PROCEDURE 3 MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS

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1 PRO 3 PROCEDURE 3 MAITRISE DES DOCUMENTS ET DES ENREGISTREMENTS Version A Création 13/12/07 Emission NOM FONCTION SIGNATURE Groupe de travail /Chef de Projet Qualité M. PADIOLLEAU CFC, CAAF, Assisttes, Coordonnateurs Vérification Véronique MINZER Animatrice Qualité Validation Marie-Hélène LOGEAIS Président Révision Date d application Version Objet de la modification Validation 21/02/2008 B Chgements lieux d archivage, insertion des nées de version des normes, mise en conformité évolution cartographie Comité Pilotage 03/06/08 C 26/06/2008 D 21/01/2009 E Précision apportée suite audit certification sur le mode de destruction des documents Insertion du logo de certification Comité Pilotage «Bureau Véritas» Revue de Direction Précisions apportées à propos des courriels et de la correspondce liée au traitement de la demde des clients. Revue de Direction 12/04/2010 F Chgements liés au mode de destruction des documents. 12/01/2011 G 01/ H Remplacement «Animateur Qualité» par «Responsable Qualité» - Modification références de la norme ISO Remplacement du logo «Bureau Véritas» par le logo «DNV» Revue de Direction Comité de Pilotage Revue de Direction D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc lc

2 1.OBJET La présente procédure définit les modalités retenues pour la gestion et la circulation des documents et des enregistrements. Elle définit les conditions permettt d assurer que, quelque soit le support, les utilisateurs seront en possession d une information mise à jour, disponible ds un lieu identifié. Elle concerne plus particulièrement : la responsabilité de la rédaction des documents, de leur vérification leur approbation à chaque version (initiale et actualisée) l identification du statut de la version en vigueur leur diffusion et mise à disposition le traitement des modifications des documents : responsabilité, contenu, validation, mise à jour leur mode de conservation Elle précise d autre part comment les informations qui apportent la preuve : - de la conformité aux exigences - du fonctionnement efficace du SMQ et appelés «enregistrements», sont identifiés, stockés, protégés, accessibles, conservés et éliminés. 2. DOMAINE D'APPLICATION Cette procédure s'applique à tous les documents identifiés par le système de magement de la qualité (SMQ) comme ayt un impact sur la qualité de la prestation rendue : documents du système qualité, documents produits ds le cadre des activités, courriers et courriels (entrts et sortts), textes réglementaires, enregistrements. Ces documents peuvent être d origine externe ou interne : reçus ou émis sur support papier ou informatique 3. DOCUMENTS DE REFERENCE Norme ISO 9001:2008 BO n 2416 Juin DEFINITIONS Document : «support d information et l information qu il contient» (ISO 9001: ) Enregistrement «Document faist état de résultats obtenus ou apportt la preuve de la réalisation d une activité.» (ISO 9001: ) Création : Tout document réalisé, édité à l attention d un client ou pour utilisation interne. Identification : Reconnaissce d un document, d une prestation, d un processus par un (ou des) repérage(s).permet de savoir qu on utilise le bon document ; de connaître sa nature -> libellé, titre, N Chaque document contient un pied de page (ou un cartouche) MOD 30 «Codification des documents» Vérification : «Confirmation par des preuves tgibles que les exigences spécifiées ont été satisfaites» ISO 9001: Vérification du document au regard de sa conformité avec la norme ISO 9001:2008 et aux exigences du SMQ, de sa clarté, de sa pertinence et de sa cohérence à l ensemble des documents qualité. Vérifier la forme et le fond : - le respect de l utilisation du bon formulaire - l identification correcte - le document renseigné correctement - l exactitude et la cohérence des informations prises en compte Validation : «Confirmation par apport de preuves tgibles que les exigences pour une utilisation spécifique ou une application prévue ont été satisfaites.» ISO 9001 : Examen d ensemble pour vérifier la cohérence entre les données d entrée et les données de sortie ainsi que l adéquation du document à l objectif recherché. D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc lc

3 Classement : Regroupement ordonné des documents reçus et/ou émis durt la période de vie de la prestation ou de l activité. Archivage : Conservation, au-delà du classement et pour une durée déterminée suivt le type de documents. 5. DESCRIPTION Documents externes Documents internes Assistte Enregistrement Courrier arrivé Demde Décision de création / de modification des documents RQ, pilote du processus des documents Pilote, acteurs concernés assistte Vérification de la conformité RQ Validation des documents Président Assistte Diffusion des documents Mise à disposition Diffusion des documents Mise à disposition Assistte Evolution RQ pilote du processus Classement Acteurs concernés Archivage Destruction Acteurs concernés 6 - REGLES GENERALES I. Documents reçus/émis Enregistrement : le document reçu peut être d ordre général, relatif à une prestation ou un texte réglementaire. Le document arrivt au courrier est enregistré ds le registre «courrier arrivé», la date de réception et le N d enregistrement sont apposés su r les documents. Les courriels arrivés sur les boîtes électroniques des sites sont trsférés par fonction concernée. Celle-ci a la responsabilité d imprimer le document et/ou l enregistrement et de le conserver ds le dossier ad-hoc. Les documents ou enregistrements sortt par courriels sont imprimés par l expéditeur et également classés ds le dossier ad-hoc. Les règles de classement et d archivage s appliquent. Le document sortt est enregistré ds le registre «courrier départ». La date d envoi et le N d enregistrement sont apposés sur le document. Diffusion : Le document est diffusé aux acteurs concernés par corbeilles nominatives / fax/ mail. Classement : le classement se fait, suivt la nature du document, ds le dossier correspondt. (se référer à la liste des documents d origine externe) D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc lc

4 II. Documents émis à l interne 1. DOCUMENTS QUALITE Muel qualité, processus, procédures, modalités de fonctionnement, formulaires Création : la décision de la création, de la modification ou de la suppression d'un document est prise par le Président et le Responsable Qualité. Elle éme de l'identification d'un besoin exprimé par tout membre du personnel ou répond à l'exigence de la norme. (For 4. Demde d action sur un document) La création des documents, leur mise à jour ainsi que leurs modifications éventuelles sont menées par le Responsable Qualité et/ou le pilote du processus (groupe de travail si nécessaire). Codification : L'assistte qualité identifie le document conformément à la Mod 30 «codification des documents» Vérification : le Responsable Qualité vérifie le document qualité au regard de sa conformité à la norme ISO 9001 v et aux exigences du SMQ, de sa pertinence, de sa clarté et de sa cohérence à l'ensemble des documents qualité. Validation : Le Responsable Qualité présente la demde en réunion de service ou en Comité de Pilotage pour validation par le Président qui s'assure de sa cohérence avec l'ensemble du système. Diffusion : Les documents sont insérés par l Assistte Qualité, sous la responsabilité du R.Q., sur l intret du Greta, ce qui permet à chaque membre du personnel d avoir la version en vigueur en permence. Les correspondts qualité sont alertés par mail par l Assistte qualité des nouveaux documents insérés et informent les fonctions concernées sur chaque site. Mise à disposition : les documents sont mis à disposition sur l intret. Les originaux (papier et informatique) sont centralisés au secrétariat qualité. Accessibilité : les documents et enregistrements doivent être accessibles à tous les acteurs concernés pendt la durée déterminée du classement et de l archivage. Evolution : Le pilote d un processus ou le Responsable Qualité, suivent l application des documents, en évaluent régulièrement l efficacité et proposent des évolutions (ou prennent en compte celles proposées par d autres acteurs). Suite à des audits ou après constat de la nécessité de modifier le document, une nouvelle version peut être établie (reprise des étapes, de création à validation). (For 4. Demde d action sur un document) Lors de la revue de direction nuelle, le système documentaire est revu et validé. Confidentialité : en ce qui concerne la gestion des ressources humaines, le dossier de chaque personne n est accessible qu à la direction et aux personnes responsables de la gestion du personnel. Classement : le document, selon sa nature, est assuré par la fonction concernée, RQ, assistte ou autre acteur. Archivage : L archivage se fait sous forme de document papier. Selon la nature du document, la durée de l archivage dépend de la législation en vigueur, des exigences contractuelles imposées par le client, du besoin de conserver la mémoire du savoir-faire et/ou historique en vue d une exploitation ultérieure. Le tableau «Classement et archivage des documents externes» est nexé à la présente procédure Le tableau «Classement et archivage des documents et enregistrements» est nexé à la présente procédure. Protection des données : Les documents papier sont archivés ds des boîtes, aux archives du GRETA, ds les locaux de l agence comptable, château Léon, Lycée G. Monod à Enghien les Bains pour les centres de formation Philéas Fogg, l Atelier de Pédagogie Personnalisée et Enghien, ds le local d archives du centre de pour le centre de et le bureau de Villiers le Bel. L archivage permet de les retrouver facilement. Leur née de destruction figure sur la boîte d archives. Une Modalité de fonctionnement précise comment est assurée la sauvegarde des données informatiques (MOD 31) D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc lc

5 Destruction : Orgisation générale : 1 Contrat signé avec la Société DESTRUDATA pour la destruction et recyclage par broyage par unité mobile avec certificat de destruction à l appui des documents papier de l Agence Comptable. 2 Production d un certificat de destruction et de recyclage avec mentions du lieu de destruction, d un témoin de la destruction et de l agent chargé de cette opération. 3 Procédure applicable à tous les sites du GRETA Val-de-Frce. Les dossiers du personnel ne sont pas détruits mais conservés aux archives. 2. DOCUMENTS LIES AUX PRESTATIONS DE FORMATION Création, identification : pour toute nouvelle prestation donnt lieu à une contractualisation, l identification est effectuée par le titre de l action, le nom du client et un numéro d ordre. Constitution et traçabilité : des listes de documents indispensables pour satisfaire aux exigences du système client sont établies par type de dossier, en tt que de besoin. Pour les actions intra-entreprises, les moyens mis à disposition (locaux, intervents, documentation, matériel ) ainsi que les engagements de confidentialité sont, selon la demde du client, formalisés ds la convention et/ou vérifiés et confirmés oralement. D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc lc

6 ANNEXE 1 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES ENREGISTREMENTS PAR PROCESSUS Classement : Suivt la nature du document le classement se fait ds le dossier action ou client, au secrétariat ou ds le bureau du responsable directement concerné. Archivage : les enregistrements sont archivés conformément aux indications portées ds la procédure. P1Bis ECOUTE CLIENTS ORIENTATIONS STRATEGIQUES Intitulé Classement Archivage Responsable Lieu Durée Responsable Lieu Durée For 15 Tableau de synthèse Pilote du processus Bureau Pilote 3 s Pilote du processus Lycée G. Monod 5 s CR de réunions de service Bureau Qualité 2 s 2 s Convention constitutive et règlement D une convention à Président Agence comptable intérieur du GRETA (6 s) Président Lycée G. Monod illimitée Pl de développement du GRETA et suivi Président Bureau Président Durée du pl Président Lycée G. Monod 5 s CR réunions de CIE Président Agence comptable 2 s Président Lycée G. Monod 10 s Extraits délibérations du CA Ordonnateur Bureau ordonnateur 2 s Ordonnateur Bureau ordonnateur 20 s CR de réunions de la Commission CAAF Agence comptable 2 s CAAF Lycée G. Monod 5 s fincière CR commission des Personnels CAAF Agence comptable 2 s CAAF Lycée G. Monod illimitée CR de réunion de Bureau CAAF Agence comptable 2 s CAAF Lycée G. Monod illimitée P3 : PILOTER LE SMQ Muel qualité Bureau Responsable Qualité 3 s Qualité/intret Revue de Direction Bureau 3s Responsable Qualité Responsable Qualité 3 s Qualité/intret Processus // // // // Procédures // // // // For 6 Plification et suivi des audits // // // // internes et externes CR d audits // Bureau Qualité 3 s // // Modalités de fonctionnement // Bureau // // Qualité/intret D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc LC /11/

7 Formulaires // // // // Plification démarche qualité // // // // For 3 Fiches progrés et For 55 tableau // // // // de suivi AC,AP, NC, AA CR Comité pilotage qualité Responsable Qualité Bureau Qualité 3 s Assistte Qualité 3 s Documents de gestion du SMQ Responsable Qualité Responsable Qualité Bureau Qualité 3 s P4 : COMMUNICATION INTERNE Intitulé Classement Archivage Responsable Lieu Durée Responsable Lieu Durée Pl de communication interne et suivi 3 s 2 s Tableau de suivi «participation aux 3 s 2 s réunions» For 48 Livret d accueil des personnels 2 s P5 : COMMUNICATION EXTERNE Intitulé Classement Archivage Responsable Lieu Durée Responsable Lieu Durée Pl de communication externe et suivi 2 s Pilote de processus For 09 Origine des appels 2 s Pilote de processus For 10 Origine des cdidats inscrits 2 s Pilote de processus Fiches produits Pilote de processus 1 Pilote de processus /internet académique 2 s P6 BIS TRAITEMENT DE LA DEMANDE DES CLIENTS/CONCEPTION For 7 Revue des exigences clients CFC Durée de l action CFC 5 s For 17, 18 Dossier de CFC 3 s CFC 2 s conception/adaptation Tableau Evaluation satisfaction clients Bureau qualité 2 s 3 s finceurs Réponse aux A.O, projets, CFC 2 s CFC 10 s conventions Courriers clients entrts et sortts CFC 2 s CFC 10 s D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc LC /11/

8 P8 PREPARATION/REALISATION DE LA PRESTATION DE FORMATION Intitulé Classement Archivage Responsable Lieu Durée Responsable Lieu Durée Dossier de l action Durée de l action + 1 CFC CFC Selon sites 10 s Dossiers stagiaires Bureau Durée de l action + 1 Coordonnateur coordonnateur Coordonnateur Selon sites 10 s Registre courrier arrivée- départ Chaque centre Assistte perment 1 Assistte Selon sites 2 s For 12 Revue de l action ou Durée de l action + 1 CFC Centre de formation CFC Selon sites 5 s Liste des formateurs ou Durée de l action + 1 CFC Centres de formation Assistte 5 s Lettres de vacation Ordonnateur Agence comptable 1 Assistte Lycée G. Monod 5 s For 75 Tableau de suivi des enquêtes Responsable Qualité Bureau Qualité 2 s Responsable Qualité 3 s de satisfaction stagiaires Tableau de suivi résultats examens et 2 s 3 s placement emploi P9 ACHATS Pl d investissement Dossier fournisseurs For 13 Evaluation des fournisseurs For 43 Synthèse des évaluations de fournisseurs Bons de commde Ordonnateur Agent comptable /Ordonnateur Agence comptable 1 Ordonnateur Agence comptable 3 s Agence comptable perment Lycée G. Monod 3 s Etab. réalisateur Agence Agence comptable comptable perment Etab. réalisateur 3 s Agence Comptable 3 s Agence Comptable 2 s Agence comptable 1 Agent comptable Agence Comptable 5 s P10 GESTION DES COMPETENCES Dossier du personnel perment ou Actualisation Ordonnateur Agence comptable Ordonnateur Lycée G. Monod illimitée vacataire permente Pl de formation et son suivi Bureau pilote 2 s Lycée G. Monod 3 s For 26 Enregistrement Formation Actualisation initiale et professionnelle, savoir-faire, Ordonnateur Agence comptable Ordonnateur Lycée G. Monod Illimitée permente expérience For 57, 58, 59 Lettres de missions Ordonnateur Agence comptable 2 s Ordonnateur Lycée G. Monod illimitée D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc LC /11/

9 P11 GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE Dossier fincier de l action Agent comptable Agence comptable Durée de l action + 1 Agent comptable Lycée G. Monod 10 s Registre courrier arrivée- départ Chaque centre Assistte perment 1 Assistte Lycée G. Monod 2 s For 40 Fiche action Durée de l action + 1 CAAF Agence comptable Assistte Lycée G. Monod 10 s Lettres de vacation Ordonnateur Agence comptable 1 Assistte Lycée G. Monod 5 s For 11 Contrat de formation Durée de l action + 1 Ordonnateur Agence comptable Assistte Lycée G. Monod 10 s For 76 Convention de formation Durée de l action + 1 Ordonnateur Agence comptable Assistte Lycée G. Monod 10 s Journal de la paie du personnel Agent comptable Service paye Exercice budgétaire Assistte Agence comptable illimitée P12 GESTION DES INFRASTRUCTURES ET EQUIPEMENTS Inventaire des équipements Suivi de maintence informatique Avis de la commission hygiène et sécurité et registre de sécurité Chef d étab. réalisateur Agence comptable Agence comptable réalisateur Jusqu à sortie d inventaire Jusqu à sortie d inventaire Mise à jour permente Agent comptable Lycée G. Monod Illimitée Lycée G. Monod Illimitée Chef d étab. réalisateur réalisateur Illimitée D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc LC /11/

10 ANNEXE 2 : CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS D ORIGINE EXTERNE Les documents ressources achetés ou fournis par le Ministère, l Académie, les partenaires, les clients, les relais d information, sont classés et archivés selon les dispositions suivtes : TEXTES REGLEMENTAIRES Types de documents Classement Archivage Responsable Lieu Durée Responsable Lieu Durée RLR Président Bureau Président Président CDI Illimitée Référentiels diplômes Chef d Et. Réalisateur CDI Jusqu à la suppression ou rénovation du diplôme Responsable du CDI CDI 5 s après la suppression du diplôme Bulletins officiels Disponible sur Internet Internet disponible sur internet pendt 5 s Instructions comptables Code des marchés publics Agent comptable Agence comptable Date de mise à jour Agent comptable Agence comptable 10 s Code du travail CESUP Disponible sur internet Date de mise à jour Internet Fiches Centre Inffo Responsable Qualité Bureau Qualité Date de mise à jour Assistte 2 s Règles des programmes européens Agent comptable Agence comptable Date de mise à jour Agent comptable Lycée G. Monod 5 s TEXTES NORMATIFS DOCUMENTS QUALITE Norme ISO, AFNOR, EN Responsable Qualité Bureau Qualité Date de mise à jour Assistte qualité 3 s Documentation qualité DAFCO et autres sources Responsable Qualité Bureau Qualité Date de mise à jour Assistte qualité 3 s D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc LC /11/

11 DOCUMENTS RH Documentation GRH CESUP Agence comptable Date de mise à jour CAAF Lycée G. Monod Illimitée Formulaires URSSAFF/CPAM/MGEN Agent comptable Agence comptable Jusqu à renouvellement Assistte paye Lycée G. Monod Destruction version Documentation du Logiciel STAGE Agent comptable Agence comptable Date de mise à jour Assistte paye Lycée G. Monod 3 s DOCUMENTS DE VEILLE Documents sur l environnement externe et interne Revues CFC 2 s CFC Destruction version Responsable du CDI, Animateurs CDR réalisateur/ Centres perments 1 Responsable du CDI, Animateurs CDR réalisateur/ Centres perments Destruction version Ouvrages Responsable du CDI, Animateurs CDR réalisateur/ Centres perments Illimitée Responsable du CDI, Animateurs CDR réalisateur/ Centres perments Destruction version DOCUMENTS PARTENAIRES - CLIENTS Appels d offre et cahiers des charges commde publique CFC Durée du marché Assistte 5 s Appels d offre et cahiers des charges commde privés CFC Durée du marché Assistte 5 s Formulaires administratifs et finciers Région, D.RT.E.F.P, Europe, OPCA CFC Date de mise à jour Assistte Destruction version Imprimés gestion des stagiaires Région, Pôle Emploi, SS, CMI Assistte/ Coordo. Bureau Assistte/coordo Jusqu à renouvellement Assistte Bureau Assistte/coordo Destruction version D:\Documents d Settings\lizzie\Mes documents\lizzie\iso 9001 VERSION 2008\PROCEDURES\PRO 3\PRO 3 VERSION H.doc LC /11/