ABACUS. Prospectus général Enterprise

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1 ABACUS Business Software Prospectus général Enterprise

2 ABACUS Enterprise Pages 5-7 ABACUS vi Pages 8-11 Gestion des commandes Pages Pages Pages Pages Pages Pages Pages Pages Pages Pages Pages Pages Pages Pages Pages Gestion de la production GPAO Service après-vente Gestion des projets et des prestations AbaProject e-business AbaShop e-business AbaNet CRM Comptabilité financière Comptabilité analytique Comptabilité des débiteurs Comptabilité des créanciers Comptabilité des immobilisations Comptabilité des salaires Ressources Humaines Business Process Engine Electronic Banking Page 57 Gestion de l information Pages Pages Archivage / AbaScan Outils ABACUS Les dernières configurations système requises sont disponibles sur le site Internet d ABACUS sous

3 Contenu 3 varié, orienté vers la pratique, complet ABACUS Enterprise est la ligne de produits d ABACUS Business Software. Elle s adresse aux entreprises qui souhaitent optimiser leurs processus de travail avec un logiciel innovant afin de pouvoir s adapter aux exigences croissantes du marché. Plus de programmes de gestion d entreprise ABACUS ont été vendus à ce jour. ABACUS Enterprise est basée sur ABACUS vi la version Internet. Elle permet une utilisation des logiciels quel que soit le lieu grâce à des programmes basés sur le Web, et possède de nombreux autres avantages. ABACUS Enterprise est le logiciel ERP standard pour toutes les exigences de la gestion d entreprise. Les données sont tenues de manière centralisée, sans saisie multiple, des processus en continu augmentent la vitesse de traitement et les processus de production sont gérés en toute fiabilité. Confort élevé, simplicité d emploi et scalabilité permettent l utilisation du logiciel dans les entreprises de toutes tailles. Grâce aux différentes applications, ABACUS Enterprise a une structure modulaire pour une intégration parfaite dans chaque environnement de travail. ABACUS Enterprise présente une grande flexibilité grâce aux fonctions Customizing, p. ex. les masques personnalisables ou les tables de données de base extensibles. Le logiciel standard peut facilement être adapté aux exigences propres et être configuré individuellement, ce qui garantit une utilisation universelle. ABACUS Business Software répond aux normes de nombreux secteurs d activité et des sociétés fiduciaires renommées lui font confiance.

4 Abacus vi

5 5 La génération Internet Techonologies avant-gardistes Les entreprises qui souhaitent utiliser ABACUS vi opteront pour un logiciel de gestion d entreprise performant et flexible, s adaptant aux besoins de chacun. Il garantit un traitement efficace de tous les processus d entreprise. Des technologies modernes et la possibilité d utiliser le logiciel via Internet garantissent un confort d utilisation appréciable aux entreprises possédant des structures délocalisées avec une forte mobilité des collaborateurs. Les coûts excessifs engendrés par les applications Citrix ou Terminalserver peuvent être évités. Des applications mobiles sous la forme d apps pour ipads ou smartphones permettent d exécuter des processus, quel que soit le lieu, p. ex. la consultation d informations depuis le logiciel ERP, l Employee Self Service, la gestion des justificatifs de frais ou la saisie des heures et des prestations chez le client suivie d une synchronisation automatique avec le logiciel ERP. Le logiciel ABACUS vi est compatible avec les anciennes versions des programmes ABACUS. Tous les investissements des clients ABACUS sont préservés et l utilisation d une technologie moderne est ainsi garantie. Vastes prestations de service > La hotline assure un soutien rapide et compétent > Au bénéfice d une longue expérience, les partenaires ABACUS offrent toutes les compétences techniques et commerciales pour une mise en place réussie du logiciel et en assurer le suivi. > Une formation complète permet aux utilisateurs une prise en main rapide et une utilisation optimale des programmes.

6 Incroyable un logiciel de gestion d entreprise peut être si simple d utilisation, sans difficultés majeures.

7 ABACUS vi 7 L architecture ABACUS vi mobilité, flexibilité et sécurité L architecture ABACUS vi Sur le poste de travail, ABACUS vi ne nécessite qu un navigateur Internet et la machine virtuelle Java. Tous les programmes d ABACUS vi se présentent automatiquement sur chaque plate-forme avec l interface utilisateur correspondante. ABACUS vi sur Windows ressemble donc à une application Windows et à une application Mac sur un ordinateur Mac. Les programmes ABACUS s utilisent sur tous les postes de travail comme s ils étaient installés localement ou sur le réseau de l entreprise, même lorsqu ils sont exploités via Internet. La logique de l application s exécute entièrement sur le serveur. Seul le contenu de l interface utilisateur est transmis à l ordinateur. Libre choix du système d exploitation serveur L utilisateur ABACUS peut choisir librement le système d exploitation serveur. À ce jour, les actuelles versions Windows, Mac OS X et Linux sont disponibles. Customizing > Gestion des utilisateurs basée sur les rôles - Accès aux fonctions, visibilité des programmes et masques définissables par rôle - Processus automatisés pour démarrer et exécuter les programmes (Smart Job) MyAbacus le portail d information personnalisable > Grande liberté de présentation et d individualisation pour l utilisateur > Histogrammes - Représentation graphique des chiffres issus des logiciels financiers et de la Gestion de projets, pour les périodes et niveaux de classification souhaités - Niveau de détail librement définissable avec des soldes mensuels, trimestriels et annuels > Dashboard - Affichages des informations sous forme condensée - Intégration d histogrammes et d extraits ABACUS - Geo-Reports avec répartition de données (p. ex. CA) sur une carte - Navigateur pour une recherche aisée des écritures dans les comptes, les sections de frais, les clients et les fournisseurs - Journal des recettes/dépenses avec possibilité d imputation dans la Comptabilité financière - Démarreur des programmes ABACUS > Mes documents - Consultation par l employé de son dossier et donc plus de nécessité d envoyer les certificats ou décomptes de salaire sur papier ou par - Affichage structuré des extraits standards ABACUS et des AbaReports > Processus - Démarrage de processus, p. ex. Employee Self Service

8 Gestion des commandes Grâce à une grande flexibilité et un développement continu, ce programme standard de gestion des commandes permet la réalisation de solutions professionnelles orientées vers l avenir. Vente / gestion des commandes > Création personnalisée des masques de saisie par catégorie d utilisateurs, avec des champs supplémentaires libres pour les adapter à l entreprise > Fonctionnalité extensible avec Java Script > Gestion des offres > 3 adresses différentes par commande > Contrôle des stocks, réservation lors de la saisie des articles dans la commande > Commande fournisseur depuis la commande client > Monnaies étrangères supportées > Rabais de position, de document et en nature > Montant minimum de facture, supplément pour petites quantités > Conversion automatique des quantités vendues en quantité stock > Gestion automatique du traitement avec de nombreux documents et actions > Impression des documents directement en ligne ou groupée par file d attente > Données de commande modifiables à tout moment jusqu à la facturation > Facturation de livraisons partielles, création de commandes de reliquats > Facture immédiate, collective, en espèces, groupée, partielle > BVR / IPI supportés > Système de prix et de rabais varié > Commission intégrée à la Comptabilité des débiteurs > Planification des commandes avec nombreuses possibilités de sélection

9 Gestion des commandes 9 Assurance qualité > Gestion des gammes et spécifications de contrôle pour l AQ > Génération automatique d ordres de contrôle pour les entrées avec numéro de lot/ série issues de l achat ou la production > Libération ou blocage contrôlé des lots et articles de série après exécution de l ordre de contrôle > Attribution des gammes de contrôle aux produits soumis à l AQ > Création automatique d ordres de contrôle pour un nouveau test Option caisse > Intégration dans la gestion de marchandises et les applications financières > Clés d identification, lecteur de codes-barres et terminaux de paiement supportés > Écran client et bon de caisse à définir librement > Divers modes de paiement Clients / articles / prestations / majorations > Hiérarchie à x niveaux pour des extraits et chiffres d affaire condensés > Textes standards prédéfinis pour la désignation des articles > Unités d achat, de stock, de vente et de prix > Prix catalogue, actions, fixes, échelonnés > Rabais standards, actions, spéciaux, échelonnés et assortis > Rabais pour certains articles/clients, pour des groupes d articles/de clients ou en combinaison > Définition de l ensemble des prix et des rabais sur l axe temporel, aussi en monnaie étrangère > Attribution des comptes et imputation SECT / CF en accès direct avec la Comptabilité financière > Structure personnalisée des données de base des articles grâce aux champs à définir librement > Désignation des articles dans les langues souhaitées > Clés de recherche libres pour les articles et les prestations Variantes de produits > Définition d un nombre au choix de dimensions de tailles, couleurs, longueurs, sujets, exécution, etc. > Combinaison de 10 dimensions maximum par article > Aperçu clair des variantes par article dans la vente, l achat et la base des produits > Majorations et réductions de prix en montants et pourcentages par variante de produit > Gestion de stock, prix et rabais de vente ainsi que données d achat sur le produit de base ou la variante de produit

10 Gestion des commandes Contrats cadres > Gestion des commandes cadre et commandes fournisseurs cadre avec des quantités cadre, quantités d appel min. / max., validité, conditions prix / rabais > Nombreux appels possibles avec référence directe à la commande de vente, d achat et à l ordre de fabrication > Affichage des contrats cadre selon différents critères Gestion des abonnements et facturation en série > Facturation périodique de prestations de service, d articles, d abonnements, de consommations compteur avec périodicité au choix > Génération de commandes sur la base de sélections d adresses > Facturation automatisée d activités d adresse Gestion des numéros de série > Gestion d appareils avec numéros de série > Attribution des numéros de série par article lors de l entrée ou de la sortie de stock > Historique des réparations, des garanties, des échanges > Extraits par clients ou articles Achat / commandes fournisseurs > Masques de saisie personnalisables par catégorie d utilisateurs avec des champs supplémentaires à définir librement > Fonctionnalité extensible avec Java Script > Prix d achat et rabais selon le fournisseur > Processus de validation des commandes fournisseurs > Génération automatique de commandes fournisseurs et d appels d offres dans la planification d achat > Planification d achat axée sur les besoins, la consommation et la fabrication (MRP) > Affichage pertinent des commandes fournisseurs ouvertes et des reliquats > Contrôle des délais, avis de livraison avec fonction de rappel > Gestion automatique du traitement avec de nombreux documents et actions > Regroupement de commandes fournisseurs individuelles en commandes collectives > Liquidation automatique des reliquats de commandes clients > Intégration dans la Comptabilité des créanciers > Gestion séparée des frais d achat avec référence à la commande fournisseur

11 Gestion des commandes 11 Gestion des lots > Gestion des lots par lieu de stock / emplacement > Classement libre (FiFo, date d échéance, numéro de lot) > Suivi des lots Gestion du stock > Nombreux lieux de stockage au choix > Informations sur l état du stock actuel en tout temps > Mise à jour automatique des quantités en stock, réservées et commandées > Disponibilité future avec vue d ensemble des besoins > Saisie manuelle des entrées et sorties de stock, des transferts > Journal pour tous les mouvements de stock > Programmes d inventaires (listes de comptage, des différences, évaluation) > Imputation des entrées en stock séparée en quantité et en valeur > Évaluation (aussi rétroactive) des stocks et indicateurs de stock > Blocage des entrées ou sorties de marchandises pour certains lieux ou emplacements de stock > Définition d un stock par défaut par article pour la vente, l achat et la fabrication > Stock direct pour l approvisionnement en fonction des commandes grâce à une connexion directe de la position de vente à celle d achat Management-Informationssystem (MIS) > Informations clients/articles pertinentes avec fonction drill-down jusqu à la transaction d origine > Informations comprimées par groupes de clients, d articles > Statistiques journalières des commandes, des livraisons, des éléments en suspens > Statistiques mensuelles et annuelles avec comparaison à l année précédente ou au budget > Analyse ABC pour les clients, les articles, les fournisseurs > Modèles de budget pour les articles, les clients ou les deux combinés AbaReport > Présentation et modification de l ensemble des documents selon les attentes de chacun Intégration de l appareil SMD (saisie mobile des données) > Saisie de commandes (commissions) > Saisie de commandes fournisseurs > Entrées et sorties de stock > Inventaire > Reprise automatique des données via interfaces ABACUS

12 Système de gestion de la production GPAO Toute entreprise, qui désire répondre aux exigences d un marché en perpétuel changement, doit pouvoir compter sur une solution informatique performante, flexible et pleinement intégrée pour la GPAO et la Comptabilité. Gestion des ressources > Ressources internes (employés, machines, outils, etc.) > Ressources externes (prestations tierces, sous-traitance) > Détermination de différentes limites de capacité par ressource, p.ex. capacité express > Définition de modèles de temps de travail > Définition libre du temps de transport ou de transfert d une ressource à l autre > Plusieurs taux de frais et de frais généraux par ressource selon la date > Gestion de groupes de ressources Calendrier d entreprise / des ressources > Définition de capacités journalières > Calendrier par ressource et année > Ouverture simultanée de plusieurs années > Modification du calendrier des ressources possible à tout moment Gammes opératoires de base > Définition des nomenclatures de matière et des étapes de fabrication par les gammes opératoires de base > Nombreuses gammes opératoires de base (variantes) par produit; une gamme opératoire de base par défaut en fonction de la date > Quantités de rebut prévisibles en tant que facteur de majoration (en pourcentage et constante) par position pour le calcul des besoins en matière et ressources > Nombre libre d articles par composant (variantes de matière) > Attribution de la matière aux étapes de fabrication pour une détermination exacte des besoins > Possibilité d intégrer des opérations externes dans le plan des opérations > Chevauchement des étapes de fabrication > Attribution des ressources liées à une étape de fabrication > Instauration de restrictions au niveau des délais (p. ex. objectif intermédiaire) lors des étapes de fabrication > Détermination des temps de transport et de transfert par étape de fabrication > Cas d emploi et échange des composants > Textes standards pour les textes d en-tête et de position répétitifs

13 Système de gestion de la production GPAO 13 Ordre de fabrication > Masques de saisie et de traitement personnalisables (par groupe d utilisateurs) > Fonctions de copie et de génération pour la création d ordres de fabrication > Traitement par le système d un ordre de fabrication au moyen de gestions du traitement à définir > Disponibilité de toutes les fonctions de la gamme opératoire de base dans l ordre de fabrication: - Quantités de rebut - Positions de variantes de matière - Attribution de la matière aux étapes de fabrication - Chevauchement des étapes de fabrication - Ressources liées - Limitations des délais - Durée de transport et de transfert par étape de fabrication > Les types d ordre de fabrication suivants sont supportés: - Ordres de fabrication et de démontage - Ordres de fabrication prévisionnels: pour la planification des capacités et besoins à moyen terme - Prise en compte optionnelle des ordres de fabrication provisoires dans la planification des capacités (sans réservation de matière) > Ordres de fabrication groupés pour en réunir plusieurs, de petite taille, en fonction de la capacité et des matières > Gestion des lots et numéros de série à tous les niveaux de l ordre de fabrication > Ordonnancement en amont et en aval avec prise en compte des priorités > Ordonnancement selon le principe du temps de passage > Calculation continue avec coûts réels en ligne sur l en-tête de l ordre de fabrication > Comparaison des coûts réels et planifiés possible à tout moment > Comparaison de plusieurs ordres de fabrication entre eux ou avec la gamme opératoire de base, pour le contrôle des écarts MRP / Planification des besoins > Détermination des besoins en matière (besoins dépendants), pour créer un programme de fabrication précis (besoins indépendants) > Idéal pour les fabrications en séries Approvisionnement par OF (p.ex. pour des installations industrielles) > Approvisionnement automatisé en matières premières et produits semi-finis (achat) > Report automatique des frais d approvisionnement (facture fournisseur) sur le composant > Génération automatique de sous-ordres de fabrication > Report automatique des coûts de production du sous-of sur le composant de l OF supérieur

14 Système de gestion de la production GPAO Planification et superviseur graphiques > Représentation graphique des temps de passage par ordre ou ressource > Sélection d ordres de fabrication par ressource utilisée > Déplacement et nouvel ordonnancement d ordres de fabrication (aussi en simulation) > Planification de la succession des ordres > Contrôle de la disponibilité des ressources, de la matière et des composants > Possibilité de modification de toutes les données importantes pour la planification des ordres de fabrication > Planification claire des ordres de fabrication pour le déclenchement du statut suivant Calculation > Pré-calculation avec plusieurs tailles de lots, ainsi que différents taux de frais généraux des ressources et prix de matière > Post-calculation avec comparaison des chiffres planifiés / réels > Module de calculation configurable > Enregistrement des calculations si nécessaire > Comparaison de calculations Comptabilité analytique > Intégration complète dans la Comptabilité analytique ABACUS > Écritures de frais généraux séparées > Écritures distinctes pour les écarts planifiés/réels (écart de prix et/ou de quantité) Interfaces pour les gammes opératoires de base et ordres de fabrication > Interfaces XML et/ou Webservices pour la base des produits, les gammes opératoires de base et les ordres de fabrication > Interface des temps (interface de saisie des données opérationnelles) pour imputer les données des OF

15 Système de gestion de la production GPAO 15 Documents / rapports et extraits > Plan d opérations > Liste de préparation > Aperçu des ordres par ressource > Aperçu des capacités par ressource > Statistique des capacités par ressource > Post-calculation par ordre ou groupe d ordres > En-cours > Nombreux extraits individuels avec le Report Writer AbaView Gestion des dossiers Gestion de dossiers électroniques par: > Ordre de fabrication, gamme opératoire de base, produit, ressource > Archivage électronique de l ensemble des documents digitaux créés dans l archive / dossier > Fonction scanner pour la digitalisation des documents originaux avec attribution automatique à l ordre de fabrication correspondant, par ex. protocole AQ

16 Service après-vente Grâce à la gestion structurée des informations de service importantes et aux fonctions facilitant les procédures, le Service après-vente (SAV) ABACUS contribue au bon fonctionnement d une gestion des services orientée vers la clientèle. Clients de service > Gestion d un nombre indéfini de clients de service sur la base des adresses existantes > Répartition des clients de service par lieux postaux > Définition de l emplacement des objets pour une structure détaillée des lieux Objets de service > Nombre indéfini d objets de service par client (appareils, installations, licences, etc.) > Organisation variable à plusieurs niveaux des objets pour une gestion structurée des objets > Attribution des objets de service aux lieux et emplacements > Affichage des objets selon la structure ou les lieux > Gestion des données d objets sur l axe temporel et définition d autres champs personnalisables > Différentes appartenances d objet (gestionnaire, propriétaire, exploitant, etc.) > Affichage des données contractuelles et de facturation des objets > Historique détaillé des objets de service avec les ordres d intervention exécutés, les facturations et les saisies manuelles Contrats de service > Établissement et gestion des offres et des contrats > Calcul des prix en fonction de l objet de service et des prestations sous forme de montants fixes, de prix manuels, de taux en pourcentage de la valeur de l objet ou du prix de vente > Accords pour les travaux périodiques (par ex. maintenance) ou les prestations assurées > Durées contractuelles libres avec renouvellement > Résiliation et ajout de positions pendant la période contractuelle > Traitements librement définissables pour la gestion des processus de contrat, de l offre à l archivage > Fréquences de facturation libres indépendamment de la durée contractuelle > Diverses définitions de résiliation des contrats > Avoirs en quantité et en montant avec gestion des soldes et imputation des produits selon la période Facturation du contrat > Facturation du contrat intégrée avec possibilité de factures groupées > Facturation au prorata et note de crédit des positions de contrat nouvelles ou résiliées

17 Service après-vente 17 Intégration au module de vente de la Gestion des commandes > Création des clients, lieux et objets de service directement depuis la commande client > Établissement et adaptation d offres de contrat de service directement depuis celle de vente, en commun pour les articles et les prestations de service Servicedesk et ordres d intervention > Servicedesk pour les ordres de dépannage avec masques de saisie entièrement personnalisables > Saisie rapide des ordres de dépannage avec recherche plein texte intégrée pour l identification des clients, des lieux, des objets de service ou des contrats > Attribution des ordres d intervention aux employés ou profils d employés (pools) > Gestion du traitement de l ordre d intervention définissable librement avec différentes actions pouvant se répéter, depuis la saisie jusqu à la facturation et l archivage > Affichage de l historique des objets de service pendant la saisie des ordres d intervention > Service Level Agreement (SLA) classique avec temps de réaction, sur place et de réparation > Affichage des contrats existants et gestion automatique de la facturation en fonction de prestations contractuelles > Information client par à l aide de la gestion du traitement > Confirmation des prestations fournies et du matériel utilisé directement sur l ordre d intervention, avec transmission à la saisie des rapports si nécessaire > Prélèvement direct du matériel depuis les stocks de service prédéfinis > Établissement et traitement d ordres de maintenance périodiques sur la base des contrats > Planification des ordres d intervention en fonction du savoir-faire de l employé Listes standards et extraits > Liste de tous les contrats actifs et offres contractuelles ouvertes > Liste de tous les contrats à exécuter et à facturer > Liste de tous les ordres d intervention avec différentes sélections, par statut, SLA ou client > Extrait concernant la diffusion de certains produits chez les clients de service > Fiche de base de l objet de service avec indications détaillées Saisie mobile des données > App ipad pour le traitement des ordres d intervention par le technicien de service, indépendamment du lieu Planification des interventions des employés > Calendrier des employés central pour la planification des interventions et des ordres d intervention > Affichage précis des ordres d intervention sur Google Maps

18 Gestion des projets et des prestations AbaProject AbaProject est un outil flexible qui permet de gérer, contrôler et facturer des projets. Les branches d activité les plus variées peuvent l utiliser. Grâce à la grande capacité d adaptation du programme, les ingénieurs ou constructeurs peuvent planifier et exécuter leurs projets, les avocats et les fiduciaires saisir et décompter les prestations pour leurs mandants ou les entreprises de nettoyage facturer périodiquement leurs objets et procéder au calcul du prix de revient définitif. Les données des résidents de homes ou d institutions peuvent aussi être gérées et facturées. AbaProject est une aide optimale pour le bon déroulement d un projet. Base des projets > Adresses des clients avec personnes de contact > Adresses liées permettant de gérer des responsables de projet etc. > Données pour la facturation de projet à des tiers > Tarifs et genres de projets > Diverses classifications pour des extraits comprimés > Bloc-notes avec éléments de texte > Fonction de commentaire pour une documentation complète > Sections / centres de frais pour la Comptabilité analytique > Saisie des données en fonction du statut du projet > Gestion des dossiers pour le classement des plans, contrats, etc. > Table et champs supplémentaires libres pour un customizing individuel > Présentation libre des masques pour les solutions professionnelles > Intégration Word pour la création de lettres avec classement automatique dans le dossier du projet > Gestion du traitement personnalisable avec différentes actions pour un traitement axé sur les processus Bases de calcul > Types et catégories de prestation pour la classification des genres de prestations > Définition de genres de prestation et codes de facturation > Codes de facturation possibles par groupe de tarifs, détermination du prix > Regroupement libre des codes de facturation permettant des compressions > Possibilité de taux par tarif pour employés, clients, sections de frais et véhicules > Formules de calcul pour des genres de prestations déclenchées automatiquement

19 Gestion des projets et des prestations AbaProject 19 Saisie et traitement > Saisie de prestations libre, p. ex. heures, frais, etc. > Possibilité de prestations répétitives et contractuelles > Saisie des prestations de véhicules et des heures de machine > Textes externes et internes libres par prestation > Interfaces pour l importation de données depuis des systèmes en amont (saisie des heures, horloge de pointage) > Contrôle des visas pour plusieurs instances > Divers masques de saisie personnalisables pour les rapports quotidiens, hebdo madaires ou détaillés > Automatisation d écritures individuelles grâce à des propositions de rapport et des répartitions > Numérisation de formulaires manuscrits du temps de travail et traitement automatique des données dans AbaProject > Intégration à la facture des documents digitaux de temps de travail scannés (annexe détaillée) > Saisie des prestations sur smartphone ou ipad Matériel et prestation de tiers > Attribution directe aux projets des commandes fournisseurs et prélèvements de matériel > Attribution aux projets des prestations de tiers > Saisie directe sur le projet des prélèvements de matériel avec mise à jour du stock Traitement ultérieur > Imputation dans la Comptabilité des salaires des heures productives, des absences, des frais, etc. > Transfert à la Comptabilité analytique des coûts et produits du projet > Activation directe des projets personnels dans la Comptabilité des immobilisations, p. ex. création d installations de fabrication Extraits > Journaux détaillés par genre de prestation > Contrôle du projet pour la période souhaitée > Extraits annuels ou mensuels avec comparaison budgétaire et écarts > Listes par employé pour le contrôle des congés, des heures supplémentaires, des frais Budget / plan > Budget détaillé ou cumulé au niveau projet, employé et fournisseur > Possibilité de lier le budget du projet à la Comptabilité analytique > Imputation dans le compte des coûts prévisionnels de la COFI > Comparaison des chiffres budgétisés / réels avec calcul des écarts Facturation > Proposition de facturation avec possibilité de traitement des positions > Choix de la fréquence de facturation par projet > Facture avec ou sans détails, également en monnaie étrangère > Facturation d un projet à différents clients > Facturation de plus-/moins-values, facturation isolée ou en série

20 Planification du projet et des ressources > Planification grossière ou détaillée par employé, par groupe d employés, par section de frais ou par immobilisation > Jalons avec définition des éléments précédents et autres informations > Représentation graphique de la planification au moyen d histogrammes Échéances et activités > Saisie et planification d activités avec écritures correspondantes > Extrait des activités ouvertes et exécutées > Définition et traitement de délais répétitifs par projet Travail mobile > Saisie mobile et intuitive des prestations sur smartphone grâce à AbaCliK et sur ipad grâce à AbaSmart, puis synchronisation automatique avec la base de données de l ERP > Classement automatique de photos, de vidéos et d enregistrements audio dans le dossier de l ordre > Saisie mobile des frais Controlling projet et vue d ensemble > Analyses graphiques pour le contrôle de gestion du projet > Rapports concernant la planification, le budget et les coûts effectifs > Avancement des projets sous contrôle > Aperçu de tous les coûts et produits de chaque projet, grâce à l intégration parfaite des applications Comptabilité financière, des débiteurs, des créanciers et des salaires, Gestion des commandes (achats, ventes), Services après vente, AbaBat (prestations de construction) et GPAO > Analyse des chiffres de la base des projets simplifiée grâce aux histogrammes dans MyAbacus Solutions professionnelles AbaProject peut être utilisé dans des branches diverses grâce au customizing flexible: > Entreprises de service > Entreprises de fabrication > Institutions sociales (p. ex. homes) > Entreprises de construction avec dépôt > Architectes et ingénieurs

21 21 C est un plaisir de travailler de la sorte: Saisir des prestations, les facturer clairement et garder à tout moment une vue d ensemble.

22 E- Business AbaShop Le logiciel de gestion d entreprise ABACUS garantit aux entreprises utilisant la solution e-commerce AbaShop une boutique en ligne dont l exploitation est parfaitement intégrée et offre ainsi au client un canal de distribution supplémentaire. AbaShop peut être employé en combinaison avec la Gestion des commandes ou la Facturation ABACUS. Shop Web intégré > Mise à jour automatique des données de base produits et clients > Reprise automatique dans la Gestion des commandes ou la facturation ABACUS des commandes passées dans le Shop > Représentation complète des conditions de prix et de rabais spécifiques aux clients > Mise à jour automatique de l état actuel du stock et des disponibilités > Plusieurs classifications de produits ainsi que des assortiments de produits spécifiques aux clients > Variantes de produits telles que coloris, tailles, designs, etc. > Photos des produits et textes formatés > Nombre illimité d annexes (fichiers PDF, audio ou vidéo) par produit > Distinction de produits choisis avec Nouveauté et/ou Action > Définition d une gestion de traitement particulière pour la commande client > Reprise dans la commande client d informations supplémentaires de la commande Shop, par ex. nom pour la gravure Fonctionnalités du shop > Panier et listes d achats > Articles accessoires pour les ventes croisées > Prix et rabais spécifiques aux clients > Divers modes de paiements, p. ex. facture, e-facture, contre remboursement, cartes de crédit, Postcard et Paypal > Intégration à la page Web existante de l entreprise > Exploitation avec domaine propre si souhaité > Nombreuses possibilités de calcul des frais d expédition > Plusieurs monnaies

23 E- Business AbaShop 23 > Recherche plein texte dans toutes les données de produits > Téléchargement de fichiers, p. ex. PDF, écoute de fichiers audio et visionnage de fichiers vidéo > Possibilité de limiter le cercle des utilisateurs, par ex. uniquement certains clients, les revendeurs, les employés internes > Affichage des dernières commandes avec informations concernant leur statut > Session Shop commandée à distance via Webservice (SOAP) > Note de crédit automatique pour les retours de marchandises > Outils externes (Google-Analytics, Google Webmaster-Tool) intégrés pour évaluer et analyser le shop > Intégration des médias sociaux tels que Facebook, Twitter et Google+ Design du shop > Définition libre de la navigation et du design, modèles disponibles > Responsive Design pour les appareils mobiles tels que tablettes et smartphones sur la base HTML5 et CSS3 > Représentation complète du Corporate Design de l entreprise > Options de personnalisation flexibles: de la configuration simple à une programmation individuelle complexe > Plusieurs langues d utilisateur Exploitation du shop > Hébergement sur la ferme de serveurs ABACUS AbacusCity Réalisation de l AbaShop > Aide de revendeurs ABACUS certifiés AbaShop lors de la réalisation de la boutique en ligne > Mise en place de designs de qualité par des graphistes Web et revendeurs certifiés AbaShop

24 E-BUSINESS ABANET Grâce à la solution e-business AbaNet du logiciel de gestion d entreprise ABACUS, les entreprises peuvent échanger des documents de manière électronique avec leurs partenaires commerciaux, aussi bien B2B que B2C. Échange électronique des documents commerciaux intégré (EDI) > Intégration aux modules Vente et Achat de la Gestion des commandes > Reprise dans la Comptabilité des créanciers des factures et notes de crédit entrées Connexion aux réseaux e-business > Via AbaNet, connexion à PayNet, Postfinance, STEPcom, Conextrade des services IT de Swisscom, swisstainer, gate2b de io-market ainsi qu aux réseaux EDI certifiés GS1 > Extension continue des connexions réseaux > E-facture entièrement intégrée avec PayNet ou PostFinance, processus d enregistrement ou de désenregistrement inclus > E-facture via AbaNetWebAccess pour un envoi par conforme à la loi > Conversion des formats de données assurée par les réseaux e-business

25 E-BUSINESS ABANET 25 Fonctionnalités e-business > Création, transmission et traitement de tous les documents commerciaux électroniques, p. ex. appels d offres, offres, commandes, confirmations de commande, bons de livraison, factures > Archivage conforme à la loi des e-factures avec signature électronique > Documents électroniques sous la forme de fichiers PDF et XML pour un traitement visuel et structuré des données > Informations supplémentaires au moyen de champs libres configurables et échangeables, ou des tables d expressions et de conversion > Identification explicite des articles garantie par les données de base des produits de la Gestion des commandes > Réception, envoi et traitement automatiques des e-documents grâce à un service système configurable

26 Customer Relationship Management (CRM) Une nouvelle dimension du CRM a vu le jour, grâce aux fonctions intégrées de soutien à la vente. La capacité de communication est la pierre angulaire du CRM ABACUS pour tous les genres d applications, aussi bien pour les programmes ABACUS que les produits tiers. Données de base des adresses > Saisie d un grand nombre d adresses > Personne de contact par adresse avec compétence, fonction, téléphone, etc. > Contrôle des doublons lors de la saisie et en option dans les adresses existantes > Représentation des relations entre adresses, personnes de contact et employés > Combinaison d adresses et personnes de contact, au choix grâce à des liaisons > Dossier par adresse et personne de contact pour le classement électronique de documents de tous genres (Word, Excel, etc.) > 1000 champs supplémentaires personnalisables > Masques de saisie personnalisables > Possibilité de validation des champs de saisie > Répertoire complet des NPA pour la Suisse, le Liechtenstein et l Allemagne > Gestion des adresses de correspondance sur l axe temporel et vérification de leur validité grâce aux données de base de référence de la Poste Suisse > Liste d intitulés prédéfinie et possibilité d en saisir d autres en fonction de la langue > Modifications globales pour une adaptation rapide des données d adresses aux nouvelles exigences > Interfaces pour l importation et l exportation d adresses > Historique des adresses modifiées Sélections > Critères de sélection pour les extraits englobant toutes les informations d adresses (champs d adresses, champs Oui/Non, personnes de contact, activités) > Sélections simples et complexes grâce à une multitude d opérations et de conditions > Critères de sélection librement définissables dans un éditeur de formules > Sélections pour tous les extraits enregistrées durablement et donc réutilisables

27 CRM 27 Regroupements / hiérarchies > Regroupement d adresses pour un traitement spécifique (par ex. mailings, gestion de groupes de travail, équipes de projet etc.) > Représentation hiérarchique de chaque regroupement Extraits / listes > Listes standards pré-définies (p. ex. fiche de base, liste d adresses) > Programme de mise en forme des listes pour des extraits personnalisés > Étiquettes avec présentation libre pour une adaptation spécifique à un pays et format pré-défini de différents fabricants d étiquettes > Exportation au format PDF, Excel ou HTML des extraits pour traitement ultérieur direct ou envoi par Intégration > Programme intégré > Polling d s pour leur classement automatisé dans des dossiers > Intégration Exchange pour la synchronisation bidirectionnelle des adresses, personnes de contact, activités et rendez-vous avec un serveur Exchange > Intégration téléphonie (CTI) pour une composition directe et la reconnaissance des numéros (pilote TAPI ou produit CETIS) > Module géo Google Maps pour le calcul d itinéraires et l affichage de cartes > Intégration d annuaires (offline: TwixTel / online: search.ch et directories.ch) pour la reprise d adresses et la synchronisation Pré-triage des envois postaux en nombre > Économie de frais de port grâce au tri préalable des envois > Préparation des liasses par circonscription, lieu de distribution, région et rayon > Synchronisation électronique de la circonscription facteur avec le fichier des circonscriptions de la Poste

28 Partage des bases des adresses > Gestion et synchronisation des bases d adresses distribuées, par ex. dans les associations et les filiales > Importation des données avec protocole et contrôle simultanés > Échange d activités, de personnes de contact et d autres données de base Interfaces > Interface XML Webservice standardisée pour la liaison resp. l intégration de programmes tiers > Interfaces ASCII et ANSI Fonctions de soutien à la vente > Fonction en série sur la base de sélections d adresses et de modèles selon la langue (HTML / texte) > Fonction intégrée de lettres en série et individuelles avec modèles selon la langue pour Microsoft Word > Module d activités avec extraits pour le soutien des ventes, la gestion des abonnements, le contrôle des délais ou comme historique des contacts clients > Activités au choix par adresse et employé, avec intégration dans le calendrier central et messagerie pour planification et contrôle > Génération automatique d activités en fonction des sélections existantes (p. ex. pour des actions de relance après offres) > Établissement de factures avec le module de facturation ABACUS en fonction de sélections, regroupements et activités

29 Comptabilité financière 29 Comptabilité financière Testée dans la pratique par de nombreuses grandes fiduciaires. A fait ses preuves dans plus de entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs d activités. Plan comptable > Plan comptable à neuf niveaux avec désignations libres > Classifications alternatives pour la présentation personnalisée des bilans et comptes de résultat, par ex. selon le plan comptable des PME, MCH 2, code du commerce allemand, IFRS (normes comptables internationales) etc. Imputation > Imputation directe dans plusieurs exercices > Correction des écritures avec protocole > Divers genres d écritures: écriture normale, collective, splittée, de clôture et d extourne > Écritures automatiques de délimitation > Recherches des écritures selon différents critères > Journal complémentaire, p. ex. pour le bilan fiscal, les normes internationales de présentation des comptes > Journaux auxiliaires pour la saisie provisoire, les lots d écritures > Exercices comptables de longue durée (> 12 mois) > Imputation de chiffres prévisionnels pour le bilan / compte de résultat Journaux, extraits de compte > Journal avec suivi des corrections > Extraits de compte avec n d écriture ou de document, avec ou sans écritures d extourne, période et ordre libres > Présentation détaillée des écritures comprimées de la Comptabilité des débiteurs / des créanciers avec les documents d origine > Calcul des intérêts > Fonction de rapprochement pour un affichage avec/sans écritures rapprochées > Justificatif des soldes jusqu au niveau du document original

30 Bilans / comptes de résultat (gain / perte) > Divers extraits standards, p. ex. bilan / compte de résultat, bilan du CA, des mouvements et d ouverture, bilan en monnaie étrangère, etc. > Extraits annuels ou mensuels avec ou sans écriture de clôture, journal complémentaire, comparaison à l exercice précédent et au budget > Édition des indicateurs, de l annexe et de l utilisation des bénéfices pour la clôture annuelle > Intégration avec Excel > Générateur d extraits pour des rapports personnalisés > Justificatif des soldes jusqu au niveau du document original > Annexe intégrée pour la clôture annuelle Budget > Budget annuel et mensuel avec différentes clés pour la répartition automatique > Budget complémentaire pour la distinction des ajouts > Budgétisation étendue jusqu à la position détaillée avec instances d autorisation Monnaies étrangères > Table des cours centrale ou par mandant > Jusqu à deux monnaies étrangères différentes par écriture > Compensation de change automatique avec des indications sélectives, par ex. des comptes particuliers, uniquement l imputation des gains ou perte de change, etc. Taxe sur la valeur ajoutée > Décompte (prestations reçues ou convenues, méthode forfaitaire) > Liste de contrôle et rapprochement des chiffres d affaires pour la révision > Code TVA par pays, taux TVA sur l axe temporel Divisions > Tenue de plusieurs comptabilités pour un même mandant Entreprise > Gestion de plusieurs divisions par élément de structure Entreprise > Données de base uniformes pour toutes les divisions d une entreprise au sein d un mandant, p. ex. exercice comptable, plan comptable/des sections de frais, méthode et période TVA etc. > Imputations inter-divisions > Décompte de TVA sur plusieurs divisions au niveau de l entreprise

31 Comptabilité financière 31 Tableau de financement > Mise à jour automatique du tableau de financement après chaque écriture > Tableau de financement selon méthode directe Consolidation > Consolidation des soldes > Extrait des mouvements Intercompany > Éliminations automatiques Rapprochement > Saisie de données avec possibilité de texte de rapprochement > Rapprochement à l aide de divers critères Utilisation du logiciel via Internet > Définition des données de base, saisie d écritures et extraits via Internet pour une utilisation du logiciel indépendamment du lieu > Software-as-a-Service pour une utilisation in-the-cloud, p. ex. dans le cadre des offres AbaWebFiduciaire Allemagne > Interface DATEV > Elster pour préavis d impôt sur le chiffre d affaires > E-Bilan (XBRL)

32 ABACUS BUSINESS SOFTWARE

33 PLUS DE PLACE POUR LE DÉVELOPPEMENT

34 Comptabilité analytique Un grand nombre d extraits de sections et de centres de frais ainsi que de solutions spécifiques aux branches d acti vités permettent un contrôle ciblé et efficace de la renta bilité des services, des machines, des projets et des commandes. Plan des sections / centres de frais > Plan des sections / centres de frais à neuf niveaux avec désignations libres > Compression des données à tous les niveaux pour des aperçus par branches et domaines > Gestion de centres de frais sur plusieurs années Plan des charges par nature > Charges par nature pour l imputation dans la COFI et la Comptabilité analytique > Différenciation possible des coûts fixes et variables > Comptes de facturation interne pour une imputation uniquement dans la Comptabilité analytique > Unité de quantité au choix (heures, m3, kg, etc.) > Définition des taux en fonction des sections pour les charges par nature avec quantités > Définition du domaine de sections pour les écritures Répartitions sur sections de frais > répartitions au maximum > Clé de répartition libre, p. ex. pourcentage, montant, répartitions sur la base du nombre d employés, produits des ventes, somme salariale, nombre etc. > Clé de répartition sur la base des indicateurs Frais généraux > 150 majorations de frais généraux différentes > Calcul des frais généraux en pourcentage selon le taux par unité de quantité ou au moyen des indicateurs Écritures > Saisie des sections / centres de frais avec charge par nature ou facturation interne > Jusqu à 3 niveaux de saisie par écriture (sections / centres de frais, projet) > Écritures de sections > Répartitions des sections et traitement des frais généraux automatiques > Plusieurs simulations de répartitions des sections et de traitement des frais généraux par période, p. ex. avec des clés différentes > Affichage des soldes actuels

35 Comptabilité analytique 35 Journaux, extraits de compte > Journal selon les charges par nature > Extraits SECT / CF avec édition détaillée des écritures comprimées de la Comptabilité des débiteurs / des créanciers > Soldes SECT / CF avec répartition par charge par nature et par mois > Extraits des SECT / CF par responsable Extraits > Ensemble des extraits de bilan également disponible pour les SECT / CF > Générateur d extraits pour des évaluations individuelles > Intégration avec Excel Budget > Budget annuel et mensuel, en montant et quantité > Différentes clés pour une répartition mensuelle automatique > Nombre illimité de périodes de budget > Budget complémentaire pour séparer les ajouts > Budgétisation étendue jusqu à la position détaillée avec instances d autorisation Soldes > Soldes mensuels à jour et en ligne garantissant la rapidité des extraits > Justificatif des soldes jusqu au niveau des documents Numérisation de documents originaux > Enregistrement du document original numérisé directement avec l écriture > Possibilité d ouvrir à tout moment les documents d origine archivés depuis les: - Extraits de journal - Extraits de compte / section de frais - Masque de saisie des écritures

36 Comptabilité des débiteurs Gestion efficace des créances auprès des fournisseurs et rationalisation du travail grâce à la saisie automatique des paiements. Données de base des débiteurs > Base centrale des adresses > Clients avec plusieurs monnaies étrangères > Débiteur collectif pour les clients occasionnels > Débiteur CA pour le regroupement de plusieurs clients > Classification librement définissable > Notes pouvant être affichées lors de la saisie des documents > Copie des données de base Documents > Définition libre des genres de document > Imputation en ligne dans la Comptabilité financière ABACUS des documents saisis > Six regroupements libres possibles > Traitement automatique des paiements en espèces > Correction ou extourne des documents > Modification des conditions de paiement à tout moment > Notes de crédit internes > Principe du document avec fonction drill-down Paiements > Définition libre des genres de paiement > Trafic des paiements automatisé par BVR, LSV+, BDD et Debit Direct > Paiements individuels, collectifs et anticipés réalisés manuellement > Répartition des diminutions de rétribution par taux de TVA, SECT /CF > Imputation des paiements excédentaires avec ou sans effet sur les PO > Correction et extourne des paiements > Paiements collectifs complétés ultérieurement > Décomptabilisation automatique des PO restants > Paiement des avoirs Rappels > Grand nombre de procédures et de niveaux de rappel au choix > Séparation des rappels par secteurs

37 Comptabilité des débiteurs 37 > Textes pour chaque niveau de rappel dans la langue du client > Montants minimaux donnant lieu à un rappel > Frais de rappel > Extraits de compte, rappels individuels ou collectifs > Blocage des rappels pour certains clients ou documents > Adresse de rappel spéciale > Rappel avec BVR ou IPI > Facturation de frais de rappel Intérêts moratoires > Calcul et facturation Extraits > Liste des échéances et des PO selon divers critères > Extraits de compte internes et externes > Listes des clients > Journal des documents et des paiements > Layouts personnalisables > Extraits dans Excel avec AbaVision > Report Writer AbaReport pour des listes individuelles Décompte des commissions > Décompte des commissions selon la méthode des prestations convenues ou reçues > Prise en compte des ducroires Interfaces > Interfaces XML, ASCII et services Web pour les clients, documents et paiements > Reprise automatique des documents depuis la Gestion des commandes / Facturation Numérisation de documents originaux > Classement de la copie digitale de facture directement dans le dossier du document débiteur > Possibilité d ouvrir à tout moment les factures débiteurs archivées depuis: - Rappel - Facturation des intérêts moratoires - Extraits, par ex. listes PO, extraits de compte - Masque d écriture > Accès direct à la facture débiteur depuis la Comptabilité financière et la Gestion des commandes