Le bureau du collaborateur

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1 SQL Présentation Présentation générale... p 2 Le bureau du collaborateur Volet «Mon bureau» Mon Planning... p 4 Mes Temps... p 5 Mon Annuaire... p 6 Mes Raccourcis... p 6 Mes Obligations... p 7 Mes Charges... p 7 Mes Alarmes... p 8 Mes Evènements... p 8 Volet «Gestion de la Relation Client» Dossiers... p 9 Correspondants... p 11 Gestion Electronique de Documents... p 12 Evènements... p 12 La saisie des temps... p 13 Le bureau de l expert Exercices... p 14 Volet «Gestion Interne» Missions... p 15 Budgets... p 16 Charges & obligations... p 17 Honoraires... p 19 Factures... p 20 Temps... p 21 Synthèse dossier... p 22 Volet «Cabinet» Etats... p 23 Pré facturation automatique... p 25 Journal des ventes... p 28 Synthèse cabinet... p 29 Assistants multi dossiers... p 30

2 Présentation générale Présentation Gestion de la Relation Client Gestion Interne - temps et facturation Base de données SQL centralisée multi cabinets Bureau du collaborateur Suivi de la relation client Production automatisée de documents G.E.D. Groupware & communication Lien avec la production Missions et lettres de mission Suivi des charges et obligations Honoraires et facturation Suivi des temps Etats de synthèse et analyses Dossiers permanent, documentaire et relationnel clients Segmentations de clientèle Accès extranet sécurisés Synchronisations nomade et multi sites Menus et listes personnalisés par collaborateur, avec accès immédiat et sécurisé à l ensemble de ses fonctions opérationnelles. Historique activité, suivi évènementiel et relationnel : appels téléphoniques, courriers, fax, s, actions, Interrogations multicritères Fusion documentaire avec les outils bureautiques Gestion Electronique de Documents GEDExpert Scannérisation, acquisitions multiples, archivage, classement normé CDRom archives clients, accès extranet, publication Web Planning partagé, Tâches et Alertes programmables Messagerie interne et externe centralisée, connecteur 0utlook Assistant Mailing, ing, Faxing Accès direct à la production (liens dossiers selon éditeur) Génération et mise à jour automatique des dossiers (DiaExpert). Missions détaillées modélisables Gestion / exercice Lettres de mission / fusion documentaire bureautique Assistants de création et de reconduction Fiches travaux Planning des charges Alertes / obligations Interrogations multi critères détaillées Interactions avec les temps saisis Proposition automatique des honoraires / missions et budgets Echéances multiples Tout type de facturation Pré facturation automatique Saisie & interrogation de factures Avancement Contrôle des temps saisis Interrogations multi critères détaillées Rapprochements temps / facturé Tableaux de bord Avancement / rentabilité Synthèses paramétrables Analyses coûts / facturé Interrogations multi critères personnalisées Avertissement Ce document, non contractuel, est un extrait des fonctionnalités de DiaClient SQL. Toutes ne sont pas décrites, et Azur Conception SA se réserve le droit de les modifier sans préavis. page 2 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

3 Présentation générale Présentation générale º DiaClient Sql : centralise et classe l ensemble des informations et documents du cabinet, en plaçant le client au ur de votre organisation, optimise et structure le partage et la circulation de ces informations, avec des accès intuitifs et pertinents, en fonction des besoins et des droits de chacun, dynamise et fiabilise la relation client, en favorisant la réactivité et la qualité de cette relation, fédérant les actions des collaborateurs autour du besoin client, améliore la rentabilité du cabinet, grâce à un suivi performant des missions et des travaux effectués, favorisant aussi l émergence de nouvelles missions. Bureau de expert Bureau du collaborateur Tout l organisationnel et l exécutif du collaborateur Dossiers permanent, documentaire et relationnel d un client Toutes les missions d un client, par exercice, leurs suivis et analyses Tous les états et traitements multi clients, du détail aux tableaux de bord Azur Conception DiaClient Sql page 3 / 30

4 Le bureau du collaborateur Le bureau du collaborateur Volet «Mon bureau» A travers ce volet, le collaborateur accède instantanément aux différentes composantes organisationnelles et exécutives de son travail : º Mon planning Visualisez, imprimez, planifiez et affectez les différentes tâches, rendezvous, absences, charges issues de la mission, ou autres : F qui vous incombent, F ou pour un ensemble de collaborateurs si vous en avez les droits, F selon différentes vues personnalisées, mémorisées et rappelées à la demande, F avec application possible de filtres collaborateurs, catégories de tâches, période, Chaque tâche peut être associée à l exécution d une charge de la mission, et à la programmation une alarme sur sa réalisation : A noter que les charges peuvent être aisément inscrites au planning graphique, par simple «drag & drop» ou via assistant automatique. Voir page 18 le paragraphe «Ventilation des charges au planning». page 4 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

5 Le bureau du collaborateur º Mes temps Visualisez instantanément, imprimez, le détail de vos temps, cumulés sur la période sélectionnée, en filtrant éventuellement sur le type de prestation :? Double-clic sur une ligne zoome sur la saisie des temps de la période concernée : Ces mêmes temps peuvent également être présentés regroupés et cumulés par : dossier : dossier/exercice/mission : prestation : Azur Conception DiaClient Sql page 5 / 30

6 Le bureau du collaborateur º Annuaire Visualisez instantanément, imprimez, la liste des collaborateurs: - regroupés par cabinet / service, - avec choix de l ordre de tri, - avec indication du nombre et qui est actuellement connecté. º Mes raccourcis Depuis ce volet, exécutez toutes vos applications favorites : - production (avec chaînage sur le dossier du client), - produits périphériques (calculs d IR, juridique, ), - bureautique, accessoires, Placez vos favoris par simple «drag & drop» depuis votre bureau, enrichissez leur exécution en renseignant les éventuels paramètres de lancement (code dossier, environnement, ). page 6 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

7 Le bureau du collaborateur º Mes Obligations Visualisez instantanément vos obligations pour la période sélectionnée : - celles en retard (rouge) et en attente (noir), - pour vous-mêmes et pour l ensemble des collaborateurs de votre groupe, - y compris les obligations encore non affectées, - ventilées par semaine, - avec choix de l ordre de tri º Mes Charges Visualisez instantanément les travaux en cours pour la période sélectionnée : - ceux en retard (rouge) et en attente (noir), - pour vous-mêmes et pour l ensemble des collaborateurs de votre groupe, - y compris les charges encore non affectées, - ventilés par semaine, - avec choix de l ordre de tri Azur Conception DiaClient Sql page 7 / 30

8 Le bureau du collaborateur º Mes Alarmes Issues des obligations : ou inscrites au planning : chacun peut visualiser, imprimer, acquitter ses alarmes, ventilées par semaine : º Mes Evénements Le collaborateur accède instantanément à la liste des évènements qui le concernent : soit en tant qu initiateur, soit en tant que destinataire, avec de nombreux filtres, dont l état «Non réglé», «Vu», «Réglé» page 8 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

9 Le bureau du collaborateur Volet «G R C» - Gestion de la Relation Client C º Dossier Chaque fiche dossier renseigne les informations essentielles du client, ou du tiers, sur plusieurs onglets personnalisables, dont l ordre et l accès peuvent être différenciés selon les collaborateurs : Onglets de base onglet «Général» : dédié aux coordonnées du client, sa typologie (genre, activité, ) et ses liens au cabinet (cabinet de rattachement, principaux collaborateurs en charge du dossier), avec accès à extrait de compte du client. Les principaux correspondants chez le client peuvent également être rappelés sur ce 1er onglet, avec notamment «Mon correspondant» = interlocuteur par défaut du collaborateur traitant, qui peut être dynamiquement différent selon le collaborateur connecté. onglet «Détail» : dédié aux données techniques statutaires, fiscales et sociales notamment pour le lien avec la production (création / mise à jour des dossiers de comptabilité ou de paie), et aux informations administratives (entrée / sortie au cabinet, droits d accès des collaborateurs au dossier, commentaires). onglet «Facturation» : dédié aux données de facturation (adresse, mode de règlement et échéances), aux coordonnées bancaires, et aux liens avec la comptabilité du cabinet. Onglets complémentaires administrateur de la base peut créer autant d onglets complémentaires que nécessaire, simplement en positionnant des champs existants, ou de nouveaux champs créés de toute pièce. voir page suivante l onglet «Info +», livré en standard à titre d exemple. la personnalisation de la fiche dossier peut aller jusqu à la conception de plusieurs présentations types, par genre de fiche (client, fournisseur, administration, etc ). C Chaque collaborateur bénéficie ainsi d une «vue» totalement adaptée à ses besoins et à ses droits, avec une présentation et des champs également adaptés selon le genre du tiers. º Recherche ultra rapide d'une fiche En tapant les premiers caractères de la recherche, le curseur se positionne automatiquement dans la liste à l écran : La recherche d'une fiche peut se faire sur : le code, le nom ou l alias du dossier la ville ou le code postal de l adresse du dossier le nom d un correspondant du dossier un n de téléphone, de fax ou une adresse avec la possibilité de restreindre la recherche en filtrant : sur le genre d'une fiche (client, fournisseur, administration, ) sur le cabinet de rattachement Azur Conception DiaClient Sql page 9 / 30

10 Le bureau du collaborateur Onglet «Général» Onglet «Détail» Onglet «Facturation» Onglet «Info +» Dessinez vos propres onglets, ajoutez et positionnez autant de champs complémentaires que nécessaire. page 10 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

11 Le bureau du collaborateur º Correspondants Les correspondants du cabinet chez le client, ou le tiers, sont listés dans une vue arborescente par service, avec une fiche complète pour chacun : C Quand un correspondant est présent dans plusieurs entités, il n est à saisir qu une fois, et un lien dynamique peut être établi sur chacun des dossiers concernés. Azur Conception DiaClient Sql page 11 / 30

12 Le bureau du collaborateur º G.E.D. Entièrement intégré à la base DiaClient, vous disposez d une véritable Gestion Electronique de Documents pour acquérir, produire, classer, partager, archiver, diffuser et publier tous vos documents. voir le dossier de présentation de GEDExpert. º Evénements Véritable mémoire du relationnel Cabinet Client, l'enregistrement quotidien des événements relatifs à un client appels téléphoniques / fax / s / courriers / tâches / rendez-vous / etc génère un historique dont l exploitation au cabinet : dynamise et fiabilise la relation clients, favorise la réactivité et la qualité de cette relation, fédère les actions des collaborateurs autour du besoin client. C En participant à une meilleure connaissance des clients, et grâce à ses puissantes fonctions de tri, de filtre et d interrogation, ce module devient un véritable outil marketing par : la fidélisation et la prescription que génère la qualité du suivi client, la détection de nouvelles missions potentielles. page 12 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

13 La saisie des temps La saisie des temps C Disponible au menu de DiaClient, la saisie des temps est également accessible : - depuis le bureau - depuis la barre des tâches Windows Quelque soit l activité du collaborateur, celui-ci peut toujours renseigner ses temps et acquitter ses obligations, instantanément, au fur et à mesure de l avancement de son travail, quelque soit son outil de production, sans avoir à naviguer dans un programme spécifique et donc sans devoir attendre un moment propice pour les saisir à posteriori. Rapide, bénéficiant de l ergonomie «clavier» touches de fonction, [Entrée] pour passer au champ suivant, et d une grande richesse fonctionnelle, la grille de saisie permet : de traiter un collaborateur, ou plusieurs (selon les droits hiérarchiques de l utilisateur) de traiter globalement temps, débours, frais et sous-traitance, ou de les distinguer sur des onglets séparés avec un colonage propre à chacun d eux de sélectionner les colonnes à activer, et leur ordre, avec la possibilité de mémoriser plusieurs grilles types, activées à la demande, de filtrer sur une semaine de la période traitée, par un simple clic dans l agenda exécuter des modifications ponctuelles ou groupées sur une sélection de lignes, sans avoir à les ressaisir, tant qu elles n on pas été «traitées» et que la période est ouverte. de cumuler automatiquement les temps de réalisation sur la charge liée, de pointer l éventuelle obligation associée ou d acquitter l alarme correspondante. Azur Conception DiaClient Sql page 13 / 30

14 Le bureau de l expert Exercices Outre les mêmes volets que le collaborateur, le chef de mission, le chef de groupe, l expert comptable ou son secrétariat, selon les droits fonctionnels de chacun, peut accéder aux : volet de «Gestion Interne», qui traite de tous les éléments des missions d un client, par exercice, depuis leurs définitions jusqu aux données de synthèse volet «Cabinet», qui traite de tous les états et procédures multi dossiers, du détail aux synthèses, et de la réalisation et du suivi de la facturation, jusqu aux tableaux de bord. Toutes les missions d un client sont historiées par millésime (exercice comptable du client ou autre) : Affectez un exercice en cours, et un par défaut, qui sera pré positionné sur toutes les opérations relatives à ce client (temps, archivage GED, ) Marquez les exercices clos, qui restent alors consultables, mais sur lesquels on ne peut plus saisir de temps ni facturer. Reconduisez en un clic les missions, budgets, charges et plans de facturation d un client, d un exercice sur un autre. Nota : le même automatisme existe pour un ensemble de dossiers sélectionnés, dans les traitements multi dossiers du volet «Cabinet». Volet «Gestion Interne» A travers ce volet, le chef de mission accède instantanément à l ensemble des éléments des missions un client, depuis leurs mises en uvre jusqu aux tableaux de synthèse, en passant par la génération des lettres de mission, le suivi des temps et leurs facturations. page 14 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

15 º Missions Mises en place en quelques clics : - à partir de modèles types, - ou par reproduction d un client similaire, - ou par l assistant multi dossiers de reconduction des missions, - ou par la saisie du détail : Définissez les missions du client, leurs prestations associées, leurs tarifs et les collaborateurs en charge des travaux, et personnalisez, il y a lieu, ces mêmes éléments pour le client. Générez la ou les lettres de mission, par fusion dans un document Word ou Open Office automatiquement archivé, jusqu à conclusion des accords avec le client. de la définition des missions, au détail des prestations associées à la génération et l archivage de la lettre de mission, par fusion documentaire dans l outil bureautique. Azur Conception DiaClient Sql page 15 / 30

16 º Budgets Mis en place en quelques clics : - par l assistant depuis la définition des missions, - ou par reproduction d un client similaire, - ou par la saisie du détail, ou reproduits et réajustés par l assistant multi dossiers de reconduction des missions : Définissez la charge prévisionnelle des missions du client, avec pour chaque prestation associée échéancier des travaux à réaliser, valorisées en coût de revient et en prix de facturation théorique. Consultez ou imprimez ces budgets. dans le détail, ou regroupés par mois ou par collaborateur.? Echéancier prévisionnel / mois :? Budgets prévisionnels / collaborateur : page 16 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

17 C º Charges & obligations Mis en place en quelques clics : - par l assistant depuis la définition des missions et des budgets, - ou par reproduction d un client similaire, - ou par la saisie du détail, ou reproduits et réajustés par l assistant multi dossiers de reconduction des missions : Définissez les charges opérationnelles des missions du client, avec pour chacune la période au cours de laquelle elles doivent être réalisées, ainsi que les éventuelles obligations associées et leurs échéances, sur lesquelles vous pouvez programmer une alarme, Planifiez directement ces charges sur le planning graphique, ou via l assistant automatique, voir page suivante (les charges ainsi planifiées apparaissent alors en vert à l écran), Consultez ou imprimez ces charges dans le détail, ou regroupées par collaborateur. Les mêmes charges regroupées / collaborateur avec les obligations associées : et la programmation automatisée d une alarme sur chaque échéance : Azur Conception DiaClient Sql page 17 / 30

18 Ventilation des charges au planning Le chef de groupe pour son équipe, ou le collaborateur s il en a les droits, peut planifier et répartir graphiquement les charges issues de la mission par simple «drag and drop» : Un assistant vous permet de réaliser automatiquement cette ventilation des charges issues de la mission, en fonction des horaires contractuels des collaborateurs et de leurs disponibilités au planning : page 18 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

19 º Honoraires (plan de facturation) Mis en place en quelques clics : - par l assistant depuis la définition des missions et des budgets, - ou par reproduction d un client similaire, - ou par la saisie du détail, ou reproduits et réajustés par l assistant multi dossiers de reconduction des missions.? Définissez les lignes de facturation des missions du client, avec pour chacune : un mode de facturation provisionnel, forfaitaire ou au réalisé, un échéancier de facturation associé à un échéancier de règlements ou d acomptes.? Avec des fonctionnalités puissantes et souples comme : la possibilité d avoir des modes de facturation et de règlement distincts selon les prestations, et de mixer tous les modes de facturation au sein d une même facture, y associer des frais automatiques sur certaines prestations facturées, y inclure les frais et débours potentiels à refacturer au client - alimentés par la saisie des temps ou des frais, ils vous seront alors automatiquement proposés à la pré facturation, de prérégler les échéanciers en fonction des disponibilités de trésorerie du client, associer des commentaires automatiques et illimités aux lignes facturées, à l aide de mots clés du type «[nième] acompte provisionnel au titre de l exercice [exercice]», pour des notes d honoraires plus littéraires et explicites, vous automatisez au mieux la facturation de vos clients, en limitant les risques d oublis, tout en respectant au plus près les contraintes et desideratas du client. Azur Conception DiaClient Sql page 19 / 30

20 º Factures Toutes les factures d un client sont disponibles ici, par exercice, avec indication de leurs origines (automatique, manuel, régularisation), et de leurs états (éditée, transférée, réglée) : Partant de là, vous pouvez : Visualiser les factures, les modifier (tant qu elles ne sont pas éditées, ou prises en compte dans un autre processus), ou les imprimer. en créer de nouvelles, en saisie intégrale : - sur un exercice, ou à cheval sur plusieurs exercices, - avec calcul automatisé du coût des lignes saisies, - avec insertion de commentaires illimités, - et une ergonomie optimisée touches de fonction, [Entrée] pour passer au champ suivant,. page 20 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

21 º Temps Visualisez instantanément, imprimez, le détail des temps du client, valorisés, avec indication des factures et montants facturés, en filtrant éventuellement sur le type de prestation :? double-clic sur une ligne zoome sur la saisie des temps du collaborateur sur la période pointée : Ces mêmes temps peuvent également être présentés regroupés et cumulés par : prestation : collaborateur : mission : Azur Conception DiaClient Sql page 21 / 30

22 º Synthèse Dossier Visualisez en temps réel la synthèse de l activité avec le client, sur une période choisie, avec le comparatif des mêmes éléments sur les 2 années antérieures : Synthèse regroupée par collaborateur Synthèse regroupée par prestation Synthèse facturation et en cours æ Obtenez ces éléments sous forme de graphe dynamique, en sélectionnant les colonnes à traiter. C Il suffit de se positionner dans l arborescence sur une mission ou une prestation, pour obtenir instantanément cette même synthèse client pour la mission ou la prestation pointée. page 22 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

23 Volet «Cabinet» A travers ce volet, l expert comptable accède instantanément à l ensemble des états et traitements multi clients, qu ils traitent du suivi de l activité ou de la facturation, depuis les analyses détaillées jusqu aux tableaux de bord de synthèse. º Etats Répertoriés par rubrique Général, Activité, Facturation, les états peuvent être : adaptés aux besoins de chacun, en filtrant les demandes à l aide de nombreux critères : portefeuilles, dossiers, missions, collaborateurs, prestations, exercices, périodes, mémorisés sous autant de formes que nécessaire, pour être rappelés à la demande. enrichissez les états existants et construisez vos propres tableaux de bord, pour une exploitation totalement adaptée à vos spécificités : Azur Conception DiaClient Sql page 23 / 30

24 exemple d une «fiche synthétique mission» page 24 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

25 º Pré Facturation automatique A l aide de processus multi critères simples à mettre en uvre, mémorisez vos différentes requêtes de pré facturation, et rappelez les à la demande :? La pré facturation vous est présentée ventilée globalement par chapitre :? zoomez du global au détail des factures :? zoomez des factures au détail des lignes :? zoomez du détail des lignes aux temps passés : Azur Conception DiaClient Sql page 25 / 30

26 ? révisez entièrement votre brouillard de pré facturation à l écran : - modifiez les montants, - (in)validez des lignes, avec abandon ou conservation du reliquat pour la prochaine facturation, - saisissez des lignes complémentaires,? ou imprimez le brouillard de pré facturation, pour le (faire) contrôler avant de le reprendre pour lui donner sa forme définitive : C Chaque processus de pré facturation est indépendant, automatiquement mémorisé, avec les éléments pris en compte (échéances, temps passés, ) bloqués jusqu à aboutissement ou abandon du processus. De ce fait : plusieurs pré facturations peuvent coexister simultanément sur plusieurs postes, elles peuvent être interrompues et reprises dans l état à tout moment. page 26 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

27 ? jusqu à générer les factures, que vous pouvez encore compléter ou modifier manuellement :? (ré) Editez vos factures : - à la demande, - sur des modèles personnalisables, - avec insertion automatique de logos /cabinet ou commentaires pré paramétrés. Azur Conception DiaClient Sql page 27 / 30

28 º Journal des ventes A tout moment, vous pouvez transférer vos ventes en comptabilité, quelque soit la période en cours : Factures en attente de transfert, avec indication du nombre à transférer / à éditer. Factures déjà transférées, avec indication du nombre transféré / en attente de règlement.? Un double clic sur une période zoome sur la liste des factures concernées, vous permettant ainsi de les visualiser, de les modifier (tant que non éditées), ou de les imprimer individuellement ou par lot. Le brouillard des ventes, avec ses ventilations comptables, peut être visualisé ou imprimé, avant opérer réellement son transfert en comptabilité : page 28 / 30 Azur Conception DiaClient Sql

29 º Synthèse cabinet Visualisez en temps réel la synthèse de l activité du cabinet sur une période choisie, avec le comparatif des mêmes éléments sur les 2 années antérieures : Synthèse regroupée par collaborateur Synthèse regroupée par prestation Synthèse facturation et en cours Obtenez les mêmes éléments sous forme de graphe dynamique, en sélectionnant les colonnes à traiter C Il suffit de se positionner dans l arborescence sur une mission ou une prestation, pour obtenir instantanément cette même synthèse cabinet pour la mission ou la prestation pointée. Azur Conception DiaClient Sql page 29 / 30

30 º Assistants Multi Dossiers Sous ce choix, vous trouvez l ensemble des assistants multi dossiers disponibles, répertoriés par rubrique Gestion Interne, G.R.C., avec la possibilité pour chacun d eux : adapter les processus aux besoins du cabinet, en sélectionnant de nombreux critères de traitement et de filtres sur les dossiers à traiter de mémoriser ces processus types, pour les rappeler à la demande. page 30 / 30 Azur Conception DiaClient Sql