Instant Net Conference optimisé par Cisco WebEx Technology Meeting Center

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1 GUIDE DE L'UTILISATEUR Verizon Net Conferencing T h l M ti C t Instant Net Conference optimisé par Cisco WebEx Technology Meeting Center Souscription d'un abonnement Instant Net Conference (la première fois uniquement) Accédez au site Sélectionnez le lien de connexion Manage My Meetings (Gestion de mes réunions). Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. (Remarque : si vous ne disposez pas d un identifiant de connexion et d un mot de passe «Manage My Meetings» (Gestion de mes réunions), cliquez sur le lien Need to Register (Inscription) et suivez simplement les instructions qui s affichent.) Cliquez sur l onglet NET CONFERENCING (Conférence Web). Cliquez sur le lien Add Subscription (Ajouter un abonnement) sous Instant Net Conference Applications (Applications de conférences Web instantanées). Formulaire d abonnement Sélectionnez WebEx comme type de réunion. Entrez le code secret du présentateur et un mot de passe différent en guise de code secret de réunion pour les participants. Cliquez sur Proceed (Continuer). 1

2 Invitation de participants Votre abonnement Instant Net a été créé et vous pouvez désormais l utiliser. Cliquez sur l icône d invitation de votre conférence Web instantanée. SW Sélectionnez une conférence Instant Meeting et une conférence Web instantanée. Renseignez les champs To (À) et Subject (Objet), puis cliquez sur Send (Envoyer). Organisateur Les participants reçoivent votre invitation par courrier électronique, comportant des informations sur la réunion

3 Comment démarrer une conférence Web instantanée Accédez au site Sélectionnez le lien de connexion Manage My Meetings (Gestion de mes réunions). Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. Cliquez sur la flèche Start (Démarrer) dans l onglet Instant Net Conference (Conférence Web instantanée). Lisez la politique de confidentialité de Verizon et confirmez votre adhésion à ses clauses, puis cliquez sur Proceed (Continuer). Console Meeting Center La console est une interface claire et simple qui reprend les menus Microsoft Windows bien connus afin de rendre extrêmement conviviale la gestion d une réunion. Les organisateurs peuvent choisir de n afficher que les fenêtres les plus importantes au cours d une réunion (liste des participants, conversation, remarques ou vidéo, par exemple). Le passage d une présentation à une autre se fait aisément au moyen d onglets. Participants Messagerie instantanée Vidéo Notes Barre d'outils Liste des participants# Messagerie instantanée Vidéo 3

4 Participation à une téléconférence Les organisateurs et les participants peuvent rejoindre la partie audio d une réunion en appelant le numéro d audioconférence Instant Meeting indiqué dans l'invitation par courrier électronique. Ce numéro peut également s afficher via le message de bienvenue lorsque des participants rejoignent la réunion Web. Vous pouvez modifier votre message de bienvenue de manière à le personnaliser selon les participants qui accèdent à la réunion. Vous pouvez aussi vous en servir pour communiquer le numéro d audioconférence Instant Meeting correspondant à la partie audio de l appel Démarrage rapide La page de démarrage rapide s affiche lorsque les organisateurs rejoignent une conférence Web et leur fournit un accès rapide aux fonctions dont ils se servent le plus. Cette page simplifie davantage encore le partage de documents, d applications ou de votre Bureau avec les participants. Vous pouvez également envoyer une invitation de dernière minute. La page Quick Start (Démarrage rapide) propose une interface utilisateur graphique conviviale permettant de partager rapidement du contenu avec les participants. Vous pouvez également accéder à ces fonctions à partir du menu déroulant Share (Partager). Lancez une invitation par courrier électronique ou par téléphone. Vous pouvez aussi inviter les participants à rejoindre une conférence en ligne personnalisée par courrier électronique avec Quick Start Remind (Rappel rapide). Ces fonctions sont identiques à celles de l onglet Invite Participants (Inviter des participants). Il se peut que l'onglet Démarrage rapide soit fermé Utilisez l'onglet Affichage pour accéder à Démarrage rapide L onglet Démarrage rapide permet aux organisateurs de partager des informations au cours d une conférence et d inviter/relancer des participants. Invitation par courrier électronique ou par téléphone 4

5 Invitation par courrier électronique Invitez les participants à votre réunion au moyen d un courrier électronique de démarrage rapide. Cette fonction s avère utile lorsqu un participant a égaré son invitation ou lorsqu un autre participant souhaite à la dernière minute se joindre à la réunion. Sélectionnez cette option pour utiliser votre application de courrier électronique locale ; les informations sur la réunion sont alors insérées dans un modèle de courrier électronique afin d en simplifier la diffusion auprès des participants. Il est possible de générer automatiquement jusqu à six modèles de courrier électronique que vous pouvez ensuite envoyer aux participants afin de les avertir de la réunion. Invitation par téléphone via la fonction Démarrage rapide Utilisez la fonction d'invitation d'un participant via la fonction Démarrage rapide pour contacter les participants à votre conférence Web. Partage d'un centre de réunion Pour importer une présentation ou un document à afficher ou pour partager une application à utiliser au cours de la réunion, veillez à sélectionner le menu déroulant Share (Partager) et à choisir l option appropriée. Sélectionnez Presentation or Document (Présentation ou Document) ou Application. Vous êtes alors invité à choisir sur votre PC la présentation ou l application voulue. Une fois que vous avez importé votre présentation, vous pouvez passer à la diapositive suivante au moyen des flèches droite/gauche ou sélectionner une diapositive spécifique dans la liste déroulante. Changer de diapositive 5

6 Barre d'icônes flottante La barre d'icônes flottante apparaît lorsque vous partagez une application. Vous pouvez la déplacer ailleurs sur la console. Elle comprend les éléments suivants : Arrêter le partage d'applications Figer temporairement la vue des applications Sélectionner un contenu à partager Affecter le contrôle Démarrer les annotations Participants Messagerie instantanée Vidéo Options vidéo du Bureau La fonction vidéo permet de partager une webcam à la fois avec les participants. Le présentateur peut verrouiller la vidéo et les participants peuvent mettre en pause leur propre vidéo. Chaque participant peut sélectionner ses options personnelles et de session afin de régler les paramètres de bande passante et la résolution. Les webcams étant toutes différentes, suivez les instructions d'utilisation du fabricant. En règle générale, vérifiez que la webcam est branchée et activée avant le début de la session de conférence Web. Pause Options vidéo Rapports Instant Net Conference propose deux types de rapports en libre-service : rapports sur les listes de participants et rapports de sondage sur la conférence Web. Cliquez sur l icône Reports (Rapports) dans l onglet NET CONFERENCING (Conférence Web) de la page Manage my Meetings (Gestion de mes réunions). 6

7 Quelques conseils concernant les présentations Téléchargez les diapositives à l avance. Répétez la présentation. Ayez à disposition un agenda et une liste de contrôle. Menez la réunion dans une pièce au calme. Utilisez un casque afin de garder les mains libres. Utilisez des sondages pour retenir l attention des participants. Utilisez l outil de questions/réponses pour permettre aux participants de poser des questions et optimiser ainsi l interaction entre vous. Utilisez les outils d annotation afin d'améliorer la présentation. 7

8 Contactez-nous Pour bénéficier d une assistance technique concernant Net Conferencing, contactez-nous au (866) ou au (773) Notre adresse électronique : Si vous souhaitez vous entretenir immédiatement avec un interlocuteur, contactez un spécialiste en conférences. Pour effectuer ou modifier une réservation, veuillez contacter le centre de réservations le plus proche. États-Unis : Europe : Hong Kong : Japon : Australie : Singapour : Verizon. Tous droits réservés. Instant Net Conference optimisé by Cisco WebEx Technology Meeting Center 8/09 Les noms et logos Verizon et Verizon Business, ainsi que tous les autres noms, logos et slogans identifiant les produits et services de Verizon sont des marques et des marques de service ou des marques et des marques de service déposées de Verizon Trademark Services LLC ou de ses sociétés apparentées aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Microsoft et Windows sont soit des marques soit des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Les autres marques et marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 8

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