Les slutins de paie et de gestin du persnnel : du lgiciel à l extermalisatin
Smmaire La gestin des ressurces humaines pur les PME 1. Intrductin 2. Le lgiciel 3. La paie manuelle 4. L expert cmptable 5. La sciété spécialisée (externalisatin, ASP) 6. Cmment chisir
1. Les slutins de paie et de gestin du persnnel Pur les PME-PMI, l rganisatin mise en place pur traiter la paie et la gestin du persnnel repse tut d abrd sur un chix «philsphique» du chef d entreprise : garder la fnctin en interne u la cnfier à un tiers. Ensuite, en fnctin de cette première rientatin définie, l entreprise sélectinnera la slutin la plus apprpriée à ses habitudes, sn rganisatin et ses bjectifs : en interne, elle ptera pur l utilisatin d un lgiciel dédié, u pur une paie manuelle (papier et/u tableur) en externe, elle purra s adresser à sn expert-cmptable u à une sciété spécialisée dans ce type de service. Les 2 études Ats-Statilgie (juin & septembre 2003) réalisées auprès de 1700 dirigeants d entreprises de 6 à 200 salariés) fnt ressrtir les résultats suivants : Entreprises de 6 à 49 salariés 1/ Lgiciel 50% 75% 2/ Expert-cmptable 40% 7% 3/ Sciété spécialisée 6% 19% 4/ Slutin Manuelle 4% 0% Entreprises de 50 à 200 salariés Traditinnellement, plus les entreprises snt petites, plus le recurs à l expertcmptable est curant. A l inverse, plus les effectifs snt élevés, plus l utilisatin du lgiciel u d une sciété de service devient prépndérante. L expert-cmptable est mins présent sur le segment des entreprises de 50 à 200 salariés, car les besins en Ressurces Humaines snt plus imprtants : gestin de la frmatin, gestin des entretiens annuels, reprting et tableaux de brd sciaux. Un pste, au mins, est alrs créé au sein de l rganisatin pur gérer ces fnctins. On vit se dégager de ces chiffres que le recurs à une sciété spécialisée est l alternative la plus naturelle au lgiciel et à l expert-cmptable pur nmbre d entreprises.
Pur une PME-PMI, s adresser à une sciété de service, crrespnd à truver une répnse apprpriée aux questins qu elle se pse quant à : la recherche de cmpétences, une meilleure prise en charge et un meilleur suivi de la cmplexité de la législatin, le besin de plus de dispnibilité, de rapidité et de simplicité. Sur l année 2004, ù l n a vu s accrître frtement la cmplexité de la paie et de la gestin sciale, le recurs à l externalisatin est en hausse.
2. Le Lgiciel Définitin Prgramme infrmatique dédié à la fnctin paie, permettant de saisir, de calculer et d imprimer tutes les dnnées nécessaires à l établissement des bulletins de salaire et des déclaratins sciales. Il peut être directement cnnecté à un lgiciel cmptable, afin de reprter autmatiquement les infrmatins financières crrespndantes dans les cmptes apprpriés. Pints frts Efficacité et suplesse : il est pssible de traiter pratiquement tus les cas de figure, et ceci de façn quasi autmatique. Facilité d utilisatin : une fis la prise en main et la frmatin effectuée, les tâches snt réalisées aisément. Autnmie : la réalisatin de la paie, de la réclte des infrmatins à l impressin des bulletins, est réalisée sans cntrainte (temps, relatin avec un intervenant externe ), en fnctin de l rganisatin de l entreprise. Dispnibilité de l util et de la base de dnnées des salariés, permettant le suivi et l analyse via des tableaux de brd. Pints faibles Nécessité d une cmpétence technique, tant en infrmatique (installatin, évlutin, prblèmes techniques ) qu en paie (cmpréhensin, interprétatin et «traductin» infrmatique) pur paramétrer le lgiciel et suivre les évlutins légales et cnventinnelles. Temps passé par au mins une persnne cmpétente en paie, en interne. Dépendance à l éditeur du lgiciel, pur les mises à jur, les crrectins de bugs vire les migratins pur changer de système u passer à une versin plus récente, mais aussi pur le suivi règlementaire. Décalages entre la publicatin d une mdificatin légale u cnventinnelle et sn intégratin dans le lgiciel. Engagement et risque scial supprtés à 100% par l entreprise. Assistance technique mais nn spécialisée en paie et en drit scial. Cût d explitatin élevé, car il cnvient d intégrer tus les frais directs (persnnel, lgiciel et redevances, statin dédiée, frmatins ), et indirects (indispnibilités, retards, nn-cnfrmité ) qui régissent la dispnibilité de l util et le résultat attendu.
Pints frts Efficacité Suplesse Facilité Autnmie Dispnibilité Pints faibles Cmpétences frtes en infrmatiques et paie requises Temps passé imprtant Dépendance vis-àvis de ll'éditeur de lgiciel Risque scial Cût ttal
3. La paie manuelle Définitin Utilisatin de brdereaux papier et/u d utils bureautiques (tableur type Micrsft Excel) pur prduire les fiches de paie et les déclaratins sciales. Pints frts Très grande autnmie et indépendance. Suplesse, prche du sur-mesure. Cût réduit. Pints faibles Répétitivité des tâches, si plusieurs salariés, car pas d autmatisatin. Cmplexité de la cnslidatin, si plusieurs salariés. Risques frts d erreurs. Nécessité d une cmpétence frte en infrmatique et paie.
4. L expert cmptable Définitin Service de prise en charge partielle des fnctins paie et d administratin du persnnel, assuré par un prestataire, spécialiste de la cmptabilité. Pints frts Un intervenant unique pur une chérence entre la cmptabilité et la paie : la prestatin est effectuée par un prfessinnel du chiffre, qui peut être celui qui réalise la cmptabilité pur l entreprise. Un prestataire de prximité : relatin avec une persnne qui le plus suvent cnnaît l entreprise et l accmpagne au qutidien, un cnseiller, un ami, suvent pur elle. Prestataire avec des liens et un réseau de prfessinnels dévelppés puvant intervenir dans tus les dmaines de la vie de l entreprise (avcats, gestinnaires de patrimine, assureurs ). Pints faibles Dépendance vis-à-vis de l éditeur de sn lgiciel de paie, pur les mises à jur et la réslutin des prblèmes techniques. Expertise du métier et dnc des particularités des branches prfessinnelles à priri peu dévelppée. Nn spécialisatin en gestin du persnnel : la gestin du persnnel n est pas le cœur de métier de l expert-cmptable : il est dnc suvent peu équipé pur aider le chef d entreprise à gérer sn persnnel, ntamment pur les entreprises de plus de 20 salariés. Pints frts Chérence paie et cmptabilité Prximité de la prestatin Tissu relatinnel du prestataire Pints faibles Dépendance vis-àvis de l éditeur du lgiciel Expertise transversale de la paie Spécialisatin glbale dans les dmaines du chiffre
5. La sciété spécialisée (externalisatin, ASP) Définitin Service prenant en charge le remplacement ttal u partiel des fnctins de gestin du persnnel (paie et administratin sciale) par une prestatin exécutée par une sciété spécialisée. Le service peut cmprendre l utilisatin d une applicatin Internet hébergée, en général mutualisée (ASP). Pints frts Service sur-mesure, en fnctin des besins de l entreprise, de sn rganisatin interne et de ses bjectifs. Accès à une expertise paie et gestin du persnnel. Mutualisatin des ressurces et des utils, permettant d augmenter la fiabilité des infrmatins et de limiter une partie des cûts, au prfit des entreprises clientes. Eliminatin des cntraintes techniques de mises à jur. Eliminatin des cntraintes de suivi légal et cnventinnel. Sauvegarde et sécurisatin des dnnées frtes. Engagement de myens au minimum, de résultats le plus suvent. Accès à des services cmplémentaires en gestin du persnnel : gestin des temps, gestin de la frmatin, reprting et tableaux de brd, biblithèques d infrmatins, rutage d infrmatins et d alertes, télé-transmissin et échange de dnnées infrmatisé Pssibilité de se recentrer sur sn cœur de métier. Transparence des cûts. Pints faibles Sentiment de dépendance vis-à-vis du prestataire. Pas d interlcuteur unique paie et cmptabilité. Cnfrmité et suivi en relatin avec la réactivité du prestataire et de ses engagements. Assistance technique et légale le plus suvent par téléphne, puvant engendrer des délais d attente et peu de traces des infrmatins dnnées. Impse une définitin stricte des drits de prpriété attachés aux dnnées, de leur niveau de cnfidentialité, de sécurisatin, de sauvegarde et de recuvrement en cas de défaillance du prestataire u d indispnibilité de sn service.
Pints frts Prestatin sur-mesure Expertise ciblée sur la paie Mutualisatin des ressurces et myens Sécurisatin des dnnées et traitements Engagements de myens et/u de résultats Cûts transparents Pints faibles Séparatin des traitements paie et cmptabilité Cnfrmité liée aux cmpétences et engagements du prestataire Délais variables Cntractualisatin nécessaire L bligatin de résultats dans le drit français L bligatin de résultat est définie cmme l engagement à atteindre un bjectif. Si ce n est pas le cas, la respnsabilité de l intervenant est engagée et si une cause extérieure l en a empêché, la charge de la preuve lui incmbe. L bligatin de myens est définie cmme l engagement à furnir les myens pur atteindre un bjectif. Dans ce cntexte, c est au client d apprter la preuve de la faute de sn prestataire. 2 pssibilités d externalisatin existent chez la majrité des prestataires : - l externalisatin partielle, ù le prestataire est respnsable du paramétrage du système d infrmatin paie et gestin du persnnel et se charge de la maintenance légale et cnventinnelle, - l externalisatin ttale, ù le prestataire se substitue au service paie de l entreprise. La cmpétence paie est transférée. Tut le cntrôle et la respnsabilité de la paie snt assurés par le prestataire. En 2000, 65% des entreprises françaises pratiquaient l externalisatin. La myenne des dmaines externalisés est passée de 2 à 2,3 entre 1990 et 2000. 97% des entreprises qui externalisent se disent satisfaites et envisagent d accrître le nmbre de fnctins externalisées. Arthur Andersen Barmètre Outsurcing 2000 Taylr Nelsn Sfres
Cmment chisir sa slutin de paie? Un cnstat s impse : désrmais, tutes les slutins paie «sérieuses» nt intégré les calculs les plus cmplexes (régularisatin sur le net en cas de maladie, régularisatin de plafnds ) et un ensemble standard de dcuments pst-paie. A la base, le chef d entreprise a tujurs le même suci : faire tus les mis une paie juste, cnfrme et à temps. Mais, avant de mettre en place la slutin de paie qui remplisse cette fnctin, il cnvient de chisir le système et le prestataire les mieux adaptés aux attentes et à l rganisatin de l entreprise. Cette sélectin repse sur plusieurs critères : Les capacités du prestataire Sa pérennité, ainsi que celle de sa slutin, sn sérieux, sn prfessinnalisme, sn savir et savir-faire, ses références. Le prestataire dit être en mesure de prpser des ffres évlutives permettant à la PME de s'rienter vers la gestin des ressurces humaines. Les capacités de la slutin Tant techniques, qui snt primrdiales quand le besin est très précis (attestatins Assédic pur les intermittents du spectacle, u paie du bâtiment u de la ciffure etc.), qu en termes de suivi légal et cnventinnel. Snt à prendre également en cmpte les capacités de supprt (technique, scial, juridique ), les technlgies utilisées... Le cnfrt de la slutin La répartitin des tâches entre le client et le prestataire, les engagements (myens, résultats ), les extensins qui peuvent cmpléter le service de base (tableaux de brd, télé-déclaratins ), Le prix ttal de la prestatin gestin du persnnel
Il cnvient de n ublier aucun critère dans l évaluatin du prix, à savir : le cût de la licence u de la redevance, et sn mde de calcul, les cûts de maintenance (interventin pnctuelle, cntrat annuel ), les frais de sauvegarde (inclus en standard u nn, sur quel rythme ), le service clients (paiement à l acte, au frfait ), sur les vlets technique, scial, juridique, les ptins et les mdules cmplémentaires, la frmatin (durée, cût ) et la dcumentatin, la gestin de la base de dnnées, le cût de fnctinnement glbal de la slutin (cût d un persnnel dédié en interne, à calculer en salaire hraire chargé et fiscalisé, cnsmmatin en télécmmunicatins, temps de répnse ).