FAQ OUTIL TALEO RECRUTEMENT

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1 FAQ OUTIL TALEO RECRUTEMENT La FAQ a pour but de synthétiser dans un seul document les réponses aux questions fréquemment posées par les utilisateurs de l outil Taleo Recrutement. Attention : la FAQ ne remplace pas le guide utilisation. Si vous êtes un tout nouvel utilisateur, merci de prendre connaissance du guide d utilisation de Taleo. Si le guide ou la FAQ n est pas en mesure de répondre à vos questions, merci de contacter votre Support utilisateurs. Sommaire des questions (CTRL+CLIC pour accéder directement à la réponse) Demandes de poste Lorsque je copie-colle la description de mon modèle dans le champ Description, je n arrive pas à éditer la description comme je le souhaite (exemple : la mise en forme n est pas respectée) Je veux créer une demande, mais je ne trouve pas le bouton «Créer une demande» Je veux diffuser ma demande de poste sur les canaux, mais je ne vois pas de bouton «Modifier» dans l onglet Publication et sourcing Les entités ont-elles accès à tous les jobboards? Dans quelles sections de «Publication et Sourcing» dois-je aller pour diffuser sur les jobboards et sites écoles? Et pour informer les partenaires? Dans la section «Partenaires Emploi», je ne retrouve pas un partenaire Suite à une réouverture de l offre dans AutEM, je n arrive pas à rattacher un candidat sur ma demande de poste dans Taleo Lorsque je clique sur Demandes de poste, je ne vois aucune demande de poste Une demande AutEM a été validée définitivement pourtant je ne la retrouve pas sur Taleo J ai modifié le nom du chargé de recrutement sur le formulaire de la demande de poste, mais dans l historique, il est indiqué que le manager a été modifié Dans la liste de demandes de poste ouvertes, certaines offres apparaissent en gras Candidatures Lorsque l on crée un profil général, dans le formulaire de création du candidat, on a une section Présélection qui n'est pas activée (on voit la section en mode visualisation mais on ne peut rien modifier Est-ce qu'une candidature rejetée est retirée de la base Taleo?... 5

2 14. Lorsque je clique sur Profils/candidats, je ne vois aucun candidat Je ne retrouve pas les candidats positionnés sur des offres pourvues ou annulées Je veux changer le statut d une candidature, mais je ne vois pas le bouton «Modifier étape/état» ou «Sauter» Lorsque je rattache mon candidat à une offre en cliquant sur l icône, je ne vois aucune offre disponible Lorsque je rattache mon candidat à une offre en cliquant sur l icône, au moment de sélectionner l offre, la pop up suivante s affiche dans certains cas et pas d autres Je viens de partager une candidature avec un collaborateur, mais je ne vois pas dans l historique que la candidature a été partagée Sur le tableau des candidatures, quand je clique sur la pièce jointe d une candidature, je ne vois pas toutes les pièces jointes liées à ma candidature Je me suis créé une tâche. Mais je ne reçois pas de mail de rappel de la tâche Autres Lorsque j effectue une recherche (rapide ou avancée) de candidats, le résultat de la recherche n affiche aucun résultat alors que le mot clé renseigné existe bien dans la fiche candidat Lorsque je crée un agent (contact partenaire), je ne le vois pas dans la liste des partenaires sur mon offre Qui crée ou modifie la liste des partenaires et sous-sources de candidature disponibles? Que permet d automatiser l interface AutEM/ Taleo? Que se passe-t-il lorsque la personne qui clôture l offre dans AutEM renseigne un numéro Taleo du candidat embauché erroné?... 7

3 Demandes de poste 1. Lorsque je copie-colle la description de mon modèle dans le champ Description, je n arrive pas à éditer la description comme je le souhaite (exemple : la mise en forme n est pas respectée). Il faut utiliser le mode Vue agrandie afin de garder la conformité de la mise en page de la description de l offre. 2. Je veux créer une demande, mais je ne trouve pas le bouton «Créer une demande». Les personnes ayant le type utilisateur «Chargé de recrutement» ne peuvent pas créer de demande. Merci de vous rapprocher de votre référent si vous êtes en BU(entité) sinon de l administrateur EEF qui feront une demande de modification de type utilisateur auprès du support. 1. Que signifie «offre confidentielle»? Cela signifie que l offre ne doit pas être publiée pour l instant : c est une information venant d AutEM pour les Sièges et les cadres opérationnels. 3. Je veux diffuser ma demande de poste sur les canaux, mais je ne vois pas de bouton «Modifier» dans l onglet Publication et sourcing. Vérifiez que vous avez au préalable ouvert la demande : pour cela, allez sur votre demande, cliquez sur «Autres Actions», puis «Enregistrer-Ouverte». 4. Les entités ont-elles accès à tous les jobboards? Les jobboards gratuits sont accessibles à tous. Les payants sont accessibles uniquement aux entités ayant des crédits avec ces jobboards. 5. Dans quelles sections de «Publication et Sourcing» dois-je aller pour diffuser sur les jobboards et sites écoles? Et pour informer les partenaires? Pour diffuser l offre sur les sites écoles et les jobboards, il faut aller dans «Sections Carrières», pour informer les partenaires par qu une offre a été créée, il faut aller dans «Partenaires Emploi».

4 6. Dans la section «Partenaires Emploi», je ne retrouve pas un partenaire. Il faut contacter le Support utilisateur pour effectuer une demande d ajout de partenaire : le partenaire n a pas dû être ajouté à la liste des partenaires disponibles sur l offre. 7. Suite à une réouverture de l offre dans AutEM, je n arrive pas à rattacher un candidat sur ma demande de poste dans Taleo. Cela est normal car la réouverture n étant pas gérée par l interface AutEM/Taleo, il faut manuellement rouvrir l offre dans Taleo. Pour cela : a) Revenir en arrière sur la candidature qui était à l état «Embauché», en cliquant sur «Autres actions», puis «Revenir en arrière», b) Passer la candidature à l étape/ état = Finalisation embauche/réouverture, c) Sur la candidature, décocher «candidat interne» seulement s il s agit d un candidat externe qui est devenu interne suite à l embauche, d) Sur l offre qui est pourvue, cliquez sur «Autres actions», puis «Rouvrir la demande». e) Republier l offre sur les canaux et partenaires 8. Lorsque je clique sur Demandes de poste, je ne vois aucune demande de poste. Vérifiez que le filtre «Afficher les informations de» est sur votre groupe utilisateurs ou sur «Toutes». 2. Je ne retrouve pas les demandes pourvues ou annulées. Vérifiez que la case «Inclure les demandes inactives» est cochée (dans la zone de filtres rapides sur la gauche) 9. Une demande AutEM a été validée définitivement pourtant je ne la retrouve pas sur Taleo. Les demandes validées dans AutEM, sont reprises dans Taleo avec une fréquence de 3 fois par jour : 9h00, 14h30 et 16h30. Les demandes validées dans AutEM ne sont pas instantanément importées dans Taleo. 10. J ai modifié le nom du chargé de recrutement sur le formulaire de la demande de poste, mais dans l historique, il est indiqué que le manager a été modifié. C est normal, car «Manager» est le champ initial Taleo correspondant au chargé de recrutement. Ce champ a été renommé à la demande de Carrefour.

5 11. Dans la liste de demandes de poste ouvertes, certaines offres apparaissent en gras. Les offres apparaissant en gras sont celles où de nouvelles candidatures ont été créées. Candidatures 12. Lorsque l on crée un profil général, dans le formulaire de création du candidat, on a une section Présélection qui n'est pas activée (on voit la section en mode visualisation mais on ne peut rien modifier. C'est normal car c'est seulement une fois que le candidat aura complété son profil que le recruteur aura accès à cette section. 13. Est-ce qu'une candidature rejetée est retirée de la base Taleo? Une candidature rejetée est retirée de la base au bout de 2 ans. Toutefois, tout compte resté inactif au bout de 6 mois est définitivement supprimé : que la candidature soit rejetée ou non. 14. Lorsque je clique sur Profils/candidats, je ne vois aucun candidat. Vérifiez que le filtre «Afficher les informations de» est sur votre groupe utilisateurs. 15. Je ne retrouve pas les candidats positionnés sur des offres pourvues ou annulées. Vérifiez que la case «Inclure les demandes inactives» est cochée (dans la zone de filtres rapides sur la gauche). 16. Je veux changer le statut d une candidature, mais je ne vois pas le bouton «Modifier étape/état» ou «Sauter». Vérifiez que vous êtes sur le dossier de candidature et non sur le profil général. Pour vérifier cela, vous devez être sur le formulaire «candidature» sur lequel est inscrit en en-tête le nom du candidat et l offre sur laquelle il est rattaché. 17. Lorsque je rattache mon candidat à une offre en cliquant sur l icône, je ne vois aucune offre disponible. Vérifiez que le filtre «Responsable» dans la colonne de gauche est sur votre groupe utilisateurs ou sur «Toutes».

6 18. Lorsque je rattache mon candidat à une offre en cliquant sur l icône, au moment de sélectionner l offre, la pop up suivante s affiche dans certains cas et pas d autres. La pop-up ne s'affiche que lorsque l'offre est publiée. Si l'offre est au statut "approuvée" elle n'apparaît pas. Cette pop-up est désactivée, donc aucun message n est envoyé. 19. Je viens de partager une candidature avec un collaborateur, mais je ne vois pas dans l historique que la candidature a été partagée. Il faut parfois attendre environ 10 minutes avant qu une action soit visible dans l historique, notamment dans le cas de transfert de candidature. Par ailleurs, il faut aussi vérifier que le filtre «Afficher l historique de» est sur le/les candidatures que vous souhaitez voir apparaître. 20. Sur le tableau des candidatures, quand je clique sur la pièce jointe d une candidature, je ne vois pas toutes les pièces jointes liées à ma candidature. Seules les PJ visibles par le candidat apparaissent dans le tableau Candidats. Pour rendre visible une pièce jointe par le candidat, il faut cliquer sur l icône pièce jointe, et cocher la case «Rendre visible aux candidats». 21. Je me suis créé une tâche. Mais je ne reçois pas de mail de rappel de la tâche. Autres Pour recevoir un rappel, il faut aller sur la tâche créée et: a) Spécifier dans le champ Rappel, la fréquence de rappel b) Spécifier dans le champ Etat, que la tâche est «en cours». 22. Lorsque j effectue une recherche (rapide ou avancée) de candidats, le résultat de la recherche n affiche aucun résultat alors que le mot clé renseigné existe bien dans la fiche candidat. Si le dossier candidat vient d être créé, cela est normal, car il faut un délai pour que la recherche fonctionne sur tous les champs du dossier candidat. 23. Lorsque je crée un agent (contact partenaire), je ne le vois pas dans la liste des partenaires sur mon offre. Il faut vérifier que: a) dans l onglet Connexion, le champ Portail est «Site agence» b) dans l onglet Propriétés de l agence, le service sélectionné est Recrutement c) l agent créé n est pas rattaché à une localisation différente de celle de l offre

7 24. Qui crée ou modifie la liste des partenaires et sous-sources de candidature disponibles? La cellule partenariat de l'espace Emploi gère la liste des partenaires et sous-sources de candidatures. Pour toute demande d ajout ou de modification des coordonnées partenaires ou de forums, merci de contacter votre référent qui transmettra la demande. 25. Que permet d automatiser l interface AutEM/ Taleo? a) Créer en automatique dans Taleo les demandes d autorisation d embauche validées sur d AutEM, en agrégeant les demandes d embauche similaires b) Annuler en automatique dans Taleo les demandes annulées sur AutEM c) Embaucher en automatique un candidat dans Taleo à partir de la clôture de l offre dans AutEM 26. Que se passe-t-il lorsque la personne qui clôture l offre dans AutEM renseigne un numéro Taleo du candidat embauché erroné? Un potentiel doublon est créé et rattaché à la bonne offre dans Taleo. Le candidat sera embauché dans Taleo, mais cela entraîne une charge supplémentaire pour dédoublonner le candidat.