Attaché(e) de gestion dans une structure de direction CQPM 0089

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1 Attaché(e) de gestion dans une structure de direction CQPM 0089 Public concerné Attachée de gestion, Assistant(e) polyvalent(e), Assistant(e) de direction, Chargé(e) d accueil, Secrétaire commercial(e) débutant dans le poste ou personne souhaitant se qualifier et/ou perfectionner sa pratique Durée : jusqu à 42 jours Coût : nous consulter Objectifs du stage Organiser et coordonner sur un plan administratif les activités de son responsable et celles du service Concevoir et mettre en place toutes procédures et outils de gestion administrative inhérents aux domaines liés à l activité du service Collecter, organiser et répartir l information liée à l activité du service et de son responsable Gérer sur un plan opérationnel les actions qui relèvent de son périmètre et suivre les dossiers correspondants Assurer l interface avec les interlocuteurs internes et externes du service et son responsable Méthode et moyens Apports théoriques, Exercices pratiques, jeux de rôle téléphoniques, ou face à face, étude de cas Partage d expériences grâce au mixage des publics EVALUATION PRE FORMATIVE 1 JOUR Positionnement sur le référentiel, tests bureautiques, évaluation en anglais, et évaluation de la motivation à suivre le parcours. MODULE 1 : L ENTREPRISE ET SON ENVIRONNEMENT Porter un intérêt au travail confié L entreprise et son fonctionnement Réalisation d un travail confié, en personne autonome et responsable L entreprise et son environnement organisationnel Réaliser le travail confié Etre autonome et responsable MODULE 2 : COMMUNICATION 1 JOUR 12 JOURS Communication et travail d équipe - (2 jours) Comprendre la communication Les principes de la communication efficace La pratique de l écoute Les différents types de communication Le langage non verbal Les différents types de communication

2 Optimiser l accueil physique et téléphonique de l entreprise - (2 jours) La communication et la relation en face à face Les relations téléphoniques Les situations particulières Communication écrite Prise de note, compte-rendu - (2 jours) La prise de note en réunion Le tri et l analyse des informations recueillies Construire une synthèse Choix d un plan pour le compte rendu ou le rapport La rédaction du compte rendu ou la note de synthèse Courrier et image de l entreprise - (2 jours) Identifier ses forces et ses difficultés Rendre ses écrits percutants et faciles à lire S adapter à son interlocuteur Rédiger les s et des messages Intranet Améliorer sa pratique du français écrit - (2 jours) MODULE 3 : OUTILS ET METHODES D ORGANISATION 6 JOURS Gestion du temps et des priorités - (2 jours) La réflexion sur le temps L analyse critique de son temps Chasser les voleurs de temps Définir ses objectifs Planifier par écrit Plan de journée Détermination des priorités Savoir déléguer Outils et méthodes d organisation - (2 x 2 jours) La coordination des activités de service Documents disponibles pour le service, mis à jour régulièrement et transmis, conservés et archivés Le suivi des activités du service Organiser le classement Poser un diagnostic : les différents chapitres Concevoir un plan de classement : alphabétique, numérique, chronologique Choisir un plan de classement : valider auprès de tous les utilisateurs du service Archiver : définir une régularité d archivage Gérer le temps et les activités du service Planifier les activités, analyser et visualiser les tâches, Elaborer un planning Travailler en équipe

3 MODULE 4 : METHODES DE RESOLUTION DE PROBLEME 2 JOURS Méthode et outils Préambule à la démarche présentation des outils associés MODULE 5 : LES OUTILS BUREAUTIQUES 10.5 JOURS Le traitement de texte Word 2007 perfectionnement - (2 jours) Rappel des fonctions de base Mise en forme de texte Mise en page et impression du document Les tableaux Structuration de long document Le tableur Excel 2007 perfectionnement - (2 jours) Rappels des bases La mise en forme conditionnelle avancée Calculs et fonctions Complément sur les graphiques Base de données Les tableaux croisés dynamiques L impression Protéger les éléments d une feuille ou d un classeur Les macros enregistrées La base de données Access (4 jours) Mais avant tout quels sont vos objectifs? Définitions / Termes utilisés Les Composants d Access Ouvrir / Fermer Access Comment démarrer ma base? Relations entre les tables Les Etats Les Requêtes Formulaire de saisie Les tables Des outils pour s organiser - (0.5 jour) Le calendrier et la gestion des taches sur Outlook Des outils sur Internet

4 Word : améliorer ses présentations écrites (1 jour) Rappel des fonctions de base Mise en forme de texte Documents longs Mise en page complexe et structuration Powerpoint : améliorer ses présentations orales - (1 jour) Se familiariser avec l'environnement Microsoft Powerpoint Gérer les présentations Concevoir des diapositives Enrichir les diapositives avec des objets supplémentaires Organiser les diapositives Gérer son plan : utiliser le mode Plan Mettre en forme les diapositives Animer le diaporama pour le dynamiser Projeter un diaporama Créer des documents associés au diaporama MODULE 6 : LANGUES Anglais - (2 jours) MODULE 7 : PROJET TUTORE 2 JOURS 2 JOURS MODULES OPTIONNELS SERVICE RH Les bases de la paie - (2 jours) Eléments du bulletin de paie Les différents modes de rémunération Décompter le temps de travail et le rémunérer Gérer les absences en paie Calculer les cotisations sociales obligatoires 7 JOURS

5 Gestion De La Formation - (2 jours) Finalités de la gestion administrative et financière de la formation Impact des réformes sur la gestion administrative et financière de la formation La participation financière de l entreprise L organisation du service formation La gestion financière du plan formation Les règles liées à la gestion administrative Le bilan formation La qualité et la formation Le contrôle de la contribution La déclaration obligatoire Elaboration et mise en œuvre du plan Découverte du logiciel SAGE PAIE - (3 jours) L organisation de la paie La construction du plan de paie Le traitement Les virements de paie Les états Enregistrement de la paie SERVICE COMPTABILITE 3 JOURS Comptabilité : Les Bases (2 jours) Présentation des documents de synthèse Présentation du Plan Comptable Général Traitement des opérations achats, ventes, financières Journaux, balance, grand livre Autres produits et charges Immobilisations Analyse des difficultés rencontrées en entreprise, suite à l application des éléments de la 1ère partie Amortissements Provisions Régularisations des comptes Ecritures d inventaire Documents de synthèse Sage Compta (1 jour) Mise En Place Structure De La Comptabilité Générale Les Traitements Les Impressions La Maintenance Exporter

6 SERVICE COMMERCIAL 3 JOURS Optimiser l activité d un service commercial- (2 jours) Les missions de l Assistant(e) Commercial(e) La communication interne au service des clients Les outils de pilotage de l activité commerciale Participer à la fidélisation client (1 jour) Identifier le positionnement de son entreprise Identifier les attentes et les besoins de ses interlocuteurs (internes et externes) Suivre l actualité du marché Recherches de prospects Benchmark, analyse des concurrents Collecte des informations utiles Organiser et mettre à jour les fichiers : prospects et clients LANGUES A DETERMINER E-learning : un parcours de formation avec une mise à disposition d une plateforme sur un an Business langue : déjeuners en anglais sur des thèmes d actualité Séances individuelles CERTIFICATION 1 JOUR Conformément à la législation sur la Formation Professionnelle Continue, lors de la clôture de la formation, un questionnaire d évaluation est remis aux participants ainsi qu un Certificat de Stage mentionnant les résultats de l évaluation.