Qualiac Ventes MULTI-ETABLISSEMENTS MULTICANAUX DE VENTES LIAISON INTER-APPLICATIONS MULTI-LANGUES / MULTI-LEGISLATIONS MULTI-DEVISES

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1 Qualiac Ventes Naturellement multi-canal, la gestion commerciale de Qualiac Ventes est la meilleure solution pour une mise en œuvre rapide, maitrisée et évolutive de votre activité. La souplesse de la personnalisation des processus garantit une prise en compte parfaite de votre organisation. Qualiac Ventes est totalement intégré à Qualiac ERP. Il rationalise la prévision de la demande et la planification de la production et de la logistique associées, ainsi qu un contrôle en temps réel de la rentabilité de l activité. Sa richesse fonctionnelle permet la définition d une véritable stratégie de prix grâce à la définition de nombreuses typologies structurées de clients, d articles et de tarifs. Doté en standard de nombreux indicateurs personnalisables, Qualiac Ventes garantit un pilotage précis de votre activité commerciale. L adoption rapide de Qualiac Ventes par les équipes commerciales est assurée par sa richesse MULTI-LANGUES fonctionnelle, / MULTI-LEGISLATIONS sa puissance de paramétrage MULTI-LANGUES et son / MULTI-LEGISLATIONS haut degré de personnalisation. Pilotez vos différentes activités. Bénéficiez d une grande agilité d entreprise grâce à la souplesse et l évolutivité de son produit et de son paramétrage. Gagnez en efficacité et en réactivité. Évoluez au rythme de votre entreprise. Pilotez et maîtrisez tous vos processus de ventes. Bénéficiez en temps réel d une information fiable et facilement manipulable. Améliorez l efficacité et la productivité de votre force commerciale. Améliorez votre qualité de service. LIAISON INTER-APPLICATIONS Liaison directe avec les autres modules de la gamme Qualiac. MULTI-ETABLISSEMENTS Gestion de sociétés, établissements ou sites. Saisie multi-entités. Editions et consultations par entité à des fins d extraction (vue capitalistique, géographique, par métier, ). Centralisation de la création et de la maintenance du paramétrage. Analyse automatisée des intra-groupes. MULTICANAUX DE VENTES Grâce à son concept original de classe de commande, Qualiac Ventes s adapte à vos différents canaux. MULTI-LANGUES / MULTI-LEGISLATIONS Couverture internationale : Angleterre, Espagne, Suisse, Pologne, Belgique, Portugal, Italie, Canada Prise en compte des spécificités locales de ces pays. MULTI-DEVISES Gestion des taux de change à la commande et à la facturation, des taux d'achat, de vente et des taux à terme... Multi affichage en devise de commande, comptable et de reporting. Prise en compte automatique et génération des écarts d'arrondis. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

2 CLIENTS La fiche client permet de suivre un dossier dans sa globalité (chiffre d affaires, encours, solde comptable, limite de crédit). Pilotage des commandes pour le stock ATP (allocation, complétude, fraîcheur des lots). FACTURATION Prise en compte des facturations périodiques. Conditions de règlement multiples (chèque, prélèvement, traite...). Possibilité d'éditer la facture en x exemplaires Factures multi taxes, en devise client, multiéchéances. ARTICLES IDENTIFICATION Code client sur 14 caractères totalement structurable en longueur et en nature (numérique. séquentiel, alphanumérique). Distinction client/tiers/adresses. Notion de tiers unique indépendante du numéro de client. Adresses multiples par nature (commande, livraison, facturation, règlement) avec historique. Connexion directe au site WEB client, des interlocuteurs. Gestion détaillée des interlocuteurs (fonction, adresse...). TVA automatique (normale, intracommunautaire, exonérée...). Proposition du compte collectif selon le type de collectif. Coordonnées bancaires en nombre illimité par client, compatible SEPA. SUIVI Enregistrement des données commerciales (secteur, commercial, fréquence de visite). Edition du chiffre d affaires par périodes paramétrables, visualisation de cumul CA et point. Gestion de l'encours par cotation, rating et limite de crédit par période. Attribution des données tarifaires (classes, remises globales, escomptes, frais annexes). LOGISTIQUE Indication du dépôt de livraison et des horaires de livraison. Possibilité d'accepter ou non les livraisons partielles. Souhait du client de recevoir un bon de livraison. Livraison intermédiaire en stock client. Préférence de transport par défaut : transporteur habituel, mode de transport, incoterms, délai d'acheminement. IDENTIFICATION Code article sur 14 caractères. Imputations comptables et analytiques : possibilité de proposer tout ou seulement une partie depuis l article. Unité de commande, livraison, facturation, commerciale, logistique. Distinction possible de la codification article pour la gestion commerciale et la gestion des stocks. Gestion code EAN ou ITF pour les codes barres (partenariat avec lnterscan). Poids et volume gérés en net et en brut. Prix de vente standard. Gestion des commettants. KIT / SUPPORT Kits à multiples niveaux de composants et composés. Génération automatique des composants en prise de commande. Valorisation du composant ou du composé ou suivant répartition du prix provenant des tarifs (ou saisi) du composé sur chaque composant à partir d un pourcentage de répartition. Suivi des consignes présentes chez le client. Edition du kit avec cumul des prix des composants. DESCRIPTIF DETAILLE Description de l article par saisie de textes sans limite. Structuration et contrôle d'attributs supplémentaires et personnalisables. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

3 COMPTABILISATION CONDITIONS COMMERCIALES Indication du compte comptable général, de l analytique, du poste budgétaire (gestion d exception possible). Proposition de TVA (différenciable pour les articles soumis à la DES). Gestion par catégorie de regroupement. SUIVI ET RESTITUTIONS Nombreuses possibilités d'analyse des ventes en chiffre d affaires, quantité par périodes paramétrables avec critères de ruptures multiples. PERSONNALISATION ARTICLE/CLIENT Définition du libellé article par client. Prise de commande à la référence article présente chez le client (4 références possibles). Proposition de la quantité habituelle. LA STRATEGIE DE PRIX Possibilité d'accorder des remises datées en cadeaux, quantité, montant et pourcentage pour un ensemble de client et d articles et ceci avec gestion des priorités. Prise en compte des remises de fin de période avec génération des avoirs, provisions sur ristournes. Gestion des remises en cascades. Gestion des paliers (par intervalles de valeurs et/ou par unités consommateurs). Distinction assiette/droit. Possibilité d'appliquer les remises sur bases commandées, expédiées, et facturées. Application possible de points pour récompenser la fidélité client échangeables contre des cadeaux en valeur point ou bien contre des avoirs. Génération possible de conditions pied de facture (port, remise ). Définition de règles de calcul afin de choisir un circuit de remises (prix les plus favorables) et/ou de prioriser l application d une remise plutôt qu une autre. Gestion des incompatibilités entre remises. TARIFS FORCES DE VENTES Gestion des tarifs en HT ou TTC, avec calcul inverse de TVA. "n" tarifs possibles en devise. Tarifs croisés par famille clients. Historique des tarifs sans limitation pour une traçabilité des évolutions tarifaires. Consultation et édition des tarifs tout croisement (à partir des familles clients, famille articles). Génération automatique de tarif avec coefficient d'augmentation ou formules sur la base d indices avec règles d'arrondis pour faciliter la maintenance de la grille tarifaire. Accueil de tarif externe défini sur tableur par couper/coller. Structuration hiérarchique des commerciaux par secteurs et équipes de vente. Analyses personnalisables sur objectifs commerciaux. Affectation automatique à la commande de la force de vente concernée, y compris la hiérarchie directement impactée par les produits. Gestion de règles puissantes pour l affectation du taux de rémunération. Calcul du montant de la rémunération. Mesure de la performance commerciale (analyse des ventes en temps réel, suivi des objectifs commerciaux). 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

4 COMMANDES DE VENTES Identification et historisation de l évolution des gestionnaires commerciaux, des interlocuteurs techniques et financiers. Utilisation de la bibliothèque de textes. Transformation de devis en commande sans ressaisie. Saisie de commandes au comptant. Blocage possible sur contrôle de la limite de crédit, du rating, de la cotation. Forçage des urgences de livraison en fonction des contraintes du client. Traçabilité des flux : chaque étape du processus est horodatée et l utilisateur est automatiquement identifié ; chaque anomalie du flux peut être historisée. Adaptation à vos processus grâce aux classes de commande : - Définition des étapes par lesquelles passe l ensemble des commandes (encours, expédiée, facturée ), - Règles de gestions et mode de fonctionnement différents d une typologie à l autre. Suivi du processus de la commande avec les étapes de commande. Visualisation graphique de l avancement Vision du prix net dès la saisie de la ligne de commande. Verrouillage à la ligne des remises automatiques. Visualisation des commandes en cours pour éviter la création de doublon. Proposition d articles de remplacement en cas de rupture de stock (substitution). Upselling : proposition automatique de ventes additionnelles en rapport avec l article choisi. Gestion des articles soumis à consigne et trace des consignes présentes chez le client. Gestion des sous-totaux à la demande dans les lignes de commande, avec reprise possible sur l édition de la facture. COMMANDES MODELES Optimisation des saisies et des modifications en masse. Réservation à date des stocks. Analyse des commandes par période, en quantité et en chiffre d affaires. Possibilité de saisir les lots et emplacements de prélèvement dès la prise de commande. Gestion des remises, frais pied de commande. Contrôle saisie du minimum/maximum sur les prix et quantités. Outils de duplication de commande et de lignes pour accélérer la prise de commande. AVENANTS Suivi des avenants avec numérotation liée à la commande d'origine. Edition des commandes avec ou sans les avenants. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

5 RETOURS Définition simple des différents types de retour : retour logistique, invendu, garantie (via une gestion dédiée), litige prix Saisie possible avec ou sans historique de commande, avec le prix initial ou forcé, sur un emplacement par défaut ou saisi OFFICE Rattachements des clients et des articles aux catégories d attribution «d office». Gestion et génération des attributions d office (pour les nouveautés, les promos, les pubs, ) : une commande créée par client pour tous les articles sélectionnés et enregistrés dans l office auxquels le client est lui-même inscrits (via la catégorie). Simulation ou lancement en réel d un office. Duplication d un office existant ABONNEMENT SIGNATURE Définition souple des circuits de validation et de signature. Délégation possible, par période. Signature hiérarchique possible. Historisation et horodatage des signatures par utilisateur. SUIVI DES CONTRATS SUIVI DES CONTRATS Gestion des contrats, contrats de référencement, marchés Gestion des tarifs particuliers et des conditions commerciales particulières. Suivi des prévisions, de l encours, et du réalisé en quantité et en montant. Accords commerciaux par famille de clients et d articles. Possibilité de bloquer si dépassement en quantité, en montant, par période de validité. Abonnement par période. Date de préavis et de relance avant fin d'abonnement, gestion de la tacite reconduction. Suivi et analyse des causes et motifs de rupture. Facturation à terme échu et à échoir. Possibilité de suivre de façon distincte les expéditions et la facturation. Plusieurs méthodes d expédition : par période ou par compteur. Plusieurs méthodes de facturation : par période ou selon un planning prédéfini. Gestion du dédoublonnage sur article commun entre abonnements. Gestion des numéros de revue (secteur de la presse). Définition des périodicités : hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, annuelle,... Calcul automatique du montant du terme sur base annuelle. Consultation immédiate de toutes les expéditions et facturations induites par un abonnement. Possibilité de regrouper en facturation/expédition. Outils de recopie, de modification en masse. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

6 LOGISTIQUE COLISAGE Facilitation de l enregistrement du colisage. Descriptif des colis en dimension et en poids. Alimentation automatique du prélèvement via pupitrage. REPORTING & ANALYSES STATISTIQUES EXPEDITION Affectation manuelle ou automatique des quantités. Gestion des priorités de livraison. Saisie facilitée et intuitive de la préparation. Contrôle des allocations et imputations immédiates des réservations sur la commande. Automate d'affectation des quantités selon priorités et stock disponible. Gestion du stock ATP (Available To Promise) : pour un carnet de commandes, priorisation et optimisation de la livraison selon une combinaison de critères prédéfinis de tri (date de livraison souhaitée, priorité client, ) ainsi que par la prise en compte d un taux de complétude exprimé en % de chiffre d affaires, de quantités livrées ou de nombre de lignes. Possibilité de retraiter le carnet de commande après libération. Possibilité de substitution automatique (dans le cadre de l ATP si rupture de stock ou hors ATP), de contrôle de manquants (ATP). Contrôle sur les lots : péremption, DLV (date limite de vente), fraîcheur. Gestion automatique ou manuelle des reliquats. Suivi et extraction des commandes non soldées. Gestion des poids et volume (net, brut, réel, théorique). Contrôle permanent et en temps réel de la tenue des objectifs. Comparatifs multiples : prévu et réalisé avec formules à disposition pour calcul taux de progression, marge. Analyse par secteur, équipe de vente, commerciaux. Analyse du livré non facturé. Etats statistiques avec croisements multiples et plus d une centaine de critères de totalisation. Objectif par commercial, par famille d article, par famille de client, par période, par secteur... Multiples analyses des ventes par article en chiffre d affaires, en quantité par périodes paramétrables. Intégration possible de statistiques externes. Liaison dynamique avec Excel : utilisation immédiate des données sans retraitement. EDITIONS Confirmation de commande, pro-forma, facture (avec envoi possible en automatique dans la GED Qualiac ), édition des besoins en stock d une commande, bordereau de préparation, bordereau de livraison, bordereau de transport, étiquettes, conditions commerciales. TRANSPORT Gestion des transporteurs, des navettes, des modes de transport, des incoterms, du nombre et de la nature des colis, des bordereaux de transport et de l étiquetage. Calcul des tarifs de transport selon poids, volume, nombre de colis, forfait selon département, lieu de livraison, code postal et proposition tarifs transporteurs concurrents sur mêmes critères. Génération de demande d achat de préfacturation transport. Analyse du chiffre d affaires par mode de transport, par transporteur, par client, par prestation. Intégration outils décisionnels : connecteurs standards Qualiac vers COGNOS et Business Objects facilitant l analyse multidimensionnelle de vos ventes. Push d information en temps réel ( s, smartphones, portail) : facilite le suivi, permet de connaître les retards de livraison, les commandes importantes 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7

7 LIASSE EXPORT INTERNATIONAL Edition de documents d export : ordre d aliment, bordereau d instructions bancaires, bordereau d instructions transitaires, déclaration marchandises dangereuses, certificat de circulation des marchandises (EUR1), avis d expédition, certificat d assurance. Prise en compte des codes ONU. - Possibilité de gérer à l'emplacement. - Génération des sorties automatique. - Proposition des caisses, numéros de lots, palettes. - Dépôt et date de réservation à la ligne de commande. - Blocage possible sur rupture à l'étape du processus choisie. - Réincorporation des retours avec production d'avoir. INTRA-COMMUNAUTAIRE Déclaration d échange de biens. Déclaration d échange de services. Poids et volume modifiables en prise de commande. Déclaration de la TVA selon client. LIEN COMPTABLE ET STOCK Génération automatique d écritures : - Imputation automatique par compte général, analytique et proposition de TVA. - Regroupement des informations comptables facilitant la maintenance des imputations. - Ecritures d engagements, de factures à établir, d'acomptes, d intercos. - Extourne automatique des engagements, des factures à établir en annulation de commande et lors de la comptabilisation définitive de la facture. - Automatisme d'exception sur comptes. - Alimentation des unités d'œuvre. - Génération automatique des écarts de conversion. - Lissage comptable. - Lettrage avoir et facture. Gestion des avances et acomptes : - Planning des demandes d'acomptes. - Emission et suivi des factures d'acomptes. - Reprises des acomptes sur facture. - Acompte en HT ou TTC. Gestion des stocks : - Impact sur les quantités tout au long du workflow ventes : depuis le devis jusqu à la facture, l impact sur les quantités est répercuté, enregistré et tracé - Contrôle qualité intégré : gestion des statuts qualités, trace des lots vendus. 35, rue de Rome Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) /7