte de naissance Demande d extrait d acte de mariage Demande d extrait d acte de décès Demande de livret de famille Demande de recensement citoyen Demande d inscription sur les listes électorales Inscription à la crèche Inscription à la garderie Inscription en centre de vacances Inscriptions à la cantine Inscriptions scolaires Calcul du quotient familial Demande de concession de cimetières Autorisation temporaire de débit de boissons Demande de location de salle Inscription aux concours ville/commune fleurie Inscription aux brocantes Inscription aux activités sportives et culturelles Demande de rendez-vous avec un élu Inscription ou désinscription d'une liste de diffusion Demande de contact Papiers et citoyenneté Enfance et famille Vie locale Attestation de changement de domicile Demande de logement (OPHLM) Demande d intervention des services techniques Demande d occupation de la voie publique Déclaration de chien de première ou deuxième catégorie Commande de repas Inscription au repas des anciens Demande d infirmière Signalement d une personne/famille en difficulté Demande d intervention sociale Urbanisme et logement Services techniques et police Action sociale 48

46 Interopérabilité avec les logiciels métiers Objectif: éviter la re-saisie dans vos logiciels métiers Échanges avec les principaux éditeurs A minima, e-bourgogne proposera une solution de récupération des demandes dans un format standardisé Logiciel métier de votre collectivité 50

47 Mieux travailler Ensemble avec les outils collaboratifs. 53

48 Mieux travailler ensemble Mes projets Création d espaces «projet» permettant de partager des documents, plannings, calendriers et tâches, pour des personnes internes ou externes à la collectivité Alertes personnalisées par courriel et/ou RSS, suivi du projet facilité Accès et rôles définis par le chef de projet pour plus de réactivité Interopérabilité avec les solutions existantes 54

49 Mieux travailler ensemble Mes réunions Un support pour les réunions téléphoniques Partage d écran ou de présentation Visioconférence par webcam, support de la voix à venir Discussion instantanée et tableau blanc Application mobile et tablette à venir 55

50 Mieux travailler Ensemble avec les outils collaboratifs. 56

51 Martine Vandelle Présidente du GIP Pour contacter le GIP* : *tarif local depuis un poste fixe 57

52 Inauguration du site web de l UAMN 58 58