8 janvier 2015 DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES Objet de la consultation : Création de 21 vidéos évènementielles «un train de bois pour Paris» Maître d ouvrage : Agence de Développement et de Réservation Touristiques de la Nièvre (Nevers, Bourgogne) Date limite de remise des offres : 29 janvier 2015 à 17 heures
SOMMAIRE 1/ Règlement de la consultation 2/ Cahier des charges Annexe
1/ Règlement de la consultation 1- Préambule : Sous l égide du Conseil Général de la Nièvre, l Agence de Développement Touristique de la Nièvre assure le Développement et la Promotion de l Offre Touristique de la Nièvre. 2 Objet de la consultation : Création d une vidéo évènementielle sur la 3- Mode de passation retenu : Marché à procédure adaptée 4- Nature et forme du marché : Marché public de service Catégorie : prestations intellectuelles. 5- Durée du marché : Le présent marché couvre une période de validité allant de février à septembre 2015 6- Conditions de participations des entreprises : L offre sera présentée par un candidat individuel. 7 Rétro-Planning pour la mise en œuvre de l opération : La mission doit commencer en février 2015
Action Contenu Délai prévu Envoi du DCE Mise en ligne site Pro Nievre Tourisme 9 janvier 2015 Retour des propositions Cf. Règlement de la consultation 29 janvier 2015 Etude des offres Sélection de l offre la mieux classée, 30 janvier 2015 Début de la mission PRESTATAIRE retenu par la présente consultation Février 2015 Fin de la mission Livraison final de la dernière vidéo Septembre 2015 8- Date limite de réception des offres : 29 janvier 2015 Tout dépassement entraînera la nullité de la proposition. 9- Modalités de remise des offres : Les candidatures doivent être transmises ou remises par voie postale avec AR à l adresse suivante : Agence de Développement et de Réservation Touristiques de la Nièvre 2, avenue St Just BP 10318 58003 NEVERS Ainsi que par e-mail : stephane.benedit@nievre-tourisme.com 10- Modalités de présentation des offres : Chaque entreprise aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes :. Une note technique de la prestation répondant aux différents points du cahier des charges contenant la méthodologie, l organisation et les moyens proposés, ainsi qu une programmation prévisionnelle et temporisée des opérations.. Une liste des références récentes des missions similaires avec les coordonnées des clients,
. La présentation de l entreprise (organisation, effectif) et de l équipe affectée à la mission (CV, expériences sur d autres missions), et identification du chef de projet interlocuteur principal et permanent de l ADRT.. La proposition financière affichera un prix global en conformité avec l ensemble des points du cahier des charges et détaillera le coût financier poste par poste en distinguant les coûts liés «au travail humain» (définition de la stratégie, mise en œuvre, analyse des résultats, ) et les coûts d achats. 11- Modalités d attribution : 1) Compétences de l entreprise: 15 points 2) Valeur technique de la prestation : 45 points 3) Prix de l offre 40 points Analyse croisée avec la valeur technique de la proposition et comparée aux prix des entreprises ayant répondu à la présente consultation. La note globale est calculée sur 100 Points l ADT de la Nièvre réunira un Comité de Suivi qui participera à l examen des offres ainsi qu à la sélection de l entreprise. Ce comité est composé de techniciens des organismes suivants : ADT Nièvre et Yonne, Syndicats Mixtes d Equipements Touristiques Yonne et Nièvre, 12- Phase de négociation : Après analyse des offres déposées, l ADT se réserve la possibilité d engager librement le dialogue et la négociation avec les entreprises ayant déposé une offre conforme. Un entretien complémentaire peut être sollicité au siège de l Agence à Nevers si besoin. 13- Renseignements complémentaires : Pour obtenir tout renseignement complémentaire d ordre administratif ou technique, les entreprises peuvent s adresser directement auprès de : Stéphane BENEDIT, Responsable Marketing stephane.benedit@nievre-tourisme.com -
2 / Cahier des charges PREAMBULE : «Une coopération interdépartementale et inter-structure (ADRT Nièvre, ADT Yonne, SMETCN 58 et 89, Bourgogne Tourisme) s est engagée en août 2010 sur un programme d action concerté en matière de communication et de mise en marché touristiques du. L ADRT de la Nièvre a pris la maîtrise d ouvrage de ce projet, s appuyant sur une politique de développement territorial durable du tourisme inscrite au Schéma de Développement Touristique Durable 2010 2012 de la Nièvre (programme validé à l unanimité des élus de l Assemblée Départementale en octobre 2009). Cette expérimentation repose sur un partenariat fort avec tous les acteurs de la chaine du tourisme, à savoir : - L Agence de Développement Touristique de l Yonne, - Bourgogne Tourisme, - Les Syndicats Mixte d Equipement Touristique du de l Yonne et de la Nièvre, - Les offices de tourisme qui bordent le, - Les Communautés de Communes et les Pays, - Les professionnels du tourisme. Les objectifs de ce programme de communication et de mise marché du canal du Nivernais - Développer l image et la notoriété de la destination touristique par une stratégie de communication différenciatrice et dynamique, - Générer une nouvelle stratégie commerciale venant appuyer la mise en marché des professionnels du tourisme, - Augmenter la durée moyenne et le nombre de séjours pour améliorer les retombées économiques sur les territoires, - Améliorer la relation client, le fidéliser et l inciter à consommer sur les territoires, - Doter les prestataires touristiques et les offices de tourisme d outils leur permettant de personnaliser la relation client. Les outils qui ont été développé : - Un site internet : www.canal-du-nivernais.com - Une page Facbook : https://fr-fr.facebook.com/jaime.le.canal.du.nivernais - Un guide d accueil - - Un topo guide véloroute Michelin
UNE CARTE DU PERIMETRE DU TERRITOIRE LE PROJET POUR 2015 : L EVENEMENT «UN TRAIN DE BOIS POUR PARIS» Une épopée de quatre siècles... De 1549 à 1923, Clamecy est un centre important pour le flottage du bois destiné à l'approvisionnement de Paris en bois de chauffage et de four.
On exploite les forêts du Morvan et les bûches - coupées à 1,14 m, gravées aux deux extrémités par les marques de leurs propriétaires - sont lancées dans les ruisseaux aux eaux gonflées par l'ouverture des étangs. La rivière d'yonne emporte ensuite nos bûches morvandelles et c'est au printemps une «mer de bois» qui arrive à Clamecy et ses alentours, grossie jusqu'en 1893 par les apports du Beuvron et ses affluents : hommes, femmes et enfants vont sortir les bûches de l'eau, les trier par marques et les empiler. Puis, étape nouvelle, la construction des «trains» commence sur les ports : immenses radeaux de 75 m de long et 4,50 m de large, contenant 200 stères de bois environ, que nos flotteurs conduiront jusqu'à Paris en une dizaine de jours, affrontant les courants, les pertuis et évitant les piles des ponts. En 1804, ce sont 3535 «trains» qui quittent nos ports, emmenant vers la capitale, avec leurs 700 000 stères de bois, le fruit du labeur des hommes. Présentation de l évènement : Après les périples du train de bois sur le canal du Nivernais en 2013 et 2014, après l'exposition à Paris pour les journées du patrimoine qui ont permis de médiatiser et valoriser nos territoires, l'association Flotescale associée à la CCVY et à de nombreux partenaires et collectivités, conduira à Paris en 2015 un train de bois de 72 m de long par les voies d'eau. En partenariat avec Voies Navigables de France, gestionnaire des canaux en France, le ville de Paris, le Port de Paris et plusieurs collectivités de la Nièvre et de l Yonne, un train de bois de 72 mètres de long naviguera entre Clamecy (Nièvre) et Paris, Port de Bercy, en empruntant le, l Yonne et la Seine. A chaque étape, des expositions sur le flottage du bois, le et le tourisme en Haut Nivernais seront présentées. En point d orgue, le train traversera Paris sur la Seine entre le port de Bercy et le port des Champs Elysées Il s'agit de faire la promotion du "canal du nivernais" en s'appuyant sur un événement (Un Train de bois pour Paris créé par l'association Flotescale) en lien direct avec son histoire, le flottage du bois du Morvan. L'objectif est de créer un levier pour mieux faire connaître cette destination ainsi que ses territoires connexes (PNR Morvan, Vaux d'yonne, Val du Sauzay, territoires icaunais...) et tous les acteurs touristiques et économiques qui le composent. L'ensemble du dispositif de communication mis en place permet d'actionner l'attractivité économique du territoire par la diffusion de messages dédiés. Les vidéos concernées par cette consultation trouvent leur place dans ce dispositif pour rendre compte de l'événement avant, pendant et après. LES OBJECTIFS DU MARCHE 1- Commanditer la conception, la production et la réalisation de 20 bandes vidéo d'une durée de 2 minutes chacune, comportant des génériques d'entrée et de sortie communs. Ces vidéos témoignent de l'événement, depuis son lancement le 31 janvier 2015 jusqu'à la traversée de Paris par le train de bois le 5 juillet 2015, en passant par la construction du train, des moments importants
des préparatifs à Clamecy, des étapes au fil du voyage et la semaine de promotion territoriale mise en place à Paris (planning en annexe). Ces 20 bandes serviront de «téléfilms» qui alimenteront durant toute la période de février à juillet 2015 le dispositif de communication web. Trois de ces vidéos mettent l'accent sur des entreprises économiques choisies par l'adt pour leur représentativité en matière d'attractivité du territoire. Ces bandes devront être fournies au fur et à mesure afin d alimenter le dispositif web de communication. 2- Commanditer, sur la base de ces vidéos, un montage d'une vingtaine de minutes pour réaliser le film de l'événement qui sera diffusé lors d'une soirée en octobre 2015. 3- Les formats de livraison de ces vidéos devront être compatibles pour toute intégration sur des sites web, blog, de notre dispositif de communication et celui des acteurs du tourisme du canal du nivernais. Les masters vidéos commandités par cette consultation seront in fine la propriété de l ADT58, tous droits sur les oeuvres certifiés acquittés par le producteur.
Programme et déroulé de l évènement : ANNEXE Programme et parcours du train de bois Dates Départ Arrivée Nature Dimanche 7 juin Clamecy Crain Etape Lundi 8 juin Crain Châtel Censoir Etape Mardi 9 juin Châtel Censoir Mailly la ville Etape Mercredi 10 juin Mailly la ville Vincelles Etape jeudi 11 juin Vincelles Auxerre Etape vendredi 12 juin Auxerre Gurgy Halte samedi 13 juin Gurgy Migennes Etape dimanche 14 juin Migennes Joigny Etape Villeneuve sur Yonne lundi 15 juin Joigny Etape Villeneuve sur Mardi 16 juin Yonne Sens Etape mercredi 17 juin Sens Pont sur Yonne Halte jeudi 18 juin La brosse Montceau Pont sur Yonne Halte La brosse Montceau Montereau Etape vendredi 19 juin Samedi 20 juin Montereau St Mammes Etape Dimanche 21 juin St Mammes Hericy Halte lundi 22 juin Héricy Melun Etape Mardi 23 juin Melun St Fargeau Halte mercredi 24 juin St Fargeau Corbeil Etape jeudi 25 juin Corbeil Athis Mons Halte Vendredi 26 juin Athis mons Port à l'anglais Halte Samedi 27 juin port à l'anglais Paris Bercy Etape Etape = animation organisée par la ville étape Halte = simple arrêt pour la nuit du train de bois
Samedi 31 janvier Fin février Fin mars Samedi 6 juin Sam 27 au samedi 4 juillet Dimanche 5 juillet Lundi 6 au mercredi 8 juillet samedi & dimanche 18/19 J Autres évènements Lancement officiel du projet. Salle polyvalente de Clamecy Franchissement du pertuis de Clamecy par le train de bois Flottage à bûches perdues dans le Morvan Fête nautique à Clamecy et spectacle pyrotechnique Salon Flottage du bois et Nivernais Morvan Port de Bercy Traversée de Paris sur la Seine par le train de bois Démontage du train de bois Port de Boulogne Billancourt Fête du flottage à Clamecy Les sélections des sujets/moments de 15 «téléfilms» seront choisies à partir de ce programme et 3 concerneront des entreprises nivernaises et 2 moments spécifiques de l évènement. Cette sélection se fera en concertation avec le producteur recruté, l association Flottescale et l ADT dès le début de la mission.