Département de l'information et de la communication CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Marché relatif à l impression et au routage du mensuel d information «Culture Communication» Appel d offre ouvert Pouvoir adjudicateur Ministère de la culture et de la communication Département de l information et de la communication 3, rue de Valois 75042 Paris cedex 01 Représentant Pouvoir adjudicateur Paul RECHTER Le chef du département de l information et de la communication Objet de la consultation Impression et routage du mensuel d information «Culture Communication» Etendue de la consultation Appel d offre ouvert en application des articles 10, 40, 57 à 59 et 77 du CMP Interlocuteurs Paul-Henri Doro, Rédacteur en chef de la revue Pascale Bailly, Secrétaire générale 1
A / PRESENTATION GENERALE DU PERIODIQUE Le Ministère de la culture et de la communication édite depuis 1997 un mensuel d information sur l actualité culturelle et les politiques publiques menées dans ce domaine. Il est diffusé sur abonnement gratuit à tous les acteurs de la vie culturelle en France et à l étranger. En 2006, une nouvelle formule (nouvelle maquette, augmentation du tirage et du nombre de pages) et un nouveau titre : «Culture Communication», ont permis de faire évoluer ce périodique. B / PRESTATIONS DEMANDEES: Le marché se décompose en 2 lots : Lot n 1 Impression Lot n 2 Routage Les quantités de numéros à imprimer, router et diffuser pouvant certains mois être l objet de variations à la hausse, les quantités minimales prévisionnelles et non garanties sont indiquées ci-après et servent de base à l acte d engagement. LOT N 1 : IMPRESSION Descriptif technique de la Revue: Il s agit d imprimer la revue «Culture Communication». Cette impression fait l objet d'un seul format mais le nombre de pages du magazine n'est pas déterminé. La pagination n est donnée que pour permettre une comparaison pour arbitrage. Les quantités indiquées sont les quantités prévisibles. Le candidat doit prévoir les coûts pour l impression du mille supplémentaire et du cinq mille supplémentaire ou seulement du dix mille supplémentaire pour le tiré à part. Quantitité prévisionnelle par numéro: 30 000 ex Format ouvert : 420 x 297 mm Format fermé : 210 x 297 mm Pré-presse : Fichier prêt par CTP fournis par le Ministère via mail ou clé USB Fourniture d'une impression HP couleur et imposé par l'imprimeur à retourner signé pour BAT par le Département de l'information et de la communication. Impression : quadri R V, trame 175 ou Samba (mixte de trame stochastique et trame linéaire 223) 2
Périodicité : 11 numéros prévu par an (mensuel, sauf numéro estival couvrant les mois de juillet et août) Reliure : Pliage, assemblage et reluire dos carré collé et/ou agraffé, mise au format Conditionnement: 2 000 ex en boîtes et solde sur palettes-box routeur. Livraison: 2 points Paris/RP pour 1 000ex et 1 point chez le routeur pour solde. Projet de pagination : 24 Pages 20 pages intérieures impression 4/4 couleurs papier glacé 100 g/m² 4 pages de couvertures impression 4/4 couleurs papier glacé 100 g/m² ou 170 g/m² 28 Pages 24 pages intérieures impression 4/4 couleurs papier glacé 100 g/m² 4 pages de couvertures impression 4/4 couleurs papier glacé 100 g/m² ou 170 g/m² 32 Pages 28 pages intérieures impression 4/4 couleurs papier glacé 100 g/m² 4 pages de couvertures impression 4/4 couleurs papier glacé 100 g/m² ou 170 g/m² Le candidat doit prévoir dans son offre le chiffrage des 3 projets de pagination. Descriptif technique du Tiré à part exceptionnel : A l'occasion de grande manifestation organisée par le Ministère, l'impression d un supplément ou d'un tiré à part thématique (exemple : numéro consacré à l exposition Monumenta au Grand Palais) peut être nécessaire. C'est un élément indépendant du magazine, il sera inséré avec le numéro lors du routage et les quantités supplémentaires seront livrées à part sur le lieux de la manifestation. Quantité prévisionnelle par numéro : 50 000 à 100 000 ex Format ouvert : 420 x 297 mm Format fermé : 210 x 297 mm Impression : quadri R V, trame 175 ou Samba (mixte de trame stochastique et trame linéaire 223) Périodicité : 1 à 2 numéros par an 8 pages : 4 pages de couverture + 4 intérieures impression 4/4 couleurs papier glacé 100 g/m² Reliure : Pliage, assemblage et reliure agraffé, mise au format 3
Organisation opérationnelle : Le Département de l Information et de la Communication fournira un PDF haute résolution ou fichier natif Xpress PC transmission via un lien électronique. Le bon à tirer sera composé d'une sortie de type «tracer» assortie des «Iris» des illustrations. Il sera remis si possible au plus tard un jour ouvrable après la remise des documents. L impression de la publication devra être réalisée à l intérieur d un délai ouvrés de 48 heures à compter de la remise du bon à tirer. Livraison : La livraison des exemplaires à router devra être effectuée directement auprès du routeur. Un quota de 2 000 exemplaires devra par ailleurs être acheminé auprès du Ministère répartis entre le Département de l information et de la communication 3, rue de Valois - 75001 Paris - 1 000ex et le Ministère de la Culture et de la communication 182, rue Saint-Honoré, 75002 Paris 1 000ex. Pour le Tiré à part, les exemplaires accompagnant la revue sont livrés au routeur, 1 000 ex seront livré au Département de l information et de la communication 3, rue de Valois - 75001 Paris et le solde sur le lieu de la manifestation à Paris, remis sous paquet, enveloppe kraft ou carton. LOT N 1 : ROUTAGE Description technique du routage de la Revue et du Tiré à part: Il s agit de router et d'affranchir et/ou transporter les différents documents la revue «Culture Communication» principalement et exceptionnellement le tiré à part. Les envois sont effectués chaque mois, en fonction des quantités imprimées. Les frais d'affranchissement et de transports sont à la charge du titulaire et inclus au coût des prestations. Les quantités indiquées sont les quantités minimales prévisibles. Le candidat doit prévoir les coûts pour le routage et l'affranchissement du mille supplémentaire et du cinq mille supplémentaire. Quantité prévisionnelle par numéro : 28 000 exemplaires Le routage s'organise de la façon suivante : 1. les envois à des personnes privées à leurs adresses personnelles, 2. les envois à des personnes privées à des adresses d'organismes 4
Quantités 2009, 31 500 mensuels pour ces deux types d'envois gérés par 2 fichiers de publipostage spécifiques. 3. les envois d exemplaires multiples en colisage (environ 820 mensuels), 4. les envois à des agents du Ministère de la culture et de la communication sur leur lieu de travail : environ 670 mensuels déposées au service courrier du Ministère (182, rue Saint-Honoré 75001 Paris), Pour les deux premiers types d'envois (1) et (2), le soumissionnaire assurera la mise sous film et l'étiquetage, les envois s'effectuant par routage «Presse» ou Post Impact feuille 3. Pour les envois de type (3), ils s'effectueront sous paquets, enveloppes kraft ou cartons, par routage «Presse» ou Post Impact feuille 3. Pour les envois de type (4), le soumissionnaire assurera leur mise sous films et leur étiquetage (sans contrainte de norme postale, sur simples étiquettes autocollantes, suivant le format de présentation précisé par le Ministère), les exemplaires étant remis, triés par noms d'organismes, au service courrier du Ministère de la culture et de la communication afin qu ils puissent être distribués par la navette interne. Le conditionnement sous film des mensuels «Culture Communication» et/ou des éventuels suppléments ou tirés-à-part concernés s effectuera sous film rétractable polyéthylène 17 microns HD, personnalisé au titre de la publication, étiquette avec adresse de l abonné entre le film et le document ou personnalisation par jet d encre directement sur la film. Le routage des suppléments ou tirés-à-part de 8 pages s'effectuera en même temps que la revue et sera inséré dans le même envoi. Organisation opérationnelle: Le Ministère de la culture et de la communication fournira au prestataire, par voix électronique, pour chaque mensuel «Culture Communication», l adressage des exemplaires mis à jour sur des fichiers de fusion de publipostage (comprenant en-têtes, descriptifs et données). A partir des fichiers fournis par le Ministère de la culture et de la communication, le prestataire éditera les étiquettes aux normes postales en prenant en compte la présentation définie par le Ministère de la culture et de la communication. 5
Le dépôt en poste est à la charge du prestataire. Il devra être réalisé à l intérieur d un délai de 2 jours ouvrés à compter de la sortie machine. Les prestations liées au postage ou à l acheminement font également l objet du présent marché. Le candidat doit donc inclure les frais d affranchissement dans sa proposition financière et proposer les meilleures conditions financières possibles pour ce poste de dépenses, notamment grâce aux accords commerciaux qu il aura conclu dans ce domaine. Le prestataire devra prévoir dans son devis l encartage éventuel de prospectus, bons de commande, lettres circulaires aux abonnés, qui fera l objet d une facturation hors marché (environ 2 fois par an). Le prestataire fournira au Ministère de la culture et de la communication, après le routage de chaque mensuel «Culture Communication», un décompte précis des envois pour permettre à celui-ci un suivi de l'évolution du mailing. Le marché n entraîne aucune cession des droits de propriété intellectuelle du fichier mailing, de quelque nature qu elle soit, au profit du soumissionnaire. L autorisation donnée par le Ministère de la culture et de la communication d'utiliser le fichier mailing au titre du présent marché est aux fins exclusives de routage du mensuel «Culture Communication», cette autorisation prenant fin au terme du marché. Le reliquat des mensuels «Culture Communication» devra être retourné au Ministère de la culture et de la communication, Département de l information et de la communication, 3 rue de Valois, 75001 Paris. 6