Profils de fonction Août 2015

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1 Profils de fonction Août 2015 I Cotisations / Base de donnée Membres / Classement-archivage / Organisation des réunions Référent principal : Chrystel Back-up : Morgane Gestion journalière Chrystel Assistante administrative Morgane Coordinatrice Revue de presse francophone FR Envoi de la revue de presse NL Moniteur Belge Françoise Rédaction d informations, Conseils aux membres Willy Finance, comptabilité, Payroll Traitement des appels téléphoniques Accueil des visiteurs Traitements des s entrants Classement général des documents électroniques sur le (:P) et papier Cotisations Encodage des cotisations collectives et individuelles Conception et envoi des cartes de membres et attestations fiscales Relation avec les gestionnaires CC et rappels Gestion des demandes de remboursement, des doubles paiements ou toute demande relative au paiement des cotisations 1

2 Base de données Mises à jour (changements de coordonnées de membres, encodage listings, ) Importation vers la base de données Internet et mise à jour de la base de données du site Sauvegarde vers disque externe Améliorations (encodage des champs manquants, finaliser la mise en forme et améliorer le système de requêtes) Statistiques membres et non membres Affiliations Désaffiliations Traitement des demandes d affiliation Traitement des demandes de désaffiliation Classement / Archivage Classement des documents relatifs aux réunions extérieures sur le (:T) (sources : ou documents papier) Mise en ligne des documents sur Therefore Classement thématique sur le (:P) Archivage électronique des documents papier du secrétariat Activité ponctuelle Organisations de réunions Préparation des CAs Rédaction des PV de CA Préparation des bureaux Préparation de l AG 2

3 II Services aux membres / Appels de cotisations et publications / Coordination du travail du secrétariat / Gestion du site, pages BL Référent principal : Morgane Back-up : Chrystel Services aux membres Suivi des réponses aux questions membres Suivi des réponses aux questions juridiques Gestion des mandats Accréditation Impulseo Recouvrement d honoraires Amélioration des services aux membres Organisation de séminaires Actions de recrutement : actions jeune, à destination des MG, Activité à développer Démarches ASBL Publication MB Elections du CA Rédaction du rapport d activité Rédaction / diffusion d informations Newsletters papier et appels de cotisations Rédaction / diffusion d autres supports d information? Gestion du site internet Pages Bruxelles 3

4 Coordination du travail du secrétariat Planning de travail Profils de fonction Rédaction des procédures de travail Planification de formations pour le personnel 4

5 III Conseils aux membres / Analyse et rédaction d informations Référent principal : Françoise Back-up en formation : Chrystel et Morgane Analyse et traitement de l information Revues juridiques Projets de loi Coordinations juridiques Rédaction et mise en ligne d information pour le site internet Statistiques INAMI Conseils aux membres Réponse écrite ou téléphonique aux questions des membres 5

6 IV Comptabilité / Finances / gestion du personnel Référent principal : Willy Comptabilité, Finances, Fournisseurs Etablissement budget et suivi Encodage comptabilité Etablissement des comptes Formalités comptables et fiscales Opérations bancaires (classement, ) Relations fournisseurs Paiement factures Gestion assurance groupe du personnel Assureurs Personnel Payroll Suivi Payroll Service aux membres Gestion de l assurance Rente invalidité Relations copropriété Membre du Conseil de gérance Petit bricolage et réparation de petit matériel 6