Logiciel FedEx Ship Manager MD Guide de l utilisateur

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1 Guide de l utilisateur

2 Bienvenue! Que vous utilisiez le logiciel FedEx Ship Manager MD pour la première fois ou depuis quelques années déjà, vous apprécierez cette toute dernière version, conçue pour accélérer et faciliter encore davantage le traitement de vos envois. Ce Guide de l utilisateur explique en détail les caractéristiques et les avantages du logiciel FedEx Ship Manager, et vous guidera à toutes les étapes depuis les tâches les plus courantes comme l expédition, le suivi et la production de rapports jusqu aux activités plus complexes telles que l intégration de la base de données de vos clients ou l expédition de marchandises dangereuses. Utilisez simplement les liens cliquables dans ce PDF pour accéder facilement à des renseignements détaillés sur la façon d utiliser le logiciel FedEx Ship Manager, et ainsi accomplir rondement vos activités d expédition. Si vous avez besoin d assistance lorsque vous utilisez le logiciel FedEx Ship Manager, reportez-vous au présent Guide, consultez l onglet Aide dans le logiciel, rendez-vous à la section Aide sur fedex.ca ou communi quez avec votre représentant FedEx MD. Merci d avoir choisi le logiciel FedEx Ship Manager. Vous profiterez dorénavant d une expérience supérieure d expédition encore plus rapide, facile et efficace.

3 Avant de commencer Exigences techniques Intel MD Pentium MD 4, 2,4 GHz recommandé (Intel MD Pentium 4, 1,70 GHz au minimum). 1 Go de mémoire vive (RAM) (512 Mo au minimum). 1 Go d espace disque recommandé (500 Mo au minimum). Windows MD XP de Microsoft MD avec Service Pack 2, Windows MD XP de Microsoft MD avec Service Pack 8, Windows MD Server 2003 de Microsoft MD avec Service Pack 1, Windows MD Server 2008 de Microsoft MD, Windows MD 7 de Microsoft MD ou Windows MD Vista MD de Microsoft MD (toutes éditions). Le Logiciel FedEx Ship Manager est compatible avec les systèmes d exploitation à 64 bits. Accès Internet LAN ou DSL recommandé (accès à une ligne commutée au minimum). CD-ROM 4X ou supérieur. Internet Explorer MD 6.0 de Microsoft MD. Adobe MD Reader MD. Port disponible si vous utilisez une imprimante thermique. Imprimante laser ou à jet d encre pour les rapports et les étiquettes. Résolution du moniteur 1024 x 768 pixels recommandée (résolution du moniteur 800 x 600 pixels au minimum). Note : Nous recommandons un grossissement de texte de 100 % pour un affichage optimal. Soutien technique Au Canada et aux États-Unis, composez le Liens d aide Sélectionnez les rubriques d aide dans le menu déroulant Aide ou cliquez sur les noms de champs soulignés (hyperliés). Babillard de service FedEx Sélectionnez Babillard de service dans le menu déroulant Utilitaires pour consulter les messages de FedEx. Site Web de FedEx Cliquez sur fedex.ca en haut des pages du Logiciel FedEx Ship Manager pour accéder au site Web de FedEx et vous tenir au courant des nouveautés. Cliquez ensuite sur n importe quel lien pour explorer les caractéristiques et les nouveaux outils de FedEx.

4 Des fonctions adaptées à vos besoins quotidiens Au quai de chargement Expédier à l intérieur du Canada et des États-Unis Expédier à l international Répondre aux exigences internationales Faire un envoi qui contient plusieurs articles Enregistrer et réutiliser les données d expédition Réimprimer les étiquettes Au bureau Expédier à l intérieur du Canada et des États-Unis Expédier à l international Faire le suivi Vérifier les adresses Transmettre des avis par courriel Gérer les retours Au service comptable Imprimer les rapports Personnaliser les rapports Vérifier la tarification Facturer les clients Imprimer le reçu des envois Cliquez sur l un ou l autre des liens ci-dessus pour en connaître davantage sur ces fonctions.

5 Rubriques Cliquez sur l un ou l autre des liens ci-dessous et dans le Guide pour en apprendre davantage sur chacune des fonctions offertes. l essentiel du logiciel FedEx Ship Manager des outils pour augmenter l efficacité des options pour maximiser le logiciel FedEx Ship Manager Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Personnaliser les profils d expédition Sélectionner des services spéciaux Accéder aux bases de données d expédition Expédier un envoi multipièces Utiliser le fichier Retenue FedEx SmartPost (États-Unis seulement) Personnaliser les rapports Intégrer vos systèmes

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7 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Expédier Tous les envois débutent leur parcours ici même. Vous devez remplir la section Détails sur l envoi pour tous les colis ou documents expédiés à l intérieur du Canada, aux États-Unis et ailleurs dans le monde. Les pages suivantes vous guideront à travers les quatre principales sections de la page Détails sur l envoi : Information sur le destinataire Information sur l expéditeur Détails sur le colis et l envoi Détails Facturation De plus, les caractéristiques suivantes faciliteront le traitement des envois : Carnet d adresses Inscrit automatiquement les renseignements sur le destinataire pour gagner du temps et diminuer la saisie. Expédier à un groupe Accélère le processus d expédition lorsque vous envoyez le même type de colis à de multiples destinataires. Vérificateur d adresses FedEx Vérifie l adresse civique du MD destinataire. Options de services spéciaux Permet d accéder rapidement au menu des services spéciaux disponibles, directement à partir de la page Détails de l envoi. Améliorations à la personnalisation des étiquettes Vous pouvez maintenant facilement ajouter un logo, des images, un message promotionnel sur code-barres et plus encore sur vos étiquettes d expédition. Pour préparer un envoi à retourner, consultez la section Gérer les retours. Pour créer des étiquettes d expédition FedEx Freight MD et un connaissement pour les envois FedEx Freight MD en charge partielle (LTL), reportez-vous à FedEx Freight. Reportez-vous à Touches de fonction à la fin de cette section pour utiliser les raccourcis donnant accès aux différentes fonctions du logiciel FedEx Ship Manager MD. Guide de l utilisateur 2

8 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Diminuez le temps de préparation Le logiciel FedEx Ship Manager peut accomplir une partie du travail pour gagner du temps et diminuer la saisie lorsque vous établissez des préférences d expédition pour les références, le type d envoi, le poids et les dimensions des colis, le type de service et autres. Le logiciel remplit alors automatiquement les zones appropriées selon l expéditeur et le destinataire sélectionnés. Consultez les instructions détaillées sur les préférences du destinataire sous Carnet d adresses ou Profils d expédition. Note : Les préférences du destinataire ont priorité sur les préférences de l expéditeur sélectionnées pour les mêmes zones dans les Profils d expédition. Guide de l utilisateur 3

9 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire Débutez le traitement de votre envoi dans la section Information sur le destinataire de la page Détails sur l envoi. Les zones obligatoires sont en gras, et peuvent varier selon les détails de l envoi. Les zones et options suivantes s affichent dans la section Information sur le destinataire : Exp. à un groupe Retenu ID destinataire Pays Contact Entreprise Adresse 1 Adresse 2 Code postal État province Ville Téléphone Poste ID taxes No d empl. Il s agit d une adresse résidentielle Enr. mod. mon carnet d adresses Guide de l utilisateur 4

10 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Expédier à un groupe Sélectionnez Ex. à un groupe lorsque vous expédiez le même type de colis à plusieurs destinataires. Reportez-vous à Expédier à un groupe pour préparer les envois à un groupe et établir des préférences de groupe. Retenue Sélectionnez Retenu pour enregistrer un envoi dans le fichier Retenue et l envoyer à une date ultérieure. Reportez-vous à Fichier Retenue pour d autres détails. ID destinataire L ID destinataire est un identifiant unique comme un surnom ou un numéro de client attribué au destinataire et enregistré dans votre Carnet d adresses. Lorsque vous sélectionnez une ID destinataire, les renseignements contenus dans votre carnet d adresses sont automatiquement reportés dans les zones du destinataire. Note: Si le bouton Rechercher fichier retenu s affiche au lieu de l ID destinataire, cliquez dessus pour revenir à l ID destinataire. Guide de l utilisateur 5

11 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Utiliser une ID destinataire Sélectionnez un destinataire dans le menu ID destinataire. Une icône de globe terrestre représente les destinataires à l international. Reportez-vous à Personnaliser la liste des ID destinataire. Pour rechercher un destinataire existant, cliquez sur les jumelles. Consultez la section Recherche dans le carnet d adresses. Pour créer un nouveau destinataire, entrez une nouvelle ID de jusqu à 25 caractères dans la zone ID destinataire, ou modifiez un destinataire existant. Reportez-vous à Ajouter un destinataire en cours d expédition. Note : La case Enr./mod. mon carnet d adresses est automatiquement sélectionnée lorsque vous utilisez une ID destinataire. Désélectionnez cette option si vous ne désirez pas enregistrer les renseignements modifiés dans votre carnet d adresses. Pays Sélectionnez le pays de destination. Cette zone est obligatoire pour tous les envois. Contact et entreprise Entrez le contact ou le nom de l entreprise (jusqu à 35 caractères). Au moins une de ces zones est obligatoire pour tous les envois. Guide de l utilisateur 6

12 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Adresse 1 et Adresse Entrez l adresse principale du destinataire dans la zone Adresse 1 (jusqu à 35 caractères). Cette zone est obligatoire pour tous les envois. Note : Une fois que vous avez fourni tous les renseignements sur le destinataire, vous pouvez cliquer sur l icône du vérificateur d adresses (crochet à droite de l adresse 1) pour vérifier l adresse du destinataire. Reportez-vous à Vérificateur d adresses FedEx pour en savoir plus. Entrez d autres renseignements sur l adresse (p. ex., bureau) sur la ligne 2 (jusqu à 35 caractères). Cette zone est facultative. Exigences des pays qui utilisent des codes postaux Le code postal est exigé pour les envois internationaux à destination des pays où les codes postaux sont utilisés. Pour accéder aux codes portaux du pays de destination de votre envoi, suivez les étapes ci-dessous : 1. Sur la page Détails de l envoi, cliquez sur l icône des jumelles à côté de la zone des codes postaux. La liste des codes postaux valides s affiche. 2. Sélectionnez la destination de votre envoi et cliquez sur OK. Le code postal correspondant à la destination choisie s inscrit automatiquement dans la zone Code postal. 3. Entrez le reste des renseignements exigés pour terminer l envoi. Vous pouvez aussi entrer manuellement le code postal, jusqu à 15 caractères. Le pays de destination sélectionné détermine le nom de zone qui s affiche. Un code postal est exigé pour les destinataires canadiens et américains. Vous devez fournir un code postal pour les envois internationaux à destination de pays qui utilisent de tels codes. Si vous n entrez aucun code postal pour une destination qui utilise des codes postaux, un message vous avise qu un code postal est recommandé pour ce pays. Reportez-vous à Formats de codes postaux pour obtenir la liste des pays qui utilisent des codes postaux et le format requis. Entrée automatique de la ville et de l État/province Reportez-vous à Paramètres du système pour régler l entrée automatique de la ville et de l État/province des destinataires au Canada et aux États-Unis lorsque vous entrez un code postal. L option Entrer automatiquement la Ville/l État ou la province est située dans le menu Personnaliser, sous Paramètres système, onglet 2-Admin clients FedEx. Vous pouvez sélectionner cette option en tout temps en cours d expédition. Guide de l utilisateur 7

13 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) État/province Sélectionnez l État ou la province du destinataire, ou entrez une abréviation à deux caractères. Le nom de l État est obligatoire pour les destinations aux États-Unis, et optionnel pour les autres destinations internationales. Le nom de la province est obligatoire pour les destinations au Canada, et optionnel pour les destinations internationales. Ville Sélectionnez la ville du destinataire ou entrez-la manuellement (jusqu à 35 caractères). Cette zone est obligatoire pour tous les envois. Téléphone et poste Entrez le numéro de téléphone du destinataire (jusqu à 15 caractères). Vous pouvez ajouter un numéro de poste de jusqu à 6 caractères. Dans le cas des envois aux États-Unis, un numéro de téléphone est exigé pour les envois à retourner et certains services spéciaux tels que les services Contre remboursement (CR) et Retenue aux bureaux FedEx. Un numéro de téléphone est exigé pour toutes les destinations internationales. ID taxes/ein (International seulement) Entrez l ID taxes du destinataire lorsque cette information est exigée (jusqu à 15 caractères). Cette zone est obligatoire pour le Brésil, mais optionnelle pour les autres destinations internationales. Guide de l utilisateur 8

14 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Exigences concernant l ID taxes pour le Brésil Vous devez fournir une ID taxes du Brésil valide pour le dédouanement de vos envois au Brésil. Des renseignements incorrects bloqueront votre envoi avant le dédouanement. Si, dans un tel cas, vous ne fournissez pas les renseignements exigés dans les cinq jours ouvrables qui suivent l arrivée de votre envoi au Brésil, ce dernier vous sera retourné à vos frais. Vous devez fournir un numéro d ID taxes à 14 chiffres pour les envois commerciaux, et à 11 chiffres pour les envois résidentiels. Le logiciel FedEx Ship Manager fournit une validation de routine des ID taxes. N o d emplacement Entrez un numéro d emplacement de jusqu à 10 caractères pour les envois FedEx Ground. MD Cette zone s affiche pour tous les types de service, mais n est utilisée que pour les envois FedEx Ground, afin que FedEx puisse livrer les colis à la bonne adresse lorsque l entreprise de destination possède plusieurs installations à une même adresse. Note : Cette zone porte le nom de Numéro d emplacement du destinataire dans la page de personnalisation de la Configuration de l onglet Doc. Pour configurer les onglets Doc, reportez-vous à Personnaliser les onglets Doc. Il s agit d une adresse résidentielle Sélectionnez Il s agit d une adresse résidentielle si vous expédiez à une telle adresse. Enregistrer/modifier mon carnet d adresses Sélectionnez Enr./mod. mon carnet d adresses pour enregistrer ou modifier l adresse d un destinataire dans votre carnet d adresses. Cette case n est accessible que si vous utilisez une ID destinataire, auquel cas elle est automatiquement cochée. Guide de l utilisateur 9

15 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Formats de codes postaux FedEx recommande l utilisation des formats de codes postaux appropriés pour les pays énumérés à droite. N = Caractères numériques A = Caractères alphabétiques Code AU AT BE BR CA CN DK FI FR DE GR ID IN IT JP LU MY MX NL NO PH PR PT SG ES SE CH TH US GB GB GB GB GB GB Pays Australie Autriche Belgique Brésil Canada Chine Danemark Finlande France Allemagne Grèce Indonésie Inde Italie Japon Luxembourg Malaisie Mexique Pays-Bas Norvège Philippines Puerto Rico Portugal Singapour Espagne Suède Suisse Thaïlande États-Unis Royaume-Uni Royaume-Uni Royaume-Uni Royaume-Uni Royaume-Uni Royaume-Uni Nbre de caractères Format NNNN NNNN NNNN NNNNNNNN ANA NAN NNNNNN NNNN NNNNN NNNNN NNNNN NNNNN NNNNN NNNNNN NNNNN NNNNNNN NNNN NNNNN NNNNN NNNN NNNN NNNN NNNNN NNNN NNNNNN NNNNN NNNNN NNNN NNNNN NNNNN ANNAA ANNNAA ANANAA AANNAA AANANAA AANNNAA Guide de l utilisateur 10

16 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur le destinataire (suite) Personnaliser la liste des ID destinataire Vous pouvez personnaliser les zones qui s affichent dans la liste des ID destinataire. Vous pouvez par exemple sélectionner N o d emplacement et État/province pour mieux identifier les magasins d une chaîne. Si vous ne sélectionnez pas d autres zones à afficher, seules les zones ID destinataire et Entreprise s affichent. Pour faire afficher d autres zones : 1. Sélectionnez Liste de destinataires dans le menu Personnaliser. 2. Sélectionnez Ajouter col. 3 et sélectionnez la zone à afficher dans la troisième colonne. 3. Répétez ces étapes dans les colonnes 4 et 5 pour afficher d autres zones. 4. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé votre sélection. Guide de l utilisateur 11

17 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur l expéditeur La section Information sur l expéditeur de la page Détails sur l envoi affiche l expéditeur actuel, mais vous permet de changer ce renseignement, de même que l adresse de retour. Gagnez du temps et évitez une saisie inutile en attribuant des Profils d expédition aux expéditeurs individuels. Note : Les préférences du destinataire ont priorité sur les préférences de l expéditeur sélectionnées pour les mêmes zones dans les profils d expédition. Reportez-vous à Préférences du destinataire pour plus de détails. Les zones suivantes s affichent dans la section Information sur l expéditeur : Expéditeur actuel Changer l expéditeur Changer l adresse de retour Note : Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des expéditeurs dans la base de données des expéditeurs. Vous pouvez aussi imprimer des rapports d expéditeurs. Pour accéder à la base de données, sélectionnez Expéditeur dans le menu Base de données et reportez-vous à Fonctions de la base de données. Reportez-vous à Base de données pour des instructions détaillées sur l importation et l exportation d expéditeurs. Pour en apprendre davantage sur les capacités de recherche améliorées dans la base de données des expéditeurs au moyen des filtres de données, veuillez consulter les renseignements sur la page Filtre de la base de données des expéditeurs. Guide de l utilisateur 12

18 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Information sur l expéditeur (suite) Expéditeur actuel L expéditeur actuel est l expéditeur par défaut dans la base de données des expéditeurs. Si l expéditeur a un profil d expédition, les préférences de ce profil sont appliquées. Reportez-vous à Personnaliser pour plus de détails sur l établissement de préférences et la création de profils d expédition. Pour attribuer l expéditeur actuel : 1. Sélectionnez Expéditeur dans le menu Base de données. La page Afficher expéd. s affiche. 2. Sélectionnez l expéditeur par défaut désiré et cliquez sur Expéditeur actuel à droite. 3. Cliquez sur OK. Modifier l expéditeur Si l expéditeur actuel dans la page Détails sur l envoi n est pas l expéditeur désiré, sélectionnez l expéditeur voulu dans le menu Modifier l expéditeur. Modifier l adresse de retour Pour imprimer l adresse de retour sur l étiquette d expédition, laissez l expéditeur actuel comme expéditeur par défaut ou sélectionnez une adresse de retour dans le menu Modifier l adresse de retour. Pour attribuer une adresse de retour par défaut : 1. Sélectionnez Expéditeur dans le menu Base de données. La page Afficher expéd. s affiche. 2. Cochez la case Adresse de retour dans le coin supérieur droit de la page. 3. Sélectionnez l expéditeur désiré pour l adresse de retour et cliquez sur Adresse de retour à droite. 4. Cliquez sur OK. Guide de l utilisateur 13

19 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi Entrez les renseignements spécifiques à votre colis et votre envoi type de service, type de colis, dimensions et autres dans la section Détails sur le colis et l envoi. Les zones obligatoires sont en gras et peuvent varier selon l origine, la destination et autres détails. Gagnez du temps et évitez une saisie inutile en attribuant des préférences telles que le type de colis, le type de service et les dimensions. Reportez-vous aux instructions dans Préférences du destinataire et Profils d expédition. Guide de l utilisateur 14

20 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Les zones et options suivantes s affichent dans la section Détails sur le colis et l envoi : Nombre de colis Colis identiques Poids Type de service Type de colis Dimensions du colis Date d exp. Livraison le samedi Valeur déclarée D autres zones sont disponibles pour les envois internationaux : Contenu du colis Description du document Type de devise Valeur totale pour le transport Valeur totale douane Guide de l utilisateur 15

21 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Contenu du colis (International seulement) Cette zone comprend deux options pour les envois internationaux. Sélectionnez Document lorsque vous n expédiez que des documents (rapports, dossiers financiers, correspondance, etc.). Sélectionnez Marchandise lorsque vous expédiez des marchandises; ces dernières pourraient être assujetties à des droits et taxes et nécessiter une facture commerciale. Reportez-vous à Répondre aux exigences internationales pour des instructions détaillées sur l expédition de documents et de marchandises, et sur la préparation de documents de douane. Nombre de colis 1. Entrez 1 ou plus. Si vous envoyez plusieurs colis, reportezvous à Envois multipièces pour des instructions détaillées. 2. Si vous expédiez plusieurs colis et que tous ont le même poids, type de service et type de colis, cochez Colis identiques. Vous n avez pas besoin d accéder à la page Renseignements sur l envoi multipièces. Les colis identiques d un envoi international doivent aussi avoir la même valeur pour le transport. Poids 1. Entrez le poids du colis. 2. Si l envoi contient plusieurs colis, entrez le poids du premier colis ou le poids total de l envoi. 3. Si vous préparez un envoi international, sélectionnez le type de poids (lb ou kg). Guide de l utilisateur 16

22 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Type de service Sélectionnez un type de service FedEx dans le menu déroulant MD Type de service. Les services s affichent maintenant en commençant par le plus rapide (p. ex., FedEx First Overnight ). MD Les services disponibles dépendent du code postal de destination de l envoi. Consultez le Guide des services de FedEx sur fedex.ca obtenir la définition et les délais des différents services. Les dimensions minimales d un colis sont pour les envois FedEx Express. MD L ordre des dimensions du colis est automatiquement rectifié, au besoin, avant que vous ne receviez une estimation de tarif : le logciel FedEx Ship Manager attribue automatiquement les plus grandes dimensions à la longueur, puis, en ordre décroissant, à la largeur et la hauteur. Type de colis 1. Sélectionnez un type de colis, ou 1-Votre emballage. 2. Le menu détaille plusieurs types de colis qui répondent aux exigences de dédouanement pour les envois suivants : entre les États-Unis et le Canada entre les États-Unis et Puerto Rico entre Puerto Rico et le Canada Dimensions du colis La zone Dimensions du colis devient accessible lorsque vous sélectionnez 1-Votre emballage. Choisissez des dimensions présélectionnées ou entrez-les manuellement. Note : Pour enregistrer des dimensions dans vote base de données des dimensions, reportez-vous à Fonctions de la base de données. Guide de l utilisateur 17

23 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Date d expédition La date d expédition est la date de remise de votre colis à FedEx. Pour modifier la date d expédition : 1. Cliquez sur le calendrier pour sélectionner une date d expédition future. La fenêtre Sélect. date d exp. s affiche Sélectionnez une date future (jusqu à 10 jours dans le futur pour les envois FedEx Express, et n importe quelle date pour FedEx Ground) et cliquez sur OK. Si vous n expédiez qu un colis à une date future, sélectionnez Appliquer uniquement à ce colis. La date d expédition revient automatiquement à la date actuelle par la suite. Si vous expédiez plus d un colis avec date future, changez la date d expédition pour la date actuelle à la fin de vos envois futurs. Livraison le samedi Sélectionnez Livraison le samedi, au besoin, pour vos envois FedEx Express. Cette option s affiche lorsqu elle est disponible pour le service, la date et la destination de votre envoi. Description du document (International seulement) Lorsque vous expédiez des documents tels que des lettres, des déclarations ou des rapports à l international, sélectionnez la description approuvée par les douanes qui convient le mieux à votre envoi. Si vous ne trouvez pas de description appropriée, entrez une description de jusqu à 135 caractères. La description complète s imprime sur la facture commerciale ou pro forma, et les premiers 60 caractères s impriment sur l étiquette d expédition. Reportez-vous à Répondre aux exigences internationales pour en connaître davantage sur les envois simples ou multipièces. Guide de l utilisateur 18

24 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Devise Sélectionnez la devise de la valeur pour le transport. Pour les envois FedEx Express, le menu affiche toutes les devises permises dans le pays de destination. Comment activer le menu Devises pour les envois internationaux FedEx Express (É.-U. seulement) : 1. Sélectionnez Paramètres du système dans le menu Personnaliser. 2. Sélectionnez le système approprié et cliquez sur Modifier. 3. Cliquez sur 1-Vos paramètres systèmes. 4. Sélectionnez Je veux sélectionner ma devise d envoi. 5. Cliquez sur OK. Guide de l utilisateur 19

25 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails sur le colis et l envoi (suite) Valeur déclarée La limite de responsabilité de FedEx telle qu elle est indiquée dans le Guide des services de FedEx s applique, à moins que vous ne déclariez un montant plus élevé. Des frais supplémentaires seront facturés dans ce cas. Entrez la valeur déclarée des envois expédiés aux États-Unis et au Canada ainsi que la valeur déclarée pour le transport de vos envois internationaux. Si un envoi intérieur FedEx Express ou FedEx Ground ou un envoi FedEx International Ground MD contient plusieurs colis et que chacun de ces colis est identique, vous devez entrer la valeur déclarée de CHACUN des colis. Si un envoi FedEx Express international contient plusieurs colis et que chacun de ces colis est identique, vous devez entrer la valeur déclarée TOTALE de l envoi. Augmentation de la valeur déclarée maximale des envois FedEx Ground et FedEx Home Delivery Les expéditeurs des envois à retourner FedEx Ground et FedEx Home Delivery qui contiennent des articles fragiles ou de valeur extraordinaire peuvent maintenant augmenter la valeur déclarée des marchandises de jusqu à $ pour envois avec étiquettes SRC imprimées, par courriel ou manuelles, et de jusqu à $ pour les envois FedEx Ground avec étiquette de rappel. Valeur totale pour le transport Entrez la valeur totale pour le transport de votre envoi. Cette valeur correspond à la responsabilité maximale de FedEx en cas de perte, retard ou dommages. Consultez le Guide des services de FedEx sur fedex.ca pour en savoir plus sur les valeurs pour le transport, les frais applicables et la limite de responsabilité. Valeur totale en douane (International seulement) Entrez la valeur totale en douane des envois internationaux de documents. La valeur minimale en douane est 1 $US/CAN pour l Arménie, l Australie, l Azerbaïdjan, le Bélarus, le Canada, la Chine, la Géorgie, l Indonésie, le Japon, le Kirghizistan, la Moldavie, la Nouvelle-Calédonie, la Nouvelle-Zélande, l Ouzbékistan, la Papouasie-Nouvelle-Guinée, les Philippines, la République tchèque, la Russie, la Slovaquie et le Turkménistan. Le service spécial de facturation à une tierce partie au Vietnam a été amélioré en ce qu il permet maintenant de masquer les valeurs pour le transport et la douane sur la lettre de transport aérien, et en détachant la facture commerciale des envois. Le service de destinataire tiers à l échelle mondiale comprend maintenant les régions du Canada, de l Europe, du Moyen-Orient et de l Afrique. Les caractéristiques de ce service ont aussi été améliorées en les faisant concorder avec les caractéristiques des services express internationaux. Consultez le Guide des services de FedEx sur fedex.ca pour en savoir plus sur la valeur en douane. Guide de l utilisateur 20

26 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Accéder aux options de services spéciaux Survol Le Logiciel FedEx Ship Manager est passé d une résolution d écran de 800 x 600 pixels à 1024 x 768 pixels pour pouvoir afficher des fonctions d expédition supplémentaires. Vous pouvez maintenant facilement sélectionner les services spéciaux et toute zone de référence additionnelle sur la page Détails de l envoi. Les services spéciaux affichés sur les pages Détails de l envoi et Détails du retour correspondent aux services spéciaux disponibles avec le service que vous avez sélectionné. Note : La grille de services spéciaux secondaires qui s affiche sur la page Option ou Options de retour des envois FedEx Ground ne s affiche par sur la page Détails de l envoi ou Détails du retour. Toutes les autres pages et boîtes de dialogue sont agrandies et les zones sont espacées selon le nouvel espace disponible. Il est possible d accéder à la page Options de deux manières : 1. Cliquez sur l onglet Options. 2. Cliquez sur Aff./Mod. données des services spéciaux. Sélectionnez Options de signature. La page Options qui s affiche comprend les services spéciaux disponibles pour le service que vous avez sélectionné à la page Détails de l envoi. Guide de l utilisateur 21

27 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Étiquettes d expédition personnalisées Améliorez la visibilité de votre marque, optimisez vos possibilités de ventes et plus encore grâce aux options de personnalisation des étiquettes, notamment par l ajout d un code-barres, d un logo, d images et de texte. L étiquette de base demeure inchangée, mais un espace de 5 cm (2 po) en haut permet d ajouter du texte ou des images. De plus, de nouveaux types de code-barres peuvent être ajoutés à la portion personnalisable des étiquettes thermosensibles, et le Logiciel supporte maintenant de plus grandes étiquettes (20 et 22 cm/8 et 9 po). Instructions et méthode Toute image destinée à être imprimée sur une étiquette d expédition de FedEx dans le cadre du programme d étiquette personnalisée doit être approuvée par FedEx. On doit transmettre le logo proposé, le numéro de système et les renseignements sur le contact à imageapproval@fedex.com pour examen. Si le logo est approuvé, vous recevrez un mot de passe par courriel vous permettant de le télécharger. Le mot de passe doit être utilisé le jour ouvrable même où il est reçu. L examen de la demande est habituellement effectué dans les 48 heures. Toute image téléchargée ou utilisée sans autorisation préalable peut entraîner une révocation des privilèges d expédition. FedEx se réserve le droit de retirer un logo en tout temps et pour n importe quelle raison. Vous êtes entièrement responsable du contenu de votre logo, et le fait d utiliser un logo constitue votre accord visant à indemniser FedEx en cas de dommages ou de responsabilité à la suite d une telle utilisation. Ajout d un profil d étiquette personnalisée Pour ajouter un profil d étiquette personnalisée, suivez les étapes ci-dessous : 1. Sélectionnez Profils d étiquette personnalisée dans le menu déroulant Personnaliser. La page Étiquettes personnalisées apparaît. 2. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Étiquette personnalisée. La page de configuration de l étiquette s affiche. 3. Entrez les renseignements requis et personnalisez votre étiquette en y ajoutant du texte, des codes-barres et des images. Cliquez sur OK. 4. Cliquez sur Imprimer l étiquette. Si l étiquette s imprime correctement, cliquez sur OK. 5. Avant de créer une étiquette d expédition personnalisée pour votre envoi, sélectionnez Expéditeur dans le menu déroulant Base de données. La page Afficher expéditeur apparaît. 6. Cliquez sur Aff./Mod. La page Aff./Mod. expéditeur apparaît. 7. Dans la section Profils d étiquette personnalisée, sélectionnez Votre profil d étiquette personnalisée dans le menu déroulant Étiquette personnalisée. 8. Cliquez sur OK. Vous pouvez facilement insérer le logo de votre entreprise, un message ou un code-barres dans cette section de l étiquette. Guide de l utilisateur 22

28 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Étiquettes d expédition personnalisées (suite) Appliquer les étiquettes personnalisées aux expéditeurs de votre carnet d adresses 1. Avant de créer une étiquette d expédition personnalisée pour votre envoi, sélectionnez Expéditeur dans le menu déroulant Base de données. La page Afficher expéditeurs apparaît. 2. Sélectionnez un contact auquel vous aimeriez jumeler une étiquette d expédition personnalisée puis cliquez sur Aff./Mod. La page Modifier l info expéditeur apparaît. 3. Dans la section Profils d étiquette personnalisée, sélectionnez votre profil d étiquette personnalisée à partir du menu déroulant Étiquette personnalisée. 4. Cliquez sur OK. Modifier un profil d étiquette personnalisée Pour modifier un profil d étiquette personnalisée, suivez les étapes ci-dessous : 1. Sélectionnez Profils d étiquette personnalisée dans le menu déroulant Personnaliser. La page Étiquettes personnalisées apparaît. 2. Sélectionnez votre code de profil d étiquette personnalisée et cliquez sur Aff. /Mod. La page Configuration de l étiquette personnalisée apparaît. 3. Entrez vos changements et cliquez sur OK. Sélectionner un profil d étiquette personnalisée pendant la préparation d un envoi 1. Remplissez les renseignements sur l expédition sous l onglet Détails de l envoi Cliquez sur l onglet Options. Sélectionnez le profil d étiquette personnalisée que vous aimeriez appliquer à cet envoi. Note : Cette zone comprend par défaut les renseignements inscrits dans la base de données des expéditeurs et elle peut aussi être modifiée au moment d expédier. Guide de l utilisateur 23

29 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Modifier les profils d étiquettes d expédition personnalisées 4 x 8 ou 4 x 9 Pour personnaliser les profils d expédition, suivez les étapes ci-dessous : 1. Sélectionnez Profils d expédition dans le menu Personnaliser. La page Profils d expédition s affiche. Pour personnaliser un profil existant ou par défaut, sélectionnez le profil et cliquez sur Aff./Mod. Pour créer un nouveau profil, cliquez sur Ajouter. Pour dupliquer un profil existant ou par défaut, sélectionnez le profil et cliquez sur Ajouter par duplication. 2. La sélection de formats / stocks d étiquettes apparaît sous les onglets de profils d expédition suivants, dans la boîte Format d étiquettes : Profil d expédition intérieure, onglet 2 Préférences FedEx Express Profil d expédition intérieure, onglet 5 Préférences FedEx Ground Profil d expédition intérieure, onglet 6 Préférences FedEx SmartPost Profil d expédition internationale, onglet 2 Préférences FedEx Express Profil d expédition internationale, onglet 4 Préférences FedEx Ground Profil d expédition FedEx LTL Freight, onglet 2 Préférences FedEx LTL Freight Profil d expédition Transborder Distribution, onglet 2 Préférences FedEx Express Profil d expédition Transborder Distribution, onglet 4 Préférences FedEx Ground 3. Sélectionnez l onglet ou le service approprié et modifiez ou sélectionnez le format d étiquette selon les étiquettes personnalisées utilisées. Options disponibles : 4 x 8 Étiquette thermosensible sans onglet Doc Format x 9 Étiquette thermosensible sans onglet Doc Format Une fois les sélections effectuées, cliquez sur OK pour revenir à la page d expédition. Guide de l utilisateur 24

30 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Modification de l ordre des services FedEx Un remaniement des services FedEx dans le menu déroulant Types de service de la page Détails de l envoi du Logiciel FedEx Ship Manager permet maintenant de sélectionner les services d expédition à l intérieur du Canada, ainsi que du Canada et des États-Unis vers l international, selon la rapidité de livraison désirée (délai de livraison). L ordre des services FedEx demeure toutefois inchangé dans les pages de l Assistant à l intégration FedEx MD. Guide de l utilisateur 25

31 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails facturation La section sur les détails de facturation offre plusieurs options souples pour faciliter la facturation. Les zones obligatoires sont en gras. Gagnez du temps de saisie en établissant vos préférences de facturation. Reportez-vous à Préférences du destinataire et Profils d expédition. Les zones suivantes s affichent dans la section Détails facturation : Normes sur la sécurité de l information Masquer les numéros de compte sur les étiquettes d expédition Facturer le transport N o de compte Facturer droits/taxes/frais N o de compte (International seulement Notes du service Référence du client Manut. suppl. Visibilité des ristournes sur volume garanti Guide de l utilisateur 26

32 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails facturation (suite) Normes sur la sécurité de l information Masquer les numéros de compte sur les étiquettes d expédition FedEx s est engagée à promouvoir un environnement sûr pour la conduite de ses affaires, et pour fournir un service supérieur à ses clients. Pour y parvenir, l entreprise a établi des normes de sécurité de l information spécifiques afin d éviter les incidents qui pourraient entraver la bonne marche des affaires d une entreprise ou entacher sa réputation. L objectif des normes de sécurité est de réduire le risque pour FedEx et ses clients en protégeant les renseignements confidentiels confiés à FedEx, ainsi qu à ses filiales directes et indirectes. FedEx a élargi ces normes pour éviter l utilisation frauduleuse des numéros de compte de ses clients. Ainsi, ces numéros ne sont plus visibles sur les étiquettes d expédition. Les mises en garde fournies dans ce document visent à aider les clients à éviter la publication accidentelle de renseignements confidentiels sur les comptes, et réduire les risques pour FedEx et ses clients. Veuillez consulter le Centre de protection des clients (fedex.com/us/security/ ) pour en apprendre davantage sur les mesures de protection établies par FedEx et comment vous protéger. Le Logiciel FedEx Ship Manager et le Matériel FedEx Ship Manager MD masquent dorénavant votre numéro de compte sur les étiquettes d expédition. Les droits/taxes/frais s impriment sur l étiquette d expédition des envois internationaux. Le Logiciel FedEx Ship Manager masque aussi les numéros de compte des clients sur la lettre de transport aérien des envois internationaux. Les numéros de compte sont maintenant intégrés aux codes-barres 2D pour extraction par scan. Facturer le transport N o de compte Sélectionnez le compte à facturer pour l envoi. Entrez le numéro de compte FedEx à facturer s il n est pas entré automatiquement. Note : Si vous faites un envoi multipièces, fournissez les renseignements sur la facturation avant d entrer les renseignements sur la page des envois multipièces. Facturer droits/taxes/frais N o de compte Sélectionnez le compte à facturer pour les droits, taxes et frais des envois internationaux de marchandises. Entrez le numéro de compte FedEx à facturer s il n est pas entré automatiquement. Service FedEx Ship Manager permet de facturer un envoi à un service interne de votre entreprise. Pour sélectionner un service : 1. Entrez ou sélectionnez une ID service dans le menu Notes du service. Note : Vous pouvez ajouter, visualiser, modifier ou supprimer des services dans la base de données des services, ou encore imprimer des rapports. Sélectionnez Service/Notes dans le menu Base de données et reportezvous à Fonctions de la base de données. Guide de l utilisateur 27

33 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails facturation (suite) Lorsque vous entrez une nouvelle ID service dans la zone de texte, la page Afficher/Modifier les services s affiche. Entrez le nom du service. 4. Cliquez sur OK pour enregistrer le nouveau service dans la base de données. Note : Reportez-vous à Personnaliser les zones pour modifier le nom de la zone. Zones de référence Entrez ou sélectionnez une référence, comme une référence client ou un numéro de BC, à imprimer sur l étiquette d expédition. Cette information peut aussi servir à des fins de suivi. Envois au Canada Une référence client et une autre zone sont disponibles. La page Options offre des zones de référence supplémentaires. Envois internationaux Une référence client est disponible. La page Options offre des zones de référence supplémentaires. Note : Vous pouvez ajouter, visualiser, modifier ou supprimer des références dans la base de données des références, ou encore imprimer des rapports. Sélectionnez Référence dans le menu Base de données et reportez-vous à Fonctions de la base de données. Manutention supplémentaire 1. Cliquez sur Man. suppl. pour ignorer les suppléments par défaut. La page Manutention supplémentaires apparaît. 2. Note : Cette option n est activée que si vous avez réglé les frais de manutention par défaut dans les Profils d expédition. Modifiez les montants fixes ou variables pour votre envoi. 3. Cliquez sur OK pour enregistrer vos changements. Note : Reportez-vous à Personnaliser les zones pour modifier le nom des zones. Guide de l utilisateur 28

34 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Détails facturation (suite) Visibilité des ristournes sur volume garanti Selon votre volume d expédition et les modalités de votre contrat FedEx, vous pourriez être admissible à des ristournes. FedEx Ship Manager affiche automatiquement vos ristournes sur volume garanti et pour les envois groupés, puis en tient compte dans votre estimation de tarif. Vous pouvez aussi faire afficher vos ristournes sur vos Onglets Doc (étiquettes thermiques) et vos rapports, intégrer des données exportées, et grouper vos comptes par chiffres, sous-groupes ou nationalités. Si êtes nouvellement admissible à une ristourne, FedEx Ship Manager affichera votre ristourne séparément de votre ristourne de grâce jusqu à ce que le tarif exact auquel vous avez droit soit calculé. Les ristournes sont automatiquement téléchargées dans votre système. Comment télécharger manuellement vos ristournes : 1. Sélectionnez Télécharger dans le menu Utilitaires. La fenêtre Demander téléchargement s affiche. 2. Cliquez sur le symbole plus (+) au besoin pour élargir les sections sur les tarifs et les numéros de suivi. 3. Cliquez sur Ristournes Express en prime et sur volume garanti et Ristournes Ground sur volume garanti, selon le cas. 4. Cliquez sur OK pour télécharger vos ristournes. Note : Vous pouvez aussi cocher les cases appropriées pour les mises à jour logicielles et les tableaux (au besoin) dans la première section. Guide de l utilisateur 29

35 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Appliquer les tarifs courants au service contre remboursement (CR) de FedEx MD Le Logiciel FedEx Ship Manager vous permet d appliquer les tarifs courants aux montants contre remboursement (CR) des envois FedEx Express et FedEx Ground. Cette fonction s applique aux envois uniques et multipièces, et elle n est pas disponible pour les envois à destination du Mexique. Note : L option contre remboursement (CR) de FedEx n est pas offerte pour le service FedEx Express au Canada. Pour activer l option des tarifs courants et l appliquer au service contre remboursement (CR), suivez les étapes ci-dessous : 1. Sélectionnez Paramètres système dans le menu Personnaliser. La fenêtre Paramètres système Système/ Compte apparaît. 2. Sélectionnez le numéro de système approprié et cliquez sur Modifier. La page Paramètres système apparaît. 3. Cliquez sur l onglet 2 Admin clients FedEx. 4. Sélectionnez Utiliser les tarifs intérieurs courants et Utiliser les tarifs courants internationaux. Cliquez sur Oui à l apparition du message suivant. 5. Cliquez sur OK pour fermer la page Paramètres système. 6. Entrez les renseignements exigés pour votre envoi sur la page Détails de l envoi. 7. Cliquez sur l onglet Options. La page Options s affiche. 8. Cochez la case CR. La page Information CR (contre remboursement) s affiche. 9. Entrez un montant (p.ex., 1,00 $) dans la zone Montant. 10. Sélectionnez l option appropriée dans le menu déroulant «Frais de fret à ajouter au montant CR». Cliquez sur 11. OK. Si vous avez entré tous les renseignements sur votre envoi, cliquez sur Expédier pour traitement. Guide de l utilisateur 30

36 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition Télécharger les tarifs courants internationaux Le Logiciel FedEx Ship Manager vous permet maintenant de télécharger les tarifs courants internationaux de FedEx Express, les tarifs courants FedEx Express États-Unis, les tarifs courants FedEx Ground et les tarifs courants FedEx Transborder MD Distribution. Vous pouvez faire afficher ces tarifs au moyen de l estimation de tarif et des fonctions de rapports, ainsi que sur les onglets Doc et les étiquettes de validation. Vous pouvez aussi ajouter des zones pour personnaliser les rapports et les onglets Doc. Les tarifs courants internationaux de FedEx Express sont disponibles pour le Canada, l Amérique latine et les Caraïbes. Les expéditeurs au Canada peuvent aussi télécharger les tarifs courants pour les montants contre remboursement (CR) des envois FedEx Ground. Pour télécharger les tarifs courants internationaux, suivez les étapes ci-dessous : 1. Sélectionnez Paramètres système dans le menu Personnaliser. La page Paramètres système Système/ Compte s affiche. 2. Sélectionnez le numéro de système approprié et cliquez sur Modifier. La page Paramètres système apparaît. 3. Cliquez sur l onglet 2 Admin clients FedEx. 4. Dans la section Exclure de mes frais d expédition, cochez les cases appropriées. 5. Sélectionnez Utiliser les tarifs intérieurs courants et Utiliser les tarifs courants internationaux. Cliquez sur Oui à l apparition du message. 6. Sélectionnez Jamais, Ristourne ou Liste (tarifs courants) dans le menu déroulant Afficher la prévisualisation dynamique. Note : L option Liste s affiche lorsque vous sélectionnez Utiliser les tarifs intérieurs courants ou Utiliser les tarifs courants internationaux. Vous pouvez cocher les deux au besoin. 7. Cliquez sur OK pour enregistrer vos changements. 8. Sélectionnez Téléchargement dans le menu déroulant Utilitaires. 9. Cliquez sur le symbole plus (+) pour élargir la section Tarifs. 10. Cochez les cases Tarifs intérieurs courants Express, Tarifs courants internationaux Express et Tarifs courants Ground. 11. Cliquez sur OK pour télécharger vos tarifs sélectionnés. Guide de l utilisateur 31

37 Expédier Suivi Répondre aux exigences internationales Gérer les retours Produire des rapports Fermer la journée d expédition FedEx International Ground FedEx sait que votre temps est précieux et que vous avez besoin de services faciles et accessibles qui simplifieront le processus d expédition à l international. Voici quelques-uns des services FedEx International Ground MD offerts du Canada vers les États-Unis : Service de courtage inclus Ce service vous donne un point de contact unique, et débute le dédouanement en transit afin d accélérer tout le processus. Sélection du courtier en douane Si vous avez un courtier, entrez ses renseignements pour envois futurs. Sélectionnez Courtier dans le menu Base de données et reportez-vous à Fonctions de la base de données. Solutions de facturation flexibles Vous avez le choix de facturer les droits, taxes et frais à l expéditeur, au destinataire ou à un tiers. Résolution des retards à la douane Le Service à la clientèle de FedEx profite d une pleine visibilité des cas de dédouanement et améliore le statut des envois. Garantie de remboursement FedEx créditera ou remboursera vos frais de transport si nous ne pouvons livrer votre envoi avec courtage inclus dans les délais. Service porte-à-porte FedEx Ground est le seul transporteur aux États-Unis à offrir un service de transport routier porte-à-porte à toutes les adresses commerciales et résidentielles des 10 provinces canadiennes ainsi qu au Yukon, dans les Territoires du Nord-Ouest et au Nunavut. Guide de l utilisateur 32