CAHIER DES CHARGES Mise en œuvre de formations relatives aux Formations des salariés fragilisés des TPE et PME de la région AQUITAINE N Présage : 37830 2012-2013 Contact Béatrice ROLLAND 7 avenue du Millac 33370 ARTIGUES PRES BORDEAUX Tél : 05-57-77-34-80 E-mail : brolland@agefos-pme.com
SOMMAIRE 1. PRESENTATION, CONTEXTE GENERAL ET PROBLEMATIQUE 2. OBJECTIFS DE LA CONVENTION 37830.. 3. DESCRIPTIF DU PLAN D ACTION : 3 actions... 3 4 5 1) ACTION 1 : Formation des salariés fragilisés des TPE et PME d Aquitaine ( «Assistance aux personnes») 2) ACTION 2 : Ingénierie, animation, conseil et évaluation de l opération (appui aux structures, aux systèmes et autres interventions) 3) ACTION 3 : Gestion administrative et financière de l opération appui aux structures, aux systèmes et autres interventions) 8 4) 4. METHODOLOGIE.. 1) EVALUATION QUANTITATIVE 2) EVALUATION QUALITATIVE 10 3) SYNTHESE ET PRECONISATIONS 5. MISSIONS ASSIGNEES AU PRESTATAIRE. 1) MISSIONS 2) LIVRABLES ATTENDUS 6. ORGANISATION ET SUIVI DE L ETUDE 1) LES ETAPES 2) PLANNING DU PROJET 7. CONTENU ET PROCEDURE DE L APPEL D OFFRE 1) L OFFRE TECHNIQUE ET FINANCIERE 2) REPONSE A L APPEL D OFFRE 11 12 14 8. CONTRACTUALISATION ET OUTILS MIS A DISPOSITION DU PRESTATAIRE. AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 2
PRESENTATION, CONTEXTE GENERAL ET PROBLEMATIQUE Créé et géré par des partenaires sociaux, AGEFOS PME est un organisme paritaire collecteur agréé (OPCA) chargé de développer la formation professionnelle continue des salariés dans les PME. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, dans 24 régions et 90 agences départementales, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises sur les territoires. Avec un portefeuille total de 300 000 entreprises, AGEFOS PME occupe la place de leader national. Ses 1 300 salariés accompagnent sur le terrain les TPE/PME dans l identification de leurs besoins et la conception d objectifs opérationnels de formation, en fonction de leur propre stratégie. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles, groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées, en bénéficiant d un appui régional. AGEFOS PME Aquitaine agit par délégation d AGEFOS PME, sur le territoire de l Aquitaine. Ce sont 13 Conseillers en Formation PME TPE, 9 assistantes gestionnaires de dossiers sont présents sur les 5 départements, pour assurer un conseil de proximité en matière de formation et d emploi à destination d environ 14 000 entreprises adhérentes. Ses trois principales missions sont les suivantes : - collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises, - informer, conseiller et accompagner les entreprises dans l élaboration et la réalisation de leurs projets emploi-formation, en expérimentant et développant, le cas échéant des dispositifs, démarches et outils innovants en tenant compte des particularités des entreprises, des salariés et des territoires - financer et gérer les dispositifs des professionnalisations et les actions de formation, en recherchant si nécessaire des financements externes AGEFOS PME s'appuie également sur un réseau de partenaires pour innover et répondre au mieux aux attentes de ses adhérents, comme par exemple avec le Conseil Régional, l Etat et le FPSPP sur la problématique des publics dits «fragilisés». AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 3
OBJECTIFS DE LA CONVENTION FSE 37830 PREAMBULE AGEFOS PME Aquitaine est un organisme bénéficiaire de l'aide financière du FSE dans le cadre du Programme Opérationnel Compétitivité Régionale et Emploi 2007/2013 du Fonds Social Européen - Mesure 1.2.3 Numéro Présage : 37830 et à ce titre porte la responsabilité du pilotage, de l animation et du suivi du projet, et assure l accompagnement des entreprises dans leur l analyse et la définition de leurs besoins en formation, dans le montage de la demande de prise en charge, dans le suivi des actions et dans l évaluation des actions réalisées. OBJECTIFS Cette action a pour objectif d accompagner les entreprises dans des démarches qui visent à faire de la formation un investissement pour le développement de leur capital humain et pour la sécurisation des parcours professionnels et de leurs salariés, notamment ceux de bas niveau de qualification ou occupant les emplois les moins qualifiés (ouvrier-employé), les actifs de plus de 45 ans, les femmes, mes jeunes entrant ou en situation de précarité dans l entreprise. L objectif final est de développer l accès à la formation de ces salariés «fragilisés». L action proposée doit permettre de renforcer les politiques initiées par les partenaires sociaux visant à infléchir les comportements des entreprises en matière de politique de formation, en orientant l investissement formation des entreprises au bénéfice des salariés les plus fragilisés. Il s agit ainsi de sécuriser les parcours professionnels de ces salariés. LES BENEFICIAIRES Seuls les salariés des entreprises adhérentes à AGEFOS PME Aquitaine peuvent bénéficier de ce dispositif. Les publics prioritairement visés sont : les salariés ayant un bas niveau de qualification (niveau inférieur ou égal au BAC), les salariés occupant les postes les moins qualifiés (ouvrier et employé), les femmes, les salariés confrontés à des situations d illettrisme ou ne maitrisant pas les savoirs de base, les jeunes entrant ou en situation précaire dans l entreprise ; les salariés en deuxième partie de carrière (plus de 45 ans), les salariés handicapés. Sont également prioritaires, les salariés en charge de l encadrement dans les petites entreprises (entreprises de moins de 50 salariés). AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 4
DESCRIPTIF DU PLAN D ACTION : 3 ACTIONS ACTION 1 : Formation des salariés fragilisés des TPE et PME d Aquitaine ( «Assistance aux personnes») L objectif est de développer l accès à la formation de 340 salarié(e)s fragilisé(e)s. Ces salariés sont constitués à 60% de femmes, 80% sont de niveau de formation IV ou infra, 75% ont un statut d employés ou d employés et 90% ont plus de 45 ans. Ce dispositif concernera une centaine d entreprises. Les formations visées sont de type général et doivent à ce titre contribuer au développement l employabilité des salariés. Les formations comprennent un enseignement qui n est pas nécessairement applicable au poste actuel. Les formations spécifiques sont écartées de l assiette éligible. Les dépenses éligibles sont les coûts pédagogiques et les dépenses de rémunération des salariés concernés par les actions aidées. Les moyens et modalités de mise en œuvre sont les suivants : - Etape 1 : publication et mise en œuvre de l appel à projet. Le Responsable Développement lance un appel à projet visant les entreprises répondant aux critères de la PME. Les Conseillers en Formation accompagnent les entreprises ayant manifesté un besoin jusqu à la formation de la demande de prise en charge. - Etape 2 : Dépôt et traitement de la demande de prise en charge des entreprises : Les entreprises transmettent à AGEFOS PME Aquitaine une demande de prise en charge avant le début de l action. La Responsable Administrative et Financière, après vérification de l éligibilité de la demande, valide ou non la demande. - Etape 3 : La confirmation de l accord de prise en charge à l entreprise et à l organisme de formation : l accord de prise reprend les modalités de prise en charge de l action. Un contrat de prestation est établi avec l organisme de formation. - Etape 4 : paiement des dépenses : AGEFOS PME Aquitaine assure le suivi de la réalisation effective des formations suivies à l aide des justificatifs produits. - Etape 5 : Détermination du montant de subvention : La Responsable Administrative et Financière consolide les dépenses afin de déterminer le montant de la subvention après vérifications de la conformité des actions réalisées, de l éligibilité des dépenses, le respect des obligations de publicité, l application du régime d encadrement des aides - Etape 6 : Conservation des pièces et archivage : AGEFOS PME Aquitaine conserve dans un dossier unique de gestion les pièces comptables et non comptables permettant de justifier la réalisation de l opération, les dépenses et les ressources afférentes, le respect de publicité, les contrats passés avec les organismes de formation. AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 5
ACTION 2 : Ingénierie, animation, conseil et évaluation de l opération (appui aux structures, aux systèmes et autres interventions) Afin d assurer la mise en œuvre, AGEFOS PME Aquitaine assure : - le pilotage, l animation et le suivi interne du projet - la construction et la mise en œuvre de l appel à projets - les actions d informations- conseil auprès des entreprises et des partenaires du projet (organismes de formation) - l accompagnement des entreprises dans l analyse et la définition de leurs besoins de formation - la réalisation et la diffusion des bilans annuels et du bilan final Les dépenses directes sont celles des collaborateurs en charge de cette action, de fonctionnement et de prestations générées par la mise en œuvre de l opération. L organisation de manifestations pour la promotion et la diffusion de l appel à projet, la conception de supports de communication, les contacts directs auprès des entreprises et les visites en entreprises seront également des dépenses éligibles. ACTION 3 : Gestion administrative et financière de l opération appui aux structures, aux systèmes et autres interventions) AGEFOS PME Aquitaine assure : - la réception des demandes de prise en charge - l instruction des demandes, contrôle du respect des caractéristiques de l opération - la confirmation de l accord ou refus de prise en charge - la saisie dans le système d information des actions de formation - l envoi à l organisme de formation pour signature d un contrat de prestations de services accompagné d une information sur les obligations de publicités - la réception, la vérification, la saisie et classement des documents liés à l action - la relance des pièces non conformes ou manquantes auprès de l organisme de formation - le rejet des dépenses non conformes - la mise en paiement des factures OF et entreprises - la collecte des relevés bancaires prouvant l acquittement de la dépense - l envoi du courrier aux participants les informant de la participation financière du FSE - l archivage - le contrôle par un contrôleur interne de la conformité du dossier - la vérification des bilans annuels et du bilan final - l établissement du certificat de dépenses AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 6
METHODOLOGIE Méthode d intervention proposée par AGEFOS PME Aquitaine pour mener l évaluation du projet FSE 37830 : L évaluation doit porter sur toute la durée du dispositif FSE 37830, soit 2012 et 2013. L objectif est de : - Mettre en œuvre une évaluation globale du projet - Analyser la contribution de l OPCA dans les actions de formation - Formuler des préconisations en vue d'une future convention Mais elle devra également contenir des éléments qualitatifs sur l impact réel qu ont pu avoir ces actions de formations sur : la vie professionnelle des bénéficiaires la qualité et la pertinence des réponses fournies par l offre de formation la plus value apportée par la convention Celle-ci sera réalisée par un prestataire externe sur la base d un appel à propositions et sera construite autour de trois bases : - Evaluation quantitative - Evaluation qualitative - Synthèse et préconisations - 1. L évaluation quantitative Un traitement statistique des informations disponibles et fournies par AGEFOS PME Aquitaine sur : Le nombre d entreprises concernées et leur typologie (secteur d activité, taille, secteur géographique, ) Le nombre de salariés concernés et leur typologie (sexe, âge, CSP, ) Le nombre d heures de formation réalisées Le nombre d organismes de formation ayant participé aux projets 2. L évaluation qualitative Analyse approfondie à partir d entretiens individuels auprès des acteurs bénéficiaires (employeurs et salariés) autour de trois impacts : A) L impact de l'action FSE 37830 auprès des entreprises et des salariés pourra être mesuré notamment en termes de: AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 7
Augmentation de l appétence de formation professionnelle pour les salariés Impact sur la politique de formation et politique RH pour l employeur Evolution professionnelle à l issue de la formation Tenue du poste de travail Accès à une formation qualifiante (etc.) B) L impact des outils mis en œuvre par AGEFOS PME Aquitaine et les partenaires pourra être mesuré notamment en termes de : Type et objectif de l outil (repérage des besoins dans l entreprise, identification des besoins du salarié, ) Conditions de mise en œuvre Efficacité d utilisation Point de vigilance : les entretiens qualitatifs auprès des salariés devront faire l objet d une acceptation par l entreprise au préalable. 3. Synthèse et préconisations - Modélisation des bonnes pratiques et des facteurs de réussite Les conclusions de l évaluation devront conduire à une modélisation des bonnes pratiques et des facteurs de réussite de l opération «Formation des salariés fragilisés des TPE et PME d Aquitaine». Cette modélisation devra s appuyer sur des préconisations pour le renouvellement des actions, et pourra servir pour la modélisation des outils et démarches. - Communication sur les résultats obtenus Une présentation aux financeurs et partenaires sociaux sera organisée à la fin de l étude afin de communiquer sur les résultats et les bonnes pratiques auprès des adhérents en termes de mise en place de l opération suite aux réalisations. Une plaquette de synthèse (4 pages) devra être présentée à des fins de communication externe. 4. Clauses de confidentialité L ensemble des outils et méthodes conçus et utilisés dans le cadre de l opération resteront la propriété d AGEFOS PME et ne pourront être utilisés à d autres fins sans l accord express d AGEFOS PME. Les outils initiaux apportés par les consultants et servant à la construction d outils et méthodes utilisés dans le cadre de l opération restent la propriété des prestataires de formation. AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 8
Dans le cadre de sa mission, le prestataire est tenu au devoir de réserve et s engage à observer une stricte discrétion quant aux informations qu il sera amené à connaître dans l exercice et à l occasion de sa mission. Il s engage à ne pas effectuer de copies ni transmettre à autrui les fichiers informatiques qu il réalise ou dont il a communication dans le cadre de ce projet. AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 9
MISSIONS ASSIGNEES AU PRESTATAIRE Le prestataire prendra en charge la réalisation des différentes phases constitutives de l étude sur la base de la méthode qui aura été choisie, ainsi que la mise en œuvre des moyens nécessaires à la réalisation du projet. 1. Les missions assignées aux prestataires sont les suivantes : Recensement et traitement des éléments de mise en œuvre de la convention (données, statistiques, productions, synthèses ). Constitution d un échantillon d acteurs bénéficiaires représentatif à interviewer (en termes de taille, de localisation géographique et d activité des différents acteurs des entreprises interrogées). Afin d illustrer son approche, le prestataire présentera notamment dans sa proposition commerciale des exemples de grille d entretiens adaptés à chacune des cibles interviewées, le nombre prévisionnel d entretiens réalisés selon le type d acteurs, les modalités d entretiens qualitatifs. Prise en charge de l ensemble des aspects logistiques permettant de collecter l information (prise de rendez-vous, déplacements, organisation et animation de réunions collectives ou en face à face, impression de documents, ). Structuration des informations. Restitution finalisée sous forme d un rapport d études détaillé et plaquette de synthèse. Présentation des résultats à l OPCA, aux financeurs et partenaires sociaux. Modélisation des outils et bonnes pratiques (diagnostic, argumentaire ) Modélisation des facteurs de réussite. La synthèse devra s appuyer sur des préconisations pour le renouvellement des actions. 2. Le prestataire devra produire les livrables suivants : Un rapport de synthèse des entretiens réalisés Un rapport intermédiaire au 2/3 de l enquête Un rapport final rédigé détaillé Une présentation synthétique maquettée des principaux résultats Une modélisation des outils et bonnes pratiques Des pistes d actions de nature à alimenter la négociation de la future convention. Une réunion intermédiaire sur l avancement du projet sera programmée par l AGEFOS PME Aquitaine. AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 10
ORGANISATION ET SUIVI DE L ETUDE 1. La démarche se déclinera en plusieurs étapes : 1) Organisation de l appel à propositions et sélection du prestataire. 2) Analyse de l existant et construction de la démarche d investigation par le prestataire. 3) Exploitation des données et étude de terrain auprès de l ensemble des acteurs concernés (dirigeants, salariés, organismes de formation, conseillers et responsable de projet AGEFOS PME Aquitaine). 4) Organisation d une communication sur les résultats. 5) Expérimentation et généralisation sur la base des préconisations de l étude. Le comité de pilotage se réunira afin de confronter les avancées de l opération aux attentes des partenaires et de valider les étapes parcourues (Bilan intermédiaire). Le projet, porté et piloté par le siège régional d AGEFOS PME, sera conduit avec l appui d un consultant qui sera sélectionné sur la base de ce cahier des charges et sur appel à propositions. 2. Planning prévisionnel : DATES EVENEMENTS 07/03/2014 Date limite de remise des propositions d intervention Semaine 11 Dépouillement et sélection du prestataire Semaine 12 Réunion de cadrage et de lancement des travaux Semaine 20 Première restitution des travaux, rapport intermédiaire Semaine 24 Présentation/restitution/communication AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 11
CONTENU ET PROCEDURE DE L APPEL D OFFRE 1. L OFFRE TECHNIQUE ET FINANCIERE Le prestataire indique de manière précise l organisation qu il mettra en place pour atteindre les exigences définies dans le cahier des charges pour tout ou partie des phases. L'offre technique doit comporter impérativement les informations suivantes : Partie 1 : Présentation du prestataire La raison sociale Le SIRET L effectif global de la structure Les secteurs d intervention et/ou domaines d activité Partie 2 : Objectifs généraux de la prestation Le prestataire reformule sa propre vision de la demande et de son contexte. Partie 3 : Déroulement de la prestation Le prestataire décrit la nature de la prestation à réaliser afin de préciser la démarche et en déduit le volume de travail qui lui est nécessaire (conception, préparation, réalisation ). Le document remis précise le découpage de la prestation et la démarche prévue pour atteindre les résultats à produire, dans le cadre du calendrier. Il doit notamment contenir les points suivants : Méthodologie envisagée Calendrier Procédures de suivi et d'avancement de la prestation Partie 4 : Moyens humains Le prestataire présentera également dans son offre les moyens humains mis à disposition pour la réalisation du projet et le suivi (un contact interne pour la logistique et la facturation, le responsable de projet clairement identifié, ) : nom et rôle de chaque intervenant responsabilités de chaque intervenant AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 12
CV de chaque intervenant pressenti comportant notamment le profil et l expérience, les références de missions comparables, l ancienneté dans la structure. Le prestataire indiquera de manière très précise le prix en Euros HT de chaque phase constitutive du projet, en tenant compte des propositions préconisées dans sa réponse et de l'estimation du nombre de jours qu'il a déterminés. 2. REPONSE A L APPEL A PROPOSITION Le prestataire réalisera DEUX NOTES DISTINCTES : - une offre technique présentant la proposition d intervention du prestataire pour chaque phase de la mission d évaluation - une offre financière détaillée du projet (nombre de jour et coût par phase) Les réponses à l appel à propositions devront parvenir au plus tard le 07/03/2014 à AGEFOS PME aquitaine. 3. CRITERES DE SELECTION La décision sera prise sur la base des réponses au présent appel à propositions par l AGEFOS PME Aquitaine sur les critères : - Pertinence du projet en regard de la méthodologie. - Conditions tarifaires et de réalisation - Compétences de l organisme sur la thématique exposée et expérience afférente - Les compétences de l'intervenant Celles-ci seront adressées : - par e-mail à Béatrice ROLLAND : brolland@agefos-pme.com avec copie à Karen DUPONT : kdupont@agefos-pme.com - Et par courrier à Béatrice ROLLAND en 1 exemplaire : AGEFOS PME Aquitaine 7 avenue du Millac 33370 ARTIGUES PRES BORDEAUX Toute offre doit être datée et signée par le représentant qualifié de la société. L'offre et les prix proposés doivent être écrits, très lisiblement. AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 13
LE COMITE DE PILOTAGE : - se réserve le droit de ne pas donner suite aux propositions reçues pour tout ou partie des phases constitutives de l appel d offre, - s engage à garder confidentielles les offres reçues, - n est engagé qu après notification écrite au prestataire de l acceptation de la proposition. Le(s) prestataire(s) non retenu(s) ne peut (peuvent) prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision du comité de pilotage. AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 14
CONTRACTUALISATION ET OUTILS MIS A DISPOSITION DU PRESTATAIRE Contractualisation : A l issue de la désignation du prestataire en charge du projet, une convention de prestation de service sera signée entre le prestataire et AGEFOS PME Aquitaine. Cette convention précisera notamment les modalités de la collaboration ainsi que celles de règlement des factures, sous réserve que les productions aient fait l objet d une validation par le comité de pilotage. Outils et documents disponibles, mis à disposition du prestataire : Convention Bilan quantitatif et qualitatif des actions de formation Comptes-rendus des bilans Outils construits (procédure ) En cas d interrogations sur le présent appel à propositions, vous pouvez contacter: Béatrice ROLLAND / Karen DUPONT AGEFOS PME Aquitaine 7 avenue du Millac 33370 ARTIGUES PRES BORDEAUX Tél. : 05.57.77.34.84 AGEFOS PME Aquitaine Cahier des charges, Evaluation du dispositif FSE 37830 15