PROJET SGBD CAHIER DE CHARGES DU SYSTEME DE GESTION DE SERVICES BUREAUTIQUES DE SERVLAND

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1 PROJET SGBD CAHIER DE CHARGES DU SYSTEME DE GESTION DE SERVICES BUREAUTIQUES DE SERVLAND TABLE DU CONTENU I. PRESENTATION GENERALE 2 II. TRAVAIL DEMANDE 2 II.1. CARACTERISTIQUES GENERALES DU FUTUR SYSTEME 2 II.2. EDITION ET SUIVI D'UNE COMMANDE PAR UN CLIENT 3 II.3. TRAITEMENT DES COMMANDES PAR LE GESTIONNAIRE 4 II.4. LANCEMENT ET SUIVI D'UNE COMMANDE 4 II.5. ADMINISTRATION DU SYSTEME 5 III. SYNTHESE 6 IV. GESTION DE PROJET 6 IV.1. ORGANISATION 7

2 I. PRESENTATION GENERALE ServLand est une petite société qui offre divers services aux entreprises et particuliers en matière de frappe, de traduction, d'édition et d'impression de documents de toute nature. A cet effet, elle dispose de machines diverses de type micro-ordinateurs, photocopieuses, relieuses et imprimantes. Ses clients sont majoritairement des entreprises, mais il peut aussi s'agir de particuliers, comme dans le cas de la frappe et impression de thèses pour des étudiants. Compte tenu de la vive concurrence qui sévit dans ce secteur d'activités, ServLand s'efforce d'offrir un service de qualité et rapide tout en maintenant des charges fixes et des frais de structure aussi bas que possible. C'est la raison pour laquelle la direction de ServLand s'efforce de gérer au mieux les activités qu'elle mène, et se trouve dans le processus de mettre sur pied une base de données lui permettant, dans un premier temps, d'avoir un contrôle sur les différents travaux soumis par ses clients et effectués ses employés. II. TRAVAIL DEMANDE Dans le cadre du projet SGBD, on vous demande de réaliser une application informatique sous ACCESS permettant de gérer les travaux générées par différents clients. Il s agit en particulier d éditer, de traiter et de suivre une ou plusieurs commandes. Cette base de données doit tenir compte de certaines particularités que la direction souhaite prendre en compte pour sa gestion quotidienne. II.1. Caractéristiques générales du futur système Les travaux qui lui sont soumis sont de natures différentes, suivant qu'ils concernent un simple travail de frappe à partir d'un document manuel, ou une mise en forme de qualité d'un fichier de traitement de texte sommaire, ou une traduction d'un document, manuel ou dactylographié, ou une impression de qualité (sur les imprimantes de ServLand), ou encore une reproduction en un certain nombre d'exemplaires. Parfois, et même souvent, plusieurs de ces opérations de base se conjuguent pour un même travail (par exemple, frappe et reproduction en 5 exemplaires, ou traduction et frappe sur traitement de texte, etc...). A chaque référence d opération de base correspond un tarif unitaire hors taxe, le TVA correspondant, l unité de facturation (heure, page, gramme,etc). Ces Tarifs ainsi que leurs unités de facturations permettent de calculer le tarif du service rendu au client. Projet SGBD 2007 Page 2 / 7

3 Symétriquement, les divers employés ServLand sont spécialistes d'un ou plusieurs de ces domaines. C'est dire qu'un travail soumis par un client peut être confié à une seule personne apte à effectuer les diverses opérations, ou au contraire par plusieurs d'entre elles selon leurs capacités à effectuer les diverses opérations requises. II.2. Edition et suivi dʹune commande par un client Les clients peuvent accéder directement ou par le biais du gestionnaire, à un formulaire leur permettant, après identification, de saisir leur commande. Chaque commande comporte les informations suivantes : identifiant du client date de la commande un numéro de commande 1 ou plusieurs lignes d opérations comportant chacune : o un numéro de ligne o la référence de l opération de base (impression, traduction français,etc. à sélectionner dans une liste déroulante) o la quantité souhaitée (à saisir) o la date de livraison souhaitée Le tableau 1 montre un exemple de commande passée par un client. Identifiant Client Date commande N de commande Lamine 16/01/ Ligne Désignation Opération Quantité Date livraison souhaitée Traitement de Texte 1 28/03/ Impression 10 28/03/ Traduction 10 03/03/2007 Tableau 1 : Exemple de commande client Tant que le client n'a pas validé la commande, toutes les modifications sont possibles. Après validation, la commande est intégrée dans la liste des commandes à traiter. Le client peut suivre ses commandes validées en étant informé de l'état d'avancement de chaque opération constituant la commande. Les états d'avancement successifs des opérations sont : en attente en cours prête Projet SGBD 2007 Page 3 / 7

4 Le client doit pouvoir imprimer la liste de ses commandes ou une partie après avoir spécifié certaines conditions : Contraintes sur une période Contraintes sur l état d avancement de ses commandes II.3. Traitement des commandes par le gestionnaire Chaque fois qu'un client valide une commande, celle-ci est transmise au gestionnaire et s'ajoute à la liste des commandes en attente, comprenant sur chaque ligne : l'identifiant du client la date de la commande le numéro de la commande le numéro de la ligne de commande la référence de l opération la quantité souhaitée la date de livraison souhaitée Le tableau ci-dessous montre un exemple de la liste des commandes en attente Indentifiant Date Référence Date livraison N commande Ligne Quantité client commande produit fini souhaitée Lamine 16/01/ TTW1 1 28/03/2007 Lamine 16/01/ Imp /03/2007 Lamine 16/01/ TR_F 10 03/03/2007 Rigaud 16/01/ IMP /02/2007 Pecatte 16/01/ TTL /02/2007 Pecatte 16/01/ Imp /02/2007 Lotfi 17/01/ ImpC 80 12/04/2007 Zerco 07/02/ TR_A 23 09/02/2007 Zerco 07/02/ H /02/2007 Zerco 07/02/ H /02/2007 Tableau 2: Exemple dʹune liste de commandes en attente dʹintégration En ce qui concerne l'affectation des travaux confiés aux personnes employées par ServLand, c'est le gestionnaire qui permet une telle répartition. Le gestionnaire visualise donc la file d'attente de tous les travaux passés par tous les clients et affecte les opérations des commandes qu'il souhaite traiter à des employés aptes à les effectuer. Le gestionnaire doit aussi définir l ordre d enchainement d opérations pour une commande. II.4. Lancement et suivi dʹune commande Dès qu une opération arrive en première position de la file d'attente, l employé est alerté par un message afin de lui permettre de confirmer l acceptation de cette affectation et également de signaler son achèvement. Projet SGBD 2007 Page 4 / 7

5 Pour chaque travail, le gestionnaire peut consulter des informations de suivi, notamment ce qui apparaît sur l'exemple de "fiche de suivi de travaux" actuellement utilisée de manière manuelle (et que l'on veut justement informatiser). Il peut également éditer la facture d un travail, FICHE DE SUIVI DE TRAVAUX CLIENT : BMC SA Numéro Client : Téléphone : Date soumission : Livraison demandée : OPERATIONS Volume Employé Délai Temps Frappe : 56 pages J. Durand heures Reproduction : 10 exemplaires M. Germont heures II.5. Administration du système L acteur principal de ce processus est le gestionnaire. Il doit pouvoir Créer et mettre à jour les informations liées aux différents utilisateurs, il pourra alors préciser : o Le nom de l utilisateur o Sa fonction (à choisir d une liste déroulante : client, gestionnaire, employé.) o Son mot de passe o Ses droits d accès o Etc. Créer et mettre à jour les informations liées aux différentes opérations de base proposées par ServLand. il pourra alors spécifier : o La référence de lopération o Sa désignation o La tarification HT o Etc. Créer et mettre à jour les informations liées aux différents ressources utilisées pour la réalisation des travaux produits par ServLand. il pourra alors spécifier : o La désignation de la ressource o Ses caractéristiques o La famille d appartenance Projet SGBD 2007 Page 5 / 7

6 III. SYNTHESE La figure suivante résume les fonctions attendues par le futur système de gestion de services bureautiques de ServLand IV. GESTION DE PROJET L objectif de ce projet SGBD est de fournir donc, pour le 1 mars 2007, une application informatique développée sous ACCESS qui répond au mieux aux exigences du client énoncées çi dessus. Le résultat doit être une application directement exploitable par les différents types d utilisateurs de ce système de gestion de commandes, autrement dit, un éventuel utilisateur n a pas à aller fouiller dans les différentes tables et requêtes que vous avez crée. Le projet s étale sur 6 séances d 1h30. Pour ce projet, vos clients et experts sont: M. Elyes LAMINE: client. Mlle Yosra LAHMAR: experte système d'information M Jihed Touzi: expert système d'information Mme. Emmanuelle Monsarrat : experte système d'information Projet SGBD 2007 Page 6 / 7

7 IV.1. Organisation SYSTEME DE GESTION DES COMMANDES DU PROJET E -MAC Le projet se fait en binôme et le planning prévisionnel pour une version minimale du projet est le suivant : Projet SGBD 2007 Page 7 / 7