Prgramme de suivi et cntrôle des factures publiques d électricité Appel à manifestatin d intérêt Mars 2011 1
TABLE DES MATIERES 1 JUSTIFICATION DU PROGRAMME...3 2 DEFINITION DU PROGRAMME...4 2.1 LE CONTENU DU PROGRAMME...4 2.2 LES ATTENTES DU PROGRAMME...4 3 PRESENTATION DU PROJET...5 3.1 OBJET DU PROJET...5 3.2 PORTÉE DU PROJET...5 3.3 DURÉE DU PROJET...6 3.4 FACTEUR DE SUCCÈS DU PROJET...6 4 CRITERES DE SELECTION DES PAYS...7 4.1 FAISABILITÉ TECHNIQUE...7 4.2 ATOUTS RECHERCHÉS...7 5 CADRE DE SOUMISSION...8 5.1 LISTE DES DOCUMENTS DEMANDÉS...8 2
1 JUSTIFICATION DU PROGRAMME Généralement, les factures d électricité peuvent être cnsidérées cmme de simples pièces cmptables justifiant l achat de l énergie nécessaire au fnctinnement des édifices u des unités de prductin. Avec cette perceptin, le cntrôle des dépenses purrait simplement se limiter à une cmparaisn des factures curantes à la myenne des dépenses u au budget prévisinnel. Cette apprche de cntrôle peut s avérer très efficace dans le cas de simples achats dnt les cûts unitaires dépendent uniquement du marché ; cmme par exemple : l achat de furnitures de bureau, l achat de mbiliers de bureau, l achat d appareils u d équipements manufacturiers qui snt tus des prduits tangibles. En réalité cette apprche est insuffisante dans le cadre de la facturatin de l électricité. Car il ne s agit pas de cûts unitaires dépendant uniquement de la cmpagnie d électricité. Le mntant ttal à payer d une facture d électricité est la résultante de plusieurs paramètres dnt une partie dépend du chix (actif u passif) de l utilisateur. Nn seulement ces paramètres snt en grand nmbre, ils snt également susceptibles de varier à tut mment en fnctin des facteurs plus u mins cntrôlables. Pur se faire une idée, n peut nter que les factures finales d électricités dépendent entre autres : du type d abnnement (basse tensin, myenne tensin, haute tensin) du type de cmptage (avant u après le transfrmateur), du tarif chisi (curte, myenne u lngue utilisatin), de la puissance suscrite (adaptée u nn aux besins réels), du fnctinnement des installatins (pleine charge u charge partielle) des perfrmances des machines (âge, rendement, facteur de puissance) du niveau d entretien des installatins du client (planifié, régulier u nn) des heures de fnctinnement (creuse, pinte u pleine) des cnditins climatiques Pur cette raisn, il n est pas surprenant de cnstater que deux clients ayant des installatins similaires u les mêmes besins énergétiques n aient pas tujurs le même cût unitaire myen de l énergie (résultant du rapprt entre le mntant ttal de la facture et la cnsmmatin d énergie). En fnctin des valeurs prises pur l un et l autre par les paramètres énumérés ci-dessus, l un purrait dépenser plus que l autre pur assurer les mêmes besins. De plus, la vérificatin des mntants facturés ne peut pas se faire simplement cmme dans les cas usuels d achat indiqués précédemment, elle est basée sur des frmules mathématiques suvent cmplexes, que seul un pérateur averti peut cmprendre. Il en résulte que pur réduire les cûts unitaires tut en satisfaisant les mêmes besins et payer ainsi ses factures d électricité sans faux frais, le recurs à un prgramme de suivi et cntrôle de la facturatin est indispensable. 3
2 DEFINITION DU PROGRAMME 2.1 Le cntenu du prgramme Le prgramme de suivi et cntrôle de la facturatin d électricité est un ensemble d activités qui visent principalement à réduire le cût unitaire de l électricité. Dans le cas des abnnements publics, les pératins majeures mises en œuvre snt : L élabratin de la liste exhaustive des abnnements publics, l identificatin des cmpteurs et des bénéficiaires. Cet état de lieux permet de résilier les abnnements faisant l bjet d une explitatin abusive. La cnstitutin d une base de dnnées des cnsmmatins d électricité à partir de deux à tris ans d histrique et la mdélisatin des tarifs, des cntrats et barèmes de calcul du mntant ttal. Grâce à cette base de dnnées initiale, des simulatins infrmatiques permettent d ptimiser les cnditins de facturatin. C'est-à-dire le chix ptimal des puissances suscrites, des tarifs et la réductin de diverses pénalités liées à la cntreperfrmance des installatins du client. La réalisatin des travaux et des actins issues des mesures d ptimisatin pur la matérialisatin des écnmies annncées. En parallèle à ces pératins de terrain, il faut prcéder à l assainissement de la base de dnnées en relatin avec le distributeur. Le suivi et le cntrôle péridique des factures aux fins de desceller les anmalies de facturatin et de maîtriser le flux de nuveaux abnnements. Cette pératin permet de maintenir et actualiser les écnmies engrangées lrs des étapes précédentes. 2.2 Les attentes du prgramme L émergence d une équipe d experts lcaux qui assistera l administratin dans la ratinalisatin de la gestin de ses factures d électricité. La dispnibilité d un lgiciel de gestin des factures d électricité fnctinnel et d une base de dnnées assainie des cnsmmatins d électricité du secteur public. A partir de ces utils infrmatiques, il est pssible d effectuer des analyses énergétiques smmaires en vue de définir un plan d actin chérent pur la maîtrise de l énergie. La maîtrise des barèmes tarifaires des cmpagnies d électricité suite à leur cnfrntatin cntinue avec la réalité du terrain. Ce qui peut permettre un meilleur encadrement de celles-ci par l État dans le sens d une plus grande équité dans la plitique des prix. Cet ensemble d pératins a évidemment pur crllaire la réalisatin d écnmies financières substantielles (de l rdre de 10 à 20%) et la réductin des appels de puissance impliquant une meilleure distributin des puissances ainsi libérées à plus grands nmbre d abnnés. 4
3 PRESENTATION DU PROJET 3.1 Objet du prjet Malgré l intérêt du prgramme de suivi et cntrôle des factures d électricité tel que présenté dans le chapitre précédent, peu d États en nt réellement tiré prfit en Afrique francphne. L exemple de réussite dans ce dmaine est la Côte d Ivire qui depuis 1985 (suite à la crise énergétique issue de la grande sécheresse de 1983) a implanté un prgramme similaire. Grâce à ce chix, ce pays a réduit ses dépenses publiques d électricité de plus de 20%, ce qui crrespndait à une écnmie annuelle de plus 2 milliards de FCFA de 1985 à 1990. De même, après une première tentative en 1998, le Burkina Fas vient de se dter du même prgramme en 2008 grâce à l appui de la Banque Mndiale. Les premières estimatins fnt état d une écnmie annuelle d envirn 2 milliards de FCFA, sit 20% des dépenses actuelles. L Institut de l énergie et de l envirnnement de la Francphnie (IEPF) prpse sn appui aux États membres de l OIF en vue de mettre en œuvre un prgramme - avec la participatin active des bénéficiaires un prgramme de suivi, de cntrôle et de redressement des factures d électricité. 3.2 Prtée du prjet Le prgramme de suivi et cntrôle de la facturatin dans les États cmprend tris principales phases : la phase de dévelppement, la phase d implantatin et la phase de suivi. L appui intensif de l IEPF se limitera aux deux premières phases, mais il est entendu que l institut restera attentif à la mise en œuvre cmplète du cntenu du prgramme par les pays. a) La phase de dévelppement Définitin d un cadre d exécutin apprprié. Pur les États sélectinnés, l IEPF apprtera au tut début du prjet un appui pur la définitin u l améliratin du cadre institutinnel et pératinnel facilitant la mise en œuvre du prgramme. Il s agira d évaluer la capacité des intervenants ptentiels du prjet. Cette étape permettra de faire la synthèse des actins à mener pur atteindre les bjectifs dans les meilleurs délais. Elle vise particulièrement à valider les prcédures de cntrôle et d analyse des factures et à définir les prfils des intervenants requis pur la mise en œuvre efficiente du prgramme. Dévelppement d un lgiciel de gestin des factures d électricité. Ce lgiciel de gestin devra être adapté à la facturatin spécifique de chaque pays. Il devra assurer les principales fnctins liées au cntenu technique du prgramme. Il sera livré lrs de la phase d implantatin avec la base de dnnées initiale et les résultats d évaluatin des mesures de redressement de la facturatin. Définitin d un plan d actin pur le redressement des cnditins de facturatin. A l issue de la cnstitutin de la base de dnnées initiale, ce plan furnira la descriptin et l évaluatin financière des actins à mener pur la mise en œuvre des mesures de redressement des cnditins de facturatin. 5
b) La phase d implantatin du prgramme Renfrcement des capacités institutinnelles et techniques. Lrs de la phase de dévelppement, le pays devra identifier (avec l appui de l IEPF) les ressurces humaines qui sernt en charge du prgramme dans tutes ses cmpsantes. Ce renfrcement de capacités prendra en cmpte, entre autres, le cntenu technique, administratif, infrmatique et stratégique du prgramme. Furniture d un lgiciel de gestin des factures d électricité. L IEPF furnira un lgiciel de gestin des factures d électricité. Il sera livré avec la base de dnnées initiale et les résultats d évaluatin des mesures de redressement de la facturatin. Ce lgiciel sera décmpsé en deux mdules. Le premier mdule permettra entre autres l établissement de la liste exhaustive des abnnements publics d électricité, l ptimisatin des cnditins de facturatins basée sur deux à tris années d histrique de facturatin; l estimatin smmaire des écnmies financières issues de l ptimisatin des factures. Le deuxième mdule sera livré au début de la phase de suivi du prgramme, il permettra d assurer l analyse et le cntrôle péridique des factures aux fins de déceler d éventuelles anmalies et d ajuster les cntrats d abnnement seln l évlutin des tarifs et des besins réels. c) La phase de définitin des pératins de suivi. Élabratin et validatin des prcédures de suivi et de cntrôle péridique des factures, frmatin de l équipe de suivi et définitin des interactins entre les différents intervenants (État, cmpagnie d électricité, rganisme chargé de la mise en œuvre du prgramme). 3.3 Durée du prjet La durée ttale du prjet sera de duze (12) mis et il devra être réalisé dans cette péride. 3.4 Facteur de succès du prjet Le succès de ce prjet repse sur une réelle vlnté plitique du pays. En effet, au delà des premières étapes d étude de la phase de dévelppement, c est la mise en œuvre effective des mesures de redressement qui permet d btenir les résultats escmptés. Il est dnc essentiel que les futurs candidats à ce prgramme sit dispsés à pursuivre les effrts dans la durée et acceptent d assurer les investissements requis. 6
4 CRITERES DE SELECTION DES PAYS 4.1 Faisabilité technique a) Existence de cmpteurs Les cnsmmatins facturées divent être réellement enregistrées par un cmpteur. Cela permettra de mesurer les écnmies effectives en phase pst-prjet. Les abnnements sans cmptage ne purrnt pas être pris en cmpte. Par cnséquent les États dnt les cnsmmatins d électricité snt frfaitaires u estimées ne sernt pas retenus. b) Dispnibilité de l histrique des factures L administratin dit dispser des dnnées de cnsmmatin cmplètes des tris dernières années (sur papier u en versin électrnique) u avir la pssibilité d btenir celles-ci dans un délai raisnnable auprès de la cmpagnie d électricité. c) Centralisatin du règlement des factures publiques De façn générale pur le secteur public, il sera questin de plusieurs milliers d abnnements. S il n existe pas au départ un fichier unique des abnnements, le prjet purrait s étaler dans le temps. De plus si chaque département ministériel est autnme dans la gestin de ses factures, le nmbre d interlcuteurs sera multiplié. En cnséquence, il est nécessaire qu un seul rganisme (ministère u autre institutin) sit respnsable du paiement de l ensemble des factures publiques. 4.2 Atuts recherchés a) Initiatives du pays Existence de prcédures fficielles et fnctinnelles (arrêtés, décrets) de règlement des factures publiques d électricité. À défaut, au minimum l existence d acteurs bien identifiés et des dcuments simplifiés de suivi des dépenses. b) Paiement régulier des factures Pur que les États s engagent réellement dans un prcessus de redressement des factures d électricité, il faut qu ils aient le suci de payer leurs factures d électricité de façn régulière. Cette régularité cnstitue une surce de mtivatin pur réaliser les investissements nécessaires à la mise en œuvre des recmmandatins. 7
5 CADRE DE SOUMISSION 5.1 Liste des dcuments demandés Les dcuments suivants snt requis pur évaluer la candidature des pays : 1. Une lettre de manifestatin d intérêt dans laquelle l État candidat expse ses mtivatins, la prblématique particulière si elle existe et ses attentes du prjet de dévelppement et d implantatin d un prgramme de suivi et cntrôle des factures d électricité. Cette lettre devra ntamment marquer la vlnté de l État candidat d inscrire le cût de ce prgramme au budget de l année 2012. 2. Un dcument de présentatin de la de la situatin des dépenses publiques d électricité, avec a. Une descriptin smmaire incluant : i. nmbre d abnnement du secteur public ii. la cnsmmatin en kwh/an et les dépenses annuelles d électricité en 2008, 2009 et 2010. Si pssible éclater ces dnnées par secteur d électricité (basse tensin, myenne tensin, haute tensin). b. Une descriptin des prcédures actuelles de nuveaux abnnements et de règlement des factures d électricité (acteurs et leurs rôles): i. Acteurs Structure Service de règlement des factures publiques d électricité Services de régulatins de secteur de l électricité Cmpagnie d électricité (publique u privée) Opérateur chargé du suivi et cntrôle des factures Nm, Adresse Crdnnées du respnsable ii. Rôle de chaque acteur et prcédures La gestin des factures publiques d électricité est elle centralisée? Existe-t-il des textes fficiels définissant la prcédure de gestin des factures? Existe-t-il des textes fficiels définissant la prcédure de gestin des factures? (si ui, les furnir en annexe) Les cnsmmatins de l État snt elles estimées u relevées sur cmpteur? Disfnctinnement bservés. Slutins entreprises. 8
5.2 Participatin à l appel à manifestatin d intérêt Le présent appel à manifestatin d intérêt s adresse à l ensemble des pays en dévelppement membres de l espace francphne. Le dssier de manifestatin d intérêt devra être structuré tel qu indiqué au pint 5.1. Tut dcument permettant d amélirer ce dssier sera le bienvenu. 5.3 Date limite de dépôt des candidatures Les candidatures devrnt être dépsées u expédiées par vie pstale u par currier électrnique au plus tard le 30 juin 2011 à 17h00 à l adresse suivante : Institut de l'énergie et l'envirnnement de la Francphnie (IEPF) 56, rue St-Pierre, 3e étage Québec (Québec) G1K 4A1, Canada Téléphne : (1-418) 692 5727 Télécpie : (1-418) 692 5644 Curriel : iepf@francphnie.rg La séance d uverture et d analyse des candidatures n est pas publique et les sumissinnaires sernt avisés du résultat des analyses au plus tard le 30 juillet 2011. 9