UDA Stage Manuel utilisateur 11/02/2011
Sommaire 1. Introduction... 4 1.1. Objectif de l application... 4 1.2. Utilisateurs cibles... 4 1.3. Compatibilité navigateurs... 4 1.4. Éléments d interface... 5 1.4.1. Recherche avancée... 5 1.4.2. Exportation de données au format CSV... 5 1.4.3. Date... 6 1.4.4. Zones de saisies de texte libre... 6 2. Les différents niveaux d administration et droits... 7 2.1. Niveaux d administration... 7 2.2. Niveaux de consultation... 7 3. Page d accueil... 8 4. Paramétrer votre centre de gestion... 10 4.1. Paramètres... 10 4.2. Rattacher un personnel... 11 4.2.1. Liste... 11 4.2.2. Ajout... 12 4.2.3. Modification Suppression... 14 4.3. Règles de gestion des candidatures... 15 4.4. Définir les contacts... 16 5. Gérer les établissements d accueil des stagiaires... 17 5.1. Lister les établissements... 17 Il est possible à ce moment la possibilité de modifier ou de supprimer les informations du contact entreprise sélectionné.... 20 5.2. Ajouter un établissement d accueil des stagiaires... 20 5.3. Ajouter un service au sein de l établissement d accueil... 21 5.4. Ajout d un contact... 22 5.5. Modifier un établissement d accueil... 23 5.6. Modifier ou supprimer un service... 24 5.7. Modifier ou supprimer un contact... 25 6. Gérer les stages... 26 6.1. Offres et Conventions... 26 2
6.1.1. Liste... 26 6.1.2. Edition... 28 - Titre ou intitulé du stage :... 35 - Thème(s) :... 35 - Définition des activités confiées :... 35 - Compétences :... 35 - Niveau formation :... 35 - Connaissances acquises dans le cursus de (préciser la formation) :... 35 - Objectifs pédagogiques spécifiques :... 35 - Date de début (dans l encadré durée du stage) :... 35 - Date de fin (dans l encadré durée du stage) :... 35 - Durée du stage :... 36 - Type de durée :... 36 - Période de stage en continu? :... 36 - Informations complémentaires sur les périodes de stages :... 36 - Date de début (dans l encadré période de stage) :... 36 - Date de fin (dans l encadré durée du stage) :... 36 - Adresse (Tous les champs adresse dans l encadré durée du stage) :... 36 - Observations complémentaires sur le lieu de stage :... 36 - Horaires de présence :... 36 - Gratification :... 36 - Observations complémentaires sur la gratification :... 36 - Montant de la gratification :... 36 - Modalités de versement :... 36 - Avantages en nature :... 37 6.1.3. Modification... 44 6.1.4. Suppression d une convention... 44 6.1.5. L édition d un avenant... 44 7. Gérer les candidatures... 46 7.1. Liste... 46 7.2. Suivi des candidatures... 48 7.3. Vision d ensemble des candidatures... 49 7.4. Hiérarchiser les candidatures... 49 7.5. Suivi des stages tutorés... 50 8. Statistiques... 51 9. Lister et candidater aux offres (mode étudiant)... 52 9.1. Page d accueil... 52 9.2. Consulter et postuler aux offres de stages... 53 9.3. Gérer et suivre mes candidatures... 54 3
1. Introduction 1.1. Objectif de l application L Université d Auvergne est composée de huit composantes : Faculté de Droit et de Science Politique, Faculté des Sciences économiques et de Gestion, IPAG, IUT, IUP Management et Gestion des Entreprises, Faculté d Odontologie, Faculté de Médecine, Faculté de Pharmacie. Selon les formations, les stages peuvent être obligatoires, ou sur la base du volontariat. Actuellement, les stages sont gérés soit avec des outils de bureautique ou soit manuellement. Avec l application UDA Stage, l Université souhaite mettre à la disposition des composantes un logiciel permettant de faciliter la gestion des stages. A terme, ce logiciel devra faciliter la production d indicateurs ministériels et de pilotage de l établissement dans le domaine des stages. 1.2. Utilisateurs cibles Cette application doit permettre : aux étudiants : d accéder aux offres de stages recueillies par la composante ; de consulter et de postuler aux offres de stages en ligne. aux personnels et responsables de stages : de gérer les conventions de stages des étudiants ; de répertorier les établissements d accueil des étudiants en stage ; de faciliter le suivi des procédures administratives ; de gérer et diffuser des offres de stages ; de gérer un portefeuille d établissement d accueil ; d élaborer automatique des indicateurs de suivi. aux enseignants : de hiérarchiser et suivre les candidatures des étudiants ; de suivre les stagiaires en établissement d accueil. au Bureau d Aide à l Insertion Professionnelle des étudiants (BAIPE) : d élaborer automatiquement des indicateurs de suivi ; d avoir une vision d ensemble des pratiques locales. 1.3. Compatibilité navigateurs Cette application a été réalisée pour Firefox 3, Chrome et Internet Explorer 8. Pour une utilisation optimale de l application, il est préférable d utiliser Firefox 3.x ou Chrome, avec une mise à jour récente des plugins de lecture pdf tels qu Adobe Reader. 4
1.4. Éléments d interface 1.4.1. Recherche avancée La majorité des formulaires de recherche ont une icône représentant une flèche sur laquelle il est possible de cliquer pour afficher des critères de recherche supplémentaire. Par défaut, les critères supplémentaires sont cachés. En cliquant sur l icône, les champs apparaissent. 1.4.2. Exportation de données au format CSV Les tableaux de résultat de recherche ont une icône représentant un fichier CSV sur laquelle il est possible de cliquer pour récupérer les données du tableau au format CSV (lecture sous les logiciels Excel (Office) ou Calc (OpenOffice)). 5
1.4.3. Date Les champs de date sont suivis d un bouton sur lequel il est possible de cliquer pour afficher un calendrier pour choisir plus facilement et rapidement la date. En cliquant sur le bouton, le calendrier apparait. 1.4.4. Zones de saisies de texte libre Tous les champs de saisie de texte libre sont associés à un outil de formats (possibilité de choisir le style de la police, la couleur de texte et de fond, ). Attention aux fantaisies, qui pourraient constraster avec le modèle de convention officielle. Il faut rester sobre. 6
2. Les différents niveaux d administration et droits 2.1. Niveaux d administration Administrateur université : il gère et administre l ensemble de l application et a une visibilité globale sur l ensemble de la base de données. Administrateur composante : il gère son centre de gestion composante, administre les personnels de rattachement (administrateur sous-composante, personnel stage et personnel pédagogique) et définit les paramètres par défaut. Il a une visibilité «descendante» (composante et sous-composante). Administrateur(s) sous-composante : gère son centre de gestion souscomposante, administre les personnels de rattachement (personnel stage et personnel pédagogique), et définit les paramètres par défaut. Il n a que la visibilité de sa sous composante ; Personnel pédagogique : c est obligatoirement un enseignant permanent qui a la possibilité de présélectionner les candidatures des étudiants. Personnel stage : peut saisir, renseigner, éditer des offres et des conventions de stages du niveau auquel il est rattaché. 2.2. Niveaux de consultation Enseignant : il peut consulter la base des établissements d accueil et des offres de stage et consulter le listing des conventions de stages pour lesquelles il est tuteur ; cela nécessite, au préalable la saisie des tuteurs par administrateurs composante. Etudiant : Il peut consulter les offres de stages qui lui sont dédiées et postuler en ligne sur l une d entre elle (ou plusieurs si la composante l a permis dans son paramétrage). 7
3. Page d accueil Partie 1 Partie 3 Partie 4 Partie 2 8
Partie 1 Partie 2 Cette page est séparée en 4 parties : - un bandeau supérieur, présent sur toutes les pages, qui contient le titre de l application et le nom de la composante sur laquelle l utilisateur est en train de travailler. - un bandeau inférieur, présent sur toutes les pages, qui contient un lien pour la déconnexion, et un lien pour contacter l administrateur de l application, et le logo de l université d auvergne. Partie 3 - Une partie gauche, présente sur toute les pages, qui représente le menu et qui contient donc les liens pour naviguer dans l application. Le menu est différent selon les droits d accès de l utilisateur connecté. (La copie d écran ci-dessus représente les droits visibles par l administrateur composante). Partie 4 - Une partie centrale, ou droite, qui va changer à chaque page, contenant les formulaires et les informations des données manipulées par l application. Cette zone est appelée la zone de travail. 9
4. Paramétrer votre centre de gestion (Cette partie est réservée aux administrateurs composantes et sous-composantes) 4.1. Paramètres Cette page affiche les informations du centre de gestion (ici Faculté d Odontologie), qui apparaitront sur la convention : - Statut du responsable de la composante - Identité du responsable de la composante - Logo - Adresse - Adresse du site internet - Téléphone - Fax - Courriel Ces informations ne sont pas paramétrables directement en ligne. Pour tout changement, contacter l administrateur université, directement par le bouton «Contacter l administrateur» en zone 2. 10
4.2. Rattacher un personnel 4.2.1. Liste Cette page affiche la liste des personnels rattachés à la composante et donc ayant des droits sur l application selon les autorisations délivrées par l administrateur composante. En cliquant sur le nom d un personnel, une fenêtre permet de visualiser la fiche signalétique d un personnel (informations et droits). Il est également possible de supprimer les droits de ce personnel en cliquant sur le bouton Supprimer. 11
Pour toutes modifications sur les détails ou les droits d un personnel, il faut supprimer ce personnel, puis le recréer et lui ré-ouvrir les droits correspondants (voir ci-dessous). 4.2.2. Ajout Cette page permet de rechercher un personnel au travers de l annuaire de l UdA. Après avoir choisi le personnel à rattacher à la composante, il faut définir les détails et les droits pour cet utilisateur. 12
Tous les champs sont obligatoires lorsqu ils sont suivis d un Astérisque. Pour définir le champ «Groupe», se référer à la page 7. Définitions des champs : - Le champ «présélection» avec oui, autorise ce personnel à hiérarchiser les candidatures. Il est exclusivement destiné aux personnels pédagogiques (enseignants). - Le champ «publication» avec oui, autorise ce personnel à diffuser et publier des offres de stages. - Le champ «Statistiques» avec oui, autorise ce personnel à accéder à la partie statistique de son centre de gestion (zone 3). Après avoir renseigné et paramétré ce personnel, cliquer sur «Valider ce personnel». 13
4.2.3. Modification Suppression Il est possible de supprimer les droits d un personnel en cliquant sur le bouton «Supprimer». Pour toutes modifications sur les détails ou les droits d un personnel, il faut supprimer ce personnel, puis le recréer et lui ré-ouvrir les droits correspondants (voir ci-dessous). 14
4.3. Règles de gestion des candidatures Cette page permet de définir les règles de gestion des candidatures pour la composante et d impulser ces mêmes paramètres aux sous-composantes. Cette configuration générale peut toutefois être modifiée au moment du paramétrage d une offre. Définitions des champs : - Le champ «autoriser la candidature en ligne» avec» oui, permet la candidature en ligne dans le centre de gestion concerné. - Le champ «définir le nombre de candidature(s) possible(s) par étudiant» paramètre le nombre de candidatures autorisées par étudiant (exemple : valeur = 3, les étudiants pourront candidater à 3 offres maximum. - Le champ «définir un seuil maximal de candidature(s) par offre» paramètre le nombre maximal de candidatures autorisées pour les offres (exemple : valeur = 3, lorsque 3 étudiants auront candidaté, l offre ne sera plus visible par les autres étudiants). - Le champ «Présélection des candidatures» avec «oui», permet de créer des offres avec présélection par un enseignant. - Le champ «Affichage de l état d avancement de la candidature» avec «oui», permet à l étudiant de suivre l état d avancement de la procédure administrative relative à l édition sa convention. 15
4.4. Définir les contacts Cette page affiche toutes les informations administratives relatives au service des stages du centre de gestion. Ces informations sont visibles en mode étudiant et permettent une meilleure identification du service auprès des étudiants. Pour toutes modifications, veuillez contacter l administrateur université, directement par le bouton «Contacter l administrateur» en zone 2. 16
5. Gérer les établissements d accueil des stagiaires 5.1. Lister les établissements Cette page liste les établissements d accueil en stage enregistrés dans la base. Il est possible d effectuer des recherches selon des critères de recherche préalablement renseignés. En cliquant sur un établissement, sa fiche signalétique s ouvre (pour l exemple : il a été cliqué sur l entreprise «2»). 17
Onglets de navigation Les onglets en haut de la page permettent d afficher les détails de l établissement ou des services rattachés à cet établissement. 18
Les services sont rattachés à une composante, et chaque composante est une entité indépendante et invisible des autres, ce qui les rend étanches entre les différentes composantes. Pour le cas présenté, ci-dessus, nous sommes en mode administrateur université, ce qui explique la visibilité de plusieurs composantes au niveau des services. En cliquant sur une ligne du tableau correspondant à un service de l établissement, les détails du service et des contacts rattachés sont affichés. En cliquant sur un contact, les détails de ce dernier s affichent. 19
Il est possible à ce moment la possibilité de modifier ou de supprimer les informations du contact entreprise sélectionné. 5.2. Ajouter un établissement d accueil des stagiaires Pour ajouter un établissement d accueil, il faut tout d abord effectuer une recherche dans la base pour vérifier s il n existe pas déjà, puis cliquer sur le bouton «Ajouter un établissement d accueil» en bas de la page de la liste des établissements. 20
Renseigner le maximum de champs de la fiche signalétique «établissement» vierge. Si vous ne connaissez pas le numéro SIRET (identifiant d établissement unique à 14 chiffres) de l entreprise d accueil, ou si elle n en comporte pas (établissement à l étranger) il faut cocher la case «Ne comporte pas de n SIRET». Cela permet d attribuer un identifiant unique à cette entreprise dans l application. Par la suite, vous aurez la possibilité de le modifier. Une fois le formulaire remplit et validé, l établissement est enregistré. 5.3. Ajouter un service au sein de l établissement d accueil Pour ajouter un service, il faut afficher les détails d un établissement, aller dans l onglet «Service» et cliquer sur le bouton «Ajouter un service» (page 18). Renseignez tous les champs de la fiche signalétique «service» vierge. Pour les utilisateurs «multi-composantes», c'est-à-dire les utilisateurs qui sont rattachés à plusieurs composantes, il est important de sélectionner la ou les composantes auxquelles on souhaite rattacher ce service. En cas d erreur, il est possible de le modifier ou de la supprimer. Une fois rempli et validé, le service est enregistré et rattaché à la composante. Le nombre de créations de services est illimité. 21
5.4. Ajout d un contact Pour ajouter un contact, il faut afficher les détails d un service et cliquer sur le bouton «Ajouter un contact» (page 19). Renseignez tous les champs de la fiche signalétique «contact» vierge. Après avoir rempli et validé le formulaire, le contact est enregistré et rattaché au service. Le nombre de créations de contacts est illimité. 22
5.5. Modifier un établissement d accueil Pour modifier un établissement d accueil des stagiaires, il faut afficher les détails d un établissement puis cliquer sur le bouton «modifier». 23
Il s agit du même formulaire que pour l ajout d un établissement sauf qu il est pré renseigné avec les informations actuelles de l établissement. Attention, un établissement créé ne peut plus être supprimé. 5.6. Modifier ou supprimer un service Pour modifier ou supprimer un service, il faut afficher les détails d un service puis cliquer soit sur le bouton «modifier», soit sur le bouton «supprimer». Ce formulaire est identique au formulaire d ajout d un service sauf qu il est prérempli par les données actuelles du service. 24
5.7. Modifier ou supprimer un contact Pour modifier ou supprimer un contact, il faut afficher les détails du contact et cliquer soit sur le bouton «modifier» ou soit sur le bouton «supprimer». Le formulaire est identique au formulaire d ajout d un contact sauf qu il est prérempli par les informations actuelles du contact. 25
6. Gérer les stages 6.1. Offres et Conventions 6.1.1. Liste Recherche simple Recherche avancée Cette page affiche la liste des conventions de stage en fonction des critères de recherche renseignés par l utilisateur. 26
En cliquant sur une ligne du tableau de résultat de recherche, les détails de la convention s affichent. 27
6.1.2. Edition Pour éditer une nouvelle convention, cliquer sur le bouton «éditer une nouvelle convention». Pour les utilisateurs «multi-composantes», c'est-à-dire les utilisateurs qui sont rattachés à plusieurs composantes, il est important de sélectionner la composante correspondante à la formation du stagiaire. L édition d une convention se fait en plusieurs étapes représentées par des onglets : - étape 1 : Etablissement d accueil ; - étape 2 : Tuteur professionnel ou maitre de stage ; - étape 3 : Définition du stage ; - étape 4 : Infos du stagiaire ; - étape 5 : Tuteur pédagogique ; - étape 6 : Diffusion de l offre ; - étape 7 : Edition des conventions. Il est possible de revenir à l onglet précédent en cliquant directement sur l onglet voulu. 28
Étape 1 : Sélection de l établissement d accueil La sélection de l établissement se fait : - soit en recherchant un établissement existant et puis en cliquant sur l établissement voulu ; - soit en ajoutant un établissement d accueil : le formulaire d ajout d un établissement d accueil est identique au formulaire présenté plus haut dans ce document dans la partie «Ajouter un établissement». 29
Étape 2 : Sélection du Maitre de stage ou tuteur professionnel Le sélection du contact professionnel se fait : - soit en sélectionnant un contact directement dans la liste ; - soit en ajoutant un service et/ou un contact. Cette étape peut être ignorée si l utilisateur n a pas les informations requises pour définir le tuteur professionnel. 30
Étape 3 : Définition du stage 31
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Le renseignement de cet onglet peut être envisagé selon 2 modes : - Soit pour la diffusion d offres de stages - Soit pour l édition de conventions de stages. De ce fait, certains champs ne sont valables que pour 1 seul mode, d autres sont communs aux deux. Il est possible de faciliter le repérage des éléments propres à la convention (voir page 31). Tous les éléments identifiés par un liseré bleu à gauche sont obligatoires pour l édition d une convention. Il est important d être concis dans les zones de saisie de texte libre, pour ne pas déstructurer le modèle de convention. 34
Après avoir rempli et validé ce formulaire, la convention est enregistrée. Définition des champs - Année universitaire: Année universitaire en cours (ex : 2009 pour 2009/2010). - Titre ou intitulé du stage : Un titre doit être attribué. Il indique de manière brève et concise la mission principale du stage. Il n a pas de limite de caractères. - Thème(s) : Lors de l élaboration d un offre de stage, vous pouvez attribuer un ou des thèmes à une offre de stage (ex : Développement WEB PHP). Ce ou ces thème(s) sont recherchés dans une liste et si éventuellement ils n apparaissent pas, vous avez la possibilité d en rajouter directement. Cette liste est commune à l ensemble des centres de gestion. - Définition des activités confiées : Dans cette partie, on renseigne précisément les missions du stage, les activités confiées C est un champ libre, sans limite de caractère. Il est obligatoire soit en saisie directe (mode convention) ou soit en import d un fichier joint (mode offre). Autrement dit, la saisie n est pas obligatoire, si le personnel joint un document à l offre. - Compétences : Ce champ précise les compétences attendues dans la mission (ex : PHP, MySQL ). C est une zone de texte libre, sans limite de caractère. Il est propre aux offres de stage. - Niveau formation : Ce champ précise le niveau demandé au stagiaire par l établissement d accueil. Les valeurs proposées sont : Bac +2 ; Bac +3 ; Bac +5. Il est propre aux offres de stage. - Connaissances acquises dans le cursus de (préciser la formation) : Ce champ précise l intitulé de la formation du stagiaire. - Objectifs pédagogiques spécifiques : Ce champ précise les objectifs pédagogiques de la formation suivie par le stagiaire. - Date de début (dans l encadré durée du stage) : Ce champ précise la date de début du stage. - Date de fin (dans l encadré durée du stage) : Ce champ précise la date de fin du stage. 35
- Durée du stage : Ce champ précise la durée du stage en fonction de l unité choisie en dessous. Attention, cette durée est à vérifier car ne prend pas en compte les jours fériés. - Type de durée : Ce champ précise l unité utilisée pour l affichage de la durée du stage. - Période de stage en continu? : Ce champ précise si le stage se déroule avec ou sans interruption. Si vous sélectionnez, «non», cela vous autorise à créer plusieurs périodes disjointes. - Informations complémentaires sur les périodes de stages : Ce champ permet d apporter des précisions sur les périodes de stages (ex : pour une formation en alternance voir calendrier ci-joint à la convention ). Il faut être synthétique. - Date de début (dans l encadré période de stage) : Ce champ précise la date de début du stage. - Date de fin (dans l encadré durée du stage) : Ce champ précise soit la date de fin du stage si le stage se déroule en continu, soit la fin de la première période pour un stage discontinu. - Adresse (Tous les champs adresse dans l encadré durée du stage) : Ces champs précisent l adresse, numéros de téléphone et fax, permettant de joindre rapidement le stagiaire ou le tuteur professionnel durant le stage ou l une des périodes du stage. - Observations complémentaires sur le lieu de stage : Ce champ permet d apporter des précisions sur le lieu stage. Il faut être synthétique. - Horaires de présence : Ce champ précise les horaires et les jours de présence que devra respecter le stagiaire. - Gratification : Ce champ précise si le stage fera l objet d une gratification ou non. - Observations complémentaires sur la gratification : Ce champ permet d apporter des précisions sur la gratification - Montant de la gratification : Ce champ permet de renseigner le montant de la gratification en euros. Vous pouvez également la valeur réglementaire en vigueur. - Modalités de versement : Ce champ précise les modalités de versement de la gratification au stagiaire. 36
- Avantages en nature : Ce champ liste les différents avantages en nature que va percevoir le stagiaire lors de son stage. Étape 4 : Choix du stagiaire Pour choisir le stagiaire, il faut effectuer une recherche à partir de critères et cliquer sur la ligne correspondant à l étudiant pour afficher ses détails et pouvoir remplir les informations le concernant. 37
Rrenseigner la fiche des données administratives de l étudiant. Les informations renseignées automatiquement proviennent du logiciel APOGEE. Si ces informations sont erronées, prendre contact avec le service de scolarité pour les mettre à jour. Utiliser une adresse provisoire, en cliquant sur «Utiliser une adresse provisoire» dans le cas où l adresse affichée ne convient pas. Une fois cette étape validée, les informations sur l étudiant sont enregistrées, et l étudiant est affecté à la convention. Lors de la diffusion d une offre, cette étape peut être ignorée. 38
Étape 5 : Choix du tuteur pédagogique Pour choisir le tuteur pédagogique, il faut effectuer une recherche à partir de critères et cliquer sur la ligne correspondant à l enseignant pour afficher ses détails et valider le choix. 39
Une fois cette étape validée, les informations sur le tuteur pédagogique sont enregistrées et ce dernier est affecté à la convention. Cette étape peut être ignorée lors de la diffusion d une offre. Étape 6 : Diffusion de l offre Pour diffuser une offre, il faut tout d abord sélectionner les champs qui seront visibles par les étudiants. Il est possible d ajouter une pièce jointe qui sera téléchargeable par l étudiant. Pour visualiser la page que verra l étudiant, cliquez sur «affichage étudiant». 40
A partir de ce moment là, l offre est créée mais pas encore diffusée sur l ENT. Il faut pour cela paramétrer la diffusion en cliquant sur le bouton «Paramétrer la diffusion». 41
Les valeurs pré-renseignées de ce formulaire proviennent de la configuration des règles de candidature de la composante présentée plus haut dans ce document. Toutefois il est possible de les modifier : - Le champ «Max candidature» équivaut au champ «définir le nombre de candidature(s) possible(s) par étudiant» et permet de paramétrer le nombre de candidatures autorisés par étudiant. - Le champ «Max hiérarchisation équivaut au champ «définir un seuil maximal de candidature(s) par offre» et permet de paramétrer le nombre maximal de candidatures autorisés pour les offres. - Hiérarchisation : «oui», débloque la procédure de hiérarchisation pour cette offre. - Utilisateur hiérarchisation : ce champ permet de sélectionner, parmi les personnels pédagogiques, l enseignant qui classera les candidatures pour cette offre. - Code(s) étape(s) : permet de sélectionner la ou les formation(s) destinataire(s) de l offre. - Candidature en ligne : permet de débloquer la procédure de candidature en ligne des étudiants pour cette offre. 42
Étape 7 : Génération des conventions au format PDF Afin d éditer une convention, il faut au préalable avoir renseigné toutes les informations obligatoires à la convention : - les champs avec les astérisques rouges sont des champs obligatoires ; - les champs avec un liseré bleu (à gauche) représentent tous les champs de la convention officielle. Il convient de les renseigner soigneusement au maximum possible. Il faut également renseigner le formulaire «Responsabilité civile». Ces dernières informations ne sont pas stockées, il faut les réécrire avant chaque réédition. Pour les stages à l étranger, il faut renseigner la partie «Assurance Rapatriement». Une fois ce formulaire validé, la convention sera générée au format PDF et téléchargeable directement à partir de cette page. 43
La version anglaise n est pas encore disponible au 11/02/2011 6.1.3. Modification La modification d une convention se fait en affichant ses détails : à partir de la liste des conventions, sélectionner la convention voulue et cliquer sur le bouton «Modifier» (P26). On retrouve les mêmes étapes que pour l édition d une convention. Les modifications ne seront plus possibles, une fois la convention signée. 6.1.4. Suppression d une convention La modification d une convention se fait en affichant ses détails : à partir de la liste des conventions, sélectionner la convention voulue et cliquer sur le bouton «Supprimer» (P26). Une confirmation de suppression vous sera proposée. Une convention ne peut être supprimée après sa signature. 6.1.5. L édition d un avenant L édition d un avenant ne peut se faire qu une fois la convention signée. Il faut afficher les détails d une convention à partir de la liste des conventions et cliquer sur le bouton «Ajouter un avenant». 44
Une fois le formulaire rempli et validé, l avenant est généré au format PDF et téléchargeable. La création d avenants est illimitée ; ils sont stockés et téléchargeables en pdf. 45
7. Gérer les candidatures 7.1. Liste Cette page liste les offres diffusées dans un centre de gestion, et affiche leur état d avancement (pourvue, hiérarchisée, ). En cliquant sur une ligne du tableau, les détails de l offre correspondante s affichent. Le bouton «vision d ensemble des candidatures» permet de consulter les candidatures par codes étapes (voir plus bas). 46
En cliquant sur le bouton «suivre les candidatures», on peut consulter les étudiants qui se sont positionnés sur cette offre. La partie «Procédure administrative» représente un tableau de bord d avancement de la procédure administrative des stages. Pour l exemple ci-dessus, l offre a été diffusée le 06/12/2010 et arrêtée le 15/03/2011. La partie «Candidature étudiante» liste les candidats qui ont postulé à cette offre de stage. 47
La colonne «Rang» indique le classement des candidatures réalisé par un enseignant habilité à hiérarchiser. Pour l exemple ci-dessus : les rangs sont à zéro car cette offre n a pas fait l objet d une «hiérarchisation» des candidatures. 7.2. Suivi des candidatures Lorsque l entreprise d accueil a fait son choix d un stagiaire, il faut cliquer sur «affecter ce candidat». Cela aura pour effets d envoyer un mail de confirmation au lauréat et un mail de refus aux autres, mais aussi de débloquer la procédure d édition de la convention. Il est possible de supprimer une candidature d un étudiant en cliquant sur «Supprimer ce candidat». 48
7.3. Vision d ensemble des candidatures Cette page permet de visualiser les candidatures par étudiant en fonction d une formation donnée. Ainsi, il est possible de voir les étudiants qui ont une ou plusieurs candidatures et ceux qui n en n ont pas encore. 7.4. Hiérarchiser les candidatures La hiérarchisation des candidatures est accessible en affichant les détails d une offre à partir de la liste des candidatures, puis en cliquant sur le bouton «hiérarchiser les candidatures». 49
Cette page permet à un enseignant habilite de hiérarchiser les candidatures en déplaçant les lignes du tableau pour les ordonner (1 er en haut). Une fois la hiérarchisation validée, un e- mail est envoyé au responsable de stage de la composante. 7.5. Suivi des stages tutorés Cette page permet à un personnel pédagogique de visualiser l ensemble des stagiaires pour lesquels il a été désigné tuteur pédagogique (faciliter les visites des stagiaires ). 50
8. Statistiques Dans cette partie, on peut consulter des indicateurs préétablis ou exporter l ensemble des informations de l application au travers d un export csv (lisible sous le logiciel Excel). Les statistiques sont répertoriées par année universitaire. Il est possible de définir des critères de requêtes pour certains indicateurs automatiques (comme par exemple : la recherche des conventions ayant fait l objet d une gratification supérieure à X euros). 51
9. Lister et candidater aux offres (mode étudiant) 9.1. Page d accueil Les étudiants arrivent sur la page d accueil de leur composante. 52
9.2. Consulter et postuler aux offres de stages Cette page permet à un étudiant de lister les offres disponibles en fonction de critères de recherche. En cliquant sur une ligne du tableau de résultat de recherche, les détails de l offre sont affichés. 53
Après avoir pris connaissance des détails de l offre, l étudiant a alors la possibilité de candidater à l offre en cliquant sur «candidater à cette offre». L écran de confirmation ci-dessus s affiche, avec les éléments de candidatures demandés (page 40). 9.3. Gérer et suivre mes candidatures Les étudiants ont la possibilité de suivre l état d avancement de leur(s) candidature(s). 54