APPLICATION WEB-EDI DEDIEE AUX FOURNISSEURS DE KRYS-GROUP GUIDE DE PRISE EN MAIN Captieux, le 1 er Janvier 2013 Guide de prise en main - Application Web-EDI KRYS-GROUP Copyright EUROEDI 2013 Page 1
1. Introduction Cette application Web-EDI permet à un fournisseur de KRYS-GROUP de saisir des factures et d envoyer des messages EDI Facture. Pour utiliser l application, vous devez dans l ordre : remplir votre base de données (paramétrage de votre application) saisir les factures expédier les factures L accès à l application Web-EDI s effectue grâce à une connexion Internet. http://guilde.euroedi.com Pour vous connecter à votre compte, remplissez les champs Login et Mot de passe qui vous ont été communiqués par le département Support d EUROEDI, puis cliquer sur le bouton Connexion. Il est également possible de transmettre un message à EUROEDI en cliquant sur Nous contacter Guide de prise en main - Application Web-EDI KRYS-GROUP Copyright EUROEDI 2013 Page 2
2. Paramétrage de votre Base de Données «Maîtrisez enfin La base de données est organisée avec, d une part, des informations partagées par tous les fournisseurs (saisies par l administrateur EUROEDI / elles sont visualisables dans les onglets Référentiels et Paramétrages), et d autre part, des informations qui vous sont propres et qu il vous faudra initialiser avant de saisir votre première facture (Onglet Paramétrages). Les éléments de la base de données partagés sont : et Les éléments de la base de données fournisseurs sont : Guide de prise en main - Application Web-EDI KRYS-GROUP Copyright EUROEDI 2013 Page 3
Paramétrage produit (Onglet Paramétrage Produit) : EN = Code EAN OP = Code OPC UP = Code universel de produit SA = Numéro Article Fournisseur OCS = Code OCS Paramétrage Acheteur (Onglet Paramétrage Acheteur) : Pour ce qui est du paramétrage de l Acheteur et du Facturé, il est possible de les saisir à partir de l écran de saisie de la facture, et de les enregistrer directement dans la base de données. Chaque colonne de la liste peut être triée par ordre croissant ou par ordre décroissant, en cliquant sur le champ de l entête de colonne désiré. Un champ apparait au-dessus de la colonne triée suivi de la touche OK, ce champ sert à se positionner sur la liste des factures à partir de la chaine de caractères saisie. La première ligne répondant au critère de positionnement est présentée et identifiée par un fond vert. Pour revenir au menu précédent, il suffit de cliquer sur retour. Dans les menus de saisie, les champs obligatoires sont identifiés par un check rouge. Guide de prise en main - Application Web-EDI KRYS-GROUP Copyright EUROEDI 2013 Page 4
3. Saisie des factures Une facture est répartie en 3 sous écrans : l entête facture le détail de la facture le pied de facture Les données du Fournisseur sont automatiquement initialisées à partir des informations saisies dans l onglet paramétrages/fournisseur. Les données du Payeur seront initialisées après le choix du code Guilde ou Lynx à partir des informations saisies dans l onglet paramétrages/krys-group (par l administrateur). Les données de l Acheteur (opticien) seront initialisées après le choix du code dans la liste des codes (crées dans l onglet paramétrages/acheteur avec la classe Opticien) à partir des informations saisies dans l onglet paramétrages/acheteur. Les données de L organisme (Organisme de gestion qui récupérera la TVA) seront initialisées après le choix du code dans la liste des codes (créés dans l onglet paramétrages/acheteur avec la classe Facturé à) à partir des informations saisies dans l onglet paramétrages/acheteur (cet ensemble de données est facultatif). de la facture. validera la saisie puis cliquer sur le menu Détails pour continuer la saisie Guide de prise en main - Application Web-EDI KRYS-GROUP Copyright EUROEDI 2013 Page 5
Dans cet écran, 3 groupes de données sont éventuellement représentés : la ligne BL (facultative), si elle est présente toutes les sous-lignes facture suivantes seront assujetties à cette ligne BL (il peut y avoir plusieurs lignes BL avec chacune des sous lignes factures). la sous ligne Facture représente soit une ligne de facture indépendante soit si la ligne BL est remplie une ligne facture du BL précisé au-dessus. Il peut y avoir plusieurs sous ligne Facture. la ligne Suppléments et Charges dépend de la sous ligne Facture, il peut y avoir plusieurs lignes Suppléments et Charges pour une sous ligne Facture Dans le cas d un fret et/ou d un emballage liés à un produit, il faudra créer autant de groupes de données «suppléments et Charges» sous la saisie de la sous ligne facture du produit. Dans le cas d un fret et/ou d un emballage liés à plusieurs produits, il faudra créer une sous ligne facture indépendante. Dans le cas d une remise en valeur et non pas en % du PU d un produit, créez une sous ligne facture et ne saisissez que le code produit, la quantité (1), le taux de TVA et le montant de la remise, dans ce cas le PU brut est facultatif. Un menu contextuel vous assistera en vous présentant tous les boutons pertinents sur chacun des groupes de données Pour chaque groupe de données vous pouvez valider la saisie ou la modification. (n oubliez pas de valider pour enregistrer les informations saisies). Guide de prise en main - Application Web-EDI KRYS-GROUP Copyright EUROEDI 2013 Page 6
Après avoir saisi vos lignes de facture vous pouvez cliquer sur Pied pour continuer la saisie de la facture. Cette partie représente des totaux calculés automatiquement, les seuls champs de saisie éventuels concernent les acomptes permettra de valider la facture qui sera toujours modifiable, ceci jusqu au moment de l émission de la facture (Partie Historique). Le menu «Retour Liste» permettra de revenir directement sur la liste des factures. 4. Emission des factures et Historique Le nombre de lignes visualisables à l écran est paramétrable via le champ «Nombre de lignes à l écran» (Haut de page). Cette information est mémorisée. Guide de prise en main - Application Web-EDI KRYS-GROUP Copyright EUROEDI 2013 Page 7
Chaque colonne, hormis celles des montants (même celle où est représentée l enveloppe jaune, 2 nd colonne) de la liste, peut être triée par ordre croissant ou par ordre décroissant, en cliquant sur le champ de l entête de colonne désiré. Un champ apparait au dessus de la colonne triée «Numéro Facture» suivi de la touche OK, ce champ sert à se positionner sur la liste des factures à partir de la chaine de caractères saisie. La première facture répondant au critère de positionnement est présentée et identifiée par un fond vert. Pour transmettre une facture (ou un groupe de factures) il suffit de la(de les) cocher à gauche de l écran et de cliquer sur le bouton Expédier (Bas de la page) ; la(les) facture(s) sera(ont) extraite(s) et transmise(s) au service de traduction EDI qui les transformera au format UN/EDIFACT (INVOIC), et les acheminera automatiquement dans la boite à lettre de KRYS-GROUP. La (les) facture(s) ne sera(ont) plus modifiable(s), la date de l envoi sera initialisée (colonne droite) et une petite enveloppe jaune sera insérée au début de la ligne. Une facture pourra être retransmise plusieurs fois si nécessaire, le champ Date d envoi permettra de mémoriser dans la liste des dates d envoi successives (menu déroulant). Une facture devra être dupliquée pour être modifiée, son numéro sera suivi d un suffixe «_1». En cliquant sur le bouton Visualiser, la facture est consultable en clair au format PDF et prête à être imprimée si besoin. Guide de prise en main - Application Web-EDI KRYS-GROUP Copyright EUROEDI 2013 Page 8
Guide de prise en main - Application Web-EDI KRYS-GROUP Copyright EUROEDI 2013 Page 9