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1 MANUEL UTILSATEUR APP 1 Version / Octobre 2004

2 Table des matières INTRODUCTION Première connexion Principes de fonctionnement des CRA Matériel informatique Mise à jour de l'annuaire Schéma du processus de saisie et de validation des CRA DESCRIPTIF DES MENUS Vue du menu CRA entièrement déroulé IMPUTER DES JOURS SUR UN PROJET / UN HORS PROJET Imputer des jours sur un projet Imputer des jours sur un hors-projet ENREGISTREMENT MENSUEL DES CRA PROCESSUS DE VALIDATION MENSUEL DES CRA Cas général Collaborateurs en forfait Collaborateurs en régie Combinaison de projets de différents types et de hors - projets Refus des CRA Modification des CRA après un processus de validation terminé ) PERSONNEL DESCRIPTIF DES MENUS Vue du menu personnel entièrement déroulé Menu Personnel Sous Menus du menu Personnel MODIFICATION D'UN COLLABORATEUR ET ATTESTATIONS Modification de la fiche du collaborateur Demande d'attestation DEMANDES DE CONGES Processus de demande de congés Saisie de la demande de congés ) LEXIQUE ) NOTES Version / Octobre 2004

3 3 Version / Octobre 2004

4 1.1 INTRODUCTION 4 Version / Octobre 2004

5 1.1.1 Première connexion Le login utilisé est celui de connexion habituel.le mot de passe est initialisé à "password" Principes de fonctionnement des CRA La saisie des CRAs permet d obtenir les informations concernant la production du mois passé. Les CRAs permettent d imputer des jours sur un projet, et des jours non-imputables sur un projet (Congés, RTT, formation, non-imputables, avant-vente). Le compte rendu d activité suit un processus de validation. Le CRA est l'élément clé de la gestion de l'activité de SQLI. Il permet de facturer nos clients et d'établir vos bulletins de paie. Nous attendons donc de vous : - de remplir votre CRA chaque semaine et qu'il soit complet - de valider votre CRA dans les délais fixés - de faire signer par votre client votre CRA sur les missions d'assistance technique de faxer immédiatement à votre assistante le CRA signé par votre client Matériel informatique Une fois par mois, le déscriptif du matériel qui vous a été attribué est affiché pour confirmation. Vous retrouvez la liste de votre matériel informatique. Si un des éléments n'est pas exact, cochez la case situé sur la ligne. Le CRCI sera alors prévenu et procédera à la régularisation des informations. 5 Version / Octobre 2004

6 1.1.4 Mise à jour de l'annuaire Une fois par mois, APP vous demande de confirmer que vos coordonnées téléphoniques n'ont pas changé. Si vous répondez par la négative, vous êtes directement dirigé vers la page de modification de votre fiche : Ajouter votre photo. : les informations affichées sont complètes et correctes : cliquez sur "Valider". : Renvoie sur la page de modification de la fiche personnelle. 6 Version / Octobre 2004

7 1.1.5 Schéma du processus de saisie et de validation des CRA Début du mois Saisie des Semaine 1 Semaine 2 J + 5 Semaine 3 Saisie des CRA par tous les collaborateurs dans Cra / saisie hebdomadaire de rappel en fin de semaine pour les CRA non saisis. Saisie des CRA par tous les collaborateurs dans Cra / saisie hebdomadaire de rappel en fin de semaine pour les CRA non saisis. Saisie des CRA par tous les collaborateurs dans Cra / saisie hebdomadaire de rappel en fin de semaine pour les CRA non saisis. J + 12 CRA Semaine 4 Saisie des CRA par tous les collaborateurs dans Cra / saisie hebdomadaire de rappel en fin de semaine pour les CRA non saisis. Validation mensuelle de son CRA par chaque collaborateur Validez votre CRA mensuelle dans : Cra / validation mensuelle Validation Directeur d agence Collaborateurs en forfait Autres collaborateurs des J + 16 CRA DG puis assistante DP puis assistante Si invalidé Manager direct puis assistante Procédure de relance des collaborateurs dont le CRA n est pas saisi saisis ou non validé. Clôture générale des CRA de demande de saisie (J-5), 1 rappel (J-4), 2 rappels/jour et de synthèse des CRA manquants à l assistante puis au Manager (J-3 & J-2), Synthèse à l assistante et au manager pour action (J) Fin de mois + 5 jours : Clôture générale des CRA Génération automatique des CRA non renseignés avec le type "Non saisi forcé". Aucun CA n est valorisé sur ces CRA. Les jours non saisis seront à justifier par votre manager à la DAF 7 Version / Octobre 2004

8 1.2 DESCRIPTIF DES MENUS 8 Version / Octobre 2004

9 1.2.1 Vue du menu CRA entièrement déroulé Saisie hebdomadaire Validation mensuelle Page de saisie des CRA Vue mensuelle du CRA saisi sur le mois. Vous validez vos CRA du mois. 9 Version / Octobre 2004

10 1.3 IMPUTER DES JOURS SUR UN PROJET / UN HORS PROJET 10 Version / Octobre 2004

11 1.3.1 Imputer des jours sur un projet Accès : Cra / Saisie hebdomadaire La procédure de saisie est la même quel que soit la fonction du collaborateur. Pour accéder à l écran de saisie des CRA, utiliser le menu à gauche de la fenêtre, cliquez sur "Cra", puis sur "saisie hebdomadaire". Vue de la page de saisie des CRA : Par défaut, aucun projet auquel vous prenez part n est affiché. Vous devez donc ajouter les projets auxquels vous participez pour pouvoir y imputer des jours d activité. Ajouter un projet Pour ajouter un projet, cliquez sur "Ajouter un projet". La fenêtre suivante apparaît : Entrez le code AGRESSO du projet ou les premières lettres du libellé du projet pour effectuer une recherche (si vous ne connaissez pas le code projet, demandez l'information à votre assistante ou au DP). Vous pouvez ensuite sélectionner dans un menu déroulant le projet à ajouter dans la page de saisie des CRA. Recommencez l opération pour chacun des projets auquel vous désirez imputer des jours d activité pour le mois en cours. Erreurs possibles: Vous n'êtes pas prévu sur le projet : Seul les projets sur lesquels vous êtes déclarés comme ayant le droit d'imputer des jours peuvent être séléctionnés. Le message suivant s'affiche : «BA361 SGAM - Forfait Refonte Balise Projet non prévu pour xxxxxxxxxx» Dans ce cas, rapprochez vous de votre assitante, il vous sera impossible de saisir votre CRA. 11 Version / Octobre 2004

12 Projet non actif : «AI GIE ARPEGE - PRESTATION SEBASTIEN DANIEL FEVRIER 2004 Projet non actif» Le projet a été passé en inactif par l'assistante ou le DP, il vous sera impossible de saisir votre CRA. Rapprochez vous d'eux afin qu'ils vous donnent les nouveaux codes AGRESSO. Le statut inactif indique que le projet a été déclaré comme terminé. Si un projet que vous avez ajouté auparavant apparaît en grisé, cela signifie qu'il a été passé en inactif. Dans cet état, vous ne pouvez plus modifier votre CRA pour ce projet. Il faudra que votre assistante le repasse en actif. Imputer des jours d activité à un projet : Cliquer sur " + " ou " -" pour faire varier le nombre de jours à imputer pour chaque projet, ou entrez directement une valeur dans le champs. Les valeurs que vous pouvez renseigner dans les champs sont les suivantes : 0,125 jours Un quart de jour d'activité sur le projet 0.5 jours Une demi-journée d activité sur le projet 1 jour Une journée d activité sur le projet 1.5 jours A saisir pour une journée d activité un samedi 2 jours A saisir pour une journée d activité un dimanche Pour imputer des CRA sur les samedi / dimanche / jours fériés, cliquez sur "afficher tous les jours" (ces jours sont cachés par défaut). : Renseignez les imputations du lundi et cliquez sur les 3 flèches : tous les jours suivants seront automatiquement imputés, de la même façon que le lundi. : Un click sur les 2 flèches copie les imputations du jour précédent. : Enregistrer la saisie éfféctuée sur toutes les semaines : Remise à 0 de tous les jours de la semaine N oubliez pas de cliquer sur "Enregistrer" une fois la saisie effectuée. 12 Version / Octobre 2004

13 Messages d'erreur possibles lors de l'enregistrement : Vous avez saisi un nombre de jours supérieur au nombre de jours ouvrés de la semaine. C'est un message non bloquant. Vous avez saisi des jours un samedi dimanche ou jour férié. C'est un message non bloquant. Vous avez saisi un nombre de jours supérieur au nombre de jours prévus sur un projet de type régie forfaitée (projet dont le nombre de jours est limité. Un est envoyé à votre manager. C'est un message bloquant. 13 Version / Octobre 2004

14 1.3.2 Imputer des jours sur un hors-projet Accès : Cra / Saisie hebdomadaire La procédure de saisie est la même quel que soit le poste du collaborateur. Pour accéder à l écran de saisie des CRA, utiliser le menu à gauche de la fenêtre, cliquez sur "Cra", puis sur "saisie hebdomadaire". Vue de la page de saisie des CRA : Ajouter un hors projet Pour ajouter un hors projet, cliquez sur "Ajouter un hors projet". La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez le hors projet à ajouter et cliquez sur "Ajouter". Une ligne avec le hors projet est ajoutée à la page de CRA. Liste des hors-projet : 14 Version / Octobre 2004

15 Element Indications Absence injustifiée Absent du bureau sans raison justificative Accident du travail Accident du travail Avant-vente Arrivée en cours de mois Comité d'entreprise Signifie que vous avez participé à une avant-vente CRCI Réservé aux collaborateurs du CRCI Départ Départ en cours de mois Formation Vous avez suivi une formation ou vous êtes en auto-formation Maladie En arrêt maladie Non-imputable En intercontrat Préavis non effectué Remplace le hors-projet départ lors d'une demande de départ sans préavis, et lorsque le collaborateur est payé jusqu'à la fin du mois Réunion SQLI Temps partiel Réunion de type Conex Temps partiel 4/5eme Recommencez l opération pour chaque type de hors projet auquel vous désirez imputer des jours d activité. Si vous venez d arriver chez SQLI, un CRA hors-projet "Arrivée" valorisé à 1 est automatiquement ajoutée aux jours précédents votre arrivée. Si votre départ a été prévu et qu il a été validé, un CRA hors-projet "Départ" valorisé à 1 est automatiquement ajoutée aux jours suivants votre départ. Les congés classiques (payés, exceptionnels, RTT...) ne peuvent être saisis qu'au travers d'unedemande de congés. Les jours de congés sont visibles dès que la demande est validée (voir partie congés). 15 Version / Octobre 2004

16 1.4 ENREGISTREMENT MENSUEL DES CRA 16 Version / Octobre 2004

17 Enregistrement mensuel des CRA Accès : Cra / Validation mensuelle Chaque mois, tous les collaborateurs doivent valider les CRA saisis au cours du mois. Lorsque vous avez saisi tous les CRA du mois, rendez vous sur la page Cra / Validation mensuelle. Contrôlez l exactitude des CRA saisis. Lorsque vous êtes sûr de vous, vous pouvez enregistrer définitivement vos CRA du mois : cliquez sur "Enregistrer", en ajoutant un commentaire si nécessaire. Vos CRA sont désormais enregistrés, et ne peuvent plus être modifiés, sauf dans le cas d un refus de validation par un manager, un chef de projet ou une assistante : vous devrez alors modifier votre CRA. Une fois votre CRA enregistré débute un processus de validation. Enregistrement des CRA par l assistante Votre assistante peut saisir votre CRA en cas d'impossibilité. Quelles situations peuvent empêcher l enregistrement d un CRA mensuel? Deux cas de figure possibles : - Un CRA incomplet : le nombre de jours renseignés est inférieur au nombre de jours sur le mois - Une demande de congés est en cours d acceptation. 17 Version / Octobre 2004

18 1.5 PROCESSUS DE VALIDATION MENSUEL DES CRA 18 Version / Octobre 2004

19 1.5.1 Cas général Les CRA des collaborateurs sont validés par le manager direct, puis par l assistante du collaborateur. Dans un premier temps, le manager valide les CRA sur la page CRA / Validation des CRA / Manager. Si les CRA sont refusés le collaborateur doit procéder aux modifications et réenregistrer son CRA dans la validation mensuelle Collaborateurs en forfait Les CRA des collaborateurs en forfait sont à valider par le directeur de projet, puis par l assistante du collaborateur. Dans un premier temps, le directeur de projet valide les CRA sur la page CRA / Validation des CRA / Directeur de projet. Le directeur de projet doit cocher la case "Valider" et cliquer sur "Enregistrer". En cas de refus cliquez sur "Ajouter observations". Cliquez ensuite sur "Enregistrer". Si les CRA sont refusés, le collaborateur doit procéder aux modifications et réenregistrer son CRA dans la vue mensuelle. Les CRA sont ensuite validés par l assistante sur la page : CRA / Validation des CRA / Assistante Collaborateurs en régie Les CRA des collaborateurs en régie sont validés par le manager, puis par l assistante du collaborateur. Processus de validation : - Le manager direct valide les CRA sur la page CRA / Validation des CRA / Manager, en cliquant sur "Refuser les CRA " ou "Accepter les CRA". - Le collaborateur doit imprimer ses CRA en se rendant sur la page CRA / Vue mensuelle, pour permettre à l assistante de valider le CRA. - L assistante valide les CRA sur la page CRA / Validation des CRA / Assistante. Le relevé d activité mensuel imprimé par le collaborateur est à renvoyer signé par le client et par le collaborateur à l assistante : 19 Version / Octobre 2004

20 1.5.4 Combinaison de projets de différents types et de hors - projets Les validations font appel aux acteurs de chaque processus de validation. Par exemple, un collaborateur qui sur le mois a travaillé sur un forfait, et fait de la régie et des jours administratifs devra faire valider son CRA par : - Les chefs de projet des projets forfait sur lesquel le collaborateur a imputé des jours - Le manager direct (une fois les CRA validés, imprimer le relevé d activité mensuel dans le cas des régie) - L assistante Refus des CRA En cas d un refus dans le processus de validation des CRA, le collaborateur a de nouveau accès à la page de saisie hebdomadaire des CRA. Il peut ainsi modifier ses CRA, et valider ses CRA dans la page vue mensuelle. Le processus de validation reprend du début Modification des CRA après un processus de validation terminé. Si le CRA d un collaborateur a été entièrement validé et que vous désirez malgré tout effectuer une modification sur le mois passé, contactez votre assistante qui connaît la procédure à suivre. 20 Version / Octobre 2004

21 2) PERSONNEL 21 Version / Octobre 2004

22 2) PERSONNEL 2.1 DESCRIPTIF DES MENUS 22 Version / Octobre 2004

23 2) PERSONNEL Vue du menu personnel entièrement déroulé Menu Personnel Menu Personnel Ajout Modification Actions Faire une demande d'attestation, faire une demande de congés. Modifier sa fiche personnelle Sous Menus du menu Personnel Sous-menu Ajout Menu Ajout Demande d'attestation Demande de congés Actions Demander une attestaion de mutation, d'emploi ou de complément familial. Déposer une demande de congés, RTT, congés exceptionnelles pour soi-même Sous-menu modifications Menu Modification Ma fiche Actions Modifier les informations de sa propre fiche 23 Version / Octobre 2004

24 2) PERSONNEL 2.2 MODIFICATION D'UN COLLABORATEUR ET ATTESTATIONS 24 Version / Octobre 2004

25 2) PERSONNEL Modification de la fiche du collaborateur (Accès : Personnel / Modification / Ma fiche) Chaque collaborateur peut modifier sa fiche personnelle afin de mettre à jour un certain nombre d'informations. Les modifications de RIB ne sont modifiables que par les assistantes qui ont reçu le RIB à modifier. Les modifications sont validéees ou non par les différents services. Toutes les modifications sont prises en compte par les équipes support (paye, comptabilité, contrôle de gestion...). Le numéro de téléphone professionnel est repris dans l'annuaire SQLI : pensez à le renseigner, c'est le meilleur moyen d'être contacté. 25 Version / Octobre 2004

26 2) PERSONNEL Demande d'attestation (Accès : Personnel / Ajout / Demande d attestation) Pour demander une attestation de mutation, d'emploi ou de complément familial, utilisez la page Personnel / Ajout / Demande d'attestation. Cochez les cases nécessaires et appuyez sur valider. Suivi de la demande d'attestation Après une demande d'attestation, si vous vous rendez à nouveau dans : Personnel / Ajout / Demande d attestation, vous pouvez suivre l'état de la validation de votre demande. 26 Version / Octobre 2004

27 2) PERSONNEL 2.3 DEMANDES DE CONGES 27 Version / Octobre 2004

28 2) PERSONNEL Processus de demande de congés Pour déposer une demande de congés, utilisez la page Personnel / Ajout / Demande de congés. Déposer des jours de congés en congés, RTT, congés exceptionnels, absences autorisées. Acceptation par l assistante qui vérifie que le collaborateur peut prendre des congés Validation par le manager Les congés saisis sont automatiquement ajoutés dans les CRA après validation par le manager. Attention : votre demande sera systématiquement refusée si celle-ci se superspose sur des jours déjà imputés dans votre CRA. Pensez à déléguer vos droits APP à une assistante avant votre départ, le temps de vos congés. Sur une même demande vous pouvez cumuler CPP, RTT, congés exceptionnelles. Il n'est pas nécessaire de poser une demande par type de congés. Dépôt d une demi journée Pour déposer une demi-journée, entrez une date de début et de fin identique. Une fenêtre s ouvre et vous demande de choisir entre la journée entière, la matinée ou l après-midi. Validez votre choix, puis validez vos congés sur la page de demande de congés Dépôt de congés commençants ou finissants par une demi journée Vous devez déposer vos congés sur deux lignes différentes : Une ligne ou vous déposez les journées entières Une ligne ou vous déposez la demi-journée Validez finalement votre demande de congés Congés sur 2 mois Il est nécessaire de déposer vos congés sur deux lignes différentes : une ligne pour chaque mois. Congés exceptionnels Choisissez le type de congés exceptionnels (Mariage, naissance etc.) dans le menu déroulant de la colonne congés exceptionnels. Le nombre de jours par congés exceptionnel est complété automatiquement dans la colonne " Nombre de jours" et n est pas modifiable. Les jours de congés exceptionnels sont obligatoirement pris à la suite, et uniquement en une fois. Les congés de type parental, pathologique, paternité ou maternité doivent être saisis directement dans les CRA. Validez votre demande en bas de tableau. Modification d'une demande de congés ou annulation de congés Une demande de congés d un collaborateur ne peut être modifiée que par l'équipe CCMX. Dans le cas d'une modification, contactez votre assistante en expliquant les raisons de votre modification : votre assistante connaît la procédure à suivre, en relation avec les responsables CCMX. Aucune modification de congés ne pourra être faite sur les mois clôturés. Maladie 28 Version / Octobre 2004

29 2) PERSONNEL Les jours d absence pour maladie sont à renseigner dans la page de saisis des CRA en imputant des jours du type "Maladie". Les CRA maladie sont à valider par l assistante en rapport avec le document de maladie qui devra lui être remis. Validation par l assistante et le manager Les congés déposés sont d abord validés par l assistante qui vérifie que le collaborateur a bien acquis assez de congés. Le manager valide ou non la demande du collaborateur en fonction de la charge de travail. Refus de la demande de congés Si la demande n est pas validée, la demande disparaît du tableau de demande de congés. Il est nécessaire de renseigner une nouvelle demande de congés en tenant compte des raisons du refus de validation de l assistante ou du manager. Suivis des demandes de congés Les demandes de congés peuvent être suivies dans Personnel / Modification / Demande de congés dans le haut du tableau de demande de congés. Les états possibles des jours déposés sont les suivants : Congés acceptés Congés validés et non modifiables Congés en cours d'acceptation Les congés déposés ont été validés par l'assistante et le manager. Les congés déposés ont été validés par l'assistante et le manager, le CRA du mois a été validé par le collaborateur Personne n'a validé la demande de congés. 29 Version / Octobre 2004

30 2) PERSONNEL Saisie de la demande de congés (Accès : Personnel / Ajout / Demande de congés) Pour déposer une demande de congés, rendez vous dans Personnel / Ajout / Demande de congés. La partie haute du tableau présente un récapitulatif du nombre de jours de RTT restants, et de l'état des demandes de congés pour le mois en cours. Il n'est pas prévu de compteur pour les congés payés. Renseignez votre demande de congés, et cliquez sur "Valider". Les congés déposés sont validés ou refusés par l'assistante puis le manager. Ils n'apparaîtront dans votre CRA qu'après la validation du manager. Une demande de congé peut également être déposée par votre assistante dans : Personnel / Ajout / Congés pour Collab Exemple de demande de congés : Je désire faire une demande de congés pour la période du 28 octobre (compris) au 15 novembre à midi. Je ne peux pas déposer de congés sur 2 mois: Je dépose d'abord les jours d'octobre sur la première ligne.je peux mélanger plusieurs types de congés. Je prends donc 1 jour de RTT salarié et 1 jour de RTT employeur. Je dépose les autres jours sur d'autres lignes Je me marie la semaine du 2 au 12 novembre, et je désire prendre des jours de congés en supplément des congés exceptionnels. Par ailleurs, je souhaite rentrer de congés le lundi 15 après midi. Je choisis mes dates de début et de fin, sachant que les demi-journées doivent être enregistrées sur une ligne isolée : 2 Novembre et 12 Novembre. Le nombre de jours apparaît dans la colonnne Nbr jour(s). Dans la colonne congés exceptionnels je choisis "4 jours mariage". Il me manque 4 jours sur les 8 demandés, je renseigne donc 4 jours dans la colonne "Congés". 30 Version / Octobre 2004

31 2) PERSONNEL Les 13 et 14 sont un samedi et un dimanche. Je désire rentrer de congés le lundi après-midi : je choisis 15 en date de début et 15 en date de fin. Je choisis "Matin" dans la fenêtre qui s'ouvre. Je saisi une demi-journée (0.5) dans la colonne congés (je ne peux pas prendre de demi-journées de RTT). Je peux désormais valider mes congés en cliquant sur "Valider". 31 Version / Octobre 2004

32 2) PERSONNEL 3) LEXIQUE 32 Version / Octobre 2004

33 3) LEXIQUE AGRESSO ERP utilisé pour la tenue de la comptabilité et l'émission de la facturation pour toutes les sociétés du groupe. Avancement L avancement d un projet est fonction du nombre de jours déjà imputés et du RAF. Avancement = Nb total de jours imputés sur le projet / ( Nb total de jours imputés sur le projet + RAF ) Avenant Au sens général, acte rectificatif d'un contrat qui modifie certaines dispositions (en particulier le montant du contrat initial) ou en rajoute d'autres. Par extension, acte écrit contenant cette modification et s'ajoutant au contrat. Pour être valable, un avenant doit être signé par les parties contractantes. BDC (Bon de commande) Le bon de commande mentionne notamment la prestation demandée par le client, l échéancier de facturation, les modalités de règlement. BU (Business Unit ) - unité commerciale Une BU est un centre de responsabilité dont l'objectif s'exprime sous la forme d'un résultat (marge ou contribution) à obtenir. Département d entreprise spécialisé. Chez SQLI les BU sont spécialisées dans un domaine d activité. BU signataire Désigne la Business Unit ayant signé un contrat sur un projet. En tant qu apporteuse d une affaire, la BU signataire se verra attribuer une partie du CA des autres BU prenant part au projet signé. Budget État prévisionnel des dépenses et des recettes au cours d' une période donnée pour une unité économique. CCMX Logiciel de paye utilisé chez SQLI. CMM-I (Capability Maturity Model Integrated) CMM est un modèle d évaluation de la capacité d une organisation d améliorer la manière de gérer, de développer et de faire évoluer un logiciel. Conçu par le SEI (Software Engineering Institue), il est issu de l expérience et décrit les pratiques à mettre en œuvre pour assurer la maîtrise des coûts, délais et performances du logiciel développé. Code AGRESSO Référence unique associée à un projet servant d identifiant entre APP et Agresso. Consolidation La consolidation résulte de l obligation légale faite à toute entreprise détenant d autres entreprises ou exerçant sur elles une influence notable d établir des comptes consolidés et un rapport sur la gestion du groupe. L objet des comptes consolidés est de présenter la situation financière d un groupe de sociétés comme si celles-ci ne formaient qu une seule et même entité. Cette consolidation, qui peut être effectuée selon différentes méthodes, par intégration globale, par intégration proportionnelle et par mise en équivalence, obéit toutefois à des règles très strictes. Coût standard 33 Version / Octobre 2004

34 3) LEXIQUE Le coût standard est un coût prévisionnel fondé sur des normes préalablement établies à un certain niveau d excellence à atteindre ou à un point de repère permettant de porter un jugement sur la valeur des résultats obtenus. CP (Coût de production) CRA (Compte Rendu d'activité) Récapitulatif de l activité mensuel de chaque collaborateur. L activité de chaque collaborateur est renseignée par chaque collaborateur chaque semaine : les jours ou fractions de jours sont imputés à une activité (travail sur un projet, RTT, congés ). Les CRA sont saisis chaque semaine, sont comptabilisés par mois et sont soumis à un processus de validation. Ils permettent d obtenir des informations concernant la production du mois passé. CU (Cost Unit) Centre d'analyse ou de responsabilité dont l'objectif consiste à exécuter un programme d'activités en respectant des normes préétablies concernant la qualité, les consommations et les coûts. Chez SQLI, il existe des centres de support exploités par toutes les agences en ayant besoin et une Cost Unit par agence. DP (Directeur de Projet) Sa mission est la conduite du développement d'un projet informatique. Il doit suivre un cahier des charges (document contractuel précisant ce que doit faire le logiciel en termes généraux) : issu de la maîtrise d'œuvre ou de lui-même, en collaboration avec le client. Il doit respecter des coûts et délais issus du commercial de l'affaire et validé notamment par lui-même. ERP (Enterprise Ressource Planning) Outil fédérateur du système d'information intégrant les fonctions de l'entreprise comme la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la gestion de production, la gestion financière... FAE (Facture A Emettre) Comptabilise des produits à percevoir après que les prestations les justifiants aient été effectuées. Fichier CSV Fichier texte au format CSV contenant des éléments d'un tableur ou d'une base de données, dont les champs sont séparés par des virgules et qui est utilisé pour importer ou exporter des données. 34 Version / Octobre 2004

35 3) LEXIQUE Forfait Type de contrat par lequel SQLI prend en charge tout ou partie d'un projet d'une société cliente en s'engagent à la fois sur le plan des coûts et des délais. Un contrat forfait est un engagement de résultat, et entraîne une valorisation du CA en fonction du pourcentage d avancement. Le budget du projet permet de déterminer un coût de production par profil et par BU. Formation Une formation est un engagement de moyen et entraîne une valorisation du CA en fonction du nombre de jours d animation de la formation. Une session de formation peut comporter plusieurs clients et peut être animée par plusieurs collaborateurs. Formation Intra-entreprise La formation est destinée à une ou plusieurs personnes issues de la même entreprise. Le rythme est défini par le formateur et le ou les stagiaires. Les stagiaires ont la possibilité de travailler sur des cas réels, notamment ceux tirés de leur environnement professionnel. La formation Inter-entreprises La formation rassemble des salariés issus d'horizons différents, par groupes. Les stagiaires peuvent ainsi confronter leurs expériences respectives. Improductifs Catégorie de personnel qui n entre pas dans le calcul direct de la marge sur coût direct de production (par exemple le personnel affecté au secrétariat et au commercial). Intégration fiscale L intégration fiscale entre une société mère et sa fille est possible en France pourvu que la société mère détienne 95% du capital de la fille. Dans ce cas, seule la mère est soumise à l impôt et peut ainsi imputer les pertes de sa fille à son résultat. Marge (Taux de) Différence entre le CA et le coût de production sur un projet. Le taux de marge est calculé sous APP de la façon suivante : (CA Coût de production) / CA soit Marge / CA Marge opérationnelle Solde obtenu en retranchant du CA le total des dépenses d exploitation, c est à dire l ensemble des frais liés à l activité courante de l entreprise. Marge sur Coût de Production Il s agit de la marge après imputation des coûts du personnel, du coût de la sous-traitance et tout autre frais concernant directement la fabrication du produit. Négoce Projet d achat pour revente. Il s agit le plus souvent de revente de matériel ou de logiciel. Opérations intra groupe Les opérations réalisées entre sociétés du même groupe sont fréquentes (prêts, relations clientsfournisseurs). Dans l'optique de la consolidation, il est nécessaire d'éliminer des comptes de la société mère et de ceux des filiales ses opérations réciproques et leurs effets internes sur les résultats. 35 Version / Octobre 2004

36 3) LEXIQUE PAT (Perte A Terminaison) Les pertes à terminaison sont à calculer lorsque le coût de production devient supérieur au CA du projet. PCA (Produit Constaté d Avance) Produits perçus ou comptabilisés avant que les prestations et fournitures les justifiant aient été effectuées ou fournies. A ce titre, l'entreprise devra s'acquitter d'une dette en nature. Ces produits reviennent au compte de même intitulé que celui d'où ils ont été extraits. PGI (Progiciel de Gestion Intégré) Voir ERP. Prospect Personne physique ou morale ayant fait l'objet d'une action de prospection. RAF (Reste A Faire) Nombre de jours théorique nécessaires pour finaliser un projet. RAQ (Responsable Assurance Qualité) L'assurance de la qualité est un large concept qui couvre tout ce qui peut, individuellement ou collectivement, influencer la qualité d'un produit. Elle représente l'ensemble des mesures prises pour s'assurer que les projets réalisés sont de la qualité requise pour l'usage auquel ils sont destinés. L'assurance de la qualité comprend donc les bonnes pratiques de fabrication mais également d'autres éléments. Régie Un contrat Régie permet à des sociétés clientes de trouver, pour un projet précis, le personnel qui saura, pour une durée donnée, apporter les compétences techniques nécessaires. On peut parler de «Location de prestations de service». Régie forfaitée Régie limitée dans le temps par un nombre de jours prévus Ce type de contrat constitue un engagement de moyens et entraîne une valorisation du CA en fonction du nombre des jours consommés dans la limite du nombre de jours prévus. Régie à date Régie limitée dans le temps par une date de fin de mission. Ce type de contrat constitue un engagement de moyens et entraîne une valorisation du CA en fonction du nombre de jours consommés et du tarif de vente journalier. TJM (Taux journalier moyen) Correspond à un tarif de vente par jour minimum pour le profil. Le TJM est calculé de la façon suivante : CA sur le profil / Nb de jours. On distingue le TJM calculé à partir du budget initial, et celui calculé à partir du CA restant sur le profil (TJM actualisé). 36 Version / Octobre 2004

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