Haute école de gestion de Genève Filière Information documentaire. Rapport de stage. Archives de la Ville de Genève

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1 Haute école de gestion de Genève Filière Information documentaire Rapport de stage Archives de la Ville de Genève Partie A 1 er septembre 24 octobre 2014 Responsables de stage : François Burgy et Jacques Davier Stagiaire : Béatrice Werner

2 Les Archives de la Ville de Genève Historique La Ville de Genève voit le jour comme municipalité autonome en Les archives sont alors placées sous la responsabilité des secrétaires généraux successifs de la Ville. Ceux-ci assurent la conservation des documents du Conseil municipal et du Conseil administratif, ainsi que des registres de comptabilité. En revanche, peu de choses subsistent des archives des services administratifs avant En 1931, trois communes sont rattachées à la Ville de Genève, les Eaux-Vives, le Petit-Saconnex et Plainpalais. Actuellement, la Ville de Genève est l une des quarante-cinq communes du canton de Genève. Une première loi sur les archives remonte à 1925 déjà, sans avoir eu beaucoup d effets à l époque. Les Archives de la Ville de Genève proprement dites (ci-après AVG) ne sont fondées qu en Leur création fait suite à un développement important de l administration municipale dans les années 60 qui nécessite une restructuration de la municipalité en plusieurs départements distincts. Elle fait également suite à une demande réitérée de chercheurs et de citoyens, relayée par des conseillers municipaux, d avoir accès aux archives municipales. En août 1986, la première Archiviste de la Ville, Mme Micheline Tripet, est nommée. En 1987, une salle de consultation est ouverte au public. Avant ce tournant dans l histoire des archives de la Ville, celles-ci n étaient consultées que par les autorités et les fonctionnaires. Depuis 2007, les AVG dépendent du Département des Autorités, rattaché en 2011 à la Direction Générale. Elles sont soumises à la loi cantonale sur les archives publiques (LArch) et à son règlement d application (RArch), ainsi qu à la LIPAD, qui est une loi cantonale sur la transparence administrative et la protection des données, et à son règlement d application (RIPAD). Les AVG se sont dotées d une politique d acquisition depuis Toutefois, tous les services de l administration municipale n utilisent pas encore les outils de gestion des archives courantes et intermédiaires que sont les plans de classement et les calendriers de conservation. Situation administrative Les AVG sont domiciliées au Palais Eynard à Genève. Elles emploient sept personnes à titre permanent. Ces personnes sont : Didier Grange, archiviste, responsable du service, François Burgy, archiviste adjoint, responsable de toute la partie records management, Jacques Davier, collaborateur scientifique, responsable de la consultation, de la recherche et du traitement des différents fonds, 2

3 Xavier Ciana, collaborateur scientifique, responsable du site et de toute la partie numérisation des archives, Véronique Balboni Roch, secrétaire, Valérie Schaedler, documentaliste, Armi Heikkinen-Daum, documentaliste. L équipe est régulièrement complétée par des stagiaires pré-hes, des civilistes, des stagiaires en cours de formation à la Haute école de gestion de Genève, filière Information documentaire, ainsi que de du personnel temporaire. Missions Les missions des Archives de la Ville de Genève telles qu énoncées sur leur site sont de «conseiller et assister les services de l'administration municipale dans la gestion des documents qu ils produisent et qu ils reçoivent ; ces documents forment les archives courantes et intermédiaires de la Ville de Genève ; collecter et conserver les documents produits et reçus par les autorités de la Ville de Genève et par l Administration municipale qui possèdent une valeur durable ; ces documents forment les archives historiques de la Ville de Genève, mémoire de la Municipalité ; recevoir et conserver des fonds d archives d origine privée en relation avec l histoire de la Ville de Genève, indispensables compléments aux archives publiques ; mettre les documents conservés à la disposition du public et de l'administration municipale.» (AVG 2005) Dans cette perspective, les AVG implémentent les techniques adéquates, les méthodes et les instruments de gestion nécessaires à l accomplissement de leurs missions. Elles sont au service de l ensemble des collaborateurs de l Administration municipale et des citoyen(ne)s. Fonds documentaires Les fonds des AVG sont en majorité des fonds publics. Ils retracent les activités de l Administration municipale depuis 1842, y compris celles des communes fusionnées des Eaux- Vives, du Petit-Saconnex et de Plainpalais. Ces fonds sont complétés par quelques fonds privés en lien direct avec l histoire de la Ville de Genève. Ils sont versés par des particuliers, des entreprises, des groupements ou des associations, situés sur le territoire ou en rapport étroit avec celui-ci. Ils constituent une facette complémentaire du patrimoine de la commune. Les fonds reçus sont triés, classés et inventoriés. Certains fonds sont toujours en attente ou en cours de traitement. D autres, ouverts, sont régulièrement complétés. Des graphiques permettent de voir leur évolution, en termes de périodes couvertes et de volumes. Les périodes concernées sont essentiellement la seconde moitié du XXe siècle, avec un nombre 3

4 important de fonds qui couvrent également le XIXe siècle et quelques fonds remontant jusqu à l Ancien Régime. Le nombre et le volume des versements administratifs et privés sont en augmentation constante. Leur prise en charge est rendue possible grâce à la mise en fonction, depuis 2009, du magasin d archives de la rue Georges-Favon, avec une capacité d accueil de 3 km linéaires. Ce lieu est venu compléter les locaux et dépôts existant que sont les bureaux et le compactus au Palais Eynard, la salle de la rue Saint-Léger pour les fonds en cours de traitement, ainsi qu un dépôt situé au Lignon. Projets réalisés ou en cours de réalisation Les projets réalisés ou en cours de réalisation à fin 2013 (AVG 2013) sont les suivants : Un point d accès au réseau WiFi de la Ville de Genève a été installé dans la salle de consultation. Deux collections vidéos ont été numérisées (l une provenant du Teatro Malendro et l autre du Département de la culture et du sport). Une opération de numérisation des Archives du Musée d Ethnographie est en cours. Une collaboration en matière de gestion des risques et un travail de rédaction d un Codex se poursuivent. Ce dernier document a pour objectif de formaliser le système du contrôle interne (SCI). Il vise à assurer la continuité de la gestion de l unité par la consignation des informations essentielles à son fonctionnement. Une nouvelle version du Plan d urgence des AVG, basé sur celui de la Bibliothèque de Genève (BGE), arrive à son terme. Par ailleurs, un premier exercice d évacuation des archives a été mené. Plusieurs services de la Ville ont sollicité les collaborateurs des AVG afin de mettre en place un système de classement de leurs dossiers qui soit homogène et systématique, notamment au niveau des répertoires informatiques et de la gestion des droits d accès. Cette harmonisation du système doit permettre une intégration ultérieure à une GED (logiciel de gestion électronique des documents). Les pages intranet des AVG font l objet d une refonte, afin d être actualisées et adaptées aux demandes et besoins des utilisateurs. Plusieurs cours sur le Records Management en Ville ont été dispensés. Les collaborateurs des AVG sont intervenus dans les services de la Ville pour la mise en place du Records Management. Cette mise en place s est faite au moyen d instrument d évaluation et de sélection des documents, en vue de leur versement ultérieur aux archives définitives. Les collaborateurs ont donné plusieurs conférences et participé à des réunions et des séances tant aux plans local, que national et international. 4

5 Usagers Les AVG sont ouvertes au public les mercredis après-midi et jeudis toute la journée, ainsi que sur rendez-vous. Elles répondent aux demandes manuscrites, orales ou électroniques. En 2013, le total des consultations tous publics confondus s est monté à 252. Il a été répondu à 141 demandes de recherche par messagerie et 8 demandes écrites. Les demandes téléphoniques ont été au nombre de 71. Les quatre fonds les plus demandés ont été ceux du Musée d ethnographie, de l entreprise Sécheron, du Musée d art et d histoire et du Conseil administratif. Aucune statistique quant à l utilisation des sources officielles imprimées n étaient disponibles. Traitement du fonds documentaire du Centre pour l image contemporaine (CIC) Les tâches confiées lors de ce stage Ce stage a été effectué en compagnie de Stéphanie Toro, étudiante en 3ème année à la Haute école de gestion de Genève, filière Information documentaire. Notre tâche principale était le traitement d un fonds, du début à son terme, si le temps nous le permettait. Les tâches pour ce traitement ont été les suivantes : 1. Tri et sélection des documents à conserver 2. Etablissement d un plan de classement 3. Rédaction d un inventaire selon la norme ISAD(G) 4. Description du producteur selon la norme ISAAR (CPF) 5. Cotation des documents Par ailleurs, nous avons assisté à une réunion de coordination du Service et pris connaissance d instructions et règlements relatifs à l accueil du public. Normes et logiciel de description Dans un premier temps, nous nous sommes renseignés sur le fonctionnement des AVG et sur les modalités de description d un fonds selon les normes ISAAR(CPF) et ISAD(G), telles qu instituées aux AVG. Pour les archives définitives, la description des fonds suit les normes internationales EAD (Encoded Archival Description) et ISAD(G). Le logiciel XML/Spy permet de générer les documents EAD sans saisir manuellement les balises XML. Il est alors possible de les exporter en différents formats. La mise en ligne des inventaires se fait grâce à une application Lotus Notes. L application ISAG(G)/EAD a été baptisée IDEA (Instrument de description électronique des archives). Chaque inventaire des AVG est disponible en version HTML, PDF et EAD. L institution productrice du fonds est décrite selon la norme ISAAR(CPF) également à l aide du logiciel XML/Spy et d une application XML/EAC. 5

6 Recherche documentaire Nous avons eu la responsabilité du traitement du fonds du Centre pour l image contemporaine (CIC). Ce traitement a été confié aux AVG par Fonds d art contemporain de la Ville de Genève (FMAC). Il s agit d un fond fermé, dont la propriété reste aux mains du FMAC. Parallèlement à la prise de connaissance du fonctionnement des AVG et afin de nous familiariser avec le fonds à traiter, nous avons lu un certain nombre d articles et de documents retraçant l histoire et l évolution du producteur au fil de son existence. Nous avons également pris connaissance du contenu des rapports d activités et de gestion trouvés dans le fonds lui-même. Ces lectures étaient indispensables pour comprendre la provenance et l environnement producteur. Description du producteur Stéphanie Toro avait déjà commencé la notice ISAAR (CPF) quand je suis arrivée. Cette notice doit permettre de décrire le producteur du fonds et de lier la description à une notice d autorité. Grâce aux lectures effectuées, j ai pu contribuer sa rédaction en apportant des précisions quant à la nature producteur et à son histoire. Tri J ai rejoint Stéphanie Toro à la deuxième semaine de son stage. Je n ai donc pas participé à l élaboration du bordereau de versement, ni au déménagement du fonds du local Georges- Favon à la rue Saint-Léger. Nous avons débuté le tri ensemble, la première semaine de mon stage. Le volume du fonds était important. Sur la base du bordereau de versement en notre possession, nous avons effectué un premier regroupement des documents par séries, et établi une première arborescence dans un document Word. Chaque boîte a été incluse dans cette arborescence. Les séries identifiées étaient les suivantes : administration, activités, relations extérieures, documentation et une rubrique «autre» dans laquelle nous avons regroupé les boîtes qui ne rentraient dans aucune série. Par la suite, les documents trouvés dans le fonds nous ont induit à rajouter une série Saint-Gervais pour ceux liés à des activités qui n étaient pas du ressort direct du CIC mais qui, d une part, reflètent bien la richesse et le dynamisme de la Fondation Saint-Gervais Genève dont le CIC était à l époque un département et qui, d autre part, étaient gérées par les mêmes personnes responsables des activités du CIC. Les documents en lien direct avec les activités du CIC aujourd hui gérées par le FMAC ont été proposés ultérieurement à ce dernier qui a souhaité en reprendre un certain nombre. C est par le traitement des documents administratifs que nous avons débuté le tri du fonds. En effet, nous avons pensé que c était là une bonne manière de nous familiariser avec le producteur et de prendre la mesure du fonds par ce qui nous semblait aller le plus de soi. Par ailleurs, nous nous sommes efforcées de ne pas trier à la pièce et de ne pas désorganiser le fond afin de respecter son ordre originel. Le respect du fonds exige notamment de préserver l ordre existant ou de le reconstituer le cas échéant afin de rendre compte le mieux possible du contexte de création et de la place précise assignée à chaque document au moment de la 6

7 constitution du fonds. Dans notre cas, il fut par exemple parfois nécessaire de réunir de la correspondance éparpillée dans un dossier qui comportait par ailleurs d autres documents formant des unités de description (procès-verbaux, budget, etc.) afin de permettre une meilleure appréhension de son contenu. A d autres occasions, nous avons pu conserver l ordre originel et intégrer les documents directement dans la description. Sélection L évaluation et la sélection des informations à conserver de manière permanente est la partie sensible du traitement d un fonds. Un certain nombre de documents ont pu être éliminés d office, en conformité avec la politique de sélection des AVG, tels des factures de plus de 10 ans, des doubles, des brouillons illisibles ou encore de documents dont les données se retrouvent dans des documents récapitulatifs. Il a également fallu opérer un choix pour toute une série de documents non répertoriés. Ce choix s est fait essentiellement en fonction de l intérêt historique ou de témoignage que nous avons pu y déceler, à savoir de la manière dont les documents reflètent les activités et les fonctions du producteur. Classement, description et conditionnement Le classement, la description et le conditionnement des différentes parties ont été effectués au fur et à mesure. Pour le conditionnement, nous avons ôté les trombones, les fourres en plastique, et placé les documents dans des chemines non acides, elles-mêmes insérées dans des fourres à rabat, puis dans des boîtes également non acides. Les photographies ont quant à elle été placées dans une pergamine avant d être conditionnées dans les fourres à rabat. Parallèlement, nous avons rédigé l inventaire selon la norme ISAD(G) et complété la notice d autorité. Ce travail s est poursuivi tout au long du traitement. Il nous a permis d affiner les options prises, voire d optimiser le classement de certaines séries et dossiers en fonction du contenu dont nous prenions connaissance plus en détail au fil du temps. Les conseils de Jacques Davier et François Burgy ont été précieux tout au long de ce processus. Cotation La dernière semaine de mon stage, j ai pu effectuer l étape finale du traitement avant sa mise en ligne, qui a été de coter les fourres et de coller les étiquettes sur les boîtes. La mise en ligne n a toutefois pas pu être réalisée, car il n était pas établi si le FMAC souhaitait reprendre les archives dans ses locaux ou s il les laissait aux AVG. 7

8 Bibliographie ARCHIVES DE LA VILLE DE GENEVE, Mission des Archives de la Ville de Genève. Archives de la Ville de Genève [en ligne]. Mis à jour le 2 mars [Consulté le 4 octobre 2014]. Disponible à l adresse : ARCHIVES DE LA VILLE DE GENEVE, Rapport annuel Archives de la Ville de Genève [en ligne]. [Consulté le 4 octobre 2014]. Disponible à l adresse : BURGY, François, «La place des Archives de la ville de Genève dans une ville-etat», ARBIDO, année 19, n 5, p BURGY, François, CIANA, Xavier, DAVIER, Jacques, GRANGE, Didier, La mémoire locale d une ville internationale : les Archives de la Ville de Genève. Archives (Association des archivistes du Québec), vol. 42, n 1, p GRANGE, Didier, «Une institution à découvrir : les Archives de la Ville de Genève». Bulletin de la Société d histoire et d archéologie de Genève, n 25, p