Manuel General Mes premiers pas avec le logiciel Octopus Un fil conducteur pour traiter très simplement votre comptabilité en ligne.

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1 Manuel General Mes premiers pas avec le logiciel Octopus Un fil conducteur pour traiter très simplement votre comptabilité en ligne. Rel Inaras N.V. Algemene HANDLEIDING - ver /11

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3 Table des matières TABLE DES MATIÈRES... 3 AVANT-PROPOS... 8 FIL ROUGE... 9 Concept du manuel et conventions... 9 SE CONNECTER Première connexion Paremétrage du navigateur Explorer Internet... 1 Connexion proprement dite GÉNÉRALITÉS Chercher dans les aperçus Renouveler les aperçus Faire apparaître des détails Listes de recherche (dictionnaire) Listes de sélection Champs de date PERSONNALISATION MODIFIER LE MOT DE PASSE GESTION DU DOSSIER (DES DOSSIERS) GESTION DE L'EXERCICE... 0 GESTION DES JOURNAUX... 1 Création d'un journal... 1 Paramétrer un journal: Description détaillée des champs Algemene HANDLEIDING - ver /11

4 Journal des ventes... Livre de caisse... GESTION DES CODES TVA... 4 Champs TVA, information détaillée DEVISES : GESTION DES CODES MONÉTAIRES... 6 Champs des codes-devise GESTION DES COMPTES... 7 Création d'un nouveau numéro de compte... 7 Comptes : détails des champs GESTION DES COMPTES FIXES... 9 GESTION DES RELATIONS (CLIENTS & FOURNISSEURS) Signalétique détaillée des Relations - Champs généraux Signalétique détaillée des Relations - Informations comptables Information détaillée 'Relations' - Champs de la fiche... 3 Information détaillée Relations - Champs d'adresse Information détaillée Relations - Champ 'Memo' Information détaillée Relations - Champs de recherche Information détaillée Relations - Champs d'utilisateur Information détaillée Relations - Publications COMPTABILITÉ. ACHATS Encodage des achats Ecran détaillé Achats Détails d'un achat - Ecran Détails d'un achat - Champs de détail de la facture Exécuter (saisir) l'écriture Modification d'une écriture antérieure Ouvrir une écriture sur base du numéro de la pièce comptable Algemene HANDLEIDING - ver /11

5 Ouvrir une écriture sur base d'un historique Copier une écriture antérieure Détail d'un achat - Carnet de route des enregistrements... 4 Exemple d'une facture avec plusieurs contreparties Encodage d'une note de crédit: Exemple ENCODAGE D'UNE VENTE ENCODAGES FINANCIERS Lettrage (apurement) automatique pendant l'encodage financier Méthodes alternatives de recherche dans les écritures financières Entrer le nom du client ou du fournisseur Entrer le numéro de la pièce comptable Détails financiers - Champs de détail du mouvement Lettrage manuel au départ des encodages financiers Enregistrer les différences de paiement... 5 Exemple de facture avec escompte pour paiement comptant Encodage financier d'un escompte commercial Lettrer/Apurer les Clients/Fournisseurs Lettrer/apurer des montants identiques Lettrage/apurement automatique Lettrage/apurement automatique des soldes nuls Annuler des lettrages/apurements Méthode alternative Afficher les lignes de détail complètement apurées AMORTISSEMENTS Encodage de l'achat Introduction d'un amortissement Amortissements, information détaillée Retrait d'un investissement... 6 COMPTABILITÉ, OPÉRATIONS DIVERSES (OD) CENTRES DE FRAIS / QUANTITÉS Algemene HANDLEIDING - ver /11

6 Gestion des comptes Liaison à un centre de frais Gestion des centres de frais Utilisation d'une clé de répartition Imputation à un centre de frais pendant l'encodage Scinder un centre de frais EMPRUNTS Introduire un nouvel emprunt GESTION UTILISATEURS Gestion des utilisateurs en tant que propriétaire du dossier (Client final) Ajouter des utilisateurs supplémentaires Attribution des droits... 7 Aperçu des droit attribués par dossier Nomination d'un gestionnaire de dossier Suppression d'utilisateurs Gestion des utilisateurs en tant que gestionnaire de dossier (comptable/fiduciaire) LISTES Appel des listes - généralités Journaux des Achats et des Ventes Journaux financiers/journaux des opérations diverses Apurements/lettrages Historiques... 8 Historique centres de frais/quantités Opérations ouvertes Balance Bilan abrégé Résultats Bilan actif-passif Comparatif chiffre d affaires Algemene HANDLEIDING - ver /11

7 Comparatif chiffre d affaires TVA Listing intracommunautaire Listing TVA... 9 Aperçu des investissements Aperçu des emprunts Tableau d amortissement DÉCLARATION TVA Déclaration TVA lettre d accompagnement SAUVEGARDE/ RESTORE Sauvegarde (Backup) Restaurer (Restore) UTILISATION DU GESTIONNAIRE DE DOSSIER Copier un dossier: méthode Copier un plan comptable: méthode Copier les signalétiques Relations : méthode Vider un dossier EXEMPLES Facture d achat Inaras S.A Facture d achat Saveurs de France Note de crédit "Le verger SA" Facture d achat avec escompte Facture de vente ASBL Les Fins Becs Extraits de compte bancaires Algemene HANDLEIDING - ver /11

8 Avant-propos Vous venez de vous affilier au système Octopus. Octopus est un logiciel comptable d'utilisation conviviale et fonctionnelle. Il est parfaitement en adéquation avec les lois et les coutumes belges et ne demande pas de fastidieux paramétrages préalables Le logiciel a été créé spécialement à l'attention des utilisateurs qui désirent gérer leur comptabilité efficacement, mais désirent se libérer d'obligations astreignantes telles que le suivi et l'installation de nouvelles versions ou l'achat de matériels coûteux.. Les atouts d'octopus sont nombreux: Votre comptabilité est accessible et utilisable au départ de n'importe quel ordinateur ayant accès à l'internet. Votre nom d'utilisateur et votre mot de passe modifiable vous donnent accès à tous vos dossiers. Plus de soucis en matière de sauvegardes Tous les dossiers gérés en Octopus font l'objet d'une sauvegarde professionnelle quotidienne Totale indépendance vis à vis des systèmes d'exploitation. Octopus utilise votre navigateur comme interface. Il suffit de disposer d'un connexion à l'internet avec navigateur. Même si votre système d'exploitation change, votre comptabilité reste disponible. Plus de soucis en matière de nouvelles versions du logiciel. Lorsqu'une nouvelle version d'octopus est mise en ligne, celle-ci est disponible pour chaque utilisateur dès sa première connexion Pas de contrats de maintenance supplémentaires. Puisque l'application est gérée sur nos serveurs centraux, il n'y a pas de contrat de maintenance supplémentaire. Votre modique cotisation couvre la totalité des frais. Transactions sécurisées. Comme dans le cas du télébanking, toutes les transactions sont codées et sécurisées. L'utilisation partagée ne nécessite aucun investissement en matière de serveurs locaux. Nos serveurs gèrent vos données. Tous vos collaborateurs disposant d'une connexion Internet ont un accès direct aux dossiers. Octopus est "Multi-utilisateurs" par nature: à tout moment, plusieurs utilisateurs peuvent accéder aux dossiers. Le verrouillage s'effectue au niveau des journaux. Gestion interne des accès. Vous déterminez vous-même qui peut accéder à quel(s) dossier(s). Vous pouvez même attribuer un accès direct à votre comptable externe. La gestion de votre dossier sera alors optimale, sans déplacements ni transferts, et évitera les pertes de temps. Vous avez fait le bon choix! Ce manuel vous guidera dans toutes les fonctions du logiciel, pas à pas, de manière simple et rapide. Pour suivre les étapes de ce manuel, il vous suffit d'un ordinateur (poste de travail) ayant accès à l'internet, du nom d'utilisateur et du mot de passe qui vous ont été communiqués par INARAS SA. Nous vous souhaitons beaucoup de succès Algemene HANDLEIDING - ver /11

9 Fil Rouge Le fil rouge de ce manuel est la comptabilité de l'entreprise fictive 'LA PAPILLOTTE sprl', établie au 43 de l'avenue Reine Astrid à 7180 Seneffe. Comme vous, elle vient de décider d'utiliser Octopus. 'LA PAPILLOTTE sprl' est active dans les services traiteur, et achète ses produits auprès de différents fournisseurs, dont une entreprise française spécialisée en charcuteries fines et autres fournitures gastronomiques. 'LA PAPILLOTTE sprl' offre ses services tant aux particuliers qu'aux professionnels. Au fil de ce manuel, nous passerons en revue toutes les opérations nécessaires pour assurer la saisie des mouvements comptables de 'LA PAPILLOTTE', à l'aide des informations 'clients', 'fournisseurs', et des détails de factures (voir page 107 et suivantes) Important: Si vous désirez suivre toutes les étapes de ce manuel et les encoder dans votre dossier, il est indispensable d'effectuer, au préalable, une sauvegarde personnelle de votre dossier initial vide. Après avoir parcouru toutes les étapes du manuel, il faut rétablir la situation initiale. La procédure pour ce faire est décrite en page 100 Les spécimens des factures utilisées à titre d'exemple sont repris à la fin du manuel. Concept du manuel et conventions - Dans les pages suivantes, le texte à entrer est rendu par les caractères d'imprimerie suivants " Documents privés...". Vous entrez alors le texte voulu sans les guillemets. - Les instructions au départ de la barre de menu sont rendues comme suit: "Fichier - sauvegarder comme..." Cela veut dire: cliquez sur "fichier", ensuite sur "sauvegarder comme" - Les combinaisons de touches rapides sont rendues comme suit: < CTRL SHIFT A >. Cela signifie: appuyer simultanément sur les touches CTRL, SHIFT, et A. - Lorsque le curseur doit être déplacé, ceci sera indiqué explicitement. Lorsqu'un texte doit être sélectionné, ce sera indiqué clairement. - Sauf mention contraire, cliquer avec la souris s'entend toujours: cliquer avec le bouton gauche. Résolution d'affichage recommandée: L'affichage d'octopus est optimal avec une résolution d'écran de 104 pixels par 768. Si l'on travaille dans une résolution inférieure, la visualisation des écrans complets demandera un usage - peu pratique - des barres de déplacement. En Windows (Vista), la résolution d'affichage peut être adaptée rapidement: cliquez dans votre bureau Windows avec le bouton droit, dans le menu rapide affiché vous choisissez 'Adapter à vos préférences personnelles'. Choisissez ensuite l'onglet 'Résolution d'affichage' et adaptez la résolution. Algemene HANDLEIDING - ver /11

10 Se connecter Première connexion. Les étapes décrites sont d'application lors de la toute première connexion à Octopus. Inaras SA vous a communiqué vos codes d'accès: un nom d'utilisateur et un mot de passe. Ces codes vous donnent accès aux dossier(s) établi(s) à votre usage, au départ de n'importe quel ordinateur ayant accès à l'internet. Lancez votre navigateur (web browser) et entrez l' URL suivant: " <ENTER> Après avoir confirmé le choix de votre langue, vous accèderez à l'écran d'accueil Octopus. Cet écran vous donne accès à tous les manuels d'utilisation. Passez toujours par le site Octopus pour lancer le programme Octopus, pour être certain que vous utilisez chaque fois la version la plus récente. Une fois sur le site Octopus, cliquez sur 'lancer Octopus'. Octopus utilise Java. Si Java n'est pas encore installé, une fenêtre affichera le site Java, au départ duquel vous pourrez installer Java. Dans cette fenêtre, cliquez sur 'Free Java Download' Les écrans affichés peuvent varier en fonction de la version du logiciel. Cliquez sur Free download Cliquez sur exécuter Dans l'écran suivant, vous pourrez vérifier l'état du téléchargement des fichiers requis. Si une fenêtre s'affiche avec un avertissement de sécurité, choisissez 'Exécuter' Algemene HANDLEIDING - ver /11

11 Cliquez sur 'Exécuter' Après un certain temps, un écran s'affichera avec les conditions de la licence. Cliquez sur 'Install' pour poursuivre l'installation. La procédure d'installation peut durer quelques minutes.. Cliquez sur Install Si vous n'acceptez pas les «conditions de la licence», la procédure d'installation sera interrompue et l'accès à Octopus sera impossible. Après l'installation de Java, il faut clôturer le navigateur et le redémarrer. Ensuite, naviguez vers Vous obtiendrez à nouveau l'écran d'accueil. Cliquez 'Lancer Octopus'. C'est ici que s'effectue le lancement proprement-dit d'octopus. Ceci est décrit en page 10. Il se peut qu'un avertissement supplémentaire 'Java Security Warning' apparaisse avant la première utilisation du Java applet. Pour éviter qu'il s'affiche systématiquement, cliquez sur 'Accept always' La procédure décrite ci-dessus ne doit être parcourrue qu'une fois par poste de travail. Si, par après, vous désirez travailler sur une autre machine, il se peut que cette procédure doive être refaite sur celle-ci. La connexion proprement dite est décrite en page 13 Algemene HANDLEIDING - ver /11

12 Paremétrage du navigateur Explorer Internet En fonction du logiciel utilisé et des paramètres de sécurité, il se peut que quelques paramètres doivent être adaptés dans l'explorer Internet. Au cas où vous n'obtenez pas l'écran d'accueil, ou si vous ne pouvez pas entrer vos codes, passez par les étapes suivantes: Dans votre Explorer, cliquez dans le menu sur Extra, Options Internet Cliquez sur 'Sécurité' Cliquez sur 'Sites Fiables' Cliquez sur 'Sites' Ajoutez les URL suivants aux sites fiables Décochez 'Vérification du Serveur Exigée'. Entrez l' URL Cliquez sur 'Ajouter' Cliquez pour décocher Modifiez les paramètres comme indiqué sur l'illustration en cliquez ensuite sur 'OK'. Il se peut qu'il faille redémarrer l'explorer Internet pour pouvoir utiliser les nouveaux paramètres. Algemene HANDLEIDING - ver /11

13 Connexion proprement dite. Après l'installation initiale, nous obtenons l'écran d'accueil Octopus. Entrez votre nom d utilisateur Entrez votre mot de passe Choisissez la langue (le cas échéant) Nous entrons ici le nom d'utilisateur et le mot de passe communiqués pas INARAS SA Attention: les mots de passe sont 'sensibles aux majuscules'. Assurez-vous que le verrouillage des majuscules (Caps-Lock) n'est pas activé par erreur. Si le nom ou le mot de passe est erroné, le message illustré s'affiche. Cliquez sur 'Log In' Lorsque la connexion est correcte, une synchronisation préalable de certains paramètres locaux s'effectue. Une fenêtre distincte affiche ensuite l'écran Octopus proprement dit. Barre de menu Barre de travail. Boutons. Espace pour les fenêtres de détail. Nom du dossier Exercice ouvert Vitesse de transfert La fenêtre initiale du navigateur avec l'écran d'accueil reste active. Si vous fermez cette fenêtre, la connexion avec le serveur Inaras sera interrompue et le travail en Octopus sera impossible. Algemene HANDLEIDING - ver /11

14 Généralités Dans les pages suivantes, nous examinerons plus en détail les divers éléments de l'écran. Ensuite, une méthode claire vous révélera pas à pas les fonctions du programme Octopus. Chercher dans les aperçus. Pour rechercher des données spécifiques dans les aperçus (listes), on utilise le bouton ou la combinaison <CTRL F> Dans la fenêtre de recherche affichée, on peut sélectionner dans quelle colonne effectuer la recherche, et entrer les caractères recherchés. Dans l'exemple illustré, nous recherchons de cette manière tous les numéros de compte dont le libellé commence par 'amo'. Si on tape '*amo', on obtiendra tous les comptes qui comportent 'amo' quelque part dans le libellé. (voir également page 7) 1 Cliquez sur 'rechercher' Sélectionnez la conlonne concernée 3 4 Entrez le texte recherché, précéde d'un asterisque Cliquez 'OK' Pour obtenir à nouveau la liste 'aperçu général', il faut cliquer à nouveau sur le bouton 'Recherche'.. L'ordre dans lequel l'aperçu général affiche les données est indiqué en tête de liste par un petit triangle pointé vers le haut. (données rangées de A à Z). Si l'on désire ranger les comptes d'après les données d'une autre colonne, il suffit de cliquer en tête de cette colonne. Pour inverser l'ordre (données rangées de Z à A), on clique encore une fois en tête de la colonne. Le petit triangle pointera alors vers le bas. Algemene HANDLEIDING - ver /11

15 Cliquez en tête de colonne pour trier Renouveler les aperçus. Lorsque l'on crée de nouveaux comptes, de nouveaux codes TVA, de nouvelles relations, etc... il peut arriver que l'aperçu n'affiche pas immédiatement la nouvelle création. On peut 'actualiser' la liste en cliquant sur 'Renouveler' Faire apparaître des détails Cliquez sur renouveler pour actualiser la liste Pour visualiser les détails d'une ligne de l'aperçu, il suffit de double-cliquer sur la ligne concernée. Dans l'exemple ci-dessous, on demande les détails d'un numéro de compte. Feuilleter dans les fiches de détail se fait par les boutons 'Précédent' et 'Suivant'. Cliquez sur 'Aperçu' pour revoir l'aperçu complet. Utilisez les boutons 'Précédent' et 'Suivant' pour feuilleter dans les détails. Pour visualiser les détails et modifier les paramètres, on utilise le bouton 'Editer'. Algemene HANDLEIDING - ver /11

16 Cliquez sur 'Editer' pour adapter la fiche. Listes de recherche (dictionnaire). Dans le cas où le champ à remplir est associé à une liste de recherche (dictionnaire), il suffit d'appuyer sur le bouton 'loupe' qui se trouve à droite du champ. Si le curseur se trouve déjà dans le champ, la liste de recherche peut être activée en appuyant sur la touche F Ouvrez la liste de recherche en tapant F ou en cliquant sur la loupe. 1 Adaptez si nécessaire la largeur de la colonne avec le 'séparateur' de colonnes 3 Faites votre choix au moyen des touches fléchées et appuyez sur 'Enter' ou cliquez sur la ligne choisie. Si l'on a déjà entré quelques signes dans le champ, le clic sur F ne montrera que les données commençant par les signes déjà entrés. Quand le champ est rouge, cela signifie soit que la valeur entrée est incorrecte, soit que le champ est vide et qu'il doit obligatoirement être rempli. Si on déplace le curseur dans le champ, une fenêtre d'information précisera la nature de l'erreur. En général, ce message apparaît aussi dans la barre d'état. Algemene HANDLEIDING - ver /11

17 Précision de la nature de l erreur la barre d'état. Listes de sélection. Lorsqu'une liste avec les différents choix est disponible, celle-ci peut être ouverte en cliquant sur la flèche (à la droite du champ) Si le curseur se trouve déjà dans le champ, appuyez sur la barre d'espace pour faire apparaître la liste de sélection. Champs de date Les dates sont toujours libellées sous la forme 'jour/mois/année' Si vous entrez deux chiffres pour respectivement le jour ou le mois, il ne faut pas mettre de séparateur (/) Exemple: deviendra automatiquement 15/0/009 Au lieu de retaper complètement une date, on peut aussi la modifier avec les touches fléchées du clavier. Exemple: Lorsque le curseur se trouve dans la partie 'mois' de la date, l'on peut passer au mois suivant ou précédent en utilisant les touches ou. Ouvrez la liste de sélection en cliquant sur la flèche ou en appuyant sur la barre d'espace Placez le curseur dans la partie de la date à modifier 1 Utilisez les touches et pour modifier la valeur. Algemene HANDLEIDING - ver /11

18 Personnalisation. Avant d'entamer le travail en Octopus, on peut éventuellement déjà personnaliser certains éléments. Modifier le mot de passe Le mot de passe qui vous a été attribué par défaut peut être modifié très simplement. Nous recommandons de modifier le mot de passe le plus rapidement possible.. Par le menu Gestion, Changer mot de passe, nous appelons la fenêtre qui permet d'introduire le nouveau mot de passe. 1 Cliquez sur 'Gestion', 'Changer mont de passe' Entrez l'ancien mot de passe Entrez le nouveau mot de passe Confirmez le nouveau mot de passe Cliquez sur 'OK' En entrant vos mots de passe, vous ne verrez apparaître que des 'étoiles' au lieu de lettres et de chiffres. Ceci vous protège de regards indiscrets. On ne peut choisir un nouveau mot de passe qu'après avoir introduit l'ancien. Le nouveau mot de passe doit être confirmé dans la case 'Confirmer mot de passe' Si l'ancien mot de passe est erroné ou si le nouveau mot de passe et sa confirmation ne correspondent pas, le mot de passe ne sera pas modifié et un message d'erreur s'affichera. Si le nouveau mot de passe est accepté, vous en êtes informé immédiatement.. Si vous collaborez avec un comptable externe/une fiduciaire (gestionnaire de dossier), celui-ci a probablement déjà reçu ses propres codes d'accès à Octopus. Avec ses codes d'accès propres (Code B...), votre gestionnaire de dossier peut donc agir directement dans votre dossier sans utiliser vos codes à vous (Code U...). Vous pouvez donc à tout moment changer votre mot de passe sans le communiquer à votre gestionnaire de dossier. Tout comme le nom d'utilisateur, le mot de passe est sensible aux majuscules : si vous utilisez des majuscules et des minuscules dans votre mot de passe, il vous faudra veiller à faire chaque fois la combinaison de la même manière. Les mots de passe sont limités à 3 caractères(lettres, chiffres, caractères spéciaux). Evitez l'usage d'un mot de passe trop évident (anniversaire, numéro de téléphone, plaque de voiture, nom d'enfant ou de partenaire...). En cas d'oubli du mot de passe, INARAS SA peut remettre celui-ci à sa valeur d'origine moyennant une demande expresse. Algemene HANDLEIDING - ver /11

19 Gestion du dossier (des dossiers) Par le menu Gestion, Dossiers nous avons accès aux informations détaillées du dossier dans lequel nous exerçons des compétences. Un aperçu de nos dossiers s'affiche dans la fenêtre détaillée 1 Par 'Gestion', ouvrir la liste des dossiers disponibles Doublecliquez sur le nom du dossier ou cliquez sur l'onglet 'Détail' pour voir les détails d'un dossier Doublecliquer sur le nom d'un dossier ouvre automatiquement la fiche détaillée de ce dossier. On peut également apeler les détails au moyen de l'onglet 'Détail' Cliquez sur le mouton 'Editer' pour modifier les données du dossier. Cliquez sur 'Sauver' pour enregistrer les modifications Fermer la fenêtre de détail Si nécessaire, utilisez le bouton 'Nouveau' pour ajouter des champs de détail supplémentaires. Signalétique du demandeur mandaté (TVA) Signalétique de l'entreprise Vérification du nombre de lignes d'écriture L'onglet 'enregistrements' donne un tableau, par exercice comptable, du nombre de lignes d'écriture traitées. L'adresse et les données du 'Demandeur mandaté' seront repris dans la déclaration TVA. Algemene HANDLEIDING - ver /11

20 Gestion de l'exercice Nous avons créé un exercice d'ouverture pour vous, en tant que nouvel utilisateur Octopus. Tant que vous n'aurez pas créé de nouvel exercice, le paramètres de l'exercice présent par défaut sont modifiables à loisir. Dès qu'un exercice suivant est créé, les paramètres du précédent ne peuvent plus être modifiés. Par le menu Gestion, Exercices, nous obtenons l'aperçu des exercices présents. L'écran de détail nous permet de modifier les paramètres Par 'Gestion', ouvrez la liste des exercices Cliquez sur 'Editer' pour modifier les paramètres de l'exercice Entrez l'identification de l'exercice Sauvegardez vos modifications par le bouton 'Sauver' La sauvegarde peut également se faire par la combinaison <CTRL S> Le bouton 'Nouveau' permet de créer de nouveaux exercices. Entrez la date d'ouverture et la date de clôture Sélectionnez la manière de subdiviser l'exercice Au lieu d'utiliser le bouton 'Nouveau', l'on peut également utiliser la combinaison <CTRL N> Pour un exercice nouvellement créé, la date d'ouverture est automatiquement le lendemain de la date de clôture du précédent. Periodes: Cette fonction permet de choisir si l'on va encoder par périodes mensuelles, trimestrielles ou annuelle. Ceci est indépendant de la périodicité des déclarations TVA. Il est donc parfaitement concevable de choisir l'option 'Encodages mensuels', tout en établissant des déclarations TVA trimestrielles (voir page 96) L'avantage d'encoder par périodes mensuelles est qu'on peut extraire des rapports détaillés mensuels. Ceci est souvent plus clair. Le changement de subdivision en cours d exercice peut engendrer des conflits au cas où des encodages ont déjà été effectuées dans la période concernée Pro rata temporis: Indique le mode d'amortissement. Voir également Gestion, Amortissement. (page 60) Algemene HANDLEIDING - ver /11

21 Gestion des journaux En tant qu'utilisateur Octopus, vous avez accès à tous les dossiers qui vous ont été attribués. Un Journal des Ventes et un Journal des Achats ont été établis par défaut. Vous pouvez modifier les paramètres des journaux déjà présents et vous pouvez évidemment en créer de nouveaux. Création d'un journal Dans l'exemple ci-dessous, nous créerons un journal financier. Par le menu Gestion, Journaux, nous appelons l'aperçu des journaux déjà présents. Le dossier contient déjà les journaux A1 (Achats), et V (Ventes). 1 Par 'Gestion', ouvrez l'aperçu des journaux Cliquez sur 'Nouveau' pour créer un nouveau journal Un clic sur le bouton 'Nouveau', fait apparaître une fenêtre détaillée. Sélectionnez le type de Journal 1 Numérotez le journal (p.ex. F1) 3 Entrez un libellé (obligatoire) 4 5 Entrez le numéro de compte à lier (Uniquement pour les journaux 'F') Sauvegardez vos adaptations par 7 6 Le cas échéant, modifiez le numéro de la prochaine écriture Sélectionnez la période active Sélectionnez la période sécurisée (protégée) Algemene HANDLEIDING - ver /11

22 Paramétrer un journal: Description détaillée des champs. Type Liste des types de journaux. A définir lors de la création. Nom Libellé Période active Protégé jusqu'au Clôturé jusqu'au Numéro de la prochaine écriture Compte Details de la banque A Journal des achats V Journal des ventes F Journal financier D Journal des Opérations diverses (OD) L Journal des bons de livraison (voir manuel du module de facturation) Numéro du journal. La lettre initiale doit être A,V,F,D, ou L Libellé au choix. Doit obligatoirement être rempli dans au moins une langue. Période dans laquelle l'encodage est permis. Mention facultative. Période jusqu'à laquelle le journal est sécurisé. On ne peut encoder que dans les périodes postérieures à celle-ci. Ceci est réversible et peut donc être adapté à tout moment. Cette donnée doit être modifiée lorsque l'on veut agir dans une période sécurisée précédemment. La protection des périodes peut se faire lors de l'établissement de la déclaration TVA (voir page 96) A titre purement informatif. La clôture des périodes est définitive lors de la clôture de l'exercice (Menu: Exercice, Clôturer exercice) L'on entre ici sous quel numéro se fera la prochaine écriture. En principe cette numérotation est automatique et le numéro est le numéro précédent augmenté de 1. Si l'on veut néanmoins utiliser un numéro supérieur pour l'écriture suivante, celui-ci peut être introduit ici (voir aussi page36) Le numéro de la prochaine écriture doit toujours être supérieur à celui de la précédente. Cette fonction est importante dans le cas d'exercices prolongés ou à cheval sur l'année civile, pour les encodages financiers! Uniquement pour les journaux financiers. Le numéro du plan comptable lié à ce journal (ex ) (voir aussi page 8) Information supplémentaire. Obligatoire pour les utilisateurs du module banking. (voir notice séparée) Journal des ventes Lors de l'établissement d'un journal des ventes, on obtient des champs supplémentaires ayant trait au module de facturation. Pour plus de détails, veuillez consulter la notice 'Facturation' particulière, sur le site Livre de caisse Si, lors de la création d'un journal financier, on lui attribue un numéro du plan comptable commençant par 57, les écritures seront numérotées selon une structure différente. En Octopus, la structure de ces numéros est toujours: année/numéro du journal/numéro d'ordre. Ex.: 00/A1/15 Dans le livre de caisse, ou nous n'effectuons qu une écriture par jour, la structure sera: Algemene HANDLEIDING - ver /11

23 aaaa/mm/jj Ex.: Lors de la création d'un nouveau journal financier destiné aux opérations de caisse et donc lié à un compte 57..., il faut initialiser correctement le numéro de la prochaine écriture dans le champ prévu à cet effet. Algemene HANDLEIDING - ver /11

24 Gestion des codes TVA Votre dossier Octopus a été pourvu par défaut de tous les codes TVA courants en Belgique. Par le menu Gestion, Codes TVA, nous visualisons l'aperçu. 1 Par 'Gestion', ouvrez la liste de tous les codes TVA prévus par défaut Doublecliquez sur une des lignes pour rendre les détails. Utiliser le bouton 'Editer' pour adapter les paramétrages du code sélectionné. Doublecliquez sur une ligne pour visualiser les détails du code TVA concerné Utilisez le bouton 'Editer' pour adapter les données... Les champs nécessaires (Comptes, cases TVA,...) sont remplis par défaut, conformément aux règles et dispositions légales Belges. Normalement, ils ne devront donc pas être adaptés ni modifiés. Nous recommandons de réserver cette fonction au comptable/à la fiduciaire. Algemene HANDLEIDING - ver /11

25 Champs TVA, information détaillée. Code Libellé Code Base % Choix : Vente ou Achat Libellé de ce code TVA Le libellé doit être rempli pour au moins une langue Code abrégé. Ceci est le code utilisé lors des saisies Code TVA de base Les données ci-dessous se trouvent aussi bien sur la fiche détaillée 'Ventes' que sur la fiche 'Notes de crédit ventes (ou note de crédit 'Achats'). Chiffre d'affaires cases 1-4 TVA, cases 1 - Compte crédit Compte débit La case TVA où est reprise la base imposable de la facture Case de la déclaration où sont repris les montants de TVA dus ou à récupérer Numéro du compte où est saisie la TVA due Numéro du compte où est saisie la TVA à récupérer % Crédit Taux de la TVA due % Débit Taux de la TVA à récupérer. Algemene HANDLEIDING - ver /11

26 Devises : gestion des codes monétaires La liste des codes monétaires peut être adaptée à loisir. Par le menu Gestion, Codes Monétaires, nous appelons l'aperçu. 1 Par 'Gestion', 'Codes monétaires' ouvrez l'aperçu des codes devise. Doublecliquez pour visualiser les détails d'une devise La fiche de détail permet de remplir les champs voulus. 1 Cliquez sur 'Nouveau' pour créer un nouveau code devise 3 Entrez le code à utiliser 4 Entrez le libellé Champs des codes-devise. Code-devise Libellé Cours en EURO Entrez le taux de change Code de la devise. A remplir obligatoirement par rapport à l EURO Libellé de la devise codée ci-dessus Obligatoire. A remplir dans au moins une langue.. La valeur de la devise étrangère par rapport à l' Euro. Cette valeur sera utilisée par défaut lors des saisies comptables. Ex.: 1 EURO = 1.3. Si ce taux est modifié par après, ceci n'aura aucune influence sur les écritures déjà saisies. Le taux encodé doit être différent de zéro. Le taux peut être modifié pendant les encodages. Algemene HANDLEIDING - ver /11

27 Gestion des comptes Octopus est pourvu par défaut d'un plan comptable comportant les comptes les plus courants du plan comptable normalisé. La liste des comptes peut évidemment être étendue ou adaptée. Nous visualisons l'aperçu par le menu Gestion, Comptes. 1 Par 'Gestion', ouvrez la liste des comptes généraux Doublecliquez sur la ligne sélectionnée pour visualiser les détails Création d'un nouveau numéro de compte Nous créons un nouveau compte par le bouton 'nouveau' Dans l'exemple ci-dessous, nous créons un nouveau compte pour saisir les frais d'entretien d'une voiture dans une société. L'exemple tient compte d'une déductibilité de 75 %, en fonction du rejet de CO. 1 Cliquez sur 'Nouveau' Attribuez un numéro de compte 3 Entrez le libellé Liaison éventuelle à un centre de frais 4 5 Cherchez le code TVA à utiliser par défaut Entrez les taux de déductibilité Algemene HANDLEIDING - ver /11

28 De même, de nouveaux comptes peuvent être créés à tout moment par le bouton 'Nouveau' dans la barre de commande en cours d'encodage. Comptes : détails des champs.. Ceci est pratique, surtout lorsque l'on désire créer un nouveau compte Numéro du compte Au choix Type Purement informatif. Le type est invariable et propre au système. Nom Libellé du compte Code TVA Achats Le code sélectionné ici sera proposé par défaut lors de l'encodage d'achats imputés à ce compte Code TVA Ventes Le code sélectionné ici sera proposé par défaut lors de l'encodage de ventes imputées à ce compte. % TVA déductible Taux de déductibilité de la TVA. Les montants de TVA seront automatiquement ventilés en TVA déductible et non déductible. % Quote-part professionnelle Quote-part professionnelle admise pour ce compte. 100% pour les sociétés. % Déductibilité fiscale Déductibilité fiscale pour ce compte, en %. Liaison à un centre de frais Entrée des quantités Détails à reprendre dans l'historique Compte lettrable L'on détermine ici si les saisies sur ce compte doivent être imputées à un centre de frais: pas d'imputation, imputation facultative, imputation obligatoire L on détermine ici si, lors de la saisie, l entrée des quantités sera superflue, facultative, ou obligatoire. Complément d information page 57 A cocher si les détails doivent être repris dans les historiques A cocher si l'on désire lettrer directement sur ce compte les postes débit et crédit. Algemene HANDLEIDING - ver /11

29 Gestion des comptes fixes Par le menu Gestion, Comptes Fixes,nous visualisons une grille avec un nombre de paramètres très importants qui déterminent le traitement correct des saisies. La modification injustifiée ou peu scrupuleuse des ces paramètres peut avoir des conséquences fâcheuses pour l'exactitude et la fiabilité de votre comptabilité. Ne les modifiez jamais sans concertation avec votre comptable/fiduciaire. Centralisation clients Centralisation fournisseurs Compte profits et pertes Ouverture de l'exercice Compte courant gérant DEBIT Compte d'attente Coda Compte courant gérant CREDIT Escompte CREDIT Différence de cours CREDIT Différ. de paiement CREDIT Escompte DEBIT Différence de cours DEBIT Différ. de paiement DEBIT C'est ici que toutes les saisies 'clients' sont centralisées. Il n'est pas possible d'imputer directement à ce compte. C'est ici que toutes les saisies 'fournisseurs' sont centralisées. Il n'est pas possible d'imputer directement à ce compte. Lors du tranfert de l'exercice (d'un résultat non encore affecté), le solde débit ou crédit des comptes du bilan (classe de 1 à 5) est imputé à ce compte. Compte provisoire pour les soldes de départ des journaux financiers Dans le bilan abrégé, tous les comptes dont les trois premiers chiffres coïncident avec ceux de ce compte, sont repris comme créance sur les gérants. Uniquement pour les utilisateurs du module Bancaire optionnel. Reprend les mouvements ne pouvant être lettrés automatiquement. Dans le bilan abrégé, tous les comptes dont les trois premiers chiffres coïncident avec ceux de ce compte, sont repris comme dette de la société aux gérants. Comptes utilisés lors du traitement automatique des différences de paiement. Algemene HANDLEIDING - ver /11

30 Gestion des relations (Clients & fournisseurs) Toutes les signalétiques concernant les clients et les fournisseurs sont reprises dans un fichier unique sous le vocable 'Relations'. Un contact ou une relation d'affaires peut être activée aussi bien comme client que comme fournisseur. Ceci évite les doublons: l'introduction et la gestion 'en double' des signalétiques. Octopus peut importer des signalétiques clients et fournisseurs au départ d'un ficher externe. La procédure est reprise en détail dans le manuel 'Lancer un nouveau dossier', sur le site sous la rubrique 'Téléchargement Manuels' L'aperçu général des 'Relations' est visualisé par le menu Gestion, Relations. Comme nous n'avons pas encore introduit de coordonnées 'relations', nous cliquons directement sur le bouton 'Nouveau' pour introduire les données de notre premier contact. Nous entrons immédiatement dans l'écran de détail. 1 Cliquez sur le bouton 'Nouveau' pour introduire une nouvelle 'Relation' Remplissez les champs voulus Cliquez sur 'Nouveau' pour générer des champs supplémentaires Le cas échéant, supprimez les champs devenus inutiles. De nouvelles relations peuvent toujours être introduites par le bouton 'Nouveau' de commande. Ceci est pratique pour créer des relations en cours d'encodage. Signalétique détaillée des Relations - Champs généraux Nom Forme juridique Contact Entrez le données comptables par l'onglet 'Fiche' Raison sociale de la société, ou nom du client/fournisseur. Le deuxième champ peut servir pour une deuxième dénomination 'Dictionnaire' des formes juridiques courantes en Belgique. Nom de la personne de contact pour cette relation. dans la barre Algemene HANDLEIDING - ver /11

31 Moyens de contact Le bouton 'Nouveau' permet d'ajouter d'autres moyens de contact (Téléphone, GSM, fax, , URL) Signalétique détaillée des Relations - Informations comptables L'onglet 'Fiche' de votre relation comporte un certain nombre de données importantes pour le traitement comptable. Certaines sont obligatoires (assujettissement TVA...) Remplir soigneusement les champs concernés simplifiera fortement la saisie des factures d'achat et de vente: une relation peut être liée à un numéro du plan comptable, qui est à son tour lié à un code TVA correct. Lors de l'encodage d'une facture, ce compte et le code TVA seront proposés par défaut lors de la sélection du client/fournisseur. Dans notre exemple, 'INARAS SA' est notre fournisseur fixe pour l'utilisation du logiciel Octopus. Nous avons donc déjà établi la liaison automatique du fournisseur au compte (location de logiciel) Cliquez sur 'Fiche' pour entrer les infos comptables spécifiques Contrôlez la validité du numéro TVA introduit Générez les codes BIC et IBAN, sur base du numéro de compte bancaire introduit. La signification de chaque champ de l'onglet 'Fiche est décrite en détail à la page suivante. Lors de l introduction d une relation avec un nom ou un numéro de TVA déjà connu dans le dossier, un avertissement s affichera. La nouvelle relation peut néanmoins être introduite. Octopus l acceptera. Algemene HANDLEIDING - ver /11

32 Information détaillée 'Relations' - Champs de la fiche Assujettissement TVA Numéro de TVA Numéro de compte bancaire Code BIC Numéro IBAN Devise Imputation automatique comme client Imputation automatique comme fournisseur Choix client/fournisseur Attribuer la remise pour paiement au comptant Référence externe La liste donne les types d'assujettissement possibles: choisissez. Entrez le numéro de TVA - numéro d'entreprise. L'introduction doit se faire sous la forme nnnn.nnn.nnn (nouvelle forme, comportant un zéro au début du numéro). Pour les numéros belges la plausibilité (et non la validité) sera vérifiée automatiquement. Lors de l entrée d un numéro TVA, la validité du numéro peut être vérifiée par le bouton Vérifiez le numéro TVA ( à droite du champ), sur base de la banque de données VIES (Système européen d échange de données) Ce contrôle fonctionne également pour les numéros non belges. Pour les entreprises belges, la signalétique affichée peut être récupérée directement. Attention : Comme cette information est fournie par une tierce partie, INARAS SA décline toute responsabilité quant à l accessibilité et la validité des informations proposées. Numéro du compte bancaire de la relation. Octopus vérifie la plausibilité du numéro sur base de sa structure. Il est impératif de remplir ce champ lorsqu'on l'utilise le module bancaire optionnel. Par le bouton Convertir en IBAN et BIC, à droite du champ, ces codes seront remplis automatiquement pour les numéros belges. Code BIC de la relation. Il est recommandé de remplir ce champ lorsqu'on utilise le module bancaire optionnel. Numéro de compte IBAN de la relation. il est recommandé de remplir ce champ lorsqu'on utilise le module bancaire optionnel. Sélectionnez une devise parmi celles prévues. L'EURO est prévu par défaut. Ce code-devise sera utilisé par défaut lors des encodages concernant cette relation. Pour la gestion des codes-devises, voir page 6 Entrez le numéro du compte qui sera (généralement) d'application pour les ventes à ce client. Lors des saisies, ce numéro sera proposé par défaut. Pour la gestion des comptes, voir page 7 Entrez le numéro du compte qui sera (généralement) d'application pour les achats auprès de ce fournisseur. Lors des saisies, ce numéro sera proposé par défaut.. Cochez s'il s'agit d'un client ou/et d'un fournisseur. Cochez s il y lieu d attribuer la remise pour paiement comptant à ce client. (voir manuel du module de facturation) Uniquement d'application en combinaison avec un logiciel externe. Par exemple l'injection de factures provenant d'un logiciel de gestion commerciale Algemene HANDLEIDING - ver /11

33 Mon numéro chez ce fournisseur Echéance de la facture Jours Langue de la facture Facultatif A ne remplir que dans le cas de l'utilisation du module de facturation optionnel. A ne remplir que dans le cas de l'utilisation du module de facturation optionnel. Choisissez si le calcul de l'échéance se fait à partir de la date d'établissement de la facture, ou à partir de la fin du mois. N'est d'application que si l'on utilise le module de facturation optionnel Octopus. Déterminez ici en quelle langue seront établies les factures de ce client. Consultez le manuel du module de facturation pour un complément d'information. Information détaillée Relations - Champs d'adresse Rue et numéro Code postal Localité Pays Facultatif: rue et numéro de la relation Facultatif: code postal. Lors de l'entrée d'un code postal belge, le nom de la localité est automatiquement rempli Facultatif: localité. Est complété automatiquement lors de l'entrée d'un code postal belge. Code Pays. 'BE' par défaut lors de l'entrée d'un code postal belge. L'on peut créer de nouveaux codes par le menu Gestion, Codes pays. Information détaillée Relations - Champ 'Memo' Permet l'entrée de textes libres supplémentaires. Information détaillée Relations - Champs de recherche L'onglet 'Champs de recherche' présente encore un nombre de champs. Ceux-ci sont également affichés dans l'aperçu général des relations. Ils peuvent donc servir de base au tri ou à la recherche dans le fichier 'Relations'. Si besoin en est, le contenu de ces champs peut aussi être rendu sur les factures, bons de livraison etc.( voir manuel du module de facturation). Exemple: dans un garage, un des champs peut servir à entrer le numéro de plaque, un autre à entrer le dernier kilométrage. Algemene HANDLEIDING - ver /11

34 Information détaillée Relations - Champs d'utilisateur Si, par le menu Gestion, Champs, des champs propres ont été créés, un onglet supplémentaire 'Champs d'utilisateur' apparaîtra, L'établissement et l'usage des champs d'utilisateur est décrit dans le manuel du module de facturation. Onglet 'Champs d'utilisateur' Algemene HANDLEIDING - ver /11

35 Information détaillée Relations - Publications L'onglet 'Publications' n'est d'application que si vous êtes client de la société Companyweb ( Une connexion unique suffit, au départ d'octopus, avec votre 'login Companyweb' 1 Cliquez sur 'Login Companyweb' Cochez 'Retenir le mot de passe' 3 Entrez votre Login Companyweb et votre mot de passe Companyweb Dès votre connexion à Companyweb, et sans sortir d'octopus, vous avez accès à toutes les informations disponibles concernant l'entreprise concernée. Il suffit d'entrer le numéro TVA ou d'entreprise. Les cordonnées correctes ( adresse etc.) seront immédiatement complétées. Pour obtenir l'aperçu des informations disponibles, il faudra toutefois travailler en mode 'Edit' (Cliquer sur 'Editer') et cliquer sur 'Companyweb'). 1 Cliquez sur 'Editer' Cliquez sur 'Companyweb' 3 Cliqez sur 'Détail' pour visualiser l'information dans une nouvelle fenêtre Algemene HANDLEIDING - ver /11

36 Comptabilité. Achats Encodage des achats Nous utilisons, à titre d'exemple, les factures reprises en annexe à la fin du manuel. Nous commençons par encoder les factures d'achat. Comme premier exemple nous traiterons la facture d'achat que nous avons reçue d' INARAS SA (voir page107) Par le menu Comptabilité, Achats, ou par le bouton l'écran détaillé 'Achats'. Ecran détaillé Achats de la barre d'outils, nous appelons Détails de facture/fournisseur Cacher ou afficher la fenêtre partielle Détails de l'écriture Aperçu des encodages Détails d'un achat - Ecran En-tête Nom du journal Nom attribué lors de la création du journal Numéro de pièce Numéro de l'écriture. Généré automatiquement Structure: exercice/code journal/numéro d'ordre Balance Montant en Euro Montant TVA en Euro La fonction "Numéro de l'écriture suivante" permet d'influer sur le paramétrage du numéro d'ordre. voir 'Gestion, Journaux page 19) Différence entre le montant total de la facture et le total des contreparties. Montant total de cette facture TVA comprise. Montant total de la TVA de cette facture Algemene HANDLEIDING - ver /11

37 Infos détaillées facture Divers champs de détail de la facture (voir page 33) Infos détaillées écriture Aperçu des contreparties de cette facture (voir page 38). Encodages Aperçu des mouvements encodés. Notre exemple traite une facture de la société INARAS SA, pour la location du logiciel Octopus. La relation (INARAS SA) a été introduite au préalable (voir page 6) Lors de la création de la relation, nous lui avons attribué un numéro de compte du plan comptable (voir page 8) Nous entamons l'encodage de notre achat par Comptabilité, Journal des achats, ou par le bouton. Entrez la relation Entrez la date de la facture ou modifiez la date Echéance Montant total facture TVA Comprise 5 Commentaire communication éventuelle pour le paiement Si, lors de la création de la relation, certains champs ont été remplis (donc au préalable, comme c'est le cas dans cet exemple), les actions décrites suffisent pour encoder une facture. Algemene HANDLEIDING - ver /11

38 Détails d'un achat - Champs de détail de la facture Periode Relation Date de la facture Echéance Montant Note de crédit Devise Cours Commentaire Référence bancaire Sélection de la période comptable. Sélectionnez le fournisseur dans la liste de recherche Si vous entrez une partie du libellé, précédée d'un astérisque(*), une frappe sur Enter affichera uniquement les fournisseurs dont le nom comporte cette combinaison de caractères. Ex : *bel appellera Ex.: *bel affichera aussi bien 'Belgacom que 'Ikea Belgium' Si vous frappez F, Octopus affichera également les relations comportant Bel dans leur adresse Ex.: *bel affichera aussi bien Belgacom et Ikea Belgium' que Rue de Belgrade. Ce mécanisme fonctionne également pour les parties du numéro TVA. Une recherche sur *436 donnera toutes les relations dont le numéro de TVA contient la combinaison 436. Date de la facture. Entrée soit comme jj/mm/aaaa soit comme jjmmaaaa voir aussi le conseil page 17 pour l'adaptation de la date. Echéance. Généré automatiquement sur base de la date de la facture et du paramétrage de la fiche fournisseur. voir page 3). Montant total de la facture (TVA Comprise). Par l'entrée d'un montant négatif, l'écriture sera automatiquement traitée en note de crédit. A cocher pour l'encodage d'une note de crédit. Activé automatiquement lors de l'entrée d'un montant négatif. Repris automatiquement au départ de la signalétique relation. Peut être modifié. Pour une devise autre que l'euro, le taux de conversion peut être entré ici. Commentaire facultatif. Est repris lors de la visualisation/impression des listes. A utiliser éventuellement comme communication de paiement. Lors de l'utilisation du module bancaire optionnel, il est recommandé de reprendre ici la référence structurée communiquée par le fournisseur. Ceci assurera le rapprochement bancaire (lettrage) automatique des paiements. Exécuter (saisir) l'écriture. Dans l'exemple précédent, l'encodage s'est limité, d'abord, à la sélection du fournisseur concerné. Comme ce fournisseur était déjà repris dans les relations et qu'un numéro de compte (plan comptable) lui a été attribué pour 'l' enregistrement automatique comme fournisseur', il faut simplement remplir la date, le montant total de la facture et un commentaire éventuel. Il suffit maintenant de cliquer sur 'Exécuter' pour saisir cette écriture dans notre comptabilité.. Algemene HANDLEIDING - ver /11

39 Exécuter (F1) Après le clic 'Exécuter', nous obtenons immédiatement un nouvel écran pour l'encodage de la prochaine facture. Algemene HANDLEIDING - ver /11

40 Modification d'une écriture antérieure. Les encodages peuvent être modifiés aux conditions suivantes: La période concernée n'est pas protégée dans le journal concerné L'exercice comptable n'est pas clôturé Le droit de modifier les écritures vous a été attribué (voir pages 69 et 71) Ouvrir une écriture sur base du numéro de la pièce comptable Ouvrez l'écran d'encodage par le menu Comptabilité, journal des achats, ou par le bouton 1 Cliquez sur 'Ouvrir' ou tapez la combinaison CTRL- O Toutes les modifications désirées peuvent être effectuées dans cet écran.. Entrez le numéro d'ordre de l'écriture demandée et tapez 'Enter' Il est parfaitement possible de modifier toutes les informations introduites. Après avoir modifié les champs voulus, vous cliquez à nouveau sur 'Exécuter' Les nouvelles données sont immédiatement traitées et saisies dans la comptabilité. Il va de soi que la plus grande prudence est de mise ici. Modifier des écritures dans une période pour laquelle la déclaration TVA est déjà déposée peut engendrer des conflits. Nous recommandons de toujours consulter votre comptable ou votre fiduciaire à ce sujet. Algemene HANDLEIDING - ver /11

41 Ouvrir une écriture sur base d'un historique. Ouvrez l'écran d'encodage par le menu Comptabilité, Journal des Achats, ou par le bouton Sélectionnez la relation dont vous désirez consulter l'historique des saisies antérieures. Cliquez ensuite sur 'Historique' Une fenêtre séparée affiche l'aperçu des écritures antérieures.. Cliquez 'historique' 1 Sélectionnez éventuellement un autre exercice 3 Cliquez sur 'Ouvrir' pour ouvrir une écriture antérieure. Les modifications nécessaires peuvent être faites dans l'écran affiché. Copier une écriture antérieure Lorsque l'on désire faire une nouvelle écriture sur base d'une écriture antérieure, ceci est possible grâce à la fonction 'Historique'. Cliquez 'Historique' 1 Sélectionnez éventuellement un autre exercice 3 Cliquez sur 'Copier' pour copier l'écriture existante Algemene HANDLEIDING - ver /11

42 Une nouvelle écriture s'affichera, reprenant toutes les données de l'écriture copiée. Cette nouvelle écriture sera numérotée automatiquement (numéro de pièce comptable). La nouvelle date est la date de saisie (peut être modifiée). La période est la période actuelle (peut être adapté) Nouveau numéro de pièce comptable Toutes Alle gegevens les données zijn sont aanpasbaar adaptables Lorsque tous les champs sont dûment remplis, la saisie de l'écriture doit être confirmée par la touche F1 ou en cliquant sur le bouton 'Exécuter'. Un encodage ne peut être exécuté que lorsque la balance de la facture est égale à zéro.la balance est affichée dans l'en-tête.. Adaptation du taux de change. Lorsque l'on choisit une devise autre que l'euro lors d'un encodage, il est possible, à ce stade, d'adapter le taux de change (voir également page6) Par le bouton 'Editer ', à la droite du champ 'Relation', il est possible de visualiser la fiche de détail de la relation et faire des adaptations éventuelles. Détail d'un achat - Carnet de route des enregistrements Dans le bas de l'écran, nous voyons la fenêtre 'Opérations' qui donne un aperçu des écritures exécutées (saisies). Ce carnet de route donne la confirmation que l'écriture a été traitée et enregistrée sur notre serveur central Octopus. La partie 'carnet de route' peut être cachée en cliquant sur le petit triangle (minimalisation) et rappelé par le petit triangle (maximalisation). Cliquez ici pour cacher ou afficher le carnet de route.. Algemene HANDLEIDING - ver /11

43 Exemple d'une facture avec plusieurs contreparties L'exemple suivant traite la facture de la firme 'SARL Saveurs de France' (voir page 108) Il s'agit d'un fournisseur étranger (français), qui facture des marchandises, mais porte une caution en compte. 1 Créez la relation par 'Nouveau' ou sélectionnez un fournisseur existant 3 Entrez la date de la facture, le montant total et le commentaire Sélectionnez le numéro de compte correct Dans notre exemple le champ 'Date de Facturation' est rouge parce que la date ne correspond pas à la période active. Ceci est un avertissement mais la facture sera néanmoins acceptée. Par le clic sur le numéro de compte '6', Octopus présuppose que la totalité du montant doit être imputée au compte sélectionné. C'est à nous d'adapter l'imputation comme illustré ci-dessous. Choisissez le bon numéro de compte Par une frappe sur la touche 'Enter', la ligne d'écriture est maintenant conforme (TVA= 0). Nous ne pouvons pas cliquer 'Exécuter', puisque l'encodage n'est pas encore conforme: la balance dans le haut de l'écran indique qu'il reste 7 à traiter. Algemene HANDLEIDING - ver /11

44 Nous frappons 3 fois 'Enter' et nous obtenons une ligne supplémentaire. (Ceci peut être accéléré par la touche 'Insert' du clavier). Nous complétons notre écriture dans la nouvelle ligne Sélectionnez le compte 1 3 Cliquez 'Exécuter' Octopus calcule et propose le solde Encodage d'une note de crédit: Exemple Parmi les exemples en annexe, nous retrouvons une note de crédit de la firme 'SA LE VERGER' (voir page 109). Celle-ci est traitée dans l'exemple ci-dessous: Par le menu Comptabilité, Journal des achats, ou par le bouton fenêtre détaillée des achats., vous ouvrez la Algemene HANDLEIDING - ver /11

45 1 Cliquer 'Note de crédit', ou entrer un montant négatif. of bedrag als negatief inbrengen 3 Entrez les données nécessaires à la saisie Cliquez 'Exécuter' Lorsque l'on entre un montant de facture négatif, Octopus comptabilise automatiquement une note de crédit. Algemene HANDLEIDING - ver /11

46 Encodage d'une vente La saisie des factures de sortie (ventes) est assez semblable à celle des factures d'achat. Pour une information détaillée concernant les différents champs à remplir, vous vous renvoyons au chapitre 'Comptabilité, Achats'. (Pages 36à38) Dans cet exemple, nous encodons la facture à l' ASBL 'Les Fins Becs' (Voir page 110) Par le menu Comptabilité, ventes, ou par le bouton détaillée 'Ventes'., nous faisons apparaître la fenêtre 1 Cliquez sur 'ventes' Sélectionnez le client 3 Entrez les données nécessaires à l'encodage 4 Entrez les détails de la saisie 5 Cliquez 'Exécuter' Il va de soi que toutes les données de la facture sont immédiatement traitées au niveau TVA. Tout comme pour une vente, l'on peut modifier une écriture antérieure. On peut appeler un historique des écritures, en ouvrir une et la modifier. (Voir les détails en pages 40 et 41) Algemene HANDLEIDING - ver /11

47 Encodages financiers Le traitement d'un encodage financier sera illustré au moyen des exemples d'extraits de compte de la page 111. Nous avions déjà créé le journal financier par le menu Gestion, Journaux. Nous ouvrons la fenêtre détaillée par le menu Comptabilité, Financier, ou par le bouton. Numéro de pièce comptable Détail des mouvements Détails pour le rapprochement bancaire (lettrage) L'écran ci-dessous décrit les détails de nos premiers enregistrements.(annexe page 95) Il s'agit du paiement de la facture de vente à l'asbl 'LES FINS BECS' enregistrement décrit page 40) et du remboursement de la note de crédit de la SA 'LE VERGER' (page...) Lettrage (apurement) automatique pendant l'encodage financier Dans cet exemple, nous utiliserons la fonction 'Lettrage automatique' Nous entrons la date correcte de l'extrait de compte. Le 'Montant d'ouverture' n'est pas adaptable et est repris par Octopus en fonction des écritures antérieures. Dans le cas d'un nouveau dossier le solde d'ouverture peut être introduit au moyen du compte (ouverture exercice) Voyez la notice spécifique 'Lancer un nouveau dossier'. Algemene HANDLEIDING - ver /11

48 Date de l'extrait 1 Montant d'ouverture. Non adaptable Dans ce cas, nous sélectionnons 'Client' Dans le champ 'Id', nous entrons le montant du mouvement. Une nouvelle fenêtre affichera tous les postes ouverts d'un montant correspondant ou rapproché. 3 4 Montant final de l'extrait Sélectionnez Compte, 'Client' ou 'Fournisseur' Entrez le montant et tapez Enter. 1 Sélectionnez le poste concerné et cliquez 'Enter' ou 'OK' Les détails de l'écriture sont automatiquement repris et le lettrage s'effectue automatiquement.. L'encodage des paiements par cette méthode rend le lettrage automatique et signifie donc un grand gain de temps! Nous encodons la deuxième ligne de la même manière. Il s'agit du remboursement d'une note de crédit d'un fournisseur: Sélectionnez 'Fournisseur', entrez le montant de 9.75 Euro. Tapez 'Enter' et acceptez le poste proposé 'Le Verger - CR 0/16' en tapant F1 ou en cliquant 'Exécuter' Algemene HANDLEIDING - ver /11

49 Tapez 'F1' ou cliquez 'Exécuter' L'enregistrement n'est saisi qu'après une frappe de la touche F1 ou un clic sur 'Exécuter'. Méthodes alternatives de recherche dans les écritures financières. Entrer le nom du client ou du fournisseur. Dans ce cas il faut entrer soi-même les données dans le champs et lettrer 'manuellement' (voir page 46) Entrer le numéro de la pièce comptable Par l'entrée d'une combinaison de chiffres précédée d'un astérisque (*), on obtient la liste de tous les enregistrements qui se terminent par cette combinaison. EX.: sélectionner 'client' et entrer *6 donnera toutes les ventes dont le numéro se termine par 6 Détails financiers - Champs de détail du mouvement Période Date Montant d'ouverture Montant final Type Id Nom Débit Sélection de la période comptable. Date du mouvement (date de l'extrait de compte). Complété automatiquement. Correspond au montant final de l'extrait précédent. Montant final de l'extrait Type d'enregistrement Numéro de compte ( du plan comptable) Client Fournisseur. Identification : Choix, Si l'on a sélectionné le type 'Compte': le numéro dans le plan comptable. Si l'on a sélectionné le type 'Client' ou 'Fournisseur': le nom du client ou du fournisseur, le montant de l'opération ou la pièce comptable à rechercher (p.ex *6) Nous entrerons de préférence le montant pour activer la recherche automatique du poste concerné En fonction du type sélectionné: libellé du compte ou numéro TVA (ou d'entreprise) de la relation. Montant du débit du mouvement Algemene HANDLEIDING - ver /11

50 Crédit Commentaire Lettré Montant du crédit du mouvement Complément d'information ( apparaît sur les listes) Le montant lettré par cet enregistrement. L'exemple suivant traite un paiement du fournisseur INARAS SA, et un paiement du fournisseur Sauveurs de France (voir page 95) Nous sélectionnons à chaque fois 'Fournisseur'. Dans le champ 'Numéro', nous entrons les montants. En sélectionnant le poste concerné dans les listes affichées, tous les champs sont complétés et les postes sont lettrés. Algemene HANDLEIDING - ver /11

51 Lettrage manuel au départ des encodages financiers. L'exemple suivant traite le lettrage d'un paiement partiel au fournisseur 'Makro' Dans l'écran d'encodage, nous sélectionnons le type 'Fournisseur'. Ensuite, nous sélectionnons 'Makro'. Il faut compléter manuellement le montant et le commentaire éventuel. I Sélectionnez le fournisseur 1 Entrez le montant 3 Tapez F4 ou cliquez 'Apurer' Tapez F4. Un écran apparaît dont la fenêtre supérieure affiche la liste des notes de crédit ouvertes et des paiements effectués à l'adresse de ce fournisseur. La fenêtre inférieure affiche les factures ouvertes et les restitutions éventuelles du fournisseur. Dans notre cas, nous sélectionnons dans la liste 'factures et restitutions' la ligne de détail qui concerne le paiement à traiter. Il s'agit d'un paiement de 600 sur une facture ouverte d'un total de Algemene HANDLEIDING - ver /11

52 Sélectionnez la ligne à lettrer Cliquez 'Enregistrements' ou tapez F3 pour retourner à l'écran d'encodage. Cliquez sur le bouton 'Apurer' ou tapez F9 pour accepter le montant. L'opération n'est définitive qu'après une frappe sur F1 ou un clic sur 'Exécuter'. La combinaison <CTRL D> permet d afficher les lignes complètement apurées. Enregistrer les différences de paiement Les différences de paiement (variations du taux de change, escomptes commerciaux,...) peuvent être comptabilisés très simplement. Cliquez sur 'Différences de paiement' 1 Sélectionnez la cause de la différence 3 Ajoutez un commentaire éventuel. Les différences de paiement sont imputées aux comptes repris dans la rubrique 'Comptes fixes' (voir 'Gestion des comptes fixes') Algemene HANDLEIDING - ver /11

53 Exemple de facture avec escompte pour paiement comptant. L'exemple ci-dessous traite l'enregistrement d'une facture avec escompte pour paiement comptant (voir page 109) Encodage d'une facture avec escompte pour paiement comptant. Lors de l'encodage de la facture, nous devons entrer: base imposable + TVA, tenant compte de l'escompte. Dans l'exemple: = Dans la ligne de détail, il nous faudra adapter les montants 'base imposable' en 'montant TVA' apres avoir entré le montant total de la facture. 1 Entrez le montant total de la facture Adaptez la base imposable 3 Adaptez le montant de la TVA La comptabilisation proprement dite de l'escompte se fait au moment de l'encodage financier. Encodage financier d'un escompte commercial. Dans la ligne de détail, nous sélectionnons 'Fournisseur'. Dans le champ 'Numéro', nous entrons le montant réellement payé. 1 Entrez le montant Sélectionnez l'achat concerné Algemene HANDLEIDING - ver /11

54 1 La fenêtre affichera les données de la facture encodée antérieurement. Nous sélectionnons cette facture. Ensuite, il faut adapter le montant dans la ligne de détail de l'encodage financier. 1 Adaptez le montant Cliquer sur 'Apurer' 1 Cliquez sur 'Apurer' Algemene HANDLEIDING - ver /11

55 Dans l'écran d'apurement, nous imputons l'escompte. 3 Cliquez 'Escompte' et 'OK' Cliquez sur différence de paiement L'écran d'encodage (F3) affiche le traitement de l'escompte. Cliquez Cliquez sur sur 'enregistrements', ensuite ensuite sur 'Exécuter' sur 'Exécuter' Algemene HANDLEIDING - ver /11

56 Lettrer/Apurer les Clients/Fournisseurs Par le menu Comptabilité, pointer/apurer nous pouvons lettrer/apurer spécifiquement les clients ou les fournisseurs Choisissez 'Client' ou 'Fournisseur' et sélectionnez la relation concernée. 1 Choisissez la relation à apurer/lettrer Tapez F4 ou cliquez 'Apurer/lettrer' Une frappe sur la touche F4 donne l'écran d'apurement. La suite du traitement est identique au lettrage au départ d'un encodage financier (voir page 46) Lettrer/apurer des montants identiques Sur l'écran d'apurement, on peut, au moyen de la touche 'Apurer les montants identiques' (ou F10), rapprocher (et apurer) automatiquement tous les montants de la fenêtre supérieure (mouvements financiers) aux montants correspondants des achats ou ventes de l'écran inférieur. Cliquez sur lettrage des montants égaux (F10) 1 Les montants identiques sont apurés Algemene HANDLEIDING - ver /11

57 Lettrage/apurement automatique Dans l'écran d'apurement, un clic sur la touche 'Lettrage automatique' (ou une frappe sur F1) permet de rapprocher un enregistrement financier de la fenêtre supérieure avec plusieurs lignes de la fenêtre inférieure. L'apurement/lettrage s'effectue par ordre d'ancienneté, jusqu'à ce que le montant du paiement soit complètement attribué, et donc à '0'. Cliquez sur 'Lettrage automatique' (F11) 1 Le Het montant totale bedrag total est wordt lettré afgepunt sur plusieurs over de verschillende lignes detaillijnen. Lettrage/apurement automatique des soldes nuls. Au départ de l'écran d'apurement, on peut lettrer/apurer tous les soldes nuls de manière complètement automatique. 1 Cliquez sur 'Lettrage Automatique des soldes '0' Toutes Klik op Automatisch les lignes aux afpunten soldes van nuls Nul seront saldo automatiquement apurées. Algemene HANDLEIDING - ver /11

58 Annuler des lettrages/apurements La façon la plus rapide pour annuler des lettrages passe par la liste Apurements/lettrages Appelez l écran de sélection par Listes, Apurements/lettrages Sélectionnez le journal dont vous voulez afficher les apurements Sélectionnez les relations, les comptes ou les pièces comptables Générez la liste Dans la liste affichée, le apurements peuvent être supprimés directement en cliquant sur la croix rouge à droite. La liste renouvelée n affichera plus l apurement supprimé. Cliquez sur la croix rouge pour supprimer l apurement 1 Cliquez pour renouveler la liste Algemene HANDLEIDING - ver /11

59 Méthode alternative Par Comptabilité, Pointer/apurer, il est également possible d annuler des apurements antérieurs. Cliquez Relevé des apurements Sélectionnez le client ou le fournisseur Afficher les lignes de détail complètement apurées. La combinaison <CTRL D> visualise les lignes complètement apurées sur l écran d apurement. 1 Sélectionnez l apurement à supprimer Sélectionnez Annuler Algemene HANDLEIDING - ver /11

60 Amortissements Le traitement des amortissements est prévu en standard dans le logiciel Octopus. Si des achats ont été saisis antérieurement dans un compte d'investissement (p.ex ), ceux-ci peuvent rapidement être repris dans les amortissements. Dans l'exemple suivant, nous reprenons dans notre tableau d'amortissements l'achat d'une imprimante. Nous commençons par l'encodage de la facture d'achat.. Encodage de l'achat. 1 Entrez les données de la facture Sélectionnez le compte d'investissement Introduction d'un amortissement. Par le menu Gestion, Amortissements, nous ouvrons la liste des amortissements introduits antérieurement Cliquez sur 'nouveau' pour entrer un nouvel investissement. Cliquez sur 'Editer' pour adapter un investissement existant Investissements introduits antérieurement L'écran affiché permet l'introduction ou l'adaptation des données de l'investissement. Algemene HANDLEIDING - ver /11

61 1 Cliquez pour un aperçu des investissement déjà repris Sélectionnez l' investissement à traiter et cliquez 'OK' Cliquez sur 'Sauvegarder' 1 Entrez les données nécessaires. Amortissements, information détaillée. Numéro Exercice comptable Référence Libellé Fournisseur Date Numéro d'ordre de l'investissement (généré automatiquement lors de la sauvegarde des données introduites) Année d'introduction de l'investissement (automatiquement l'exercice en cours) En cliquant F au champ 'Référence', Octopus affiche une liste des investissements comptabilisés, non encore repris dans le tableau des amortissements. Lors de la sélection d'un de ceux-ci, certains champs seront automatiquement complétés. Description libre de l'investissement. La description doit être remplie dans au moins une langue. Fournisseur du bien acquis. Date de l'acquisition Algemene HANDLEIDING - ver /11

62 Compte d'investissement Valeur d'acquisition Mode d'amortissement Facture 1 ère année Déterminer le compte d'investissement Montant de l investissement ( à reprendre éventuellement dans la comptabilité) Au choix: Dégressif: le montant amorti est adapté chaque année. Chaque année, un pourcentage fixe de la valeur résiduelle. Linéaire: Amortir ce montant chaque année Autres: établir manuellement le tableau d amortissement. Détermine combien vous décidez d'amortir la première année. Si vous désirez que l'amortissement se déroule selon le mode sélectionné, vous laissez '1/1'. Il se peut que vous désiriez amortir plus la première année, par ex. 50%. Dans ce cas, vous mettez '1/' Déjà amorti Amortissement Le cas échéant, le montant déjà amorti Sur combien d'années désirez vous amortir? Sous forme de fraction. Ex.: 3 ans s'entend '1/3' Après l'introduction et la sauvegarde des détails, on peut consulter le tableau généré et apporter des modifications. L'on peut modifier 'Le montant à amortir' directement dans le tableau d'amortissement. Ceci est pratique lorsque pour un exercice déterminé, l'on décide d'amortir plus que le montant prévu dans le tableau(linéaire ou dégressif).le reste du tableau sera automatiquement actualisé en fonction des modifications. Une petite croix s'affichera à l'année où la modification a été effectuée. Ainsi, vous verrez à tout moment dans quelle année vous avez apporté des modifications manuelles. Les amortissements introduits peuvent être visualisés et imprimés de plusieurs façons: Tableau des amortissements (voir page 85) Aperçu des investissements Les amortissements ne font pas l'objet d' OD automatiques Un exemple du traitement ultérieur est décrit en page 55 Retrait d'un investissement Pour retirer du service un investissement donné, il faut adapter le tableau en entrant la valeur d'acquisition dans champ 'comptabilisation' pour l'exercice durant lequel l'investissement a été vendu. Si le bien a été vendu partiellement, on entre la valeur de la partie vendue. Algemene HANDLEIDING - ver /11

63 Comptabilité, opérations Diverses (OD) Pour le passage d'opérations diverses (OD) nous recommandons expressément de vous concerter avec votre comptable externe/fiduciaire Dans l'exemple suivant, nous examinons une OD pour le traitement d'amortissements introduits antérieurement.(voir également page...). Il est entendu qu'un journal des OD a été établi au préalable (création d'un journal: voir page1) L'aperçu des investissements affiche que pour l'exercice 009 un total de a été imputé au compte (Installations, machines, outillage). Nous illustrons ci-dessous l'écriture dans le journal des OD. Algemene HANDLEIDING - ver /11

64 Centres de frais / quantités Votre logiciel Octopus permet le suivi analytique des informations comptables. Nous utilisons à cet effet les fonctions 'Centres de Frais' et Quantités.. L'on peut également paramétrer certains centres de frais en vue d'une imputation selon une clé de répartition automatique Par le menu 'Listes', l'on peut générer divers rapports par centre de frais (Balance, Historique). Les listes des informations, par centre de frais/quantités, peuvent également être exportées en MS- Excel en vue du traitement et de l'analyse. Voir un exemple de liste historique centre de frais en page 7 Gestion des comptes Liaison à un centre de frais La gestion du plan comptable permet de définir les comptes qui feront l'objet d'une imputation à un centre de frais. (voir également page...) Indiquez si vous désirez une imputation à un centre de frais, et si oui, si elle doit être facultative ou obligatoire 1 Sélectionnez éventuellement un centre de frais par défaut. 3 Indiquez que vous utiliserez la fonction Quantités ) 4 Sélectionnez éventuellement l unité et/ou l article à utiliser par défaut Algemene HANDLEIDING - ver /11

65 Gestion des centres de frais Par le menu Gestion, Centres de frais, l on obtient un aperçu des centres de frais déjà créés. Ils peuvent être adaptés et de nouveaux centres peuvent être créés. Cliquez sur 'Nouveau' pour créer un nouveau centre de frais. Cliquez sur 'Editer' pour modifier les paramètres d'un centre existant Entrez la description du centre de frais Indiquez, si c'est la cas, qu'il ne faut plus imputer à ce centre de frais. Utilisation d'une clé de répartition. Une fois les centres de frais créés, on peut décider de répartir certaines charges selon une clé de répartition. L'exemple suivant illustre le cas où lors d'une imputation au centre de frais 'Réceptions', le montant doit être automatiquement réparti sur les centres 'Location de matériel' (30%), service (40%), Toasts/canapés (30%) Algemene HANDLEIDING - ver /11

66 1 Cliquez sur 'Utiliser une clé de répartition' Ajoutez le nombre de centres de frais voulu 3 Sélectionnez les centres à utiliser La somme de tous les pourcentages est automatiquement ramenée à 100% par le calcul du dernier. 4 Introduisez les pourcentages de répartition Algemene HANDLEIDING - ver /11

67 Imputation à un centre de frais pendant l'encodage. Les centres de frais peuvent être utilisés dans tous les types de comptabilisation: achat, vente, financier, divers, et même lors de l'établissement des factures de vente dans le module de facturation optionnel. L'exemple suivant illustre l'usage de centres de frais lors de l'encodage d'une facture de vente. Il a été établi au préalable que lors de l'usage du compte , l'imputation à un centre de frais était 'facultative' (voir page 8). 1 Cliquez sur l'icône 'Centre de frais' Sélectionnez l onglet Centre de frais 3 Sélectionnez un centre de frais et cliquez 'OK' Le cas échéant, introduisez la quantité Sélectionnez l onglet Quantités Sélectionnez un article Entrez la quantité et éventuellement l unité L'écran affiche le centre de frais utilisé pour cette ligne de détail. Algemene HANDLEIDING - ver /11

68 Centre de frais utilisé Afficher la répartition Scinder un centre de frais Si le centre de frais fait l'objet d'une clé de répartition, nous pouvons visualiser la répartition par la fonction 'Scinder centre de frais' (CTRL-E) 1 Modifiez les détails s'il y a lieu Cliquez 'Exécuter' Pour les rapports concernant les centres de frais et les quantités, :voir page 7 et 74 Algemene HANDLEIDING - ver /11

69 Emprunts Octopus permet le suivi d'un aperçu des emprunts. Il s'agit strictement d'un inventaire des emprunts et ne comporte aucune liaison avec les fonctions comptables ou les saisies. Introduire un nouvel emprunt Par le menu Gestion, Emprunts, l'on obtient l'aperçu des emprunts introduits auparavant. Il permet l'introduction de nouveaux emprunts. 1 Cliquez 'Nouveau' 5 Cliquez Sauvegarder Entrez lez informations voulues 3 Sélectionnez le type de remboursement 4 Sélectionnez la périodicité Une fois les paramètres introduits et sauvegardés, on peut visualiser le tableau des remboursements par l'onglet 'Tableau de remboursement Imprimer le tableau appeler les détails des remboursements Algemene HANDLEIDING - ver /11

70 L'on peut imprimer un aperçu des emprunts introduits par le menu Listes, aperçu des emprunts. Algemene HANDLEIDING - ver /11

71 Gestion utilisateurs Gestion des utilisateurs en tant que propriétaire du dossier (Client final) En tant qu'abonné à Octopus et titulaire, propriétaire de votre dossier, votre code d'accès unique (U...) vous confère l'accès et tous les droits pour agir dans votre dossier Par le menu 'Gestion, Utilisateurs', la fonction très poussée de 'gestion des utilisateurs' vous permet de -créer de nouveaux utilisateurs à qui vous accordez l'accès à votre dossier -limiter les droits d'utilisateurs créés antérieurement. -éliminer des utilisateurs existants (créés antérieurement) Dossiers dont vous avez la gestion Détails des droits et accès attribués Utilisateurs Gestionnaire de dossier (comptable/fiduciaire) Ajouter des utilisateurs supplémentaires Vous pouvez définir vous-même des utilisateurs supplémentaires et conférer les droits voulus dans votre dossier (vos dossiers). Algemene HANDLEIDING - ver /11

72 1 Cliquez sur 'Ajouter Utilisateur' 3 Attribuez un nom d'utilisateur Conférez un mot de passe initial Cliquez 'OK' Il vous faut ensuite attribuer vous-même des droits à l'utilisateur créé. Lors de la création, l'utilisateur n'a aucun droit. Il est important d'indiquer soigneusement ce que celui-ci peut et ne peut pas faire dans un dossier. Le nom de l'utilisateur créé sera toujours suivi par le suffixe '@votrenom' Exemple: Si INARAS SA vous a attribué le nom U , le nouvel utilisateur, portant le nom de 'Marie' devra utiliser le nom d'utilisateur complet Marie@U créé par Octopus. Attribution des droits Une fois que le nouvel utilisateur est créé, l'on peut lui attribuer des droits. 4 5 Confirmez le mot de passe 1 Cliquez sur l'utilisateur dont vous voulez modifier les droits Cliquez sur la ligne du droit à adapter 3 Utilisez la barre d'espace pour activer ou supprimer un droit Pour sélectionner plusieurs lignes, cliquez sur la première et, en maintenant la touche 'Shift' enfoncée, cliquez sur la dernière. Algemene HANDLEIDING - ver /11

73 Aperçu des droit attribués par dossier. L'on obtient l'aperçu des droits par dossier en cliquant, dans la case 'Dossiers', sur le nom du dossier concerné Cliquez sur le dossier dont vous voulez visualiser les droits Aperçu des droits par utilisateur individuel. Nomination d'un gestionnaire de dossier Si vous collaborez déjà avec un comptable/gestionnaire, celui a probablement reçu son accès propre dès l'établissement de votre dossier. Avec son code propre(b...), votre gestionnaire de dossier peut effectuer toutes les actions dans votre dossier et n'a pas besoin de vos code ou mot de passe. Vous pouvez donc changer votre mot de passe à tout moment sans le communiquer à votre gestionnaire de dossier. Si votre comptable/fiduciaire n'est pas encore affilié au réseau Octopus (Nom d'utilisateur), il peut prendre contact avec INARAS SA. Il obtiendra son nom d'utilisateur et son mot de passe dans les plus brefs délais. Vous pourrez alors procéder à sa nomination en tant que gestionnaire de votre dossier. Sur simple demande de votre part, INARAS SA peut prendre contact avec votre comptable/fiduciaire et régler ces formalités pour vous. Suppression d'utilisateurs. Pour supprimer un utilisateur créé antérieurement, il suffit de cliquer sur le nom, et ensuite sur le bouton 'Supprimer' (la petite 'poubelle'). Une confirmation sera demandée. Algemene HANDLEIDING - ver /11

74 Cliquez sur 'Supprimer' 1 Cliquez sur le nom d'utilisateur à supprimer 3 Confirmez en cliquant 'oui' Algemene HANDLEIDING - ver /11

75 Gestion des utilisateurs en tant que gestionnaire de dossier (comptable/fiduciaire) Si vous êtes gestionnaire de dossier, la fonction 'Gestionnaire de dossier' vous permettra de conférer, de limiter ou de supprimer - à distance - les droits d'accès de votre client final. Vous pourrez par exemple autoriser votre client à encoder ses ventes et ses achats mais empêcher qu'il puisse les modifier. Ou veiller à ce qu'il ne puisse pas intervenir dans le plan comptable. Vous pouvez également créer de nouveaux utilisateurs au sein de votre propre bureau, et déterminer pour chacun d'eux quels accès ils auront, dans quels dossiers. Si vous vous connectez avec votre nom d'utilisateur (code B...), vous obtiendrez, par la fonction 'Gestion utilisateurs', l'écran suivant (différent de ce que voit votre client) Aperçu de vos dossiers (clients) Droits des utilisateurs Votre nom d'utilisateur et éventuellement ceux de vos collaborateurs Noms d'utilisateur de vos clients. Si vous cliquez sur une ligne dans l'aperçu des dossiers, la fenêtre des droits ( à droite) affichera un tableau des utilisateurs et un aperçu de 'qui peut faire quoi' dans ce dossier. L'attribution des droits est exposée en page 7 Si vous cliquez sur une ligne dans l'aperçu des utilisateurs, la fenêtre des droits affichera un tableau des dossiers où cet utilisateur a des droits, et lesquels. Vous pouvez donc, à votre convenance et à tout moment, modifier les droits de votre client. Algemene HANDLEIDING - ver /11

76 Listes Par la fonction 'Listes' nous accédons à un éventail de rapports. Ces rapports comprennent non seulement toutes les listes imposées par la loi et toutes les listes de contrôle, mais également tous les rapports qui contribuent à évaluer la situation comptable de l'entreprise. Type de liste Voir page Description Notes de livraison et factures Journaux des achats et des ventes Manuel Facturation Uniquement d'application en cas d'utilisation du module de facturation (optionnel) 79 Aperçu de tous les achats et ventes encodés. Appel sélectif, par journal, avec ou sans détails des lignes d'écriture. Apurement/Lettrages 81 Aperçu. L on peut annuler des apurements au départ de cette liste. Historiques 8-83 Historiques par compte, par client, fournisseur ou centre de frais. Opérations ouvertes 84 Opérations ouvertes. Appel par client, par fournisseur ou par compte. Balance 85 Balance. Appel sélectif par compte, client, fournisseur, ou centre de frais. Bilan abrégé 86 Bilan abrégé, clairement résumé sur une page. Résultat 87 Disponible en résultat comptable ou résultat fiscal. Bilan Actif/Passif 88 Disponible en comparatif de périodes, en abrégé ou en détaillé. Les lignes vides peuvent être cachées. Comparatif chiffre d'affaires 89 Appel par client ou par fournisseur. Possibilité de comparer périodes Comparatif TVA 90 Rapport de contrôle et comparatif des cases TVA Listing Intracommunautaire 91 Liste trimestrielle des livraisons intracommunautaires exemptées. Permet la préparation de la déclaration électronique Listing TVA 9 Liste annuelle des acheteurs assujettis à la TVA. Permet la préparation du dépôt électronique Déclaration TVA Déclaration TVA. Appel mensuel, trimestriel ou annuel. C'est ici que l'on prépare la déclaration électronique. Aperçu des investissements 93 Liste des investissements. Appel par exercice Aperçu des emprunts 94 Aperçu des emprunts introduits Tableau des amortissements 95 Aperçu des amortissements. Appel par exercice et sélection par numéros de compte. Imprimer les journaux Impression des journaux en une seule opération. Algemene HANDLEIDING - ver /11

77 Tous les rapports sont accessibles par la fonction 'Listes' Appel des listes - généralités Pour diverses listes, il faudra faire des choix ou paramétrer des sélections. Il s'agit en général de La sélection de l'exercice concerné La sélection du journal désiré Le choix 'Compte', 'Client', 'Fournisseur', 'Centre de frais'. Une sélection de clients, de fournisseurs, de numéros de compte ou de centres de frais. Une sélection d'une ou plusieurs périodes indiquer que l'on souhaite ou non des détails.... L'exemple suivant montre l'écran de sélection après les commandes 'Listes', 'Journal des achats et ventes'. La présentation de l'écran peut varier en fonction des listes appelées. Etablir la liste Sélection de l'exercice Sélection du journal Algemene HANDLEIDING - ver /11

78 Détails souhaités Sélection de la (des) périodes(s). Choix de la langue de la liste Sélection du code devise Sélection du (des) numéro(s) de pièce comptable Une fois que les choix sont faits, on appelle la liste en cliquant La liste établie apparaît dans la partie inférieure de l'écran (établir) Exporter la liste en PDF, Excel, CSV Expédier la liste comme annexe PDF Imprimer la liste Recherche d'une combinaison de caractères dans la liste Feuilleter la liste ajuster le facteur d'agrandissement Cacher ou afficher l'écran d'agrandissement Les pages suivantes montrent quelques exemples de listes. Algemene HANDLEIDING - ver /11

79 Journaux des Achats et des Ventes L'exemple montre une liste du Journal des Achats, appelée avec détails et centralisation des comptes et des cases TVA. La présentation des listes Journal des Ventes est similaire. La centralisation des comptes et/ou des cases TVA n'est rendue que si la fonction 'Détails' est dûment cochée dans l'écran de sélection lors de l'établissement de la liste. (voir page 64) Lorsque l'on ne coche pas 'Détails', on obtient une seule ligne par écriture. Algemene HANDLEIDING - ver /11

80 Journaux financiers/journaux des opérations diverses L'exemple suivant montre une liste établie au départ d'un journal financier. La présentation des listes 'Opérations Diverses' est similaire. Algemene HANDLEIDING - ver /11

81 Apurements/lettrages Algemene HANDLEIDING - ver /11

82 Historiques L exemple suivant montre un extrait d'une liste Historique, Comptes Onderstaand voorbeeld toont een extractie van een lijst. Il a été fait une sélection des comptes 6... jusqu'au comptes 7... La présentation des listes Historique Clients, Fournisseurs, Centre de Frais, est similaire.. Algemene HANDLEIDING - ver /11

83 Historique centres de frais/quantités Algemene HANDLEIDING - ver /11

84 Opérations ouvertes L'exemple suivant montre une liste d'opérations ouvertes, Fournisseur. La présentation de la liste Opérations Ouvertes, Client, est similaire. Les opérations ouvertes s'entendent à la date du jour où on établit la liste. La fenêtre de sélection permet d'appeler un aperçu jusqu'a la fin d'un exercice ou d'une période. 1 Cliquez 'Solde au' Sélectionnez l'exercice/la période pour ajuster la date du solde. Algemene HANDLEIDING - ver /11

85 Balance L'exemple suivant illustre une Balance, Comptes La présentation des listes 'Balance Client', 'Fournisseur' ou 'Centre de frais' est similaire. Algemene HANDLEIDING - ver /11

86 Bilan abrégé Le rapport Bilan Abrégé donne un aperçu condensé de la situation comptable, sur une seule page. Algemene HANDLEIDING - ver /11

87 Résultats L'exemple suivant illustre un rapport 'Résultat', option 'Résultat fiscal' La présentation du rapport 'Résultat Comptable' est identique. Algemene HANDLEIDING - ver /11

88 Bilan actif-passif Lors de l'appel du Bilan Actif-Passif, les options suivantes sont possibles Actif-passif: Résultat: Schéma abrégé: Afficher détails: Cacher lignes vides: Afficher ou non l actif-passif Afficher ou non les résultats Affiche une liste correspondant aux comptes annuels abrégés Afficher ou non les détails des rubriques Afficher ou non les rubriques où il n y a eu aucune imputation La fonction Période 1 et Période permet d afficher deux périodes en comparatif, éventuellement sur deux exercices différents. L exemple suivant montre une liste comparant deux périodes. Algemene HANDLEIDING - ver /11

89 Comparatif chiffre d affaires La liste comparatif chiffre d affaires permet de comparer le chiffre d affaires client ou fournisseur sur périodes. La liste suivante illustre la comparaison du chiffre d affaires d un nombre de fournisseurs sur deux exercices. L exemple ci-dessous affiche une sélection de fournisseurs, pour une période, et classés en ordre décroissant du chiffre d affaires. Algemene HANDLEIDING - ver /11

90 Comparatif chiffre d affaires TVA La liste Comparatif chiffre d affaires TVA sert surtout à comparer, à titre de contrôle, le chiffre d affaires des cases TVA avec le chiffre d affaires des comptes annuels. Algemene HANDLEIDING - ver /11

91 Listing intracommunautaire Liste de la déclaration trimestrielle des livraisons intracommunautaires exemptées. Le bouton permet de générer un fichier (au format.xml), apte au dépôt électronique par le site portail du SPF Finances Algemene HANDLEIDING - ver /11

92 Listing TVA Liste des acheteurs assujettis à la TVA. A déposer annuellement. L appel de la liste offre plusieurs choix : Tous: Assujettis TVA: Inconnu: Montant minimum: Tous les clients Ne reprendre que les clients identifiés comme assujettis (voir relations page 7) Ne reprendre que les clients dont l assujettissement est inconnu (voir relations page 7) Entrez le chiffre d affaires annuel minimum à prendre comme critère de sélection (en principe 50) Le bouton permet de générer un fichier (au format.xml) apte au dépôt électronique par le site portail du SPF Finances Algemene HANDLEIDING - ver /11

93 Aperçu des investissements Liste des investissements introduits, à appeler par exercice. Algemene HANDLEIDING - ver /11

94 Aperçu des emprunts Liste des emprunts introduits. Les détails du tableau de remboursement peuvent être obtenus par le menu Gestion, Emprunts (voir également page 69) Algemene HANDLEIDING - ver /11

95 Tableau d amortissement Aperçu des amortissements introduits voir également page 60 Algemene HANDLEIDING - ver /11

96 Déclaration TVA Un nombre de choix doivent être faits au préalable. 1 Choisissez Déclaration mensuelle ou trimestrielle Sélectionnez la période 3 Appelez la liste Lors de l appel de la déclaration TVA, et avant l établissement de la déclaration elle-même, une fenêtre s affichera qui permettra d apporter des corrections et de mentionner une demande de remboursement ou une demande de formulaires de paiement. Un clic sur OK fera s afficher la liste, telle qu illustrée ci-dessous. Algemene HANDLEIDING - ver /11

97 Le bouton permet de générer un fichier (au format.xml) apte au dépôt électronique par le portail du SPF Finances Le bouton la déclaration. permet de faire un nombre de contrôles sur la cohérence de Le bouton permet d établir un fichier (au format.xls) reprentant les totaux des cases TVA. Voir également Comparatif chiffre d affaires TVA en page 90 Le bouton permet de protéger en une seule opération tous les journaux d achat et de vente, jusques et y compris la période de la déclaration. (complément d information concernant la protection des journaux en page) La boîte de dialogue illustrée demandera une confirmation (nécessaire). Algemene HANDLEIDING - ver /11

98 Déclaration TVA lettre d accompagnement Le bouton permet de générer une lettre d accompagnement. Ceci concerne principalemenet les comptables/fiscalistes qui contrôlent, établisent, ou déposent les déclarations pour le compte de leurs clients. L écran illustré reprend déjà quelques chiffres de la déclaration TVA. D autres champs peuvent être complétés librement. Les données introduites dans les cases Données du comptable et Données du propriétaire des données seront sauvegardées et ne devront pas être entrées à chaque fois. Possibilité de sauver, expédier ou imprimer. Complétez les champs facultatifs La lettre peut être imprimée, sauvée comme ficher PDF, ou être expédiée directement. Par le bouton nous pouvons expédier la lettre directement par courriel. Dans la fenêtre de dialogue suivante, nous entrons (une seule fois) notre adresse courriel, l adresse courriel du destinataire, éventuellement l objet et un commentaire. La lettre est expédiée comme annexe PDF. Algemene HANDLEIDING - ver /11

99 La page suivante donne un modèle de lettre d accompagnement. Algemene HANDLEIDING - ver /11

100 Sauvegarde/ Restore Inaras SA assure la sauvegarde quotidienne de tous les dossiers. Vous ne devez prendre aucune initiative à ce sujet. Si vous désirez restaurer (restore) une ancienne version, vous pouvez en faire la demande chez Inaras. Pour le cas où vous désireriez effectuer une sauvegarde personnelle d un dossier sur votre propre équipement, il a été prévu une procédure simple par le menu Dossier, Backup/Restore. Sauvegarde (Backup) 1 Lancez la procedure Backup/restore par Dossier Sélectionnez le dossier que vous voulez sauvegarder Donnez l adresse courriel où le dossier doit être expédié. Dossier à restaurer eventuellement dans un autre dossier Cliquez sur Exécuter Vous obtenez ensuite un message disant que la sauvegarde est en traitement et sera envoyée à l adresse que vous avez communiquée. Le message envoyé contient les informations de contrôle nécessaires et une annexe (pièce jointe) identifiée comme fichier par le nom du dossier suivi de l extension.bck. Vous pouvez stocker ce fichier à votre convenance, sur n importe quel support. Les utilisateurs qui travaillent en Outlook 00 (office XP) peuvent rencontrer des problèmes lors de la réception de l annexe Fichier Sauvegardé. Le rendu n est pas toujours correct. Dans ce cas il faut installer Office Xp Service Pack. Vous trouverez un complément d information à ce Algemene HANDLEIDING - ver /11

101 sujet et au sujet du pack installé chez vous sur Exemple d un courriel de sauvegarde: Backup requested by Octopus User U on Tue Aug 11 14:1:4 CEST 009 name : LA PAPILLOTTE sprl.bck created : Tue Aug 11 14:1:4 CEST 009 size : bytes md5sum : 00bcced341e7bb0f86ebae70a3c5c Restaurer (Restore). Si vous désirez restaurer une version sauvegardée antérieurement, ceci peut se faire par la fonction Restore. 1 Lancez la procédure par Dossier Cliquez sur Chercher pour localiser le fichier sauvegardé 3 Sélectionnez le fichier L information de contrôle apparaît dans la fenêtre d information. 4 Cliquez sur Ouvrir Algemene HANDLEIDING - ver /11

102 Contrôlez l information 1 Cliquez sur 'Exécuter' Avant l exécution effective du Restore, un message s affichera pour vous avertir que toutes les données introduites après la sauvegarde seront perdues. Soyez donc très prudent en la matière! Ne cliquez sur Oui que si vous êtes absolument sûr que le Restore peut être exécuté. Après la confirmation, le Restore est mis en oeuvre. Ceci peut durer un certain temps. A la fin, le message suivant s affiche : Une fois le Restore terminé, il faut à nouveau ouvrir le dossier par Dossier, ouvrir dossier. Algemene HANDLEIDING - ver /11

103 Utilisation du Gestionnaire de dossier Lorsque l option «Gestionnaire de dossier» est activée ( faire la demande par support@octopus.be) l on peut copier l entièreté du contenu d un dossier vert un ou plusieurs autres dossiers. Vu que tout sera transféré, et que les données originelles du dossier récepteur seront écrasées, cette opération doit se faire avec la plus grande prudence. Copier un dossier: méthode Lancez le menu gestion, gestionnaire de dossier. Ni le dossier à copier, ni le dossier récepteur ne peuvent être ouverts. Le cas échéant, il faut ouvrir un autre dossier au préalable! L écran affiche tous les dossiers sauf le dossier actif dans deux fenêtres jumelles. 1 Dans la fenêtre de gauche, cliquez sur le dossier à copier Dans la fenêtre de droite, cliquez sur les dossiers récepteurs 3 Cliquez sur la flèche pour lancer la copie 4 Confirmer par oui 5 Affichage de la progression L on peut sélectionner plusieurs dossiers en gardant enfoncée la touche CTRL en cliquant. La copie des dossiers peut prendre quelques minutes. Il s agit d une altération importante de la base de données sur le serveur. Une fois la copie effectuée, toutes les données du dossier récepteur sont écrasées par celles du dossier copié!

104 Copier un plan comptable: méthode Lançez l action par le menu gestion, gestionnaire de dossier Dans le dossier récepteur: commencez par supprimer le plan comptable existant par la combinaison ctrl+a et delete. Seuls les comptes fixes subsisteront L écran affiche tous les dossiers sauf le dossier actif dans deux fenêtres jumelles. 1 Dans la fenêtre de gauche, cliquez sur le dossier dont vous voulez reprendre le plan comptable Dans la fenêtre de droite, cliquez sur le dossier destinataire 3 4 Cliquez sur cette flèche pour lancer l action Confirmez par oui 5 Affichage de la progression Algemene HANDLEIDING - ver /11

105 Copier les signalétiques Relations : méthode Lancez l action par le menu Gestion, Gestionnaire de dossier L écran affiche tous les dossiers sauf le dossier ouvert dans deux fenêtres jumelles 1 Dans la fenêtre de gauche, cliquez sur le dossier dont vos voulez récupérer les signalétiques relations Dans la fenêtre de droite, cliquez sur le dossier destinataire 3 Cliquez sur cette flèche pour lancer la copie 4 Confirmez par oui 5 Affichage de la progression Algemene HANDLEIDING - ver /11

106 Vider un dossier 1 Dans la fenêtre de droite, cliquez sur le dossier à vider Cliquez sur l icône vider 3 Confirmez par oui 4 Affichage de la progression Algemene HANDLEIDING - ver /11

107 Exemples Facture d achat Inaras S.A.

108 Facture d achat Saveurs de France Saveurs de France SARL Ignace Durieux-Labiche 443 Rue Henri Durre Saint Amand-les-Eaux Téléphone: +33 (0) Gsm: +31 (0) Télécopie: +33 (0) Courriel: Saveurs@telecom.fr Traiteur La Papillotte SA 43, Avenue Reine Astrid 7180 Seneffe Belgique Facture B_8 Date 01/06/009 Produit Prix unitaire Nombre Totaal Noix d ardenne de 750 Gr. 1, Fond de veau Lacroix 6, Barquettes de 9 escargots nature frais (6 pces) 58, Base imposable: 765 TVA: 0 % (Cocontractant) Caution Conteneur: 7 Total: 77 MANUEL GENERAL - version /11

109 Note de crédit "Le verger SA" LE VERGER SA 8000 Arlon Tel: 051/ Fax: 051/ TVA. BE NOTE DE CREDIT 0/16 0/07/009 Ristourne commerciale de % sur livraison Kw04/ ,00 x % = 9,0 TVA 6% 0,55 Total 9,75 Facture d achat avec escompte La Coquile SPRL 156, Chaussée de Thuin 6150 Anderlues Traiteur La Papillotte SA 43, Avenue Reine Astrid 7180 Seneffe Date de la facture 0/07/009 Numéro de la facture 09/398 Date d échéance 0/08/009 Description Montant hors TVA TVA% Livraison des marchandises selon le bon de commande ,66 1 Escompte % 5,85 Base imposable 86,81 TVA 60,3 Total à payer avant 5/7/ ,04 Conditions de paiement : à 30 jours date de la facture En cas de paiement avant 5/7/009 : escompte de % MANUEL GENERAL - version /11

110 Facture de vente ASBL Les Fins Becs Traiteur La Papillotte 43, AVENUE REINE ASTRID 7180 SENEFFE FAKTURE 009/V1/31 DATE: 19/07/008 ASBL Les Fins Becs 111 Boulevard Fulgence Masson Mons Pour la livraison de plats individuels prêts à servir, vin blanc inclus.15/07/009 4 par personne x 100 Total: 400 TVA (6%): 144 Total: MANUEL GENERAL - version /11

111 Extraits de compte bancaires Société de Banque SA Solde précedent La Papillote 1 versement valeur 18/07/ ,00 Virement en votre faveur Le Verger valeur 18/07/007 9,75 Extrait 007/00 19/07/007 Nouveau solde 7.019,75 Société de Banque SA Solde précédent 7.019,75 La Papillote 1 Votre virement Inaras Facture 1 496,10 Votre virement Saveurs de France SARL 77,00 Extrait 007/003 5/07/009 Nouveau solde 5.751,65 Société de Banque SA Solde précédent 5.751,65 La Papillote 1 Votre virement Makro NV 600,00 Extrait 007/004 6/07/009 Nouveau solde 5.151,65 Société de Banque SA Solde précédent 5.151,65 La Papillote 1 Votre virement La coquille - 09/ ,04 Extrait 007/005 6/07/009 Nouveau solde 4.804,61 MANUEL GENERAL - version /11

112 MANUEL GENERAL - version /11