Acropole Acropole Urbanisme

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1 Plan du document 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel 2. Descriptif fonctionnel du produit 3. Les liaisons de l'application avec d'autres programmes de la gamme Acropole 4. Les services associés au logiciel

2 1. Introduction de la matière et du rôle du logiciel La gestion de l'urbanisme fait actuellement partie de ces logiciels impliquant obligatoirement le recours à l'outil informatique. Au début des années "90", le passage à la nouvelle comptabilité analytique et patrimoniale a sonné le glas du traitement manuel de la comptabilité des communes. L'avènement du CWATUP fait partie de ces dispositions qui forcent le cours des choses et qui rendent obligatoire le recours à un logiciel spécifique. La complexité des nouvelles procédures ainsi que le nombre de domaines concernés constituent autant de difficultés essentiellement de type juridique pour l'utilisateur. A l'occasion de la réforme du CWATUP, Stésud a refondu entièrement sa version applicative "gestion d'urbanisme" et a transformé un gestionnaire de procédures, éditeur de documents, en un outil d'aide à la gestion. Cette aide à la gestion, au-delà de toutes les fonctions procédurales et d'édition, tient dans un système d'assistance intégrant toute la législation dans le domaine. Ce système d'aide, ce guide dans les dédales du labyrinthe CWATUP, est un véritable assistant à l'utilisateur qui lui indique à tout moment la procédure à suivre en fonction de l'ensemble des paramètres du dossier. A tout moment et pour chaque dossier, l'opération à réaliser en fonction de tout le contexte juridico-technique, est suggérée à l'utilisateur. Il s'agit d'une fonction essentielle libérant des longues recherches dans les publications relatives au CWATUP, et assurant une certitude juridique à n'importe quel stade d'évolution d'un dossier. Il s'agit d'une innovation importante dans le contexte de l'évolution des logiciels de la gamme Acropole. Il convient maintenant (au-delà de fonctions devenues classiques comme la gestion automatique de masse importante de dossiers et de données, de la centralisation des données, de la gestion des délais, etc.) de guider, d'assister, bref de rassurer l'utilisateur sur le fond même du traitement de ses dossiers.

3 2. Descriptif fonctionnel du produit Le logiciel, gestionnaire automatisé de procédures, permet le traitement des dossiers de : - permis d'urbanisme; - permis d'environnement / permis unique (classes 1 et 2); - déclaration d'urbanisme; - déclaration des établissements de classe 3; - déclaration des impétrants (article 129 du CWATUP); - permis publics (article 127 du CWATUP); - renseignements notariaux; - certificats d'urbanisme; - constatation des infractions; - procédures de recours; - division de biens; - courriers divers La gestion des dossiers La première tâche de l'utilisateur consiste à ouvrir le dossier sur lequel il doit opérer; cette opération doit être très simple, très rapide, bref très conviviale pour l'utilisateur L'écran de recherche

4 Au stade de la recherche d'un dossier, l'application présente un écran proposant tous les critères de recherche (cumulables) repris dans sa partie supérieure à savoir : - le demandeur - l'architecte - l'objet du dossier - la référence générale - la référence communale / urbanisme - les coordonnées cadastrales de la parcelle - la situation (rue + numéro) - le type de dossier - le lotissement La plupart des critères de recherche sont accessibles par des listes prédéfinies et présentées sous forme de menus déroulants. Il s'agit de fichiers environnementaux de l'application qui seront évoqués ci-après. Une fois les critères posés et la recherche lancée, la liste des dossiers apparaît en bas de l'écran sous format déroulant. Ecran présentant le produit d'une recherche

5 Par sélection (1 clic) sur un nom de dossier, les données de synthèse apparaissent immédiatement dans la partie droite : - les références - la référence communale - la référence urbanisme - la situation - le type de dossier - l'architecte - le mandant Par sélection (double clic), la fiche complète du dossier est ouverte et présentée le tableau de bord d'un dossier Ecran complet du tableau de bord d'un dossier L'écran signalétique complet d'un dossier déterminé présente un certain nombre de données génériques en haut de l'écran : - la référence communale - la référence urbanisme / DGRNE - l'objet - le demandeur - l'architecte - l'adresse - l'agent traitant

6 - l'état du dossier - la date de dossier complet et son échéance en nombre de jours - l'échéance en date - les contraintes de traitements du dossier : l avis préalable du FD l'enquête les demandes d'avis les dérogations les modifications / ouvertures de voiries - une zone d échéancier - la ou les tâches à réaliser dans le cadre de la procédure dans laquelle le traitement du dossier se situe (un code couleur permet de distinguer les tâches réalisées et les tâches à réaliser). Une case à cocher permet de ne visualiser que les tâches non encore réalisées. Les autres données sont classées par objet contenu sous onglet. L'onglet "Situation" : - donne les références cadastrales de la ou des procédures concernées. Il convient de remarquer que cette fenêtre permet le traitement de parcelles divisées. Les références cadastrales donnent accès au plan et à la matrice cadastrale. - indique la situation au plan de secteur (automatique ou sur base de glossaires ou listes préétablies de toutes les dénominations de zones au plan de secteur). Ecran signalétique d'un dossier montrant, en fenêtre insérée, les données de la matrice cadastrale de la parcelle sélectionnée

7 Même écran mais présentant un extrait du plan cadastral aux données affichées

8 L'onglet "Lotissement/PCA-RCU" : Cet onglet présente les données signalétiques propres à un lotissement et aux PCA/RCU : - le nom du lotissement - la date de création - le numéro - le nombre de lots total - le(s) lot(s) concerné(s) par le dossier - la gestion des zones PCA (nom, date, référence) - la gestion des zones RCU - la zone lotissement - la zone schéma de structure Ecran visualisant les données propres à l'onglet lotissement L'onglet "Adresse du bien" : Celui-ci reprend l'adresse, le code postal et le nom de la localité, accessibles soit par glossaire soit par la table des rues dans l'application population.

9 L'onglet "Avis" : Non activé par défaut, il permet de sélectionner l'ensemble des intervenants du dossier pour lesquels il s'agit d'envoyer une demande d'avis (ex. : compagnie des eaux, égouts, électricité, etc.). Ecran signalétique d'un dossier présentant les avis à demander pour un dossier

10 L'onglet "Enquête" : Il permet d'introduire, dans le dossier, toutes les données nécessaires au déroulement d'une ou plusieurs enquête(s) dans le cadre d'un dossier : - objet de l'enquête (glossaire) - articles de l'enquête - dates de début et de fin (la date de fin est proposée automatiquement par l'application en fonction du type de dossier en tenant compte des seuls jours ouvrables - basé sur la table de jours fériés, congés, etc.) - date de clôture (deux formats possibles) - heure de clôture - date de consultation - heure début de consultation - heure fin de consultation Ecran signalétique d'un dossier présentant les données spécifiques à l'enquête

11 L'onglet "Particularités" : Permet d'encoder des renseignements juridiques supplémentaires sur le terrain et influençant le traitement du dossier : - date certificat d urbanisme (CU) - date certificat de patrimoine - référence à un ancien permis - bien classé - bien inscrit sur liste de sauvegarde - bien dans zone de protection - site archéologique - nouvelle construction - site Natura RGBSR - épuration individuelle - étude d'incidence sur l'environnement Ecran signalétique d'un dossier présentant les cases à cocher de l'onglet "Particularités" L'onglet "Décision collège" et l'onglet "Fonctionnaire délégué" : Permettent d'introduire du texte libre ou d'y effectuer un copier/coller provenant d'un document externe et reprenant les motivations du fonctionnaire délégué et la décision du Collège.

12 Les onglets "Demandeur" et "Mandants" : Ceux-ci proposent : - la civilité - le nom / prénom - l'adresse - le code postal et la localité du (ou des) demandeur(s), ainsi que d un mandant éventuel. L onglet "Remarques" : Il permet d'introduire du texte libre ou d'y effectuer un copier/coller provenant d'un document extérieur. L'onglet "Pièces du dossier" : Permet d'introduire tout objet : texte, mail, plan, photo, etc., relatif à un dossier en vue d'en constituer un dossier électronique. Ecran signalétique d'un dossier visualisant les différentes pièces archivées dans l'application pour un dossier

13 L'onglet "Architecte" : En liaison avec le glossaire local des architectes Fonctionnement de l assistant "procédures" Le traitement d un dossier est composé d une série d étapes. Chaque étape permet d indiquer un certain nombre de renseignements propres à la procédure entamée et également de générer du courrier automatiquement. La fin et la validation d une étape entraînent l apparition de l étape suivante. Le dossier est ainsi pris en charge par l'assistant qui présentera des écrans propres à chaque étape d'évolution du dossier. Exemple 1 : étape débouchant sur la génération d'un document Ecran présentant le module de traitement de l'étape

14 Ecran présentant le document généré

15 Exemple 2 : étape de traitement d'une demande d'avis. Ecran présentant le module de gestion des demandes d'avis avec dates de demandes générées lors de leur exécution et dates de rentrée lors de la réception effective

16 2.2. La gestion des échéances Permet de visualiser quotidiennement ou sur une période déterminée les dossiers présentant une tâche arrivée à échéance. Présentée sous forme graphique, l'écran présente, à gauche, une arborescence dont la première branche de l'arbre concerne la tâche (ou le type de travail, par exemple : avis, enquête, PV d'enquête, etc.). En second niveau d'arborescence : les avis encore à recevoir en y intégrant une notion de délais par code couleur (rouge : hors délais; vert : encore dans les temps). Tout dossier (tableau de bord dossier) peut être visualisé directement par double clic sur son nom dans l'arborescence. Ecran de visualisation de toutes les échéances sur l'ensemble des dossiers traités

17 2.3. La gestion cartographique Déjà évoquée lors de la description du tableau de bord sous l'onglet "Situation", la gestion cartographique peut être appelée par une fonction de raccourci dans la barre de menu et être utilisée en dehors du contexte de traitement d'un dossier. Les fonctions accessibles concernent : - la consultation des données d'une parcelle par couches superposables sélectionnées par case à cocher; - la recherche d'une parcelle en introduisant ses données cadastrales ou à l'inverse, la visualisation des données de la matrice cadastrale en cliquant sur une parcelle du plan ; Recherche ou extraction d'une parcelle sur plan cadastral - la réalisation automatique d'enquêtes de périmètre avec récupération des listes de propriétaires en vue de leur utilisation via la bureautique locale.

18 Ecran de visualisation d'une enquête de périmètre 2.4. La gestion cadastrale L'application dispose d'un système de consultation de la matrice cadastrale utilisable isolément ou en liaison avec la gestion de dossiers La gestion des demandes notariales L'application dispose également d'une fonction d'extraction de l'historique d'une parcelle et de ses divisions. Pour cette parcelle, il est possible d'obtenir tous les dossiers dans une catégorie déterminée comme par exemple tous les permis d'urbanisme. De cette liste, il sera évidemment possible d'accéder au dossier et d'éditer le courrier à l'attention du demandeur.

19 Liste des dossiers et détails cadastraux s y rapportant Courier de réponse au notaire demandeur (annexe 49)

20 2.6. La gestion des dossiers en historique Après récupération éventuelle des anciens dossiers, il est possible d'en visualiser le contenu sur une série continue de 4 écrans. Exemple d'écran de visualisation des données historiques

21 2.7. L'édition de listes Le système fourni dispose d'un certain nombre de listes usuelles généralement demandées dans les services urbanismes. Au-delà de ces listes "fixes" présentées sous forme de fenêtres déroulantes, l'application dispose d'un générateur de listes. Ce générateur permet de sélectionner les critères de tri, de leur affecter un opérateur ainsi que la ou les données à faire figurer dans l'édition. Exemple de liste établie par l'application Les extractions ont lieu au format XML dans le cadre d'un programme "Urbain" (Urbanism Information Network) d'échange d'informations avec le Ministère des finances. Au-delà du XML, l'application peut générer un fichier dans tout format informatique.

22 Exemple de liste extraite en format Excel Les fichiers paramètres et périphériques de l'application Il s'agit d'un ensemble de fichiers contenant des données redondantes qui sont reprises par les différents modules de l'application soit au niveau des listes déroulantes à l'écran soit au niveau des champs de fusion dans les éditions. Citons notamment : - le signalétique de la commune permettant, en outre, de créer des champs additionnels propres; - le fichier des organismes correspondant avec le service urbanisme contenant entre autre des noms de correspondants et leurs coordonnées; - le fichier des architectes; - la bibliothèque des lotissements; - la bibliothèque des objets d'enquête standards; - les noms de rue; - les affectations au plan de secteur; - les libellés d'objets de dossiers pré-encodés; - la liste des affectations à différents plans (PCA, RCU, etc.); - la bibliothèque des documents; - les paramètres des délais légaux et détails de gestion interne; - les codes postaux.

23 2.8. La gestion des registres L application Acropole urbanisme permet de définir le contenu des registres (procédures reprises par registre), la numérotation des procédures dans les registres ainsi que les droits octroyés aux utilisateurs par registre. 3. Les liaisons de l'application avec d'autres programmes de la gamme Acropole L'application Acropole urbanisme dispose des liaisons avec les programmes suivants : - Acropole Population - Acropole Courrier Archivage - Acropole Cartographie

24 4. Les services associés au logiciel Parmi les services liés au démarrage et au fonctionnement de l'application, il convient de considérer : l'installation : en vos services par un spécialiste de Stésud à concurrence de 2 demijournées; la formation : délivrée en vos services sur le logiciel installé et les données reprises à concurrence de 6 demi-journées; la récupération des données et leur validation à analyser suivant le cas et réalisé en formule régie; En ce qui concerne la reprise des données issues d'autres gammes, Acropole récupère et valide automatiquement toutes les données issues d'autres logiciels du marché. l'assistance-maintenance : l'assistance : concerne l'intervention d'un spécialiste de Stésud pour toute question de précision d'une formation, d'aide à la montée en charge. C'est aussi l'usage journalier du logiciel ou l'assistance pour un particularisme propre à une opération périodique ou annuelle. L'assistance a lieu par mail, par fax ou par téléphone. Tout appel vers le call-dispatch de Stésud a lieu au prix d'une communication locale sans surfacturation du nombre d'appels ou de leurs durées. Pour toute intervention à distance, notre service de télé-assistance permet à nos spécialistes d'intervenir sur vos systèmes comme s'ils se trouvaient sur place en vos services. la maintenance : elle consiste à apporter toutes les mises à jour légales suite à une évolution de la loi fédérale, régionale ou d'un règlement local n'influençant pas la structure de la base de données. De plus, la maintenance fonctionnelle consiste à apporter de nouvelles fonctions ou de nouvelles facilités permettant un plus grand confort de travail et ce, sur base des suggestions et propositions des utilisateurs.